G Suite for Education i Åstorps skolor Personal
Digitala verktyg och molntjänster Utvecklingen inom IT-området går fort. Internets kapacitet ökar hela tiden och nya tjänster erbjuds som kan vara till nytta för arbetet med utbildning och lärande. Utvecklingen går från program som är installerade på varje enskild dator till molntjänster som har samma funktioner. Allt fler molntjänster används i vår vardag. Några exempel kan vara Youtube, internetbanken, Netflix, Spotify och Facebook. I Åstorps kommun använder vi t.ex. molntjänsten edwise som lärplattform.
Google Suite For Education (GSFE) De tjänster som GFSE erbjuder kallas för appar. En app kan liknas vid det som kallas för program. Det som kallas för Word i Office kallas för Google Docs i GSFE. Den stora skillnaden är att i GSFE finns inget program installerat på den lokala datorn utan all redigering sker i webbläsaren. Inga andra program förutom en webbläsare behövs. De dokument som produceras sparas på Googles servrar och inte på den lokala datorn. Så länge en internetuppkoppling finns kan elever och lärare komma åt sina dokument på dator, surfplatta eller telefon, både hemma och på skolan. Åstorps kommun använder Google Suite For Education (GSFE) för att: >>> Stödja och underlätta lärares pedagogiska arbete >>> Lagra och dela pedagogiskt material mellan lärare och elever >>> Underlätta kommunikation mellan lärare och elever Läs mer om GSFE här >>> https://support.google.com/a/answer/139019?hl=sv
Dataskyddsförordningen (GDPR) Dataskyddsförordningen reglerar hur personuppgifter får hanteras. Personuppgifter är information som går att koppla till en specifik individ. Det är bildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig. Personuppgifter kommer att göras tillgängliga för Google på bildningsnämndens uppdrag vilket innebär att Google är personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdesavtal finns med Google. Detta avtal reglerar hur Google får hantera uppgifterna. I avtalet står det bl.a. att Google inte får sprida uppgifterna vidare eller använda dem till andra syften än att administrera GFSE. Uppgifter som anses känsliga som t.ex. uppgifter om personnummer (10 siffor), ras, etniskt ursprung, religion, hälsa, sexualliv ska inte behandlas i GSFE. Potentiellt integritetskränkande uppgifter såsom lärares bedömningar, betyg och närvaro ska hanteras i edwise. Personuppgifter som t.ex. namn, ålder (år-månad-dag, ej fyra sista siffrorna), klass och skola används för att kunna skapa konton och behörigheter till elever och lärare. Uppgifterna hämtas från vårt skoladministrativa system och används endast för att kunna skapa en organisationsstruktur (skolor/klasser/grupper/lärare) och inloggningskonton på vår domän. Vår domän för Google Suite for Education: @skola.astorp.se
Strukturerat och ostrukturerat material Dataskyddsförordningen skiljer på två typer av personuppgifter. Uppgifter som hanteras i skoladministrativa system (Procapita, GFSE, PMO och edwise) räknas som strukturerat material. Dessa uppgifter är sökbara och hanteringen lyder strikt under GDPR. År 2007 infördes lättnader i GDPR för hantering av ostrukturerat material som inte anses integritetskränkande eller känsligt. Exempel på ostrukturerat material är >>> texter som skrivs i När anställningen upphör ordbehandlings-program, Om du avslutar din anställning hos oss digitala inspelningar av raderas all information som du har ljud och bild, lagrat på ditt GFSE-konto. Det presentationer i Power arbetsmaterial som du vill spara måste Point och korrespondens du själv föra över till annat Googlekonto eller lagringsmedium. per e-post. Detta gäller även sociala medier som löptext i bloggar och otaggade bilder på t.ex. Facebook. Att bilden är otaggad innebär att personer som finns avbildade inte är kopplade till bilden med namn. >>> Gör en samlad bedömning Det ska alltid göras en samlad bedömning av uppgifternas karaktär (hur känsliga de är, vilken spridning som sker, i vilket sammanhang, hur många individer som är inblandade och vilka tänkbara konsekvenser som kan uppkomma) innan man publicerar bilder, filmer eller texter på bloggar, hemsidor och sociala medier. >>> Skyddad identitet För barn med skyddad identitet får man aldrig publicera någonting alls.
Användning av molntjänster För att kunna identifiera var olika typer av personuppgifter ska hanteras kan det vara bra att tänka i form av ett trafikljus för att sortera in vilka uppgifter som får hanteras och lagras i GSFE. Uppgifter som hamnar på rött ska aldrig hanteras i GSFE. Uppgifter som hamnar på gult kräver en viss försiktighet. Under rubriken pedagogisk administration finns uppgifter som går bra att använda i GSFE (exempelvis klasslistor och scheman) och uppgifter som inte ska hanteras i GSFE (exempelvis lärares bedömningar och frånvaro). Gult ljus innebär att man måste vara extra uppmärksam så att man hanterar uppgifter på ett korrekt sätt.
Uppgifter som hamnar under myndighetsutövning får aldrig hanteras i GFSE eller e-post. Detta gäller både @astorp.se och @edu.astorp.se. För att säkerställa att känsliga personuppgifter inte hanteras i GFSE ska all e-postkontakt med vårdnadshavare ske genom @astorp.se och @edu.astorp.se. edwise Den pedagogiska administrationen sker i edwise. Här finns elevernas IUP, skriftliga omdömen, betyg och Procpaita / edwise / PMO närvaro. Informationen finns lagrad på servrar i kommunens regi och inloggningen sker med hjälp av Procapita / edwise / GFSE användarnamn och lösenord. Det är av största vikt att all dokumentation sker fritt från värderingar och åsikter. De omdömen som finns ska edwise / GFSE vara knutna till de styrdokument som finns. Formuleringar skrivs alltid med hänsyn till individens integritet. Åstorps kommun har tagit fram riktlinjer för hur edwise ska användas. Läs mer i Riktlinjer edwise. MYNDIGHETSUTÖVNING >>> GFSE Hantering och spridning av dokument och filer sker i GFSE. Här kan lärare och elever dela dokument och material som används i undervisningen. @skola.astorp.se är endast till för att kommunicera med eleverna om det pedagogiska arbetet. Kontakt med vårdnadshavare får inte förekomma med denna e-post. Informationen finns lagrad på servrar som Google har hand om. Inloggning sker med användarnamn och lösenord. I GFSE får ingen bedömning eller betygsättning ske. Formativ feedback på elevers arbeten går bra förutsatt att den är fri från värderingar, åsikter och bedömningar/betygsättning. Viss form av pedagogisk administration förekommer i GFSE. Det kan t.ex. handla om klasslistor, grupplistor och schema som behövs i det pedagogiska arbetet. PMO PMO är ett journalföringssystem som elevhälsan använder för sin dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen. Systemet har hög säkerhetsnivå och endast elevhälsopersonal och skolledare har tillgång till uppgifterna. Procapita Skoladministrationen sköts genom Procapita. I systemet hanteras uppgifter som betyg, personnummer, adresser m.m. Systemet har hög säkerhetsnivå och endast skolledare och skoladministratörer har tillgång till uppgifterna. PEDAGOGISK ADMINISTRATION >>> PEDAGOGISKTARBETE >>>
Kontaktuppgifter >>> E-post: bin@astorp.se Om du önskar få ett registerutdrag eller rättelse kring dina personuppgifter enligt GDPR kan du kontakta nämndssekreterare Johan Peterson. För övriga frågor om GSFE kan du kontakta utvecklingsstrateg Helén Viebke och systemförvaltare för GFSE Emil Jensen. Postadress: 265 80 Åstorp Gatuadress: Storgatan 7 E-post: kommun@astorp.se Telefon: 042-640 00 Fax: 042-642 10 Org. nr. 212000-0936 Bg 5103-2951 Pg 11 01 50-0 www.astorp.se