Årsmöte - protokoll 28 februari 2011 19.00 på Drabanten. Närvarande (innan kl 20:00): Marta Fallgren, Galina Semenova, Håkan Lindström, Ylva Jonsson, Carina Mugal, Göran Sterner, Marek Kwiatkowski, Danuta Thishner, Bertel Giös, Henrik Eriksson, Björn Victor, Jan Forsmark, Mathias Tärnström, Bengt Backlund, Peter Schütz, Nils Gottfries, Annika Åqvist, Lasse Sinder, Majid Davoody Tillkommande medlemmar ca +1 timme efter mötesstart (efter kl 20:00): Jan Strandberg, Peter Johansson, Emma Rådahl, Alain Mardokhi, Anna Lundblad, Ann-Christine Högberg, Anna Nylander 1 Mötets öppnande Galina Semenova hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Val av ordförande, sekreterare och justeringsmän för mötet Henrik Eriksson valdes till mötesordförande Håkan Lindström valdes till sekreterare Till justerare tillika rösträknare valdes Marta Fallgren & Lars Sinder. 3 Fastställande av mötets behöriga utlysande Enligt stadgarna ska de komma ut två veckor innan mötet. Mötet fastställdes som behörigt utlyst via e-post, hemsida, och nyhetsbrev. 4 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes med följande förslag till motioner (initiativtagare): - DVD bibliotek (Bertel Giös) - Inventarier (Bertel Giös) - Ljudmiljö (Göran Sterner) - Fredagsfika (Nils Gottfries) - Present till nya styrelsen (Göran Sterner) 5 Genomgång av protokoll från föregående årsmöte Galina Semenova föredrog protokollet där bla följande noterades: - En omfattande ordinarie verksamhet (practicor, kurser, och milongor) Möten/veckobrev, interna kurser, veckobrev. Dessutom genomfördes Jubileumsvecka, Fragancior, Uppvisningar under kulturnatten, DJ-kurs, externa kurser. - Jubileumsåret präglade verksamheten starkt där föreningens ekonomi belastades ganska hårt men också andra åtaganden i form av externa kurser bidrog till betydande extraordinära utgifter. - Styrelsen fick ansvarsfrihet - Årsavgiften fastställdes till 200 kronor, giltig fram till nästa årsmöte (alltså detta årsmöte).
- En verksamhetsplan antogs som i mångt och mycket påminde om det tidigare verksamhetsåret med undantaget av jubileumsfestligheter. - Styrelseposterna utlystes och efter förslag från valberedningen valdes en ny styrelse. - En del policyfrågor & ordningsregler diskuterades och smärre justeringar fastslogs bla att medlemmar får använda Cambalaches namn efter styrelsens godkännande och att ljussättning på milongor skall medge ögonkontakt. - Det beslutades att kommande styrelser får äta middag i slutet av verksamhetsåret på föreningens bekostnad där bidraget blir två årsmedlemskapsavgifter per person. Årsmötet lade därmed föregående årsmötesprotokoll till handlingarna. 6 Föredragning av verksamhetsberättelsen Utöver ordinarie verksamhet (practicor, kurser och milongor, möten och veckobrev, interna kurser, temakurser). Utöver ordinarie verksamhet genomfördes bland annat: - Tangobistro (en gång) - Granebergsmilonga, - Uppvisningar på kulturnatten (Milonga & prova på tillfälle) - DJ-kurs och - Externa kurser Kompletteringar: Bengt Backlund DJ under Granebergsmilongan. Jan Forsmark lärare under höstterminen. Lars Sinder medlem i musikgrp. Majid Davoody medlem i fikagrp. - Godkänna verksamhetsberättelsen med föreslagna ändringar 7 Föredragning av den ekonomiska berättelsen Galina föredrog den ekonomiska rapporten. Det gångna året gav ett oväntat bra ekonomiskt positivt resultat om ca 21,000kr. Kassan som lämnas över uppgår till ca 100,000kr. Resultat antas bero på färre externa(dyra) lärarpar och att de interna kurserna varit i det närmaste fulltecknade. Praktikor och Milongor har också varit välbesökta och bidragit till det positiva resultatet. Göran Sterner påpekade att den ekonomiska rapporten var aningen svårtolkad bla föreslogs ordet inkomster ersätta ordet intäkter och att kostnadsslagen kunde redovisas annorlunda. Peter Schütz påminde om att det tagits beslut förra året om att fikat skall redovisas separat. Styrelsen påpekade att varje intresserad föreningsmedlem kan ta del av ett mer detaljerat bokföringsunderlag via SwingWeb om så önskas. - Lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna 8 Revisorns berättelse Björn Victor (Cambalaches revisor) har inkommit med en revisionsberättelse (se bilagd årsmöteshandling). Björn påpekade att avsevärd förbättring av
bokföringsarbetet skett med införandet av SwingWeb. Björn rekommenderade att nästa år lägga till mer (kostnadskrävande) verksamhet för att inte samla pengar på hög då det är frågan om en ideell föreningsverksamhet. Björn Victor yrkade sedan att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet då styrelsen, enligt hans bedömning, skött sitt uppdrag berömligt. 9 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen - bevilja styrelsen ansvarsfrihet Valberedningen uppvaktade därefter styrelsen med blommor å blader jämte mindre pralinask som tack för ett väl genomfört styrelsearbete. 10 Fastställande av medlemsavgiftens storlek och löptid Tidigare har medlemsavgiften varit 200 kronor per år och årsavgiften har löpt mellan årsmötena som enligt stadgarna senast ska vara senast 1 mars. - Medlemsavgiften år 2011 ska vara 200 kronor - Löptiden är fram till nästa årsmöte 11 Fastställande av verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår Henrik läste upp förslaget till verksamhetsplan. Förslaget är framtaget av avgående styrelse utifrån vad som är brukligt under ett normalt verksamhetsår. Förslaget syftar till att ordinarie löpande verksamhet fortsätter som tidigare. I förslaget ingår att arrangera Fragancia under sommaren och en milonga i november. Dessutom ska knytis även fortsättningsvis arrangeras i samband med varje kursavslutning, och Cambalache ska medverka på kulturnatten. En instruktörskurs och en fortsättnings-dj-kurs planeras under året. Externa kurser genomförs utifrån budget och intresse. Tangokulturen skall spridas utifrån prova-på, uppvisningar och veckobrev med mera. Under kulturnatten föreslås aktiviteteter på Upplandsmuseét/Smultron eller på annan lämplig lokal. Samarbete föreslås med andra kultur-, och tangogrupper när så bedöms lämpligt. Temakurser, kan komma att ordnas som repetition/fortsättningskurser. Fortsatt satsning på instruktörskurser för att få fler interna lärare. Vad gäller externa lärare/kurser så anordnas dessa vid lämpliga tillfällen på förslag och i samråd mellan styrelse, kursgrupp, & instruktörsgrupp. Galina presenterade ett förslag på budget. Om det går som planerat så finns intäkter från medlemsavgifter, bidrag, practicor, milongor, kurser, tango nuestro och övrigt. Totalt räknar vi med 235 000 kronor i intäkter.
Planerade kostnader blir för hyror, fika och dekor, DJs och lärare, Granebergsmilongan, utbildning, inventarier, kontorsmaterial, PR med mera. Det skulle innebära att utgifterna blir 225 000 kronor. Förslag om att tillföra aktiviteter/händelser till verksamhetsplanen: - Kurs 5 under våren, med Alain Mardokhi & Maria Woglinde (Marta Fallgren) - Samarbete med Västerås tangoförening, Förstärkt instruktörssatsning, DJ utbildning, Marknadsföringsåtgärder (Jan Forsmark) - Repetitionskurser ( kom-igen kurser) skulle kunna ges under helg eller i samband med tango Nuestro. - Fastställa verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår med ovanstående tillägg (se justerad verksamhetsplan 2011). 12 Val av styrelseledamöter och ersättare Valberedningen har förslag på fem namn till kommande styrelse: Ordinarie ledamöter: Emma Rådahl Torbjörn Lembke Marek Kwiatkowski Henrik Eriksson Suppleanter: Galina Semenova Danuta Thisner Ylva Jonsson - välja föreslagna namn som ordinarie styrelseledamöter och styrelsesuppleanter men att ett nytt årsmöte krävs för att kunna nominera och välja ytterligare en ordinarie styrelseledamot. 13 Val av revisor(er) och ersättare Björn Victor anmälde sitt intresse för att vara föreningens revisor och Marta Fallgren revisorsersättare. Välja Björn och Marta som revisor respektive revisorsersättare. 14 Val av valberedning och ersättare Marta Fallgren föreslår att omval sker av sittande valberedning: Bengt Backlund, Lasse Sinder och Marta Fallgren Vi beslutar att: - välja Lars Sinder, Bengt Backlund och Marta Fallgren till valberedning.
15 Motioner DVD filmer Bertel Giös Bertel Giös informerade och gav en bakgrund till föreningens knapphändiga uppgifter vad gäller inventarier och DVD/VHS filmer som befunnits vara 42 till antalet (se bilagd arkivlista till föreningens årsmötesprotokoll). Alain berättade att alla VHS produktioner 1989-2003 förts över till DVD format. Bertel menar att en stor del av föreningens kollektiva historia ligger i dessa produktioner och att detta utgör grunden för Cambalaches filmarkiv som behöver administreras av en biblioteksansvarig. Bertel föreslår och erbjuder sig vara biblioteksansvarig tillsvidare, med följande regler: - Varje film kvitteras - Materialet får ej spridas utanför Cambalaches föreningsmedlemmar - Deponeringsavgift/ersättningsskyldighet föreligger på utlånat material Arkivlistan förs till protokollet. Förslaget godtas enhälligt. Inventarielista Bertel Giös Bertel menar också att arbetet med att förbättra kännedom om föreningens gemensamma egendom fortsätter och härnäst bör en inventarielista upprättas. Årsmötet föreslår efter diskussion att uppdra till den nya styrelsen att upprätta en inventarielista. Förslaget godtas enhälligt. Fikarutiner Nils Gottfries Bakgrund: Som en kort bakgrund och utvikning bör det nämnas att under det gångna verksamhetsåret har Nils Gottfries & Annica Åqvist mycket förtjänstfullt organiserat, lett, och fördelat arbetsuppgifter inom fikagruppen och organiserat andra föreningsmedlemmars medverkan i fikabestyren. En mycket uppskattad verksamhet. Tyvärr, har det visat sig, att fikarutinerna är en aning tungrodda och många föreningsmedlemmar har visat svalt intresse att delta i detta arbete. Därför kom ett medlemsmöte i december 2010 att föreslå och godta förslaget om att förenklade fikarutiner införs (plast/pappersmuggar/tallrikar + enklare fika). Nils Gottfries föreslår i sin motion att en större medlemsgrupp om 8-10 personer är ansvariga för att de nya fikarutinerna fortsätter i samband med milongakvällar. Nils menar att det dock kommer att krävas en ansvarig person för denna grupp. Danuta Thisner anmäler sig spontant som ytterst fika-ansvarig. I denna nya fikagruppskonstellation kommer stängningsansvariga att utses för aktuell milongakväll. Anna Nylander anmäler sig som primärt stängningsansvarig.
Förslaget godtas enhälligt. Ljud & Miljö Göran Sterner Bertil Sterner menade att ljudnivå/muntlig genomgång på kurser kunde förbättras avsevärt ifall bättre mikrofon/dator/ipod lösningar (till relativt låg kostnad) används. Göran berättade också att han upplevt att högtalarljudet under fraganciakvällarna på Smultron kunde bli bättre med justeringar. Detta kan möjligen ha samband med ägarens (o)intresse av detta. Förnyad dialog krävs antagligen. Årsmötet uppdrar åt nya styrelsen att undersöka möjliga tekniska åtgärder för att komma tillrätta med de upplevda problemen med otillräcklig hörbarhet under kursgenomgång. Peter Johansson höll med om problemet. Present till nya styrelsen Göran Sterner Bertil Sterner berättade att Marta & Manuel tidigare medlemmar i Cambalache men numera boendes i Spanien överlämnat ett konstverk till föreningen som föreställer ett dansande tangopar med texten Cambalache. Ordföranden för årsmötet, Henrik Eriksson, mottar gåvan å föreningens vägnar. 16 Övriga frågor Inga övriga frågor 17 Mötet avslutas Mötesordföranden tackade för allas aktivitet under mötet och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet: Mötesordförande Håkan Lindström Henrik Eriksson Justeras: Marta Fallgren Lars Sinder