Dokumenttyp Styrdokument Funktion Leda och organisera Dokumentnummer 24-222-001 Skapat 2011-04-27 Beslutas av Styrelsen Dokumentnamn Ersättningspolicy Senast genomgånget 2012-03-30 Fastställs Senast sakliga ändring 2012-03-30 Dokumentansvarig VD Senast fastställd 2012-03-30 Ansvaret delegerat till CO Sammanfattning av dokumentets innehåll Beskrivning av de bestämmelser som gäller när rörliga ersättningar utgår till de anställda Syfte med dokumentet Anger principer för hur ersättningar ska fastställas, policyn tillämpas och följas upp. Dessutom skall anställda som kan påverka företagets risknivå identifieras Lagrum, allmänt råd eller liknande FFFS 2011:2 Dokumentet vänder sig till Anställda Informationsansvarig VD Information ges till Anställda 1. Linjen: Ansvarig för dokumentets efterlevnad VD Periodicitet för information Dokumentets efterlevnad skall ske på följande sätt Säkerställa att policyn efterlevs vid löneförhandlingar Resultat av uppföljning skall rapporteras till Styrelsen 2. Linjen CO Resultat av uppföljning skall rapporteras till Styrelsen 3. Linjen Internrevisor Resultat av uppföljning skall rapporteras till VD, Styrelsen Tidpunkt för information Inför löneförhandlingar Periodicitet för efterlevnadskontroll Tidpunkt för rapportering Periodicitet för efterlevnadskontroll Tidpunkt för rapportering Bokslutsmöte Periodicitet för efterlevnadskontroll Tidpunkt för rapportering Vid bokslut eller vid bristande efterlevnad Andra dokument som påverkar detta dokument St Policy etik och moral, VD Personalpolicy, St Instruktion hantering av intressekonflikt Andra dokument som påverkas av detta dokument Andra dokument som är underordnade detta dokument Övrigt
Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte och omfattning... 3 Generella principer... 3 Fast ersättning... 3 Rörlig ersättning till övriga anställda... 3 Ersättningsutskott och beredning av ersättningsfrågor... 4 Ersättning till VD... 4 Ersättning till anställda i ledande position... 4 Övriga ersättningar och förmåner... 4 Information till anställda... 4 Beslutsgång och offentliggörande... 4 Bilaga 1... 5 Riskanalys... 5 Beredning och beslut... 5 Ersättningsmodell och kriterier för ersättningar... 5 Bilaga 2... 6 Under räkenskapsåret 2011 kostnadsförda totalbelopp för ersättningar:... 6 Bilaga 3... 7 Identifiering av riskpersoner... 7 2
3 Inledning Denna ersättningspolicy gäller för samtliga anställda inom Länsförsäkringar. Bolaget skall ha en ersättningspolicy, som dels är förenlig med och främjar en effektiv riskhantering, dels inte uppmuntrar till ett överdrivet risktagande. Syfte och omfattning Syftet med denna policy är att för Länsförsäkringar Norrbotten ange principer för hur ersättningar ska fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt hur anställda som kan påverka företagets risknivå definieras. Policyn gäller för alla anställda inom Länsförsäkringar Norrbotten, men tar särskilt sikte på VD och anställda i ledande position (chefer direkt underställda VD) och omfattar alla ersättningar och förmåner inom ramen för anställningen. Generella principer Anställda inom Länsförsäkringar Norrbotten ska ha marknadsmässiga anställningsvillkor. De totala ersättningarna ska därigenom vara i nivå med branschen på den geografiska marknad där bolaget är verksamt. Utformning av och nivå på ersättningar ska harmoniera med bolagets värderingar, det vill säga vara rimliga, präglade av måttfullhet och väl avvägda, bidra till en god etik och organisationskultur samt präglas av öppenhet och transparens. Principerna för ersättning till anställda inom Länsförsäkringar Norrbotten ska inte diskriminera på basis av kön, etnisk bakgrund, ålder, funktionshinder eller någon annan faktor. Ambitionen är att ersättningsmodellen ska vara så homogen som möjligt inom bolaget Fast ersättning Basen i ersättningsmodellen ska utgöras av fast ersättning, det vill säga fast kontant månadslön. Den fasta ersättningen ska vara på rätt nivå för att attrahera och behålla rätt kompetens och ska sättas individuellt på en nivå med en tydlig koppling till anställdas arbete och prestation samt följa gällande kollektivavtal. Rörlig ersättning till övriga anställda Rörlig ersättning får endast utgå i form av provisionslön till personal med försäljning som huvuduppgift och skall regleras i lokala kollektivavtal. Inom bolaget finns lokala kollektivavtal med provisionslön för privatsäljare, lantbrukssäljare, företagssäljare och livsäljare. I det fall ersättning skall utgå baserat på aktivitet, t ex besöksersättning för banksäljare, så skall det regleras i lokalt kollektivavtal. Vid tillfälliga kampanjer kan rörligt ersättning utgå utan grund i avtal, t ex styckeersättning för sålda villaförsäkringar. Vid tecknande av kollektivavtal skall eventuella risker för intressekonflikter beaktas.
4 Ersättningsutskott och beredning av ersättningsfrågor Styrelsen för Länsförsäkringar Norrbotten ska inom sig utse ett ersättningsutskott med uppgift att ansvara för att bereda väsentliga ersättnings Ersättning till VD Ingen rörlig ersättning skall utgå till VD. Ersättning till VD beslutas av styrelsens ersättningsutskott. Ersättning till anställda i ledande position Ingen rörlig ersättning skall utgå till anställda i ledande position. Principer för ersättning och andra anställningsvillkor skall beredas av ersättningsutskottet, behandlas i styrelsen och fastställas av bolagsstämman. Styrelsen delegerar till VD att besluta om nivå för ersättningar till anställda i ledande position. Övriga ersättningar och förmåner Länsförsäkringar Norrbotten kan, utöver kontant ersättning, erbjuda anställda förmåner t ex i form av rabatter på bolagets produkter, bilförmån, kollektivavtalad lunchförmån samt i form av hälso- och friskvård. Pensions- och avgångsvillkor följer av kollektivavtal. Länsförsäkringar Norrbotten kan inom ramen för av bolagsstämman fastställda principer för ersättningar, avtala om särskilda pensions- och avgångsvillkor. Information till anställda Alla anställda ska informeras om vilka kriterier som styr deras ersättning och om hur deras resultat bedöms. Sådan information liksom information om ersättningspolicyns innehåll i övrigt ska publiceras på Länsförsäkringar Norrbottens intranät. Beslutsgång och offentliggörande Beslut om denna policy skall föregås av riskanalys (bilaga 1) för att identifiera vem som kan påverka bolagets risknivå. Likaså skall information ges över hur mycket som utbetalats i fast och rörlig lön till anställda i ledande positioner, riskpersoner samt övriga anställda. Senast i samband med att årsredovisningen fastställs av bolagsstämman ska en redogörelse för företagets ersättningar offentliggöras. Redogörelsen ska läggas som en bilaga till årsredovisningen eller publiceras på Länsförsäkringar Norrbottens webbplats och finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet.
2012-03-23 Bilaga 1 Bilaga 1 Riskanalys Redogörelse för Länsförsäkringar Norrbottens ersättningar till anställda under 2010 Redovisas i bolagets årsredovisning eller på företagets hemsida www.lfnorrbotten.se Enligt Finansinspektionens allmänna råd FFFS 2011:2 bör en redogörelse för företagets ersättningar lämnas i samband med att årsredovisningen fastställs. Beredning och beslut Compliance manager har ansvarat för beredning och framtagande av bolagets ersättningspolicy. Policyn har fastställts av bolagets styrelse 2012-03-30. Ersättningsmodell och kriterier för ersättningar Utgångspunkten för ersättningsmodellen är att den ska bidra till att skapa goda förutsättningar för Länsförsäkringar Norrbotten att på ett tillfredsställande sätt utföra sitt uppdrag från ägarna. Ersättningsmodellen ska stimulera till goda prestationer och bidra till att göra bolaget till en attraktiv arbetsgivare som kan konkurrera om rätt kompetens på markanden. Ersättningsmodellen ska vara förenlig med och främja en sund och effektiv riskhantering och inte uppmuntra till ett överdrivet risktagande eller motverka bolagets långsiktiga intressen. Basen i ersättningsmodellen ska utgöras av fast ersättning. Den fasta ersättningen ska vara på rätt nivå för att attrahera och behålla rätt kompetens och ska sättas individuellt på en nivå med en tydlig koppling till anställdas arbete och prestation. Provisionsbaserad ersättning kan utgå till säljande personal. Provisionsbaserad ersättning regleras i lokalt kollektivavtal. Bolaget kan, utöver kontant ersättning, erbjuda anställda förmåner t ex i form av rabatter på Bolagets produkter, bilförmån, lunchförmån samt i form av hälsa och friskvård. Pensions- och avgångsvillkor följer av kollektivavtal. Bolaget kan inom ramen för av bolagsstämman fastställda principer för ersättning till ledande befattningshavare, avtala om särskilda pensions- och avgångsvillkor. Om rörlig ersättning utbetalas till anställda som i tjänsten utövar eller kan utöva ett inte oväsentligt inflytande på företagets risknivå utbetalas 60 % av målrelaterad ersättning först efter tre år. Styrelsen kan besluta att ersättning vars utbetalning har skjutits upp ska falla bort helt eller delvis om det i efterhand visar sig att kriterierna för att den målrelaterade ersättningen ska utfalla, inte var uppfyllda.
2012-03-23 Bilaga 2 Bilaga 2 Under räkenskapsåret 2011 kostnadsförda totalbelopp för ersättningar: Fast ersättning Mkr Rörlig ersättning Mkr Antal personer fast ersättning Antal personer rörlig ersättning Anställda i ledande positioner 7,1 0 8 0 Övriga anställda som kan påverka 1,9 0 5 0 Övriga anställda 24,2 0 65 0 Totalt 33,2 0 78 0 Samtliga ovan redovisade kostnadsförda ersättningar är intjänade under räkenskapsåret 2011 och utbetalades under 2011. Under räkenskapsåret 2010 intjänade och under räkenskapsåret 2010 utbetalda ersättningar uppgår till 32,2 Mkr. Inga ackumulerade utestående uppskjutna ersättningar föreligger. Avgångsvederlag utöver kollektivavtal har inte utbetalats under 2011.
2012-03-22 Bilaga 3 Antal Bilaga 3 Identifiering av riskpersoner Personalkategorier Funktion / Befattning Arbetsuppgifter / uppdrag På vilket sätt den anställde om så är fallet utövar, eller kan utöva, ett inte oväsentligt inflytande på företagets risknivå 1 VD VD VD-position innebär påverkan på alla beslut och risker. 1 Chef Privatmarknad Ingår i Ansvar för Sakförsäkring. Är även överordnad chef Bank och chef Piteå 1 Chef Ekonomi och administration Ingår i Ansvar för Ekonomi, IT, Informationssäkerhet, Säkerhet 1 Chef Bank Ingår i Ansvar för Bankaffären. 1 Chef Piteå Ingår i Ansvar för Sak och Bank Piteå 1 Chef Företagsmarknad Ingår i Beslutar om Livaffären, Företagsförsäkring. 1 Chef Skador Ingår i Deltar vid kreditbeslut som fattas av Skador 1 Controller Ingår i Rapporteringsansvar 1 Inköpare Tecknar avtal med leverantörer avseende skador 1 Utredare Utreder oklara försäkringsärende och vid misstanke om brott 1 Riskingenjör Besiktar, beräknar och rapporterar 2 Kreditkommitté Beslutar om krediter (exklusive chefer) Ledande position Försäkringsrisk Placerings risk Kredit risk Rörlig ersättning ja nej ja nej ja nej ja nej ja nej Beviljar krediter, främst skadeutbetalningar avseende sak Analyserar och rapporterar. Påverkar vilka leverantörer som ska reglerar skador Påverkar vilka skador som bolaget är ersättningsskyldig för Kan bevilja försäkringsrisker upp till 50 mkr. Beviljar bolån till företag och privatpersoner. Kreditrisk med begränsad risk med hänsyn till engagemangens storlek