Protokoll
Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Torsdag kl. 16-18 Omsorgsbyrån i Vasa Närvarande/beslutande x Roger Eriksson, ordförande Jesper Wikström - Carola Lithén, viceordförande x Kenneth Pärus x Birgitta Lassas Ulla-Britt Sundelin - Ulf Sundstén - Christel Sandell x Mariann Nylund Anne Salovaara-Kero - Isa Virtanen - Roger Kronlund - Mikael Perjus - Salla Rundgren Anmärkning: Övriga närvarande x Inger Bjon Regionchef i mellersta Österbotten x Ann-Catrine Vuolle Regionchef i norra Österbotten x Therese Lundén Regionchef i södra Österbotten Anmärkning: Märta Marjamäki samkommunsdirektör, Martin Nordman ekonomidirektör samt Miia Lindström verksamhetschef deltog under 82-83 Paragrafer 82 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 83-91 Behandlas Underskrifter Roger Eriksson, ordförande Therese Lundén, sekreterare Protokollets justering Marianne Nylund Kenneth Pärus Protokollet har framlagts /Centralförvaltningen i Pargas 13.11.2013 Intygar: Carola Isaksson, förvaltningssekreterare
Ärendesida Sammanträdestid: Torsdag kl. 16-18 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Vasa Mötet inleddes med att samkommunsdirektör Märta Marjamäki och ekonomidirektör Martin Nordman informerade om Kårkulla samkommuns verksamhet och ekonomiska uppbyggnad. Ärende 82 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 83 Val av protokolljusterare 84 Godkännande av föredragningslistan 85 Beläggningsrapport och ekonomisk uppföljning per 31.9.2013 86 Nyboda service enhet; Upphandling av lunchportioner 87 Kvadratens serviceenhet: Donation 88 Kvadratens serviceenhet: Bidrag från Svenska kulturfonden 89 Tjänstemannabeslut 90 Anmälningsärenden 91 Övriga ärenden
1 82 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Beslut: Nämndens ordförande konstaterade att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört.
83 Val av protokolljusterare Förslag: Inger Bjon, regionchef 2 Nämnden väljer Mariann Nylund och Mikael Perjus till protokolljusterare. Beslut: Nämnden valde Marianne Nylund och Kenneth Pärus till protokolljusterare. Protokolljusteringen sker denna gång genom utskick via post till justerarna.
3 84 Godkännande av föredragningslistan Beslut: Föredragningslistan godkändes.
4 85 Beläggningsrapport och ekonomisk uppföljning per 30.9.2013 Beredning och förslag: Inger Bjon,regionchef Nämnden antecknar beläggningsrapporten och den ekonomiska rapporten per den 30.09.2013 för kännedom. Beslut: I enlighet med förslaget.
5 KARKULLA:86 /2013 86 Nyboda service enhet; Upphandling av lunchportioner Nämnden 10.9.2013 Beredning: Jennie Kanckos-Sandberg, enhetschef för Nyboda serviceenhet i Nykarleby Ann-Catrine Vuolle, regionchef, ann-catrine.vuolle(a)karkulla.fi Nämnden i Österbotten har gjort avtal med Juthbacka hotell och restaurang ( 71 16.8 2012 för tiden 1.9 2012-31.8 2014). På grund av att den näringsidkare som levererat luncherna till Nykarleby arbetscentral plötsligt upphörde med sin verksamhet 1.7 2013, har Nyboda serviceenhet, Nykarleby arbetscentral begärt in offerter för lunchen under tiden 1.9 2013 31.12 2014. Tiden för inlämnande av anbud utgick 9.8 2013 kl. 15. I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicerades offertförfrågan på HILMA och sändes därutöver ut med post till två lunchrestauranger. Inom utsatt tid har tre anbud inkommit per post: Endivo Matservice K. Mård Fazer Food Services Oy Juthbacka hotell & restaurang Anbudsbegäran omfattade portionspriset för ca 43 lunchportioner, av vilka 30 portioner förs till Joupersgatan 2 och 13 portioner till Jakobstadsvägen 1 i Nykarleby. I offerten inräknas förutom matportionen även bröd och dryck. Efterrätt inräknas endast de dagar som lättare mat serveras som t.ex. soppa. Maten bör levereras kl. 10.45-11.30. Resultatet av offertförfrågan inklusive moms: Endivo Matservice K. Mård: 6,90 /måltid. Leverans 50 /dag Fazer Food Services Oy: 5,06 /måltid under tiden 1.9.13-31.12.13 5,20 /måltid under tiden 1.1.14-31.12.14. Leverans: 74,40 /dag Juthbacka hotell & restaurang: 8,20 /måltid. Leverans ingår i priset. Bilagor: Inkomna offerter av Endivo Matservice K. Mård, Fazer Food Services Oy, Juthbacka hotell & restaurang Protokoll fört vid öppnandet av anbud Stödmaterial: Sammanställning av kostnader för luncherna Offertförfrågan Sammanställningen av kostnaderna för luncherna inklusive moms 43 portioner per dag Endivo Mat service K. Mård: 346,70 /dag på årsnivå 80 434 Fazer Food Service Oy år 2013: 291,98 /dag År 2014: 298,00 /dag på årsnivå 69136 Juthbacka hotell & restaurang: 352,60 /dag på årsnivå 81803 Måltidstjänsterna och livsmedel är budgeterade till 37 000 för år 2013 per 30.6.2013 var 60,8 % av budgeten använd. Med den förmånligaste offerten från
6 Fazer Food Service Oy kommer resultatet för i år bli 56 000, en överskridning på 19 000 inräknat också juli augusti 2013. För år 2014 blir kostnaderna 69136 med den förmånligaste offerten. I budgetplaneringen år 2014 är Måltidstjänsterna och Livsmedels konto sammanlagt 40 000. Föredragning: Inger Bjon, regionchef, inger.bjon(a)karkulla.fi Eftersom värdet på upphandlingen på årsnivå överstiger nämndens beslutanderätt (50 000 euro i året) ankommer det på styrelsen att godkänna avtalet. Förslag: Beslut: Nämnden förordar för styrelsen, att Fazer Food Service Oy:s offert antas för tiden 1.9.2013-31.12.2014. Nämnden beslöt att återremittera ärendet till regionchef Ann-Catrine Vuolle för närmare utredning av möjlighet att eventuellt samarbeta med kommunala eller samkommunala lunchleverantörer. ---------- Nämnden den Beredning: Ann-Catrine Vuolle, regionchef Regionchefen har kontaktat Nykarleby stad, bildningsverket, äldreomsorgen och hemservice för att utröna stadens möjligheter att offerera lunchförsäljning till Nyboda serviceenhet. Svaret blev att staden håller på med en omstrukturering och kan för tillfället inte tänka sig någon försäljning utanför egen verksamhet. En offert skulle låta sig göras först under vårvintern 2014. Regionchefen har även utforskat Intek serviceenhets köks möjligheter att producera lunchportionerna. Kapaciteten vid Inteks kök möjliggör inte produktion av ytterligare 40 portioner. Föredragning: Inger Bjon, regionchef Regioncheferna bör intensifiera sina försök att samarbeta med kommunerna i regionerna gällande köpservice i fortsättningen, eftersom detta tycks vara en framkomlig väg, såvida kommunerna får information om behov av samarbete i god tid. Förslag: Beslut: Nämnden förordar för styrelsen, att Fazer Food Service Oy:s offert antas för tiden 1.9.2013-31.12.2014. I enlighet med förslaget. Paragrafen justerades omedelbart. Delges: styrelsen
7 87 Kvadratens serviceenhet: Donation KARKULLA:118 /2013 Beredning: Enhetschef Monica Eklund, monica.eklund(a)karkulla.fi Från Emelie o Rudolf Gesellius fond har Kvadratens servicenhet erhållit 2 000 för ett I-pad-projekt. Dessa pengar har använts till att köpa 5 stycken I-pads för enheterna i Kvadraten. Personal genomgår som bäst en kurs i hur man använder I-pads i klientarbete. De går genom appar för att stimulera klienter i läsning o läs-förberedande, skrivning, matematik, tillverkning av egna minnesspel och pussel. Föredragning och förslag: Regionchef Inger Bjon Nämnden antecknar donationen för kännedom och riktar ett varmt tack till Emelie och Rudolf Gesellius fond. Beslut: Delges: I enlighet med förslaget. Emelie och Rudolf Gesellius fond
8 KARKULLA:119 /2013 88 Kvadratens serviceenhet: Bidrag från Svenska kulturfonden Beredning: Enhetschef Monica Eklund, monica.eklund(a)karkulla.fi Svenska kulturfonden, kultur i vården, har beviljat Kvadratens serviceenhet 500 för konststunder med klienterna. Susanne Remahl har anlitats som dragare för konststunderna. Föredragning och förslag: Regionchef Inger Bjon Nämnden antecknar bidraget till Kvadratens serviceenhet för kännedom och riktar ett varmt tack till Svenska kulturfonden. Beslut: Delges: I enlighet med förslaget. Svenska kulturfonden
89 Tjänstemannabeslut Beredning: Britt-Marie Hjortell 9 Enligt samkommunens instruktion 11, mom. 2 skall en förteckning föras över de beslut som fattas av en enskild tjänsteman. Denna förteckning skall enligt samma paragraf underställas närmast överordnade förtroendeorgan. Föredragning och förslag: Inger Bjon Föreslås att förteckning över enskilda beslut fattade av Enhetschefer antecknas och konstateras att det inte finns anledning att överföra beslut till styrelsen. Datum Paragraf Beslutsfattare Innehåll Boende och dagverksamhet norra regionen 22.8.2013 17.9.2013 241-280 Maria Norrman 2.1.2013 2.9.2013 1 200 Eva-Maria Emet Boende och dagverksamhet mellersta regionen 25.4.2013 26.9.2013 1 100 Ann-Charlott Nylund Boende och dagverksamhet södra regionen Föredragning: nämndeordförande Roger Eriksson Underställs regionchefernas beslutsparagrafer 01.04.2013 27.08.2013 95 187 regionchef Ann-Catrine Vuolle 28.08.2013 14.10.2013 194-238 regionchef Inger Bjon Beslutsförteckning finns vid mötet. Förslag: Beslut: Nämnden antecknar sig för kännedom tjänstemannabeslut enligt förteckning och konstaterar att det inte finns orsak att överföra beslut till nämnden. I enlighet med förslaget.
90 Anmälningsärenden 10 Beredning: Styrelsen 26.09.2013 138 Mosebackens serviceenhet: Transportavtal (bilaga) Akademiföreläsning 19.11.2013 med professor Mima Cattan om Ensamhet bland äldre hur kan ensamhet motverkas med politiska och praktiska lösningar? Förslag: Inger Bjon, regionchef Nämnden antecknar ärendena för kännedom. Beslut: I enlighet med förslaget. Nämnden beslöt enligt förslaget men med tillägget att eventuella kostnader för nämndmedlemmarnas eller regionchefernas deltagande i föreläsningen betalas av nämnden.
91 Övriga ärenden 11 Nämndens nästa möte hålls torsdagen den 28.11.2013 kl 16 på Omsorgsbyrån i Vasa. Regioncheferna presenterar då verksamheten i sina respektive regioner och informerar också nämnden om det nya avgiftspaketet 2014.
12 9998 ANVISNING FÖR FRAMSTÄLLANDE AV RÄTTELSEYRKANDE BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Gäller 82-91 Besvär över nedan nämnda beslut kan inte anföras enligt följande speciallagstiftning: Gäller RÄTTELSEYRKAND E till samkommunen Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan rikta ett skriftligt rättelseyrkande till regionala nämnden i Österbotten. Gäller Rättelseyrkande får framställas av en part, dvs. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt (part) eller av en samkommun och samkommunens medlemmar. Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att beslutet avsänts till parten per brev. En samkommun och samkommunens medlemmar anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt hos samkommunen. Kravet med motiveringar och beslutet i vilket ändring söks ska framgå ur rättelseyrkandet. I ansökan ska den som yrkar på rättelse och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Till rättelseyrkandet ska fogas: - handlingar man hänvisar till -fullmakt, om ombud anlitas Kontaktinformation till samkommunen Regionala nämnden i Österbotten Fredsgatan 16 B 65100 Vasa tfn * 0247 431 222 fax (02) 458 1040 Rättelseyrkandet kan också skickas per e-post till adressen: info@karkulla.fi Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna ska tillställas besvärsmyndigheterna före utgången av tjänstetiden på sista dagen av besvärstiden. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna ska lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut.
13 TID FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSTID Dagen för delfåendet eller den dag då protokollet har lagts fram räknas inte in i den utsatta tiden. Om sista dagen av den utsatta tiden är en helgdag eller en annan sådan dag då ämbetsverken är stängda får rättelseyrkande och besvär lämnas in förta vardagen därefter. Tilläggsuppgifter Detaljerad anvisning för rättelseyrkande/besvärsanvisning fogas till protokollet.
14 RÄTTELSE- OCH BESVÄRSANVISNING ENLIGT LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING Enligt lagen om offentlig upphandling kan en part söka ändring i ett beslut eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som gäller offentlig upphandling genom att yrka på att den upphandlande enheten rättar beslutet eller avgörandet. Ärendet kan också genom besvär föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet i 15 i upphandlingslagen. Det nationella tröskelvärdet är: 30.000 varor och tjänster 100.000 hälsovårds- och socialtjänster 150.000 byggentreprenader och byggkoncessioner
15 I Rättelseanvisning Den som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller med något annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse enligt 80 83 i upphandlingslagen. En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande, det vill säga den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse av den upphandlande enheten. En part ska lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse inom 14 dagar från att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i yrkandet på upphandlingsrättelse Av yrkandet på upphandlingsrättelse ska det framgå vad som yrkas inklusive motiveringar. Av yrkandet ska framgå namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna hanteras. Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska fogas de handlingar som den som framställer yrkandet hänvisar till om de inte redan finns hos den upphandlande enheten. Distributionsadress Ett yrkande på upphandlingsrättelse lämnas in till den upphandlande enheten. Kontaktinformation för den upphandlande enheten:, Kårkullavägen 142, 21610 KIRJALA e-post info@karkulla.fi Tidpunkten för när yrkandet på upphandlingsrättelsen anhängiggörs och behandlas påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.
16 II. Förande av ärenden till marknadsdomstolen Anbudsgivare, anbudssökande eller andra som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen genom besvär. Enligt 86 i lagen om offentlig upphandling får ändring inte sökas genom besvär i en upphandling som grundar sig på ett ramavtal om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet. Tillstånd ska beviljas, om 1) det är viktigt att pröva ärendet med tanke på tillämpningen av lagen i andra likadana ärenden, eller 2) det finns vägande skäl som anknyter till förfarandet vid den upphandlande enheten. Om inte något annat bestäms i lag ska besvären lämnas in skriftligen inom 14 dagar från det att parten i fråga har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning. Besvären ska anföras inom 30 dagar från det att parten i fråga har fått del av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 1 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden. Besvären ska lämnas in senast sex månader efter det att upphandlingsbeslutet har fattats, om anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har haft väsentliga brister. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i besvären I besvären ska uppges det upphandlingsärende som besvären gäller och ändringssökandens yrkanden med motiveringar. När det gäller en upphandling som grundar sig på ett ramavtal ska parten i besvärsskriften motivera varför behandlingstillstånd bör beviljas. I besvären ska anges ändringssökandens namn och hemkommun. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ett ombud eller om någon annan person har avfattat besvären, ska även denna persons namn och hemkommun anges. Vidare ska postadress och telefonnummer anges för meddelanden till ändringssökande. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvärsskriften. Till besvären ska fogas det beslut som överklagas i original eller som kopia och ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning om när besvärstiden har börjat. Till besvären ska fogas de handlingar som ändringssökanden hänvisar till som stöd för sina yrkanden. Ett ombud ska till besvärsskriften foga en fullmakt enligt 21 i förvaltningsprocesslagen. Inlämning av besvären Besvären ska lämnas in till marknadsdomstolen. De ska vara inlämnade senast den sista dagen av besvärstiden innan marknadsdomstolen stänger. Själva delfåendedagen räknas inte med. Besvären kan lämnas in till marknadsdomstolens kansli personligen, genom ombud, genom bud, per post Protokollet eller som telefax framlagt alternativt med e-post så som Utdragets lagen om riktighet elektronisk kommunikation till i påseende myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskriver.
17 Om sista dagen för anhängiggörande infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får handlingarna lämnas in till marknadsdomstolen den första vardagen därefter. Besvärsförbud I ett ärende som hör till marknadsdomstolens behörighet enligt 102 i upphandlingslagen får ändring inte sökas med stöd av kommunallagen eller förvaltningsprocesslagen. I en upphandling som grundar sig på ett ramavtal får ändring inte sökas genom besvär om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet enligt 86 i lagen om offentlig upphandling. Underrättelse om ändringssökandet till den upphandlande enheten Den som söker ändring i ett upphandlingsärende med stöd av 88 i upphandlingslagen ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas till den upphandlande enheten senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten på adressen som uppges i punkt I. Marknadsdomstolens adress och annan kontakt information Marknadsdomstolen PB 118, 00131 HELSINGFORS Besöksadress: Skillnadsgatan 1 3 tfn 010 364 3300 fax 010 364 3314 e-post: markkinaoikeus@oikeus.fi