Offensiv omvärldsbevakning En nödvändig ingrediens i kommuners styrning Står ni i begrepp att starta ett aktivt omvärldsarbete i er kommun eller har ni anledning att se över den omvärldsbevakning som redan sker? Då kan den här skriften vara till hjälp. Innehållet är skapat av personer som har egen erfarenhet inom området och som här presenterar viktiga kriterier för hur en offensiv omvärldsbevakning som är inkluderad i styrprocessen ska se ut. Skriften vänder sig framför allt till kommunledningar som behöver ett stöd i sitt arbete. SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET
Innehållsförteckning Inledning sid 3 Innehåll och användning sid 4 Att skapa en offensiv omvärldsbevakning sid 5 Förutsättningar för omvärldsbevakning sid 5 Ett viktigt perspektiv i den ordinarie budget- och styrprocessen sid 5 Engagerade ledare och nyckelpersoner sid 5 Engagerad medarbetare sid 5 Innehåll i omvärldsbevakning sid 6 Vad ska vi bevaka sid 6 Hur förstår vi det vi bevakar medvetenhet, syfte och utkik sid 7 Var ska vi hitta informationen sid 8 Förtroendevaldas och tjänstemäns behov av omvärldsbevakning sid 8 Hur och när ska omvärldsbevakning ske systematiken sid 9 Hinder och möjligheter för systematisk omvärldsbevakning sid 10 Slutord sid 11 Bilaga, deltagande kommuner sid 12
Inledning Att bevaka och analysera omvärlden, som kommunen är en del av, och försöka förstå framtiden kan kännas svårt men också inspirerande. Vi tolkar och ser vår omvärld på många olika sätt, vardagsbevakar gör vi dagligen utan att kanske medvetet analysera det vi observerar. Det finns många argument för att ta ett medvetet och samlat grepp kring området. Grundläggande är att vi genom en medveten omvärldsbevakning kan höja organisationens handlingsberedskap. Grundläggande är också att omvärldsbevakning och analys bidrar till dynamik och utveckling. Hur ser det ut i din kommun? Hur använder ni kommunens resurser jämfört med andra? Vilka viktiga frågor inom ditt ansvarsområde kommer inom den närmsta tiden behandlas av riksdag, regering eller EU? Finns kunskap om befolkningsförändringar? Vet ni vad som styr ungas val av utflyttning och inflyttning? Historien bakom det här projektets tillkomst var vetskapen om att omvärldsbevakning kan innebära nästan vad som helst och ofta har låg prioritet i många kommuner. Om vi med den här skriften kan bidra till att definiera och konkretisera vad som bör känneteckna en offensiv omvärldsbevakning som är integrerad i styrprocessen kan vi förhoppningsvis ge kommuner ett verktyg för att komma igång med det egna arbetet. Vinsterna för kommunen är många eftersom omvärldsbevakning bidrar till en helhetssyn på det kommunala uppdraget och påverkar de strategiska valen. En bra bevakning ger ett bredare beslutsunderlag och bidrar till en mer långsiktig hushållning. ökar utrymme för dialog, ökar lyhördheten och möjligheten att bättre ta tillvara medborgarnas och andra aktörers intressen. leder till ökad handlingsberedskap och framförhållning. Förutsättningar skapas för flexibilitet och förändring. bidrar till att förtroendevalda och medarbetare utvecklas och kommer att besitta mer kunskap. Omvärldsbevakningen ökar kreativiteten och lärandet samt påverkar inriktningen på verksamheten. bidrar till att visionen blir tydlig. bidrar till känslan av sammanhang. Vi vet helt enkelt varför ett beslut ser ut som det gör. 3
Innehåll och användning I mitten av mars träffades fyrtio personer från sjutton kommuner, en region, ett landsting och en intresseorganisation på ett arbetsseminarium för att identifiera och konkretisera framgångsfaktorer för vad som kännetecknar en offensiv omvärldsbevakning när den är integrerad i styrprocessen. Alla deltagare hade någon erfarenhet av att arbeta med omvärldsbevakning eller omvärldsanalys. Seminariet resulterade i en omfattande redovisning av framgångsfaktorer som senare förädlades av en mindre grupp deltagare. Följande rubriker och frågeställningar var utgångspunkt när vi diskuterade kännetecken för en offensiv omvärldsbevakning. Vilka förutsättningar måste råda eller skapas Beskriver bland annat engagemang. Vilka är nyckelpersoner i en kommuns omvärldsbevakning? Vad krävs för att engagera organisationens medlemmar? Beskriver även förmågan att integrera i styrprocesserna. Vad kännetecknar en organisation där omvärldsbevakning är integrerad i styrprocesserna. Vilka hinder och möjligheter känner vi till? Bevakningens innehåll Vad behöver vi veta? Har förtroendevalda och tjänstemän olika behov av information? Var hittar vi informationen? Systematiken i omvärldsbevakningen Vad kännetecknar en systematisk omvärldsbevakning? Vilka hinder och möjligheter känner vi till? Oavsett om ni avser att göra en översyn av redan existerande omvärldsarbete eller om ni står i begrepp att initiera och starta är det här materialet användbart. Det kan vara lämpligt att samla en grupp ansvariga inom kommunen och gå igenom sammanställningen som en checklista. Hur ser det ut hos er, vad finns och vad saknas? Vilka förändringar skulle ni behöva göra för att lägga grunden för en offensiv omvärldsbevakning? Utifrån detta material är det fullt möjligt att lägga upp en strategi i den egna kommunen. Det kan också vara lämpligt att bilda ett nätverk med andra som också bestämt sig för att utveckla kvalitén på omvärldsbevakning och analys. 4
Att skapa en offensiv omvärldsbevakning Förutsättningar för omvärldsbevakning Vi tror att vissa förutsättningar måste råda för att en kommun ska kunna bli framgångsrik med omvärldsbevakning och analys. Man kan också tänka sig att vissa förutsättningar måste skapas för att överhuvudtaget komma igång med omvärldsarbete där ansvarig ska utses och aktiviteter bestämmas. Ett viktigt perspektiv i den ordinarie budget- och styrprocessen Omvärldsanalysen är en del av budget- och styrprocessen. Den ska därför synas i styrdokument och uppdragsbeskrivningar genom att ansvar, tidplaner, hantering och relation till övriga delar av styrprocessen tydliggörs. Omvärldsbevakningen ska präglas av kontinuitet och långsiktighet. Resultatet i ska synas i planer och årsredovisningar i form av vad som påverkat kortsiktiga och långsiktiga ställningstaganden. Bevakning och analys ska vara ständigt återkommande i planeringsprocessen och stort engagemang behöver läggas på att kommunicera resultaten. Intranäten kan komplettera tryckt information. Engagerade ledare och nyckelpersoner För att skapa en offensiv omvärldsbevakning krävs engagerade människor. Några ska leda och initiera, några ska arbeta mer praktiskt och samordna. Nyckelpersoner är: Kommunledningen har ett totalt och kommunövergripande ansvar och ska genom sitt förhållningssätt ge omvärldsbevakning och analys legitimitet och status. Det innebär t ex att ledningen sanktionerar att omvärldsbevakningen initialt tar tid i anspråk (på sikt leder det säkert till hushållning med tid). Det kan även finnas nyckelpersoner som har ett direkt inflytande på ledningen t ex specialister och eldsjälar. Det är dock viktigt att betona ansvaret. Övriga roller/funktioner som är engagerade i omvärldsbevakning är chefer, ansvariga processledare, strateger och utredare, verksamhetsutvecklare, bibliotekarier, spindlar i nätet, vissa funktionspersoner. Vilka konkreta arbetsuppgifter var och en har när det gäller omvärldsbevakning och analys styrs av ansvar och uppdrag. En bibliotekarie kan t ex ha i uppdrag att förse organisationen med allmän nyhetsbevakning. En controller har kanske uppdrag att följa riksdag, regering och departement. Om omvärldsbevakningen ska bli framgångsrik styrs i hög grad hur tydligt vars och ens uppdrag är samt om resultatet av bevakningen tas omhand. Engagerad medarbetare Att skapa en offensiv omvärldsbevakning handlar också om att engagera alla organisationens medlemmar. Många behöver vardagsbevaka och det ska finnas tillräckligt med kontaktytor för att kommunicera. Legitimitet och status för att omvärldsbevaka är avgörande och grundläggande. Kommunledningens avsikt och budskap påverkar resultatet. Ledarnas förhållningssätt är avgörande för hur angelägen frågan blir för övriga i organisationen. 5
Omvärldsbevakning kan inte ses isolerat utan hela organisationskulturen behöver präglas av högt i tak, samarbete, kreativitet, omprövning, nyfikenhet och ifrågasättande. Ingen har facit på omvärlden, vi försöker hela tiden att förstå den. Omvärldsbevakningen ska kännetecknas av insikten att vi bygger en katedral och inte bär sten, dvs helheten är mer än delarna. Vi får inte förlora oss i detaljer. Identifiera legitimitetsbärarna/kulturbärarna som finns i varje organisation. Det är engagerade och nyfikna medarbetare som spanar och hela tiden förser organisationen med information. Lägg inte så mycket kraft på de "hopplösa" men de självklara behöver mycket stöd och legitimitet för att få med sig de potentiella. Hopplösa Potentiella kulturbärare De självklara kulturbärarna Vi behöver gemensamma och kända målbilder för att skapa engagemang för vad som ska omvärldsbevakas. Visionsarbetet kan ha en viktig roll. Vi behöver se nyttan av omvärldsbevakning genom t ex goda exempel. Omvärldsbevakning är svårt att räkna hem i en kalkyl. Ett sätt kan vara att analysera olika beslut som fattats för att se vad som påverkat ställningstaganden. Vi behöver inledningsvis ta en hel del tid i anspråk för att omvärldsbevakning och analys ska få sin rättmätiga plats i organisationen. Finns förståelse och sanktioner för det? Omvärldsbevakning är ett arbete som kan belönas genom morötter som utbildning och lön. Tillgång till mer information kan också vara en belöning. Fler forum för kommunikation och återkoppling ökar möjligheten till delaktighet och bekräftelse. Innehåll i omvärldsbevakning Innehållet i omvärldsbevakningen har vi beskrivit i fyra delar. Den första beskriver objekten, dvs vad vi ska bevaka. Det andra tar upp analysen, dvs hur vi förstår det vi bevakat. Det tredje beskriver var vi ska hitta den. Den fjärde kommenterar olika behov av omvärldsbevakning som kan finnas i organisationen. Vad ska vi bevaka Var och en som bevakar har ansvar för sin handlingsmiljö. Har jag ansvar för t ex vuxenutbildning behöver jag bevaka lagstiftning, nya pedagogiska rön, efterfrågan och arbetsmarknad. Är jag kommunchef och har ett övergripandeansvar är min handlingsmiljö bredare vilket måste styra bredden på bevakningen. Det finns etablerade verktyg för att strukturera omvärldsbevakning och analys. EPISTELM 1 är ett sådant som kan hjälpa oss att minimera risken för att glömma viktiga bevakningsområden/objekt. Resultatet från arbetsseminariet visade att EPISTELM var realistiskt även här, vi har kompletterat modellen där exempel saknats. 1 Verktyget är väl etablerat och används av organisationer som Kairos Futures. 6
EPISTELM definitioner Exempel på innehåll E = ekonomi och marknad P = politik I = institutioner och organisationer S = sociala förändringar och livsstilar T = teknik och vetenskap E = ekologi, miljö och hälsa L = lagstiftning M = media Finansvillkor, demografi, migration, tillväxt Demokrati, ansvarsutredning, migration, integration, tillväxt, arbetsmarknad och sysselsättning Myndigheter, forskningsorganisationer, EU Livsstil, välfärd, folkhälsa, kultur och kontext FoU, IT, kommunikationsteknologi Klimatförändringar, miljökrav, värderingar Även kommande lagstiftning, EU-lagstiftning Opinionsbildande media, granskande journalistik, attitydpåverkan Hur förstår vi det vi bevakar medvetenhet, syfte och utkik Analysen i omvärldsbevakningen är avgörande för hur användbart materialet ska bli i organisationen. Analysen hjälper oss att förstå och förhålla oss till det vi bevakat. För att underlätta omvärldsanalysen och få hjälp att ställa de viktiga frågorna kan vi utgå från ett tredimensionellt synsätt. Perspektiv Tid Plats i organisationen Den tredimensionella figuren antyder att vi alltid måste beakta många perspektiv när vi omvärldsbevakar och gör analyser. Betraktar jag t ex organisationen inifrån och ut eller utifrån och in? Bevakar jag själva organisationen, den närmaste eller hela omvärlden? Vi behöver också fundera över tidsperspektivet. Vill vi undanröja faror som lurar bakom hörnet eller söker vi utvecklingsmöjligheter på längre sikt. Det är också viktig att tänka på bevakarens plats och roll i organisationen. Oavsett var man befinner sig i bevakningsprocessen behöver man ställa sig frågan vilket syfte man har med just den bevakningen. I analysarbetet är det också viktigt att funder över är vad som är drivkrafterna bakom en viss utveckling. Vad är det som exempelvis har drivit på teknikutvecklingen av biogasbussar? Eller vad är det som har drivit på utvecklingen av en viss lagstiftning? Eller varför är arbetslösheten högre bland civilingenjörer i IT-branschen? Vår bild är att många samlar in omvärldsinformation men lägger allt för lite tid på analysen. Analysen ska hjälpa oss att skatta betydelsen av spaningen. Den ska också hjälpa oss att se spaningens betydelse i ett sammanhang. Vid analysarbetet behöver man fundera över hur resultatet ska spridas och användas. Syftet måste styra men spridning kan göras på många olika sätt, t ex: rapporter som t ex publiceras via intranät framtidsseminarier 7
nyhetsbrev information och diskussion på personalmöten När vi använt analysen så är den synlig i t ex: ägardirektiv vision, mål och strategier planering och uppföljning spelregler och policies Var ska vi hitta informationen Ett grundantagande är att information alltid finns, det gäller att synliggöra den. En stor del av informationen finns ofta redan internt och då handlar det om att ta hand om den på bästa sätt. Man kan sortera informationen utifrån hur brett eller smalt man söker den. Redovisningen här börjar med det breda och slutar med det smala perspektivet. Systematiska medborgarkontakter genom t ex brukarundersökningar och fokusgrupper Prat i vardagen. dvs., strukturerade samtal i den egna organisationen. Externa och interna nätverk i syfte att sprida information. Scanning. Man scannar av t ex förändrade kulturvärden genom att läsa rubriker, löpsedlar m m av ett tillräckligt stort antal skrifter för att försöka spåra någon ny trend. Studiebesök, vänortsarbete, internet, nyhetsbrev, litteratur. Massmedia Offentliga källor, FoU, myndigheter, EU Professionella källor typ informationsmäklare Förtroendevaldas och tjänstemäns behov av omvärldsbevakning Symbolerna betecknar politikerroll och tjänstemannaroll och hur vi kan resonera när det gäller behov av spaning. Politiker Tjänstemän Gemensam spaning men Vi tror att förtroendevalda och tjänstemän till viss del bör ha samma grund för sin omvärldsbevakning, men olika användning. Vi tror också att omvärldsbevakning bör paketeras olika beroende av vem som är uppdragsgivare. Vid sidan av den gemensamma omvärldsbevakningen använder förtroendevalda bevakning utifrån sina partiorganisationer och de värderingar som gäller där. Tjänstemän behöver komplettera med omvärldsbevakning som ger en fördjupning inom aktuellt verksamhetsområde. Förtroendevalda använder sin partiorganisation där värderingar påverkas. Tjänstemän använder spaning i sin praktiska dagliga verksamhet. 8
Hur och när ska omvärldsbevakning ske systematiken På samma sätt som budgetarbete, resultatredovisningar mm har en viss systematik vad gäller formkrav och periodicitet tror vi att stora delar av omvärldsbevakningen behöver ha det. Här ger vi vår syn på vad som behöver känneteckna omvärldsbevakning för att kunna säga att den har en viss systematik. När i tiden vissa saker bör ske, hur det ska göras och av vem beror helt och hållet på hur styrprocessen och uppdragen ser ut. Förutsättningen för att vi ska kunna tala om systematisk omvärldsbevakning är att den är medveten, beslutad, återkommande och välkänd i organisationens formella struktur. I organisationen ska den vara integrerad på så vis att det ska framgå vad bevakningen avser, när den ska göras, hur det ska göras och vem som ansvarar. Det ska finnas ett beskrivet ledningsansvar på alla nivåer. Det ska finnas strukturer för samordning och kommunikation. Omvärldsbevakningen ska ingå som en naturlig del av styrprocessen och bör också vara den inledande aktiviteten. Hur omvärldsbevakningen ska få koppling till planering och beslut ska framgå av styrdokumenten. Regelbundenheten är viktig, bevakning och analys utgöras av återkommande aktiviteter. Analysen är central, det är genom den lärande sker. Analysen skapar grunden för ställningstagande och handling. Ledande politiker och tjänstemän är drivande, vilket kommer att uppmuntra även bredare spaning. Exempelvis kan en mer samlad omvärldsbevakning och analys göras i ett visions- och strategiarbete, där ett antal viktiga indikatorer fastställs. Dessa indikatorer ska utgå från det som kan komma att påverka den egna verksamheten och är värt att hålla ett öga på, kan följas upp vid kvartal eller halvår. Det kan röra frågor om arbetsmarknadsläget, EU-beslut etc. En del väljer att lite friare beskriva verksamhetens omvärld i styrdokumenten. Nya modeller och begrepp behöver prövas och kommuniceras. Omvärldsbevakningen kräver sitt språk och sina verktyg. Det finns även behov av referenspunkter och nyckeltal för att kunna bedöma omvärldsbevakningen och för att kunna jämföra. Exempel på etablerade metoder: Scenarier används frekvent i omvärlds-och framtidsarbete och brukar definieras som osäkra men troliga framtidsbilder. Att diskutera kring olika scenarier öppnar för dialoger om framtiden och ökar öppenheten för att många olika saker kan inträffa. Prognoser är ett annat verktyg som bygger på sifferunderlag, t ex befolkningsprognos. Man kan mycket väl använda scenarier och prognoser i kombination inför ett ställningstagande. Traditionellt gör ofta kommuner flera prognoser, frågan är bara hur de tolkas och vilka som deltar i analysen. Generellt erfarenhetsutbyte kan vara ett okonventionellt sätt att byta världsbilder med varandra. Tänk er att alla ledande politiker och tjänstemän träffas gemensamt några gånger per år enbart i syfte att delge varandra vad som är på gång inom det egna ansvarsområdet, vilken källa till kunskap. 9
Hinder och möjligheter för systematisk omvärldsbevakning Om vi står inför att skapa systematik i vår omvärldsbevakning är det viktigt att identifiera möjligheter och hinder. Gå gärna igenom den här checklistan för att ta tempen på din egen organisation. Här är några argument för vad som möjliggör omvärldsbevakning Här är några argument för vad som hindrar omvärldsbevakning Inspirerande ledare engagerar Många är engagerade Möjlighet att publicera ny kunskap Möjlighet att använda goda exempel Möjlighet att påverka framtiden Ses som överlevnadsfråga Bidrar till nätverksskapande Ger ökad kunskap som i sin tur leder till bättre självkänsla Ger bättre beslutsunderlag, kvalitetsförbättringar, effektivare styrprocess Sätter fokus på större frågor Blir en naturlig del i styrprocessen Bidrar till att skapa tydlighet i strukturer Arbetet attraherar medarbetare Skapar en mer transparant organisation Rädsla för obekväma sanningar Oengagerade ledare Okunskap Upplevs flummigt/luddigt Ses som tidstjuv Maktstrukturer och självgodhet Stuprör, revir och rädsla Ointresse Svårigheter att kliva ur det operativa träsket, vardagsarbetet tenderar att prioritera sig själv Ekonomiska problem prioriterar bort omvärldsbevakning Svårt att ändra beteende, invanda arbetsformer Dålig paketering av omvärldsbevakningen Bidrar till ökad delaktighet Stimulerar mer vardagsspaning (osystematisk spaning) 10
Slutord Vi har med det här arbetet förhoppningsvis bidragit till att ge substans åt det vi kallar omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Det skulle vara intressant om några kommuner på allvar ville utveckla arbetet i den egna organisationen utifrån de resonemang vi för. Vi tror det är möjligt att använda den här skriften som en checklista när ett omvärldsarbete ska startas eller ett pågående ses över. Frågor om innehållet kan göras till: Märit Melbi, tfn 08-452 76 41, e-post: marit.melbi@svekom.se 11
Bilaga Deltagare på arbetsseminarium om omvärldsbevakning Jan Samuelsson Alvesta kommun 342 80 ALVESTA Pontus Tallberg Reg utv ledn Region Skåne 291 89 KRISTIANSTAD Fredrik Geijer Skara kommun 532 88 SKARA Tore Johansson Skara kommun 532 88 SKARA Ingela Höij Skara kommun 532 88 SKARA Lars Brandhammar Landstinget Gävleborg 811 89 SANDVIKEN Reinhold Höjer Uppsala kommun Box 216 751 04 UPPSALA Torsten Skatt Uppsala kommun Box 216 751 04 UPPSALA Anita Pederson Uppsala kommun Box 216 751 04 UPPSALA Monica Rosander Norrköpings kommun Planeringskontoret 601 81 NORRKÖPING Anna Svartbeck Lilja Region Skåne Omvärldsanalysenheten Stortorget 9, 6 tr 211 22 MALMÖ Ronnie Halvardsson Region Skåne Omvärldsanalysenheten Stortorget 9, 6 tr 211 22 MALMÖ Christer Lindström Ulricehamns kommun 523 86 ULRICEHAMN Olof Olsson Ulricehamns kommun 523 86 ULRICEHAMN Klas Thorén Mälardalsrådet Taggsvampsvägen 33 141 60 HUDDINGE Thomas Carlsson Västerås stad proaros Stöd och utveckling Stadshuset, D 447 721 87 VÄSTERÅS Ulf Arumskog Norrköpings kommun Kommunstyrelsens planeringskontor 601 81 NORRKÖPING Andreas Tylenius Laholms kommun Stadshuset 312 80 LAHOLM Gerry Andersson Laholms kommun Stadshuset 312 80 LAHOLM Annette Borg Eskilstuna kommun KSF/Styrning o ledning 631 86 ESKILSTUNA Anne-Li Gustafsson Eskilstuna kommun KSF/Styrning o ledning 631 86 ESKILSTUNA Jan Hallendorff Linköpings kommun Stadshuset Storgatan 43 581 81 LINKÖPING Christer Sjölund Linköpings kommun Stadshuset Storgatan 43 581 81 LINKÖPING Per-Olof Lindfors Tyresö Kommun 135 81 TYRESÖ Barbro Östberg Kungälvs kommun Nämndhuset 442 81 KUNGÄLV Lars Davidsson Kungälvs kommun Nämndhuset 442 81 KUNGÄLV Karl Wästgård Stockholms stad Stadshuset 105 35 STOCKHOLM Anders Gripne Gotlands kommun 621 81 VISBY Anders Hjelm Smedjebackens kommun Barn- och utbildn förvaltn Box 506 777 25 SMEDJEBACKEN Peter Häggberg Norrtälje kommun Ledningskontoret Box 800 761 28 NORRTÄLJE Kenneth Kraft Falu kommun Ekonomikontoret 791 36 FALUN Nils Kempe Falu kommun Ekonomikontoret 791 36 FALUN Jonas Hampus Falu kommun Ekonomikontoret 791 36 FALUN Fredrik Nornvall Värmdö kommun Gymnasie- och vuxenutb förv 134 81 VÄRMDÖ Marita Sirviö Värmdö kommun Gymnasie- och vuxenutb förv 134 81 VÄRMDÖ 12