TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Barn- och utbildningsförvaltningen 2013-05-06 Dnr: 2013/483-UAN-610 Stefan Zangelin - as305 E-post: stefan.zangelin@vasteras.se Kopia till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Beslut - Upphandling landsbygdens skolskjuts Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar enligt något av alternativen nedan: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att uppdra åt Samtrafik att genomföra upphandling av landsbygdens skolskjuts. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att uppdra åt Kollektivtrafikmyndigheten att utföra landsbygdens skolskjuts. Ärendebeskrivning Landsbygdens skolskjuts upphandlades under 2003 och avtal tecknades med 2 entreprenörer för perioden 2004-2014. Från höstterminen 2014 behöver nya avtal för landsbygdens skolskjuts vara klara. Det finns 2 tillvägagångssätt för att anordna skolskjutsen från höstterminen 2014. -Öppen upphandling enligt samma modell som tidigare år. -Kollektivtrafikmyndigheten tilldelas uppdraget att utföra landsbygdens skolskjuts. Bilagor Barnchecklista Upphandling landsbygdens skolskjuts Skolskjuts på landsbygden Skickad av: Fredrik Blomqvist
TJÄNSTESKRIVELSE 1 130501 Stefan Zangelin stefan.zangelin@vasteras.se 021-391077 Skolskjuts på landsbygden Nuläge Landsbygdens skolskjuts upphandlades under 2003 och avtal tecknades med 2 entreprenörer för perioden 2004-2014. Från höstterminen 2014 behöver nya avtal för landsbygdens skolskjuts vara klara. Skolskjutsen för landsbygden upphandlades av kommunen med start av trafik 2004. Avtalet överläts på Samtrafik som idag har det. I första hand är det Samtrafik som sköter kontakterna med bussbolagen. Kommunens handläggare för dock också dialog med bussbolagen i vissa frågor. Kommunens handläggare hanterar myndighetsutövningen av skolskjuts, beviljar skolskjuts och registrerar in dessa i Samtrafiks datasystem Websolen. Från 1 juli 2013 ska kommunens handläggare även använda detta system som ärendehanteringssystem då Procapita stängs. Samtrafik drar ut listor över beviljade skolskjutstillstånd fördelade per skola och förser bussbolagen med dessa listor. Bussbolagen lägger rutterna och utför skolskjutsen. Kommunens handläggare ansvarar för de skolskjutshållplatser som finns utplacerade över kommunens område. Hållplatserna placeras i samråd med bussbolagen och utifrån trafiksäkerhetsaspekter. Utförandet av skolskjutsen fungerar i dagsläget bra. Öppen upphandling Öppen upphandling enligt liknande modell som tidigare år kan utföras av kommunen eller Samtrafik. Vid en öppen upphandling finns möjlighet för samtliga intresserade aktörer att lämna anbud. En upphandling kan göras för en kortare eller längre avtalstidsperiod. En kortare avtalsperiod, exempelvis 3 år, medför att det finns möjlighet att inom en nära framtid genomföra en ny upphandling och justera de krav och villkor som ställs på entreprenören. Vid en kortare period är det möjligt att medge entreprenören att använda sig av äldre fordon som uppfyller de krav som ställdes i tidigare upphandling. Det skapar en förutsättning för ett bra pris från entreprenörer som har sådana fordon vilka troligen redan är avskrivna. Vid en
VÄSTERÅS STAD 2 längre avtalsperiod bör kravställas om nya bussar som uppfyller nya miljöoch säkerhetskrav. Avtalsperioden bör då omfatta cirka 7 år för att entreprenören ska kunna skriva av fordonen under avtalsperioden. Det är möjligt att som tidigare uppdra åt bussbolagen att lägga rutterna eller att använda rutter föreslagna i slutrapporten från Merkoll. Det finns även möjlighet att kommunen eller Samtrafik skapar rutter i ett nytt ruttoptimeringsprogram, om sådant köps in. Det är kort om tid för att hinna färdigställa ett fullgott förfrågningsunderlag och genomföra upphandling, vilket talar för att upphandling görs för en kortare tidsperiod. Upphandling bör därför om det alternativet väljs påbörjas snarast. Om någon aktör överklagar kan det leda till långdragen och kostsam domstolsprocess därför bör en upphandling genomföras med stor noggrannhet. Skolskjutsen genomförs enligt de kriterier och pris som fastställts i avtal med upphandlingen som grund. Kommunen eller Samtrafik kan föra direkt dialog med entreprenörer om skolskjutsens utförande. Vid den här formen av avtal har kommunen god styrningsmöjlighet över skolskjutsens utförande. Det finns upparbetade rutiner för samarbete mellan aktörerna enligt detta upplägg. Vid nya entreprenörer kan nya samarbetsformer behöva upprättas. Skolskjuts via Kollektivtrafikmyndigheten Kommunen kan välja att beställa landsbygdens skolskjuts av Kollektivtrafikmyndigheten. Kollektivtrafikmyndigheten får enligt 2:12 Kollektivtrafiklagen samordna kommunens persontransporttjänster. Kollektivtrafikmyndigheten avser att vid ett sådant alternativ, tilldela sitt eget åkeri Västmanlands lokaltrafik att utföra transporterna. De beräknas köra cirka 10% i egen regi och upphandlar resterande inom ramavtal. De ramavtal som Kollektivtrafikmyndigheten tecknar är 2+1+1 år. Det innebär att det är de aktörer som tecknat ramavtal med Västmanlands lokaltrafik som kan lägga anbud på skolskjutstrafiken. Upphandling inom ramavtal kan ske för kortare eller längre perioder. En upphandling inom ramavtal kan även sträcka sig längre än själva ramavtalet. Samma relation gäller som vid öppen upphandling att pris sannolikt påverkas av vilka krav som ställs på fordon och avtalens längd. Västmanlands lokaltrafik avser inte att konkurrera med entreprenörer. Västmanlands lokaltrafik utför upphandlingen inom Ramavtalet men kommunen är part i avtalet. Kommunen är ansvarig för och utför myndighetsutövningen gällande skolskjuts. Kommunen har en representant som i en styrgrupp för dialog med Västmanlands lokaltrafik, deltar i upphandlingsarbetet och planeringen av skolskjutsen. Juridiskt menar jurist vid Sveriges Kommuner och Landsting att: RKM kan inte ansvara för skolskjutsarna. Man kan däremot argumentera för att RKM efter överenskommelse med kommun själv kan utföra skolskjutsarna. Argumentet bygger bl.a. på att RKM enligt 2:12 kollektivtrafiklagen får samordna kommuns persontransporttjänster. Det är alltså argumenterbart
VÄSTERÅS STAD 3 men enligt min mening alls inte säkert att det skulle hålla vid domstolsprövning av den upphandlingsfråga som uppstår. Fördelen med att Västmanlands lokaltrafik med underentreprenörer utför landsbygdens skolskjuts är att det blir en god samordning med den allmänna kollektivtrafiken. Därmed undviks onödig tomkörning och att det körs både en skolskjutsbuss och en allmän kollektivtrafikbuss på samma sträcka i princip samtidigt. Västmanlands lokaltrafik har stor erfarenhet av att planera för busstrafik. Nya samarbetsformer ska skapas mellan Västmanlands lokaltrafik och kommunen i form av en styrgrupp. Västmanlands lokaltrafik önskar ett nära samarbete med kommunen. Det finns frågor om exempelvis kommunens inflytande över skolskjutsen, ansvarsfördelning mellan aktörer och dataöverföring som kan klarläggas inom ramen för styrgruppen. Övrigt Det ekonomiska utfallet är svårt att analysera vid båda alternativen. Det är beroende av de anbud som läggs och graden av samordning av rutter. För kund innebär de olika alternativen inga väsentliga skillnader. Det är privata aktörer som till hela eller större delen kommer att utföra skolskjutsen. I alternativet med Västmanlands lokaltrafik kan det hända att någon tur körs med VL buss om det är en fördel samordningsmässigt. Omvänt kan det inträffa att entreprenör kör någon sträcka av allmän kollektivtrafik i Västmanlands lokaltrafiks namn.