SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2019-06-17 26 (32) Ks 160 16. E-förslag uppföljning och utvärdering Dnr 2014/374-109 Kommunfullmäktige fattade 2016-09-26, 150 beslut om att införa e-förslag och att avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag. Kommunfullmäktige beslutade också att anta en policy för e-förslag där det framgår vad som gäller för e-förslag i Västerviks kommun. I beslutet ingick även att en uppföljning och utvärdering skulle göras ett år efter införandet. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 17 maj 2019 en utvärdering och uppföljning av införandet av e-förslag. Förvaltningen anser att e-förslagstjänsten har fungerat mycket bra. Genom att samtliga förslag blir synliga på hemsidan så är tillgängligheten för både allmänhet, politiker och tjänstpersoner större än vid de tidigare medborgarförslagen. Det är också förvaltningens upplevelse att fler medborgare får snabbare svar på sina frågor och synpunkter, speciellt de som inte behöver besvaras av politiken utan kan hanteras direkt av en handläggare. Kommunfullmäktiges demokratiberedning har tagit del av ledningskontorets uppföljning och utvärdering av e förslag på sitt möte den 21 maj 2019 och redovisar synpunkter i skrivelse 24 maj 2019. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisad uppföljning och utvärdering av e-förslag. Yrkanden Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Mariann Gustafsson (V) yrkar att samtliga godkända e-förslag ska redovisas. Ordföranden ställer först sitt eget yrkande under proposition och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Ordföranden ställer sedan Mariann Gustafssons yrkande under proposition och finner att kommunstyrelsen avslagit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisad uppföljning och utvärdering av e-förslag. Justerandes sign Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut 2019-06-03, 160 Anteckningar 24 maj 2019 från demokratiberedningens möte 21 maj 2019 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 maj 2019 Policy för e-förslag i Västerviks kommun Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00
Kommunfullmäktiges demokratiberedning Kommunsekreterare Sofie Westerlund 0490-25 40 39 sofie.westerlund@vastervik.se 2019-05-24 Kommunstyrelsen Uppföljning och utvärdering av e-förslag yttrande Kommunfullmäktiges demokratiberedning har tagit del av ledningskontorets uppföljning och utvärdering av e förslag, daterat 2019 05 17, samt fått den föredragen av kanslichef Elisabet Olsson på demokratiberedningens möte den 21 maj 2019. Vid demokratiberedningens möte deltog Arbetarpartiet Socialdemokraterna, Centerpartiet, Kristdemokraterna, Liberalerna, Miljöpartiet, Sverigedemokraterna, Vänsterpartiet och Westerwikspartiet. Moderaterna och Socialisterna Välfärdspartiet var förhindrade att närvara. Nedan redovisas synpunkter från demokratiberedningen som framfördes 21 maj 2019 och som finns i anteckningarna från mötet och redovisas även separat i detta yttrande. Synpunkter från demokratiberedningen Demokratiberedningen menar att e förslag har öppnat en ny möjlighet att lämna in förslag till Västerviks kommun, då alla kan lämna e förslag. Det finns ingen åldersgräns och det finns inga krav på att förslagsställaren måste vara invånare i Västerviks kommun. Demokratiberedningen betonar dock att möjligheten att lämna e förslag måste bli mer känd och föreslår följande informationsinsatser: under en bestämd tid ge utökad specifik information om e förslagsfunktionen i de medier kommunen normalt använder informera om e förslag i samband med medborgardialoger, ex. förbättringspromenader, skolbesök riktad information till turister informera om e förslag på kommunfullmäktiges möten, ex. vid utlokaliserade möten utanför Västervik E förslag måste få 20 signaturer för att gå vidare för politisk behandling. Demokratiberedningen menar att det är bra att även de förslag som får färre än 20 signaturer finns kvar för att kunna lyftas i andra sammanhang, exempelvis av förtroendevalda som motion. Demokratiberedningen föreslår att kommunen använder sociala medier för att öka medvetenheten om inkomna förslag för att synliggöra för medborgarna vilka förslag som har kommit in och möjliggöra flera signaturer. Sverker Thorén Ordförande
Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret Kanslichef Elisabet Olsson 0490-25 40 69 elisabet.olsson@vastervik.se Kommunstyrelsen 2019-05-17 E-förslag uppföljning och utvärdering Bakgrund och beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige fattade 2016 09 26, 150 beslut om att införa e förslag och att avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag. Kommunfullmäktige beslutade också att anta en policy för e förslag där det framgår vad som gäller för e förslag i Västerviks kommun. I beslutet ingick även att en uppföljning och utvärdering skulle göras ett år efter införandet. Ett e förslag är en idé eller ett förslag från en medborgare till kommunen. Det spelar ingen roll var man bor eller hur gammal eller ung man är, alla är välkomna att lämna e förslag. E förslaget läggs efter granskning ut på kommunens hemsida och andra personer kan stödja förslaget genom att signera det. Förslaget kan handla om allt som rör de verksamheter som kommunen och de kommunala bolagen ansvarar för. När ett förslag har fått 20 signaturer eller fler kommer det att gå vidare till politiken som lämnar ett svar. Övriga förslag lämnas utan vidare åtgärd, men fortsätter att vara synliga på hemsidan. Syftet med e förslag är att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Det ökar också möjligheten för kommunens politiker att få veta vilka frågor som är viktiga för medborgarna. Även de förslag som inte har fått 20 signaturer eller fler blir synliga för alla på hemsidan. Det innebär att politiker som tycker att ett förslag är bra har möjligheten att själv lägga fram förslaget i de instanser där personen utifrån sina politiska uppdrag har rätt att initiera ärenden. Utvärderingsperiod Den tid som utvärderingen avser är 16 mars 2018 till 13 maj 2019. Lanseringen av e-förslag E förslagstjänsten nås från kommunens hemsida genom att personen: söker på e förslag eller medborgarförslag, klickar på E tjänster & blanketter högst upp på hemsidan, klickar på Kommun och Politik och sedan vidare på Dialog och synpunkter, klickar på Lämna dina synpunkter på startsidan och sedan klicka vidare på e förslag till politiken.
Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret E förslagen lanserades den 16 mars 2018. I samband med lanseringen gjorde vi följande informationsinsatser: skickade ut pressmeddelande, informerade på kommunens hemsida, informerade på sociala medier, informerade i fullmäktiges annons inför sammanträde, satte upp affischer på biblioteken och i kommunhuset, förberedde bibliotekspersonalen på att vara behjälpliga med att skriva in förslag på datorer i biblioteken, samt svara på frågor om e förslagen. Lokalmedia visade ett relativt stort intresse i samband med lanseringen. Förutom frågor kring hur det praktiskt går till att lämna förslag så ställdes främst frågor kring tillgängligheten för personer som inte vill eller kan använda en dator. Eftersom möjligheten fortfarande finns att lämna in förslag på papper och även samla underskrifter på papper så uppfattades tillgängligheten som god. Möjligheten att i kommunhuset och på biblioteken få hjälp med att lägga in förslag var också bidragande till att tjänsten upplevs som tillgänglig. Inkomna förslag och hanteringen av dessa Nedan redovisas statistik över de förslag som har lämnats in och vilka som har blivit besvarade av politiken. Statistik e förslag 16 mars 2018 13 maj 2019 Inlämnade förslag Publicerade förslag Förslag som fått minst 20 signaturer Förslag inlämnade på papper 100 st. 52 st. 16 st. 1 st. Som jämförelse så fick vi i genomsnitt 37 medborgarförslag per år under de år som Västerviks kommun tillät dessa (2004 2017). Förslag som har fått minst 20 signaturer besvaras av politiken. Fullmäktiges presidium avgör vilken instans som ska svara på förslaget. Nedan redovisas vilka av de 16 förslagen som hittills har besvarats av politiken och vilka som ännu inte är besvarade. Besvarade förslag Utökad barnomsorg i Ankarsrum (barn och utbildningsnämnden) Folkomröstning om ny infart (kommunstyrelsen) Ny förskola i Ankarsrum (barn och utbildningsnämnden) Loftahammars bibliotek (kommunstyrelsen) Bökensveds konstgräsplan (kommunstyrelsen) Sänkt hastighet i villaområden (kommunstyrelsen) Utemiljö/lekplats i Ankarsrum (kommunstyrelsen) Skatepark i Gunnebo (kommunstyrelsen) Säkrare cykelväg till Näktergalens skola (kommunstyrelsen) 2 (4)
Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret Ännu inte besvarade förslag Mobilförbud i Västerviks grundskolor (barn och utbildningsnämnden) Sänkt hastighet till 30 km/h i tätorten i Västervik (kommunstyrelsen) Hundrastgård på söder (kommunstyrelsen) Mindre kött och mer vegetarisk mat i kommunens verksamheter för klimatets skull (kommunstyrelsen) Klimatnödläge (kommunstyrelsen) Öka infon om e förslag (kommunstyrelsen) Båtråd i Västervik (beslutsinstans inte klar) Hantering av förslag som inte publiceras När ett förslag kommer in granskas det av en moderator i kansliet på ledningskontoret. Vid granskningen kontrolleras att förslaget uppfyller de krav för publicering som framgår av policyn som fullmäktige har beslutat om. Det sker också en kontroll av åldern på den som har lämnat förslaget så att vi vet om vi behöver säkerställa hanteringen av personuppgifter genom godkännande från målsman. Om det finns oklarheter kring hur ett förslag ska hanteras kan detta lyftas till kommunfullmäktiges presidium för vägledning. Detta har skett vid ett tillfälle. Ungefär hälften av de förslag som lämnas in via vår e tjänst publiceras inte. I policyn som fullmäktige har beslutat om finns exempel på skäl till att förslag inte publiceras. Ett av de vanligaste skälen är att förslaget är mer av en enkel fråga eller en synpunkt. Då får istället den som har lämnat in förslaget/frågan ett svar från en sakkunnig tjänsteperson. Det kan vara så att det redan pågår ett arbete eller har fattats beslut som innebär att förslaget kommer att genomföras. Då får medborgaren direkt ett svar med den informationen. Ett annat vanligt skäl till att vi inte publicerar ett förslag är att det inom de senaste 12 månaderna har kommit in ett eller flera andra förslag som innebär samma eller ungefär samma sak. Om det finns ett annat liknande förslag som fortfarande är öppet för att samla signaturer så rekommenderar vi medborgaren att skriva under det förslaget istället. Om medborgaren anser att det förslag som finns att skriva under inte är riktigt samma förslag och vi gör samma bedömning så kan vi ändå publicera förslaget om medborgaren önskar det. Ytterligare skäl till att vi inte publicerar ett förslag kan vara att det innehåller delar som är olagliga, kränkande eller oseriösa. Medborgaren får alltid återkoppling om varför ett förslag inte publiceras. Ibland sker en dialog som leder till att förslaget ändras något för att sedan vara möjligt att publicera. Synpunkter och utveckling De synpunkter som har kommit in kring e förslagen har främst handlat om funktionen kring hur man loggar in för att kunna lämna förslag och signera förslag. Idag behöver man göra en enkel inloggning för att kunna lämna eller skriva under ett förslag. Medborgaren får uppge namn, adress, ålder och en e postadress. Detta är de uppgifter vi har bedömt 3 (4)
Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret att vi behöver för att ha en möjlighet att följa upp vilka som lämnar förslag och kontrollera att samma person inte skriver under ett förslag flera gånger. Sedan e förslagen lanserades har vi utvecklat tjänsten genom att skapa möjlighet för medborgaren att logga in via bank id. Detta underlättar för den som inte vill skapa det konto som annars krävs för att man ska kunna lämna eller signera ett förslag. Initiativet till detta kom från en medborgare som lämnade det som ett förslag via e förslagstjänsten. Det förslaget publicerades inte utan förslagslämnaren fick istället direkt besked om att vi skulle se över möjligheten och senare att förslaget genomförs. Det har även kommit en del synpunkter om hur lätt eller svårt det är att hitta tjänsten på hemsidan. Vi har redovisat ovan vilka sätt man når tjänsten på via hemsidan. I nuläget gör förvaltningen bedömningen att tjänsten är tillräckligt synlig och tillgänglig på hemsidan. Ett ytterligare sätt som tjänsten kommer bli tillgänglig på är via den nya dialogapp som kommunen håller på att utveckla. Genom den kommer medborgare enkelt kunna föra fram synpunkter till kommunen. Förslag till politiken kommer vara ett alternativ som man kan välja i appen och då ta sig vidare till e förslagstjänsten. Förvaltningens sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis anser förvaltningen att e förslagstjänsten har fungerat mycket bra. Genom att samtliga förslag blir synliga på hemsidan så är tillgängligheten för både allmänhet, politiker och tjänstpersoner större än vid de tidigare medborgarförslagen. Det är också vår upplevelse att fler medborgare får snabbare svar på sina frågor och synpunkter, speciellt de som inte behöver besvaras av politiken utan kan hanteras direkt av en handläggare. De ytterligare arbetsinsatser som krävs från kansliets sida för att administrera förslagen hämtas hem på andra håll i organisationen. Detta genom att färre förslag kräver beredning från förvaltningarna. Det är heller inte lika många förslag som behandlas politiskt, vilket även minskar den administrativa hanteringen i de sammanhangen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisad uppföljning och utvärdering av e förslag. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 4 (4)
Policy för e-förslag i Västerviks kommun Antagen av kommunfullmäktige 2016-09-26, 150 att gälla från 2018-03-16. Vad är ett e-förslag? Ett e-förslag är en idé eller ett förslag från en medborgare till kommunen. E-förslaget läggs ut på kommunens hemsida och andra personer kan stödja förslaget genom att signera det. Syfte Syftet med e-förslag är att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Det ökar också möjligheten för kommunens politiker att få veta vilka frågor som är viktiga för medborgarna. Vad kan ett e-förslag handla om? E-förslagen kan handla om allt som ryms inom de verksamheter som kommunen och de kommunala bolagen ansvarar för. Vem får lämna in och signera ett e-förslag? Alla som vill kan lämna in eller signera ett e-förslag, såväl invånare i Västerviks kommun som andra. Det finns ingen åldersbegränsning. Det betyder att även barn och ungdomar kan lämna in förslag. E-förslag kan även lämnas in på papper. En signatur per medborgare räknas. Hantering av e-förslagen Ett e-förslag granskas av en moderator innan det publiceras på hemsidan. Förslaget ska ha en titel och en tydlig beskrivning. Otydliga förslag kan skickas tillbaka till förslagslämnaren för förtydligande. Förslagslämnaren väljer under hur lång tid förslaget kan samla signaturer, dock max 90 dagar. Skriftligt inlämnade förslag kan kompletteras med skriftligt inlämnade signaturer som adderas till signaturerna på hemsidan. Om 20 personer eller fler har signerat förslaget tas det upp för politisk behandling. Kommunfullmäktiges presidium beslutar om förslaget ska behandlas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, en nämnd eller ett bolag. Därefter bereds ärendet av handläggare inför den politiska behandlingen. Det politiska beslutet publiceras på hemsidan. E-förslag som har fått färre än 20 signaturer avslutas utan vidare åtgärd när tiden för insamling av signaturer är slut. Även de avslutade förslagen fortsätter att vara synliga på hemsidan. Publicering på hemsidan och ansvar Förslagslämnarens namn samt namnen på de som signerar förslagen publiceras i anslutning till det inlämnade förslaget (godkännande av behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen krävs). Kommunen förbehåller sig rätten att bestämma vad som publiceras. Anledningar till att e-förslag inte publiceras kan vara att förslaget: - strider mot gällande lagstiftning, F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Författningssamlingen\Alla författningar\policy-e-forslag-antagen-kf160926.docx
- berör en fråga som ligger utanför kommunens ansvarsområde, - rör enskilda ärenden eller kan härledas till enskilda personer, - på något sätt är kränkande, oseriöst eller stötande, - innebär marknadsföring av produkt eller kommersiell verksamhet, - har mer karaktär av en enkel fråga eller en synpunkt, - är mycket likt ett annat förslag som har lämnats in de senaste 12 månaderna. 2 (2)