Kommunikationsavdelningen BESLUT SLU ID: SLU ua 2019.2.7.1-1257 2019-03-20 Sändlista Beslut Universitetsdirektören beslutar att fastställa anvisningar för SLU:s varumärkesarkitektur för namngivning och namnuppställning i enlighet med bilaga 1. Redogörelse för ärendet SLU är ett aktivt universitet som inleder många nya samarbeten och utvecklar organisationens olika delar. Det innebär i praktiken att vi ofta ställs inför frågor kring hur man bäst knyter an det nya till SLU:s namn och varumärke. Som stöd till Riktlinjer för SLU:s varumärkesarkitektur, behöver organisationen ha tydliga anvisningar vad gäller namngivning av verksamheter, process för beslut av undantag och principer för logotyper. Motiv till beslutet Ett regelverk för namngivning och varumärken har länge varit efterfrågat inom SLU. Motivet till detta beslut är att få ett tydligt regelverk, riktlinjer, till stöd för dem som hanterar namnfrågor idag. Avsikten är även att tydliggöra beslutsinstanser vid namngivning och varumärkesfrågor och få en samsyn i organisationen för att tillsammans bygga ett tydligare varumärke. En varumärkesarkitektur som bygger på ett modervarumärke med några få undantag är effektivt ur flera aspekter: Kommunikativt det ger mer effekt med ett tydligt och samlat varumärke vid kommunikations- och marknadsföringsinsatser. Postadress: Box 7077, 750 07 Uppsala Besöksadress: Ulls hus, Almas allé 8, Uppsala Org nr: 202100-2817 www.slu.se Tel: 018-67 10 00 (vx) sara.arons@slu.se
Ekonomiskt det är dyrt att ta fram och upprätthålla många varumärken och grafiska profiler. Tidsbesparande tydliga regler och beslutsvägar effektiviserar arbetsgången inom organisationen. Dessutom skapar vi trovärdighet i vår kommunikation med SLU som en tydlig och välkänd avsändare. Beslutets innebörd och bedömda konsekvenser Beslut om anvisningar för varumärkesarkitektur innebär att SLU får enhetlighet i sin namnstruktur, stöd i hantering av logotypfrågor, en samlad överblick av våra verksamhetsnamn genom SLU:s eget varumärkesregister, samt en tydlig beslutsprocess för undantag från huvudregeln, se riktlinjer för SLU:s varumärkesarkitektur. Ärendet har beretts genom dialoger med fakulteterna samt i rektors ledningsråd. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av kommunikationschef Sara Arons och i närvaro av projektledare Maria Capandegui Widén. I beredningen av ärendet har även projektledare Anna Bleckert deltagit. Martin Melkersson Sara Arons Sändlista Rektor Prorektor Vicerektorer Dekaner Universitetsdirektören Universitetsdjursjukhusdirektören 2/3
Kopia för kännedom Prefekter Avdelningschefer inom universitetsadministrationen Kommunikationsavdelningen Språkkoordinatorn 3/3
STYRANDE DOKUMENT SLU ID: SLU ua 2019.2.7.1-1257 Sakområde: Visioner och strategier av övergripande karaktär Dokumenttyp: Anvisning/Instruktion Beslutsfattare: Universitetsdirektör Avdelning/kansli: Kommunikationsavdelningen Handläggare: Maria Capandegui Widén Beslutsdatum: 2019-03-20 Träder i kraft: 2019-04-01 Giltighetstid: tills vidare Bör uppdateras före: Ev dokument som upphävs: Bilaga 1 till: Universitetsdirektörens beslut SLU:s Riktlinjer för varumärkesarkitektur (SLU ID: SLU.ua 2019.2.7.1-978) slår fast viktiga principer för SLU:s varumärkesstrategi. Dessa anvisningar är ett stöd för hur riktlinjerna tillämpas i praktiken. Namngivningsprinciper Vid namngivning gäller alltid SLU:s språkliga riktlinjer och stilguide. Utöver dessa tillkommer särskilda namngivningsprinciper enligt nedan. Namngivningsprinciper för huvudregeln modervarumärket SLU Organisatoriska namn som fakultetsnamn, institutionsnamn, avdelningsnamn och enhetsnamn ligger under huvudregeln och namnges enligt SLU:s stilguide. Verksamheter utöver dessa namnges enligt följande principer: Namnen ska vara beskrivande och förklara i klarspråk vad verksamheten innebär ur ett användarperspektiv. Namnen inleds med SLU, till exempel SLU Global. Efter SLU skrivs namnet med inledande versal, resten skrivs med gemener. Det betyder att så kallad logotypskrivning med omväxlande gemener och versaler inte ska användas. Centrumbildningar kan namnges på två sätt: - SLU Centrum för Exempel: SLU Centrum för naturvägledning - SLU centrum Exempel: SLU Ekologicentrum
Akronymer ska inte ingå i namnet, men kan användas i löpande text vid behov. Till exempel SLU Centrum för biologisk mångfald. Där kan akronymen CBM användas i löpande text efter att ha skrivits ut inledningsvis. Akronymen ska dock inte användas tillsammans med logotypen. Då ska alltid hela namnet skrivas ut. Kortare namn med högst fem stavelser (utöver SLU) är lättare att kommunicera. Försök att hitta ett så kort namn som möjligt. Alla namn måste finnas på svenska. Ett engelskt namn som motsvarar det svenska namnet ska registreras i SLU:s egna varumärkesregister samtidigt som det svenska. På så vis undviker vi att det uppstår flera varianter på engelska. Externa finansiärers namn får inte vara en del av verksamhetsnamnet. Namngivningsprinciper för undantag 1 SLU med dottervarumärken När SLU är en integrerad del av namnet ska SLU stå först. Namnet inleds med versal, resten skrivs med gemener. I namnet ingår inga akronymer, men sådana kan användas i löpande text vid behov. Kortare namn med högst fem stavelser är lättare att kommunicera. Försök att hitta ett så kort namn som möjligt. Exempel: SLU Holding Namngivningsprinciper för verksamhetsnamn kopplade till en ort För verksamheter där orts- eller platsnamnet behöver anges, gäller att SLU skrivs först, därefter verksamheten och slutligen orten. Exempel: SLU Kunskapsparken i Uppsala SLU Rehabiliteringsträdgården i Alnarp SLU Försöksparken i Tönnersjöheden Principer för logotyper och grafiska profiler Principer för huvudregeln modervarumärket SLU: SLU:s logotyp och grafiska profil gäller. Verksamhetsnamn under huvudregeln får inte ha egna logotyper. Namnet ställs istället upp tillsammans med SLU:s logotyp enligt SLU:s grafiska profil. 2/4
Exempel: Principer för undantag 1 SLU med dottervarumärken För att SLU tillsammans med sitt dottervarumärke ska kunna vara särskiljande får dottervarumärket ha egen logotyp och grafisk profil. För detta gäller följande: Om SLU ingår i dottervarumärkets namn och i logotypen ska SLU stå först. SLU:s dottervarumärken ska ha egna grafiska profiler där det tydligt framgår hur SLU och dottervarumärket ska framstå tillsammans som avsändare. Både logotyp och grafisk profil ska godkännas av SLU:s kommunikationschef. Principer för undantag 2 samarbetsvarumärken För samarbetsvarumärken är kravet att det ska framgå i all kommunikation att SLU är samarbetspart. Egna logotyper och grafiska profiler är tillåtna. Registreringar av verksamhetsnamn Det finns olika sätt att registrera sitt verksamhetsnamn, dels i SLU:s eget varumärkesregister, dels hos Patent- och registreringsverket (PRV). I vårt eget register samlar vi våra verksamhetsnamn; både namn under huvudregel och undantag. Det är ett stöd för organisationen när nya verksamheter ska namnges eftersom det ger en överblick av befintliga namn, översättningar och skäl till eventuella undantag från huvudregeln. Verksamhetsnamn under huvudregeln behöver inte registreras hos Patent- och registreringsverket (PRV) utan endast i SLU:s eget varumärkesregister. I de fall då namn under huvudregeln behöver skyddas, registreras dessa hos PRV med SLU som innehavare. SLU är juridisk person och äger därmed rätten till namnet. Varumärket och namnet måste godkännas av SLU:s kommunikationschef före registrering. 3/4
Beslutsprocess för undantag SLU är modervarumärket och ska i första hand stå som ensamt varumärke enligt huvudregeln. Undantag kan göras från huvudregeln enligt undantag 1 och 2. Beslut fattas av rektor enligt fastslagen beslutsprocess. Så går processen till Om man utifrån riktlinjerna bedömer att en verksamhet bör undantas från huvudregeln måste en ansökan göras enligt följande steg: 1. Kontakta fakultetskommunikatören (gällande akademin) eller kommunikationsavdelningen (för universitetsadministrationen). 2. Om ärendet bedöms aktuellt att tas vidare ska ansökan göras via ett webbformulär på medarbetarwebben. 3. Dekan alternativt universitetsdirektör bereder tillsammans med kommunikationschefen ärendet till ledningsrådet inför rektorsbeslut. 4. Efter beslut registreras namnet i SLU:s eget varumärkesregister, oavsett om det blir ett undantag eller faller under huvudregeln. En mer detaljerad beskrivning av processen med ansvariga roller finns på SLU:s medarbetarwebb. 4/4