FM centrum verksamhetsplan 2016 inklusive årsbudget

FM centrum verksamhetsplan 2016 inklusive årsbudget Framtidens US, flyvy FM Centrum Dnr. FC 2015-352

Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 PRESENTATION AV PRODUKTIONSENHETEN... 3 VISION (OCH VERKSAMHETSIDÉ)... 7 FM CENTRUMS UPPDRAG... 7 FM CENTRUMS MÅLBILD... 8 PERSPEKTIVET MEDBORGARE/KUND... 9 NULÄGE/BAKGRUND... 9 STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGFAKTORER... 10 NYCKELINDIKATORER MEDBORGARE/KUND... 15 PERSPEKTIVET PROCESS... 17 NULÄGE/BAKGRUND... 17 STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGFAKTORER... 20 NYCKELINDIKATORER PROCESS... 23 PERSPEKTIVET MEDARBETARE... 26 NULÄGE/BAKGRUND... 26 STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGFAKTORER... 27 NYCKELINDIKATORER MEDARBETARE... 30 PERSPEKTIVET EKONOMI... 32 NULÄGE/BAKGRUND... 32 STRATEGISKA MÅL OCH FRAMGÅNGFAKTORER... 32 NYCKELINDIKATORER EKONOMI... 34 ÅRSBUDGET... 35 FÖRSLAG TILL BESLUT... 37 BILAGOR 1-9... 38 2

Presentation av produktionsenheten Region Östergötlands verksamheter är organiserade i ett 15-tal olika enheter. Fem av enheterna ansvarar för den specialiserade vården, som är länsövergripande. Den specialiserade vården ges vid de tre sjukhusen i Östergötland: Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och Lasarettet i Motala. Fyra av enheterna ansvarar för närsjukvården med cirka 40 vårdcentraler runt om i länet. Folktandvården har ett 40-tal kliniker för allmäntandvård, specialisttandvård och sjukhustandvård i Östergötland. Utöver de verksamheter som arbetar med vård finns fem stöd- och serviceenheter, som ger stöd åt och utvecklar regionens samlade verksamhet. Region Östergötland deltar också i ett antal samverkansorganisationer och är huvudman för Lunnevads folkhögskola och Naturbruksgymnasiet FM centrum (FC) är Region Östergötlands Facility Managementfunktion, det vill säga ska samordna servicefunktioner åt kärnverksamheten i hela länet och förvalta Region Östergötlands egendom och fastigheter så att de hålls i ett gott skick. Det handlar om att fastigheter, lokaler, servicetjänster, miljö och utrustning maximalt ska stödja Region Östergötlands verksamhet. Den 1 oktober 2015 flyttade Miljö- och säkerhetsenheten från Centrum för Hälso- och vårdutveckling till FM centrum. Nytt namn för detta verksamhetsområde inom FM centrum är; Miljö och Säkerhet Region Östergötland. I denna verksamhetsplan har denna organisationsförändring ännu inte hunnits blir inarbetad. 3

Verksamhetsområde Byggprojekt Inom Byggprojekt hanteras alla byggprojekt inom FM centrum. Projekten leds med hjälp av projektchefer och projektledare som är ansvariga för projektgenomförandet. Inom gruppen finns även byggledare, funktionsplanerare, verksamhetsutvecklare, skyltansvariga, inredare, projektkoordinatorer och projektadministratörer. Arbetet är kvalitetscertifierat enligt ISO 9001:2008. Projekten är av skiftande art, såsom till exempel verksamhetsprojekt, underhållsprojekt, teknikprojekt, energiprojekt samt rena nyproduktionsprojekt för både Region Östergötland och Linköpings Universitets verksamhet. Ett av verksamhetsområdets största utmaningar är Framtidens US som pågår med nybyggnadsdelen till 2015/2016, efter detta följer en ombyggnadsdel samt tillskapande av nya lokaler för psykiatrin och habiliteringen. Utöver detta pågår projektet Vision 2020 på Vrinnevisjukhuset, nya RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken) i Vadstena, ett antal investeringsprojekt åt Linköpings Universitet, förberedande arbete med ny vårdbyggnad i Finspång samt hundratals andra mindre och medelstora projekt. Verksamhetsområde Fastighet Verksamhetsområdet ansvarar bl a för förvaltning och drift av regionens fastigheter så att de hålls i ett gott skick. Det gäller såväl egna som inhyrda fastigheter/lokaler. Fastighetsbeståndet uppgår till ca 560 000 kvadratmeter ägda fastigheter och närmare 91 000 kvadratmeter i inhyrda fastigheter. I detta ingår såväl underhåll som funktionalitet, liksom eventuella förändringar av lokalerna. Att säkerställa att den dagliga driften av fastigheterna sker på rätt sätt och att fel åtgärdas inom rimlig tid hanteras också inom denna verksamhet. Inom Fastighet finns även enheterna som hanterar Flyttkoordinering samt Konst. Enheten Teknik, Energi, Miljö och Säkerhet (TEMS) ansvarar för strategisk utveckling av tekniska fastighetssystem, såsom ventilation, el/telesystem och övervakningssystem Ett av TEMS:s uppdrag är att säkerställa att tekniken i fastigheterna är robust, driftsäker och ekonomisk. Rätt teknik vid rätt tillfälle är viktigt för att nyttja resurserna på bästa vis, och en viktig del i TEMS:s arbete är att arbeta med utvecklingsfrågor för teknik och organisation runt tekniken. Funktionen ansvarar även för övergripande energifrågor och strategier för att nå nationella och regionala mål inom energiområdet. Funktionen samarbetar med andra landsting/regioner i PTSsamarbetet (Program Teknisk Standard) för att hitta ny teknik och de bästa lösningarna samt lära av varandras erfarenheter. I funktionen finns även FM centrums resurser för Miljösamordning samt Brandskydd. I verksamhetsområdet finns även funktionen Teknisk dokumentation som hanterar olika typer av dokumentation, såsom: Ritningar - reviderar och registrerar nya ritningar samt administrerar in/utlämning av ritningar samt ansvarar för att aktuella ritningar alltid finns i Hyperdoc som är regionens ritningshanteringssystem. Teknisk dokumentation till exempel drift och underhållsinstruktioner. Utrymningsplaner -uppdaterar/reviderar dessa och bistår verksamheterna med att få utrymningsplanerna på plats. Funktionen Teknisk dokumentation hjälper också projektledare och entreprenörer med sakkunskap och assistans under byggprojektens gång. 4

Verksamhetsområde Service & Logistik Region Östergötland har valt att upphandla vissa servicetjänster såsom måltider, vaktmästeri, städ, transporter, avfall, tvätt, post/paket samt resor/konferens från externa leverantörer. Syftet är att fokusera på kärnverksamheten hälso- och sjukvård och låta serviceföretagen ombesörja de servicetjänster verksamheten har behov av. Uppdraget är att avlasta vårdverksamheten och bevaka att tjänsteleveransen genomförs med relevant kvalitet och effektivitet. Serviceområdesansvariga och sakkunniga fungerar som en länk mellan vårdverksamheten och leverantörerna och jobbar kontinuerligt med en dialog med bägge parter, i syfte att utveckla och förbättra servicetjänsterna. Inom verksamhetsområdet hanteras även Material i Vården (MiV, f d VårdNära Service) och tjänster kring detta. FIXA som är FM centrums kundtjänst tar hand om alla ärenden som rör tjänster som finns under FM centrums tak hit kan man ringa med såväl frågor som klagomål eller synpunkter. Likaså om man har idéer eller förslag som rör våra tjänster. FIXA fungerar som ett stöd för alla medarbetare i regionen. Självklart kostar det ingenting att ringa FIXA! Verksamhetsområde Miljö och Säkerhet Region Östergötland Verksamheten ansvarar för strategisk planering, utveckling och samordning av regionens miljö- och säkerhetsarbete inom miljöledning, klimatneutral och giftfri verksam, kontinuitetshantering, RHcheck samt systematiskt säkerhetsarbete som omfattar brandskydd, hot och våld etc. Verksamhetens uppdrag består inom alla ovan nämnda områden av tre funktioner: Strategfunktion: Ansvara för strategisk planering och utveckling, samordna miljö- och säkerhetsarbetet i Region Östergötland samt vara remissinstans i miljö- och säkerhetsfrågor. Vara mottagare av relevanta nationella uppdrag. Stöd- och servicefunktion: Agera metodstöd och sakkunnig, arbeta med kunskapshöjande åtgärder och vara rådgivande i miljö- och säkerhetsfrågor i verksamheten. Controllerfunktion: Utöva en intern controllerfunktion inom Region Östergötlands verksamheter för att följa upp att riktlinjer och lagstadgade krav uppfylls. Arbetet sker bland annat genom lag- och omvärldsbevakning, förebyggande arbete, ta fram verktyg, information och utbildning samt ge stöd och rådgivning inom miljö- och säkerhetsfrågor. Stödfunktioner Ekonomi är en stödfunktion och hanterar FM centrums hela ekonomi. Detta innefattar budget- och resultatuppföljningsarbete per organisationsenhet och i projekt, investeringsplanering för regionens fastighetsinvesteringar och uppföljning av regionens mediaförbrukning. Inom ekonomienheten hanteras all hyresadministration. Detta innebär samtlig hantering av interna som externa hyreskontrakt och aktivering och hyressättning av projekt. HR-funktionen inom FM centrum omfattar områdena; arbetsgivarfrågor, chefs- och ledarskap, hälsofrämjande arbetsplats och kompetensförsörjning. 5

FM-projekt är ett projektkontor för våra s.k. FM-projekt. Dessa projekt har externt fokus och kräver särskild styrning. Projekten följer regionens projektmodell och har stor betydelse för att t ex Framtidens US och Vision 2020 fortlöper enligt plan. Inom Utvecklingsstöd finns gemensamma resurser för FM centrum. Uppdraget är att stödja FM centrums organisation inom kvalitet, IT, verksamhetsutveckling, centrumgemensamma strategiska frågor inom miljö och avtal samt viss administration, allt i syfte att utveckla FM centrum. FM CENTRUM Micael Antamo EKONOMI Ingela Rozman HR Lotta Karlsson STAB & UTVECKLINGSSTÖD FM-PROJEKT Charlotta Jonegård Verksamhetsutvecklare, Kvalitetssamordnare, IT-samordnare, Ledningssekreterare, Miljöstrateg, Avtalsstrateg VERKSAMHETSOMRÅDE BYGGPROJEKT Stefan Fredriksson VERKSAMHETSOMRÅDE FASTIGHET Reine Sundell VERKSAMHETSOMRÅDE SERVICE & LOGISTIK Charlotta Jonegård VERKSAMHETSOMRÅDE MILJÖ OCH SÄKERHET REGION ÖSTERGÖTLAND Mats Persson Projekt- och byggledare Förvaltning Mikael Nordbakken Serviceenheten Charlotta Jonegård Miljö Inredning/skylt TEMS Teknik, Energi, Miljö och Säkerhet Lina Hallberg FIXA Kerstin Larsson Säkerhet Verksamhetsutveckling/ Funktionsplanering Teknisk dokumentation Anette Sjöberg Verksamhetsstöd Konst Atte Öhrnell 6

Vision (och verksamhetsidé) Visionen för Region Östergötland beskriver det önskvärda tillstånd som vi vill uppnå för regionen. Ledorden pekar på viktiga fokusområden för oss och andra aktörer att arbeta med. Region Östergötland har följande vision: Region Östergötland drivkraft för hållbar utveckling och livskvalitet Attraktivitet Handlingskraft Goda livsvillkor Varje människa bär på tankar och förhoppningar om framtiden om dagen i morgon, om barnens uppväxt, om stimulerande arbete och om det goda livet tillsammans med familj och vänner. Där det finns gott om utrymme att växa som individ och skapa egen livskvalitet där väljer människor att bo, arbeta och leva. Där skapas det hållbara samhället med naturliga krafter. Huvuduppdraget för FM centrum är att genom sitt uppdrag stödja regionens vision. FM centrums uppdrag Regionens strategiska plan/3-årsbudget, finansplan, regionsdirektörens mål- och uppföljningsdokument samt regionens styrprinciper, i synnerhet Styrprinciper för fastighetsförvaltning, utgör grunden för uppdraget. FM centrum ska utifrån intentionerna i detta och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot regioninterna och externa avtalsparter. FM centrum ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler, värdeskapande servicetjänster samt stöd inom miljö- och säkerhetsområdena för regionens verksamheter i Östergötlands län. FM centrum ska ta ett regionövergripande helhetsansvar för att regionens fastigheter och lokaler, samt verksamhetsnära servicetjänster, fungerar på ett optimalt sätt men även att regionens investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. FM centrum ska stödja, rationalisera och effektivisera för att frigöra resurser till kärnverksamheten samt möjliggöra för kärnverksamheten att minska den tid som läggs på stödjande processer. FM centrum ska tillsammans med uppdragsgivare, kunder och samarbetspartners utveckla och fördjupa samarbetet, med gemensam långsiktig planering av den stödverksamhet som kunden behöver för att lyckas med sitt uppdrag. FM centrum är en gemensam resurs för regionens verksamheter när det gäller att anpassa, utveckla och underhålla lokaler. FM centrum ska ta ansvar för den ekonomiska såväl som den tekniska utvecklingen av regionens fastighetsbestånd. FM centrum ska ta ansvar för samordning och utveckling av servicetjänsterna och hantera tjänsteutbudet på ett sammanhållet och effektivt sätt. FM centrum ska tillhandahålla utbildningar, metoder och verktyg så att verksamheterna kan uppfylla lagstadgade, samt inom Region Östergötland beslutade, krav och riktlinjer inom miljö och säkerhet. 7

FM centrums tjänster och priser ska vara transparenta. Prisbilden ska vara konkurrenskraftig och inkludera täckning för utveckling och avveckling. FM centrum kan producera tjänsterna internt men också tillämpa outsourcing. Oavsett driftsform har FM centrum ett regionövergripande helhetsansvar, såväl ekonomiskt som innehållsmässigt, för tjänsternas upphandling, förvaltning, uppföljning och utveckling. FM centrums verksamheter (Byggprojekt, Fastighet, Service & Logistik, Miljö och Säkerhet Region Östergötland samt FM-projekt) har definierade uppdrag som tar sin utgångspunkt i FM centrums uppdrag. FM centrums Målbild Målbilden är såväl en beskrivning av en önskad framtid som en värdegrund. Den beskriver hur FM centrum som organisation, och varje medarbetare, vill vara och uppfattas. FM centrums målbild sammanfattas enligt följande: Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt bemötande erbjuder vi en personlig och professionell service för våra kunder Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. Tillsammans med våra kunder, kollegor och samarbetspartners får vi vården enklare och regionen bättre. Vår verksamhet prioriteras så att kundfokus och ägaransvar alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. Våra ledord är: FÖREBILD UTVECKLING SAMVERKAN ANSVAR 8

Perspektivet Medborgare/kund Nuläge/bakgrund Kundperspektivet beskriver hur FM centrum på ett hållbart och förtroendegivande sätt ska tillgodose verksamhetens behov av lokaler och tjänster, allt för att medborgarnas behov ska tillfredsställas. FM centrum arbetar kontinuerligt med att utifrån vårdverksamhetsens behov utforma och anpassa lokaler och tjänster. Utifrån önskemål tar vi fram behovsanpassade lösningar som stöder verksamhetens uppdrag och framtida utmaningar. Fundamentet i arbetet är patientperspektiv och patientflödet i vården. De ökande kraven på hög tillgänglighet till Regionens verksamheter har för FM centrum inneburit bl.a. en ökad fokusering på leveransen av nya lokaler och dess tjänster. För att tillgodose detta måste god information och kommunikation finnas med våra kunder och leveranspartner. Inom byggprojekt ställer detta krav på en hög leveranssäkerhet med minsta möjliga påverkan/störning av pågående verksamhet. Det innebär bland annat att hålla utlovad tidplan, budget, omfattning och kvalitet utifrån projektuppdraget. Inför byggprojekten kräver detta att man har genomfört en förstudie som ger underlag till förprojekteringen, som ska säkerställa kundens behov genom kundförankring och kundgodkännande av programhandling. Under byggprojekten säkerställs med kund när eventuella störande arbetsmoment kan utföras, återkoppling till kunden/uppdragsgivaren inom utlovad tid samt att leverera information om kommande arbeten/störningar till berörda. Löpande genomförs kundnöjdhetsmöten/avstämningar med berörd kund. Dessa ske vanligen i samband med annat verksamhetsmöte i byggprojektet. Efter leveransen av nya lokaler, fortsätter FM centrum att följa upp vårdverksamheternas upplevelse av förväntade krav och fastighetsservice. Vi avlastar vårdverksamheten genom att erbjuda service och logistiktjänster och tillse att de genomförs med relevant kvalitet och effektivitet. FM centrum arbetar kontinuerligt med att utveckla och förbättra servicetjänsterna. Detta sker genom att servicetjänsterna genomförs, utformas, upphandlas och utvecklas på ett sådant sätt att de motsvarar kundernas och patienternas behov i närtid och i framtiden samordnas på strategisk, taktisk och operativ nivå för att skapa en sammanhållen och effektiv serviceleverans genomförs på ett sätt som skapar förutsättning för kunderna att nå regionens övergripande mål och eventuella lagkrav FM centrum genomför strukturerade kundnöjdhetsmätningar under vårt sk Tempen paraply. E- postenkäten Tempen genomfördes under augusti 2015 och resultatet redovisades i september. En fördjupad analys och uppföljning av resultaten genomförs nu under oktober och november. Den trend vi redan nu kan se är att verksamheten generellt är nöjd med den service som erbjuds. Detta trots att utmaningar för leverantörer, i och med ombyggnationer samt överprövningsprocesser i flera upphandlingar av tjänsterna. 9

Det värde som har förändrats mest är nöjdheten med patientmåltiderna på Vrinnevisjukhuset, där nöjdheten ökat markant (från 72 till 81). En orsak till detta är att avdelningarna fördubblat antalet köpta timmar av sk kökstjänst, där servicemedarbetare fått ett större ansvar för måltidsserveringen. Undersökningsresultat Tempen 2011-2015 Tvätt, Vaktmästeri, Städ och Fastighetsdrift Respondenter Regionens medarbetare 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Tvätt Vaktmästeri Städ Fastighetsdrift Totalt 2011 2012 2013 2014 2015 Undersökningsresultat Tempen 2012-2015 Patientmåltid - Respondenter patient 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2011* 2012 2013 2014 2015 *År 2011 var inte patient respondent avseende patientmåltid och är därför inte jämförbar Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiskt mål: Nöjda kunder Framgångsfaktorer: Bra dialog och samverkan med kunder/partners för patientens bästa Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Insatsområden De särskilda insatsområdena som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Uppföljning av kundnöjdhet Utveckling av tjänster och avtal Förstudier, upphandlingsprojekt och utvecklingsprojekt 10

Nöjda kunder Inom detta perspektiv har vi valt att endast ha ett strategiskt mål, men begreppet kunder innefattar såväl regionens kärnverkssamhet som stödjande verksamheter men även FM centrums uppdragsgivare. Alltid med fokus på patientens bästa. Våra valda framgångsfaktorer har sin grund i våra kundnöjdhetsmätningar men även annan återkoppling från kunder, samarbetspartners och uppdragsgivare. Den 1 oktober 2015 flyttade Miljö- och säkerhetsenheten från Centrum för Hälso- och vådrutveckling till FM centrum. Nytt namn för detta verksamhetsområde inom FM centrum är Miljö- och Säkerhet Region Östergötland (MSR). Med MSR i FM centrum hamnar strategisk mål såsom "Säker verksamhet " och "Klimatneutral och giftfri verksamhet" även under kundperspektivet för MSRs del. Vi har dock valt att i FM centrums verksamhetsplan beskriva de strategiska målen under processperspektivet. Bra dialog och samverkan med kunder/partners för patientens bästa I vår återkommande dialog med vårdverksamheten eftersträvar FM centrum att ha ett kommunikativt förhållningssätt; öppen, trovärdig, tillgänglig och saklig. Vi förespråkar mötet med kund så långt det är möjligt. FM centrum deltar i många olika forum såsom kundmöten, träffar med sjukhusledningar, möten med politiska företrädare, ledningsstaben, VEC-möten etc. Företrädesvis används befintliga verksamhetsforum, men många möten sker även i utförande av uppdrag eller hantering av ärenden. I våra upphandlingsprojekt jobbar vi metodiskt och strukturerat med att identifiera kundbehovet avseende servicetjänster. Det sker genom dialog med verksamheten i fokusgrupper och via enkäter, summering av statistik om t ex avrop och ärenden i FIXA. I vissa fall finns kunderna representerade i styrgruppen. Tempen skickas en gång per år till regionens samtliga medarbetare och mäter nöjdheten av städ-, tvätt-, vaktmästeriservice samt fastighetsdrift. Nöjdheten av patientmåltiden, besvaras av patienterna själva, eftersom de är bäst lämpade att svara på frågor om hur de upplever måltiden. De respondenter som uttryckt ett starkt missnöje kontaktas personligen för vidare dialog. Resultatet förmedlas till samtliga berörda samarbetspartners med krav på analys och åtgärdsplan som sedan rapporteras och följs upp kontinuerligt. Tillgängligheten i FIXA är hög och vården har god kännedom om kundtjänsten. FIXA hanterar även samtliga inkommande ärenden för Upphandlingscentrum och vissa ärendekategorier för medicinteknisk utrustning. Under året har FIXA tagit över hantering av låsadministration och har därmed ökat sitt åtagande och service till regionens medarbetare. I samband med att FIXA övertagit delar av låsadministration har FM centrum kvalitetssäkrat övrig hantering av lås- och säkerhetssystem genom en särkskild säkerhetsentreprenad. Tidigare utfördes låsadminstration i sin helhet inom entreprenaden för fastighetsdrift vilket medförde mycket kundklagomål. För att tillse att personaltextilier på bästa sätt motsvarar verksamheternas krav har tre textilkommittéer med representanter från vården tillsatts. Kommittéernas uppdrag är att lyfta behov från verksamheterna och förankra förslag på nya plagg. Arbetet med kommittéerna drivs av FM centrum och TvNo deltar alltid. Vidare finns det en tydlig process för hur vi, TvNo och vården samverkar vid utprovning av nya plagg. 11

Vi har ett gemensamt och etablerat forum med Vårdhygien, Ren Service, som syftar till att tillsammans hantera övergripande gemensamma frågor och uppgifter. Forumet hålls ca fem till sex gånger per år. Läkemedelsgruppen finns numera även representerade i gruppen. Ytterligare insatser som genomförs för förbättrad dialog och samverkan är: Förbättrad information och dialog i samband med byggprojekt Utveckla kundmöten ex skolor, FTV, DC, CMIT Följa upp kundens upplevelse av levererad lokal efter tre till sex månader Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster ger nöjda kunder. Framgångsfaktorn för att nå dit är alltid det dagliga operativa arbetet. Det beskrivs och tydliggörs i våra arbetsprocesser. Utöver detta arbete ska under år 2016 följande större aktiviteter prioriteras och genomföras: Vid utformning av vårdens lokaler sätts alltid patienten i fokus. Det ska vara enkelt för patienten att hitta till och i våra lokaler. För att på ett kvalitativt sätt kunna ta emot alla patienter kommer en centralreception successivt att tas i bruk i södra och norra entrén på US. Detta kommer att ske i takt med att verksamheterna flyttar in i sina nya lokaler. Patienterna kommer även att erbjudas självbetjäningsterminaler där de själva kan registerara sin ankomst och betala för sitt besök. I den komplexa sjukhusmiljön möts även patienterna av Röda korsets värdar i US norra- och södraentréerna samt i O-huset. Detta utgöra ett komplement till sjukhusets egen informationstjänst och värdarna hjälper patienter och anhöriga tillrätta. Patientmåltiden är viktig för patientens tillfrisknande. Vi ser att s.k. kökstjänst levererad av våra serviceleverantörer ute på avdelning kan möjliggöra ett bättre måltidsresultat. Samtidigt konstateras att det är bara en del av de insatser som behövs. FM centrum kommer, utöver att medverka i arbetet med revidering av Måltidspolicyn, vara en aktiv part i arbetet med faktorer som skapa bra måltidsituationer och måltidsmiljöer för patienterna. Hantering i materialförråden kommer att förbättras genom förbättrad process för samverkan med samarbetspartner i flyttprocessen samt ny rutin för att tydliggöra när nya eller förnyade produkter tillkommer i förråden. Tre nya avtal och samarbetspartners kommer att implementeras under år 2016 avseende drift av centraldepå, hantering av godstransporter och godsspårningssystem. FM centrum ansvarar för att säkerställa en driftstart som innebär så lite störning som möjligt för kunderna. Ytterligare insatsområden där FM centrum kommer arbeta för professionellt agerande och utförande av våra tjänster är genom att: Säkerställa att lokalförändringar i fastighetsinvesteringarna sker utifrån kundens behov. Fortsätta arbetet med förbättrad service för verksamheten i externa lokaler genom framtagen rutin. Förtydliga ansvarsfördelning inom larmområdet mellan vårdverksamhet och FM centrum. Ytterligare insatser för strategiskt mål Nöjda kunder Insatser under denna rubrik beskrivs i form av förstudier, upphandlingsprojekt och utvecklingsprojekt. 12

Förstudier Ett antal förstudier kommer att genomföras under 2016 för att klarlägga olika områden som ett första steg mot ett tänkt utvecklingsprojekt. Förstudierna kommer att kartlägga funktionerna/uppdragen. Fordonscentral - Regionens politiker har beslutat att upprätta en sådan för regionen. Förstudien syftar till att utveckla framtaget nuläge, behov samt ta fram förslag på driftsform, upplägg och implementeringsprojekt. Diagnostikcentrums (DC) avtal - DC:s ledning har visat intresse av att samverka kring uppföljning, upphandling och utveckling av deras avtal avseende material och utrustning. Förstudien syftar till att kartlägga behov, avtal och ta fram förslag på samarbetsmodell och implementationsprojekt. E-brev - UC och CMIT har implementerat möjlighet för vissa verksamheter att nyttja tjänsten e-brev. Dvs kallelser skrivs ut, förpackas och sänds via Posten. Förstudien syftar till att kartlägga nuläge, behov och önskat läge samt ta fram förslag för beslut och vidare hantering. Avfall under 2015 har FM centrum kartlägga flödet i Region Östergötland samt identifierat problemställningarna för definierade fokusområden inom avfallsområdet. Då källsortering ska finnas i alla verksamheter och organiskt avfall ska sorteras för biogasproduktion, måste verksamheten få stöd av en ansvarig för avfallsfrågor. FM centrum kommer utreda hur så kan ske. Miljöutredning Identifiering av miljöaspekter på varje produktionsenhet och kunskap om verksamheternas miljöpåverkan för framgångsrik miljöledning i nästa skede Elbilar Framtagning av strategi för elbilsladdning. Omvärldsbevaka elbilsintroduktionen i syfte att möjliggöra elbilsanvändning Förnybara bränslen i Regionens fordon Utreda på vilket sätt vi kan påbörja omställningen av fordonsflottan till fordon som drivs med förnybara bränslen. Region Östergötland skall vara klimatneutrala år 2020. Målet 2016 att det finns en plan för hur omställningen ska gå till. Upphandlingsprojekt Omfattande upphandlingsprojekt hanteras inom FM centrum, där mer anpassad service utifrån verksamhetens flöden är målet. Under 2016 hanteras: E1.3 är upphandlingsprojektet för en samordnad leverans av inre logistik, materialförrådshantering, kostförsörjning och lokalvård. En stor förändring där målet är att kombinera tjänster på ett sätt som kan skapa mervärde för verksamheten i och med att en leverantör tar helhetsansvar för flera tjänsteområden. Det blir även enklare och tydligare kontaktvägar för vården samt mer kostnadseffektiv service för vården som helhet. Det totala kontraktsvärdet uppgår till drygt 1,3 miljarder SEK och upphandlingsprojektet har slutförts under år 2015. Nu genomförs implementationsprojektet SMILA för en säker och stabil driftstart med nya avtal och nytt upplägg den 1 februari 2016. LoL är upphandlingsprojektet för en ny driftpartner för landstingets centrallager, Centraldepån. LoL löper under hela år 2015 och en bit in i 2016. Troligtvis behöver projektet följas av ett implementeringsprojekt då byte av en sådan aktör kan innebära en omfattande förändring. LoL hänger nära samman med Mera Flyt 1 och 2 (se mer nedan) då man i de projekten beslutar i strategiska frågor som får direkta konsekvenser för hur man utformar uppdraget i LoL. 13

Godstrans är upphandlingsprojektet för en samordnad standardiserade godstransporter i yttre logistik till alla verksamheter i Regionen samt material hem till dialyspatienter. Att samordna tjänsten i ett område för Regionen är en förändring som ligger i linjen med vår strategi. Under år 2016 kommer upphandlingsprojektet avslutas och nytt avtal och nya partner kommer implementeras avseende hantering av fraktionssorterat avfall godsspårningssystem rese- och konferensbokning Upphandling av posttjänster inklusive e-brev kan komma att bli aktuell beroende på hur man bedömer rättsläget, marknaden och nationella avtal. Utvecklingsprojekt Utgångspunkten är patientens perspektiv och patientflödet i vården och som alla syftar till att ge vårdverksamheten stöd, men även utifrån FM centrums uppdragsgivare. Samtliga projekt är komplexa och regionövergripande och inkluderar ett flertal av övriga stödcentrum men drivs av FM centrum. ELFA är ett utvecklingsprojekt som syftar till att erbjuda en effektiv och kvalitativ distribution av personaltextilier i gemensamma omklädningsrum i centralblocket på US. Projektet ska upphandla, implementera och driftsätta digitala textilskåp. Detta ska ske i takt med att verksamheterna flyttar in i sina nya lokaler. Efter ELFA finns det möjlighet att implementera digitala textilskåp även inom andra delar av landstinget. Kom In 2 är ett utvecklingsprojekt som syftar till att erbjuda självbetjäningsterminaler för regionen. Detta projekt hanterar att ta fram lösningen samt att implementera den i centralblocket på US. Uppdraget omfattar systemintegration gentemot bland annat Agresso, Cosmic, SectraRis, ICC och gentemot det frikortssystem som har upphandlats som en effekt av projektet. Efter Kom In 2 finns det möjlighet att införa självbetjäningsterminaler även inom andra delar av regionen. Mera Flyt 2 (ingår i en serie Mera Flyt-projekt) är utvecklingsprojekt som syftar till att regionen hanterar materialflödet som en sammanhållen process med ett tydligt ägaransvar. Med material avses här förbrukningsmaterial. Vidare syftar projektet till att åtgärda alla kända brister och utveckla flödet. Mera Flyt 2 är ett systemintegrationsprojekt som syftar till att lösa många av de problem som är systemrelaterade i nuvarande materialflödet. Utökad VNS är ett projekt som syftar till att avlasta vården genom att erbjuda fler servicetjänster som paketeras på ett effektivt vis. Utökad VNS är ett projekt som beställts av regionens utvecklingsdirektör och som består av två delprojekt. Det ena delprojektet, som drivs av CHV, syftar till att ta hand om effekterna som skapas i vårdarbetet. Det andra delprojektet, som drivs av FM centrum och syftar till att ta fram relevanta och effektiva tjänstepaket tillsammans med våra samarbetspartners och testa dem på utpekade vårdavdelningar. Beslut om pilot av utökad VNS, start kvartal 3 2015, och ett inriktningsbeslut om breddinförande under 2016 har beslutats av HSLG. Vid ett breddinförande möjliggör detta ett nytt kompetensbehov i s.k. servicemedarbetare. Det öppnar upp för en ökad sysselsättningsgrad inom en yrkeskategori som idag inte är etablerad på arbetsmarknaden. Region Östergötland och FM centrum har här möjlighet 14

att driva på utvecklingen genom samverkan med de aktörer som kan bidra till önskad utveckling inom detta område. Nyckelindikatorer Medborgare/Kund Strategiskt mål: Nöjda kunder nr Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångs- värde Mål 2016 Mål 2018 Källa Redovisas 1 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 2 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 3 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 4 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 5 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 6 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Vaktmästeri/Inre logistik Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Fastighetsdrift Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Städ Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Tvätt och textil Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Patient måltider Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Totalt 77 78 82 Tempen ÅR 70 71 72 Tempen ÅR 75 78 80 Tempen ÅR 72 73 74 Tempen ÅR 72 85 90 Tempen ÅR 73 74 78 Tempen ÅR 7 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Kundnöjdhet i Byggprojekt: Genomsnittligt omdöme i värderingsfråga Samverkan/Kundnöjdhet (mäts med trafikljus) Ingångsvärde saknas 0 % rött, max 5 % gult 0 % rött, max 5 % gult Antura 08, ÅR 8 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Verksamhetsförankring i lokalprojektet Ingångsvärde saknas 100% 100% Antura ÅR 9 Bra dialog och samverkan med kunder Kundreaktioner i samband med byggprojekt 2,1 inkomna ärenden per månad 1,5 1/mån Synergi Magic ÅR 10 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Antal larm överförda från vården till FM centrum 0 75% 100% Fil inom TEMS 08, ÅR 15

11 Bra dialog och samverkan med kunder/partners för patientens bästa 3 dagars responstid till kund att ärendet är mottaget. Avser ärenden i rätt flöde. Ej uppfylld (Rapport -verktyg ännu ej igång) 5 3 Uppföljnings rapport från FIXA ÅR 12 Bra dialog och samverkan med kunder/partners för patientens bästa Antal skapade mötesforum 3 5 5 Förvaltning ÅR 13 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Uppföljning av FIXAärenden, avseende utrymningsplaner, via ärendehanteringssystem, antal dagar 7 dagar 3 dagar 3 dagar Uppföljnings rapport från FIXA ÅR 14 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Uppföljning av antal dialoger från kunder, nöjdhet av lokal Ingångs värde saknas 15 15 Uppföljnings rapport DÅ 08, ÅR 15 Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster FM projekten ELFA, Kom In 1 och 2 samt Mera Flyt 1 och 2 skall följa beslutade projektplaner Projektplanerna hålls Enligt projektplan -- Avstämning med styrgrupper ÅR 16

Perspektivet Process Nuläge/bakgrund Processperspektivet beskriver hur resurserna inom FM centrum utnyttjas effektivt med hjälp av utveckling och ständiga förbättringar som skall bidra till goda resultat och effektiva processer. Det är av största vikt att alla medarbetare upplever och förstår att de har två arbeten; operativt och förbättringsarbete och att det är nödvändigt att det ges förutsättningar att arbeta med båda delarna. Under många år framöver kommer det ske omfattande ut- och inflyttningar i samband med Framtidens US, Vision 2020, Rättspsykiatrin i Vadstena och Finspångs vårdcentrums färdigställande. Idag pågår ett projekt, Ö-flytt, för att säkra resurser och kvalitén för slutfasen av slutleveransen till vårdverksamheten. Projektet Ö-flytt ska också koordinera alla flyttar inom regionen med en gemensam övergripande tidplan som följs upp och kommuniceras kontinuerligt på möten med de aktörer som är involverade i flyttprocessen. Projektet är komplext och regionövergripande och omfattar uppdrag för FM centrum, CMIT, UC och regionens serviceentreprenörer. Under 2015 har en genomlysning och uppföljning av Lokalförändringsprocessen genomförts. Lokalförändringsprocessen innebär att verksamheter får hjälp med automatik att få servicetjänster från FM centrum i drift vid in- eller utflyttning. Anledningen till genomlysningen var att medarbetare dubbelarbetade och att vårdverksamheter blev störda av FM centrum från olika håll i samma ärende. Uppdraget bestod av att hitta slöserier och därefter förbättringar. Förslaget är att lokalförändringsprocessen för flyttar inom våra strategiska byggprojekt och omflyttningar uppdateras för att undvika dubbelarbete gentemot Ö-flytt. Övriga flöden hanteras liksom tidigare. Ett beslut om att genomföra en testpilot för utökad VNS (Vårdnära service) är taget under 2015. Utökad VNS innebär att servicepersonal utför sysslor inom vården för att avlasta vårdpersonal som i högre grad behöver få tid att ägna sig åt vårdrelaterade arbetsuppgifter. Ex. på VNS tjänster är måltidsvärd, patientnära städning, påfyllning i förråd och transporter. Under 2015 har centrumets framskrivningsprocess inkl. uppdragsbeskrivning utvecklats med förenklingar och information som ytterligare stödjer gränssnittet mellan Fastighetsförvaltningen, Byggprojekt och Ekonomi. Framskrivningsprocessen innebär hantering av begäran om en ombyggnad inkl. beslutsfattande och tillsättning av resurser. Syftet med utvecklingen och förenklingar har varit att kvalitetssäkra leveransen till kunden genom att identifiera dubbelarbeten av handläggare och förenkla insamling av information till uppdraget. Vi deltar aktivt i nationella nätverk inom våra verksamhetsområden i syfte att lära och att lära ut, t. ex PTS Forum (Program Teknisk Standard), Servicenätverk och Fastighetsnätverk både inom förvaltning och ekonomi. Genom att delta i nätverk ser vi att vi ligger långt fram som region och att vi inom våra områden är banbrytande och en god referens för andra regioner och landsting. 17

Idag är alla just nu kända processer inom FM centrum dokumenterade i vårt ledningssystem Famla i form av processkartor och tillhörande stödjande och styrande dokument. Vi har genomfört mätningar för att mäta efterlevnad av processerna, vilket visat på ett gott resultat. Införandet av regionens dokumenthanteringssystem Canea har genomförts på FM centrum. Införandet har gått smidigt eftersom det finns vana att använda dokumenthanteringssystem för större delen av FM centrums medarbetare sedan många år. Verksamhetsområdet Service och logistik kvarstår att införa i Canea. Förbättringsarbetet inom FM centrum fortgår och vi arbetar för att driva förbättringsarbetet i processerna för att stärka våra tvärfunktionella flöden. Arbetet leds mer och mer av processledarna och utgångspunkten ska vara kundens perspektiv och flöde i processerna. Förbättringsarbetet genomsyras av LEAN och ISO och därigenom: Förbättras ständigt kvaliteten på det vi levererar Blir vi effektivare Engageras medarbetarna och är delaktiga i förbättringsarbetet Vi äger idag mycket information om oss från kunder i form av avvikelser i Synergi, kundklagomål och synpunkter genom vår kundtjänst FIXA och enkätundersökning Tempen. Ett arbete pågår för att säkra att vi tar hand om synpunkter och klagomål för att förbättra våra tjänster. FM centrum är en stor beställare av upphandlade tjänster inom byggprojekt, fastighet och servicetjänster. Under 2015 har flera stora upphandlingar fått ett avslut och därtill entreprenader startas. För att säkra starten av entreprenader har en rutin med checklista tagits fram för serviceentreprenader med avsikten att anpassas för andra entreprenader inom centrumet. Under 2015 slöts ett nytt avtal för servicetjänster, E1. Avtalet innebär en större samlad leverans av mjuka servicetjänster, ex. vis inre logistik, måltider och lokalvård i ett gemensamt uppdrag. Ett stort arbete pågår för att förbereda entreprenadstarten. I upphandling av verksamhet i extern regi kravställs, upphandlas, kontrolleras och följs entreprenaderna upp. Inom FM centrum finns olika sätt att hantera upphandling, vissa är dokumenterade och andra inte. FM centrums upphandlingsprocess bör vara lika oavsett var detta görs och av vem, där så är möjligt och om inte synnerliga skäl föreligger. Med anledning av de stora investeringsvolymerna i regionens fastigheter vill centrumet ha en ökad kontroll över befintliga investeringsplaner. Planering och upprätthållande av befintliga investeringsplaner har inte varit tillfredställande, under 2015 har respektive fastighetsförvaltare fått och tagit ett större ansvar för fastigheternas strategiska planering. I kontinuitetsarbetet har FM centrum och våra anlitade entreprenörer arbetat fram planer för kontinuitet i tjänster och medialeveranser. För den fastighetstekniska försörjningen finns stor kännedom sedan tidigare om avbrott och sårbarheter som kan förekomma för medialeveranser. FM centrum ska verka som en förebild inom energi- och miljöområdet vilket återspeglas i såväl byggprojekt och fastighetsdrift som miljöanpassade val av tjänster och produkter. Fokus i miljöarbetet är dels att de krav som ställs i pågående byggprojekt efterlevs och följs upp på ett systematiskt sätt och dels att skapa ett driv och en systematik inom fastighetsdriften relaterat till miljöfrågor i nya avtalet för fastighetsdrift. 18

FM centrum har det övergripande ansvaret för energiförbrukning i hela Region Östergötland. Detta innebär att FM Centrum har det övergripande ansvaret för att Region Östergötlands energibesparingsmål på 20% energibesparing till 2020 uppnås. Eftersom en betydande del av energiförbrukningen finns inom områden där FM Centrum inte har direkt kontroll sker detta i samverkan bla CMIT, CHV och UC. Under 2015 har dessutom ett utbyte med Regional utveckling inletts. Inom verksamhetsområdet Miljö och Säkerhet Region Östergötland har vi tagit fram "Vårda Miljön" vars syfte är att ge stöd i arbetet att höja den grundläggande miljökunskapen i regionens olika verksamheter och underlätta arbetet med konkreta miljöförbättrande åtgärder i varje verksamhet. Vid nybyggnationsprojekt tillämpas hårda energikrav. Energiförbrukning vid nybyggnation inom regionen projekteras med en energiprestanda motsvarande 50 % av gällande BBR (Boverkets byggregler). Under 2015 togs beslutet att bygga det nya psykiatrihuset som passivhus, vilket är ytterligare ett steg att skärpa energikraven i nybyggnation Energiarbetet i befintliga fastigheter bedrivs i nära samarbete med Region Östergötlands upphandlade entreprenör för fastighetsdrift. I upphandlat avtal finns en kravställning på driftentreprenören som ligger till grund för energioptimeringsarbetet. Arbetet med driftentreprenören har resulterat i energioptimering av befintliga installationer samt åtgärder bla med ny LED-belysning, nya ventilationsaggregat med energieffektiva EC-motorer samt injustering av värmesystem. För att säkerställa att miljö- och hälsomässigt hållbara produkter byggs in i regionens fastigheter används SundaHus miljödatabas. I SundaHus miljödatabas finns bedömningar på ett stort antal produkter allt ifrån golv- och väggmaterial till elkablar, rör och sanitetsprodukter. Bedömningen som utförs av SundaHus graderar produkten i en skala från A-C, där A är den bästa produkten ur miljö- och hälsosynpunkt och C är den sämsta. Det finns även D produkter och för dessa saknas underlag för att kunna göra en riktig bedömning. Regionen strävar efter att använda så få C och D produkter som möjligt och resultatet visar en nedåtgående trend jämfört mot tidigare år. Arkitekter, projektörer och entreprenörer som deltar i byggprojekt inom Region Östergötland genomgår halvdagsutbildningar i SundaHus Miljödata och grundläggande miljökunskap. Under 2015 har en förstudie gällande installation av lustgasdestruktion till genomförts. Åtgärden ligger i linje med Region Östergötlands miljömål klimatneutral region 2020. Förstudien resulterar i att centrala anläggningar för lustgasdestruktion kommer installeras vid förlossningsavdelningarna på Vrinnevisjukhuset i Norrköping och US Linköping i samband med att förlossningsavdelningarna flyttas, på Vrinnevisjukhuset inom projekt VIN 2020 och på US inom projekt framtidens US. Utsläpp från de klimatpåverkande medicinska gaserna kommer reduceras med 57%. I en dela av det systematiska miljöarbetet inom FM centrum har det genomförts miljörevisioner utifrån miljökrav ställda i avtalen med entreprenörer inom inre logistik, städ och drift. En ytterligare del i det systematiska miljöarbetet är att informera nyanställda inom FM centrum om miljöarbetet och genomgång av utvalda delar av Vårda miljön. Vid upphandling av servicetjänster har FM Centrum ställt långtgående miljökrav för att främja fossilfria bränslen. 19

Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiskt mål 1: Kundanpassad verksamhet Framgångfaktorer: Systematisk uppföljning och analys av verksamheten, dess kvalitet och resultat Samarbete inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Strategiskt mål 2: Effektiv verksamhet Framgångsfaktorer: Effektiva processer Strategiskt mål 3: Säker verksamhet Framgångsfaktorer: Säkerställa Kontinuitetshantering i hela organisationen Strategiskt mål 4: Klimatneutral och giftfri verksamhet Framgångsfaktorer: Systematiskt miljöarbete i varje verksamhet Miljö- och klimathänsyn i all verksamhet, framförallt vid uppdrag och upphandlingar God hushållning med energi och naturresurser Insatsområden De särskilda insatsområdena som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Samlat stöd i flyttleveranser FM centrums fortsatta processarbete Kontinuitetsarbetet Miljö- och energiarbete inom centrumet Kundanpassad verksamhet Genom Ö-flytt kommer ett nytt mötesforum startas upp för de aktörer som är involverade i flyttprocessen med fokus på att säkra resurser, tidplaner och leveranser för alla kommande flyttar. Utmaningarna inom FM centrum är att det idag inte fullt ut finns en dokumenterad process med tillhörande dokumentation som stödjer en strukturerad slutleverans fullt ut. Det finns också en stor utmaning i att koordinera och få en god samverkan tillsammans med andra stödcentrum, CMIT och UC. En god slutleverans bygger på att alla stödcentrum har kontroll över sina interna processer och leveranstider. Renodlingen av Lokalförsörjningsprocessen kommer att ledas av processledarna och till största delen involvera ansvariga för servicetjänster. Målet med att undvika dubbelarbeten och störningar hos kunden kommer ske genom att dokumentera rutiner och checklistor för servicetjänster i förvaltningsskedet. I samband med testpiloten av utökad VNS kommer FM centrum fokusera på samarbetet med serviceentreprenören för att hålla hög kvalitet i paketeringen av tjänsterna som vården erbjuds. FM 20

centrum kommer också att stödja arbetet med effekthemtagningen för vården, tjänsterna behöver vara attraktiva och kostnadseffektiva för att skapa intresse för vårdverksamheter utöver testpiloterna. Vi kommer fortsätta vara aktiva i nätverk nationellt för att samla information av andra landsting och regioners erfarenhet inom såväl bygg, fastighets, service och logistik, miljö som säkerhet. Vi kommer också att fortsätta påbörjat samarbete med CMIT och UC för att i högre grad samverka till att vårdverksamheten upplever en gemensamt levererans av våra tjänster. Effektiv verksamhet För att behålla den höga efterlevnaden av processer, styrande och stödjande dokument i ledningssystemet Famla kommer vi att satsa på att informera och göra varandras processer mer kända för att öka förståelsen att varje medarbetare bidrar i ett större sammanhang i en kundleverans. Ledningssystemet ska vara enkelt att använda som ett stöd i det dagliga arbetet och därför behöver vi få en enkelhet i att uppdatera processerna när vi ändrar arbetssätt. Verksamheten Service och Logistik kommer också att införlivas i Canea och börja använda dokumenthanteringssystem. Under 2016 kommer vi att arbeta in systematik för att ta tillvara kunders synpunkter och klagomål till förbättringar. Kunderna ska uppleva att synpunkter och klagomål leder till förbättrade tjänster, ökad kvalitet och patientsäkerhet. För att säkra att regionen får de tjänster som FM centrum upphandlar av entreprenörer den befintliga processen för uppföljning av anlitade entreprenörer kommer att vidareutvecklas. Vårt mål är att genomföra årliga bedömningar av leverantörers avtalsuppfyllelse med avseende på kostnad, organisation, leverans, utveckling, avvikelser, kundnöjdhet och miljö. Resultatet i form av grön/gul/röd kommentar kommer att användas för kontinuerlig uppföljning av entreprenören. Underlaget kan vara en del i en kommande förlängning av optionsåren i ett avtal. Förstudie för att se på möjligheterna till en övergripande upphandlingsprocess inom FM centrum är startat. Syftet med denna förstudie är att se på möjligheterna till en övergripande upphandlingsprocess inom FM centrum. Om så är fallet ska förstudien ta fram önskade effekter med en övergripande upphandlingsprocess inom FM centrum. Före 2016-08-31 ska beslut om förlängning av entreprenadavtalet för fastighetsdrift tas inom FM centrum. Om avtalet förlängs avser det en avtalsperiod på ytterligare 3-år fr. o m 2017-06-01. Centrumet har en stor utmaning framför sig i och med starten av det nya avtalet E1 under kvartal 1. Det är viktigt att vården får den paketering av servicetjänster som motsvarar deras behov och att samleveransen är effektiv både i kvalité och kostnad. Arbete med att sätta en investeringsprocess för att få ökad kontroll över investeringsplaneringen har pågått under 2015 och under 2016 ska processen fullt ut implementeras. Säker verksamhet För att säkra kontinuiteten i regionen kommer FM centrum verka för att minimera missförstånd för vad som kan förväntas från vårdverksamheter vid avbrott i fastighetsteknisk media och tjänsteleveranser. Utmaningen består av att finna rätt forum och informationsväg för att göra avbrottstider och leveranser kända för vårdverksamheten. 21

Det har genomförts förstudier som i förlängningen ska säkra FM centrums ansvar avseende kontinuitet i den fastighetstekniska försörjningen. Ex. på förstudier som genomförts och som ska in i produktionsfas under 2016 är centralgas och nödvatten. Klimatneutral och giftfri verksamhet Systematiskt miljöarbete FM centrum kommer under 2016 att fortsätta sitt systematiska miljöarbete genom att inleda arbetet för miljöcertifiering av hela FM centrum samt integrera de nya kraven i ISO 14001:2015 i redan befintligt miljöledningssystem. För att höja kunskapen inom miljöområdet kommer arbetet med att informera personalen även att fortsätta under 2016 och nya introduktionsdagar för att informera nyanställd kommer att genomföras. Miljö- och klimathänsyn i all verksamhet, framförallt vid uppdrag och upphandlingar För att säkerställa att miljö- och klimathänsyn tas i verksamheten kommer man fortsätta att ställa miljökrav i samband med upphandling av produkter och tjänster. En viktig del under 2016 kommer vara uppföljning av ställda miljökrav i avtal med entreprenörer inom de miljömässigt mest prioriterade avtalen. Under 2016 ska man inom byggprojekt genomföra ett förbättringsarbete med att identifiera tunga C-produktområden utifrån statistik från SundaHus och säkerställa att även funktionskraven (inte bara miljökrav) på godkända ersättningsprodukterna i SundaHus och på så sätt förenkla valen för våra projektörer/entreprenörer. Detta gör vi för att få långsiktigt hållbara byggnader. Vi ska fortsätta att bidra till att fler D-produkter utvärderas och på så sätt får en bedömning i SundaHus. Under 2016 kommer vi fortsätta samarbetet med SundaHus vad det gäller utbildning SundaHus Miljödata och grundläggande miljökunskap av entreprenörer och projektörer i våra byggprojekt. God hushållning med energi och naturresurser Under hösten 2015 påbörjades ett energistrategiarbete för FM centrum och Region Östergötland. Energistategin kommer ligga till grund för energiarbetet inom Region Östergötland de närmaste åren. Strategin kommer peka på vilka ytterligare insatser som krävs för att Region Östergötland ska uppnå sina långsiktiga energimål. Fokus under 2016 blir att bryta ner energistrategin i olika handlingsplaner. Handlingsplanerna kommer omfatta aktiviteter inom bygg, fastighetsdrift, upphandlingar och inte minst driva utveckling inom energiområdet. Ett sätt att driva utveckling är att påverka andra aktörer inom fastighetsbranschen. Under 2016 kommer FM centrum att påbörja arbetet med Gröna hyresavtal som är en framarbetad hyresavtalsmall som ger oss möjlighet att skapa en god affär och öka samarbetet mellan hyresvärd och hyresgäst för att vi ska nå längre i miljöarbetet. Gröna hyresavtal är fastighetsbranschens första gemensamma standardmall. Arbetet med att nå regionens strategiska mål, en klimatneutral och giftfri verksamhet fortsätter under 2016 med åtgärder inom många områden. Exempel på energi- och miljöuppdrag som nu påbörjats inom FM centrum är att installera solceller på Nya Vretaskolan, samverkan med externa fastighetsägare för att minska energiåtgången i våra inhyrda lokaler samt installation av lustgasdestruktionsanläggning på US. 22