Verksamhetsberättelse 2018

Verksamhetsberättelse 2018 Bokslut 2018

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 7 3.1 Mod och nytänkande... 7 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete... 10 3.3 Socialt hållbar utveckling... 12 3.4 Riktningar... 13 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... 18 4.1 Samarbetet med övriga förvaltningar ska förbättras... 18 5 Prioriteringar... 19 5.1 Prioriteringar... 19 6 Personalredovisning... 20 6.1 Kompetensförsörjning... 23 6.2 Sjukfrånvaro... 26 6.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 27 6.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 27 6.5 Arbetsskador... 28 6.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 28 6.7 Sammanfattande analys... 28 7 Ekonomisk redovisning... 30 8 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall)... 33 9 Väsentliga händelser... 34 10 Internkontroll... 35 10.1 Styrning... 35 10.2 Ekonomi... 35 10.3 Lagar, riktlinjer och planer... 35 Bilagor Bilaga 1: 2018 SAM BK Verksamhetsberättelse 2018 2

1 Inledning Byggnadskontoret har positionerat sig som en central och viktig part i kommunens samhällsutveckling genom vår kompetens och vårt engagemang. Det gångna året har delvis varit en start på något som kommer att sätta sin prägel på Halmstads kommuns samhällsbyggnadsprocess för många år framöver. Byggnadskontoret har fått medel för och ansvar att ta fram och implementera en modell med verktyg för en helt digitaliserad sammhällsbyggnadsprocess för hela kommunen. Projektet rullar över minst fyra år och involverar många medarbetare från flera förvaltningar. När det är genomfört kommer det att innebära en klar förenkling för medborgare och företag som har intresse i samhällsutbyggnaden. För politiken blir det ett kraftfull stöd för beslut och planering av exempelvis infrastruktursatsningar, bostadsbyggnad, skolplanering etc. som dessutom är relativt enkelt att hålla uppdaterat. Det kommer även att ge möjlighet till en medborgardialog på en nivå som vi inte är i närheten av idag. Året har präglats av samverkan. Förvaltningen har tagit initiativ till en betydande ökning av samverkan med andra förvaltningar, bolag, högskolan och andra intressenter. Satsningen är ett sätt att medveten minska kunskaps- och intressegapet mellan berörda aktörer. När det gäller samverkan och samarbete inom kommunen är tanken att öka förståelse för våra uppdrag men också att dela med oss av varandras arbetssätt, planer och kunskap. Tanken är att det ska ge en ökad effektivitet i vår gemensamma leverans till invånarna. Det kan exempelvis handla om en snabbare hantering för att få fram förskolor eller bostäder. När det gäller företag kan det innebära att en etablering upplevs som enklare och i våra kontakter med högskolan och andra intressenter handlar det i allra högsta grad också om kunskapsutbyte och nytänkande. I andra fall har det haft sin utgångspunkt i att hjälpa exempelvis stadens restauratörer att vara med och göra staden attraktiv för besökare. Under året sjösattes en ny riktlinje för uteserveringar. Anledningen har varit att få en representativ stad men ändå med stor frihet att utforma uteserveringarna utan att behöva söka bygglov för varje enskild förändring. Året har varit ett övergångsår och responsen har varit både positiv och negativ vilket lägger grund för mer samtal och samverkan. 2018 har varit starkt utvecklings- och förbättringsinriktat. Varje organisation har en inre drivkraft och förbättringspotential, svårigheten är att fånga upp denna kraft. På BK har därför ett projekt angående ständiga förbättringar startats för just detta. Medarbetarna har möjlighet att på ett organiserat sätt Verksamhetsberättelse 2018 3

komma med tips och idéer som på ett lika organiserat vis tas om hand av vår organisation. Här är nyckelordet återkoppling till förslagsgivaren. Arbetet med att kartlägga våra arbetsprocesser har påbörjats med inventering av huvudprocesserna. Även detta är en del i ett större förbättringsarbete som ska leda till tydligare effekter av vårt arbete. Arbetsmiljöfrågor har stått högt uppe på agendan. Här har den senaste medarbetarenkäten haft sin givna roll som underlag för diskussioner. Både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön har genomlysts på respektive avdelning. En sådan brist har funnits i resursfördelningen till de handläggare som arbetar med tillsyn på bygglovsavdelningen. Här har man under flera år arbetat med ett icke tillräckligt nära stöd gällande juridiska frågor inom sin speciella lagstiftning. Arbetsmiljömässigt har det skapat en stressituation när de parter man kommunicerar med många gånger köper denna spetskompetens på marknaden. Det har nu lösts genom rekrytering av jurist till förvaltningen. Det interna arbetet har präglats av ett gott samarbetsklimat mellan förvaltning och nämnd. Båda har varit inriktade på förändring och modernisering av det inre arbetssättet, en nödvändighet för att både behålla hög rättssäkerhet och att möta kraven från ett kraftigt växande Halmstad. Verksamhetsberättelse 2018 4

2 Organisation Byggnadskontoret vilar operativt på tre ben, avdelningen Geodata, Kommunala lantmäteriet, KLM och bygglovsavdelningen. KLM och bygglov är två myndighetsutövande avdelningar varav KLM är helt fristående och lyder under en egen tillsynsmyndighet. Byggnadskontoret har också en avdelning för verksamhetsstöd. Byggnadskontorets verksamhet är en förutsättning för all samhällsplanering gällande planläggning, byggnation och stadsutveckling. Kunderna är både interna och externa. är juridisk instans utifrån bland annat plan- och bygglagen. Nämnden har också ett beredande ansvar för namngivning av gatu- och kvartersmark. Hos byggnadsnämnden ligger även gestaltningsansvaret för stadens utformning. Avdelningen för Geodata har i huvudsak tre verksamheter: mätning, kartframställning samt ansvar för Halmstads kommuns GIS-verksamhet. Under 2018 klargjordes det politiskt att Byggnadskontoret genom avdelningen för Geodata har fullt ansvar för arbetet med att digitalisera Halmstads kommuns samhällsbyggnadsprocess. För detta projekt har också avsatts ekonomiska medel och projektet beräknas sträcka sig över minst fyra år. För detta finns en destinerad projektledare från avdelningen. Avdelningen är för övrigt uppdelad i två grupper med varsin samordnare. Kart- och mätverksamhet utgör en grupp medan GIS är en egen grupp. Dessa båda grupper har sina egna, åtskilda, verksamhetsmöten. Kart- och mätverksamhetens huvuduppgifter är framtagning av grund- och nybyggnadskartor samt utstakningar och lägeskontroller. Under året har statliga lantmäteriet bjudit in till två nationella möten för att diskutera framtiden för de kommunala lantmäterierna men främst hur samarbetet mellan KLM och SLM ska utvecklas. Här kan konstateras att samtalstonen varit god och inriktad på förbättring. Bygglovsavdelningen har haft en tillförordnad avdelningschef sedan maj. Rekrytering pågår. Det har under året gjorts en genomgång av hur bygglovsavdelningen framöver bör organiseras för att klara sitt uppdrag. Det kan konstateras att tillsynsuppdraget inte haft den resurstilldelning som behövs för uppdraget. Det har därför tagits beslut om att utöka dessa resurser samt se över avdelningens övriga resursfördelning. Som en av de första kommunerna i landet har bygglovsavdelningen arbetat mycket med att automatisera bygglovsprocessen. Detta för att kvalitetssäkra bygglovshantering med mindre administrativ handpåläggning samt en bättre och tätare kommunikation ut till kund. Det kan konstateras att allt inte har fungerat som förväntat. Det har därför beslutats om att skapa resurser för att förbättra avdelningens kundkommunikation men också att skapa en särskild "företagslinje". Det sista för att underlätta förståelse och kommunikation mellan företagare och handläggare. Dessa förändringar kommer att få genomslag under 2019. Avdelningen för verksamhetsstöd, staben, har delvis gjort en kompetensväxling vilket tillfört en administrativ utvecklare som stöd i bland annat processutveckling, ständiga förbättringar och verksamhetsutveckling. Avdelningen har också rekryterat en jurist som stöd främst för Verksamhetsberättelse 2018 5

bygglovsavdelningen i deras tillsynsarbete. Avsaknaden av detta stöd har bland annat skapat arbetsmiljörisker för handläggare på bygglovsavdelningen som fått utstå ett stort externt tryck men saknat rätt förutsättningar för att hantera detta tryck. Verksamhetsberättelse 2018 6

3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande 3.1.1 Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. 3.1.1.1 Standard för BK att skicka dokument digitalt. Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Digital kommunikation internt såväl som externt är idag standard hos alla tre avdelningarna. Sakägare, kunder och sökande måste aktivt välja analog post, annars skickas alla handlingar, information och beslut m.m ut i digital form, främst via e-post. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej, inte förvaltningen. Men inför varje upphandling av system eller tjänster bör ett "digitalt först"-tänk beaktas så att vi inte går tillbaka till analoga rutiner. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Snabbare kommunikation mellan olika aktörer, sakägare, kunder och sökande gör att byggnadskontoret förhoppningsvis kan bibehålla eller korta sina handläggningstider. Se aktiviteten kopplad till målet för status gällande digital brevlåda. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Införd standard. Genomfört Genomfört Aktiviteter Ställa om våra system och rutiner, skaffa digital brevlåda. Samarbeta med hemvårdsförvaltningen. Arbetet pågår fortfarande, ej genomfört fullt ut och där är byggnadskontoret beroende av andra aktörer inom kommunen för att komma vidare då minst ett av förvaltningenens system är förberedda enligt systemleverantör för att börja skicka ut brev till digital brevlåda. 3.1.1.2 BK ska ha ett avdelningsgemensamt sätt att mäta NKI. Verksamhetsberättelse 2018 7

Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Kundenkäten är gemensam för hela kontoret efter att lantmäteriet, i enlighet med aktiviteten som är kopplad till målet sett över sin kundenkät och kompletterat den med NKI-frågor. Bygglovsavdelningen har tillsammans med lantmäteriet arbetat fram 5 gemensamma NKI-frågor. Dessa frågor skickas ut enligt samma rutin för båda avdelningarna. Bygglovsavdelningen har under tidigare år jobbat aktivt med en NKI- undersökning med endast tre stycken enkla frågor som varit kopplad till alla beviljade bygglov. I och med att bygglovsavdelnnigen och lantmäteriet valde att göra en gemensam enkät så utökades frågorna samt att dessa modifierades på detta sätt fick bygglovsavdelningen ett annat utfall i sina besvarade enkäter. Det som uppmärksammats är att avdelningen för geodata tidigare inte har haft någon egen enkät för utskick efter slutförda uppdrag. Anledningen är att många kunder såg kartbeställning som en del av bygglovsprocessen och kommenterade avdelningens arbete i den enkäten. Detta kommer att ses över under 2019 med anledning av de nyframtagna frågor. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019? En digital kundenkät förenklar och sparar tid för lantmäteriet som numera slipper göra manuella sammanställningar av enkätsvar. Avdelningen får en sammanhållen bild på hur kunder/sakägare ser på den service och de tjänster som lantmäteriet tillhandahåller. Sammantaget leder detta till byggnadskontoret kan sammanställa svaren och göra övergripande analyser av resultaten från enkäterna, oberoende avdelning. Bygglovsavdelningen har fått ett annat utfall på de besvarade enkäterna efter det att lantmäteriet och bygglovsavdelningen valde att göra en gemensam enkät. Resultatet har blivit ett lägre NKI vilket kan bero på flera faktorer varav en av dessa kan vara att enkäten är tydligare och lättare att besvara. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Infört gemensam mätmetod för NKI för alla avdelningar inom BK. Genomfört Genomfört Aktiviteter Lantmäteriet ser över och kompletterar sin mätning med NKI frågor. Genomfört, gemensam enkät för att mäta NKI finns för Bygglov och KLM. 3.1.1.3 Mobilitet för bygglov ("bygglovsbuss") för ökad tillgänglighet Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås Bygglovsavdelningen har vid sex separata tillfällen varit ute på bland annat bibliotek, stugområden för att öka tillgängligheten mellan invånarna och byggnadskontoret. I och med att bygglovsavdelningen har Verksamhetsberättelse 2018 8

varit ute på plats runt om i kommunen vid dessa tillfällen anses målet som uppfyllt och genomfört. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Ja, om byggnadskontoret skall fortsätta med denna typen av aktivitet bör kontoret anpassa sig till de tider och mötesplatser dit invånarna/medborgarna söker sig och befinner sig på naturligt. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Utfallet påverkar såvida att byggnadskontoret behöver utveckla konceptet "bygglovsbuss/bygglov på väg" bättre och närvara på levande platser där människor finns och verkar. Bygglovsavdelningen bör också fundera på syftet med denna aktivitet och definiera vem som är målgruppen. Om avdelningen definierar vem målgruppen är kan avdelningen på ett bättre sätt hitta de mötesplatser som dessa verkar på. Exempel på platser där många människor finns naturligt är flygstaden och Hallarna. Det kan också vara på specifika evenemang som bomässan dit både privatpersoner och fackmän befinner sig. På specifika evenemang kan byggnadskontoret också välja vad för typ av information förvaltningen skall informera om. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antalet genomförda mobila bygglovskontor. 6 5 Aktiviteter Ställa upp ett tillfälligt mobilt bygglovskontor på fem olika platser i kommunen. Bygglovsavdelningen har under året varit på sex olika platser runt om i kommunen. De platser vi har besökt är följande Getinge, Oskarström, Söndrum, Simlångsdalen, Östra Stranden och Trönninge. Under denna omgång valde bygglovsavdelningen att besöka bibliotek något som inte föll så väl ut. Om vi väljer att fortsätta med detta så bör vi besöka platser med en naturlig genomströmning av människor. Så som Hallarna, Flygstaden och bimässan på Arenan. 3.1.1.4 BN ska bidra till myndighetsgemensamma arbetsformer Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Under 2018 har byggnadskontorets ledningsgrupp tagit initiativ till att träffa LBVA samt fastighetskontorets ledningsgrupper. Dessa möten utmynnade i bra diskussioner som gav ett bra underlag för fortsatt arbete under 2019. Frågorna gäller både KLMs och bygglovsavdelningens myndighetsutövning. Utöver dessa ledningsgruppsmöten, så har även KLM haft kontinuerliga möten med LBVA, se aktiviteten kopplad till målet. Bygglovsavdelningen har under året påbörjat ett samarbete med räddningstjänsten gällande aktiv tillsyn. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej, inga åtgärder behöver vidtas. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Verksamhetsberättelse 2018 9

Bättre samarbete mellan byggnadskontoret och berörda förvaltningar. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Genomförda samverkansaktiviteter Ökning Ökning Aktiviteter Samverkan med andra BN berörda interkommunala myndigheter Samarbete har inletts av byggnadskontoret med LBVA, kontinuerliga träffar har skett mellan KLM och LBVA under hela året. Gemensamt träff har hållits med BK:s och LBVA:s ledningsgrupp och arbetet är tänkta att fortsätt med gemensamma träffar ledningsgrupperna emellan kontinuerligt. Initiativ har har tagits där vi ska har liknande träffar med fastighetskontoretes ledningsgrupp. Bygglovsavdelningen har även haft möten med MEX och räddningstjänsten gällande bland annat tillsyn och exploateringsavtal. 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete 3.2.1 Konkretiserat mål 6: Halmstad ska ha stränder, en stadskärna och evenemang som attraherar både Halmstadbor och besökare 3.2.1.1 Förvaltningen ska vara en aktiv partner i samverkan med andra aktörer. Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Bygglovsavdelningen har under första halvan av året haft ett intensivt samverkan med krögarföreningen och fastighetsägareföreningen inför och under arbetet med nya riktlinjer för uteserveringar. Bygglovsavdelningen har själva och med Halmstads Näringslivs AB och Lotsen deltagit samt sammankallat till möten med externa aktörer så som kontrollansvariga som verkar i kommunen och andra privata näringsidkare för att samtala om ett ökat och bättre samarbete. Förvaltningen är också på gång med att bygga upp ett kontaktnät med högskolan för vårt digitaliseringsarbete. Internt i kommunen har förvaltningen tagit initiativ till fördjupat samarbete mellan byggnadskontoret och avdelningen för samhällsbyggnad på kommunledningsförvaltningen vilket har lett till bättre förståelse för varandras arbete men också att undvikande av misstag. Bygglovsavdelningen har även påbörjat ett samarbete med räddningstjänsten gällande tillsyn. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Byggnadskontoret har påbörjat flera konstruktiva dialoger som förvaltningen avser att fortsätta med Verksamhetsberättelse 2018 10

under nästa år. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Deltagande i samverkansgrupper/möten. Genomfört Genomfört Aktiviteter Ta initiativ till att skapa samverkansgrupper/kontaktytor. Byggnadskontoret har tagit kontakt med med räddningstjänsten, fastighetskontoret, krögarföreningen och LBVA och skapat samverkansgrupper. 3.2.1.2 BK ska genom stadsarkitekten bevaka BN intresseområden i samverkan med övriga förvaltningar och intressenter i tidiga skeden. Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Mätetalet om 5 träffar är uppfyllt för 2018. Samarbete med planavdelningen på SBK flyter på väl. Möten mellan planchef och stadsarkitekt hålls regelbundet. Strategisk planering, erfarenhetsåterföring och avstämning sker. En målsättning är att få in arkitektkompetens tidigare i processen för att kunna uppnå ett mer kvalitativt resultat. Möten med intressenter i detaljplaneskedet men även i tidigare planeringsprocesser har i allt större utsträckning efterfrågat stadsarkitektens kompetens, exempelvis då det gäller gestaltnings- och kulturmiljöfrågor. För att höja den arkitektoniska kvaliteten på det byggda samarbetar planchef och stadsarkitekt för att söka uppnå ett arbetssätt där gestaltningsförslagen i en större utsträckning konkurrensutsätts, exempelvis genom olika typer tävlingar eller genom sättet att anvisa marken. Ett fördjupat samarbete med mark-och exploateringsavdelningen skulle underlätta detta arbete vilket är nästa steg på agendan. Samordningsgruppen som forum nyttjas aktivt för att i tidiga skeden lyfta och belysa frågor som påverkar gestaltningen av staden och orterna. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Mätetalet om 5 träffar för 2018 är uppfyllt. Tillförordnade tjänster på flera tunga poster inom samhällsbyggnad har försvårat den långsiktiga planeringen. Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019? Mötesforum och -krets ska utvecklas i samarbete med framför allt planavdelningen. Gemensamt möte med ny tf samhällsbyggnadschef och utvecklingsledare på SBK har hållits. En gemensam internutbildning med fokus på PBL och våra roller i planprocessen har hållits för berörd personal. Slutsatser från denna utbildning ska vid årets början lyftas med ansvariga avdelningschefer på teknik och fritidsförvaltningen och därefter på samordningsgruppen. Härifrån går vi sedan vidare för att se över rollfördelningen och utveckla innehåll och kvalitet i våra gemensamma processer. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antalet inbjudningar till samverkan inom målfrågan. 10 5 Verksamhetsberättelse 2018 11

Aktiviteter Samverkan med interna och externa partners. Regelbundna möten hålls mellan planchef och stadsarkitekt. Strategi för gemensam utveckling och utbildning med fokus på PBL och samhällsbyggnadsprocessen. 3.3 Socialt hållbar utveckling 3.3.1 Konkretiserat mål 9: Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner med internationell ryktbarhet inom konsten 3.3.1.1 BN ger BK i uppdrag att initierar ett kommuninternt diskussionsforum kring stadsrummets framtida betydelse, i form av arkitektur, för stadens uttryck som kulturkommun Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Ett diskussionsforum finns med representation från samhällsbyggnad, kulturförvaltningen, teknik och fritid, fastighetskontoret samt BK i form av stadsarkitekt. Dialog förs framför allt om var kommunala medel för konst i det offentliga rummet ska placeras.två möten har hållits under våren och ett under hösten. Stadsarkitekten har i denna grupp tryckt på i frågan om tidig medverkan för konstnärer och propagerat för samarbete mellan konstnär och arkitekt. I exemplet busshållplatser på Stora torg har detta haft effekt. Här har konstnärer och arkitekt samarbetat och integrerat konsten i väderskydden som nu är under detaljprojektering. För detta specifika projekt har ett antal möten hållits där kommunens tjänstemän, arkitekt och konstnärer deltagit. Vidare har dialoger bland annat förts angående murarmålerier. En rutin har skapats för att detta ska kunna flyta på smidigt mellan konstnär, kulturförvaltningen och byggnadskontoret. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Inga åtgärder behöver vidtas. Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019? Samarbetet med bussväntkurerna pågår och kräver fortsatt medverkan från ett flertal förvaltningar, bland annat BK. I övrigt bör frågan om arkitekturen som konstnärligt uttryck diskuteras vidare i forumet och ses som en del av en väl utarbetad kulturstrategi för kommunen. Det första mötet för gruppen 2019 kommer specifikt att behandla och diskutera förslaget till kulturstrategi som tagits fram av kulturförvaltningen. Inför remissförfarandet ser stadsarkitekten behov av att lyfta frågan gemensamt för att ge inblick och förståelse för arkitekturens och stadsrummens potential dels som egna konstnärliga uttryck och dels som arenor för en aktiv kultur- och upplevelsestad. Verksamhetsberättelse 2018 12

Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Genomfört arrangemang Genomfört Genomfört Aktiviteter Planera, förankra och boka aktivitet. Diskussionsforum finns. Möten hålls två ggr per termin. 3.4 Riktningar 3.4.1 Riktning 3: Ett växande Halmstad som attraherar 3.4.1.1 BK GIS tar initiativ till att medverka vid planeringen av tomter för offentlig verksamhet Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Avdelningen för geodata gjorde tidigt under 2018 en kartläggning av vilka roller som finns inom lokaloch tomtplaneringen. Efter det togs det kontakt med ett flertal personer inom kommunen som arbetade med lokal- och tomtplanering och dessa presenterades för GIS som ett arbetsredskap vid planering. GIS-ingenjörer har därefter i varierande grad deltagit i olika arbeten i planeringsstadiet. Dock har vi misslyckats med att etablera ett GIS som ett naturligt inslag i planeringen men arbetet kommer att fortgå under 2019 med de kontakter som är etablerade. Målet för 2018 anses därmed vara uppfyllt. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Avdelningen för geodata kommer att få fortsätta arbeta med frågan under 2019 då GIS är ett kraftfullt verktyg vid planering. Utifrån processer, rutiner och styrdokument som finns idag kommer GIS-gruppen under 2019 att försöka fortsätta få in GIS i dessa, något som inte riktigt lyckades under 2018, även ifall GIS-kompetens användes vid ett flertal tillfällen jämfört med tidigare år. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal möten Genomfört Genomfört Aktiviteter Aktivt kontaktsökande med beröra partners Genomfört. 3.4.1.2 BN ska öka andelen bygglovsansökningar via webben Verksamhetsberättelse 2018 13

Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Byggnadskontoret ser en ökning av de digitala ansökningarna som kommit in till oss. Förvaltningen har arbetat agilt med att förenkla för den sökande att kunna söka sitt bygglov digitalt.i dagsläget ligger digitala bygglovsansökningar på drygt 70 % av alla bygglovsansökningar som kommer in till byggnadskontoret. Via e-tjänsten mittbygge är ansökningsfrekvensen 30% vilket är en ökning jämfört med 2017. Möjligheten "bygglov över disk" har tagits bort som innebär att sökande behövde komma in med bygglov i pappersform, detta har genomförts för att minska på intresset av att inkomma med sin ansökan i pappersform. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Byggnadskontoret måste arbeta mer aktivt för att få kunderna att välja förvaltningens e-tjänst. I dagsläget får förvaltningen in en större del ansökningar via vår avdelningsmail. De insatser som kommer att göras under 2019 är att byggnadskontoret kommer att byta ut den befintliga e-tjänsten mot en ny, kontoret kommer också att se över hemsidan så att denna blir mer tydlig och användarvänlig. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andelen bygglovsansökningar via webben i procent 30% 30% Aktiviteter Informationskampanjer Bygglovsavdelningen har under året inte haft bemanning för att kunna driva denna punkt. 3.4.2 Riktning 5: Fler bostäder behövs 3.4.2.1 BK Karta GIS ska ta initiativ till samtal med högskolan i Halmstad för att utveckla möjligheterna till öppna geodata Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Det finns ett intresse för samarbete från högskolan för utbyte av data, framförallt från förvaltningen till högskolan då de är i behov av olika typer av större datamängder, något som förvaltningen kan erbjuda. Förvaltningen har inte lyckats etablera något forum (aktiviteten som finns kopplad till målet) under hösten då både högskolans kontakt och avdelningen för geodata har haft fullt upp, men då målet är långsiktigt är vi överens om att fortsätta arbetet under 2019. Målet anses vara uppfyllt då initiativet är Verksamhetsberättelse 2018 14

taget och kontakt etablerad under 2018 även om aktiviteten inte är genomförda. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? Nej. Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Målet är långsiktigt, och även om årets mål är uppnått så finns det med i omarbetad form under 2019 för fortsatt arbete kring frågan tillsammans med högskolan. En framgångsfaktor är att det tidigt togs kontakt med högskolan under 2018 och därmed skapades även förutsättningar för båda att undersöka vilka behov som finns, vad högskolan söker efter och vad avdelningen för geodata eventuellt kan leverera utan för stor handpåläggning (personaltid). Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal träffar Genomfört Genomfört Aktiviteter Skapa en kontaktyta med mötesagenda Se målanalys för förklaring. 3.4.3 Riktning 6: All kompetens behövs 3.4.3.1 BK ska vara en attraktiv, frisk och utvecklande arbetsplats Nämndsmålet är uppnått för 2018. Varför görs bedömningen att målet kommer att nås alternativt inte kommer att nås? Under 2018 har förvaltningens hälsoinspiratörer (HISP) arrangerat flertalet aktiviteter för medarbetarna. De har varit såväl fysiskt aktiva aktiviteter till glädjespridande insatser som höjt stämningen och därmed förbättrat klimatet bland personalen. Alla aktiviteter med god uppslutning. Hispgruppen har utgått från medarbetarnas och ledningsgruppens önskemål när de tog fram årsplaneringen och deltagandet har varit högt. För att bibehålla och utveckla förvaltningens kompetens inom byggnadsnämndens verksamhetsområde har ett antal utbildningsinsatser genomförts, bland annat har samtliga medarbetare utbildades i Utvecklande ledarskap. Medarbetarundersökningen genomfördes under februari månad 2018. Förvaltningens totala medarbetarindex uppgick vid 2018 års medarbetarundersökning till 72%, en ökning med 1 % sedan 2016 års undersökning. Medarbetarindex per avdelning varierade mellan 60-82%. Utifrån de resultat som inkommit gällande medarbetarnas upplevda situation (nöjd medarbetare index, NMI) har respektive avdelningschef med avdelning och sedan också chefsgruppen som helhet tagit fram handlingsplaner för fortsatt arbete framåt. Uppföljning av resultatet har gjorts på respektive avdelning. Behöver vi vidta åtgärder med anledning av utfallet? För att kunna förbättra vårt arbete kring detta mål krävs högre engagemang och att förvaltningen arbetare kontinuerligt med det. Verksamhetsberättelse 2018 15

Hur påverkar utfallet verksamheten fortsatta arbete under 2019? Förvaltningen kommer fortsatt under 2019, genom hälsoinspiratörerna, erbjuda samtliga medarbetare hälsofrämjande aktiviteter. Förvaltningen kommer att sammanslås med Miljöförvaltningen under 2019 och hälsoinspiratörerna på bägge förvaltningarna har fått i uppgift att hjälpa till med aktiviteter för att underlätta detta arbete. Utbildningsbehov inom förvaltningens olika yrkesområden kommer kontinuerligt ses över och planeras för att tillgodoses. Sedan ett år tillbaka ser verksamhetsplaneringen och förvaltningens hantering/process kring denna annorlunda ut, där man ur förvaltningsledningen eftersträvar större medarbetarinflytande än vad som varit historiskt. Upplevelsen av detta upplägg har varit positivt och genererat en känsla av större delaktighetsgrad. I övrigt pågår löpande arbete med att finna struktur och arbetssätt för att arbeta med ständiga förbättringar, för att främja en attraktiv, frisk och utvecklande arbetsplats. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal friskvårdsaktiviteter som anordnats under året 6 6 NMI Genomfört Andel av medarbetarna som deltagit i beslutad kompetenssatsning 94% 100% Aktiviteter BK ska arbeta aktivt med medledarskap genom utbildning och implementering av ett inkluderande förhållningssätt Handlingsplan utifrån NMI Under 2018 genomfördes en utbildningsinsats för byggnadskontorets samtliga medarbetare i Utvecklande ledarskap (UL). Medarbetarna fick under två halvdagar introduceras till och arbeta med det UL som förhållningssätt. Utbildningen leddes av kommunens externa leverantör Humanova. Syftet med insatsen var att ge medarbetarna på förvaltningen en gemensam förståelse för förhållningssättet, som en möjliggörare för att skapa en mer inspirerande och utvecklande kultur med en högre grad av medledarskap. Medarbetarnas upplevelse av insatsen var varierande, men generellt god. Förvaltningschefen som tillträdde sin tjänst i maj 2017 genomför sin utbildning inom UL för chefer nu. Avdelningschefer är utbildade sedan tidigare. (Tillförordnad avdelningschef på Bygglovsavdelningen är ej utbildad) Förvaltningens chefer kommer fortsatt att arbeta med UL som förhållningssätt i det dagliga arbetet. Medarbetaundersökningen genomfördes under februari månad 2018. Utifrån de resultat som inkommit gällande medarbetarnas upplevda situation (nöjd medarbetar index, NMI) har rspektive avdelningschef med avdelning och sedan också chefsgruppen som helhet tagit fram handlingsplaner för fortsatt arbete framåt. Arbete utifrån handlingsplanerna pågår nu ute i avdelningarna, exempelvis genom kontinueliga diskussioner på APT. Verksamhetsberättelse 2018 16

Aktiviteter Kompetensstärkande åtgärder Under året har förvaltningen kartlagt behovet av kompetensstärkande insatser och därefter vidareutbildat medarbetarna utifrån behov. Detta har medfört individuella utbildningar och utbildningar i grupp eller avdelningsvis. Förvaltningen har utöver dessa utbildningar även utbildat samtliga medarbetare i utvecklande ledarskap (UL). Verksamhetsberättelse 2018 17

4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Samarbetet med övriga förvaltningar ska förbättras Målet är med råge uppfyllt samt utvecklat med nya mötesformer mellan flera förvaltningar och bolag. Det identifierades en kommunikationsbrist mellan BK som myndighet och ett flertal utförarförvaltningar och bolag inom koncernen. En grundläggande orsak till detta, som framkom genom samtal, har varit bristande förståelse för våra respektive roller samt respekt för att myndighetsutövning måste följa formalia, vilket kan ta tid. BK har därför tagit initiativ till gemensamma ledningsgruppsmöte med en given frekvens för att kunna lyfta framtidsfrågor och var det stoppar upp. Genom dessa möten skapar vi en organisation som bygger på förberedelse och gemensam planering vilket ger effekter i form av ökad effektivitet och tidsbesparing. Bedömningen är att arbetssättet är av godo för både respektive deltagare men också för kommunen som helhet. Genom att ledningsgrupperna träffas skickas tydliga signaler till våra respektive organisationer att samarbete är något positivt oavsett nivå. Arbetssättet är planerat att fortsätta och utvecklas under 2019. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal gemensamma aktiviteter utöver det dagliga arbetet 3 2 Verksamhetsberättelse 2018 18

5 Prioriteringar 5.1 Prioriteringar Verksamhetsberättelse 2018 19

6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Totalt 49 48 3 2 % 6 % Byggnadskontoret består av stab, lantmäterimyndighet, bygglovsavdelning och en avdelning för GEOdata (tidigare karta-gis). Förvaltningen består av 49 medarbetare vilket är en minskning med 2 personer mot 31 December 2017. Begreppet årsarbetare avser tillsvidareanställda, hel och deltider, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis ett begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Den 31 December 2018 fanns det 48 årsarbetare vilket är en minskning med 3 personer sedan samma datum 2017. Visstidsanställda vid byggnadskontoret uppgick till 3 personer vilket är en ökning med två personer. Andelen visstidsanställda uppgår till 6% av det totala antalet anställda vid Byggnadskontoret. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Bygglovsavd. 12 6 18 75 % 66 % Lantmäteriavd. 5 4 9 71 % 55 % Avdelningen för GEO-data 9 9 18 44 % 50 % Stab 2 2 4 75 % 50 % Totalt 28 21 49 59 % 57 % Statistiken ovan visar antalet tillsvidareanställda inom byggnadskontoret fördelat på kön, samt hur stor andel som är kvinnor. Sett över tid har förvaltningen blivit jämnare i könsfördelningen. 2016 var 64% av anställda kvinnor mot årets resultat på 57%. Könsfördelningen är fortfarande lite varierande över avdelningarna men på totalen har vi per 31 December 2018, 28 kvinnor och 21 män. Byggnadskontoret arbetar med att upprätthålla en så jämn könsfördelning som möjligt inom alla områden och nivåer. Detta är något vi eftersträvar bland annat i rekryteringssammanhang, men är svårt då det inom vissa yrkeskategorier är få sökande från det underrepresenterade könet. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 2 1 3 100 % 66 % Bland vår visstidsanställda personal har vi två kvinnor och en man vilket är en förändring mot 2017 då vi bara hade 1 kvinna som visstidsanställd. Verksamhetsberättelse 2018 20

Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 608 0,3 600 0,3 Årsarbetare/heltidstjänster baseras på en schablon, 165 timmar per månad, 1 980 timmar under tolv månader (januari-december). Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång är under tre (3) månader. Under 2018 hade 600 arbetstimmar utförts vilket motsvarar 0,3 årsarbetare. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 98 % 98 % 98 % 98 % 98 % 98 % Tabellen ovan visar den genomsnittliga sysselsättningsgraden av byggnadskontorets tillsvidareanställda. Resultatet är oförändrat mot 2017. Alltså att både kvinnor och män arbetar i genomsnitt 98%. Medarbetare som har en stadigvarande sjukersättning har inte en heltidstjänst i botten är en av orsakerna till lägre sysselsättningsgrad. Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2017 2018 Totalt 44 år 44 år Medelåldern bland byggnadskontorets tillsvidareanställda var den 31 December 2018 44 år, vilket är oförändrat sedan föregående år. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Totalt 1 10 16 15 3 2 2 49 Statistiken ovan visar åldersfördelningen av de tillsvidareanställda inom byggnadskontoret. Den 31 December 2018 var 63% av de anställda mellan 36-55 år. Ungefär lika många inom spannet 36-45 som 46-55 år. Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 7,0 % 7,6 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 72,8 % 69,75 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,5 % 7,89 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 9,1 % 7,30 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,7 % 6,9 % 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 8,4 % 5,3 % Verksamhetsberättelse 2018 21

7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 4,7 % 13,2 % I uppgifterna ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Uppgiftsframtagandet skiljer sig mot den i Halmstads kommuns traditionellt framtagna sjukfrånvaro statistik. De båda sjukfrånvaro måtten kan därför inte jämföras med varandra. Uppgifterna kring den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron inom byggnadskontoret visar att den totala ordinarie sjukfrånvaron ligger på 7,6% vilket är ungefär samma som föregående år då det låg på 7,0%. I statistiken kan utläsas att långtidssjukfrånvaron (>60 dagar) börjar röra sig neråt. Från 72,8% till 69,75% per 31 december 2018. Sjukfrånvaron har ökat bland kvinnor och minskat bland män. I åldersgruppen 29 år eller yngre och 50 år eller äldre har sjukfrånvaron ökat. Sammanfattande analys Byggnadskontoret består av stab, lantmäterimyndighet, bygglovsavdelning och en avdelning för GEOdata (tidigare karta-gis). Förvaltningen består av 49 medarbetare vilket är en minskning med 2 personer mot 31 December 2017.Under 2018 har vi haft 3 visstidsanställda personer vilket är en ökning mot 2017 då vi bara hade en visstidsanställd. Könsfördelningen på byggnadskontoret är fortsatt kvinnodominerat med 28 stycken kvinnor mot 21 män. Sysselsättningsgraden bland medarbetarna har varit 98%. Medelåldern på byggnadskontoret är 44 år och vi har en fin spridning i ålder mellan 26-55 år. Per 31 december 2018 visar byggnadskontorets sjuktal på ett negativt resultat. Statistiken visar att det är yngre kvinnor som har högre sjukfrånvaro. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 1 3 4 0 3 3 Den 31 december 2018 hade byggnadskontoret 3 tillsvidareanställda chefer, alla män. Det som inte syns i statistiken är att byggnadskontoret har en tillförordnad chef på en avdelning, en kvinna. Rekrytering till denna tjänst pågår. Baserat på statistiken ovan har en minskning skett med 1 kvinna bland cheferna. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt - - - - - - Inom byggnadskontoret finns inga visstidsanställda chefer under 2018 enligt statistiken. Verksamhetsberättelse 2018 22

6.1 Kompetensförsörjning 6.1.1 Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Ledningsarbete - 1 1 33 % Teknikarbete - 2 1 3 7,5 % Totalt 2 2 4 8,1 % Innevarande år (2018) avser personer som är 65 år eller äldre. Kommande år avser endast de som fyller 65 år det året. Inom byggnadskontoret är det pensionsavgångar inom yrkeskategorierna; teknikarbete (40 tillsvidareanställda), ledningsarbete (3 st) inom det närmsta åren. Totalt blir andelen pensionsavgångar på hela förvaltningen 8,1 % under de kommande åren. 6.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Totalt Antal Det råder olika förutsättningar på kontorets olika avdelningar vad gäller rekrytering. Generellt är det svårt att rekrytera medarbetare med erfarenhet. Det är svårt att rekrytera kompetenta lantmätare, dels för att utbudet är lägre (inte så många utbildas) än efterfrågan. Och dels för att det är mycket konkurrens om de kandidaterna som finns. Gällande konkurrensfrågan kan löneläge vara relevant att jobba vidare med. På sikt ser vi ett behov att höja lönerna för att kunna konkurrera om kandidaterna, bland annat bland ingenjörerna. Under 2018 har vi tagit ett steg på vägen för att kunna förbättra detta. För att locka kandidater från högskolor/universitet till byggnadskontoret erbjuder vi varje termin praktikplatser och annonserar detta 2 ggr per år via vår hemsida. 6.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Byggnadskontoret jobbar kontinuerligt med strategisk kompetensförsörjning och den modell som finns för detta, vilken är kommungemensam. Byggnadskontoret arbetar systematiskt över året med nulägesanalyser för att se vilken kompetens organisationen besitter samt vilken kompetens som saknas inom organisationen. 2018 deltog byggnadskontoret på Arbetsmarknadsmässan på Högskolan i Halmstad med syfte att synliggöra kommunen, förvaltningen och yrkesgrupperna representerade för Halmstads studenter. Ur ett längre perspektiv kan detta leda till att vi attraherar till oss studenter som i framtiden blir medarbetare och kan tillföra ny forskning som kan tillföra kompetenslyft. Verksamhetsberättelse 2018 23

Byggnadskontoret har etablerade relationer med såväl skolor som andra kommuner för att hela tiden förbättra vårt arbete. Ett exempel på detta är Lantmäteriets kommunövergripande mötesforum där de diskuterar utveckling och strategier för att lyfta sina verksamheter. Varje år tar Byggnadskontoret emot praktikanter från högskolor/universitet och ser detta som ett möte där såväl student som förvaltningen har utbyte av varandra. Förvaltningen får uppdaterad information kring vad studierna tar upp och studenterna får möjlighet att förankra sin kunskap. I början av 2018 hade Byggnadskontoret en strategisk diskussion gällande kompetensförsörjning. Diskussionen gav förvaltningen en förutsättning att jobba proaktivt inom kompetensförsörjningens olika områden och aktiviteter. Dessa möjligheter var tex: praktik, LIA, examensarbeten, studentmedarbetare, UL, morgondagens ledare, medarbetarundersökning och uppdragstagning med företagshälsovården. Målet med en sådan årlig analys och planering är att skapa goda förutsättningar för att säkerställa rätt kompetens i verksamheten även i ett längre perspektiv. Under året har all personal fått utbildning inför genomförandet av den nya Dataskyddslagstiftningen (GDPR). Utbildningen genomfördes som en webbutbildning i 8 steg. Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Halmstads kommun jobbar med att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen och där är byggnadskontorets arbete en viktigt pusselbit. För att kunna jobba med detta framöver har vi anställt en 3D-utvecklare som kommer förstärka vår kunskap och stärka oss kompetensmässigt. I vår verksamhet jobbar vi sedan tidigare med drönare kopplat till nyare digitala verktyg som underlättar processer och kvalitetssäkrar. Inom Halmstads kommun har vi även en VR-studio som byggnadskontoret varit medfinansiärer till och kommer använda sig av. Under 2018 gjordes en översyn av våra administrativa processer och beslut togs att anställa 2 stycken administrativa utvecklare varav en började under 2018 och den andra rekryteras i början av 2019. En administrativ utvecklare har i uppdrag att utveckla processer inom administration men också driva mot digitala verktyg i de fall där det är möjligt. Uppdrag är också att bygga ut kommunikationer/e-tjänster så att externa relationer optimeras. I rekryteringssammanhang har förvaltningen använt sig av intervju via skype då en av kandidaterna inte bodde i Sverige. 6.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Byggnadskontorets vilja och intention är att fullfölja de kommungemensamma riktlinjerna för jämställdhet och mångfald. Under 2018 har vi i rekryteringssammanhang jobbat med att främja mångfald och jämställdhet på byggnadskontoret och har bland annat anställd arbetskraft från annat land och flera utomlandsföda personer. Genom den årliga uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan det dock konstateras att Verksamhetsberättelse 2018 24

arbetet kan och bör göras mer aktivt och levande. I första hand kommer byggnadskontoret att se över möjligheter till utbildning inom jämställdhet då alla chefer inte är utbildade inom detta. 6.1.5 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Utvecklande ledarskap (UL) och ett aktivt medledarskap är förhållningssätt som leder till en vidareutveckling av verksamheten då det syftar till att skapa beteenden som skapar motivation, engagemang och kreativitet. Samtliga chefer är idag utbildade eller snart färdigutbildade i UL och förvaltningen har jobbat med att implementera förhållningssättet och använda det i sitt fortsatt arbete. Under 2018 har förvaltningens chefer haft gemensamma planeringsdagar där cheferna har kunnat reflektera och diskutera kring specifika frågeställningar. Halmstads kommun har upphandlat digital utbildningsmodul (Iknow) som har visat ett stort engagemang och högt deltagande i kurserna. Upplevelsen av utbildningen har varit god. Chefers upplevda situation I medarbetarundersökningen som gjordes 2018 kan resultat av chefers upplevda situation endast visas på de förvaltningar som har fler än 5 chefer. Då förvaltningen har så få chefer kan inget resultat lämnas. 6.1.6 Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME HME är ett av värdena som Halmstads kommun mätte i medarbetarundersökningen som gjordes 2018. HME står för hållbart medarbetarengagemang med syfte att få ett hållbart arbetsliv och det mäts inom tre områden; motivation, ledarskap och styrning. Övergripande värde (index) ligger på 73% av 100% på byggnadskontoret och är ett värde som man beskriver som "på rätt väg" och som ett bra värde (gränsen för positivt värde går vid 70%). På totalen ligger Halmstads kommun på 80% Följande värden är byggnadskontorets resultat av delområdena: Motivation: 72% (Halmstads kommun 78%) Ledarskap: 74% (Halmstads kommun 80%) Styrning: 72% (Halmstads kommun 80%) Överlag har byggnadskontoret goda värden och har ett högt HME, samtliga värden är positiva och ligger strax under arbetsgivaren på totalen. Medarbetarna är stolta, känner att arbetsinsatsen är viktig och känner arbetsglädje. enps enps står för Employee Net Promoter Score och visar den grad som medarbetarna är villiga att rekommendera sin arbetsgivare till vänner och bekanta. Medarbetarna har svarat på en 10-gradig skala och resultatet visas på en grad mellan -100 till +100. Verksamhetsberättelse 2018 25

Halmstads kommuns värde ligger på totalt 9 vilket anses vara ett gott värde då det ligger över 0:an och innebär att vi har fler ambassadörer än kritiker. Byggnadskontorets värde ligger under 0:an på -9 och visar på att medarbetarna på byggnadskontoret har fler kritiker än ambassadörer. Med kritiker menas de personer som lämnat betyg 6 eller lägre på 10-gradig skala på frågan "Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din arbetsplats till en vän eller bekant?" Hur vi arbetar tillsammans Halmstads kommun är en arbetsgivare med närmre 9000 anställda och ett brett verksamhetsfält. Därför siktar Halmstads kommun mot ett gott samarbete såväl inom en förvaltning som förvaltningsövergripande. När det gäller samarbete inom förvaltningen landar byggnadskontorets resultat på 65% mot Halmstads kommuns totala värde på 67%.I samarbete med andra förvaltningar är upplevelsens resultat 51% mot Halmstads kommuns 56%. Byggnadskontoret anser att de har ett bättre samarbete inom egna förvaltningen än med andra förvaltningar. 6.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Teknikarbete 12,69 23,66 17,17 Inom byggnadskontoret återfinns majoriteten av de anställda (40 av 49 anställda) inom yrkesgruppen/kategorin teknikarbete, vilket statistiken ovan påvisar. Inom kategorin teknikarbete är antalet sjukdagar i snitt 17,17 dagar per år och anställd. Detta är en minskning mot 2017 som då låg på 23,66 dagar. Bland teknikarbetare totalt i kommunen ligger antal sjukdagar per medarbetare på 13,4 dagar per år. Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 17,7 30,81 23,1 33,5 25,0 29,9 Under 2018 har antal sjukdagar per tillsvidareanställd per år ökat från 23,1 dagar 2017 till 29,9 dagar för 2018. Siffran hade redan från 2016 ökat från 15,4 dagar. Under 2017 var männen mer sjuka än kvinnorna och under 2018 har det ändrats till att kvinnorna är sjuka mer än männen. Eftersom byggnadskontoret är en relativt liten förvaltning blir statistiken missvisande då det är få medarbetare som står för det ökade antalet sjukdagar. Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Andel 181-181- 1 2-14 15-90 91-180 1 2-14 15-90 91-180 sjukdagar (%) 9999 9999 Totalt 1 % 17 % 8 % 0 % 74 % 1 % 17 % 9 % 16 % 57 % Verksamhetsberättelse 2018 26