BESKRIVNING AV REGISTRERINGSDATA Nordiska arkivdagar 25.5.2012 Kenneth Ahlfors
Läget i Finland i dag Beskrivning av analogiskt material Förtecknings- och beskrivningsregler (1994 publicerade 1997) Baserar sig på ICA:s ISAD(G) standard (1994) Uppdateringen 1999 har inte beaktats i Finland Innehåller även nivåer som inte är eniga med ISAD(G) Analogiska materialet förtecknas och beskrivs enligt reglerna i arkivverkets VAKKA-databas ICA:s standardutveckling har inte beaktats i Finland ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families 1995, uppdaterat 2004 ISDF - International Standard for Describing Functions 2008 Forna Krigsarkivets material finns förtecknat i Aarredatabasen där datamodellen är en annan än i Vakka
Läget i Finland i dag Beskrivning av digitaliserat material Metadata över Digitaliserat material i arkivverket finns i VAKKA-databasen Datamodellen inom VAKKA känner inte mindre enheter (item) än en arkivenhet (file) Detta har lett till att dessa uppgifter har förts in i arkivverkets digitalarkiv ICA:s standarder möjliggör inte tillräcklig innehållsbeskrivning. Därför har arkivverket använt SFS:s (Finnish Standards Association) standard SFS 5914 Metadata för handlingar (Nationell tillämpning av Dublin Core)
Läget i Finland i dag Beskrivning av elektronisk dokumentär information Sähke2-bestämmelse 1.1.2009-(31.12.2014) Används för material som överförs från myndigheters ärendehanteringsprogram till arkivverkets elektroniska mottagnings- och servicesystem VAPA för långtidsförvaring
Läget i Finland i dag Beskrivning av elektronisk registreringsdata Arkivverket är inte i beredskap att ta emot registreringsdata i digitalform SÄHKE3-bestämmelse under förberedning (behandling, hantering och förvaring av elektronisk registreringsdata) Förberedelserna beaktar behovet att utveckla beskrivningen av materialet Bestämmelsen skall bli klar 2014 Planer på ta emot äldre registreringsdata i SÄHKE2-form
PORTTI Informationssidor som ger råd och tips om hur handlingarna kan användas Vakka Arkivbildare Arkiv Serie Arkivenhet Regler för förteckning och beskrivning Aarre Vapa Digitalarkivet Arkivenhet Handling Handling SFS 5914 SÄHKE 2
FRAMTIDEN? Utvecklingen av de internationella standarden inom arkivbranschen Det Nationella Digitala Biblioteket SÄHKE3-bestämmelsen Utvecklingen av beskrivandet och förtecknandet av arkiv i Finland AHAA-projektet e-research Virtuella forskningsomgivningar (VRE) Persistent identifiers (PID) Open Linked Data
Den internationella utvecklingen ICA skapar en ontologisk begreppsmodell 2013-2016 Samarbete med IFLA och ICOM/CIDOC ICA:s entitetmodell motsvarar ISO 23081 och omfattar entiteterna i ICA:s standarder: Funktioner (ISDF), Aktör/Agent (ISAAR(CPF)) och Arkivmaterial (ISAD(G))
Det Nationella Digitala Biblioteket Ett ABM-projekt för att överföra det nationella arvet till digitalt format och göra det tillgängligt för alla Det skall vara möjligt att med en sökning hitta material från arkiv, bibliotek och museer Ställer krav för informationsstruktur standarder Resource Description and Access (RDA) standarden rekommenderas inom projektet De olika arkivinstitutionerna behöver bl.a. databaser för att kunna delta
SÄHKE3-utredning Arkivverket beställde 2011 en utredning över metadatamodeller för registreringsdata och om hur modellerna motsvarar ICA:s standarder I rapporten valdes två standarder för närmare granskning DDI3 (Data Documentation Initiative Lifecycle) Midras (Ett nationellt projekt för att möjliggöra forskning i myndighetsregister över Internet)
MIDRAS-PROJEKTET MIDRAS = Micro Data Remote Access System Finansierades av Undervisningsministeriet 2009-2011 Målet är att skapa infrastruktur för forskning av myndighetsregister Tillgång till registren över Internet Datasekretessen beaktas
MIDRAS-PROJEKTET Webbtjänst för forskarna möjligt att forska i flera myndigheters register En katalog över informationen i myndighetsregistren Lättare att hitta material Enklare att ansöka om nyttjandetillstånd Distansskrivbord med specialverktyg för hantering av information
MIDRAS-PROJEKTET Webbtjänst för myndigheter som upprätthåller register Ett API (Application Programming Interface) mellan myndigheten och MIDRAS-tjänsten Ett verktyg att hantera nyttjandetillstånd och ansökningar om nyttjandetillstånd Lätt att leverera informationen Datasekretessen blir bättre Informationen utnyttjas
MIDRAS-PROJEKTET Förutsättningar Gemensam datamodell för metadata Registreringsdata måste beskrivas I slutrapporten placeras MIDRAS-metadata i DDI (Data Documentation Initiative) 3.1 standarden
AHAA-PROJEKTET 2012-2013 Utgångsläget Arkivverkets Vakka-databas är tekniskt föråldrad och datamodellen motsvarar inte dagens behov En del privata centralarkiv saknar förutsättningar att delta i det nationella digitala biblioteket Bygger gemensamt ett nytt databas för att förteckna och beskriva arkivmaterial Samtidigt med projektet utarbetas nya regler för förtecknande och beskrivande av arkiv
AHAA - BEGREPPSMODELL Gemensam begreppsmodell för AHAAprojektet och projektet för förtecknings- och beskrivningsreglerna Begreppsmodellen baserar sig på allmänna och internationella standarder ICA:s standarder ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH Övriga standarder MARC, EAC CPF...
ENTITETER Aktör/Agent (agent) Funktion (function) Arkivmaterial (archival material) Tid Plats Händelse
ONTOLOGIER Yleinen suomalainen ontologia (YSO)/Allmän svensk ontologi (ALLSO) Suomen ajallinen paikkaontologia (SAPO) (The Finnish Spatio-temporal Ontology) Ontologi över aktörer/agenter (TOIMO) Ontologierna är inte etablerade men de finns med i datamodellsplanerna
MODERN TOLKNING AV PROVENIENSPRINCIPEN Ledande arkivteoretiker har sedan tidig 1990-tal diskuterat om hur proveniensprincipen skall förstås i den global, virtuella och till nätverk kopplade världen Det centrala i proveniensprincipen är att koppla informationen till dess kontext Tidigare kunde detta uppnås bäst genom att förvara handlingarna i arkivfonder som bildats av en arkivbildare Detta har orsakat problem i då de moderna funktionerna och organisationsförändringarna har lett till det att kontexten är mera komplicerad än en enkel förbindelse mellan en arkivbildare och ett arkiv
MODERN TOLKNING AV PROVENIENSPRINCIPEN I den moderna omgivningen är den fysiska ordningen inte längre central för att binda handlingen till sin kontext. Den komplicerade och vidare kontexten där handlingarna uppstår och hanteras kan beskrivas genom att beskriva de olika kontexternas förhållanden till materialet och till varandra Därmed kommer beskrivningen att omfatta handlingarnas hela livscykel
BEGREPPSMODELL ISDF ISAAR AKTÖR/AGENT Toimo [1 - n FUNKTION ISAD(G)+andra MATERIAL YSO/ALLSO? HÄNDELSE? PLATS SAPO
REGISTREFRINGSDATA I AHAA- BEGREPPSMODELLEN Registreringsdata kan placeras i AHAAbegreppsmodellen Registreringsdata kan begreppsmässigt hanteras som arkivmaterial Delas i helheter som består av enheter som innehåller mikrodata (uppgifter om enheten - variabel) Hela registret bildar en helhet (fond/serie) Varje rad bildar en enhet (file) Varje variabel bildar ett fält (item)