Policy för kontakter med massmedier

Policy för kontakter med massmedier

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Så arbetar journalister... 6 Riktlinjer vid mediekontakter.... 7 Rutiner vid journalistkontakter.... 9 Kriskommunikation... 12 Offentlighet och sekretess.... 12 Pressjour.... 14 Alltid och aldrig vid mediekontakter.... 14

Syftet med Arbetsförmedlingens massmediepolicy är att skapa förståelse för vikten av god service till journalister och vilken roll massmedier har i förhållande till Arbetsförmedlingen. Mass mediepolicyn ger riktlinjer och goda råd kring hur vi ska kommunicera med medierna. Chefer inom Arbetsförmedlingen har ansvar för att hantera mediekontakter inom sitt område. Presstaben ansvarar tillsammans med de regionala informatörerna för samordning, planering och utvärdering av myndighetens massmediearbete. Presstaben bistår också journalister med önskad information, ser till att de får kontakt med rätt person och agerar bollplank till organisationen i massmediefrågor. Förfrågningar från medier ska prioriteras och alltid besvaras skyndsamt. Det är av största vikt att Presstaben och de regionala informatörerna alltid informeras om massmedie

kontakter. När det gäller riksmedier och mediekontakter som kan leda till uppmärksamhet av riksmedier ska Presstaben informeras. Ofta leder intervjuer och inslag till att andra medier vill intervjua och ställa följdfrågor och då måste Presstaben vara informerad. När det gäller regionala medier ska de regionala informatörerna informeras. Kontakt med Presstaben ska i möjligaste mån tas innan intervjun. Presstaben kan då ge råd och stöd, hjälpa till att utforma budskap, ta fram efterfrågad information och förbereda för eventuella följdfrågor. Pressjour Arbetsförmedlingens pressjour är bemannad dygnet runt. För kontakt ring 010-486 10 00.

Så arbetar journalister I en demokrati är det journalistens uppgift att granska makten och Arbetsförmedlingen är en del av den makt de ska bevaka. Artiklar och inslag görs ofta utifrån den lilla människans perspektiv och journalisten blir allmänhetens ombud gentemot makten. Massmedier har för det mesta en mycket bred målgrupp. För att öka begripligheten för läsare, tittare och lyssnare sållas grundmaterialet hårt. Det kallas för att vinkla och det innebär förenkling, dramatisering och personifiering med konkreta exempel om hur enskilda människor berörs. Mediernas förhållningssätt är också att journalistiken är oberoende och konsekvensneutral, att obehagliga sanningar ska publiceras oavsett följderna för den som granskas. En bra relation till massmedier förutsätter förståelse och respekt för att journalisterna gör sitt jobb när de ställer kritiska frågor om vår verksamhet. Nyhetsvärdering För att en nyhet ska vara intressant för medier att publicera ska den uppfylla något eller flera av följande kriterier: Avvika från det förväntade och normala Beröra många människor Ligga nära, geografiskt och tidsmässigt Innehålla en konflikt eller motsättning 6

Riktlinjer för mediekontakter Massmedier har stor betydelse för omvärldens uppfattning om Arbetsförmedlingen. Kommunikationen med massmedier är ett prioriterat område. Det är vår skyldighet och ligger i vårt intresse att ha goda relationer med massmedierna. Arbetsförmedlingens förhållningssätt till journalister ska vara öppet, tillgängligt, aktivt och trovärdigt. Mediearbetet ska bidra till en tydlig, korrekt och sann bild av Arbetsförmedlingen. Myndighetens chefer har ansvar för att hantera mediekontakter inom sina ansvarsområden och företräda sin verksamhet i medier. Till stöd finns Presstaben och de regionala informatörerna. Frågor från medier ska prioriteras och alltid besvaras skyndsamt. Det är av största vikt att Presstaben och de regionala informatörerna alltid informeras om massmediekontakter. När det gäller riksmedier och medie kontakter som kan leda till uppmärksamhet av riksmedier ska pressstaben alltid informeras. Vid kontakter med regionala medier ska de regionala informatörerna informeras. Presstaben kan ge råd och stöd, utforma budskap, ta fram efterfrågad information och förbereda generaldirektören för eventuella följdfrågor. Kontakt med Presstaben ska i möjligaste mån tas innan intervjun. Vi skiljer på faktainformation och kommentarer: Fakta och information som efterfrågas ska förmedlas snabbt av sakkunniga på området. Kommentarer ges av utsedda talespersoner, i första hand chefer, eller av dem utpekade medarbetare. Antalet talespersoner i en och samma fråga bör begränsas för att minimera risken för motsägelser och missförstånd. Talespersoner ska genomgå medieutbildning. Finns brister i verksamheten informera alltid din närmaste chef. Presstaben eller de regionala informatörerna ska kontaktas när något i verksamheten kan vara intressant för massmedier. 7

Öppet förhållningssätt Arbetsförmedlingen ska vara rak och ärlig i sitt förhållande till massmedier. Huvudprincipen är att vi gärna utnyttjar möjligheten att komma till tals i medier. Att omtalas eller tolkas av andra, men inte själv få ge sin syn på en fråga är aldrig bra. Tillgänglighet Det ska vara enkelt för journalister att när som helst komma i kontakt med Arbetsförmedlingen. Chefer ska vara tillgängliga för medier och kunna nås även efter arbetstid. När en chef är ledig eller av andra skäl inte kan vara anträffbar, ska någon ställföreträdande mediekontakt utses. Förfrågningar från massmedier ska alltid besvaras. Att vi inte vet eller inte kan svara direkt är också ett svar. Vi ska erbjuda oss att hitta rätt person om vi inte själva kan svara. Informera Presstaben eller de regionala informatörerna om massmediekontakter. De kan ge råd, hitta information eller sätta journalisten i kontakt med rätt person. Ta aktivt initiativ Arbetsförmedlingen kan påverka massmediers sätt att spegla en fråga. Därför ska vi ta egna initiativ till publicitet. Det är en styrka att vara först med att tolka både goda exempel ur verksamheten och resultat som är sämre än förväntat eller att vi har gjort misstag som kan få kritik. Aktivitet i medier ger bilden av en vital och närvarande organisation. Trovärdighet Förutsättningen för trovärdighet är att tala sanning och att vi tar ansvar för vår verksamhet och eventuella brister. Vi skyller inte ifrån oss eller går under jorden när frågorna blir besvärliga. Vi är empatiska och ödmjuka, men samtidigt tydliga om de regler och förutsättningar som gäller för verksamheten. 8

Rutiner vid journalistkontakter När journalisten kontaktar dig Anteckna direkt Skriv upp journalistens namn och varifrån han/hon ringer. Notera vilka frågor journalisten har. Fråga i vilket sammanhang artikeln eller inslaget ska publiceras och vilken deadline journalisten har. Återkom snabbt Det kan vara bra att be att få återkomma om en kort stund. Då hinner du tänka igenom frågeställningarna innan du svarar och fundera över om det finns mer information som är viktig att dela med sig av. Håll alltid ditt löfte om att ringa tillbaka eller se till att rätt person ringer journalisten om det är någon annan som bör svara. Rådgör med Presstaben Inom Arbetsförmedlingen finns alltid professionell hjälp att få i massmedie kontakter. På Presstaben finns också helhetsbilden. Kanske har samma fråga ställts till andra medarbetare och information finns framtagen som kan vara av intresse för journalisten. Är du rätt person att svara? Fundera igenom frågan. Handlar det om en kommentar eller om att ge journalisten rena fakta? Är det du eller någon annan som bör svara? Det är Arbetsförmedlingens chefer, eller av cheferna utpekade medarbetare, som har ansvar för att hantera mediekontakter inom sitt område. Övriga medarbetare är inte skyldiga att vara talespersoner för verksamheten. Däremot ska den som blir kontaktad av en journalist alltid se till att journalisten får kontakt med rätt person. Diskutera med din närmaste chef eller Presstaben om du är osäker. Bestäm vad du vill säga Gör klart för dig vad som är viktigast att få fram i en kommande intervju. Tillsammans med Presstaben kan du gå igenom frågeställningar och möjliga följdfrågor. 9

Under och efter intervjun Lyssna noga på frågan Tvekar du om vad en fråga handlar om ska du be om ett förtydligande. Svara alltid på journalistens fråga, men lägg gärna till information om det som du anser är viktigt för att frågan ska få en bredare belysning. Använd de huvudbudskap du planerat före intervjun. Uttryck dig enkelt Tala enkelt och begripligt och använd aldrig svårbegripliga fackuttryck eller förkortningar. Var konkret, fatta dig kort och ge tydliga exempel. Tänk på att varken läsaren, lyssnaren, tittaren eller journalisten har dina bakgrundskunskaper. Spekulera inte Tala alltid sanning och spekulera aldrig. Säg istället att du inte kan svara på frågan, men erbjud dig att ta reda på fakta eller sätta journalisten i kontakt med rätt person. Använd aldrig uttrycket inga kommentarer. Tala aldrig off the record Allt du säger till en journalist kan komma att publiceras eller sändas. Även om du uppfattar det som att intervjun är över, är den inte det förrän ni lägger på luren eller skiljs åt. Var tillgänglig efter intervjun Var tillgänglig för ytterligare frågor och klargöranden efter intervjun. Du ska alltid be om att få se dina citat och fråga om du kan få läsa hela artikeln innan den publiceras. Då kan missuppfattningar och faktafel rättas till. Ge återkoppling Du ska informera journalisten om något blivit fel. Kontakta Presstaben om du behöver hjälp. 10

När du kontaktar journalisten Ta på dig journalistglasögonen Följ samhällsdebatten och fundera över vad som inom ditt område skulle kunna vara intressant att läsa om i tidningen, höra i radio eller se på tv. Lokala och regionala medier har ett särskilt intresse. Det kan handla om arbetsgivare som vi har ett lyckosamt samarbete med, enskilda personer eller grupper av arbetssökande som lyckats, färska resultat från verksamheten, intressanta projekt, nya arbetssätt eller medarbetare som utvecklats. Sprid nyheter och lyft fram goda exempel. Ha nyhetstips som en stående punkt på möten Avsluta varje avdelnings-, enhets- eller kontorsmöte med att prata om det finns något intressant och nytt att kommunicera. Tänk på principerna för redaktionernas nyhetsvärdering. En nyhet ska vara oväntad, beröra många, ligga nära i tid och rum eller innehålla en konflikt. Rådgör med Presstaben Rådgör med Presstaben eller de regionala informatörerna om hur man kan sprida nyheter och goda exempel på bästa sätt. Gå ut med pressmeddelande eller kalla till pressträff? Tips till enskilda redaktioner? Bjuda in journalister till evenemang på Arbetsförmedlingen eller till samarbetspartner? Eller skriva en debattartikel? Merförsäljning När du har kontakt med en journalist kan du föreslå kompletterande artiklar eller inslag på samma tema, eller något helt nytt. Ring upp en journalist du haft kontakt med tidigare och tipsa om något är på gång. 11

Kriskommunikation Statliga myndigheter ska minska samhällets sårbarhet genom att utveckla förmågan att klara sina uppgifter även i kritiska lägen (SFS 2006:942). Vid en kris finns tre viktiga punkter att ta hänsyn till: Krisen i sig Vad har hänt och hur påverkar det Arbetsförmedlingen? Hantering av krisen Vad blir resultatet av våra beslut och åtgärder? Bilden av krisen Hur vår personal, kunder, uppdragsgivare, massmedier och allmänhet uppfattar det som hänt och vad det innebär. Har omvärlden uppfattat att vi tagit vårt ansvar, visat öppenhet, empati och ödmjukhet? Förmågan att kommunicera är avgörande för hur vi uppfattas i en krissituation. Utgå alltid från att informationsbehovet är stort. Utebliven information leder lätt till ryktesspridning och spekulationer. Underskatta aldrig förhållanden som kan misstänkas leda till en krisartad situation. Övergången från ett lugnt läge till kris kan vara mycket snabb. På Arbetsförmedlingens intranät, Vis, finns en checklista för krissituationer. Offentlighet och sekretess Vem som helst har rätt att utan dröjsmål få ut offentliga handlingar från Arbetsförmedlingen utan att behöva uppge vare sig syfte eller namn. Att vägra eller förhala utlämnandet av en offentlig handling är tjänstefel. Fråga aldrig efter motivet, om det inte är nödvändigt för att kunna pröva om handlingen kan lämnas ut eller inte. Vägrar vi lämna ut en allmän handling har journalisten rätt att få ett skriftligt beslut med uppgift om var beslutet kan överklagas. Men kom ihåg att det är ett brott mot lagen om tystnadsplikt att röja en uppgift som omfattas av sekretess. Rådgör med Presstaben eller Juridiska avdelningen om du är osäker. 12

Vad är en allmän handling? För att en handling ska vara offentlig måste den vara allmän. Det är den om den förvaras hos Arbetsförmedlingen, är inkommen hit eller har upprättats här. Personliga brev som du fått till din arbetsadress är inte allmänna. Detsamma gäller handlingar som inte är färdiga och kan anses vara arbetsmaterial. För e-post gäller samma regler som för vanliga brev och fax. Men utgå alltid från att allt du gör i tjänsten någon gång kan bli offentligt. Handlingar som rör anställda Utlämnande av handlingar som rör anställda i myndigheten ska ske enligt de bestämmelser som gäller för sekretess. Be gärna om skriftlig begäran. Kontakta Presstaben för att säkerställa att utlämnandet först är granskat av Juridiska avdelningen. Handlingar från Arbetsförmedlingens personalansvarsnämnd handläggs på Juridiska avdelningen. Sekretesslagen I sekretesslagstiftningen finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Förhållanden som rör enskilda deltagare i arbetsmarknadspolitiska program är alltid sekretessbelagda om individen själv inte löser sekretessen. Det är inte heller tillåtet att lämna ut namn på företag som varslar om uppsägning eller får arbetsmarknadspolitiskt stöd. Även här gäller att företaget självt kan lösa sekretessen. Rådgör med Presstaben eller Juridiska avdelningen om du är osäker i frågor om offentlighet och sekretess. Meddelarfrihet Det är, med vissa undantag, en grundlagsfäst rättighet att lämna ut uppgifter till journalister som i sin tur aldrig får uppge sina källor. Ingen har rätt att forska om varifrån en uppgift i medier kommer. Meddelarfriheten är en rättighet men ingen skyldighet. Du har rätt att uttala privata åsikter, men aldrig rätt att uttala dig för Arbetsförmedlingens räkning. 13

Pressjour Arbetsförmedlingens pressjour är bemannad dygnet runt. Behöver du råd ring 010-486 10 00. ALLTID vid mediekontakter Tänk efter innan du svarar Be att få återkomma om du behöver fundera Håll dig inom ditt ansvarsområde Kan du inte svara hänvisa till rätt person Tala kort och enkelt håll dig till fakta Antag att allt är on the record Håll fast vid dina huvudbudskap ALDRIG vid mediekontakter Ljuga, gissa eller ha egna teorier Bli upprörd eller arg Låta situationen eller journalisten stressa dig Använda fackspråk eller förkortningar Diskutera konfidentiell information Använda uttrycket inga kommentarer Tala om sådant som är utanför ditt yrkesområde Tala off the record 14

Arbetsförmedlingen 2010 12. Rekv nr: 502 979. Grafisk form: YRA