Kriminalvårdens riktlinjer angående FoU i Kriminalvården

Datum Reviderad 2012-03-05 Dnr 11-2008-27779 Kriminalvårdens riktlinjer angående FoU i Kriminalvården Kriminalvårdens riktlinjer 2008:20

Innehåll INLEDNING... 3 BEREDNINGSFÖRFARANDE FÖR UPPHANDLING AV FOU-PROJEKT... 3 KOSTNADER FÖR UPPHANDLADE FOU-PROJEKT... 4 ÖVERENSKOMMELSER OCH AVTAL... 5 Statliga myndigheter... 5 Övriga aktörer... 6 Ansvarig hos utföraren... 6 Betalningsprinciper... 6 Anställning av forskare... 6 SEKRETESS... 6 Regler då FoU-projekt utförs av en annan myndighet... 7 Regler där FoU-projekt utförs av enskild... 7 Beslut om utlämning av uppgifter... 8 ETIK... 8 Etikprövningslagen... 8 Etikprövning... 9 STUDENTUPPSATSER I KRIMINALVÅRDEN... 9 Aspekter att beakta inför beslut om studentuppsatser... 9 2

Inledning Dessa riktlinjer är formulerade utifrån behovet av en reglering av FoU som upphandlas hos externt. Tidigare har sådana riktlinjer saknats. Utöver detta så finns det många studenter som är nyfikna på Kriminalvårdens verksamhet och som vill utföra uppsatsarbeten inom myndigheten, och även denna verksamhet har tidigare varit oreglerad. Beredningsförfarande för upphandling av FoU-projekt Kriminalvården upphandlar FoU för två ändamål: 1. I de fall då Kriminalvården anser sig sakna egen kompetens på ett område, eller i de fall då ytterligare forskning av andra skäl behövs, kan FoU-projekt upphandlas 2. Forskare inbjuds att inkomma med förslag till FoU-projekt. Genom denna möjlighet får Kriminalvården även uppslag om frågeställningar av en annan karaktär en de som väcks inom myndigheten. Myndighetens FoU följer sju principer, dessa beskrivs i Kriminalvårdens FoU-policy. Kriminalvården har en formaliserad beslutsprocess för upphandling och genomförande av FoU-projekt. Forskare vid landets universitet och högskolor har en gång om året möjlighet att skicka in förslag om samarbete med Kriminalvården. I inbjudan formuleras de områden som Kriminalvården vill ha projekt inom, och de ska av Kriminalvården bedömas överensstämma med den FoU-strategi som finns (se Kriminalvårdens FoUstrategi 2008-2010). Principen är att all FoU som upphandlas för Kriminalvårdens räkning ska genomgå denna beslutsprocess. Det bör observeras att detta gäller även om forskaren redan har finansiering för sitt projekt från annat håll än Kriminalvården. Detta gäller även all verksamhet som genom sin arbetsmetod kan liknas vid forskning (t ex systematiska klientintervjuer, enkätundersökningar till klient/personal) oavsett vem som utför den (t ex annan statlig myndighet, kommunal eller landstingskommunal aktör, intresseorganisation, marknadsundersökningsföretag). Denna princip är central då all FoU inom Kriminalvården ska vara relevansbedömd och vetenskapligt kvalitetssäkrad. Förslagen bereds internt under ledning av vetenskapliga rådets kansli på Utvecklingsenheten. I beredningsarbetet tilltalas normalt de aktörer som direkt kan komma att påverkas av ett projekt, exempelvis en enhet på huvudkontoret eller en anstalt. Inkomna förslag granskas då med avseende på följande faktorer: Forskningens relevans för Kriminalvården. Kriminalvårdens behov av forskningen. Projektets genomförbarhet. Planen för spridning av resultat. Projektets kostnader för Kriminalvården. Projektets totala budget utifrån storlek och rimlighet. 3

Efter denna beredning avgörs vilka av förslagen som ska gå vidare till granskning av Kriminalvårdens vetenskapliga rådgivare. Dessa rådgivare granskar följande kvaliteter i projektförslagen: Projektets vetenskapliga kvalitet. Forskningens relevans för samhället i stort. När de två olika granskningarna är genomförda presenteras ett förslag till samarbeten för en referensgrupp. En orientering ges också ledamöterna i centrala ledningsgruppen. Generaldirektören fattar därefter beslut om vilka projekt som ska genomföras. För projekt som beviljas genomförande träffas avtal i lämplig form mellan Kriminalvården och utföraren. Ett projekt följs upp av vetenskapliga rådets kansli under hela genomförandet. Slutredovisning av projekt sker normalt i form av en skriftlig rapport, och som ett seminarium eller föreläsning för Kriminalvårdens räkning. Användandet av resultaten varierar beroende på deras karaktär. Processen för projektförslag kan sammanfattas i följande modell: Inbjudan Projektförslag Intern beredning Granskning av Vetenskapliga rådet Referensgrupp Beslut Avtal Projektet verkställs Redovisning av resultat Detta är principen för granskning av all upphandlad FoU i Kriminalvården. Förslag som inkommer spontant, det vill säga utan Kriminalvårdens inbjudan, hänvisas även de till ovanstående process. Om särskilda skäl föreligger kan utvecklingschefen besluta om särskild hantering av projektförslag. Kostnader för upphandlade FoU-projekt De inkomna projektförslagen ska innehålla en tydligt specificerad budget för projektet. Forskarens kostnader utgörs normalt av lönemedel för forskarlaget, samt eventuella konsulttjänster och viss materiel. Till detta kommer en administrativ kostnad till universitetet/högskolan där forskaren arbetar. För att projekt ska kunna genomföras inom utsatt tid och med så lite påfrestning på klienter och/eller personal gör Kriminalvården alltid en bedömning av vilken påverkan ett projekt kommer att ha på verksamheten. Detta kan betecknas som interna kostnader. 4

För denna bedömning ansvarar vetenskapliga rådets kansli. Det är framförallt två delar som bedöms: Linjepåverkan, det vill säga i vilken mån ett projekt stör den dagliga verksamheten på anstalter, häkten och frivårdskontor. Det kan exempelvis handla om att forskaren behöver komma in på verksamhetsställen och göra intervjuer med klienter, eller att forskaren får hjälp med datainsamling genom att personal fyller i tester eller andra formulär. Resursbehov, innebär framförallt den tid som tas i anspråk av olika aktörer i Kriminalvården. Det kan vara allt från resurser på huvudkontoret eller regionkontoren, till att ett projekt innehåller insatser från baspersonalen. Vid bedömning av de ekonomiska ramarna för ett projekt måste Kriminalvården ta de interna kostnaderna i beaktande. Överenskommelser och avtal När Kriminalvården går in i ett samarbete med annan aktör kring ett FoU-projekt skall detta samarbete beskrivas skriftligt. Beroende på vem den andra aktören är varierar regelverken runt uppgörelserna. Den FoU som Kriminalvården upphandlar externt är av den karaktären att den vanligtvis inte omfattas av lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Resultaten som projekten genererar är inte enkom för Kriminalvården, utan är fria att tillgå via vetenskapliga artiklar, böcker och rapporter, beroende på i vilken form forskaren väljer att publicera dem. Statliga myndigheter De aktörer som primärt inkommer med projektförslag till Kriminalvården är universitet/högskolor och andra forskningsintensiva myndigheter, till exempel Rättsmedicinalverket. Det är alltså frågan om statliga aktörer med vilka Kriminalvården inte kan sluta juridiskt bindande avtal. För att underlätta planeringen och hanteringen av eventuella problem skall dock en skriftlig överenskommelse upprättas. Denna skall inkludera: Projektets omfattning och målsättning (t ex genom hänvisning till projektförslaget) Produktspecifikation Tidtabell Ansvarig forskare hos utföraren Kontaktperson hos Kriminalvården Kriminalvårdens och den andra aktörens åtaganden i form av personalinsatser med mera Kriminalvårdens och den andra aktörens ekonomiska åtaganden Utbetalningars koppling till leveranser Ägande-/förfoganderätt till färdigprodukt och till arbetsmaterial Sekretesspåminnelse 5

Övriga aktörer Om Kriminalvården planerar att gå in i ett samarbete med en icke statlig aktör; kommun, landsting, privaträttslig organisation (stiftelse, bolag eller förening) eller fysisk person ska det första utredas om uppdraget omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller ej. Om så är fallet ska upphandling göras innan avtal upprättas. Ett statligt ägt bolag är en privaträttslig organisation som omfattas av denna del i policyn. Detta avtal är juridiskt bindande och kan i slutändan komma att prövas juridiskt, vilket i förlängningen innebär en risk för tvistemålsprocess. Utöver innehållet i den för statliga myndigheter gällande överenskommelsen (se punktlista ovan) skall avtalet innehålla: Avtalets giltighetstid Uppsägningstider och grunder för uppsägning av avtalet Eventuellt sekretessförbehåll enligt 10 kap. 14 offentlighets- och sekretesslagen Former för hantering av tvister runt avtalet. Kriminalvårdens utgångspunkt är att tvister med större organisationer eller företag först skall lösas genom förhandling, och därefter genom skiljenämnd. Tvist med fysisk person skall lösas i domstol enligt svensk rätt. Ansvarig hos utföraren I överenskommelsen/avtalet skall det finnas en ansvarig hos utföraren. Det skall tydligt framgå att denna person inte får bytas ut utan Kriminalvårdens medgivande. Betalningsprinciper Kriminalvården kan aldrig förskottera resurser för FoU. Betalning görs vid leverans av överenskommen produkt, vanligtvis en slutrapport. Om särskilda skäl föreligger kan delleveranser, med därtill knutna betalningar, överenskommas. Anställning av forskare Normalfallet är att Kriminalvården upphandlar enskilda projekt, inte enskilda forskare. Om det för projektets genomförande är väsentligt mer fördelaktigt att visstidsanställa forskaren så kan Kriminalvården välja att göra så. Efter enskild prövning kan Kriminalvården besluta att en forskare i sådana fall ska kontrolleras mot misstanke- och belastningsregistret före anställning. Sekretess Vid hantering av FoU som rör Kriminalvårdens klienter, personal och/eller anläggningar måste sekretessfrågan beaktas och hanteras, oavsett om arbetet bedrivs av en extern forskare eller en forskare anställd i Kriminalvården. 6

Den vanligast förekommande sekretessen inom Kriminalvården är kriminalvårdssekretessen enligt 35 kap.15 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), men även 21:3 ; 25 kap. och 39 kap. kan vara relevanta. Kriminalvårdssekretessen gäller uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Begreppet men har en vid innebörd. Redan röjandet av uppgiften att en person dömts till kriminalvårdspåföljd kan antas innebära men, och kriminalvårdssekretess gäller då trots att den uppgiften redan finns hos domstol. Givet offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser bör utgångspunkten för Kriminalvårdens hantering av förfrågningar från externa forskare vara att endast anonymiserade uppgifter om personliga förhållanden lämnas ut. Undantag kan dock göras om projektet förutsätter utlämnande av dylika uppgifter. Vid utlämnande av sekretessbelagda uppgifter till forskare utanför Kriminalvården kan det vara av betydelse dels vilken huvudman som uppgifterna ska lämnas till, dels i vilket syfte uppgifterna ska användas. Om uppgifterna avser personuppgifter enligt personuppgiftslagen (1998:204) tillkommer flera krav på både Kriminalvården och den som tar emot uppgifterna. Forskare med visstidsanställning inom Kriminalvården ska uppmärksammas på gällande sekretessbestämmelser genom att en erinran om sekretess bifogas anställningsavtalet. Regler då FoU-projekt utförs av en annan myndighet Om en myndighet i sin forskningsverksamhet får en sekretessbelagd uppgift från en annan myndighet, så gäller sekretessen även hos mottagande myndighet enligt 11 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessbelagda uppgifter i Kriminalvården som i forskningssyfte lämnas till ett universitet eller en forskningsmyndighet fortsätter således att vara belagda med kriminalvårdssekretess inom den mottagande myndigheten. Det är då den myndighetens ansvar att se till att uppgifterna hanteras enligt offentlighets- och sekretesslagen och Kriminalvården kan inte ställa krav på hur detta ska göras eller utfärda förbehåll. De uppgifter som Kriminalvården har lämnat är också normalt allmän handling och forskaren är då beroende av gallringsbeslut vid den egna myndigheten och kan inte själv besluta att förstöra uppgifterna efter att de har använts för sitt syfte. Även om Kriminalvården inte kan ställa krav på andra myndigheters hantering av uppgifter ska en sekretesspåminnelse bifogas den skriftliga överenskommelsen för projektet. Påminnelsen har ingen juridisk status, men bör informera om gällande sekretessregler och Kriminalvårdens syn på hur uppgifterna bör hanteras. Regler där FoU-projekt utförs av enskild Kriminalvården kan normalt sett inte till enskilda lämna ut uppgifter om personer som är dömda till kriminalvårdspåföljd. Med enskilda avses här fysiska personer eller privaträttsliga organisationer (stiftelse, bolag eller förening). 7

Om enskild begär ut sekretessbelagda uppgifter kan dock Kriminalvården, trots bestämmelserna ovan, lämna ut uppgifterna genom att i enlighet med 10 kap. 14 offentlighets- och sekretesslagen ställa upp förbehåll vid utlämnandet. Förbehåll inskränker den enskildes rätt att lämna uppgiften vidare eller utnyttja den. Syftet är att undanröja den risk för skada, men eller annan olägenhet, som egentligen hindrar att uppgifterna lämnas ut. Förbehåll kan vara vilka som får ta del av uppgifterna, hur uppgifterna bör förvaras och hur uppgifterna ska hanteras i samband med och efter publicering. Beslut om utlämning av uppgifter Sekretessbeslut avseende uttag ur de klientadministrativa systemen på central nivå fattas av Klient- och säkerhetsenheten vid huvudkontoret. Där kan även beslut om förbehåll enligt 10 kap. 14 offentlighets- och sekretesslagen fattas. Beslut om utlämning av uppgifter på lokal nivå tas där handlingen förvaras. Vem som beslutar styrs av delegation. Etik FoU inom Kriminalvården skall hålla en hög kvalitet och vara etiskt försvarbar. FoU som bedrivs inom Kriminalvården kan komma att beröra frihetsberövade personer och/eller innefatta personuppgifter som rör brott och straff. Det är därför viktigt att de etiska aspekterna noga övervägs. Kriminalvårdens syn på forskningsetik är att all FoU inom Kriminalvården ska: Följa gällande lag och förordning. Underkastas etisk granskning. Etikprövningslagen Sedan den 1 januari 2004 finns det en lag och en förordning som reglerar FoU som avser människor; lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor, samt förordningen (2003:615) om etikprövning av forskning som avser människor. FoU som omfattas av etikprövningslagen beskrivs i 3-4 och får bara utföras om den har godkänts vid en etikprövning. De tillämpningsområden som är av särskild betydelse för Kriminalvården är hantering av personuppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel eller administrativa frihetsberövanden. Om ett projekt innefattar sådana uppgifter skall lagen tillämpas, oavsett om den berörda forskningspersonen har lämnat sitt uttryckliga samtycke eller ej. Lagen skall även tillämpas på FoU som innebär fysiskt ingrepp på en forskningsperson, utförs enligt en metod som syftar till att påverka forskningspersonen fysiskt eller psykiskt, avser studier på biologiskt material från en levande människa och som kan härledas till denna människa, till exempel urinprov eller salivprov. I lagen nämns även två begrepp; informerat samtycke samt beroendeställning. Informerat samtycke innebär att forskningspersonen har fått information om projektet och samtycker till de delar som avser honom/henne. 8

I fall där forskningspersonen står i en stark beroendeställning till forskningshuvudmannen måste det ställas särskilt höga krav på information och samtycke, detta kan till exempel vara aktuellt om en kriminalvårdsklient ingår i ett forskningsprojekt. Klienten måste förstå att han/hon kan avstå från att delta i studien utan risk för repressalier. Etikprövning För att bedriva FoU som avser människor samt hantering av känsliga personuppgifter krävs etikprövning i en av sex regionala Etikprövningsnämnder (EPN) för att etiskt tillstånd skall erhållas. I de fall då forskningen inte faller under lagen om etikprövning av forskning som avser människor kan istället ett rådgivande yttrande inhämtas från EPN. Inför ett sådant yttrande granskas forskningsprojektet lika grannlaga som inför utfärdandet av ett etiskt tillstånd. Kriminalvården strävar efter att etiskt tillstånd eller rådgivande yttrande från etisk prövningsnämnd finns för alla FoU-projekt som bedrivs inom myndigheten. Det är en fördel om etiskt tillstånd eller rådgivande yttrande har erhållits före kvalitetsgranskningen i Kriminalvårdens vetenskapliga råd, men etikprövningsansökan kan även lämnas in efter denna granskning. Kriminalvården förbehåller sig rätten att av etiska hänsyn välja att inte bevilja genomförande av ett projekt. Detta gäller även i de fall då etiskt tillstånd eller positivt rådgivande yttrande finns. Det kan exempelvis handla om interna etiska problem som den etiska prövningsnämnden inte har tagit ställning till. Blanketter samt information om etikprövningsansökan kan rekvireras från webbplatsen www.epn.se Studentuppsatser i Kriminalvården Myndighetens syn på studentuppsatser i förhållande till FoU återfinns i Kriminalvårdens FoU-policy. Förfrågningar om att genomföra uppsatsarbeten i Kriminalvården hanteras vid den enhet där frågan uppkommer. Det betyder att enskild KVC eller regionchef själv beslutar i ärendet. Om ämnet för uppsatsen är sådant att den lämpligaste platsen för arbetet är huvudkontoret kan dock studenten hänvisas till vetenskapliga rådets kansli vid Utvecklingsenheten. Beslutsfattare som KVC och regionchef kan också vända sig till kansliet för stöd om så behövs. Aspekter att beakta inför beslut om studentuppsatser Nytta för Kriminalvården Relevansen avgörs bland annat av om Kriminalvården i stort, regionen, ett verksamhetsområde, eller ett verksamhetsställe kan ha en nytta av att arbetet genomförs. Nyttan måste förstås vägas mot nästa aspekt, om arbetet kräver resurser från Kriminalvården. 9

Handledning En uppsatsstudent ska alltid ha en kompetent handledare vid det lärosäte där uppsatsen ska examineras. KVC/regionchef ska alltid försäkra sig om att ha kontaktuppgifter till handledaren och bör alltid kontakta denne för att diskutera igenom projektet. Det är viktigt att handledaren görs införstådd i de bestämmelser om sekretess, säkerhet, integritetsskydd som gäller inom Kriminalvården. Man kan inte alltid räkna med att en uppsatshandledare har ens grundläggande kunskaper om Kriminalvården eller om det forskningsetiskt utmanande situationer som kan uppstå när Kriminalvårdens personal eller klienter blir föremål för datainsamling. Resurs- och stödbehov För att en student ska få tillgång till material och rätt data krävs oftast en arbetsinsats från någon tjänsteman inom Kriminalvården. Det kan handla om viss handledning, hjälp med access till en viss enhet eller tillgång till av sekretess skyddade uppgifter. Erfarenheten visar att man lätt underskattar den arbetsinsats det innebär att ta emot en uppsatsstudent. Den som beslutar i ärendet ska också ta hänsyn till om uppsatsarbetet konkurrerar med annan verksamhet, exempelvis pågående eller planerad FoU på enheten. Genomförbar design En bedömning av realismen i designen ska göras. För att kunna bedöma detta måste studenten lämna in en tydlig uppsats-pm där det framgår syfte, frågeställningar, teori, metod, tidplan och etiska hänsyn. Statistik När det gäller statistik hänvisas uppsatsstudenter till Statistikportalen på Kriminalvårdens hemsida. Sekretess Om en student behöver få tillgång till material som skyddas av sekretess för att besvara sin frågeställning, bör detta handläggas med största noggrannhet. Beslutsfattaren ska överväga om sådant material verkligen behövs för att besvara studentens frågeställningar, och om det är rimligt i förhållande till det som sekretessen är ställd att skydda. Om Kriminalvården lämnar ut sekretessuppgifter till enskild ska ett sekretessförbehåll skrivas enligt 10 kap. 14 offentlighets- och sekretesslagen. Se även förutsättningar under nästkommande stycke. Etik De etiska aspekterna är ytterst viktiga. Om studenten vill träffa personal kan det gå bra om personalen samtycker och resursläget tillåter det. Vill studenten träffa intagna eller klienter i frivården är Kriminalvårdens hållning att studenter ska erhålla ett rådgivande yttrande från den regionala etikprövningsnämnden enligt lag (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor. Om studenten är anställd i Kriminalvården kan detta krav diskuteras. Beslutsfattaren vänder sig då till vetenskapliga rådets kansli. 10

I de fall då studenten är intagen i anstalt ska etikfrågorna beaktas särskilt. Om den intagne studenten önskar genomföra någon form av empirisk studie, ska detta alltid tas upp med Kriminalvårdens rektor i den aktuella regionen. Rektor kan vid behov rådgöra med vetenskapliga rådets kansli. I övrigt gäller samma principer som ovan. 11