Mediepolicy för Kriminalvården

Transkript

1 1 Beslutad av generaldirektören , dnr Mediepolicy för Kriminalvården Den externa bilden av Kriminalvården skapas till stora delar genom medierna. Därför är ett aktivt förhållningssätt i mediefrågor viktigt för en korrekt och bred bild av Kriminalvården och för att undvika felaktigheter och missförstånd. Varje gång en representant för Kriminalvården har kontakt med en journalist, har vi ett bra tillfälle att förmedla budskap och en riktig bild av Kriminalvården och vårt arbete. Kriminalvårdens mediepolicy reglerar hur kontakter med media ska hanteras i myndigheten, och är baserad på Kriminalvårdens kommunikationsstrategi (beslutad , dnr ). Enligt kommunikationsstrategin ska mediearbetet i myndigheten vara proaktivt, offensivt och samordnat. Det innebär att Kriminalvården ska agera självständigt i förhållande till media. Vi ska ta initiativet för att få tolkningsföreträde och själva förklara det som gäller vår egen verksamhet. Kriminalvårdens hållning i kontakter med media Kriminalvården ska i sina kontakter med media inta en tydlig och professionell hållning, vilket innebär ett öppet bemötande, sakliga uttalanden och samordnade budskap. Tillgänglig inom regelverket Kriminalvården ska ha ett öppet förhållningssätt, inom ramen för gällande lagstiftning och med respekt för våra klienters integritet. Vi ska hålla en hög servicegrad för media, svara på frågor och vara lättillgängliga. Vissa klientfrågor omfattas dock av sekretess, liksom säkerhetsarrangemang av olika slag. Korrekt och trovärdigt Kriminalvården ska agera samstämt gentemot media med samordnade och tydliga budskap. Det vi säger till journalisterna ska vara rätt och sant. Snabbt Kriminalvården ska agera snabbt för att ge svar på medias frågor. Det kan ge oss tolkningsföreträde, det ökar möjligheten att påverka den bild som ges och det minskar risken för felaktigheter och missförstånd. Snabbhet innebär dock inte att vi ska avstå från faktainhämtning, kontroller kring ställda frågor samt samordning av svar. Begripligt Vi ska berätta om vår verksamhet på ett enkelt och begripligt sätt. Vi undviker fackuttryck och förkortningar när vi talar med journalister.

2 2 Uttalanden När Kriminalvården omskrivs i massmedia har vi oftast bara en chans att påverka den bild som ges i direkt anslutning till kritiken. Kriminalvården ska därför på ett aktivt sätt förklara, kommentera och bemöta kritik när det gäller den verksamhet vi bedriver. Uttalanden för Kriminalvårdens räkning ska göras med ansvarstagande för myndigheten och av den som ansvarar för en fråga eller en verksamhet, den som har specifik sakkunskap i frågan eller den som utses att vara talesperson. Av kommunikationsstrategin framgår att generaldirektören, regioncheferna, enhetscheferna, informationschef och presschef eller deras ersättare är myndighetens främsta talespersoner i övergripande frågor. I möjligaste mån ska uttalanden göras på den nivå frågan ligger. Det är Kriminalvården inte media som avgör vem som är myndighetens talesperson i en fråga. Uttalanden i riksmedia i verksövergripande, strategiska frågor (omständigheterna avgör vad det är som vid ett visst tillfälle kan vara en strategisk fråga) görs i första hand av generaldirektör, regionchefer, enhetschefer eller den som särskilt utses. Uttalanden i verksövergripande frågor på central nivå görs i första hand av enhetschefer, gruppchefer, informationschef och presschef. Uttalanden i regionfrågor eller verksfrågor med tydlig regional/lokal vinkel görs i första hand av regionchef. Uttalanden i frågor på lokal nivå görs i första hand av ansvarig kriminalvårdschef. Vid allvarliga incidenter och krissituationer är det särskilt angeläget att informationsgivningen samordnas och att det i den enskilda situationen utpekas och informeras om vem som ansvarar för mediahanteringen (jfr incidentledningsplan). I samband med att myndighetsgemensamma dokument som rapporter och utredningar beslutas, ska inom ramen för en genomförandeplan samtidigt beslutas om extern information. Den som uttalar sig som representant för Kriminalvården ska ge uttryck för myndighetens hållning i den aktuella frågan och har ansvar för att känna till, eller ta reda på, den information som finns (exempelvis om särskilda budskap är formulerade i frågan) och vad som tidigare sagts i samma ämne. Detta är en del i den samordning av informationsgivandet som alltid ska ske. De av Kriminalvårdens representanter som har kontakter med media, ska ha genomgått särskild medieutbildning. Medieutbildningar i Kriminalvården samordnas av HK Info. Kriminalvården uttalar sig i regel inte om enskilda klienter. Vi kommenterar inte heller beslut kring enskilda klienter. Däremot kan vi erbjuda journalisterna att förklara vad som gäller generellt i vår verksamhet.

3 3 Till dig som är chef Som regionchef, enhetschef och kriminalvårdschef ingår det i ditt uppdrag att vara talesperson för Kriminalvårdens räkning. Det innebär bland annat att du har ansvar att snabbt samordna dig med myndigheten i övrigt kring en fråga som aktualiseras samt göra dig tillgänglig om det är du som bör uttala dig i en fråga. Särskilt viktigt är detta om Kriminalvården får kritik för sitt agerande och vi får möjlighet att bemöta kritiken. Regionchefer och enhetschefer bör ha en hög tillgänglighet bland annat bör mobiler vara påslagna på tyst läge under möten för att ta emot samtal och sms rörande akuta mediefrågor. Vid längre frånvaro eller om mobilen måste vara avstängd ska en alternativ talesperson utses. För att Kriminalvården ska kunna agera proaktivt och offensivt måste vi vara väl förberedda på det som kan bli nyheter i vår organisation. Pressfrågor bör vara en stående punkt i ledningsgrupper på alla nivåer, för en fortlöpande inventering av både positiva och negativa nyheter. Regional informatör eller pressfunktionen på HK stöttar därefter med en värdering och vid behov samordning och budskapsformulering. Alla chefer med personalansvar ska känna till, och givetvis följa, lagstiftningen kring offentlighet och sekretess, anställdas meddelarfrihet och efterforskningsförbudet. Stöd i pressfrågor För internt stöd i pressfrågor kan du vända dig till din regionala informatör eller till pressfunktionen vid HK. Utanför kontorstid finns en pressjour igång dygnet runt, som kan stötta i akuta frågor. Samordning/förberedelse/avrapportering Samordning är viktigt för att vi ska kunna bemöta journalisterna professionellt och ge tydliga budskap till allmänhet, klienter och skattebetalare. Journalister kontaktar ofta flera företrädare för en myndighet samtidigt och då är det viktigt att vi samordnar våra budskap. Om en journalist kontaktar dig bör du snarast ta kontakt med din regionala informatör eller pressfunktionen innan du uttalar dig. Det kan finnas budskap framtagna i frågan, det kan finnas andra talespersoner utsedda i frågan, andra kan redan ha uttalat sig eller det kan finnas kompletterande information du behöver innan du ger en intervju. Informationen från dig kan också bli viktig för någon annan som blir uppringd. Kontakta gärna din regionala informatör eller pressfunktionen på HK i förväg om du har ett ärende eller en nyhet som kan bli av medialt intresse. Då kan vi hjälpas åt att förbereda oss för eventuella frågor. Kanske ska vi gå ut själva med informationen. Kontakta din regionala informatör eller pressfunktionen vid HK om en journalist begär ut större mängder handlingar eller enstaka handlingar som du bedömer kan leda till större publicitet. Det ökar möjligheten att förbereda den person som ska svara på medias frågor. Svar på enkäter som skickas ut från media samordnas av HK Info.

4 4 Huvudkontorets pressfunktion lägger ofta ut aktuell information kring uppkomna frågor på Krimnet och Kriminalvårdens hemsida. Det är alltid lämpligt att kontrollera dessa innan ett uttalande görs. Även efter en mediekontakt är samordning viktig. En mediekontakt med en representant för Kriminalvården är inte avslutad förrän den har avrapporterats till berörda inom myndigheten. Det är viktigt att kontakten följs upp och avrapporteras eftersom en fråga som ställts till ett visst ställe kan upprepas i en annan del av landet eller till en annan person. Till dig som är medarbetare Enskilda medarbetare är aldrig skyldiga att uttala sig, det kan ingen journalist kräva. Som enskild medarbetare i Kriminalvården har du dock meddelarfrihet och full rätt att uttala dig i media om du vill. Tänk på att det finns områden där meddelarfriheten inte gäller och att det är om din personliga situation du uttalar dig. Som representant för Kriminalvården uttalar sig den som ansvarar för en fråga eller en verksamhet. Specifika riktlinjer Medierna har ett stort intresse av att på plats skildra och granska Kriminalvårdens verksamhet. De är givetvis välkomna att göra det, men i våra speciella miljöer måste det ske på ett sätt som inte äventyrar ordning och säkerhet och så att respekten för brottsoffer och för de intagnas integritet upprätthålls. Hänsyn måste också tas till att det i fängelsemiljön finns påtryckningsmekanismer som gör att frivillighet att medverka kan vara skenbar. Beträffande häktade kan domstol och åklagare ha beslutat särskilda restriktioner med stöd av rättegångsbalken. Intagnas rätt till kontakt med media regleras bland annat i European prison rules ( ). Europadomstolen för mänskliga rättigheter har i en dom (33742/96) från den 11 september 1997 konstaterat att med intagning i fängelse följer vissa begränsningar i personens normala möjligheter att utöva sin yttrandefrihet och ha kontakter med media. De begränsningar som ställs upp för intagna i Kriminalvården att utöva sina rättigheter ska inte vara föranledda av tryckfrihets- och yttrandefrihetsrättsliga skäl utan av hänsyn till ordning och säkerhet och den intagnes återanpassning till samhället. Vissa av Kriminalvårdens anläggningar är dessutom skyddsobjekt jml Skyddslagen (2010:305). Journalister i Kriminalvårdens lokaler Journalister är välkomna till Kriminalvårdens verksamhetsställen med utgångspunkt i Kriminalvårdens, och verksamhetsställets, sekretess- och säkerhetsregler. Övriga riktlinjer för sådana besök finns nedan. Vid alla journalistbesök i Kriminalvården ska de intagnas integritet skyddas.

5 5 Enstaka journalister och mindre TV-team kan beredas tillfälle att träffa en intagen, förutsatt att denne ansökt om besök. När journalister vill besöka intagna sker detta enligt verksamhetsställets sedvanliga regler och rutiner för besök. Vill en journalist intervjua en chef eller en anställd, bör det ske i allmänna utrymmen som exempelvis personalutrymmen. Journalistbesök i allmänna utrymmen för intagna som utbildningssalar, verkstäder och liknande kan möjliggöras. Detta ska ske med stor restriktivitet och förutsättningen är att det rör sig om en specifik verksamhet eller ett projekt som ska beskrivas. Beslut kring den typen av besök fattas av HK Info. Kriminalvården släpper inte in journalister på avdelningar, av sekretess- och integritetsskäl. Kontakt med intagna Intagna i Kriminalvården har samma yttrandefrihet som andra medborgare och är fria att ta kontakt med media eller kontaktas av media. Den principiella rätten att meddela uppgifter till medierna påverkas dock praktiskt sett av begränsningarna i rörelse- och handlingsfrihet i anstalt. Det gäller i synnerhet intagna på säkerhetsavdelningar och häktade med restriktioner. Detta innebär att varje fall måste prövas individuellt. Kriminalvårdssekretessen innebär att Kriminalvården inte förmedlar kontakt med enskilda intagna vid telefonsamtal direkt till verksamhetsställe. Journalister som vill komma i kontakt med intagna rekommenderas därför att skriva brev (fax och e-post jämställs med brev). Dock kan vi inte bekräfta att brevet mottagits av klienten. Kriminalvården tar inte fram intagna som intervjupersoner åt journalister. Vi förmedlar alltså inte intervjuförfrågningar, varken i allmänhet eller specifikt till namngivna klienter. Det är ett ställningstagande som grundar sig på respekt för våra klienters personliga integritet. Om journalister vill intervjua intagna i samband med att en specifik verksamhet eller projekt ska beskrivas, fattar HK Info beslut om detta efter godkännande från berörda intagna. Vill en journalist komma i kontakt med Förtroenderådets representant för att få intagnas syn på en fråga, kan förfrågan förmedlas om det finns en sådan person utsedd. Dock får inte den intagnes namn lämnas ut. Det är sedan upp till den intagne att kontakta media enligt de regler som finns vid verksamhetsstället. Intagna som ska intervjuas/fotograferas/filmas bör informeras om vad det innebär och vilka rättigheter de har. Ett särskilt informationsblad för detta syfte finns framtaget i Kriminalvården. Filminspelningar Uppkommer fråga om att upplåta Kriminalvårdens miljöer för filminspelningar, oavsett om det rör sig om spelfilm, tv-serier eller dokumentärfilmer eller att låna utrustning eller andra föremål för sådana ändamål, ska frågan hänskjutas till huvudkontoret, informationsenheten, för beslut.

6 6 Foto/film/ljudupptagning Enligt Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om verkställighet i anstalt (KVFS 2009:4) och Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd för behandling i häkte (KVFS 2007:1) råder generellt bild- och ljudupptagningsförbud inom anstalts- respektive häktesområde. Undantag kan göras, företrädesvis i besöksrum i samband med besök hos intagen, och ska beslutas av kriminalvårdschef. Undantag från film-, foto- och ljudupptagningsförbud kan också göras i allmänna utrymmen för intagna som utbildningssalar, verkstäder och liknande. Detta ska ske med stor restriktivitet och förutsättningen är att det rör sig om en specifik verksamhet eller ett projekt som ska beskrivas. Beslut om sådant undantag fattas av HK Info. Inspelningar och fotografering ska ske med iakttagande av Kriminalvårdens och verksamhetsställets ordnings- och säkerhetsregler. Säkerhetsarrangemang får inte avslöjas. Inne på avdelningarna råder alltid film-, foto- och ljudupptagningsförbud. Direktsändningar från Kriminalvårdens lokaler är inte tillåtna.