Årsrapport 2018 Våga Visa kulturskola
2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Ledning och samordning... 3 Verksamhetsberättelse... 4 Sammanfattning av Våga Visa kulturskolas resultat hittills... 4 Observationer... 5 Ungefärlig tidsplan för observation... 5 Rekrytering av observatörer... 6 Utbildning och organisering av observatörer... 6 Återkopplingsmöten, Inspirationsdag med Våga Visa kulturskola och fortbildnings- och utbildningsdagar... 6 Kundundersökning och självvärdering... 6 Uppdrag och andra viktiga händelser under året... 8 Styrgruppen... 8 Ekonomi Våga Visa kulturskola 2018... 9
3 Inledning Våga Visa började som ett samarbete om utvärdering inom utbildningsområdet mellan kommuner i Stockholms län. Hösten 2008 påbörjades arbetet med att utveckla observationer inom musik- och kulturskolor. Ekerö, Nacka, Salem, Stockholm, Upplands Väsby och Värmdö kommuner deltog. Utvecklingsarbetet har skett i samarbete med Kulturskolerådet (tidigare Sveriges Musik- och Kulturskoleråd, SMOK). Våren 2009 genomfördes pilotobservationer på fyra skolor och från och med hösten 2009 genomförs observationer regelbundet i de deltagande kommunerna. I dagsläget deltar Haninge, Järfälla, Nacka, Stockholm, Tyresö, Upplands Väsby och Värmdö kommuner i samarbetet. Våga Visa kulturskola innehåller tre delar: Observationer Kundundersökningar Självvärderingar Syftet med Våga Visa kulturskola är att metoden ska: Beskriva och utvärdera verksamheten utifrån ett elevperspektiv Stimulera till erfarenhetsutbyte och ökat lärande Utgöra en viktig del av kulturskolornas kvalitetsuppföljning Denna årsrapport summerar Våga Visa-samarbetet inom kulturskolorna för år 2018. Ledning och samordning Arbetet i Våga Visa kulturskola leds av en styrgrupp där förvaltningschef eller motsvarande ingår, dvs den tjänsteman som har den politiska nämndens uppdrag att ansvara för kulturfrågor. Varje kommun har även en samordnare för Våga Visa kulturskola. I samordnarens uppdrag ingår att ansvara för genomförandet av utvärderingen och att säkra kvaliteten. Samordnarna rekryterar och utbildar observatörer, sätter samman observatörslag och gör en tidsplan för när observationerna ska genomföras. Samordnarna ansvarar också för att utveckla och uppdatera metoden, sprida information om Våga Visa kulturskola samt genomföra uppdrag som initieras av styrgruppen. Projektet har en koordinator som ansvarar för gemensam administration och som är sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp. Styrgrupp och samordnargrupp 2018: Varje år utses en kommun till ordförande för Våga Visa kulturskola. Under 2018 har Stockholm stad varit ordförande och lett årets möten och träffar. Kommun Styrgrupp Samordnare Haninge Klas Sandberg Anders Jalkéus Järfälla Jessica Christensen/ Susanne Sörbring Pernilla Järverot Nacka Tuula Aula/Cortina Lange Anna Hörnsten Stockholm Marion Hauge-Lindberg/ Anna Östlund Anders Elers Ivarsson Tyresö Inger Lundin Christina Holm Upplands Väsby Maria Röstberg Hanna Tibbling Värmdö Fredrik Nornvall Sabina Plomin Styrgruppen har träffats fem gånger under året; 19/1, 9/3, 30/5, 21/9 och 15/11. Samordnargruppen har träffats sju gånger under året; 30/1, 21/2, 13/4, 28/5, 27/8, 26/9 och 9/11.
4 Styrgruppen och samordnargruppen har dessutom träffats gemensamt vid tre tillfällen under året; 19/1, 30/5 och 10/12. Verksamhetsberättelse Sammanfattning av Våga Visa kulturskolas resultat hittills Sedan starten 2008 har projektet utvecklats till en väl fungerande och viktig metod för de deltagande kommunernas arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling. Metoden har varit under ständig utveckling och utvärdering för att nå bästa resultat. Tack vare Våga Visa har kulturskolorna kunnat synliggöra sin verksamhet för politiken och öka engagemanget för förbättringsarbete på respektive skola. Metoden säkerställer att elevperspektivet hålls levande och aktuellt och arbetet med metodens olika delar bidrar till ökad måluppfyllelse. De uppföljningsmöten med observerade skolor som gjorts i vissa kommuner efter ett år har visat att förbättringsarbetet bidragit till skolornas utveckling. Det är viktigt att ta till vara på det erfarenhetsutbyte som sker mellan observatörerna under observationerna och mellan kommunernas olika verksamheter. Genom fortbildning och inspirationsdagar har redan erfarna observatörer fått möjlighet till utveckling och därigenom motivation till att vara fortsatt aktiva som observatörer. Metoden består av tre delar. Förutom observationerna genomförs kundundersökning och självvärdering vartannat år, jämna årtal. Där får elevens, föräldrarnas och personalens perspektiv ytterligare belysas. Våga Visa kulturskola har gjort ett omfattande arbete med att ta fram ny bedömningsmatris, metodbok, intervjufrågor och rapportmall. Det nya observationsmaterialet började användas av observatörerna under hösten 2015 och under våren 2016 kompletterades materialet med förslag till intervjufrågor till förälder. Från 2016 och framåt har samordnargruppen metodgranskat observationsrapporterna i par för att utvecklas och skapa mer delaktighet, en metod som varit uppskattad hos metodgranskarna. För att underlätta observatörsuppdraget beslutades 2017 att målområde Styrning och ledning skulle tas bort. Den del som behandlar utbildning och kompetensutveckling har flyttats till fakta. Samverkan inom verksamheten återfinns under målområde Samverkan, där nu både samverkan inom och utom verksamheten behandlas. Observationsmaterialet har av ovanstående anledning reviderats i början av 2018. I våras genomförde de flesta av nätverkets kommuner kundundersökning och självvärdering. Resultaten har inte tidigare jämförts mellan kommunerna. I år har dock styrgruppen valt ut fem frågor ur elevenkäten som har sammanställts i en jämförande tabell. Resultaten visar en indikering på hur den egna kommunen ligger till i relation till övriga i nätverket. Under året har det blivit tydligare att nätverket behöver växa med ytterligare kommuner och en större aktiv observatörsgrupp. Det är svårt att tillgodose observationer i de stora kommunerna som Nacka och Stockholm, då deras verksamheter kräver fler observatörer sammanlagt än vad de mindre kommunerna gör. Ekerö, Huddinge och Värmdö har valt att gå ur samarbetet från och med 2019. Ett marknadsföringsarbete för rekrytering av nya deltagande kommuner har inletts och kommer att fortlöpa under 2019.
5 Observationer I observationen beskrivs och bedöms en musik- eller kulturskolas arbete och resultat inom följande målområden: Normer och värden Utveckling, lärande och konstnärligt skapande Elevernas inflytande och ansvar Samverkan Observationen genomförs av observatörslag, som består av pedagoger från flera kommuner. Observatörerna besöker en enhet i en annan kommun under en period, oftast under två veckor. Lagen observerar verksamheten och intervjuar elever, föräldrar, personal och ledning. Efter själva observationen skriver observatörerna en rapport som de överlämnar till skolan och kommunen. Ungefärlig tidsplan för observation Tidsplanen för en observation ser ut på följande sätt: Före: Skickas ett brev till skolans ledning för presentation och förberedelsematerial. Vecka 1: Observatörslaget läser skolans dokument och planerar observationen. Vecka 1-3: Observationen genomförs och rapporten skrivs. Vecka 4-6: Rapporten metodgranskas och faktagranskas. Observatörerna korrigerar rapporten. Ca vecka 7: Överlämningsmöte. Tabell 1 Antal observerade kulturskolor, observatörer och observationsdagar. Från våren 2017 till och med hösten 2018. Termin Antal skolor Antal observatörer Antal dagar Våren 2017 3 11 125 Hösten 2017 4 11 127 Våren 2018 2 8 90 Hösten 2018 1 4 45 Två verksamheter observerades under våren 2018. Det var Östermalms Enskilda Musikskola (Nacka) och Kulturskolan Stockholm, enhet Syd. Totalt arbetade åtta observatörer med dessa observationer och återkoppling av de skrivna rapporterna genomfördes 30 maj. Under hösten 2018 observerades Kulturskolan Stockholm, enhet Öst av fyra observatörer. Rapporten som skrivs under hösten 2018 ska återkopplas 25 januari 2019. Tabell 2 Antal utbildade observatörer och antal utbildade observatörer som har observerat. Utbildade observatörer Antal utbildade Har observerat 2009-2013 54 54 2014 7 7 2015 17 15 2016 1 1 2017 2 2 2018 3 3 Sedan våren 2009 har 84 personer utbildats till observatör inom Våga Visa kulturskola. Våga Visa kulturskola har ett fortsatt arbete med att behålla sina utbildade observatörer.
6 Rekrytering av observatörer Varje kommun ska ha minst två aktiva observatörer på observatörslistan, beroende på kommunens omfattning, och rekryterar dessa från sina egna kulturskoleverksamheter. Våga Visa kulturskolas samordnare i respektive kommun ansvarar för detta. I samråd med verksamheternas ledning utses lämpliga personer. En kommun kan även rekrytera en lämplig observatör som inte är direkt knuten till kommunens verksamheter. Observatörens arbetsplats ska beaktas vid placering för observation. Eftersom rapportskrivning är en viktig del av uppdraget om man vill ingå som huvudredaktör bör blivande observatör skicka med exempel på något han/hon skrivit. Det kan vara en rapport, en plan, ett föräldrabrev. Som regel hålls en intervju/ett möte som en del i rekryteringen. Till detta möte tas metodboken och en exempelrapport med för att tydliggöra vilka krav som ställs. Samordnaren kan även bjuda in en observatör som kan beskriva arbetet och föra en diskussion runt uppdraget. Utbildning och organisering av observatörer Alla observatörer deltar i en utbildning omfattande tre halvdagar innan man är ute på observatörsuppdrag. Syftet med utbildningen är att få en introduktion i vad uppdraget innebär och en grundkurs i rapportskrivning. Utbildningen innehåller en presentation av metoden, materialet och arbetsgången, hur observationen går till rent praktiskt samt utbildning i rapportskrivning och intervjuteknik. Utbildningen innehåller en presentation av Våga Visa-konceptet, en introduktion till observatörsuppdraget och en beskrivning av hur en observation går till. Observatörer fortbildas kontinuerligt vid återkopplingsmöten och inspirationsdagar, då även externa inspiratörer och utbildare anlitas. Observatörerna har bra stöd av de handböcker som finns för de olika observatörsrollerna. Återkopplingsmöten, Inspirationsdag med Våga Visa kulturskola och fortbildnings- och utbildningsdagar Syftet med återkopplingsmötet är att kvalitetssäkra rapporterna, utveckla metoden och höja kompetensen. Under 2018 arrangerade styr- och samordnargruppen två återkopplingsmöten; 19 januari för dem som observerat under hösten 2017 och 30 maj för dem som observerat under våren 2018. Vi valde att lyfta ut två målområden med tillhörande text, som låg till grund för resonemangen. Återkopplingen påbörjades i mindre samtalsgrupper. Där blandades olika observatörslag tillsammans med samordnare och styrgruppsrepresentanter. En styrgruppsrepresentant eller samordnare var moderator vid samtalen. Dagen avslutades med en återsamling och varje grupp delgav de andra sina resonemang. Den 26 januari anordnades en inspirationsdag med inkludering som tema. Vi fick besök av Stina Balkfors från Tillitsverket som presenterade sina tankar och erfarenheter från olika projekt som genomförts med målgruppen familjehemsplacerade och ensamkommande ungdomar. Vi fick även ta del av olika inspirationsövningar med syftet att övervinna begränsningar och skapa tillit. Tillitsverket förmedlade sitt perspektiv på skapandet som en väg till inkludering av nya grupper och gav oss nya infallsvinklar och ytterligare kunskap att ta med i kommande observationer och beskrivningar av olika verksamheter. Den 18, 24 och 26 januari hölls en introduktionsutbildning för tre nya observatörer. Utbildningens tredje dag sammanföll med inspirationsdagen den 26 januari. Kundundersökning och självvärdering Vartannat år genomförs elevenkäter och självvärderingar i de kommuner som ingår i samarbetet Våga Visa kulturskola. Inför årets undersökningar genomförde samordnarguppen en översyn av
7 enkätfrågorna, bland annat mot bakgrund av att justeringar genomförts gällande målområden och bedömningsmatris. Undersökningen startades i april, men för att öka svarsfrekvensen skickades påminnelser ut även efter sommaren. Följande kommuner deltog i årets undersökning; Järfälla, Stockholm, Tyresö, Upplands Väsby och Värmdö. I Järfälla, Upplands Väsby och Värmdö genomfördes undersökningen av företaget Origo Group (f.d. CMA Research), som tidigare upphandlats av Våga Visa utbildning. I övriga deltagande kommuner genomfördes undersökningen genom egna system. Eleverna fick svara på ett antal frågor om kulturskolan enligt en femgradig svarsskala. Av dessa valdes nedan fem frågor ut av styrgruppen för Våga Visa kulturskola, för att fungera som jämförande frågor mellan kommunerna. Fråga 1. Det är roligt i kulturskolan Fråga 2. Jag lär mig mycket Fråga 3. Jag känner mig trygg på lektionerna Fråga 4. Jag är nöjd med kulturskolan Fråga 5. Jag får använda mig av mina egna idéer på lektionerna Frågorna besvarades enligt en femgradig svarsskala där svarsalternativen var stämmer mycket bra, stämmer ganska bra, stämmer ganska dåligt, stämmer mycket dåligt och vet inte. Resultaten grundar sig på svarsalternativen stämmer mycket bra och stämmer ganska bra. Resultaten, liksom svarsfrekvensen, gällande ovan frågor presenteras i diagrammet nedan. 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Jämförande frågor från elevenkäten Våga Visa kulturskola Fråga 1 Fråga 2 Fråga 3 Fråga 4 Fråga 5 Svarsfrekvens Järfälla 95% 92% 96% 95% 69% 26% Stockholm 98% 90% 98% 86% 74% 32% Tyresö 95% 94% 97% 96% 75% 49% Upplands Väsby 95% 94% 98% 96% 72% 39% Värmdö 96% 93% 98% 95% 67% 42% I Järfälla, Tyresö, Upplands Väsby, och Värmdö genomfördes även självvärderingar då lärarna gav sin bild av verksamheten genom att besvara frågor utifrån metodens målområden. Nästa elevenkät och självvärdering planeras att genomföras under våren 2020. En utmaning är att öka svarsfrekvensen bland eleverna. Baserat på tidigare erfarenheter verkar postala enkäter ge ökad svarsfrekvens. Nackdelen med denna metod är dock att kostnaden blir högre jämfört med att skicka ut enkäten via e-post. Metodval och andra eventuella insatser för att öka intresset för deltagande i denna typ av undersökningar behöver utredas under kommande år. Behovet av upphandling inför
8 kommande undersökningar är ytterligare en fråga som behöver utredas under nästa år. Uppdrag och andra viktiga händelser under året 2018 inleddes med att ordförandeskapet överlämnades från Nacka kommun till Stockholm stad. Detta skedde i samband med årets första gemensamma styrgrupps- och samordnarmöte 19 januari. Under året har samordnargruppen bland annat arbetat med: Planering av observationer samt återkopplingsmöten gällande genomförda observationsrapporter Rekrytering av nya observatörer Revidering av observationsmaterialet Att ta fram en tabell för att jämföra resultat från kundundersökningen 2018 Planering av introduktionsutbildning för nya observatörer 2019 Planering av inspirationsdag med Våga Visa kulturskola januari 2019 Årsrapport 2018 Under året har arbetet fokuserat på marknadsföring av Våga Visa kulturskola samt rekrytering av nya observatörer. Det har blivit tydligt att nätverket behöver växa med en större aktiv observatörsgrupp och ytterligare kommuner. Våga Visa kulturskolas folder har uppdaterats och en ny version har tryckts upp och delats ut i syfte att rekrytera nya deltagande kommuner och nya observatörer. Under 2018 har Ekerö, Huddinge och Värmdö kommuner meddelat att de väljer att gå ur samarbetet. Vidare har målområdet Styrning och ledning tagits bort från observationsmaterialet (enligt beslut 2017) och utvärderats. Utbildning och kompetensutveckling, som tidigare låg under Styrning och ledning, har behållits men flyttats till avsnittet gällande fakta. Målområde Samverkan med omvärlden har bytt namn till Samverkan och behandlar nu både samverkan inom och utanför verksamheten. Metodboken har kompletterats med ett förtydligande gällande vikten av att även observera vikarier. Ett par ansvar har förtydligats för verksamhetsledaren i det brev som skickas ut inför en observation. Våga Visa kulturskola har fått en ny webbplats: www.upplandsvasby.se/vagavisakulturskola Styrgruppen Möten Styrgruppen har haft fem egna sammankomster under året och tre gemensamma träffar med samordnargruppen. Uppdrag och beslut Dokument som behandlar förutsättningar för deltagande i samarbetet har reviderats. En bilaga har lagts till med anledning av GDPR. Regler kring utträde har beslutats och författats i dokumentet. Under 2018 har Ekerö och Huddinge haft ett vilande medlemskap. Styrgruppen har under året fattat beslut att inte erbjuda deltagande kommuner möjligheten att pausa sitt medlemskap från och med 2019 och framåt. Ekerö, Huddinge och Värmdö har skriftligt meddelat utträde från och med 2019. Styrgruppen har tagit fram en skriftlig mall vid ansökan om inträde i samarbetet Våga Visa kulturskola. Samordnargruppen fick vid mötet i maj i uppdrag att se över vilken information observatörerna behöver innan de går ut och observerar så att uppdraget blir tydligt. Styrgruppen konstaterade också att det behövs en nyrekrytering av deltagande kommuner. Anders Elers Ivarsson fick i uppdrag att vid höstens första träff för länets kulturskolechefer presentera Våga
9 Visa kulturskola. Susanne Sörbring (kulturskolechef och samordnare för Våga Visa i Järfälla) presenterade metoden, observationsuppdraget och förutsättningar för kommuners deltagande. Vidare har beslutats att inspirationsdag med Våga Visa kulturskola fortsättningsvis endast kommer anordnas en gång per år. Nästa inspirationsdag äger rum i Stadsmissionens lokaler i Gamla Stan 25 januari 2019. Samma dag hålls återkopplingsmöte och gemensamt styrgrupps- och samordnarmöte. Styrgruppen har fattat beslut om fem frågor som ska lyftas ut ur kundundersökningen: Det är roligt i kulturskolan Jag lär mig mycket Jag känner mig trygg på lektionerna Jag är nöjd med kulturskolan Jag får använda mig av mina egna idéer på lektionerna Styrgruppen gav samordnargruppen i uppdrag att ta fram ett förslag på en jämförande tabell utifrån de fem utvalda frågorna. Frågeställningen ska följas av kommunernas resultat och redovisning av svarsfrekvensen. Styrgruppen fattade under hösten beslut om att anta samordnarnas förslag att ta fram en resultatsammanfattning med hjälp av en jämförande tabell. Styrgruppen beslutade att alla deltagande kommuner ska länka till hemsidan för Våga Visa kulturskola. Ordförandekommun Styrgruppen utsåg Järfälla till ordförandekommun under 2019. Vid det gemensamma styrgrupps- och samordnarmöte 25 januari 2019 överlämnas ordförandeskapet från Stockholm stad till Järfälla kommun. Ekonomi Våga Visa kulturskola 2018 Utfall 2018 Intäkter, kr Deltagande kommuner 334 211 334 211 Kostnader, kr Administration inkl. koordinator 155 602 Seminarier 43 609 Observationer 135 000 334 211 Resultat, kr 0 Kommentar: Därutöver tillkommer kostnader för kommunernas observatörer på sammantaget 289 402 kr.