DELEGATIONSORDNING FÖR KOMMUNSTYRELSEN Antagen av kommunstyrelsen 2010-04-28, 129
2 Allmänt om delegation Kommunallagen reglerar möjligheten att delegera beslutsfattandet inom kommunens verksamhet. KL kap 6, 33, st 1 En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, dock inte i de fall som avses i 34. KL kap 6, 34 I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttrande till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av kommunfullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Ärenden av principiell natur eller som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet ska alltid överlämnas till kommunstyrelsen Delegation kan inte lämnas till två eller fler tjänstemän eller politiker att tillsammans besluta i ett ärende. Delegation får inte heller lämnas till ledamot och tjänsteman tillsammans. Att delegera innebär att överlämna beslutanderätten till någon annan som beslutar i nämndens ställe. Nämnden beslutar själv om hur återanmälan ska ske. Beslutanderätt delegeras även med kommunens reglementen och arbetsordningar som grund direkt från kommunfullmäktige. Personalärenden är delegerade från kommunstyrelsen till personal- och förhandlingsutskottet eller direkt till chefer på olika nivåer, som i vissa fall får vidaredelegera. Vidaredelegation Förvaltningschefen har rätt att besluta om vidaredelegation, under förutsättning att kommunstyrelsen medgivit detta. Den som då beslutar i förvaltningschefens ställe ska redovisa tillbaka till förvaltningschefen som i sin tur anmäler besluten till nämnden. Observera att det är endast förvaltningschefen som har rätt att vidaredelegera.
3 Nämnden kan återkalla delegationen Nämnden kan när som helst återkalla en delegation. Detta kan göras generellt eller i ett särskilt ärende. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett beslut i ett särskilt ärende, genom att själv ta över ärendet och besluta. Däremot kan nämnden inte ändra ett beslut som redan är fattat av en delegat. Delegationen innebär att beslutsfattaren beslutar i nämndens ställe. Om nämnden anser att en delegat inte fullgjort sina uppgifter enligt nämndens intentioner kan nämnden däremot återkalla delegationen. Ersättare för delegat och återlämnande av beslutanderätt Om det för en delegat skriftligen utses en tillförordnad tjänsteman som ersättare i händelse av frånvaro vid t ex semester eller liknande äger denne samma rätt att fatta delegationsbeslut som ordinarie befattningshavare. Det finns möjlighet för en delegat att i en enskild fråga lämna tillbaka beslutsfattandet till nämnden. Detta kan bli aktuellt i ärenden som tangerar beslut av principiell art. Observera att beslut som är av principiell art eller annars av väsentlig betydelse för kommunen alltid ska fattas av kommunfullmäktige. Brådskande ärende Ordföranden eller annan nämndsledamot som nämnden utsett, kan besluta på nämndens vägnar i brådskande ärenden. Beslutet ska då anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Anmälan av delegationsbeslut Nämnden får själv avgöra i vilken form som delegationsbesluten ska anmälas till nämnden. Observera att nämnden inte ska godkänna delegationsbesluten. Delegatens beslut gäller såvida det inte blir ändrat vid överklagning. Anmälan till nämnden syftar istället på att fastställa tidpunkten då besvärstiden börjar löpa när det gäller överklagande enligt kommunallagen (s.k. laglighetsprövning). Tidpunkten räknas då tre veckor från den dag som det på kommunens anslagstavla anslagits att protokollet justerats. Vidare syftar anmälan till att nämnden ska ha möjlighet att avgöra huruvida delegaten fullgör sitt uppdrag såsom önskat. Vid förvaltningsbesvär är också besvärstiden tre veckor, men då räknas besvärstiden från den dag, då den som beslutet rör, fått ta del av beslutet.
4 Undertecknande av avtal och andra handlingar I reglemente med föreskrifter om styrelsens och nämndernas arbetsformer anges i 12: Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av n eller vid dennes förfall av vice. Med vice avses i första hand förste vice och i andra hand andra vice. Kontrasignering ska ske av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt beslutar nämnden vem som ska underteckna handlingar inom nämndens område. Detta innebär att ovanstående ska gälla vid alla skriftliga kontakter med utomstående avseende beslut från kommunstyrelsen. Kanslichefen kan dock utfärda fullmakt för att få föra kommunens talan inför domstol eller annan myndighet (se punkt 2.1). Fullmakter Inom vissa områden utökas en tjänstemans befogenhet utöver det som gäller inom delegationsordningen genom utfärdandet av fullmakter. Av fullmakten ska framgå vem som ges fullmakten (person, inte tjänst), för vilket ärende fullmakten gäller och under vilken tidsperiod fullmakten är giltig. En förutsättning för utfärdandet av en fullmakt är att den som skriver under fullmakten själv äger beslutanderätten. Ett exempel på fullmakt är när kommunens jurist företräder kommunens intressen inför domstol. Attest- och beställaruppdrag En aktuell attestantförteckning ska alltid finnas. Av förteckningen ska framgå ansvarskod, befattning, namn samt ersättare. Varje attestant utses av förvaltningschefen (se delegationslistan punkt 13) och skriver på ett Attestuppdrag. Av attestuppdraget framgår vidare typ av attest och period för attestens gällande. I övrigt gäller Reglemente för kontroll (attester) av ekonomiska transaktioner i Vänersborgs kommun för samtliga attestanter inom kommunstyrelsen och dess förvaltningar. I de fall beslutsattestant anses jävig ska attest ske av överordnad. All löpande anskaffning av varor och tjänster genom avrop på ramavtal samt annan löpande eller enstaka anskaffning, inom budget och beloppsgräns, är verkställighet. Annan än beslutsattestant (budgetansvarig) kan av praktiska skäl vara beställare. Om belopps- och tidsgränser Samtliga beloppsgränser avser belopp exklusive moms. Skulle beslut omfatta större belopp eller längre tidsperioder än vad som anges i denna delegationsordning ankommer de således på kommunstyrelsen att besluta. Med basbelopp avses aktuellt prisbasbelopp enligt lag (SFS 1962:381)om allmän försäkring.
5 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen. Underlaget lämnas till kanslisekreteraren utan dröjsmål efter fattat beslut. Kanslisekreteraren upprättar, inför varje kommunstyrelsesammanträde, en förteckning över fattade delegationsbeslut. Förtydligande om delegater Anges kontorscheferna som delegat avses att respektive chef beslutar i ärende för det egna kontoret, t.ex. ekonomichefen beslutar för ekonomikontoret, kanslichefen för kommunkansliet. Övriga riktlinjer och policies för delegationer inom kommunstyrelsen För beslut inom kommunstyrelsen innehåller också följande dokument styrning: - Finanspolicy - Ansvar och befogenheter inom personalområdet - Riktlinjer för representation och uppvaktning
6 1 Representation, uppvaktningar m.m. 1.1 Vänortsutbyte 1.2 Representation i övrigt enligt punkt 2 i kommunens riktlinjer för representation och uppvaktningar upp till tre basbelopp, dock upp till ett basbelopp, dock upp till ett halvt basbelopp, dock upp till ett fjärdedels basbelopp 1.3 Tillstånd att använda kommunens vapen Kontorscheferna förste vice eller vid vice Kommunstyrelsen eller vid förfall för denne, förste vice och därefter andre vice För ovanstående punkter ska i tillämpliga delar gälla de av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för kommunens representation och uppvaktningar. Vad gäller intern traktering i riktlinjerna behövs i allmänhet inget beslut som faller under denna delegationsordning eftersom det kan ses som ren verkställighet. Angående representation, värdskap och uppvaktningar enligt punkt 1 i riktlinjer för kommunens representation och uppvaktningar ansvarar kommunfullmäktiges med vice n som ersättare vid förfall. Kommunstyrelsen har utfärdat tillämpningsanvisningar till ovan nämnda riktlinjerna vilka också ska tillämpas i ärenden enligt punkt 1.
7 2 Ombud m.m. 2.1 Utse ombud att föra Kanslichefen kommunens talan inför domstol och andra myndigheter 2.2 Utse ombud att företräda kommunen vid föreningsstämmor och liknande förste vice eller vid vice 3 Ärendehantering, offentlighets- och sekretesslagen, yttranden m.m. 3.1 Beslut att helt eller delvis Kommunjuristen Kanslichefen avslå enskilds framställan om utlämnande av handling eller beslut att lämna ut den med förbehåll som inskränker den enskildes rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen 3.2 Prövning och beslut om Kommunjuristen Kanslichefen avvisning av för sent inkomna besvär 3.3 Omprövning av beslut enligt Kommunjuristen Kanslichefen 27 förvaltningslagen 3.4 Avskrivning av ärenden som inte är av principiell natur eller vid förfall för denne, förste vice n eller vid förfall också för denne, andre vice n 3.5 Avskrivning av ärenden i övrigt 3.6 Yttrande angående tillstånd att använda övervakningskamera eller motsvarande 3.7 Yttranden i övrigt, till myndigheter m.fl., som inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt förste vice, eller vid vice n
8 3.8 Yttrande över ansökan om Kanslichefen Kommunjuristen intagande i hemvärnet Angående yttrande över ansökan om intagande i hemvärnet ska uppgift inhämtas från socialförvaltningen om den sökande förekommer i socialförvaltningens register eller inte. 4 Upphandling 4.1 Antagande av anbud för kommunstyrelsens utredningar mm upp till tio basbelopp 4.2 Antagande av anbud i övrigt inom kommunstyrelsen, dock förste vice, eller vid vice n. upp till femtio basbelopp, dock upp till tjugofem basbelopp 4.3 Antagande av anbud där beslut inte fattas av annan nämnd (ramavtal eller motsvarande), dock upp till etthundrafemtio basbelopp, dock upp till etthundra basbelopp Kontorscheferna Upphandlingschefen Ekonomichefen Löpande anskaffningsbeslut för förvaltningarnas verksamhet som följer ramavtal eller motsvarande kan oftast betraktas som rena verkställighetsbeslut och kräver följaktligen inte beslut enligt denna delegationsordning. Ansvar och befogenheter i dessa avseenden regleras via attestuppdrag och attestreglementet. Inledandet av en upphandling och själva upphandlingsprocessen ligger normalt inom de verksamhetsansvarigas behörighet att hantera utan att något formellt beslut behövs. Vad gäller riksomfattande samordnade upphandlingar som kommunen önskar delta i ligger denna behörighet hos upphandlingschefen.
9 Upphandling ska i övrigt följa lagen om offentlig upphandling samt kommunens upphandlingspolicy. Det bör noteras att antagande av anbud även omfattar direktupphandlingar. Upphandlingar avseende finansiella tjänster mm regleras inte i denna delegationsordning (se finanspolicy). Vad gäller leasing finns särskilda bestämmelser i finanspolicyn. 5 Näringslivsutveckling, marknadsföring m.m. 5.1 Beslut om mindre engångsutgifter, evenemang och liknande, dock upp till tre basbelopp, dock upp till två basbelopp, dock upp till ett basbelopp 5.2 Beslut om marknadsföringsåtgärder av kommunen upp till tio basbelopp Förste vice n, eller vid förfall för denne, andre vice n ska samråda med kommunstyrelsens presidium innan beslut fattas enligt 5.2. 6 Internationell verksamhet 6.1 Godkänna kommunal medfinansiering av EU-projekt eller andra internationella projekt samt anvisa medel ur centrala medlen för internationell verksamhet upp till ett basbelopp förste vice eller vid förfall för denne andre vice n
10 7 Tjänsteresor, kurser, konferenser och liknande 7.1 För förtroendevald förste vice eller, vid 7.2 För kommundirektören 7.3 För kanslichef, personalchef, ekonomichef 7.4 För annan anställd inom kommunstyrelseförvaltningen Kontorscheferna vice n. förste vice eller, vid vice n. eller vid förfall för denne, förste vice n eller vid förfall också för denne, andre vice n eller vid dennes förfall personalchefen Anställds tjänsteresor, kurser, konferenser och liknande som omfattar högst tre dagar torde oftast falla under begreppet ren verkställighet och därmed erfordras inte beslut enligt denna delegationsordning. Detsamma gäller för de förtroendevalda som ingår i kommunstyrelsens presidium. Ansvar och befogenheter regleras därvid genom attesträtt och attestreglementet. För den politiska organisationen finns också särskilda attestanvisningar. 8 Ekonomiärenden m.m. 8.1 Beslut om bokföringsmässig avskrivning av fordran, dock upp till tio basbelopp, dock upp till fem basbelopp Ekonomichefen
11 8.2 Beslut om ackord, förlikning eller annan nedskrivning av fordran, dock upp till tio basbelopp, dock upp till fem basbelopp 8.3 Inhyrning och uthyrning av fastigheter och lokaler då hyran uppgår till högst tjugo basbelopp per år och avtalstiden är under tre år, dock då hyran uppgår till högst tio basbelopp per år och avtalstiden är under tre år, dock då hyran uppgår till högst fem basbelopp per år och avtalstiden är under tre år 8.4 Uppsägning av hyresavtal gällande fastigheter och lokaler 8.5 Beslut om förlikning i skadeståndsärenden, dock upp till ett basbelopp, dock upp till ett halvt basbelopp Ekonomichefen Kontorscheferna Kommunjuristen 8.5 gäller ej personalärenden och arbetsrättsliga tvister, där gäller istället beslutsregler enligt Ansvar och befogenheter inom personalområdet.
12 9 Försäljning av lös egendom 9.1 Beslut om överlåtelse av sådan lös egendom som inte längre behövs, dock med ett beräknat försäljningsvärde upp till tre basbelopp, dock med ett beräknat försäljningsvärde upp till ett basbelopp Kontorscheferna Kommunstyrelsen har den 25 februari 2009, 48, antagit riktlinjer för försäljning av kommunal lös egendom vilka ska tillämpas i ärenden enligt punkt 9 10 Donationsmedel 10.1 Utdelning från donationsfonder förste vice eller vid vice n 11 Beslut i brådskande fall 11.1 Beslut i ärende som är så brådskande att kommunstyrelsens avgörande inte kan avvaktas förste vice, eller vid vice n
13 12 Attesträtter 12.1 Beslut att utse beslutsattestanter för kommunstyrelsens förvaltning, eller vid förfall för denne, förste vice n och därefter andre vice n 13 Hamnfrågor 13.1 Beslut med anledning av Hamnchefen kommunstyrelsens skyldigheter som hamnmyndighet Kommunen har i avtal upplåtit hamnen och verksamheten i denna till Vänerhamn AB. Befattningshavarna ovan är för sin myndighetsutövning enligt ovan anställda av kommunen, se kommunstyrelsens beslut 1997-08-19 151.