Anvisningar för katalogisering av fotografier version 6 Västerbottens museum 2004
Inledning Som ett led i Västerbottens museums arbete med att utveckla en databas för museisamlingar har nu turen kommit till fotografierna. I museets samling finns omkring 400 000 negativ varav ca 100 000 är kopierade och monterade i vårt bildarkiv. Bilderna är till övervägande del placerade i topografisk ordning efter socken- och bynamn. Digital registrering av fotosamlingen ökar sökmöjligheterna i materialet. Förutom på ort kan man söka på t ex fotograf, ämne och tidsperioder. Nedan kommer en beskrivning över fotoblanketten och hur man fyller i den samt en presentation av klassifikationssystemet Outline som ligger till grund för klassificeringen av bilder. Blanketten Blanketten för det fotografiska materialet bygger på samma princip som de övriga blanketterna i databasen Sofie (se tidigare skrivna handledningar). Alla blanketter bygger på SAMOREG-systemets tanke att föra samman uppgifter, som hör ihop, till block. Varje block innehåller sedan flera fält som preciserar uppgifterna. Sist i denna anvisning återfinns en fotoblankett som bör följas uppifrån och ner för att lättast förstå förklaringarna över blankettfälten nedan. Kod för museum: Här skrivs förkortningen på museet som innehar den registrerade bilden. Fältet fylls i automatiskt vid inskrift i databasen. Bildnr: Här skrivs den identifikation som varje bild får vid registrering. T ex J 6879. Litt/subnr: Flera bilder kan ha samma neg nr. För att varje bild ska få en specifik identifikation skrivs här det undernummer som bilden har, t ex 12 i negativnumret K 1245:12. Fototid: I dessa 4 fält beskrivs under vilken tid fotografiet är taget. Om man vet exakt årtal skrivs detta i första fältet, t ex 1926. I det fallet lämnas de övriga fälten tomma. Om inte exakt årtal för fotograferingen kan fastställas används tidkoder. Det finns fyra olika koder: E = efter, F = före, C = cirka och T = tal (decennium). Med dessa koder kan man skriva in perioder, decennium osv. Exempel: 1. Bilden är tagen någon gång på 1920 eller 1930 talet. De 4 fälten fylls då i som följer: 1920 T 1930 T. 2. Du vet att bilden måste vara tagen före 1945: 1945 F 3. Du vet att bilden är tagen 1904 eller 1905: 1904 C Tkod-fälten försvinner efter inskrift och koderna ser något annorlunda ut i presentationsformen av Sofie. Acc nr: Det kan vid sidan av neg nr även finnas ett accessionnummer, det skrivs här. Motivkategori: Ett vidare sätt att klassificera en bild. Se nedan under rubriken Motivkategorier.
Samhör med: Beskriver den/de bilder som hör ihop med den bilden som registreras. Det kan t ex vara bilder på samma motiv tagna samtidigt eller en interiörbild och en exteriörbild på samma byggnad. Fotografiet kan även höra samman med föremål, arkivalier osv. I fältet skrivs alltså neg nr, föremålsnummer e d. Blanda inte ihop detta fält med fältet samtidigt förvärvat beskrivet nedan. Ingår i serie: Bilder kan kopplas ihop till serier. Det kan t ex vara en bildsvit som beskriver ett hantverk eller en byggnadsinventering. Varje serie namnges, det är detta namn som skrivs i ingår i serie-fältet. Bildnummer i serie: Bildnummer i serie-fältet fylls i automatiskt när en serie kopplas ihop vid inskriften. I detta fält anges vilket nummer bilden har i serien. Raä nr: Här skrivs in om det finns ett nummer från Riksantikvarieämbetet Real nr: I dessa fem fält klassificeras bilden enligt Outlinesystemet. Ett realnummer är detsamma som ett outlinenummer. Enbart tresiffriga kombinationer av Outline används. Läs mer om hur klassificeringen går till nedan under rubriken Klassificering enligt Outline. Ämne: Här finns utrymme för max fem ämnesord, som knyts till bilden. Ämnet relateras till den ämneskategori som realnumret på samma rad står för. Ämnesorden skrivs i singularis. Läs mer om klassificeringen nedan under rubriken Klassificering enligt Outline. Namn: Här skrivs alla namn som kan knytas till bilden. I Sofie finns ingen begränsning för antal namn. En rullist i presentationen gör det möjligt att se alla inskrivna namn. Land, län, kommun, härad, socken, ort, raä nr, kvarter/gata/väg och fastighet: Här skrivs de topografiska uppgifter som kan knytas till motivet. När det gäller kvarter/gata/väg och fastighet skrivs nummerbeteckningarna i särskilda fält för att göra dem sökbara. Uppgifterna för kvarter/gata och väg delar fält. Om flera uppgifter finns väljer den som registrerar vilken uppgift som skall bli sökbar i fältet, övrigt skrivs i anmärkningsfältet. Det finns även ett fält där arkeologiska bilder kan knytas till ett raä nummer.. Övriga uppgifter: Här finns ett antal Fria fält som databasens administratör kan ge fältnamn på. Bildtext: Här skrivs den text som ev redan finns till bilden, eller ett förtydligande av det man ser på bilden. Fältet expanderar vid inskrift. Anmärkningar: Detta fält utgör fritextfält. Här kan bl a uppgifter som inte framkommer någon annanstans på blanketten skrivas. Fältet expanderar vid inskrift. Copyright: Här skrivs vem som har copyright på bilden. Om det är Västerbottens museum förkortas det Vbm. Bildtyp: I fältet anges vilken typ av bild som registreras t ex negativ, repronegativ, positiv, diapositiv, originalkopia, kopia.
Format: Här antecknas det format som negativet eller positivet har t ex 6x6 eller 13x18. Material: Här skrivs om fotografiet är av glas, nitrat, acetat eller polyester. Teknik: I detta fält skrivs om det är frågan om en daguerrotyp, ferrotyp ed. Samtidigt förvärvade andra bilder...: Här skrivs neg nr på alla de bilder som förvärvades samtidigt och som kom att ingå i samlingen. T ex J 6885-J 8950. Förutom bilder kan även arkivalier och föremål inkommit samtidigt, de skrivs också här. Publicerat: I detta fält antecknas den litteratur som bilden varit publicerad i. Fältet är konstruerat så att man genom att klicka på rutan kommer in i ett sidoregister med information om litteratur. Publiceringsfältet är tillgängligt för besökare. Förv. datum: Här antecknas när materialet förvärvades ex 1956-08-10. Förvärvsomständigheter: I fältet antecknas på vilket sätt bilden förvärvats, som gåva eller köp. I ett sidoregister kallat Värde skrivs ev inköpspris in. Detta register är enbart åtkomligt för personer med behörighet. Vård/kons: Uppgifter om vård och konservering knutna till bilden skrivs in i ett sidoregister enbart åtkomlig för personer med behörighet. I vård/kons-fältet antecknas om det finns någonting skrivet i registret, två alternativ finns N för nej och J för ja. Dnr: Här skrivs numret på den diarieförda handling som ev finns knuten till materialet. Fältet rymmer ett nummer av typen 1928/95. Reg. av: Fält för initialerna på den person som gjort registreringen. Reg. datum: Här antecknas när föremålet är registrerat. Tidigare samling, neg nr (motsv): Här antecknas om bilden haft någon tidigare nummerbeteckning, kanske hos fotografen. Bl nr: Blankettnummerfältet fylls i automatiskt med nummer 1 vid inskriften i datorn. Om det senare t ex sker en inventering kan den som ändrar eller tillför någonting på blanketten välja att skriva blankettnummer 2. Inskr. av: Fält för initialerna på den person som gör inskriften i datorn. Fylls automatiskt i när vedebörande loggar in i Sofie-in. Inskr. datum: Fält för inskriftsdatum. Fylls i automatiskt som ovan beskrivits.
Vad är viktigt? Att klassificera en bild är som att betrakta ett landskap, vi kan nästan vara helt säkra på att olika individer uppmärksammar olika saker i landskapet. Vad är viktigt i en bild? Det viktigaste är att utgå från helheten i motivet. Vad ville fotografen visa med bilden? Vad är det som händer på bilden? När, hur och var sker detta? Vid klassificering av bilder gäller det att inte tränga alltför djupt in i motivet och fästa sig vid alla detaljer. Om det däremot är någon detalj som är väldigt utmärkande noteras den naturligtvis som ämnes- eller nyckelord. Glöm inte att alla fält på blanketten är sökbara och att de kan användas tillsammans i olika kombinationer. Var konsekvent vid katalogiseringen. Saknas upplysningar om bildens motiv går det att lämna realnummeroch ämnesfälten tomma. Motivkategorin ska dock alltid fyllas i. Klassificering enligt Outline Det klassifikationssystem som vi valt att använda för fotografiskt material bygger på den svenska, utvidgade versionen av Ouline of Cultural Materials, enklare kallat Outline. Outline är ett ämnesklassifikationssystem utarbetat av Human Relations Area Files, i New haven i Connecticut. Outline delar in material i ämnesgrupper. Varje grupp, det finns 79 stycken, föregås av ett tvåsiffrigt nummer. Under varje grupp finns sedan underkategorier med tre siffror, kallat realnummer. Det är dessa tresiffriga realnummer som vi använder oss av vid klassificeringen av bilder. Om inte någon tresiffrig kategori passar kan man använda sig av den vidare gruppen men lägga till en 0:a bakom den tvåsiffriga kombinationen för att få en tresiffrig kombination. Detta ska dock i möjligaste mån undvikas. Till varje realnummer knyts ett ämnesord. I Outlinekatalogen finns ett alfabetiskt slagordsregister. Detta register används som lathund vid klassificeringsarbetet. Nya ämnesord läggs till allt eftersom de uppkommer. Ämnesordet ska skrivas i singularis för att ev samsökning med föremålsdatabasen ska bli möjlig. Samma företeelse bör alltid benämnas med samma ämnesord för att göra sökning och registrering möjlig. En auktoritetskontroll görs vid inskriften vilket innebär att ord som inte datorn känner igen ifrågasätts, det förhindrar felskrivningar och oacceptabla benämningar. Till bilden kan maximalt fem realnummer och lika många ämnesord tillföras. Bilden kan därmed betraktas ur fem olika synvinklar utan hierarkisk indelning. Det realnummer med tillhörande ämne som skrivs på den översta raden är alltså inte på något sätt överordnat de som skrivs på raderna under. Realnumret och ämnet på samma rad måste dock relatera till varandra. Förutom ämnesord finns utrymme för nyckelord till bilden. Det finns inget fält för dessa på blanketten. Nyckelorden förs in vid inskriftsmomentet. Nyckelord kan dels vara kompletterande, synonyma eller mer fria benämningar som inte regleras av auktoritetskontrollen. Nyckelord kan tillföras en bild i obegränsat antal.
Motivkategorier Förutom den ovan beskrivna klassificeringen efter ämnen och realnummer indelas bilderna i större grupper, s k motivkategorier. Det fotografiska materialet indelas f n in i åtta olika motivkategorier. Begreppen i motivkategorifältet behöver inte upprepas i realnummer- och ämnesfälten, fälten ska komplettera varandra. Ibland kan det vara svårt att avgöra vilken motivkategori som passar bäst till bilden. Det finns bara möjlighet att skriva in ett motivord. Det mest dominerande inslaget i bilden får utgöra motivkategorin. Nedan följer en beskrivning över de olika motivkategorierna: Verksamhet: Denna motivkategori används när det pågår en verksamhet på bilden. Ämnesfälten får precisera vilken verksamhet det är frågan om t ex slåtter, vävning, måltid. Föremål: Denna motivkategori används bara när syftet med bilden har varit att avbilda ett/flera föremål. I övrigt är det underförstått att föremål ingår i en verksamhet och då är det verksamheten som är väsentlig. Ämnesfälten preciserar vilket/vilka slags föremål det är och inom vilket verksamhetsområde de används. Landskap: En bred motivkategori. Ämnesfälten talar om vilket landskap det är frågan om t ex fjäll, by, åker, skog, sjö. Stadsvy: Ordet stad behöver inte upprepas i ämnesfälten, det räcker med att framhäva det som är framträdande och intressant i bilden, som t ex bilar, en torgmarknad, skyltar och affärer. De topografiska uppgifterna talar om var bilden är tagen. Byggnad: Motivkategorin används när en byggnad/byggnader är det dominerande i bilden. Ämnesorden talar om vilken slags byggnad det är frågan om och/eller vilken verksamhet som bedrivs där. Interiör: Ämnesorden preciserar det utmärkande som finns i interiörbilden. Ämnesorden kan också precisera vilken miljö som avbildas. Porträtt: Motivkategorin porträtt används när det är uppenbart att fotografen tänkt avporträttera en person. Det behöver inte bara vara ateljéporträtt. Denna kategori används enbart om det är en person som avbildas. Ämnesorden preciserar om det är fråga om ett mansporträtt, kvinnoporträtt eller barnporträtt. Ämnesfälten kan också tala om ifall det är frågan om ett porträtt på ett lik, en brud, en brudgum, en student, en lärare osv. Grupporträtt: Gäller som kategori på bilder med mer är en person avbildad. Ämnesorden talar om ifall det är frågan om brudfoto, familjeporträtt, studentfoto, konfirmandfoto osv. Gruppbilder som inte går att precisera får ingen ämnesbenämning alls.
Efternamn Förnamn