ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Organ Datum 12/2018 Förbundsstyrelsen 14.11.2018 Sammanträdestid Onsdag 14.11.2018, kl. 15.30-18.45 Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. X Hambrudd, Annika vice ordf. (lämnade 17.03) X Andersson, Ulla Landgärds, Viveka X Ulenius, Katarina X Sundman, Roger X Schütten, Erik (lämnade 17.15) Lindfors, Nina Karlsson, Rolf Beijar, Christian Söderlund, Pernilla Lindman, Gun Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande och Sekreterare Övriga närvarande X Hellgren Jimmy, vik. t.f. omsorgsdirektör och metod- och kvalitetschef X Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige X Häggblom, Josefine, ekonomichef Paragrafer 126-135 Underskrift Ordförande Sekreterare Protokolljustering Clas Öfverström Ordförande Ort och tid Mariehamn den Jimmy Hellgren Sekreterare Sammanträdet är kungjort Mariehamn den 8.11.2018 Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

ÄRENDE: SAMMANTRÄDESKALLELSE 126 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet... 1 127 Protokolljustering... 1 128 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 129 Förslag till budget 2019 och ekonomiplan 2020-2021... 3-9 130 Tilläggsbudget 2018... 10 131 Utökad checklimit, återremiss fst 118/2018... 11-12 132 Upptagande av lån, återremiss fst 118/2018... 13-14 133 Åtgärdsplan för att minska sjukfrånvaro, återremiss fst 120/2018... 15-17 134 Konfidentiell rättelseyrkan, tjänstemannabeslut... 18 135 Ärenden till kännedom... 19 Bilagor: 1. Förslag till budget och ekonomiplan 2019-2021 2. Arbetsgruppens åtgärdsplan för att motverka sjukfrånvaro 0

SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 126 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 127 Protokollet justeras fredag 16.11.2018 klockan 13.30 på omsorgsförbundets kansli. Till protokolljusterare utsågs Annika Hambrudd. Annika Hambrudd var tvungen att avlägsna sig innan mötets slut, varför Ulla Andersson utsågs till protokolljusterare. 1

GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 128 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan. 133-134 behandlades mellan 128 och 129. 2

Förbundsstyrelsen 30.08.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 FÖRSLAG TILL BUDGET OCH EKONOMIPLAN FÖR 2019-2021 90 Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den 30.09 och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den 30.11. Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den 15.11 föregående år. Avsikten med föreliggande förslag till budget och ekonomiplan för åren 2019-2021, Bilaga 3/FST 22.8.2018, är att ge förbundsstyrelsen möjlighet att ta ställning till det förslag som förbundets ledningsgrupp utarbetat utgående ifrån de volymer som kommunerna beställt i insatser från omsorgsförbundet samt de stödbehovsbedömningar som gjorts inom daglig verksamhet och boendeservice. De märkbara förändringarna i föreliggande budget och ekonomiplan är; Stödbehovsbedömningarna har justerats och påvisat ett ökat behov, vilket i sin tur medför ökade behov av personalresurser. Föreståndarsituationen inom omsorgsförbundet är problematisk, flera föreståndare med färre enheter behövs. Fr.o.m. 1.9.2018 upphör omsorgsförbundet uppbära avgift för samtliga åtgärder kopplade till medicinering, i enlighet med ÅMHM:s beslut MB-2018-87. I och med detta dras tjänsten som sjukskötare in fr.o.m. 1.1.2019. Kanslipersonalen behöver förstärkning, i form av en kanslist, en driftsansvarig för IT- och fastigheter och en verksamhetssamordnare. Fastighetsbeståndet inom förbundet ses över, som resulterar i omfattande renoveringar och nya fastigheter, medan andra fastigheter avyttras eller slås ihop. De budgeterade kommunandelarna för år 2019 uppgår till totalt 10 996 775,75, en förändring med 3,0% i jämförelse med den godkända budgeten för år 2018 (10 672 250 ). Kommunernas socialförvaltningar har vecka 26 delgivits de klientvolymer som på basen av beställda insatser, beräknas skötas via omsorgsförbundet år 2019. 3

Förbundsstyrelsen 30.08.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 90 forts. Vid styrelsesammanträdet kommer förbundets ledningsgrupp att finnas till hands för att presentera sina respektive områden. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det, av förbundets ledningsgrupp, uppgjorda budgetförslageti enlighet med Bilaga 3/FST 22.8.2018 och den följdenligt förslagna ekonomiplanen för åren 2020-2021, varefter budget- och ekonomiplaneförslaget lämnas till kommunerna för yttrande. Christian Beijar avlägsnade sig kl. 16.08. Ärendet återremitterades för några textändringar enligt gjorda anteckningar av tjänstemän under mötet samt i avsnitt 1.5.1 mom. P. ny tjänst som verksamhetssamordnare med årskostnad 52.000 tas bort. I investeringsdelen 5.4 redogörs enskilda investeringsprojekt/ belopp och i översikten 5.5.1 redogörs för omsorgsförbundets kostnader för plan 2020 och 2021 trots att vi inte vet vad KST medför, samma gäller för resultaträkningen 5.5.2. Roger Sundman och Petter Johansson avlägsnade sig kl. 17.25. 104 Förvaltningen har gjort upp ett nytt budgetförslag utifrån förbundsstyrelsens synpunkter. Sedan återremiss från FST 9/2018 har kostnaderna för daglig verksamhet minskat med 0,5 årsverken vårdare efter kontrollräknad närvarostatistik och översikt över uträkningen av den dagliga verksamhetens stödbehovsbedömning. En nettoökning i kommunandelar om 35 824 (10 996 776 till 11 032 600) beror också på en tillkommen förmedlingstjänst om 117 158 samtidigt som personalkostnader inklusive sociala avgifter har minskat med 81 334 (0,5 årsverken vårdare och 1 årsverken verksamhets samordnare). De budgeterade kommunandelarna för år 2019 uppgår till totalt 11 032 600,45, en förändring med 3,38 % i jämförelse med den godkända budgeten för år 2018 (10 672 250 ). Förbundets ledningsgrupp närvarar under ärendet. 4

Förbundsstyrelsen 30.8.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det, av förbundets ledningsgrupp, uppgjorda budgetförslaget i enlighet med Bilaga 2/FST 3.10.2018 och den följdenligt förslagna ekonomiplanen för åren 2020-2021, varefter budget- och ekonomiplansförslaget lämnas till kommunerna för yttrande. Förbundsstyrelsen beslöt att minska de i investeringsdelen (5.4) föreslagna medlen om sammanlagt 200 000 för luftvärmepump/kyla till 100 000, som binds till styrelsens disposition. Det föranleder en minskning av den totala investeringsdelen från 685 000 till 585 000. Finansieringsdelen påverkas med samma summa. Den förändring detta leder till i övriga budgetsiffror ändras emellertid inte i budget- och ekonomiförslaget som lämnas till kommunerna för yttrande, utan först i det som blir styrelsens förslag till förbundets fullmäktige. I övrigt stryks från investeringsbehov 2020 (5.4) 30 000 för projektering av nytt gruppboende i Mariehamn. 113 Enligt grundavtalet för Ålands omsorgsförbund k.f. 11 skall vid beredning av budget och ekonomiplan medlemskommunerna ges tillfälle att framlägga förslag till utvecklande av kommunalförbundets verksamhet. Följande är en sammanställning av kommunernas yttranden över omsorgsförbundets budget 2019 och ekonomiplan 2020-2021 per 31.10.2018 klockan 14.00. Ytterligare yttranden kan fortfarande inkomma, eftersom sista datum för det är 2.11.2018 klockan 15.00. De nu inkomna finns i sin helhet som Bilaga 1. Övriga presenteras på mötet. Yttranden har hittills inkommit från Kumlinge, Saltvik, Mariehamn, Lemland, Vårdö, Lumparland och Föglö. Kumlinge vill se att alla verksamheter redovisas i budget, att de interna fördelningarna framgår ur budgeten, att alla kommunandelar och vad de grundar sig på framgår ut budgeten, samt att omsorgsförbundet övergår till solidarisk fördelning av kostnader. Saltvik hälsar att kommunstyrelsen inte omfattar den ökade kostnadsramen i sin helhet utan endast till den del som det berör avtalsenliga löneförhöjningar. 5

Förbundsstyrelsen 30.8.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 Mariehamn anser att ökningar i form av fler anställda, två nya bilar samt korttidsboendets höga kostnader bör ses över. Ökningar bör antingen strykas eller minskas rejält. Man anser det förvånande att omsorgsförbundet föreslår utökningar istället för att koncentrera sig på att förvalta och strukturera mer långsiktigt. Socialnämnden omfattar inte budgetförslaget, utan emotser ett bantat förslag. Lemland vill uppmärksamma omsorgsförbundet på att personalstyrkan i gruppboendeservicen ökar medan antalet klienter minskar. Man uppmanar förbundet att värdera om den planerade ökningen av årsverken inom gruppboendeservicen. Lumparland undrar hur omsorgsförbundet avser fortskrida med planerna för och förbredandet av KST. Man föreslår att medlen i budgetförslaget för IT- och fastighetsansvarig används till att projektanställa någon för förverkligandet av KST. Föglö menar att deras preliminära kostnadsandel bör justeras. Under det informationsmöte kring förbundets budgetförslag som hölls den 24.10.2018 fördes bl a diskussion kring att alla respektive kommunandelar för respektive verksamheter bör redovisas i budgetbok, efter önskemål från i första hand Vårdö. Vårdö önskade att information ska gå ut till kommunerna i god tid angående att omsorgsförbundet kommer anställa arbetslösa ungdomar under sommaren, så att informationen kan spridas också lokalt. På fråga från ordförande om vad deltagarna tyckte om stödbehovsbedömningar uppstod en diskussion om för- och nackdelar, där den stora nackdelen ansågs vara att det har lett till fler anställda och att det är tidskrävande för såväl förbundet som för kommunerna. De som ville ha systemet kvar, ville emellertid att det inte skulle vara direkt knutet till debiteringen, utan att det ska vara en solidarisk kostnadsfördelning. Det faktum att omsorgsförbundet fakturerar 5% av kanslikostnaderna som avgift för förmedlade tjänster ansågs av alla inbjudna vara alltför mycket. 6

Förbundsstyrelsen 30.8.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 I övrigt önskades nyckeltal för de korta sjukskrivningarna samt att förvaltningen ser över möjligheten till köptjänst för löneräkningen. Sedan förslaget till budget och ekonomiplan 2019-2021 gick ut till kommunerna har den totala kommunandelen minskat med ca 250 000, inbegripande avslutandet av tre förmedlade tjänster, avskrivningar på den minskade investeringsdelen (FST 10/2018 104) samt ökade hyror pga att Mariehamn behöver Mariegård för egen barnomsorg. Det innebär en procentuell minskning med 2,3% (en ökning med 1,1% mot 2018 års budget istället för 3,4%). I liggande budgetförslag finns en ny bil 90 000 till klienttransporter. Att leasa skulle innebära mer eller mindre samma kostnad. Alternativet till att köpa eller leasa bil, är att överge tanken med att sköta klienttransporterna på egen hand. Det skulle innebära en marginell kostnadsminskning på kort sikt, där chaufförens lön (ca 37 500 inkl. sociala avgifter), mindre drivmedel behövs (ca 8 000 ) och inköp av bil (ca 9 000 per år i 10 år) försvinner, samtidigt som det blir en kostnadsökning om ca 30 000 för upphandlade taxitransporter. En fördel med en sådan åtgärd är att komma ifrån sårbarheten i att klienttransporterna är avhängiga en person. I övrigt finns för- och nackdelar med detta redan listade i liggande budgetförslag under punkt 2.2.2. Transport. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar yttranden som inkommit och ger förvaltningen i uppdrag att göra eventuella förändringar i budget och ekonomiplan 2019-2021 till nästa förbundsstyrelse 14.11.2018. 7

Förbundsstyrelsen 30.8.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 Förbundsstyrelsen (fst) beslöt att göra följande förändringar: Bibehålla avgiften för förmedlade tjänster för 2019 och att den ska revideras inför 2020. Fortsätta med klienttransporter i egen regi med anställd chaufför, men att bilen ska leasas istället för att köpas. Sett ur ett klientperspektiv anser fst att den trygghet och flexibilitet som egen chaufför erbjuder, behöver prioriteras även fortsättningsvis. Alla respektive kommunandelar för respektive verksamhetsform skall redovisas i budgeten. Alla verksamhetsformer skall redovisas i tabellform i budgeten. I texten skall Åkersvängens verksamhetsförändring tydligare förklaras. Den lägre kostnaden för korttidsavlastningen jämfört med budget 2018 skall också tydliggöras. I texten tydliggöra att medel för den beslutade lönejusteringen 2019 finns i budget. Ett tydliggörande av kostnadsutvecklingen över tid skall presenteras i budgeten. En avsiktsförklaring att Ålands omsorgsförbund k.f. avser förverkliga KST och kommer att anhålla om medel för detta hos Landskapsregeringen, då det är tydligare vilka kostnader detta kommer att medföra, skall införas i budgetdokumentet. Där skall också framgå att till Landskapsregeringen skall en begäran skickas att överföra redan beviljade, ej nyttjade, medel till 2019. 129 Förvaltningen har gjort ett nytt budgetförslag för 2019 och ekonomiplan för 2020-2021, som presenteras på mötet, baserat på förbundsstyrelsens (FST) beslut 104/2018 och 113/2018. Sedan senaste förslaget presenterades för FST har Mariehamn och Brändö beslutat avsluta sina förmedlade tjänster via förbundet, vilket innebär en minskning av den totala kommunandelen. I realiteten påverkar minskningen enbart Mariehamn och Brändö. Däremot innebär detta att de kommuner som fortfarande 2019 nyttjar förmedlad tjänst via omsorgsförbundet får en högre kostnad för det, eftersom förvaltningskostnaden inte minskar. 8

Förbundsstyrelsen 30.8.2018, 90 9/2018 Förbundsstyrelsen 3.10.2018, 104 10/2018 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 113 11/2018 En annan förändring är att Mariehamn har beslutat att använda Mariegård för egen barnomsorg, varför den dagliga verksamheten inte kommer kunna flytta från sina lokaler på Servicegatan och Hamngatan. Det betyder att den beräknade hyresbesparingen för 2019, inte kommer kunna uppnås. Förvaltningen arbetar med att hitta annan lösning, men baserat på svårigheten att hitta lämpliga lokaler i Mariehamn, kan det inte räknas som en sannolik besparing inom budgetåret 2019. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen omfattar förvaltningens budgetförslag 2019 och ekonomiplan för 2020-2021 och överlämnar det till förbundsfullmäktige för godkännande. Beslutet justeras omedelbart. Annika Hambrudd lämnade 17.03. Erik Schütten lämnade 17.15. Enligt förslag. Paragrafen justerades omedelbart. 9

Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 117 11/2018 TILLÄGGSBUDGET FÖR 2018 117 Den 26.10.2018 hölls mellanrevision av förbundets verksamhet. Protokollet (Bilaga 3) visar på tydliga brister, som dels beror på den ansträngda personalsituationen främst på kansliet men också inom förbundets resterande verksamhetsområden, dels på att iakttagelser och förslag från slutrevisionen i mars i år inte har följts upp på tillbörligt sätt. Ekonomichefen har enligt egen analysförmåga konstaterat vad som i princip redan omnämnts i revisions PM:et för bokslut 2017 men haft varken kapacitet i tidsåtgång eller i form av ekonomiresurser att sköta sedvanlig ekonomistyrning under rådande omständigheter. Det framgår med all tydlighet att förbundsstyrelsen behöver anhålla om tilläggsmedel för budgetåret 2018. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger ledningsgruppen i uppdrag att utreda vad som har gått fel, vad det beror på samt till nästa förbundsstyrelse (14.11.2018) bereda ett ärende om tilläggsbudget till förbundsfullmäktige 29.11.2018. Enligt förslag. 130 Bakgrund: Återbäringen från slutregleringen för kommunandelar för räkenskapsperiod 1.1.2017-31.12.2017 skall utbetalas till berörda kommuner inom 14 dagar från att förbundsfullmäktige har behandlat förbundets bokslut. Utredning gjord av Ekonomichefen 15.06.2018 visar att likviditeten under våren och sommaren harmoniserar med inbetalningar från fakturerade intäkter och utbetalningar för löpande månatliga kostnader då bankens checklimit om 250 000euro används som hjälp. Dock motsvarar inte likviditeten ett uppbyggt kassaöverskott under år 2017 om ca 330 000euro för att möjliggöra utbetalningen av den beräknade slutregleringen om sammanlagt 326 380,37euro i sin helhet. Per april kommunfakturering har antagligen ett försök gjorts att kalkylera årets beräknade budgetunderskott främst p.g.a. personalbudgeten så att medlemskommunerna debiterats med 202 503 euro fördelad på de resterande 9 månaderna utöver fastställd budget för år 2018 från 10

01.04.-31.12.2018. Den uppstådda budgetöverskridningen kan kartläggas huvudsakligen till obudgeterade personalkostnader för år 2018. En kort beskrivning enligt följande prognos: - Utbetalning av övertidsersättning 50% och 100% finns ej budgeterade då detta förfarande togs i bruk september-2017 vilket motsvarar en överskridning om 20.000 per månad i genomsnitt, alltså motsvarande 240 000euro. - Tillfällig personal motsvarar en överskridning om 10 000 euro per månad i genomsnitt, alltså motsvarande 120 000euro, - För semestervikarier finns kvar 20 000euro för november och december månad enligt budget. - Förutsatt att lönekostnaderna för ordinarie personal löper enligt tendens per 31.10.2018 finns utrymme för Kommunala avtalsdelegationens lönejusteringsdirektiv som trädde i kraft 31.8.2018 och som medför för förbundet en oförutsedd lönekostnad om 80 000euro som påförs räkenskapsår 2018. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Ekonomichefen föreslår att förbundsstyrelsen skickar till fullmäktige för godkännande en tilläggsbudget om 360 000 euro. Därtill ålägger styrelsen förvaltningen att vid begäran vid fullmäktigemötet presentera en mer detaljerad analys. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. Enligt förslag. Paragrafen justerades elektroniskt, torsdag 15.11.2018 klockan 09.00 av ledamöterna som närvarade vid behandlingen; Clas Öfverström, Ulla Andersson, Katarina Ulenius och Roger Sundman. 11

Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 118 11/2018 UTÖKAD CHECKLIMIT, ÅTERREMISS FST 118/2018 118 Ekonomichefen rekommenderar att förbundet ej kan invänta utfallet av en försäljning av boendet Smedjegränd för att finansiera investeringsutgifterna som nämns i 104 FST 25.10.2017 (Bilaga 4). Förbundet bör omedelbart istället uppta ett lån som motsvarar beloppet 180 000 inbegripande överskridningen av gruppboendet Maskrosen (41 730,35 enligt Revisions PM 9.3.2017 (Bilaga 3)). Utöver detta behöver även investeringar finansieras med lån enligt investeringsbudgeten för år 2018 med ett belopp om 100 000. Det upptagna ursprungliga lånet om 320 000 euro enligt fullmäktiges beslut vid fastställande av budget år 2018 har i sin helhet behövt finansiera återbetalningen av slutregleringen för kommunandelar för bokslut 2017 sett ur ett likviditetsperspektiv. Noteras skall att en realisering av försäljning Smedjegränd enligt beräknat marknadsvärde 420 000 budget 2018 står i motsvarande proportion till ett återstående skuldsaldo för landskapslån 308 905,41 per 30.09.2018 för fastigheten. Förbundet behöver härav utöka sin checklimit med 175 000 euro nu inledningsvis inom november för att möjliggöra den retroaktiva utbetalningen enligt KAD cirkulär 31.08.2018 vilket sammantaget skulle omfatta enligt grovt estimat en överskridning av lönebudget om totalt ca 85 000 (9,2 % av novemberlönerna samt retroaktiv lönejustering 1,25 % sedan 1.5.2018). Dessa lån om totalt 280 000 samt utökad checklimit behöver upptas i det snaraste för att åtgärda den likviditetskris förbundet nu står inför fram tills att en grundlig internkontroll har utförts för att kartlägga behovet av en tilläggsbudget för år 2018 främst gällande klargöranden kring förbundets faktiska lönekostnader och budgeterade lönekostnader för år 2018. När förbundet är i fas med debitering av kommunandelar och reviderad amorteringsplan för förbundets upptagna lån bör nuvarande checklimit om 250 000 ses över och eventuellt återbetalas eller omförhandlas för ändamålet att just vara en buffert så som checklimit för oförutsedd likviditetsbrist p.g.a. att uppkomna situationer kan uppstå då fakturering och förbundets lagstadgade utbetalningar enligt förfallodagar av någon anledning skulle innebära ett negativt kassaflöde för en kortare period om några dagar. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att omsorgsförbundet upptar lån och en utökad checklimit enligt ovanstående beredning. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. 12

Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 118 11/2018 Ärendet återremitteras och bereds som två skilda ärenden till förbundsstyrelsens möte 14.11.2018. 131 Beredningen av ärendet gjordes inför ärende 118/2018 och står att läsa här ovan. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att utöka checklimiten enligt beredningen i ovanstående ärende ( 118/2018). VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. I enlighet med förslaget utökas checklimiten med 175 000 euro. Paragrafen justerades omedelbart. 13

Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 118 11/2018 UPPTAGANDE AV LÅN, ÅTERREMISS FST 118/2018 118 Ekonomichefen rekommenderar att förbundet ej kan invänta utfallet av en försäljning av boendet Smedjegränd för att finansiera investeringsutgifterna som nämns i 104 FST 25.10.2017 (Bilaga 4). Förbundet bör omedelbart istället uppta ett lån som motsvarar beloppet 180 000 inbegripande överskridningen av gruppboendet Maskrosen (41 730,35 enligt Revisions PM 9.3.2017 (Bilaga 3)). Utöver detta behöver även investeringar finansieras med lån enligt investeringsbudgeten för år 2018 med ett belopp om 100 000. Det upptagna ursprungliga lånet om 320 000 euro enligt fullmäktiges beslut vid fastställande av budget år 2018 har i sin helhet behövt finansiera återbetalningen av slutregleringen för kommunandelar för bokslut 2017 sett ur ett likviditetsperspektiv. Noteras skall att en realisering av försäljning Smedjegränd enligt beräknat marknadsvärde 420 000 budget 2018 står i motsvarande proportion till ett återstående skuldsaldo för landskapslån 308 905,41 per 30.09.2018 för fastigheten. Förbundet behöver härav utöka sin checklimit med 175 000 euro nu inledningsvis inom november för att möjliggöra den retroaktiva utbetalningen enligt KAD cirkulär 31.08.2018 vilket sammantaget skulle omfatta enligt grovt estimat en överskridning av lönebudget om totalt ca 85 000 (9,2 % av novemberlönerna samt retroaktiv lönejustering 1,25 % sedan 1.5.2018). Dessa lån om totalt 280 000 samt utökad checklimit behöver upptas i det snaraste för att åtgärda den likviditetskris förbundet nu står inför fram tills att en grundlig internkontroll har utförts för att kartlägga behovet av en tilläggsbudget för år 2018 främst gällande klargöranden kring förbundets faktiska lönekostnader och budgeterade lönekostnader för år 2018. När förbundet är i fas med debitering av kommunandelar och reviderad amorteringsplan för förbundets upptagna lån bör nuvarande checklimit om 250 000 ses över och eventuellt återbetalas eller omförhandlas för ändamålet att just vara en buffert så som checklimit för oförutsedd likviditetsbrist p.g.a. att uppkomna situationer kan uppstå då fakturering och förbundets lagstadgade utbetalningar enligt förfallodagar av någon anledning skulle innebära ett negativt kassaflöde för en kortare period om några dagar. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att omsorgsförbundet upptar lån och en utökad checklimit enligt ovanstående beredning. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. 14

Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 118 11/2018 Ärendet återremitteras och bereds som två skilda ärenden till förbundsstyrelsens möte 14.11.2018. 132 Beredningen av ärendet gjordes inför ärende 118/2018 och står att läsa här ovan. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att föra ärendet om upptagande av lån enligt beredningen till ärende 118/2018 till förbundsfullmäktige. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. I enlighet med förslaget beslutade förbundsstyrelsen att föreslå för förbundsfullmäktige att ett kortfristigt lån om 280 000 euro upptas. Paragrafen justerades omedelbart. 15

Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 120 11/2018 ÅTGÄRDSPLAN FÖR ATT MINSKA SJUKFRÅNVARON, ÅTERREMISS FST 120/2018 133/2017 Personalchefens beredning: Enligt budgeten för 2018 ska en arbetsgrupp tillsättas som ska ta fram en åtgärdsplan inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund. Arbetsgruppen bör ha representation från omsorgsförbundets olika verksamhetsformer, såsom boendeenhet, daglig verksamhet och kansli. Från arbetsgivarens sida bör en styrelsemedlem och koordinerande chefen och personalchefen ingå. Det 1.1.2018 nytillträdda PAS (samarbetsorgan för arbetarskydd och personalfrågor) utser en representant och arbetet sker i samverkan med företagshälsovården. I enlighet med 11 omsorgsförbundets förvaltningsstadga tillsätter styrelsen arbetsgrupper om medlemmar från omsorgsförbundets olika förvaltningsenheter ingår. Enligt 4 a lag om jämställdhet mellan kvinnor och män (FFS 1986/609), tillämplig på Åland i enlighet med 1 LL (1989:27) om tillämpning av lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män, ska i organ för kommunal samverkan kvinnor och män vara representerade till minst 40 % vardera. Arbetsgruppens åtgärdsplan bör vara färdig 31.5.2018 för att förslag till åtgärder ska kunna tas upp i budget 2019. Km-ersättning ges för deltagande i möten, samt mötesarvode för det fall att en medlem i arbetsgruppen deltar utanför arbetstid. Förslag till sammansättning av arbetsgruppen: en representant för PAS, föreståndaren för daglig verksamhet Lilian Nyholm, styrelsens representant Roger Sundman, vik. metod- och kvalitets chef Sam Grandell, byråsekreterare Madeleine Andersson och personalchef Alexandra Favorin. Personalchef Alexandra Favorin är inkallad som sakkunnig. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna personalchefens förslag till arbetsgrupp som ska ta fram en åtgärdsplan inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund. Ordförande för arbetsgruppen blir Roger Sundman och sekreterare för arbetsgruppen blir personalchefen. Arbetsgruppens mandatperiod pågår till 31.5.2018. 16

Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 120 11/2018 Enligt förslag. 120 Arbetsgruppen har upprättat en åtgärdsplan (Bilaga 6). Arbetsgruppens åtgärdsplaner inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund har 31.10.2018 lämnat in sin slutrapport. Arbetsgruppen har sammankommit två möten och kommit fram förslag för att minska sjukfrånvaro inom Ålands omsorgsförbund: Redovisning om sjukfrånvaron presenteras kvartalsvis till berörda Sjukfrånvaron och personaldimensionering analyseras kontinuerligt Erbjuda möjlighet arbetsrotation till personalen Erbjuda introduktionsutbildningen till nya föreståndare och andra utbildnings insatser vid behov Arbetsgruppen har begärd föreståndarna uppdatera bry-sig-om-samtal blankett Arbetsgruppen har tagit del av ÅOF:s policy för uppföljning och tidigt stöd vid sjukfrånvaro Bilaga A, Bilaga B Åtgärder för att öka personalens yrkesstolthet och delaktighet samt medverka till en positiv arbetsplats PERSONALCHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tecknar sig arbetsgruppens åtgärdsplan till kännedom och ger förvaltningen i uppdrag att implementera arbetsgruppens åtgärdsplan inom hela organisationen. VIK TF OMSORSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Mandatet för arbetsgruppen gällde till 31.5.2018. Eftersom det är av yttersta relevans att komma till rätta med den höga sjukfrånvaron inom förbundet, föreslås att mandatet förlängs retroaktivt och att förbundsstyrelsen antingen godkänner eller återemitterar ärendet till arbetsgruppen med ett förlängt mandat. Emedan bilagorna A och B i åtgärdsplanen inte är de korrekta, återremitteras ärendet till förbundsstyrelsen 14.11.2018. 17

Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 Förbundsstyrelsen 7.11.2018, 120 11/2018 133 Bilagorna är nu korrigerade och förändringarna är gulmarkerade (Bilaga 2). Mandatet för arbetsgruppen gällde till 31.5.2018. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Eftersom det är av yttersta relevans att komma till rätta med den höga sjukfrånvaron inom förbundet, föreslås att mandatet förlängs retroaktivt och att förbundsstyrelsen antingen godkänner planen och ger ledningsgruppen i uppgift att implementera den eller återemitterar ärendet med förslag på förbättringar eller förtydliganden till arbetsgruppen med ett förlängt mandat. Åtgärdsplanen godkändes och mandatet förlängdes retroaktivt. Förbundsstyrelsen uppmanar förvaltningen att följa planen i allmänhet och punkten om inspirationsdag (som skall ske på betald arbetstid) i synnerhet. Åtgärdsplanen sänds förbundsfullmäktige till kännedom. Paragrafen justerades omedelbart. 18

KONFIDENTIELL RÄTTELSEYRKAN, TJÄNSTEMANNABESLUT 134 19

DELGIVNINGAR FÖR KÄNNEDOM 135 1. Kontroll av närståendetransaktioner 2. Kontakt med externa experter gällande ekonomistyrning och bokföring VIK TF OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar informationen till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Gällande punkt 1 beslöt förbundsstyrelsen att det ska beredas som ett ordinarie beslutsärende till nästa möte. Gällande punkt 2 beslöt förbundsstyrelsen enligt vik tf omsorgsdirektörens förslag. 20