(6) Ägare/godkännare UL Mats Arvidsson/ PA Randi Hellgren Utfärdare PA Monika Rissanen Gäller fr.o.m. Utfärdad den 2009-07-02 Dokumenttyp Instruktion Innehållsförteckning: Syfte och mål... 2 Omfattning... 3 Definitioner... 2 4 Krisledningsansvar... 2 5 Central krishanteringsgrupp vid LiU... 2 6 Lokal krishanteringsgrupp... 4 7 Övrigt stöd... 5 8 Referenser... 6 Syfte och mål Syftet med krisledning vid Linköpings universitet (LiU) är dels att skapa handlingsberedskap för att kunna hantera uppkomna krissituationer samt säkerställa att återgång till löpande verksamhet sker snarast möjligt, dels att utveckla rutiner för insatser vid allvarliga händelser av varierande omfattning. Vid LiU finns en central krishanteringsgrupp som är tillsatt av rektor vilken har ett särskilt ansvar för den övergripande krishantering. Målen för LiU:s krisledning är att: få en god överblick över händelsen och händelseutvecklingen samordna resurserna vid LiU ge stöd för de drabbade minimera skador och konsekvenser Krisledningen skall prioritera följande: att en sammanhållen ledning med tydlig rollfördelning snabbt kan etableras att samverkan med andra aktörer såväl inom som utanför LiU sker att lindra de konsekvenser som den inträffade krisen kan få för medarbetare, studenter, anhöriga och besökare att ge relevant information till medarbetare, studenter och anhöriga 2 Omfattning LiU:s krisorganisation är ett komplement till samhällets kris- och katastrofberedskap. Vid LiU finns en särskild central krishanteringsgrupp med ett tydligt övergripande uppdrag. Gruppen arbetar kontinuerligt för att var väl förberedd för att hantera uppkomna kriser. Alla medarbetare och studenter förutsätts ta sitt ansvar vid akuta händelser och olyckor.
2(6) 3 Definitioner Allvarliga händelser Vid en allvarlig händelse aktiveras centrala krishanteringsgruppen genom dess chef eller dennes ställföreträdare. Med allvarliga händelser avses: en svår, oftast hastigt uppkommen situation med personella, materiella eller etiska och förtroendemässiga skador eller med överhängande fara för att skador kan uppstå. Exempel på allvarliga händelser är svårare olyckshändelser, allvarliga hot, gisslantagande, naturkatastrofer, brand, pandemi etc. Händelsen kräver omedelbara och samordnade åtgärder inom LiU i syfte att minimera konsekvenserna. Mindre olyckor Med mindre olyckor menas här materiella eller personella skador som endast påverkar driften inom den egna organisationen och som inte ingår i begreppet allvarlig händelse. Dessa olyckor hanteras på respektive institution/motsvarande. För mer information se dokumentet Krisberedskap vid LiU. 4 Krisledningsansvar Det är viktigt att i förväg slagit fast ledningsstrukturen på central och lokal nivå. Roller och uppgifter skall vara tydligt definierade och åtskilda från varandra för att undvika dubbelarbete. Vid en allvarlig händelse vid LiU aktiveras den centrala krishanteringsgruppen. I och med att den centrala krishanteringsgruppen aktiveras återtas temporärt normal delegation för drabbad institutions prefekt/motsvarande. Prefektens/motsvarandes uppgifter definieras därefter direkt av den centrala krishanteringsgruppens chef. Detta innebär i praktiken att prefekten/motsvarande kan ges såväl utökade som minskade befogenheter jämfört med normalsituationen. Prefekten/motsvarande agerar fortsättningsvis operativt genom den lokala krishanteringsgruppen (se nedan, rubrik 7). 5 Central krishanteringsgrupp vid LiU Centrala krishanteringsgruppens uppgift är att samordna universitetet åtgärder i samband med allvarliga händelser m.m. Organisation Den centrala krishanteringen är organiserad enligt följande. Arbetet leds av en särskild central krishanteringsgrupp vars chef är utsedd av rektor. Denne har två ersättare som i angiven ordning skall kunna träda in som chef för gruppen. Den ansvarige vars uppgift är att leda och fördela arbetet inom krishanteringsgruppen beslutar om gruppen i sin helhet eller delar av
3(6) densamma skall inkallas beroende på krisens karaktär. Chefen eller dennes ersättare ansvarar särskilt för att rektor kontinuerligt hålls underrättad. Chefen ansvarar dessutom för att gruppen får den utbildning som är adekvat för gruppens arbetsuppgifter och att gruppen regelbundet träffas i olika konstellationer för att genomföra övningar av olika slag. Därutöver skall sådana förberedelser vidtas som tillgodoser det behov av lokaler och utrustning som gruppen anses behöva för att genomföra sitt uppdrag. Vidare skall information om gruppens uppdrag ges inom universitetet så att institutioner och arbetsenheter är medvetna om gruppens arbetsuppgifter och möjligheter att ge stöd i de krissituationer som kan uppstå. Centrala krishanteringsgruppens utgörs av följande funktioner: Chef (sammankallande) Personalansvarig Studentansvarig Sekreterare Informationsansvarig Säkerhetsansvarig Analytiker Resursperson Rektor utser personer som skall ingå i centrala krishanteringsgruppen i ett särskilt beslut (se dokument Sammansätting av centrala krishanteringsgruppen ). För samtliga funktioner skall finnas två ersättare så att arbetet genom avlösningar kan pågå kontinuerligt. Dessutom kan gruppen kompletteras med prefekt/motsvarande för den institution/motsvarande inom universitetet där krisen uppstått. Uppgifter för den centrala krishanteringsguppen Gruppen är ett ledningsorgan med beslutsmandat och handlägger frågor rörande: ramar för arbetet övergripande inriktning och prioritering informationsåtgärder, såväl internt som externt åtgärder som innebär avsevärda personella, materiella eller ekonomiska åtaganden tillfälliga avvikelser från policys återställande och återuppbyggnadsfrågor Gruppen samverkar direkt med: räddningstjänsten polismyndigheten andra statliga myndigheter kommuner Kommuners grupp för psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) religiösa samfund
4(6) Gruppen ansvarar för: att etablera samband med den lokala krishanteringsgruppen att rektor omgående informeras om att centrala krishanteringsgruppen aktiverats och hålls kontinuerligt informerad att informera berörd fakultet och studentkår vid kriser där studenter drabbas Gruppen ansvarar också att ta fram faktaunderlag, göra lägesuppföljning och analysera den händelse som har inträffat. Dessutom skall nödvändiga mediakontakter tas och relevant intern samt externa information utformas. Gruppen hanterar även frågor som rör personal och deras anhöriga. Förberedelser Förberedelser för att kunna förbereda den centrala krishanteringsgruppen operativa arbete skall omfatta följande moment: upprätta detaljplaner för händelser av allvarlig art förbereda lokaler och samband ge gruppen kännedom om samhällets aktörer inom räddningstjänst genomför regelbundna övningar 6 Lokal krishanteringsgrupp En lokal krishanteringsgrupp skall finnas vid varje institution/motsvarande. Den lokala krishanteringsgruppen utses och leds av prefekt/ motsvarande och består därutöver av de personer som denne anser lämpliga. Prefekt/motsvarande ansvarar dessutom för att gruppen får den utbildning som är adekvat för gruppens arbetsuppgifter. Prefekten/motsvarande ansvar också för att chefer vid arbetsstället känner till rutinerna för krishantering och har kunskap om att hantera krisen. Oservera att kontakter med massmedia hanteras via chefen för den centrala krishanteringsgruppen. Uppgifter för lokal krishanteringsgrupp Är ett lokalt organ som ansvarar för att: hantera händelser internt vid institutionen dvs hantera ett plötsligt sjukdomsfall, till exempel en hjärtinfarkt, eller en kraftig blödning så att den drabbade blir omhändertagen till dess sjukvården kan ta över behandlingen samverka vid allvarliga händelser med den centrala krishanteringsgruppen genomföra det uppdrag som ges av den centrala krishanteringsgruppen leda universitetets verksamhet på händelseplatsen vid de tillfällen då den centrala krishanteringsguppen ej tagit ansvar
5(6) samverka med räddningstjänst, polis och sjukvård på händelseplatsen ansvara för information efter behov till pågående verksamhet Lokala förberedelser omfattar följande: att ha kännedom om olika funktioner och organisationer som kan vara ett stöd vid en krissituation ex personalavdelning, företagshälsovård, studenthälsa och religiösa samfund att se till att medarbetarna känner till de eventuella risker som finns i arbetet och hur första hjälpen och krishantering är organiserad på institutionen/motsvarande grundläggande beredskap och rutiner för krisstöd, se dokument Krisberedskap vid LiU upprätta lista med aktuella telefonnummer till de anställdas anhöriga under dagtid samt säkra rutiner för att revidera anhörigkontakterna se till att det finns tillräckligt antal anställda som är utbildade i första hjälpen och hjärtlungräddning på arbetsplatsen anslå de uppgifter som anges på skylt Första hjälpen 2 ombesörja att det finns förbandsutrustning Prefekten ansvarar dessutom för att funktionskontroller görs av ögon- och nödduschar och att det finns tillgång till antidoter (motgifter) mot vissa kemiska ämnen, t ex fluorvätesyra, fenol. Prefekten/motsvarande ansvarar för att upprätta en checklista (en beredskapsplan) innehållande uppgiftsfördelning. Som stöd i det lokala arbetet skall det finns en checklista som kan användas under krisarbetet, se dokument Checklista för den lokala krishanteringsgruppen. Centrala checklistor finns även inom olika riskområden såsom: Brand och utrymning Bombhot och gisslantagande Upptäckt av inbrott Utsläpp med risk för miljöpåverkan Hot och våld Dödsfall Dessa checklistor skall ses som stöd för den egna institutionen/ motsvarande, men behöver anpassas till den egna verksamheten och dess behov. 7 Övrigt stöd För att den centrala krishanteringsgruppen skall kunna hantera sitt uppdrag vid krissituationen kan ytterligare stödresurser behövas användas. Exempel på sådant stöd är företagshälsovård, studenthälsa, religiösa samfund och arbetskamrater. Därtill kommer det stöd som kan erhållas från olika samhällsinstitutioner. I vissa sammanhang kommer stöd från universitetets juristfunktion att vara nödvändigt. Vidare måste personer med tillgång till universitetets personaladministrativa system och LADOK finnas tillgängliga.
6(6) 8 Referenser Arbetsmiljölagen AFS 200: (Systematisk arbetsmiljöarbete, ändrad enligt 2003:4) AFS 999:7 (Första hjälpen och krisstöd) Krisberedskap vid LiU Sammansätting av centrala krishanteringsgruppen vid LiU Checklista för den lokala krishanteringsgruppen