Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA 101 Sammankallelse och beslutfördhet 102 Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering samt godkännande/ komplettering av föredragningslistan 103 Rättelseyrkande 104 Tjänstemannabeslut, (vårdchefen) 105 Ekonomiplan 2010 2012 och budgeten 2010 kommunernas remissvar 106 Nytt patientlarm, offerter 107 Anställning av ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande 108 Personligt tillägg 109 Anhållan om extra arvode 110 Mötets avslutande Jomala den 4.10 2009 Harry Jansson Styrelseordförande
X K.f för De Gamlas Hem Sida 2 Sammanträdestid 10:11:2009 kl. 16.00 Sammanträdesplats De Gamlas Hem Beslutande Ledamöter: Jansson Harry, Ordförande Joelsson Annsofi, viceordförande Carlsson Gun Nordberg Susanne Lycke Per X X - X - Suppleanter: Grönholm Marianne Lundberg Börje Öström Jan-Anders Enberg Camilla Nordlund-White Gunnel X Övriga närvarande Förbundsfullmäktige ordförande Eva Dahlén Ekonomichef Solveig Jansson Paragrafer 101 110 Underskrifter Harry Jansson Ordförande Kerstin Wikgren Sekreterare Protokollet justerat Jomala den 12.11 2009 Gunnel Nordlund-White Protokollet framlagt till påseende Intygar Jomala den 13.11 2009 Kerstin Wikgren
Sida 3 101 SAMMANKALLELSE OCH BESLUTFÖRDHET Förslag: Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Styrelsen omfattar förslaget.
Sida 4 102 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GOD- KÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Protokollet justeras den 12.11 2009 klo 08.15 på De Gamlas Hem. Till protokolljusterare valdes Gunnel Nordlund-White.
Sida 5 103 RÄTTELSEYRKANDE Mona Sundblom, sysselsättningsterapeut, har inkommit med ett rättelseyrkande gällande vårdchefens beslut att inte godkänna hennes läkarintyg från 7 18.9 2009. På mötet presenteras Mona Sundbloms skrivelse samt läkarintyg. Tjänstemannabeslutet på att inte godkänna sjukskrivningen togs den 2.10 2009. efter det att ärendet hade lyfts på styrelsens bord, men styrelsen hänvisat till vårdchefens befattningsbeskrivning där det är delegerat till vårdchefen att godkänna sjukskrivningar. Den sjukskrivning det är frågan om hade i läkarintyget som huvuddiagnos ett problem, en sk. Z- diagnos, inte en sjukdom. På det andra läkarintyget fanns en annan diagnos till, men enligt läkarintyget var den diagnosen lindrig. I och med att det första läkarintyget inkom till De Gamlas Hem, över 1 vecka efter det att Mona Sundblom meddelat personalkoordinatorn att hon skulle söka sig till läkare, och bara efter det uteblev från sin arbetsplats. Eftersom De Gamlas Hem infört läkarintyg från första dagen, förutsätts att den anställda genast meddelar per telefon hur lång sjukskrivningen är, om man inte genast kan komma in med läkarintyget. När det gäller Mona Sundblom, fick arbetsgivaren inte något besked per telefon, utan fick läkarintyget först följande vecka per post. Då läkarintyget anlände försökte vårdchefen ringa upp Mona Sundblom, för att meddela att ett sådant läkarintyg inte kunde godkännas. Mona Sundblom svarade inte på telefonsamtalet, eller återkom. Styrelseordförande Kommunalförbundet för De Gamlas Hem sammankallade ett gemensamt möte mellan honom, Mona Sundblom och vårdchef Kerstin Wikgren. Med på mötet var även Ann-Helen Sjölund. På detta möte, som hölls den 18.9 2009 meddelade Kerstin Wikgren att sjukintyget inte godkändes. I AKTA står det uttryckligen att ett läkarintyg är en rekommendation, som arbetsgivaren godkänner eller inte. Det står att arbetstagaren har rätt att få arbetsledighet (sjukledighet) om han eller hon på grund av arbetsoförmåga som beror på sjukdom, skada eller olycksfall är förhindrad att sköta sitt arbete. Arbetsoförmågan skall påvisas genom ett godtagbart läkarintyg. I regel beviljas sjukledighet enligt läkarintyget. Ett läkarintyg är dock endast ett sakkunnigutlåtande, som den berörda myndigheten kan avvika ifrån på grundad anledning. Den Kommunala avtalsdelegationen och FPA bekräftar att en Z-diagnos inte är ett läkarintyg som arbetsgivaren behöver bevilja sjukledighet för. I AKTA står det även att den anställde skall utan obefogat dröjsmål visa arbetsgivaren ett godtagbart läkarintyg.
Sida 6 103 RÄTTELSEYRKANDE forts Förslag: Styrelsen besluter att de på mötet presenterade läkarintygen med en Z-diagnos inte godkänns som grund för sjukskrivning under nämnda tid. Styrelsen omfattar förslaget.
Sida 7 104 TJÄNSTEMANNABESLUT Vårdchefens tjänstemannabeslut 98-112 presenteras på mötet. Vårdchefens förslag: Styrelsen tar del av vårdchefens tjänstemannabeslut och antecknar dem till sin kännedom. Styrelsen omfattar förslaget.
Sida 8 105 EKONOMIPLAN 2010 2012 OCH BUDGET 2010. Inkomna utlåtande bifogas föredragningslistan. Bil: 1. Jämförelse med andra vårdinrättningar när det gäller vårddygnskostnader. (finns med vid mötet 10.11.) Fst 98 Ekonomiplan för år 2010-2012 och budget 2010. Förslaget bifogas föredragningslistan. Bil. 2. Ekonomichefens förslag: Förvaltningens förslag till budget 2010 innebär en totalbudget om 5.023.736.-medan driftsbudgeten är 4.957.736.- som betyder en ökning med 14,63 inkl. demensvård. Förslaget till ekonomiplan 2010-2012 och budget 2010 godkänns och skickas ut på remiss till medlemskommunerna. Efter att styrelsen tagit del av remissvaren förs ekonomiplanen och budgeten för fastställelse till förbundsfullmäktige. Remissvaren skall vara kommunalförbundet tillhanda senast den 20 oktober 2009. Styrelsen omfattar förslaget med följande ändringar; Att en demensavdelning inte förverkligas under år 2010, då det ännu inte är klart vilket kommunernas behov kommer att vara i framtiden. Oklart är också hur kommunerna ställer sig till hur kostnaderna för platserna på en demensavdelning skall fördelas, d.v.s. om kostnaderna fördelas på alla 67 platser eller på de 12 platser som kommer att finnas på demensavdelningen. Kommunerna ombedes att ge ett utlåtande. Att inte utöka sysselsättningsterapin med en 50 % ig tilläggsresurs under år 2010. Att däremot utöka konditionsskötarresursen med 50 % under år 2010 Efter förbundsstyrelsens ändringar blir styrelsens förslag till driftsbudget 2010 4.742.526.- vilket betyder en ökning med 9,6 %. Ekonomichefens förslag: Utgående från inkomna utlåtande föreslås att förbundsstyrelsen förslår inför förbundsfullmäktige att styrelsens oförändrade förslag till ekonomiplan för åren 2010-2012 och budget för år 2010 omslutande 4.808.526,- och en driftsbudget på 4.742.526.-. När det gäller demensavdelningen kommer en mer detaljerad verksamhetsplan att uppgöras i början av å 2010. Noteras även att investeringarna 66.000.- kommer att finansieras med avskrivningar plus finansieringsandelar, vilket kommer att noteras i budgeten.
Sida 9 105 EKONOMIPLAN 2010 2012 OCH BUDGET 2010 forts. Styrelsen omfattar förslaget och för ekonomiplanen 2010-2012 samt budgeten 2010 till förbundsfullmäktige, med tillägget att styrelsen föreslår att förbundsfullmäktige fattar ett principbeslut om att kostnaderna för den planerade demensavdelningen fördelas solidariskt mellan medlemskommunerna. Bil1 Kommunernas utlåtande om ekonomiplanen 2010-2012 samt budgeten 2010 Bil.2 Sammanställning av kommunernas svar Bil 3 Jämförelse med andra vårdinrättningar när det gäller vårddygnskostnader (enl bokslut 2008)
Sida 10 106 NYTT PATIENTLARM, OFFERTER El konsult Kenneth Ek har enligt uppdrag tagit fram offerter på ett patientalarm som man anser att är lämpligt för De Gamlas Hem. Kan konstateras att offerterna överstiger budget. Eftersom resultatenheten Fastheten förmodligen kommer att visa ett visst överskott föreslås att att man antar offert för att installerar patientalarmet. Följande offerter har inkommit: STT Condigi loy 22.045,80 Mirtel oy 25.664,00 OY Hedengren Secuirity ab 24.412.00 Övriga tilläggskostnader i samband med installationen 3000.- Priser angivna exklusive moms. Offerterna bifogas. Bil 2. Ekonomichefens förslag: Förslås att antaga offerten från STT Condigi Oy 22.045,80. (Exkl. moms.) Ett avtal uppgöres om dess utförande vad gäller betalningsplan och tid för färdigställande. Styrelsen omfattar förslaget.
Sida 11 107. ANSTÄLLNING AV EKONOMISEKRETERARE I ARBETSAVTALSFÖR- HÅLLANDE FRÅN DEN 01.01.2010. Fbsty/ 82. Anställning av ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande från den 01.09.2009. 72. Anställning av ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande från den 01.09.2009. 65. Anställning av ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande från den 01.09.2009. När ansökningstiden gick ut den 23.06.2009 hade sexton personer sökt befattningen. Sökande till befattningen bifogas som bilaga. Förslag: Föreslås att intervju hålles med tre av de sökande: Malin Öhman, Tora Karlsson och Inger Björling. Förslaget godkänds. Beslutades att Harry Jansson och Per Lycke från styrelsen samt förvaltningschefen skall ingå i intervjugruppen. Intervjuerna skall genomföras den 11.08.09 från kl. 16.00. Eftersom intervjuer hålles den 11.08.2009 kommer förslag att ges vid styrelsemötet. Förslag: Föreslås att Malin Öhman anställes som ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande från den 01.09.2009 med lön enligt en uppgiftsrelaterad lön om 2.389,37 plus avtalsenliga tillägg. Läkarintyg fordras för att anställningen skall anses definitiv. Ärendet återremitterades. Förslag: Malin Öhman anställning som tillfällig kanslist förlängs till den 31.12.2009. Vid den tidpunkten vet man hur arbetssituationen har utvecklats på ekonomikansliet efter att förvaltningschefen börjar arbeta som deltids ekonomichef från den 01.09.2009. Förslaget godkändes. Ekonomichefens förslag: Föreslås att Malin Öhman anställs som ekonomisekreterare i arbetsavtalsförhållande från den 01.01.2010 med en lön enligt en uppgiftsrelaterad lön om 2.446,71 plus avtalsenliga tillägg. Läkarintyg fordras för att anställningen skall anses definitiv. Styrelsen beslöt att lediganslå tjänsten som ekonomisekreterare på nytt.
Sida 12 108 PERSONLIGT TILLÄGG Eila Ahonen har en tjänst som personalkoordinator vid De Gamlas Hem från 1.9 2009. I sin arbetsansökan begärde hon ett personligt tillägg på 200 /mån. Vilket inte beaktades vid anställningen på grund av att beredaren inte noterat begäran. Nu har Eila Ahonen skött sin ordinarie tjänst i två månader, samt som vikarie sedan medlet på juni i år. Dessutom skötte hon den vakanta tjänsten under hela hösten 2008. Eila Ahonen sköter sitt arbete som personalkoordinator på ett sätt, som verkligen gör en skillnad för personalens mående på sin arbetsplats, långt utöver hennes befattningsbeskrivning. Som arbetsgivare frapperas man verkligen av den kontroll över hur personalen jobbar, vem som är på jobb, vem som är borta och varför mm. som Eila Ahonen besitter. All semester och ledighet är noggrant planerad, och i god tid, som inger personalen en trygghet. Det finns information om precis allt ut till avdelningarna. En stor press sätts på personalkoordinatorn med allt det jobb som det innebär att planera alla utbildningstillfällen, avdelningsmöten, praktikanter mm för att i alla sammanhang alltid ha tillräcklig personal på plats. Allt arbete med arbetslistor, planering och koordinering av personalen finns i personalkoordinatorns befattningsbeskrivning. Men skillnaden att göra detta, och att ha en total helhetssyn och kontroll är stor. Det är helt enkelt en kvalitetsskillnad. Det finns en enorm skillnad på arbetssättet mellan de två personalkoordinatorer De Gamlas Hem har haft anställda under år 2009. Under hela tiden har det praktiska arbetet varit gjort, men det finns en enorm skillnad på personalens mående nu och under våren. Förutom sitt arbete som personalkoordinator har hon skrivit och delvis planerat om grundschemat för alla tre avdelningar, samt satt dem på dator, vilket har tagit mycket tid i anspråk. Dessutom har hon planerat även sjukskötarnas grundlista tre gånger för att få alla nöjda. Att planera grundlistor är verkligen tidskrävande, och det har inte varit en möjlighet att göra detta på ordinarie arbetstid. Detta till trots har Eila Ahonen ställt upp och gjort dem, då behov av en sådan grundlista har varit stort en längre tid. Under denna tid har Eila Ahonen också planerat grundlista för den framtida Demendavdelningen, och den avdelning som består av resten av Grannas avdelning. Detta engagemang får man söka efter. I samarbetet med vårdchefen fungerar Eila Ahonen också mycket bra. Det finns en fullständig redovisning över allt som sker på personalfronten, vilket är en stor sak för att vårdchefen skall kunna ha kunskap och insikt i det dagliga som sker inom huset. Den information som på detta sätt regelbundet, dagligen kommer vårdchefen till kännedom, gör att olika insatser kan sättas in i tid. Ett beslut om att det är personalkoordinatorn som vikarierar vårdchefen under dennes frånvaro bör göras.
Sida 13 108 PERSONLIGT TILLÄGG TILL EILA AHONEN forts. Förslag: Styrelsen besluter att Eila Ahonen beviljas ett personligt lönetillägg på 200 /mån. från och med 1.1 2010. Styrelsen omfattar förslaget, och besluter samtidigt att personalkoordinatorns arbetsuppgifter utökas till att även vikariera vårdchefen i dennes frånvaro.
Sida 14 109 ANHÅLLAN OM EXTRA ARVODE Ekonomiföreståndare Carita Holmberg-Mattsson har inkommit med en anhållan om ett extra arvode på 200 /mån. för att handleda Eva Danielsson under dennes studier till specialyrkesexamen för föreståndare inom hotell-, restaurang- och storhushåll under tiden 21.9 2009 31.5 2011. Då planeringen av Eva Danielssons studier gjordes kom denna fråga upp på bordet, och vårdchefens svar var då, att det hör till arbetets art att man som chef handleder studeranden. En parallell drogs då till de handledare av de två studeranden som nu studerar på läroavtal till närvårdare. Till vardera har det utsetts handledare, som under de 3 år studierna räcker fungerar som handledare på arbetsplatsen. För detta betalas heller inget extra arvode. Frågan huruvida man kan tvinga någon att vara handledare, har ju ett självklart svar, nej det kan man inte. Men Carita Holmberg-Mattsson har svarat jakande på den direkta frågan om huruvida hon kommer att utföra handledningen oberoende av ett eventuellt extra arvode. De Gamlas Hem måste kunna vara en instans där personer skall kunna studera på läroavtal. När det gäller handledningen, så är den uppdelad i olika delar, där någon arbetsuppgift ingår per del. Det skall då göras en mellanbedömning. Vårdchefen har erbjudit sig att hjälpa till med dessa blanketter, och också representanten från Ålands läroavtalscentral finns tillgänglig. Det är viktigt att veta att handledaren behöver inte undervisa i något annat än i de arbetsuppgifter som hon redan gör. Det är ingen ny kunskap som måste läras ut. Som ekonomieföreståndare uppgör man arbetslistor, ringer in vikarier, planerar semestrar och andra ledigheter. Man gör beställningar, planerar matsedlar konterar fakturor mm. Alla dessa uppgifter görs i någon form varje månad, d.v.s så väldigt många uppgifter finns dock inte att lära ut. På mötet presenteras den pärm med information som finns. Förslag: Styrelsen avslår denna anhållan med den motiveringen att det för denna handledning inte behövs mera information än den som finns i det dagliga arbetet, och att det ligger i arbetets art att handleda studeranden när man är arbetsledare. En motivering är också att de närvårdare som idag fungerar som handledare, utan att ha en chefsposition inte får något extra arvode. Styrelsen omfattar förslaget.
Sida 15 110 Mötets avslutande Mötet avslutades klo 18.10