Protokoll Årsmöte 2015 Föreningen Double Haste Luleå 2015-03-15 1 Mötet öppnas Mötet öppnades kl 13:07 av Daniel Lundberg. 2 Godkännande av mötets behörighet Mötet fastslås vara behörigt. Information har funnits tillgänglig i god tid innan i alla digitala infokanaler föreningen förfogar över, och kallelsemail har skickats till alla föreningens medlemmar. 3 Val av mötesordförande Mötet valde Daniel Lundberg till mötets ordförande. 4 Val av mötessekreterare Mötet valde Daniel Sundberg till mötets protokollsekreterare. 5 Val av två personer att justera mötesprotokollet Mötet valde Erik Lindahl och Anders Lundberg till protokollets justerare. 6 Fastställande av röstlängden. Alla som varit medlemmar under 2013 och 2014 är röstberättigade. Närvarande: Daniel Sundberg, Daniel Lundberg, Jens Åström, Thomas Alatalo (tidigare Edström), Mikael Virkkulla, Therese Isaksson, Kristoffer Kjällman, Erik Lindahl & Anders Lundberg. Totalt 9 deltagare. 7 Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året *Anordnat veckovis spel i Magic the Gathering som tidigare; på måndagar, tisdagar och torsdagar. *Anordnat månadsevents i formaten Modern och Standard. Under året även tillagt formatet Sealed Deck vilket mottagits väldigt positivt, och skapat ett schema för vilket format som spelas vilken månad. *De extra events utöver de fasta månadseventen som togs upp på förra årsmötet har inte genomförts enligt plan. Detta främst pga att det anordnats väldigt mycket fasta events, så att det estimerats att inte ha funnits tillräckligt intresse för extra events. *Anordnat Luleå Invitational två gånger. Detta är en prestigefylld turnering till vilken inbjuds de 16 främsta spelarna av föreningens medlemmar. För att bli en av de 16 samlas inbjudnings-poäng, vilka utdelas på föreningens turneringar både för närvaro och hur väl spelare placerar sig i turneringen. Samtliga vinnare av föreningens månadsevents garanteras en plats på Invitational. *Infört Double Haste Coins systemet till price support. Detta är ett digitalt system för att öka flexibiliteten för medlemmarna att välja vinster på föreningens turneringar, vilket hittills har fått mycket positiv respons från medlemmarna.
8 Ekonomisk berättelse för förra året *Ökningen i verksamhet har visat sig tydligt i föreningens budget, och kassören framhåller att föreningen överlag har god och stabil ekonomi. *Föreningen har hållit budgeten som sattes av förra årsmötet. *Målsättningen att föreningen ska bli bättre på att bjuda medlemmarna på fika anses ha uppnåtts med besked, då utgifterna för fika ökat markant. *En ekonomisk utgiftspost för administration och inköp av förbrukningsmaterial har tillkommit, som inte föreningen haft tidigare. Dessa utgifter anses vara skäliga baserat på föreningens arbete under det gångna året. *Sammanställning av förra årets budget redovisades av kassören. 9 Revisorns berättelse för förra året Revisorn framhåller att föreningen förefaller ha god stabilitet i sin ekonomi, men påpekar att inget material redovisats för honom i fysisk person, utan endast digitalt. Revisorn förordar att Styrelsen får ansvarsfrihet. 10 Ansvarsfrihet för förra årets styrelse Mötet fastslår enhälligt att förra årets styrelse får ansvarsfrihet. 11 Val av ny styrelse 11.1 Val av ordförande Nominering: Omval av sittande ordförande Daniel Lundberg. Nominering: Nuvarande vice ordförande Jens Åström. Beslut: Mötet väljer sittande ordförande Daniel Lundberg att fortsätta under den kommande perioden. 11.2 Val av sekreterare Nominering: Omval av sittande sekreterare Mattias Jakobsson. Nominering: Nuvarande kassör Daniel Sundberg. Beslut: Mötet väljer sittande Mattias Jakobsson att fortsätta under den kommande perioden. Denne är tillfrågad och accepterar posten trots frånvaro på mötet. 11.3 Val av kassör Nominering: Omval av sittande kassör Daniel Sundberg. Beslut: Mötet väljer sittande kassör Daniel Sundberg att fortsätta under den kommande perioden.
11.4 Val av vice ordförande Nominering: Omval av sittande vice ordförande Jens Åström. Nominering: Niclas Berg som driver förening i Piteå. Beslut: Mötet väljer sittande vice ordförande Jens Åström att fortsätta under den kommande perioden. 11.5 Val av första styrelseledamot Nominering: Nuvarande ledamot Thomas Alatalo (tidigare Edström). Nominering: Niclas Berg Beslut: Mötet väljer Thomas Edström till första styrelseledamot för den kommande perioden. 11.6 Val av andra styrelseledamot Nominering: Niclas Berg Nominering: Jonas Niemi Förslag: Ingen väljs till posten. Beslut: Mötet väljer Niclas Berg till ny styrelseledamot för den kommande perioden. Denne är tillfrågad och accepterar posten trots frånvaro på mötet. 11.7 Val av tredje styrelseledamot Nominering: Jonas Niemi Nominering: Kristoffer Kjällman Förslag: Ingen väljs till posten. Beslut: Mötet väljer Jonas Niemi till ny styrelseledamot för den kommande perioden. 11.8 Val av fjärde styrelseledamot Nominering: Kristoffer Kjällman Nominering: Mikael Virkkulla Nominering: Anders Lundberg Förslag: Ingen väljs till posten. Beslut: Mötet väljer Kristoffer Kjällman till ny styrelseledamot för den kommande perioden. 12 Informationspunkt: Förtroendeuppdrag 12.1 Högsta på-plats-ansvarig för alla föreningens events. Jens Åström är föreningens högst ansvarige på alla turneringar och tillställningar som föreningen anordnar eller är samarbetspartners till. Detta gäller alltså inte planering och anordning, utan det övergripande ansvaret på plats. Jens har dessutom utbildat sig till officiell domare för spelet, vilket blir en stor tillgång på föreningens större events.
12.2 Forumadmin och webansvarig Simon Strålberg och Jens Åström är gemensamt högst ansvariga administratörer för föreningens hemsida och webforum. Övriga styrelsen ska även kunna hantera enklare delar, som föreningens digitala eventkalender och moderering av föreningens digitala forum. 12.3 Administration & Redovisning Daniel Sundberg handhar föreningens pappersarbete och har det övergripande ansvaret för kontakt och redovisning till bankväsende, Studieförbundet Vuxenskolan samt Sverok (Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund). Övriga styrelsen deltar vid behov i dessa uppgifter, och har full insikt i arbetet. 12.4 Ansvariga för veckovis spelkvällar *Daniel Lundberg kommer under den kommande perioden vara ansvarig för föreningens organiserade spel i formatet Standard. Jonas Niemi förväntas dela ansvaret till viss del under den kommande perioden. *Jens Åström kommer under den kommande perioden vara ansvarig för föreningens organiserade spel i formatet Modern. Kristoffer Kjällman förväntas dela ansvaret till viss del under den kommande perioden. *Styrelsen ska under den kommande perioden tillse att någon ska vara huvudansvarig för föreningens spelkväll på torsdagar. 13 Kommande periodens verksamhetsplan 13.1 Veckovis turneringar. Mötet fastslår att föreningen ska sträva efter att fortsätta anordna en turnering varje vecka då fokus ska ligga på spelformatet Standard. Mötet fastslår att föreningen ska sträva efter att fortsätta anordna en turnering varje vecka då fokus ska ligga på spelformatet Modern. Dessa spelkvällar ska vara gratis att delta på, och vara öppna för allmänheten oavsett medlemskap i föreningen. 13.2 Månadsvis tillställningar. Mötet fastslår att föreningen ska sträva efter att under varje månad anordna en större tillställning, enligt ett rullande schema i formaten Standard och Modern och Sealed Deck. Detta enligt förändringarna som gjorts 13.3 Extra veckovis spelkväll. Mötet fastslår att föreningen ska sträva efter att anordna en extra spelkväll per vecka, utöver de två ordinarie veckovis spelkvällarna. Detta för att variera mellan spelformat och för att öka mängden anordnat spel per vecka.
Dessa spelkvällar ämnas också vara öppna för allmänheten, men ska spelas i varierande format från vecka till vecka, och kan i vissa fall kräva deltagaravgift. De tillfällen då deltagaravgift krävs kommer även medlemskap i föreningen att krävas av alla deltagare. 13.4 Övriga tillställningar. Mötet fastslår att anordnande av eventuella övriga tillställningar eller turneringar alltid ska vara utöver (och aldrig konkurrerande med) de ovan nämnda punkterna. Dock vidhålls att anordnande av ytterligare tillställningar eller turneringar starkt uppmuntras. Det ska exempelvis finnas möjlighet för medlemmar att själva anordna organiserat spel med föreningens medel. 13.5 Luleå Invitational. Mötet fastslår att föreningen ska fortsätta sträva efter att anordna den mycket uppskattade tillställningen Luleå Invitational två gånger per kalenderår. I syfte att anordna denna turnering insamlas statistik från föreningens organiserade tillställningar enligt ett system framtaget av styrelsen och skapat av Jens Åström. 13.6 Double Haste Coins. Mötet fastslår att föreningen ska fortsätta sträva efter att upprätthålla det mycket uppskattade systemet med digitala vinstpoäng för föreningens medlemmar. Mötet anmärker att om systemet skulle upphöra bör föreningen anses skyldig att betala ut poängens värde till de medlemmar som ännu ej spenderat sina vinstpoäng. 13.7 Fortsatta samarbeten. Mötet fastslår att föreningen ska sträva efter att upprätthålla och vårda det goda samarbete som förts med Studieförbundet Vuxenskolan. Samarbetet med Sverok (Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund) har hittills varit småskaligt, men har fungerat mycket bra och ska också eftersträvas att upprätthållas. 14 Kommande periodens budget Styrelsens Budgetförslag: (Samtliga poster är uppskattade värden, för hela året) *Intäkter Medlemskap; +4600 kr *Bidrag från Studieförbundet Vuxenskolan; +43 000 kr *Bidrag från Sverok; +4000 kr *Deltagaravgifter Events; +40 000 kr *Inköp av boosters -40 000 kr *Inköp av löskort till pricesupport -22 000 kr *Kostnader för administration, fika och övrigt -5000 kr
+4600 +43000 +4000 +40000-40000 -22000-5000 ====================== + 24 600 kr Eventuellt budgetöverskott kommer att hanteras av styrelsen och uteslutande tillkomma föreningens medlemmar. Beslut: Mötet antar budgeten i sin helhet, med tillägget att styrelsen ej bör sätta för stor tilltro till att göra så stor vinst som beräknat. 15 Fastställande av medlemsavgift Förslag: Medlemskap i föreningen ska likt förra perioden kosta 50 (femtio) kronor per person per kalenderår. Beslut: Mötet väljer enhälligt att anta förslaget. 16 Val av ny revisor Sittande revisor Vilde Westerlund avsäger sig uppdraget inför den kommande perioden. Mötet väljer Mikael Virkkulla som ny revisor för den kommande perioden. 17 Val av valberedare Mötet väljer att inte tillsätta någon valberedare för kommande perioden, då inget valberedande arbete ändå utförts av tidigare valberedningar. Valberedning förväntas skötas av löpande av sittande styrelsen under det kommande året. 17 Motioner från styrelsen 17.1 Närmare samarbete med föreningen i Piteå. Det finns förslag om att utöka föreningens samarbete med föreningen i Piteå. Ett av sätten att göra detta vore att skapa en underavdelning av föreningen Double Haste i Piteå under ledning av Niclas Berg. Mötet ser positivt på ett utökat samarbete, men anser att detaljerna kring samarbetet tillkommer styrelsen att utarbeta under det kommande året. 17.2 Organiserat nybörjarspel Det finns intresse från vissa håll i föreningen att anordna organiserat spel som är mer nybörjarvänligt än vad föreningen i nuläget erbjuder. Exempelvis det som tidigare kallats Gateway. Mötet beslutar inget i frågan, men anser att saken ska undersökas av styrelsen under kommande året och tas upp igen på nästa årsmöte.
17.3 Björkskatans Fritidsgård Styrelsen ska undersöka möjligheterna till att anordna organiserat spel i annan lokal än den som föreningen vanligen nyttjar, och det främsta förslaget är Björksgatans Fritidsgård. Om styrelsen inte bedömer organiserat spel i dom lokalerna som lämpliga så ska andra lokaler närmare centrum ses över som alternativ. Anledningen till behovet att se över möjligheterna till alternativa lokaler är att Studieförbundet Vuxenskolan som äger lokalerna som föreningen vanligen nyttjar, anser att föreningen tar upp för mycket tid i lokalerna i jämförelse med andra föreningear som vill ha tillgång till dom. Styrelsen kommer informera om ämnet löpande under kommande året, och redovisa situationen vid nästa årsmöte. 17.4 Domarutbildning Styrelsen vill skapa möjlighet för medlemmar att utbilda sig till officiella domare för spelet, vilket skulle skapa en priviligierad möjlighet för de aktiva i föreningen som är intresserade av att hjälpa till och engagera sig på turneringar runtom i landet. Det skulle innebära en kostnad, men som anses ligga inom ramen för föreningens budget och huvudsakliga verksamhet. Styrelsen ska undersöka möjligheten att anordna en domarutbildning per år med start under 2015. 18 Motioner från medlemmar Inga motioner har inlämnats från medlemmar. 19 Övriga frågor 19.1 Introduktion till rapporteringsprogram Det efterfrågas att föreningen ska anordna en enkel introduktion till hur rapporteringsprogrammet Wizards Event Reporter fungerar för att engagerade medlemmar utanför styrelsen ska ha bättre möjlighet att kliva in och stötta styrelsens arbete vid föreningens events. Även föreningens interna digitala system för vinstpoäng och uppladdning av turneringsresultat bör vidröras under en sådan introduktion. Mötet fastslår att det är en god ide och att det bör anordnas inom överskådlig framtid, men ej utan att med lång framförhållning annonsera om det så att så många som möjligt får chans att delta. 19.2 Fördjupnings-kurs Jens Åström vill i föreningens regi erbjuda medlemmarna en möjlighet att fördjupa sitt kunnande om spelet och förbättra varje spelares taktiska förmåga i spelet.
Mötet anser att det är en god ide och att Jens Åström tillsammans med övriga styrelsen bör undersöka möjligheten att erbjuda detta så att så många medlemmar som möjligt får glädje av det. 19.3 Fler deltagare till formatet Modern Det efterfrågas att föreningen ska anordna ett event separat avsett för att öka intresset för formatet Modern. Det föreslås att det ska göras som en turnering till vilken det ska finnas specifikt Modern-material att låna för alla som deltar. Alternativt tillhandahålls endast materialet för allmän speltestning och kläm-och-känn för alla deltagare utan att ha någon turneringsform. Eventet föreslås vara gratis för alla deltagare, och erbjuda utlottningsvinster eller dylikt för att locka fler att delta. Mötet fastslår att det är en god ide och att det bör anordnas inom överskådlig framtid, men ej utan att med lång framförhållning annonsera om det så att så många som möjligt får chans att delta. 20 Mötet avslutas Mötet avslutades 15:20 av mötets ordförande Daniel Lundberg. Justerat av Erik Lindahl och Anders Lundberg. Signatur Datum Signatur Datum