Regelverk för beskrivning av organisation i EK (Elektroniska katalogen)

Regelverk för beskrivning av organisation i EK (Elektroniska katalogen) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 08-123 132 00 Datum: 2018-12-20 Diarienummer: HSN 2018-0412

Versionshistorik Version Datum för ändring 1.0 2018-06-12 1.1 2018-08-15 1.2 2018-12- 20 Sign Sofia Örberg Sofia Örberg Sofia Örberg Beslut om ändring datum Beslutat fattat av Beskrivning - - Arbetsmaterial inför beslut i POFS Styrgrupp 2018-06-14 POFS Styrgrupp spunkt 2018-12-14 POFS Styrgrupp (ej beslut) Justeringar efter beslut i POFS Styrgrupp Omstrukturering, vissa förtydliganden och tillägg. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Sida 2

Innehållsförteckning Ordlista... 4 1 Inledning... 5 Inledning... 5 Målgrupp... 5 Vad är EK... 5 2 Master för organisationsinformation... 6 3 Styrande dokument och lagar... 6 Hantering av Ineras HSA-policytillämpning (HPT)... 6 Patientdatalagen... 7 3.2.1 Vårdgivare och vårdenhet... 7 4 Organisation... 7 Beskrivning av organisation... 7 Ny eller förändrad organisation... 7 Organisationsstruktur... 8 4.3.1 Organisationsstruktur för öppenvård och hemsjukvård med primärvårdsutbud... 9 4.3.2 Organisationsstruktur för sjukhus med öppenvård och slutenvård... 10 Regler för e-tjänster och system... 12 5 Enhet i EK... 12 Enhet... 12 Vårdgivare... 13 Vårdenhet... 14 6 Person... 14 Beskrivning av person... 14 Medarbetaruppdrag... 14 7 ssäkerhet... 15 Hantering av uppgifter om vårdgivare och vårdenheter... 15 Hantering av skyddade personuppgifter... 16 8 Administratörsroller i EK... 16 9 Hantering av koppling av organisationsenhet med kombika... 17 Sida 3

Ordlista Term Beskrivning Kommentar HSA HSA-id e-tjänst Patientdatalagen (Pdl) Regionala Förvaltningsobjektet POFS (FO POFS) Verksamhetschef Nationell katalog som innehåller kvalitetsgranskade uppgifter om personer och verksamheter inom svensk vård och omsorg 1. Unik identifierare för poster i HSAkatalogen som består av organisationsnummer och en unik fyrställig kod med siffror och bokstäver Med e- tjänst avses, i detta dokument, tjänster för hälso- och sjukvården som är tillgängliga digitalt. Det kan vara tjänster för patienter såväl som för vårdpersonal. Se även definition i Ineras HSA Begrepp och definitioner 2 Patientdatalagen (Pdl) tillämpas vid vårdgivares behandling av personuppgifter inom hälso- och sjukvården. I lagen finns också bestämmelser om skyldighet att föra patientjournal. Förvaltningsobjekt (FO) inom Hälsooch sjukvårdsförvaltningen (HSF) för Person, Organisation, Funktion och Sortiment (POFS). FO POFS förvaltar bland annat EK. I detta dokument avses verksamhetschef befattningshavare hos vårdgivare som ansvarar för verksamheten inklusive kvalitetssäkring av journalföringsrutiner, individuell behörighetstilldelning och information till personal samt ansvar för loggningskontroller. EK (Elektronisk Katalog) är Stockholms läns landstings katalog för lagring av information om personer, enheter och funktioner. 1 Ineras HSA-policy, se Ineras hemsida 2 HSA Begrepp och definitioner, se Ineras hemsida Sida 4

1 Inledning Inledning Detta regelverk är framtaget för att få en enhetlig organisationsstruktur i Elektroniska Katalogen (EK) och för att kunna följa Patientdatalagen (Pdl). För att Pdl ska kunna följas krävs det att vårdgivare och vårdenheter är strukturerade på ett likvärdigt sätt inom alla organisationer. SLL ska följa Ineras HSA-policy och andra styrande dokument från Inera. Detta regelverk syftar till att förtydliga och komplettera dessa dokument. Målgrupp Detta regelverk gäller för Stockholms läns landsting (SLL), kommuner och vårdgivare/utförare som bedriver landstingsfinansierad vård inom Stockholms län och Region Gotland samt tillhörande administrativa enheter. Alla med roller som t ex EK-administratörer, katalogansvariga, informationsägare 3, systemägare, objektägare, förvaltningsledare osv. med ansvar för förvaltningsobjekt som hämtar eller får information från EK, ska förhålla sig till detta regelverk. Regelverket förvaltas inom Regionala förvaltningsobjektet Person Organisation Funktion Sortiment (FO POFS). Vad är EK EK infördes 1999 och innehåller information om personer, organisationer inom SLL, SLL-ägda bolag, privata vårdgivare/utförare och kommuner inom Stockholms län samt Gotland. EK förser den nationella HSA-katalogen med information om den landstingsfinansierade vården i Stockholms län och Gotland. Stockholms läns landsting är direkt ansluten till nationella katalogtjänsten HSA och föder Stockholms läns och Gotlands del av HSA-katalogen för landstingsfinansierad vård samt utgör en del i den nationella informationsstrukturen med dess informationsinnehåll. Det kräver att informationen i EK harmoniserar med de nationella HSA-kodverken. 3 sägare är den som skriver avtal om ansvarsförbindelse med SLL Sida 5

EK:s syfte är att lagra, hantera och lämna olika uppgifter om uppdragstagare, organisationer, organisatoriska enheter, anställda samt behörighetsstyrning för vissa system och nationella tjänster. Många system hämtar idag information regelbundet från EK och de är beroende av att person och organisation beskrivs korrekt, enhetligt och på tillräckligt hög detaljeringsnivå. en behövs bland annat för ekonomisk uppföljning på organisationsnivå, samordnad vårdplanering och presentation av vårdverksamhet på 1177 Vårdguiden. 2 Master för organisationsinformation Grundregeln är att EK är master inom SLL för den information som lagras kring enheter. Med master menas att det är huvudkälla för information kring enheter. Det innebär att andra vårdrelaterade eller administrativa system, i möjligaste mån, ska utgå ifrån organisationsinformation i EK. Automatisk hämtning av information från EK bör eftersträvas eftersom manuell hantering innebär risk för att informationen inte hålls uppdaterad. Det är respektive organisations ansvar att säkerställa att rutiner finns så att organisationsförändringar kan hanteras både i EK och i andra system i enlighet med gällande vårdavtal. Enhet, Vårdenhet eller Vårdgivare som behöver läggas upp i system som använder information i EK (till exempel journalsystem) ska först skapas i EK innan de läggs upp i aktuellt system. 3 Styrande dokument och lagar Hantering av Ineras HSApolicytillämpning (HPT) SLL är skyldiga att i en HSA-policytillämpning (HPT), beskriva hur organisationen uppfyller Ineras HSA-policy. I HPT:n ingår att teckna ansvarsförbindelse mellan organisationens informationsägare och SLL:s HSAansvarig. Regionala FO POFS ansvarar för att ta fram och förvalta SLL:s HPT. I HPT:n ska det framgå hur den egna och andras kataloginformation hanteras. HPT:n är en förutsättning för att nationella e-tjänster ska fungera för SLL. Sida 6

Patientdatalagen 3.2.1 Vårdgivare och vårdenhet Vårdgivare och Vårdenhet är begrepp kopplade till Patientdatalagen (Pdl). SLL har tolkat begreppen för tillämpning inom SLL i relation till Pdl och sammanhållen journalföring. Begreppet vårdenhet är inte närmare definierat i Pdl eller annan författning. Vårdgivare måste därför själva dra gränserna för vad en vårdenhet är 4. En viktig avgränsning i relation till Patientdatalagen och sammanhållen journalföring är att indelningen i vårdenheter hos olika vårdgivare, måste ske på objektiv och för de samverkande vårdgivarna likartad grund. Indelningen i vårdenheter behöver dock inte följa t ex sjukhusets kliniker. Om det finns ett verksamhetsområde, t ex Mödravård och Gynekologi med tydligt gemensamt chefsansvar och som omfattar flera kliniker, mottagningar samt avdelningar, så kan detta utgöra en Vårdenhet. 4 Organisation Beskrivning av organisation Som organisation menas Juridisk person som landsting, kommuner och privata vårdgivare. Organisation inom Stockholms län och Gotland struktureras enligt följande indelning: SLL (inkl. privata vårdgivare med färre än 500 anställda) Gotland Kommuner Privata vårdgivare med minst 500 anställda Ny eller förändrad organisation För att lägga in en ny organisation eller förändra en befintlig organisation i EK ska verksamheten genomföra analys/riskanalys om hur en eventuell förändring påverkar andra system som utgår från information i EK. Med ny eller förändrad organisation avses när ny enhet skapas, enheter flyttar eller tas bort. Om det krävs manuell hantering för ett visst system ska ändringen införas samordnat i EK och i det aktuella systemet. Detta görs utifrån lokala rutiner i organisationen. Se även 2: EK - master för organisationsinformationen. 4 Se Socialstyrelsens rekommendation för begreppet Vårdenhet, Socialstyrelsens termbank Sida 7

En analys ska göras av verksamheten om förändringen när ny organisation eller förändring av befintlig organisation ska göras. Analysen ska ta hänsyn till hur organisationsinformationen i EK används i andra system Om det krävs manuell handläggning för vissa system ska ändringen införas/samordnas i EK och i det aktuella systemet Ändringar i organisation ska föregås av en beställning från avtalshandläggare, till exempel vid byte av verksamhetschef, byte av namn på enheten, byte av adress och byte av ägare. Organisationsstruktur Varje upplagt objekt tilldelas automatiskt ett unikt HSA-id. SLL ansvarar för tilldelningen av HSA-id inom Stockholms län och Gotland. Varje objekt kan ha attribut som beskriver egenskaper, t ex Namn = Telefonnummer, Värde = 08123456. Objekt och dess attribut skapas av EK-administratörer. För komplett beskrivning om informationsobjekten och dess attribut i HSA, se aktuellt HSA-schema för organisationsträd på www.inera.se Stockholms läns landsting (L) Söders vård AB (O) Söders husläkarmottagning (OU) Figur 1 HSA-katalogens struktur och informationsobjekt för organisation, enhet, person och medarbetaruppdrag. Notera att Country inte finns i EK Sida 8

Organisationsstrukturen i EK ska följa HSA-katalogens struktur och informationsobjekt som finns beskrivet i Figur 1, se orange markering. Organisationsstrukturen ska beskriva organisationen, inte geografi 4.3.1 Organisationsstruktur för öppenvård och hemsjukvård med primärvårdsutbud Figur 2 Organisationsstruktur för öppen vård och hemsjukvård med primärvårdutbud Notera: Det kan förekomma vårdgivarorganisationer inom öppenvård som har fler eller färre organisatoriska enheter och nivåer än vad som visas i bilden ovan. En vårdgivarorganisation som bedriver öppenvård och hemsjukvård inom primärvård, till exempel husläkarmottagningar (HLM), mödravårdscentraler/barnmorskemottagningar (MVC/BMM), barnavårdscentraler (BVC), psykiatriska öppenvårdsmottagningar, rehabilitering m.m. ska vara strukturerad enligt ovanstående exempel (se Figur 2). Regler Organisation ska vara vårdgivaren som SLL har slutit vårdavtal med, till exempel Söders vård AB I de fall där det ingår fler uppdrag i vårdavtalet ska uppdragen ligga under vårdenheten som enheter, till exempel Psykosociala insatser, basal hemsjukvård Vårdenheter ska följa Lathund för namnstandard 5 5 Lathund för namnstandard, se Vårdgivarguiden Sida 9

4.3.2 Organisationsstruktur för sjukhus med öppenvård och slutenvård En vårdgivarorganisation inom ett sjukhus* ska vara strukturerad enligt följande exempel (se Figur 3). Stockholms län Stockholms läns landsting Sjukhus Ex. Sjukhus AB = Vårdgivare enligt Pdl. Klinik T ex. Medicin = Vårdenhet enligt Pdl Personal Medicinmottagning (öppen vård) Allergimottagning (öppen vård) Avdelning (sluten vård) Personal Personal Personal Figur 3 Grundregler för organisationsstruktur för sjukhus med öppenvård och slutenvård Notera: Det kan förekomma sjukhus med fler eller färre organisatoriska enheter och nivåer än vad som visas i bilden ovan. *Nya Karolinska sjukhuset i Stockholm har en organisationsstruktur som är temabaserad och följer därmed inte denna struktur. Sida 10

Exempel från gränssnittet för EK: Figur 4 Exempel på organisationsstruktur för sjukhus med öppenvård och slutenvård Sida 11

En vårdgivarorganisation med uppdrag inom sluten vård och för sjukhus med öppenvård ska vara strukturerad enligt exemplet i Figur 3. För närmare beskrivning av vårdgivare och vårdenhet, se 6.3. Organisationen ska vara vårdgivaren som vi har slutit vårdavtal med NN Sjukhus AB Mottagning, dagkirurgi, slutenvårdsenhet läggs upp som Enheter Om vårdgivaren hyr operationslokaler hos annan vårdgivare, ska lokalen registreras under den organisation som hyr lokalen. Observera att adress och kontaktuppgifter till den hyrda lokalen ska inte vara synliga på Internet/allmänheten (1177). en om att dagkirurgin eller slutenvården finns på annat ställe registreras under fältet Övrigt i EK på mottagningens kontaktkort. Vårdenheter ska följa Lathund för namnstandard Regler för e-tjänster och system Många olika e-tjänster och system är beroende av information i EK. För att undvika risken att olika HSA-id:n används på olika sätt av olika system och e-tjänster finns följande regler. De enheter som finns i EK och som används i dessa fall ska följa regelverket i EK och ha den uppbyggnad som regelverket beskriver (Vårdgivare Vårdenhet), se även tidigare i detta kapitel. Vårdgivaren ska använda de koder som givits till avtalet. Om enheten inte är uppbyggd enligt regelverket ska detta rättas innan e-tjänster och system kopplas till något HSA-id. För vårdgivare med eget katalogansvar, kontakta Katalogansvarig. För privata vårdgivare utan katalogansvar, kontakta avtalshandläggare. 5 Enhet i EK Enhet Namn i EK Enhet Namn i HSA Organizational Unit, OU Enhet kan vara juridisk person. Enhet kan även utgöra underorganisation till organisations- och enhetsobjekt och kan omfatta en, eller flera, organisatoriska enheter. Se bilaga 1 för tillämpning av regelverk inom SLL i relation till kombika. Sida 12

Regler När en enhet har skapats i EK kan den ges egenskapen Vårdgivare eller Vårdenhet. Enhet ska skapas utifrån verksamhetens organisation och framtagna rutiner Vårdgivare Vårdgivare kan vara statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvårdsverksamhet som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för (offentlig vårdgivare) samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare). Enligt Pdl är SLL en vårdgivare. De landstingsägda bolagen respektive privata utförare är var och en enskilda vårdgivare. Regler SLL som juridisk person är vårdgivare för den behandling av personuppgifter som sker inom hälso- och sjukvård som bedrivs i förvaltningsregi av någon kommunalnämnd under landstingets organisationsnummer. Det innebär att SLL är vårdgivare för Karolinska Universitetssjukhuset och enheter tillhörande Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) då dessa är separata förvaltningar men drivs under bolagsliknande former inom SLL. Landstingsägda bolagen och privata utförare är var och en vårdgivare En Vårdgivare kan vara en Organisation (Organization, O) eller en Enhet (Organizational Unit, OU). Alla landstingsägda bolag och förvaltningar ska vara upplagda som O Alla kommuner ska vara upplagda som O Alla privata vårdgivare med eget katalogansvar ska vara O Alla privata vårdgivare utan eget katalogansvar ska vara OU En Vårdgivare ska spegla hur vårdgivaren är organiserad och ska alltid läggas upp med minst två nivåer: o Vårdgivare (VG), t ex Söders sjukvård AB o Vårdenhet (VE), t ex Söders husläkarmottagning Organisationer som anges som vårdgivare ska finnas registrerade i IVO:s vårdgivarregister. Vårdgivaren ska själv registrera och avregistrera sin verksamhet hos IVO. Sida 13

Vårdenhet Vårdenhet är en organisatorisk enhet som bedriver hälso- och sjukvård. Begreppet vårdenhet är inte närmare definierat i Pdl eller annan författning. Vårdgivare måste därför själva dra gränsen. Avgränsningen måste ske på objektiv och för de samverkande vårdgivarna likartad grund. Regler Vårdenhet är en organisatorisk enhet som bedriver hälso- och sjukvård som leds av en verksamhetschef. En Vårdenhet måste tillhöra en Vårdgivare. Vårdsystem ska enbart dokumentera vård på enheter som ingår i vårdenhet enligt Pdl. Varje enhet eller funktion i EK som dokumenterar patientuppgifter i vårdsystem (journalsystem och kvalitetsregister) ska knytas till verksamhetens vårdenhet enligt Pdl och kallas då ingående enhet. 6 Person Beskrivning av person Namn i EK Person Namn i HSA Organizational Person, P Person ska användas för att beskriva varje anställd eller uppdragstagare genom att skapa personposten under en enhet i en organisation. Varje anställd ska ha en aktiv anställning eller uppdrag kopplat till enheten som de är placerade under Personposter får inte läggas upp under en Vårdgivare Medarbetaruppdrag Namn i EK Medarbetaruppdrag Namn i HSA HSA Commission, CM Medarbetaruppdrag används för att ge behörighet till olika vårdsystem och nationella e-tjänster. Medarbetaruppdrag har ett angivet ändamål och kan ha ett antal rättigheter som beskriver uppdragets organisationsomfång, tillåtna aktiviteter samt vilken informationstyp uppdraget berör. Sida 14

Medarbetaruppdrag kan bara skapas under en enhet som är Vårdenhet. Medarbetaruppdrag ska alltid placeras direkt under den Vårdenhet uppdraget tillhör. Medarbetaruppdrag kan ha medlemmar som har personposter i EK eller i HSA. Se även figur 1. Vid behov av behörighet till olika system och e-tjänster som använder Medarbetaruppdrag ska personposten vara knuten till ett eller flera av dessa Medarbetaruppdrag. 7 ssäkerhet Hantering av uppgifter om vårdgivare och vårdenheter Hantering av uppgifter ska följa Ineras informationspolicy (HSA-policy) och Ineras dokument Hantering av HSA organisationsförändringar i vårdgivarstrukturen 6 enligt nedanstående regler. Verksamhetschef ska vara anmäld till avtalshandläggare för aktuellt avtal innan ändring får ske Uppgifter om vårdenheter och verksamhetschefer ska vara korrekta och uppdaterade Vårdgivare och vårdenheter som upphör med sin verksamhet ska arkiveras innan borttag görs. Vid upphörande gäller de bestämmelser som finns i vårdavtalet. 6 HSA Organisationsförändringar i vårdgivarstrukturen, se Ineras hemsida för aktuellt dokument Sida 15

Hantering av skyddade personuppgifter Hantering av skyddade personuppgifter ska följa SLL:s aktuella informationssäkerhetspolicy enligt nedan: Person med skyddade personuppgifter ska finnas i EK eftersom detta oftast är ett grundvillkor för att få tillgång till arbetsgivarens IT-miljö (etjänstekort, inloggning med mera). Person med skyddade personuppgifter ska döljas i Sök i EK om de själva begär att inte få visas. Varje organisation ansvarar för att ha en rutin för hur personposter för personer med skyddade personuppgifter ska hanteras i EK Endast EK-administratörer med särskild behörighet ska få information om när det har skapats uppgifter om personer med skyddade personuppgifter eller när detta skydd tas bort av Skatteverket. Person med skyddade personuppgifter ska informeras enligt lokala rutiner om hur uppgifterna hanteras. 8 Administratörsroller i EK Det finns olika administratörsroller med olika typer av behörigheter. Från administratörsroller som kan skapa organisationsstruktur och personposter till administratörsroller som endast kan göra förändringar i en befintlig organisation- /personpost, t ex uppdatera telefonnummer och besöksadress. Administratörer identifierar sig med flerfaktorsautentisering. Administratörer ska identifiera sig med flerfaktorsautentisering sägare beslutar/utser katalogansvariga Alla katalogansvariga ska ha genomgått utbildning innan behörighet tilldelas av Regionala FO POFS. Katalogansvariga i varje organisation tilldelar behörigheter och ansvarar för utbildning till EK-administratörer Sida 16

9 Hantering av koppling av organisationsenhet med kombika Kombika är en regional kod inom SLL som används som verksamhetsidentitet. Kombikakoden är en kombination av Inrättning (5 siffror), Klinik (3 siffror) och Avdelning (olika antal siffror och/eller bokstäver), ex. 11002 841 L01). Kombika finns i systemet Kodserver. Kombika med uppdrag kopplas ( mappas ) med vårdenhet i EK för att säkerställa korrekt ersättning och uppföljning av inrapporterade vårdkontakter samt för att visualisera vårdutbud för invånare, andra vårdgivare och huvudmän. Verksamhetsinformation i kombika med uppdrag ska stämma överens med informationen för motsvarande vårdenhet eller funktion i EK där vården utförs. en i lägsta enhet eller funktion där vård utförs ska alltid motsvara den information som finns i kombika och dess relation med andra koder/uppgifter i andra Kodservertabeller (se Figur 4). Exempel på obligatorisk information kan vara adress, kontaktuppgifter (namn, telefonnummer etc.), öppettider. Kodservern Katalog (EK) Avtal Uppdrag Kombika 1:1 Vårdgivare Vårdenhet Utförandeplats Enhet (ou) med verksamhetschef Enhet (ou) eller funktion Figur 4 Nödvändig 1:1-mappning Sida 17