2018 EN SAMMANTAGEN BILD AV DET KOMMUNALA VÄRMLANDS DIGITALISERING OLOF JOHANNESSON
Innehåll Digitalisering genom samverkan... 2 Projektets omfattning och styrning... 2 Om eblomlådan... 2 Syfte eblomlådan... 2 Områden och indikatorer... 2 Definition av en digital tjänst... 3 Genomförande... 4 Aggregerat utfall av eblomlådan... 4 Resultat för tekniska förutsättningar... 4 Resultat för ledning, arbetssätt & metoder för digital utveckling... 5 Resultat digitala välfärdstjänster och självservice... 5 Resultat för äldre & personer i behov av omsorg... 5 Resultat för barn & elever... 6 Resultat för företagare... 6 Resultat för boende och trafikanter... 7 Resultat för kulturintresserade, fritidsutövare & besökare... 7 Resultat för allmänheten... 8 Potentiella utvecklingsområden... 9 Digital signering... 9 E-arkiv... 9 Säkra meddelanden... 9 Informationshantering... 9 E-tjänster... 9 Kommentarer och fortsättning... 10
Digitalisering genom samverkan Efter önskemål om en länsövergripande samverkan i digitaliseringsfrågor bland kommuncheferna i Värmland så formades under försommaren och hösten 2017 projektet Digitalisering genom samverkan i syfte att fånga upp denna önskan. Projektet ska genomföra en nulägeskartläggning av ingående parters digitaliseringsutveckling i syfte att identifiera ett antal samverkansområden där möjligheter till skalbarhet och gemensamma kostnadsfördelar kan uppnås i ett länsperspektiv. Ett övergripande mål är att varje ingående part efter projektets slut höjt kunskapen om den egna kommunens digitaliseringsutveckling samt fått bättre förutsättningar för att bedriva förändringsledning. Det finns två delprojektmål vilka är att varje ingående part getts förutsättningar att påbörja och förädla sitt eget digitaliseringsarbete samt att en sammantagen analys för länets digitaliseringsutveckling har tagits fram. Projektets omfattning och styrning Projektperioden sträcker sig mellan 2017-12-20-2018-12-31 Projektägare är Karlstads kommun via den gemensamma Drifts-och servicenämnden och målgrupp är länets kommuner och Landstinget i Värmland. Om eblomlådan eblomlådan är ett verktyg för utvärdering av digital service och verksamhetsutveckling i kommunen. Det är framtaget av SKL. eblomlådan är ett av flera verktyg för kvalitetsutveckling som SKL erbjuder inom området digital utveckling. Andra verktyg är LIKA it-tempen för skola och förskola, LIKA ittempen för socialtjänsten och KLASSA - verktyget för informationsklassning. Syfte eblomlådan Syftet med eblomlådan är att stödja och driva på en utveckling i kommunerna där digitalisering bidrar till en enklare vardag för privatpersoner och företag - med bättre service, högre effektivitet och större transparens. Med hjälp av utvärderingar i eblomlådan kan kommunen identifiera sina förbättringsområden och skapa underlag för prioriteringar. Verktyget ger också möjlighet för kommuner att jämföra sina resultat med det från andra kommuner och på så vis bidra till ett ökat erfarenhetsutbyte. Eftersom eblomlådan ger en övergripande bild över kommunens digitalisering lämpar det sig särskilt väl som underlag för redovisning, analys och strategiska vägval på kommunledningsnivå. Verktyget ger också tillfälle för dialog om kommunens möjligheter att förbättra sin service med hjälp av digitalisering och digitala tjänster. Många kommuner använder eblomlådan som ett underlag i sitt löpande kvalitetsarbete och för att sätta mål för och följa upp kommunens digitaliseringsarbete. Områden och indikatorer eblomlådan består av 88 indikatorer fördelade på tre svarsområden: Tekniska förutsättningar 12 indikatorer Ledning, arbetssätt & metoder för digital utveckling 32 indikatorer
Digitala välfärdstjänster och självservice 44 indikatorer fördelat på sex verksamhetsområden och omfattar allt från administrativa tjänster inom skolan till digital tjänst för att ansöka om bygglov. o Äldre och personer i behov av omsorg 8 indikatorer o Barn & elever 5 indikatorer o Företagare 6 indikatorer o Boende & trafikanter 9 indikatorer o Kulturintresserade, fritidsutövare & besökare 10 indikatorer o Allmänheten 6 indikatorer När kommunen genomför en värdering tar den ställning till nuläget i kommunen i förhållande till respektive indikators formulering. Det finns tre svarsalternativ att välja på: uppfyller helt uppfyller delvis uppfyller inte alls. Utfallet redovisas i form av procent och poäng kopplat till uppfyllanden inom respektive område. Den sammanräknade poängen för de olika nivåerna är ett medelvärde av svaren för respektive nivå. Varje svarsalternativ har följande poäng: Uppfyller helt: 3 poäng, Uppfyller delvis: 2 poäng, Uppfyller inte alls: 1 poäng Enkelt så räknas poängen samman och divideras med antal frågor för respektive nivå och ett medelvärde erhålls därmed. I eblomlådan ges inga definitioner av gränsdragningen mellan svarsalternativen. Varje kommun bedömer vilket svar som stämmer bäst in när de skattar sin verksamhet. Det är möjligt att svarsalternativet inte alltid ger en helt korrekt bild. När det gäller svarsalternativet uppfyller inte alls kan det motsvara att kommunen bedömer att arbetet med indikatorn inte är relevant. Det kan till exempel vara så att kommunen av olika anledningar inte tillhandahåller den typ av service som efterfrågas och då inte heller har en digital tjänst inom området. Likaså kan svaret uppfyller delvis innebära att en tjänst eller aktivitet håller på att utvecklas och/eller finns i vissa delar av verksamheten. Definition av en digital tjänst Flertalet indikatorer i eblomlådan ber kommunen att bedöma förekomsten av digitala tjänster inom olika verksamheter. Definitionen av tjänst är att det är en kedja av händelser eller aktiviteter i vilken en kund interagerar med ett tjänsteföretag i syfte att tillgodose vissa behov. En digital tjänst är en tjänst som utförs helt eller med stöd av digitala verktyg. När man i eblomlådan bedömer i vilken omfattning man har en digital tjänst ska man både beakta att det är kedja av händelser, som innefattar interaktion samt att ett behov tillgodoses och detta görs helt eller med stöd av digitala verktyg. I sin mest utvecklade form utförs tjänsten med digitala verktyg i alla delar. Tjänsten kan vara helt automatiserad. Gränsen för vad som är en digital tjänst eller ej är inte fast. Den utvecklas i takt med att ny teknik och nya system tas fram samt att kraven och förväntningar på digitala tjänster höjs. I den version av eblomlådan som använts i denna mätning är den lägsta nivån för att tjänst ska anses vara digital följande. Det är en tjänst som systematiskt kan ta emot digital information via olika gränssnitt och som möjliggör fortsatt användning av informationen.
Exempel som inte anses vara digitala tjänster i detta sammanhang är att skicka/hämta in information via e-post eller ifyllningsbara blanketter som sedan ska skrivs ut eller skickas in via epost. Länkar på hemsidor är inte heller en digital tjänst. Genomförande Representanter från deltaganden kommuner 1 träffades våren 2018 och genomförde under ledning av undertecknad en utvärdering med hjälp av eblomlådan. De kommuner 2 som deltar i projektet men har en aktuell eblomlåda har erbjudits alternativa lösningar. Resultaten från deras utvärderingar finns med i denna sammanställning. Aggregerat utfall av eblomlådan I följande avsnitt presenteras det sammanvägda resultatet för de eblomlådor som genomförts i Värmland. Det översta diagrammet visar resultatet för de deltagande värmländska kommunerna och det nedersta baseras på 83 svenska kommuner som valt att publicera sitt resultat 3. Samtliga frågor finns bilagt 4 Resultat för tekniska förutsättningar Området tekniska förutsättningar omfattar 12 indikatorer. Uppfyller helt 40%, uppfyller delvis 45%, uppfyller inte 15% Uppfyller helt 49%, uppfyller delvis 38%, uppfyller inte 13% 1 Grums kommun 2018-03-21, Hagfors kommun 2018-03-28, Årjängs kommun 2018-04-16, Munkfors kommun 2018-08-18, Sunne kommun 2018-04-23, Kils kommun 2018-04-23, Torsby kommun 2018-05-08, Forshaga kommun 2018-05-22, Säffle kommun 2018-05-29 2 Arvika kommun, Filipstads kommun, Hammarö kommun, Karlstads kommun, Kristinehamns kommun, Storfors kommun 3 http://eblomladan.skl.se/evaluation/summary 2018-06-11 4 Bilaga 1
Resultat för ledning, arbetssätt & metoder för digital utveckling Området ledning, arbetssätt & metoder för digital utveckling omfattar 32 indikatorer. Uppfyller helt 33%, uppfyller delvis 38%, uppfyller inte 29% Uppfyller helt 38%, uppfyller delvis 38%, uppfyller inte 24% Resultat digitala välfärdstjänster och självservice Resultat för äldre & personer i behov av omsorg 8 indikatorer Uppfyller helt 30%, uppfyller delvis 9%, uppfyller inte 62% Uppfyller helt 29%, uppfyller delvis 18%, uppfyller inte 53%
Resultat för barn & elever 5 indikatorer Uppfyller helt 51%, uppfyller delvis 24%, uppfyller inte 25% Uppfyller helt 58%, uppfyller delvis 30%, uppfyller inte 12% Resultat för företagare 6 indikatorer Uppfyller helt 8%, uppfyller delvis 18%, uppfyller inte 74% Uppfyller helt 17%, uppfyller delvis 14%, uppfyller inte 69%
Resultat för boende och trafikanter 9 indikatorer Uppfyller helt 17%, uppfyller delvis 13%, uppfyller inte 70% Uppfyller helt 28%, uppfyller delvis 22%, uppfyller inte 50% Resultat för kulturintresserade, fritidsutövare & besökare 10 indikatorer Uppfyller helt 26%, uppfyller delvis 17%, uppfyller inte 57% Uppfyller helt 43%, uppfyller delvis 26%, uppfyller inte 31%
Resultat för allmänheten 6 indikatorer Uppfyller helt 34%, uppfyller delvis 27%, uppfyller inte 39% Uppfyller helt 47%, uppfyller delvis 29%, uppfyller inte 24%
Potentiella utvecklingsområden Syftet med projektet var att identifiera ett antal möjliga samverkansområden där möjlighet till skalbarhet och gemensamma kostnadsfördelar kunde uppnås i ett länsperspektiv. Efter genomgång av resultatet för länet som helhet utkristalliserades följande områden. Digital signering Ingen kommun har någon helhetslösning vad gäller digital signering. E-arkiv Ingen värmländsk kommun har någon lösning vad gäller e-arkiv. Det finns en förstudie 5 gjord som trycker på vikten av att starta arbetet med införandet av e-arkiv snarast. Viktigt att påpeka är Inera undersöker intresset för ett nationellt samarbete i frågan 6 Säkra meddelanden Ingen kommun har någon lösning för säkra meddelanden på plats. Flera kommunföreträdare uttrycker en önskan om att vänta in en nationell lösning för detta. Ett projekt, Säker digital kommunikation pågår inom SKL och Inera 7 Mjuka ledningsfrågor Det finns ytterst få ledande värmländska politiker och tjänstemän som upplever sig ha rätt färdigheter för att leda digital transformation. Ett exempel där man genom en länsgemensam utbildning har arbetat med att höja kompetensen kring förändringsledning och digitalisering hos cheferna är Region Västerbottens 8 satsning Digitala Västerbotten. Regeringen har avsatt medel till ett sådant kompetenslyft för offentlig sektor och SKL arbetar i dagsläget med frågan 9. Det är lämpligt att bevaka den frågan. Informationshantering Inom området informationshantering ryms frågor som öppna data och informationssäkerhetsfrågor. De flesta kommuner har liknande utmaningar vad gäller informationssäkerhetsfrågorna. Vad gäller öppna data ser kommunerna olika på hur pass viktigt det är att leverera en sådan funktionalitet i större skala. En länssamverkan kring informationssäkerhet är i en uppstartsfas Värmland E-tjänster Av de e-tjänster som levereras via den gemensamma e-tjänsteplattformen har idag ytterst få någon integration mot befintliga verksamhetssystem vilket gör att de inte uppfyller eblomlådans definition av en digital tjänst. E-tjänsteplattformen är nyligen upphandlad och tjänsterna kan i större utsträckning produceras av kommunerna själva. En samverkan pågår via Cesam Värmland. 5 Bilaga 2 Förstudie e-arkiv Värmland Anna Hamr Region Värmland 2017-11-14 6 https://www.inera.se/aktuellt/programkontorets-arendelista/pagaende-arenden/behov-av-nationellt-e-arkiv/ 2018-11-13 7 https://www.inera.se/aktuellt/projekt/saker-digital-kommunikation 2018-11-13 8 Bilaga 3 samt https://deladigitalt.se/delameddig?visakort=696 2018-09-24 9 https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2018/08/okad-digital-kompetens-ska-lyfta-kommuner-ochlandsting/ 2018-11-13
Kommentarer och fortsättning Efter att ha lett genomförandet av eblomlådan i 9 av de 15 deltagande kommunerna och återkopplat resultatet i 15 av 16 organisationer så är det glädjande att se den stora vilja till samverkan som finns. Det kan av olika anledningar vara svårt att samverka men en punkt som nämnts i flera konstellationer är att en lyckad samverkan ska ske kring en ny tjänst eller funktion där ingen part behöver ge avkall på sina tidigare investeringar. Det klaraste exemplet på ett sådant område utifrån detta resultat är e- arkiv. Projektet Digitalisering genom samverkan avslutas vid årsskiftet 2018 2019. Kommunchefsgruppen i Värmland har bjudit in de olika chefsnätverk som finns till en kick-off för att finna nya former för samverkan. Att samverka kring digitalisering kan vara en punkt på agendan. En vidare diskussion gällande Drifts- och servicenämndens roll i det framtida digitaliseringsarbetet bör också lyftas i någon gruppering.