www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Revisionskonsult Kerstin Sikander Cert. kommunal revisor Mars 2014 Barn- och ungdomsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Verksamhetsredovisning... 3 3.2. Driftredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 5 3.4. Prognoser... 5 3.5. Intern kontroll... 6 3.6. Framtid... 6 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem grundsärskola, Komtek och Kärnhuset. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För några av de mål där det finns nyckeltal redovisas inget målvärde eller utfall men det görs ändå en helhetsbedömning av måluppfyllelsen. Det finns därmed en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Vi är likt tidigare år tveksamma till huruvida samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Barn i behov av stöd ska tidigt, redan i förskoleåldern, få samordnade insatser. Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2012 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas och kommentarer lämnas för de olika områdena. Med tanke på en budget om drygt 1,5 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet fungerat bra även om det varit skillnader mellan månaderna under året. Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Flertal kontroller uppvisar goda resultat, vilket också påvisas i jämförelsen mot föregående år. Vi rekommenderar nämnden att se över kontrollmomentet och utifrån risk- och väsentlighet bedöma dess karaktär. Uppvisar kontrollerna en låg risk med väl fungerande rutiner kan de med fördel ersättas med mer riskfyllda moment. Vi bedömer att det finns en viss förbättringsmöjlighet i arbetet med att fånga upp risker i verksamheten. Halmstads kommun 1 av 7
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem, grundsärskola, Komtek och Kärnhuset. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2013 har således valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av s verksamhetsplan 2013-2015 och verksamhetsberättelse 2013, liksom Planeringsdirektiv med budget 2013-2015 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningschef och funktionschef ekonomi. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 7
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gångna året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås, inte uppnås eller om prognosen är oklar. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts eller att prognosen är oklar samt beskriva vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I s årsredovisning redovisas fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål inom de olika målområdena enligt nedan: Barn och utbildning Demokrati och dialog Näringsliv och arbetsmarknad Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra För varje konkretiserat mål som redovisas anger nämnden strategier för att uppfylla dessa, totalt sett 14 mål. Av de konkretiserade målen bedömer nämnden att nio kommer att nås och fem med oklar prognos. Till detta redovisas nämndens verksamhetsmål, där ett mål bedöms uppfyllt och ett som delvis uppfyllt. Målen är kommenterade både per skolområde/verksamhet och för nämnden som helhet. Vidare redovisas prioriteringar. Nämnden redovisar även en översiktlig sammanställning över måluppfyllelsen över årets tre mätperioder (delårsrapport 1, 2 och verksamhetsberättelsen). För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För några av de mål där det finns nyckeltal redovisas inget målvärde eller utfall men det görs ändå en helhetsbedömning av måluppfyllelsen. Det finns därmed en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Vi är likt tidigare år tveksamma till huruvida samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Barn i behov av stöd ska tidigt, redan i förskoleåldern, få samordnade insatser. Halmstads kommun 3 av 7
Nämndens mål för elevernas måluppfyllelse är formulerat som att andelen elever i årskurs 9 som uppnår minst godkänt i alla ämnen ska öka. Utfallet redovisas i texten men nyckeltalen är däremot andel elever som är behöriga till gymnasiet och kostnaden per betygspoäng. Det redovisas utfall men inget målvärde. Vi ser positivt på sammanställningen avseende måluppfyllelsen, vilket ger en tydlig bild inom vilka områden som måluppfyllelsen bedöms som god och där det skett en förändring över tiden. 3.2. Driftredovisning s resultat, är liksom budget, fördelat på två verksamheter: dels verksamhet Grundskola/Barnomsorg och dels verksamhet Kulturskolan. Verksamheten grundskola/barnomsorg redovisar en negativ budgetavvikelse på 8,0 mnkr (fg år -2,5 mnkr). Kulturskolan redovisar en budget i balans. Totalt för redovisas således ett underskott i förhållande till budget om 8,0 mnkr enligt nedan: Verksamhet, mnkr netto Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget 2013 Utfall 2013 Budgetavv 2013 Grundskola/barnomsorg 1 322,5 1 341,4 1 412,8 1 472,5 1 480,5-8,0 Kulturskolan 16,4 17,7 19,8 21,2 21,1 0,0 Summa 1 338,9 1 359,1 1 432,6 1 493,7 1 501,7-8,0 Grundskola/barnomsorg, nettokostnaderna för 2013 uppgår till 1 480,5 mnkr. Vilket är en ökning med 4 % gentemot 2012, avvikelsen mot budget uppgår till -8,0 mnkr. Intäkterna avviker med + 14 mnkr mot budget och beror bl.a. på högre intäkter för modersmålsundervisning, ökade bidrag från Migrationsverket, intäkter från projekt samt högre momskompensation. Även barnomsorgsavgifterna har ökat vilket beror på fler barn i förskolan och skolbarnsomsorgen. Lönekostnaderna har totalt ökat med 4,0 % jämfört med 2012 vilket beror på avtalsmässiga löneökningar samt en personalökning på 28 årsarbetare. Avvikelsen på 12,7 mnkr mot budget beror främst på att verksamheten har haft fler barn i förskolan och skolbarnsomsorgen vilket leder till mer personal. Övriga kostnader avviker mot budget med -13,2 mnkr. Avvikelsen beror främst på ett ökat elevantal till fristående verksamhet, interkommunal ersättning, köpta portioner och livsmedel samt skolskjutsar. Vidare ökar kostnaden för köp av personal. Redovisningen av de olika verksamheterna visar att skolområdena avviker negativ mot budget med 2,5 mnkr, vilket i huvudsak beror på underskott inom skolområde centrum där underskottet från 2012 inte kunnat arbetas in. Fristående verksamhet redovisar en budgetavvikelse på 2,3 mnkr. Halmstads kommun 4 av 7
Centrala objekt uppvisade en avvikelse på -4,3 mnkr (2,1 mnkr). Den största negativa posten uppvisar Buffert 9,2 mnkr vilken avser barn och elevpeng som är fördelad ut till verksamheten för fler barn och elever än budgeterat. Fastighetskostnaderna avviker positivt med 3,0 mnkr (effektiviseringar), skolskjutsning -1,9 mnkr, interkommunala mellanhavanden -1,2 mnkr. Kulturskolan redovisar en budget i balans. Intäkterna avviker med +0,3 mnkr, främst beroende på ökade intäkter till Kulturskolans utåtriktade verksamhet. Personalkostnaderna avviker med +0,2 mnkr som främst beror på en återhållsamhet under 2013. Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2012 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas och kommentarer lämnas för de olika områdena. 3.3. Investeringsredovisning Barn och ungdomsnämndens investeringsbudget för 2013 uppgick till 21,3 mnkr inkl. ombudgeteringar från 2012. Totalt uppgick investeringsutgifterna till 12,7 mnkr (5,4 mnkr). Av årets planerade investeringar har således 60 % (36 %) genomförts. Överskottet beror på att skolområdets planerade upphandlingar blivit fördröjda. Största orsaken är inventarier Snöstorpsskolan på cirka 4 mnkr. Vi bedömer att investeringsredovisningen i allt väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet -12 mnkr och -16 mnkr. Inledningsvis under året prognostiserade nämnden underskott på -12 mnkr. Enligt uppgift var budget 2013 felberäknad avseende antal barn vilket bidrar till underkottet. Vidare har grundskolorna svårt att anpassa sin bemanning efter budget, samtidigt som antalet barn och elever med behov av stöd ökat. En negativ avvikelse inom posten lokalhyror redovisas också, där effektiviseringar inte beräknas få budgeterat genomslag. I augusti reviderade nämnden prognosen till -16 mnkr, med anledning av ökade personalkostnader för fler barn inom förskolan och skolbarnomsorgen. Prognosen i november var -14 mnkr och utfallet 8 mnkr, där skillnaden främst beror på ökade intäkter/bidrag som inte var kända i november. Halmstads kommun 5 av 7
Med tanke på en budget om drygt 1,5 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet fungerat bra även om det varit skillnader mellan månaderna under året. 3.5. Intern kontroll har för 2013 antagit en plan avseende intern kontroll. I likhet med tidigare år är planen uppdelad på ekonomi, personal och verksamhetsutveckling. Det rör sig om sammanlagt 36 olika rutiner/system som skall kontrolleras med en viss frekvens. Vi har tagit del av den slutrapport som redovisats för. Rapporten lämnar kortfattade uppgifter om avvikelser inklusive eventuell orsak, jämförelse med föregående år, vidtagna kontrollåtgärder, frekvens och bedömning av efterlevnaden. Flertalet rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt medan vissa moment redovisar avvikelser. Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Flertal kontroller uppvisar goda resultat, vilket också påvisas i jämförelsen mot föregående år. Uppvisar kontrollerna en låg risk med väl fungerande rutiner kan de med fördel ersättas med mer riskfyllda moment. Vi rekommenderar nämnden att se över kontrollmomentet och utifrån risk- och väsentlighet bedöma dess karaktär. 3.6. Framtid NMI (nöjd-medarbetar-index) uppgick i årets medarbetarundersökning till 75, vilket är en ökning jämför med 2011 års resultat på 71. Genomsnittligt resultat för kommunen uppgick till 75. Antalet sjukdagar per tillsvidareanställd medarbetare har ökat från 14,69 till 15,93. Andelen anställda som under 2013 inte haft någon registrerad sjukfrånvaro har minskat från 39 % till 35 %. Av all sjukfrånvaro utgörs 70 % av långtidsfrånvaro (frånvaro över 2 veckor). Följande huvud- och stödprocesser skall fokuseras på 2014-2016: Rutin för arbete med barns och elevers språk-, läs- och skrivutveckling. Utvecklad undervisning/synligt lärande som utgår från forskning och beprövad erfarenhet. Införandet av fler förstelärartjänster. Barn/elever med behov av särskilt stöd och barn/elever i behov av utmaningar. Fokus på språk, läs och skrivutveckling. Fokus på förskolans och skolans kompensatoriska uppdrag IKT i lärandet digital kompentens och teknikstöd Värdegrund demokrati och kunskapsuppdraget. Halmstads kommun 6 av 7
2014-03-21 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 7 av 7