Krisberedskap i företaget Om det otänkbara inträffar...

Krisberedskap i företaget Om det otänkbara inträffar...

Sveriges Byggindustrier Human Relations Box 7835 103 98 Stockholm Tfn 08-698 58 00 Fax 08-698 59 00 E-post info@bygg.org www.bygg.org 2

Innehåll Förord... 5 Plötsligt inträffar det otänkbara... 6 Vilken beredskap har ditt företag i krissituationer?... 7 Riskanalys... 8 Åtgärder... 9 Kontakt med anhöriga och externa kontakter... 10 Beredskapsgrupp... 11 Beredskapsplan... 12 Beredskapspärmens innehåll... 14 Sammanfattning... 18 Checklista... 19 3

4

Förord I denna skrift har vi samlat information som sammantaget utgör grunden i vår krispolicy. Kanske kan skriften ge idéer till andra företag i deras arbete med krishantering. Förutsättningarna i det egna företaget måste dock alltid vara avgörande. Såväl chefer som medarbetare ska uppleva en viss trygghet i att veta hur de ska handla om något skulle inträffa och värdesätter att en beredskap finns. Även mindre krissituationer kan hanteras enligt beredskapsplanen. Stockholm i februari 2002 5

Plötsligt inträffar det otänkbara Det som drabbar andra företag men inte ditt eget. Situationen är både främmande och okontrollerbar. En krissituation uppstår nästan alltid plötsligt och oväntat. Hur den upplevs varierar från person till person, men dess följder beror ofta på hur de drabbade bemöts av sin omgivning. Det kan dock vara svårt att veta hur man kan och bör hjälpa till om man är helt oförberedd när katastrofen kommer. Det är därför värdefullt för varje organisation att ha en krisberedskap att falla tillbaka på. Det förbättrar möjligheterna att hantera situationen. Sedan 1 juli 2000 gäller även Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 1999:7 Första hjälpen och krisstöd. 6

Vilken beredskap har ditt företag för krissituationer? Krisberedskap är ingen självklarhet i företagen, trots att det finns flera goda skäl att upprätta en sådan. Om en eller flera anställda hamnar i en krissituation är det viktigt att företaget snabbt bistår med information om vad som har hänt till både anhöriga, medarbetare och utomstående. Osäkerheten och ovissheten är ofta det svåraste i en krissituation. Att hela tiden informera om vad som har skett och vad som kommer att ske är därför betydelsefullt. Även dåliga nyheter, eller att inget nytt har hänt, är information som bidrar till att de drabbade, trots kaos, upplever ett större mått av struktur och kontroll. Situationen kan därmed bli mer hanterbar. Krissituationer ställer stora krav på informationsinsatser som aldrig kan improviseras under kaotiska förhållanden och den stress de medför. En noga förberedd handlingsplan kan därför vara en stor hjälp. Utgångspunkt för handlingsplanen är en riskanalys, förutsättningslöst gjord och med inlevelse, där inget utesluts, inte ens det otänkbara. Utifrån denna inventering byggs en beredskapsplan upp och övas in av en beredskapsgrupp, som i händelse av en katastrof ska kunna bistå med all information. Ett företags anseende, kanske till och med dess överlevnad, kan i dagens massmediesituation bero på förmågan att hantera krissituationer med lyhördhet, empati och inlevelse samt bra organisation och kommunikation. Med det är framför allt viktigt att skapa en trygghet för medarbetarna, att visa att man är förberedd och att man tänkt efter redan innan något händer. Denna skrift ger exempel på hur man förbereder och inrättar en beredskapsplan och en beredskapsgrupp. 7

Riskanalys Det första steget i beredskapsarbetet är att systematiskt identifiera och bedöma alla händelser som kan leda till olyckor och i värsta fall en katastrof. Både sannolika och osannolika händelser, som kan tänkas inträffa på eller i anslutning till arbetsplatsen måste identifieras. Brand, hot, våld eller tagande av gisslan, sabotage, tekniskt betingade olyckshändelser, självmord eller naturliga dödsfall under arbetstid är exempel på riskfaktorer på arbetsplatsen. Olyckor till och från arbetet eller under tjänsteresor måste också räknas in. Motsvarande händelser kan även drabba medarbetare eller deras anhöriga på fritiden, vilket kan få stark återverkan på arbetsplatsen. Det är viktigt att denna analys görs förutsättningslöst och med inlevelse där inte ens det otänkbara utesluts. En riskanalys kan göras för alla typer av företag och branscher, men den måste alltid göras utifrån varje företags speciella verksamhet och arbetsmiljö. 8

Åtgärder Den bästa beredskapen man kan ha är att i möjligaste mån eliminera alla risker. Med mer eller mindre enkla åtgärder kan man minska sannolikheten för att en olycka inträffar, eller åtminstone begränsa olyckans omfattning. En årligen genomförd brandbesiktning förebygger exempelvis bränder i företagets lokaler. Installerade utrymningslarm, klargjorda utrymningsvägar och anslagna utrymningsplaner räddar liv om en brand ändå skulle uppstå. Utbildning av medarbetare i första hjälpen förbättrar alltid förmågan att rädda liv. Att förebygga hot, våld eller sabotage är nästan omöjligt, men utarbetade rutiner för hur medarbetarna ska agera underlättar hanteringen av sådana situationer. Tekniskt betingade olyckshändelser kan ha många orsaker. Ett sätt att minska risken för brand eller explosion är att kontrollera att all elutrustning i lokalerna är i bra skick. För företag med omfattande datorutrustning kan detta vara särskilt viktigt. Medvetet valda, säkerhetsmässigt bra färdmedel minskar risken för olyckor i samband med tjänsteresor. Rutiner för särskilda reseinstruktioner, exempelvis att alltid lämna information om destination, färdmedel och eventuella ändringar i resplanerna, gör det lättare att snabbt komma i kontakt med människor i en kritisk situation. Plötsliga dödsfall kan man naturligtvis aldrig förbereda sig på. Tillgänglig information om inrättningar som erbjuder krisstöd kan dock vara en hjälp för de drabbade. 9

Kontakt med anhöriga och externa kontakter I en krissituation gäller det att så snabbt som möjligt komma i kontakt med berörda anhöriga. Som hjälpmedel kan man upprätta en förteckning över samtliga medarbetare med namn och telefonnummer till nära anhöriga. Både små olyckor och stora katastrofer innebär att en rad myndigheter kopplas in. Det är viktigt att redan innan något händer sätta sig in i hur detta fungerar. För att klara ut ansvarsfördelning och samarbetsformer kan man ta kontakt med polis, sjukvårdsinrättning, räddningstjänst etc samt med andra externa instanser som kan tänkas kopplas in i en krissituation (företagsläkare, psykologer, präster). Vid allvarliga olycksfall eller tillbud ska arbetsgivaren enligt 2 Arbetsmiljöförordningen kontakta Arbetsmiljöinspektionen. 10

Beredskapsgrupp I större företag kan man överväga att inrätta en beredskapsgrupp. Beredskapsgruppen är företagets informationskanal utåt i händelse av en krissituation. Denna grupp måste bestå av tillräckligt många personer för att kunna hantera såväl kontakter med medarbetare och anhöriga som praktiska problem, såsom ekonomi, juridiska frågor och försäkringsfrågor. Gruppen ska vara sammansatt av medarbetare inom företaget som är intresserade av uppgiften och har god stresstålighet. Personal- och informationschefer är naturliga medlemmar i gruppen. Eftersom alla kanske inte är på plats om något inträffar är det bra att även utse ställföreträdare. Chefer måste ofta lösa en rad mer operationella uppgifter i företaget i samband med en katastrof och bör därför utnyttjas måttligt i denna typ av informationsverksamhet. Det är viktigt att medlemmarna i beredskapsgruppen får utbildning och inte minst övning i krishantering. Simulerade katastrofsituationer är exempelvis ett bra sätt att förbereda gruppen på ett verklighetsnära sätt. Personer som utses för speciella uppgifter, exempelvis att hålla kontakt med massmedia, bör få särskild träning i detta. Personalen vid företaget bör känna till vilka som ingår i beredskapsgruppen liksom vilken beredskap företaget har för kriser eller oväntade händelser. 11

Beredskapsplan Utgångspunkten för beredskapsgruppens arbete är en beredskapsplan, det vill säga en noga genomarbetad handlingsplan med tydlig information om rutiner som kan följas punkt för punkt i en krissituation. Planen kan lämpligen finnas till hands i en särskild beredskapspärm med register där punkterna kan följas i kronologisk ordning. Vilka punkter beredskapsplanen ska innehålla och i vilken ordning de ska följas måste alltid utgå från varje organisations förutsättningar. Följande sidor ger exempel på hur en beredskapsplan kan se ut och vad en beredskapspärm kan innehålla. 12

Exempel på beredskapsplan 1 En krissituation uppstår (beredskapsgruppen kontaktas) 2 Första hjälpen, larma 112, utrymning 3 VD kontaktas 4 Beredskapsgruppen kallas in och samlas 5 Arbetsuppgifter fördelas 6 Växeln informeras om situationen 7 Läget summeras 8 Anhöriga, sjukvårdsinrättning, arbetsmiljöinspektion, präst etc kontaktas 9 De närmaste arbetskamraterna samlas och informeras 10 Övriga medarbetare informeras 11 Pressen informeras 12 Praktiska angelägenheter 13 Minnesstund vid dödsfall 14 Flaggning vid dödsfall 15 Debriefing 16 Andra organisationer informeras 17 Namn tas bort ur register 18 Fortsatt stöd och hjälp till anhöriga och medarbetare 13

Beredskapspärmens innehåll Under varje punkt i planen bör det finnas noggranna instruktioner om tillvägagångssätt, vem som ska kontaktas, telefonnummer etc. Utelämna ingenting, inte ens den mest självklara uppgiften. Klar och tydlig information om vad man ska göra och i vilken ordning man ska göra det, underlättar arbetet och minskar stressen i en kritisk situation. Håll alltid pärmen aktuell. 1 Om växeln (receptionen) eller någon annan först nås av beskedet om en allvarlig krissituation, kallas direkt någon i beredskapsgruppen in. En särskild telefonlista med gruppens medlemmar och samtliga telefonnummer underlättar en snabb kontakt. Den i gruppen som först kontaktas börjar omedelbart att agera enligt beredskapsplanen. 2 I alla krissituationer på arbetsplatsen är livräddning (första hjälpen) den primära åtgärden. Vid behov larmas räddningstjänsten (112) så snabbt som möjligt. En eventuell utrymning av lokalerna kan bli aktuell liksom kontakt med sjukvård eller polis. Tydliga anvisningar om första hjälpen, SOS Alarmerings telefonnummer samt telefonnummer till närmaste polis och sjukvårdsinrättning underlättar hanteringen av de första kritiska och stressiga minuterna, då det inte alltid är självklart att man kommer ihåg vad man ska göra. 3 Den förste som ska underrättas om det inträffade är högste chefen. Därför bör hans eller hennes samtliga telefonnummer (direktnummer till arbetet, telefon till bostaden, mobiltelefon eller fax) finnas i beredskapspärmen liksom sekreterarens eller närmaste medarbetarens samtliga telefonnummer. 14

4 Beredskapsgruppen samlas så fort som möjligt för att komma igång med arbetet. Den i gruppen som först informerats om situationen kontaktar alla andra i gruppen (enligt en lista med allas namn, adress och samtliga telefonnummer). Medlemmarna beger sig omedelbart till ett särskilt samlingsrum, som under arbetet fungerar som sambandscentral, dit alla inkommande samtal kopplas. 5 Det första steget för gruppen är att fördela arbetsuppgifter, om det inte redan är gjort. I varje krissituation bör en ledare utses för att leda arbetet. Det är också viktigt att redan från början dokumentera vad som händer, dels för att minimera risken för missförstånd när det gäller ansvarsområden, dels för att i efterhand kunna utvärdera krishanteringen. En sekreterare, som omedelbart börjar föra ett diarie med anteckningar om dag, klockslag, händelse, beslut och ansvariga, utses därför också. Allas arbetsuppgifter bör finnas tydligt och kortfattat angivna i beredskapspärmen. 6 Alla telefonsamtal rörande krisen kopplas direkt till beredskapsgruppen. Därför ska växeln (receptionen) underrättas om vilket rum gruppen befinner sig i och vilka telefonnummer gruppen använder sig av. Det kan också vara bra att meddela växeln vad som har hänt och eventuellt vad de bör säga till dem som ringer (anhöriga, press). 7 Med jämna mellanrum bör man summera läget under krissituationen. En första summering är lämplig när de primära åtgärderna är utförda. Gruppen bör då ha fått en uppfattning om vad som egentligen har hänt, hur det är med de inblandade och vilka som ska kontaktas i nästa steg. 8 I vilken ordning man väljer att kontakta anhöriga, sjukvårdsinrättningar eller företagshälsovård, arbetsmiljöinspektion, präst eller andra som ska underrättas i ett tidigt skede, beror på situationen. Anhöriga har naturligtvis rätt att så snart som möjligt få vetskap om det inträffade, men för att undvika missförstånd eller felaktigheter bör man först ha skaffat sig fullständig information om vad som har hänt och vad som kommer att hända härnäst. Präster eller sjukvårdsinrättningar kan kanske lämna ytterligare besked som underlättar kontakten med de anhöriga. Deras telefonnummer samt de tidigare nämnda personalakterna, eller hänvisning till dessa, kan med fördel finnas tillgängliga i beredskapspärmen. 15

Kontakten med anhöriga är kanske det svåraste arbetet i krishanteringen, speciellt om man tvingas lämna ett dödsbud. Polisen har rutiner för hur sådana ska lämnas och man bör därför komma överens med dem hur man ska gå tillväga under arbetet. Om polisen inte redan sökt upp närmaste anhörig kan en lämplig person i beredskapsgruppen, kanske tillsammans med en präst, åta sig att lämna dödsbudet. 9 Nästa steg är att informera företagets medarbetare om det inträffade. Varje krissituation är unik och omständigheterna avgör under vilka former detta ska ske, vilka som ska informeras först etc. När någon skadats eller förolyckats är det ofta lämpligt att först samla och informera de närmaste arbetskamraterna och ge dem det stöd de behöver. Stressymptom är normalt i en krissituation, men de kan vara svåra att hantera. Man kan dock alltid uppmuntra medarbetarna att ta hand om varandra eller be någon av dem att ta på sig vissa uppgifter. Det kan minska känslan av hjälplöshet. 10 Övriga medarbetare måste så småningom också informeras om det inträffade, kanske vid en särskild sammankomst. Tänk på att informera dem som är frånvarande, sjukskrivna eller befinner sig på annan ort. Beredskapsgruppen bör också ta ställning till om personalen ska stanna kvar i företagets lokaler. 11 Vid omfattande katastrofer kommer sannolikt massmedia att vilja ha ett uttalande eller information från företaget. Det är beredskapsgruppens uppgift att hålla kontakt med pressen. Rutiner för hur gruppen ska lämna denna information, till exempel via pressmeddelanden eller presskonferenser, och hur detta går till underlättar kontakten. Hur pressinformationen sköts kan vara av stor betydelse i ett längre perspektiv. Det är därför viktigt att vara öppen, saklig och korrekt från början. 12 Praktiska angelägenheter kan kanske tyckas vara mindre viktiga att bry sig om i en krissituation, men har betydelse i det stora hela. Att snabbt boka om möten, resor eller liknande underlättar arbetet. 13 En minnesstund efter ett dödsfall bör kanske anordnas, eventuellt redan nästa dag. Uppläggningen av en minnesstund kan diskuteras redan i förväg. 16

14 Om företaget har en egen svensk flagga sker flaggning på halv stång på dödsdagen samt på begravningsdagen. Flaggan hissas då först i topp och halas därefter en tredjedel av stångens längd. När jordfästningen är avslutad hissas flaggan i topp, varefter den omedelbart halas eller vid solens nedgång, dock senast klockan 21.00. 15 Erfarenheter från krisarbete har visat att behovet av s.k. debriefing efteråt är stort. Med debriefing menas avlastande och systematiska gruppsamtal för de inblandade, då man går igenom de intryck och reaktioner som olika människor har upplevt i samband med krisen. Samtalen ger perspektiv på händelsen och hjälper människor att bearbeta sina upplevelser. Därmed kan uppkomsten av onödiga efterverkningar förhindras. Debriefing ska inte ske när människor befinner sig i chocktillstånd, men bör inte heller ske senare än ett par dygn efter händelsen. En debriefing ska ledas av en person med kunskap om kriser och erfarenhet av debriefing. Samtalet sker lämpligast på ett ostört ställe och kan pågå i några timmar. 16 När den omedelbara krisen är över tillkommer en rad mer praktiska angelägenheter. Om någon har avlidit ska exempelvis utomstående kontakter meddelas om vad som har hänt. 17 En avliden medarbetares namn ska även tas bort ur alla register, namnskyltar plockas ned etc. 18 En kris upplevs som mest intensiv dagarna efter att den inträffat. Så småningom återgår allt till ett mer normalt tillstånd för de flesta. Men krisen är inte över. Det är därför viktigt att vara lyhörd för efterreaktioner och erbjuda hjälp och stöd till både anhöriga och medarbetare under en längre tid. Det kan vara beredskapsgruppens uppgift att exempelvis upprätta kontakter med psykologer. 17

Sammanfattning En väl fungerande beredskapsplan har stor betydelse i en krissituation. Genom att hantera krisen på ett i förväg uttänkt och genomarbetat sätt kan man minska risken för att göra misstag, minska onödigt lidande och på längre sikt samtidigt motverka förlust av kompetenta medarbetare i företaget. Det dagliga arbetet, som efter katastrofen trots allt förväntas återgå till det normala, kan underlättas. Exemplen i denna skrift kan användas som underlag och utgångspunkt när ditt företag upprättar en egen beredskapsplan. Det kan dock inte nog betonas att arbetet med en krisberedskap alltid måste utgå från företagets egna behov och förutsättningar. Kom ihåg att informera medarbetarna om att företaget har en beredskap för de krissituationer som kan uppstå. Det är en trygghet i sig att veta att en sådan finns. 18

Checklista Riskanalys Vilka händelser, både sannolika och osannolika, kan tänkas inträffa på eller i anslutning till arbetsplatsen och leda till en katastrof? Hur stor är sannolikheten att någon av händelserna inträffar? Åtgärder Hur kan vi minska risken för att något inträffar? Kontakter Med vilka måste vi ta kontakt i händelse av en kris, och hur ska vi göra det? Beredskapsgrupp Vilka ska ingå i gruppen och vad ska den ha för uppgifter? Beredskapsplan Vad ska den innehålla och hur ska den utformas? 19

En väl fungerande beredskapsplan har stor betydelse i en krissituation. Genom att hantera krisen på ett i förväg uttänkt och genomarbetat sätt kan man minska risken för att göra misstag, minska onödigt lidande och på längre sikt samtidigt motverka förlust av kompetenta medarbetare i företaget. Det dagliga arbetet, som efter katastrofen trots allt förväntas återgå till det normala, kan underlättas. Sveriges Byggindustrier 4000 feb 2002