www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Lindström Viktor Prytz Barn- och ungdomsnämnden Granskning verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Verksamhetsredovisning... 4 3.2. Driftredovisning... 5 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 7 3.6. Framtid/utmaningar... 7 Mars 2013 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse för 2014. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således bl.a. valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem grundsärskola, Komtek, Kulturskolan och Kärnhuset. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För vissa av målen finns inget målvärde eller utfall redovisat men det görs ändå en helhetsbedömning av måluppfyllelsen. Det finns därmed en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Utformningen av mål behöver enligt vår bedömning utvecklas i såväl planeringssom uppföljningsarbetet. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2013 års utfall. Verksamhetsstatistik och kommentarer lämnas för de olika områdena. Med tanke på en budget om drygt 1,5 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet i huvudsak har fungerat väl även om det varit skillnader mellan månaderna under året. Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Ett antal kontroller uppvisar goda resultat, vilket också påvisas i jämförelsen mot föregående år. Uppvisar kontrollerna en låg risk med väl fungerande rutiner kan de med fördel tas bort och ersättas med mer riskfyllda moment. Halmstads kommun 1 av 8
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse för 2014. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem, grundsärskola, Komtek, Kulturskolan och Kärnhuset. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2014 har således valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av s verksamhetsplan 2014-2016 och verksamhetsberättelse 2014, liksom Planeringsdirektiv med budget 2014-2016 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningschef, kvalitets- Halmstads kommun 2 av 8
och utvecklingschef, ekonomichef och enhetschef (redovisning). Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gånga året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås eller inte uppnås. Vidare ska nämnden beskriva vilka åtgärder som krävs i det fall målet inte uppnåtts. I s verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkritiserade mål inom olika målområden enligt nedan: Barn och utbildning Demokrati och dialog Näringsliv och arbetsmarknad Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra För varje konkretiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål med tillhörande aktiviteter och mätetal, totalt sett 14 mål. Av de konkretiserade målen bedömer nämnden att åtta har nåtts/kommer att nås och fem bedöms osäkra och ett mål bedöms ej. För 2014 års målbedömning är riktlinjer från stadskontoret att målen inte ska bedömas som osäkra (gul). Målen är till största delen kommenterade per skolområde/verksamhet. Till detta redovisas en av kommunfullmäktiges övriga prioriteringar samt nämndens/styrelsens verksamhetsmål. För verksamhetsmålen bedöms två som osäkra och två bedöms inte. Kulturskolan redovisar fyra mål där bedömningen är att samtliga har nåtts/kommer att nås. Bedömning För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. Det gäller även nämndens prioriteringar. För vissa av målen finns inget målvärde eller utfall redovisat men det görs ändå en helhetsbedömning av måluppfyllelsen. Det finns därmed en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Vidare används osäker bedömning trots att det i anvisningar från Stadskontoret står att detta inte ska göras. Utformningen av mål behöver enligt vår bedömning utvecklas i såväl planeringssom uppföljningsarbetet. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Halmstads kommun 4 av 8
3.2. Driftredovisning s resultat, är liksom budget, fördelat på två verksamheter: dels verksamhet Grundskola/Barnomsorg och dels verksamhet Kulturskolan. Verksamheten grundskola/barnomsorg redovisar en negativ budgetavvikelse på 3,7 mnkr (- 8 mnkr). Kulturskolan redovisar en positiv avvikelse mot budget på 0,7 mnkr. Totalt för redovisas således ett underskott i förhållande till budget om 2,9 mnkr enligt nedan: Verksamhet, mnkr netto Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014 Utfall 2014 Budgetavv 2014 Grundskola/barnomsorg 1 341,4 1 412,8 1 480,5 1 530,0 1 533,7 3,7 Kulturskolan 17,7 19,8 21,1 22,2 21,5 0,7 Summa 1 359,1 1 432,6 1 501,7 1 552,2 1 555,2 2,9 Grundskola/barnomsorg, nettokostnaderna för 2014 uppgår till 1 533,7 mnkr, vilket är en ökning med 4 % jämfört med 2013. Inför verksamhetsåret 2014 utökades budgetramen med 5 mnkr till förskolan för minskade barngrupper. Intäkterna avviker med + 14,7 mnkr mot föregående år och + 20 mnkr mot budget. Ökningen mot budget beror på högre statsbidragsintäkter från Migrationsverket. Det beror även på ökade intäkter från projekt och lönebidrag, samt att barnomsorgsavgifterna har ökat vilket beror på fler barn i förskolan och skolbarnsomsorgen. Lönekostnaderna har totalt ökat med cirka 3,0 % jämfört med 2013 vilket beror på avtalsmässiga löneökningar samt en personalökning på 41 årsarbetare. Avvikelsen på - 13,4 mnkr mot budget beror främst på att verksamheten har haft fler barn i förskolan och skolbarnsomsorgen vilket leder till mer personal. Underskottet beror även på kostnadsökningar för särskilda undervisningsgrupper, kostnader för stödresurser samt svårigheter att anpassa bemanningen i mindre grundskolor. Övriga kostnader avviker mot budget med -9,6 mnkr. Avvikelsen beror främst på ett ökat antal barn och elever. Avvikelsen beror även på beviljade projekt. Redovisningen av de olika verksamheterna visar att skolområdena avviker positivt mot budget med 6,4 mnkr. Fristående verksamhet redovisar en budgetavvikelse på +6,2 mnkr. Centrala objekt uppvisade en avvikelse på -17,3 mnkr (-4,3 mnkr). Den största negativa posten uppvisar Buffert 19,6 mnkr vilken avser barn och elevpeng som är utfördelad till verksamheten för fler barn och elever än budgeterat. Fastighetskostnaderna avviker med -1,4 mnkr och skolskjutsning +3,3 mnkr. Halmstads kommun 5 av 8
Kulturskolan redovisar en positiv avvikelse mot budget med 0,7 mnkr. Intäkterna avviker med +0,2 mnkr och beror främst på försäljning av personaltjänster. Personalkostnaderna avviker med +0,6 mnkr och lokalkostnader med -0,2 mnkr. Bedömning Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2013 års utfall. Verksamhetsstatistik och kommentarer lämnas för de olika områdena. Nämnden har inför 2014 fått särskilda medel till förskolan, någon redovisning avseende vilket resultat dessa inneburit sker inte på ett tydligt sätt. Vi bedömer inte att personaltätheten inom förskolan har ökat trots riktad satsning under året, nivån är ungefär densamma som för 2013 dvs 17,4 barn per avdelning. 3.3. Investeringsredovisning Barn och ungdomsnämndens investeringsbudget för 2014 uppgick till 14,5 mnkr inkl. ombudgeteringar från 2013. Totalt uppgick investeringsutgifterna till 13 mnkr (12,7 mnkr). Av årets planerade investeringar har således 90 % (60 %) genomförts. Avvikelsen på 1,5 på att inventarieanskaffningar för bland annat Åledsskolan och Söndrumsskolan kommer att göras först 2015 (+2,1 mnkr). Fler förskoleavdelningar än tilldelade budgetmedel enligt kommunfullmäktiges fastställda ram bidrar negativt med en avvikelse på 0,7 mkr. Bedömning Vi bedömer att investeringsredovisningen i allt väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet -3 mnkr och -8 mnkr. Inledningsvis under året prognostiserade nämnden underskott på -3 mnkr. Avvikelsen mot budget beror på ökade lönekostnader på grund av fler barn i förskola och skola. Vidare beskrivs att ökade intäkter har erhållits från Migrationsverket. I delårsbokslutet reviderade nämnden prognosen till -8 mnkr, med anledning av ökade personalkostnader för fler barn inom förskolan och skolbarnomsorgen samt ökade lokalkostnader. Prognosen i december var -6 mnkr och utfallet 3,7 mnkr, där skillnaden främst beror på ökade intäkter/bidrag som inte var kända i december. Bedömning Med tanke på en budget om drygt 1,55 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet i huvudsak har fungerat väl även om det varit skillnader mellan månaderna under året. Halmstads kommun 6 av 8
3.5. Intern kontroll har för 2014 antagit en plan avseende intern kontroll. Planen uppdelad på ekonomi, HR/medarbetare och utveckling och kvalitet. Det rör sig om sammanlagt 29 olika rutiner/system som ska kontrolleras med en viss frekvens. Vi har tagit del av den slutrapport som redovisats för. Rapporten lämnar uppgifter om avvikelser inklusive eventuell orsak, jämförelse med föregående år och bedömning av efterlevnad. Samtliga 29 kontrollmoment uppges vara genomförda och i sju fall redovisas avvikelser mot kontrollmomenten. I de fall där avvikelser redovisas har förslag på åtgärder till viss del redovisats. Bedömning Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Vi anser att den redovisning som är kopplat till respektive kontrollmoment i ett antal fall inte överensstämmer med nämndens bedömning av avvikelser. Vi anser att redovisningen kan utvecklas avseende åtgärdsförslag vid uppkomna avvikelser. Ett antal kontroller uppvisar goda resultat, vilket också påvisas i jämförelsen mot föregående år. Uppvisar kontrollerna en låg risk med väl fungerande rutiner kan de med fördel tas bort och ersättas med mer riskfyllda moment. 3.6. Framtid/utmaningar Digitala kompetenser i alla barn och elevers lärprocesser Utmaningen handlar om både digitala verktyg samt att utveckla det digitala lärandet. Ett lärande som ger ytterligare förutsättningar för barn och elever att ta nästa steg för ökad måluppfyllese. Utmaningen som Halmstad kommun och barnoch ungdomsnämnden står inför är att kunna ge varje elev möjlighet att arbeta med ett eget digitalt verktyg samt att all personal ges möjlighet att kompetensutveckla sig utifrån framtidens lärande. Befolkningstillväxt skapar behov av nya lokaler och mer personal Kommunens invånarantal växer. Det är en kraftig ökning av barn/elever 2016-2018 samt en svårprognostiserad flyktingmigration. Antalet förskoleplatser ökar under perioden, med särskilt fokus på de centrala delarna av kommunen, vilket också kommer leda till behov av nya skolor. Nyanlända Enligt Migrationsverkets beräkningar kommer fler än 80 000 personer att söka asyl i Sverige under 2015. Många personer som redan fått uppehållstillstånd väntar på en kommunplacering. Det nationella regelverket gällande Migrationsverkets rätt att anvisa flyktingar till kommuner påverkar Halmstads kommun. Detta innebär att det kommer krävas mer personal, fler lokaler samt fördjupad kompetens Halmstads kommun 7 av 8
2015-03-05 Carl-Magnus Stenehav Projektledare/uppdragsledare Halmstads kommun 8 av 8