NAVI (Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning 27 mars 2019 Sid Justering... 3 19 Ekonomisk månadsrapport, februari 2019... 4 20 Revidering av NAVI:s reglemente... 5 21 Revidering av NAVI:s informationshanteringsplan; med informationshanteringsplan med klassificeringsstruktur, säkerhetsklassning och identifiering av personuppgifter... 7 22 Ny nämndsorganisation - information... 9 23 Redovisning av delegeringsbeslut samt anmälningsärenden, mars 2019... 10 24 Förvaltningsdirektören informerar... 13 25 Övrigt... 14
2019-03-27 1 Tid Kl. 15:00 16.05 Plats Arbetsmarknadstorget, Skolhusallén 9, konferensrum Vår Beslutande Christiane Rüdiger (V) ordförande Magnus Haak (S) Caroline Sundström (S) Fredrik Thunström (S) Ulla Näsman (S) Jan-Ola Andersson (C) Lina Modén (M) Henrik Öman (M) Inga-Lisa Svanstedt (L) Tjänstgörande ersättare Närvarande ersättare Övriga Mikael Sundqvist (S) Ronja Strid (KD) Monika Lindberg (S) Jan Haraldh (S) Kurdistan Kasem (S) Mathias Hansson (S) Anja Åkerlund (C) Per Lindstrand (M) Elise Backman (L) Denise Wallén Anders Sjölander, 22, 25 Kerstin Nordensson, 22, 24 Markus Juth, 20 21 Peter Timståhl, 19 Ersätter Christina Nordenö (S) Ersätter Ove Skalin (SD) Förvaltningsdirektör Bitr. förvaltningsdirektör Bitr. förvaltningsdirektör Nämndsekreterare Förvaltningsekonom
2019-03-27 2 Protokollet omfattar 19-25 Justeras tisdag 2019-04-02 Christiane Rüdiger (V) Ordförande Markus Juth Sekreterare Lina Modén (M) Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med och Integration) Justeringsdatum Anslagsdatum 2019-03-27 2019-04-02 2019-04-03 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) och hos Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2019-04-18 Markus Juth
2019-03-27 3 Justering Utöver ordföranden ska Lina Modén (M) justera dagens protokoll. Ersättare är Henrik Öhman (M).
2019-03-27 4 19 Ekonomisk månadsrapport, februari 2019 (NAVI-2019-00005) Beslut Nämnden beslutar att godkänna upprättad månadsrapport per 2019-02-28. Ärendet Prognosen visar på ett nollresultat. Resultatet visar ett minus på 3,2 milj kr efter två månader. Personalkostnader och intäktssidan visar tillsammans underskottet t.o.m. m februari månad. Överläggning Peter Timståhl föredrar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott 2019-03-13, 6. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2019-03-04. Uppföljning av beslut Förvaltningen följer upp ekonomin månadsvis. Nämnden får en månadsrapportering åtta gånger per år. Därutöver tillkommer två delårsrapporter, en i april och en i augusti, samt ett bokslut.
2019-03-27 5 20 Revidering av NAVI:s reglemente (NAVI-2016-00079) Beslut Nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige fastställa förslag till gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun. Ärendet Koncernstaben har utarbetat förslag till gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och samtliga nämnder i Sundsvalls kommun. NAVI:s reglemente var även i behov av en revidering där förvaltningskontoret tidigare hade gått igenom NAVI:s verksamhetsområden och dess uppgifter och gjort vissa förslag till ändringar. Ändringar gjordes även layoutmässigt för att efterlikna de övriga nämndernas reglementen. Syftet med ett allmänt reglemente är att skapa enhetlighet och tydlighet för samtliga nämnder samt att det finns praktiska fördelar som t.ex. vid uppdateringar. Förslaget innehåller två delar, dels en allmän del som gäller för alla nämnder, dels en nämndspecifik del som innehåller nämndens sammansättning, ansvarsområde och delegeringar från kommunfullmäktige. Nämnderna ombeds att yttra sig över förslaget där yttrandet ska vara koncernstaben tillhanda senast 2019-03-28. Ärendets tidigare handläggning Senaste revideringen gjordes i samband med att nämndernas reglementen behövde anpassas utifrån att förvaltningarna ska använda sig av tjänster från Servicecenter (Kommunfullmäktige 2015-09-28, 279). Koncernstaben hade tidigare 2017-05-23 sänt ut ett utkast till gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och samtliga nämnder där NAVI gav sitt yttrade 2017-06-21, 58. Förslaget gick aldrig vidare till kommunfullmäktige för beslut. Svar på remiss Förvaltningen ställer sig positivt till att koncernstaben tar fram ett
2019-03-27 6 kommungemensamt reglemente för kommunstyrelsen och alla nämnder just för att belysa enhetligheten och det praktiska med att ha allt samlat i ett och samma dokument. Vid en genomgång av utkast till nytt reglemente ger förvaltningen följande synpunkter/förslag till ändringar: - Kapitel A. Gemensamma bestämmelser (sid 10), 7. Fjärde stycket i det tidigare utkastet till nytt reglemente från 2017-05- 23, Nämnd har rätt att begära yttranden från övriga kommunala organ. Den är i sin tur skyldig att på begäran yttra sig i ärenden som rör sin verksamhet, finns inte med i nuvarande version. Det är en bestämmelse som även regleras i 6 kap 12 KomL där förvaltningen gärna ser att den formuleringen kvarstår i reglementet. - Kapitel B. Nämndspecifika reglementet (sid 43), 2 Nämndens ansvarsområde, punkt 2; Fotnot nr 3 till ordet vuxna, ändring av ordval från utvecklingsstörning till funktionsvariationer. - Kapitel B. Nämndspecifika reglementet (sid 43), 2 Nämndens ansvarsområde, punkt 8; överföras till kommunstyrelsens reglemente. Ansvaret för samordning och uppföljning av nämndernas minoritetspolitiska arbete i enlighet med lag (2009:724) om nationella minoriteter har från och med 2019-02-01 överlåtits till kommunstyrelsens ansvarsområde. Överläggning Markus Juth föredrar ärendet. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s 2019-03-13, 7. Tjänsteskrivelse med bilagor, 2019-03-04. Uppföljning av beslut När nästa revidering blir aktuell.
2019-03-27 7 21 Revidering av NAVI:s informationshanteringsplan; med informationshanteringsplan med klassificeringsstruktur, säkerhetsklassning och identifiering av personuppgifter (NAVI-2018-00067) Beslut Nämnden beslutar att fastställa reviderad informationshanteringsplan för NAVI enligt bifogat förslag, samt att fastställd informationshanteringsplan börjar gälla fr.o.m. 2019-04-01 t.o.m. 2019-12-31 och att informationshanteringsplan beslutad 2016-11-16, 114, parallellt upphävs. Ärendet Verksamheternas hantering av allmänna handlingar regleras i olika lagstiftningar. Bl.a. 7 Arkivlagen (1990:782) beskriver att varje myndighet ska upprätta och ajourhålla en dokumentplan, som i Sundsvalls kommun benämns som informationshanteringsplan, som redovisar vilka slags allmänna handlingar som upprättas och förvaras på myndigheten med information om filformat och lagringsplats. Informationshanteringsplanen är också ett stöd när det gäller att bevara handlingar som är av värde och att gallra handlingar som inte behövs i framtiden. Bakgrund Nu gällande informationshanteringsplan för förvaltningen är i behov av en revidering, varför ett förslag till ny plan har tagits fram. Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-27, 31, om ny strategi för långsiktig informationsförvaltning som innebär att nämnderna ska omarbeta befintlig dokumenthanteringsplan 1 och anpassa den i ny mall samt komplettera med SKL:s klassificeringsstruktur och en säkerhetsklassning. Ärendets tidigare handläggning Beslut om NAVI:s informationshanteringsplan, NAVI 2016-11-16, 114. 1 Tidigare benämning på informationshanteringsplan.
2019-03-27 8 Överväganden Förvaltningen har följt upp och uppdaterat innehållet i informationshanteringsplanen och klassificeringsstrukturen samt kompletterat med säkerhetsklassning av dokumenten och identifierat förekomsten av personuppgifter utifrån Dataskyddsförordningen. Därför föreslår förvaltningen att förslaget till en ny informationshanteringsplan fastställs. Gällande informationshanteringsplan, beslutad 2016-11-16, bör också parallellt upphävas. Styrdokument och juridik För hantering av allmänna handlingar gäller Arkivlagen (1990:782), Tryckfrihetsförordningen (1949:105), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och Dataskyddsförordningen. Ekonomi De ekonomiska nyttorna med digitala handlingar visar sig när dokument inte behöver skrivas ut och levereras till kommunarkivet. Det innebär också att kostnader för arkivering minskar när utrymme frigörs när närarkivet avvecklas. Förslag till uppföljning I och med att informationshanteringsplanen kommer att gälla till och med 2019-12-31 där NAVI efter årsskiftet 2019/2020 upphör som självständig nämnd finns inget behov för en uppföljning. Däremot blir det aktuellt senare under 2019 att länka ihop NAVI:s och delar av Socialnämndens informationshanteringsplaner till en ny informationshanteringsplan för den nya Individ- och Arbetsmarknadsnämnden. Överläggning Markus Juth föredrar ärendet. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott 2019-03-13, 8. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-02-22. Uppföljning av beslut I och med att informationshanteringsplanen kommer att gälla till och med 2019-12-31 där NAVI efter årsskiftet 2019/2020 upphör som självständig nämnd finns inget behov för en uppföljning. Däremot blir det aktuellt senare under 2019 att länka ihop NAVI:s och delar av Socialnämndens informationshanteringsplaner till en ny informationshanteringsplan för de kommande Individ- och Arbetsmarknadsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden.
2019-03-27 9 22 Ny nämndsorganisation - information (NAVI-2017-00076) Beslut Nämnden beslutar att tacka för informationen och lägga den till handlingarna. Ärendet Kerstin Nordensson och Anders Sjölander ger aktuell statusrapportering av arbetet med en ny nämndsorganisation.
2019-03-27 10 23 Redovisning av delegeringsbeslut samt anmälningsärenden, mars 2019 (NAVI-2019-00018) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbesluten. Ärendet Vid varje nämndssammanträde redovisas de beslut som har tagits på delegation. Besluten finns att ta del av på förvaltningen. Beslut Antal beslut Delegat Beslut om anställning av personal avseende åtgärdsanställning (punkt nr 1.1) 3 st = nya 4 st = förlängning Eva Lindroos Beslut om anställning av personal inom eget verksamhetsområde (punkt nr 1.1) 2 st Marianne Staaf- Gälldin Beslut om anställning av personal inom eget verksamhetsområde (punkt nr 1.1) 2 st Pia Söderlund Besked till arbetstagare och varsel till facklig organisation om att tidsbegränsad anställning ska upphöra (punkt nr 1.1) 1st Pia Söderlund
2019-03-27 11 Huvudmannen får bestämma att böcker och andra lärverktyg, som varje elev har för eget bruk, ska anskaffas av eleverna själva (punkt nr 9.4) 1st Marianne Staaf- Gälldin Beslut om att den sökande ska tas emot till utbildningen (punkt nr 9.6) 1 st (22 elever) Marianne Staaf- Gälldin Framställning eller yttrande i ärenden som ej är av principiell art eller av större ekonomisk betydelse (punkt nr 10.1) 2 st (Samråd gällande detaljplan för ombyggnad av Skogsbackens förskola i Bosvedjan, Linjearbetaren 2) (Samråd gällande detaljplan för småhustomter vid Bjässbodarna, Alnö, Alnö- Näset 1:43) Markus Juth NAVI arbetsutskott 2019-03-13, 9 Val av NAVI:s representanter till Integrationsrådet 2019 Anmälningsärenden Migrationsverket - Skrivelse 2019-02-05. Fullgjort åtagande för 2018. Förvaltningskontoret - Attestförteckning DUA-samverkan - Lokal överenskommelse om fördjupad samverkan om nyanländas etablering.
2019-03-27 12 Kommunstyrelsen - Protokoll 2019-01-14, 8. Val av representanter till Forum för kompetensförsörjning. - Protokoll 2019-02-11, 45. Gemensam handlingsplan för digitalisering för Sundsvalls kommunkoncern. - Protokoll 2019-03-11, 82. Hantering förvaltningsdirektörer i löneöversyn 2019 och framåt. - Protokoll 2019-03-11, 85. Rapport och utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll 2018, nämnderna. Kommunfullmäktige - Protokoll 2019-02-25, 26. Översyn av rådet för integration och tillväst. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med bilagor, 2019-03-19.
2019-03-27 13 24 Förvaltningsdirektören informerar Beslut Nämnden beslutar att tacka för informationen och lägga den till handlingarna. Ärendet Kerstin Nordensson informerar följande: - förvaltningen har inte längre någon överenskommelse med DUA. - Annelie Hjelm blir ny rektor för Grundläggande Vuxenutbildning efter Karin Wahlqvist.
2019-03-27 14 25 Övrigt Anders Sjölander informerar kort att NAVI:s sammanträde i april kommer att vara ett heldagssammanträde innehållandes ett studiebesök. Utförligare information kommer senare.