Handlingar Årsmöte 2017-02-25 Röstånga Gästgivaregård Sida 1 av 19
Innehållsförteckning Föredragningslista... 3 Verksamhetsberättelse... 5 Klubbens ekonomiska förvaltning... 9 Revisionsberättelse... 15 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2016... 16 Styrelsens förslag till budget 2017... 17 Styrelsens förslag till årsmötet... 18 Inkomna motioner... 18 Valberedningens förslag till årsmötet... 19 Sida 2 av 19
FÖREDRAGNINGSLISTA HYLLINGE MOTORSÄLLSKAP Årsmöte 2016 Verksamhetsåret 2016-01-01 2016-12-31 1 Årsmötets öppnande. 2 Fastställande av röstlängd för årsmötet. 3 Fråga om årsmötet är i laga ordning utlyst. 4 Fastställande av föredragningslista. 5 Val av ordförande och sekreterare för årsmötet. 6 Val av två justeringsmän, att jämte ordförande justera årsmötesprotokollet. 7 Val av två rösträknare. 8 Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret. 9 Styrelsens förvaltningsberättelse (resultat- och balansräkning) för det gångna räkenskapsåret. 10 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det gångna verksamhets-/räkenskapsåret. 11 Fastställande av resultat- och balansräkning. 12 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna räkenskapsåret. 13 Fastställande av medlemsavgifter för 2018. 14 Fastställande av: a) verksamhetsplan för 2017. b) budget för 2017. c) styrelsearvode för 2017. d) revisorsarvode för 2017. e) traktamenten och reseersättningar vid klubbens uppdrag för 2017. 15 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. Sida 3 av 19
16 Val av: a) Klubbordförande för en tid av 1 år. Avg. Emma Malmros b) 3st styrelseledamöter för en tid av 2 år. Avg. Jörgen Olsson, Per-Henrik Ekholm och Magnus Berg. c) Fyllnadsval av 1 st styrelseledamot. Avg. Mikael Karlstedt d) 3st styrelsesuppleanter för en tid av 1 år. Avg. Kent Bengtsson, Martin Fredriksson och Mikael Karlsson. e) 1st klubbkassör för en tid av 1 år. Avg. Irene Eriksdotter. f) 1st kassör för en tid av 1 år. Avg. Olle Liljekvist. g) 3st klubbmästare för en tid av 1 år. Avg. h) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 3 år i ) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 2 år j ) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 1 år k) Ombud till SDF-möten och andra möten där klubben representeras genom ombud. Alternativt ge styrelsen i uppdrag att välja ombud. 17 Meddelande om tid och plats för årsmötet 2018. 18 Årsmötets avslutande. A) Utmärkelser och prisutdelningar. B) Avtackningar. Sida 4 av 19
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016 Styrelsen för Hyllinge Motorsällskap avger härmed följande berättelse över klubbens verksamhet och förvaltning under tiden 1 januari 2016 31 december 2016. KLUBBENS OMFATTNING 2016 Klubben hade per 2016-12-31 totalt 669 st. medlemmar, varav 180 st. ständiga, 7 st. heders och 97 st. ungdomar. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING 2016 Ordförande: Emma Malmros Ledamot: Magnus Berg Ledamot: Bruno Friberg Ledamot: Jörgen Olsson Ledamot: Per-Henrik Ekholm Ledamot: Mikael Karlstedt Ledamot: Bengt Johansson 1:e suppleant: Kent Bengtsson 2:esuppleant: Martin Fredriksson 3:esuppleant: Mikael Karlsson Permanent adjungerade: Klubbkassör: Irene Eriksdotter Kassör Olle Liljekvist REVISORER 2016 Revisor: Lennart Hoffert VALBEREDNING 2016 Ordförande: Ledamot: Fredrik Nässlander Ledamot: Viktor Ranggren SPORTGRENSANSVARIGA 2016 Racing: Tyrone Haraldsson Rally: Per-Henrik Ekholm Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Kicki Szabo Sida 5 av 19
TÄVLINGSLEDARE 2016 Racing: Martin Fredriksson Racing - klubb: Martin Cruce Racing - långlopp: Marcus Liljekvist Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Kicki Szabo FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2016 Medlemsregistrator: Jamina Loxly Klubbmästare: Press & Media: Emma Malmros Kontaktperson, Mc: Kicki Szabo Kontaktperson, Bil: Tyrone Haraldsson Kontaktperson, Banfunktionärer: Mikael Andersson Licensfrågor, Mc: Bende Press Licensfrågor, Bil: Claes-Göran Elofsson Säkerhetsfrågor: Viktor Ranggren Beppo Nemelä Hemsidesansvarig: Jörgen Olsson Utbildningsansvarig, Mc: Styrelsen Utbildningsansvarig, Bil: Styrelsen Uppvaktningar: Claes-Göran Elofsson Miljöansvarig: Fredrik Nässlander Radioutrustning: Kent Bengtsson Kontaktperson sjukvård: Mikael Karlsson Ungdomsansvarig: Styrelsen Sida 6 av 19
SAMMANTRÄDEN Klubbens årsmöte avhölls den 27/2 2016. Styrelsen har haft 12 st. protokollförda styrelsemöten, samt ett antal telefonmöten och kontakter via e-post. Utskott och kommittéer har sammanträtt i den omfattning som respektive arrangemang krävt. REPRESENTATION Klubben har varit väl representerad i styrelser, utskott, arrangörs- och förarföreningar, m.m., både inom distriktet och centralt, för såväl bil som mc. Funktionärer från HMS har tjänstgjort på andra klubbars arrangemang. MEDLEMSINFORMATION Under året har kallelse till luciamöte och kallelse till årsmöte sänts ut till medlemmarna. Dessutom har fortlöpande information och styrelseprotokoll publicerats på klubbens hemsida. MEDLEMSVÅRD Under året har vi haft en medlemsträff som hölls på Fabas museum i Karlskrona. En Funktionärsresa till Rallycross VM på Estering Buxtenhude i Tyskland. En Funktionärsfest på Ring Knutstorp. KLUBBENS VERKSAMHET Klubbens verksamhet har under året varit mycket framgångsrik i alla avseenden. Med många sportsliga framgångar, både på elitnivå och på anspråkslös klubbnivå. Ett ambitiöst tävlingsprogram har genomförts, med finalen i STCC som organisationsmässigt varit bland de absolut bästa i landet. Vi har även anlitats av utomstående arrangörer, som till exempel STCC i Skövde, Solvalla. V8 Thundercars på Ljungbyhed. Flertalet kurser och utbildningar har klubbens funktionärer deltagit i. Styrelsearbetet har varit effektivt och alla beslut har under året fattats i full enighet. E-post har blivit en allt större del i styrelsens kommunikation. Styrelsen vill till alla önska ett gott och framgångsrikt kommande motorsportsår, samtidigt som vi tackar alla för stora och berömvärda insatser under det gångna året. Sida 7 av 19
TÄVLINGSVERKSAMHET 2016 Racing Under året som gått har klubben arrangerat premiären i Skövde och finalen i STCC med utmärkta resultat av både funktionärer och tävlande. Racingkommittén KM-tävlingar Bil En KM tävling har körts under året och finalen i Legends Cup. Klubbracingkommittén Roadracing Under året har vi haft en licensutbildning och vi har kört 2 st mc tävlingar. Roadracingskommittén Träningar Under året har 4 st träningstillfällen avverkats för Bil. Träningskommittén Styrelsen vill tacka alla organisationskommittéer, klubbens alla duktiga funktionärer, de tävlande, Motorbanan Ring Knutstorp AB, övriga medarbetare, sponsorer och övriga samarbetspartners för utmärkta insatser och stöd under 2016. Sida 8 av 19
RESULTATRÄKNING Not 2016-01-01 2015-01-01 2016-12-31 2015-12-31 Medlemsavgifter 141 150 150 700 Tävlingsintäkter 3 531 032 351 340 Brand, ambulans 4 1 069 871 1 115 536 Utbildning 32 900 0 Övriga intäkter 5 541 758 310 608 Summa rörelsens intäkter 2 316 711 1 928 184 Rörelsens kostnader: Tävlingskostnader 3-600 734-321 445 Kanslikostnader -21 501-11 487 Brand, ambulans 4-826 479-869 235 Utbildning o konferenser -84 094-68 909 Medlemskostnader och medlemsvård -187 998-145 971 Administrativa och övriga kostnader 5-527 509-476 101 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 1-57 135-58 732 Summa rörelsens kostnader 2 305 450 1 951 880 Rörelseresultat 11 261-23 696 Resultat från finansiella poster Övriga ränteintäkter 39 8 610 Övriga räntekostnader -50-19 Resultat efter finansiella poster 11 250-15 105 Resultat före skatt 11 250-15 105 Skatt 0 0 ÅRETS RESULT 11 250-15 105 Sida 9 av 19
BALANSRÄKNING Not 2016-12-31 2015-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 2 24 265 81 400 Summa anläggningstillgångar 24 265 81 400 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 49 900 67 088 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 44 860 37 169 Övriga fordringar 3 0 Kassa och bank 1 803 510 1 694 450 Summa omsättningstillgångar 1 898 273 1 798 707 SUMMA TILLGÅNGAR 1 922 538 1 880 107 Sida 10 av 19
Not 2016-12-31 2015-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital Balanserad vinst 1 762 443 1 777 548 Årets resultat 11 250-15 105 Summa eget kapital 1 773 693 1 762 443 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 4 594 7 089 Övriga skulder 106 330 89 369 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 37 921 21 206 Summa kortfristiga skulder 148 845 117 664 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 922 538 1 880 107 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2016-12-31 2015-12-31 Ställda säkerheter Ansvarsförbindelser Inga Inga Sida 11 av 19
Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annant anges ALLMÄNNA UPPLYSNINGAR Värderingsprinciper Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Avskrivningsprinciper för anläggningstillgångar Avskrivningar enligt plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden och beräknad ekonomisk livslängd. Not 1 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 2016-01-01 2015-01-01 2016-12-31 2015-12-31 Inventarier, verktyg och installationer -57 135-58 732 Not 2 Inventarier, verktyg och installationer 2016-12-31 2015-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärde Vid årets början 1 096 260 1 096 260 Nyanskaffningar 0 0 Avyttringar och utrangeringar -35 000 0 1 061 260 1 096 260 Ackumulerande avskrivningar enligt plan Vid årets början -1 014 860-956 128 Avyttringar och utrangeringar 35 000 0 Årets avskrivning enligt plan -57 135-58 732-1 036 995-1 014 860 Utgående planenligt restvärde 24 265 81 400 Sida 12 av 19
Not 3 Tävlingsresultat 2016-12-31 2015-12-31 Roadracing -29 298-14 095 Klubbtävling vår 0-13 525 Klubbtävling höst -27 664 3 504 Långlopp bil vår 28 619 0 Träning kväll och dag -69 814-13 124 SEC Långlopp -18 680 0 STCC vår 0 0 STCC höst 47 135 67135-69702 29895 Not 4 Brand ambulans 2016-12-31 2015-12-31 Resultat före avskrivning Brand 34 292 32 819 Ambulans 209 100 213 482 243 392 246 301 Not 5 Övriga kostnader och intäkter 2016-12-31 2016-12-31 Intäkter Kostnader Uthyrning funktionärer 125 700-91 759 Radio Headset 27 000-15 916 Underhåll o lokalkostnad 0-76 017 Övriga kostnader 389 058-343 817 Ungdomsfond 0 0 Summa 541 758-527 509 Sida 13 av 19
Sida 14 av 19
Sida 15 av 19
FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR 2017. Tävlingar Att genomföra tilldelade mästerskapstävlingar i racing och klubbmästerskap Tränings- och tävlingstillfällen Att med utgångspunkt från, med banägaren framförhandlat avtal, avisera träning och tävlingar Utbildning Att utveckla/stimulera funktionärsutbildningen i klubben. Klubbens fordon Att underhålla och förbättra de fordon som tillhör klubben. Styrelsemöten Att i möjligaste mån förlägga styrelsemöten till första veckan i månaden. Klubbmöten Att endast kalla till klubbmöten när viktig information skall ges till medlemmarna, vara engagerande och intressanta och att samla fler deltagare än förutvarande år. Klubbinformation Att utveckla klubbens hemsida. Miljö Att under verksamhetsåret vidareutveckla miljöarbetet enligt RF s, SBF s och SVEMO s normer. Sida 16 av 19
HMS Slag Budget 2017 Medlem 137 000 Lokalinventarier o underhåll - 67 100 Brand - 33 199 Ambulans 190 144 Utbildning - 51 250 KM Höst 4 920 Träningsdagar - 66 000 Uppvaktning - 16 000 Klubbmöte o klubblad - 125 000 STCC Vår 43 000 Övrigt - 39 200 Kansli - 14 200 ER Cup 24 480 Radio Headset - 6 000 Uthyrning funktionärer 35 000 Funktionärsvård - 25 000 Totalt - 8 405 Sida 17 av 19
STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2017. Styrelsens förslag 1. Att bibehålla nuvarande nivå för 2018 Ungdom t.o.m. 24 år 100 kr Ordinarie medlem 400 kr Familj 600 kr Ständig medlem 3,500 kr Styrelsens förslag 2. Att bibehålla nivåerna på alla arvoden för verksamhetsåret 2017. 0 kr Styrelsens förslag 3. Att följa SBF och SVEMO s nivåer på reseersättningar & traktamenten för verksamhetsåret 2017. MOTIONER TILL ÅRSMÖTET 2017. Inga inkommarna motioner. Sida 18 av 19
VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL HMS ÅRSMÖTE 2017 PRESIDIUM PÅ ÅRSMÖTET Ordförande: Ola Ohlson Protokollsekreterare: Östen Carlsson 2 st. justeringsmän: Förslag lämnas av årsmötet 2 st. rösträknare: Förslag lämnas av årsmötet STYRELSE 2017 Ordförande: Tyrone Haraldsson 1 år nyval Ledamot: Östen Carlsson 2 år nyval Ledamot: Mikael Karlsson 2 år fyllnadsval 1 år Ledamot: Per-Henrik Ekholm 2 år omval Ledamot: Magnus Berg 2 år omval Ledamot: Bengt Johansson 2 år 1 år kvar Ledamot: Bruno Friberg 2 år 1 år kvar 1:e suppleant Kent Bengtsson 1 år omval 2:e suppleant Martin Fredriksson 1 år omval 3:e suppleant: Jane Rosdahl 1 år nyval KLUBBKASSÖR 2017 Klubbkassör: Irene Eriksdotter 1 år omval KASSÖR 2017 Olle Liljekvist 1 år omval REVISORER 2017 Revisor: Lennart Hoffert 2 år omval VALBEREDNING 2017 Ledamot: Ledamot: Ledamot: Klubbmästare 2017 Vakant Vakant Vakant 3 år 2 år 1 år 1 år 1 år 1 år SPORTGRENSANSVARIGA 2017 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2016-12-10. FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2017 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2016-12-10. TÄVLINGSFUNKTIONÄRER 2017 Enligt utnämningar i respektive sportgrens organisationskommitté Sida 19 av 19