KALLELSE TILL KOMMUNSTYRELSEN Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med kommunstyrelsen, tisdag den 29 januari 2019, kl 9:00. Näset, kommunhuset

KALLELSE TILL KOMMUNSTYRELSEN Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med kommunstyrelsen, tisdag den 29 januari 2019, kl 9:00. Näset, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Irja Gustavsson Ordförande Ledamöter Irja Gustavsson, ordförande (S) Linda Svahn (S) John Omoomian (S) Jonas Bernström (S) Tommy Kragh (S) Jonas Kleber, v ordförande (C) Susanne Karlsson (C) Ulf Axelsson (V) Pär-Ove Lindqvist (M) Lillemor Bodman (M) Markus Lundin (KD) Nils Detlofsson ((L)) Mats Seijboldt (SD) Jari Mehtäläinen (SD) Tom Persson (SD) Ellinor Halldan Sekreterare Ersättare Anders Ceder (S) Joacim Hermansson (S) Nafih Mawlod (S) Sandra Olsson (S) Sofie Krantz (S) Maria-Pia Karlsson (C) Magnus Eriksson (C) Fredrik Vessling (V) Jan Hansson (M) Göran Gustavsson (M) Conny Ärlerud (M) Inger Griberg (MP) Fredrik Rosenbecker (SD) Amanda Funk (SD) Björn Larsson (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Val av justerare Förslag: Markus Lundin (KD) med John Omoomian (S) som ersättare Justering sker torsdag den 7 februari 2019 kl. 15.00 på sekreterarens rum Dnr Föredragande Tid

Beslutsärenden 1. Förslag till Styrmodell för ledning och styrning KS 2017/335 2. Val av 1 ledamot och 1 ersättare i Specifika samverkansrådet för kultur Region Örebro län KS 2019/2 3. Val av 1 ledamot och 1 ersättare från varje parti till Tolkningsgrupp arvodesbestämmelser KS 2018/440 4. Ägardirektiv för Besök Linde AB upphandling av biograf KS 2018/496 5. Ombyggnad vändplan Guldsmedshyttan återta tidigare ansökan om bidrag från Länstransportplanemedel AKK2016/86 6. Omdisponering av budget 2019 och VP 2020 2021 KS 2018/148 7. Avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger KS 2018/471 8. Granskning av registerförteckning och riktlinje KS 2018/464 för konsekvensbedömning i kommunstyrelsen 9. Granskning av registerförteckning för personuppgifter i kommunala revisionen KS 2018/476 10. Svar på remiss Motion från Agneta Nilsdotter (MP) om ensamkommande flyktingungdomar KS 2018/248 11. Svar på remiss Motion från Inger Griberg (MP) och Bengt Evertsson (MP) om att erbjuda alla som fyllt 90 år plats på äldreboende utan biståndsbeslut KS 2018/458

12. Svar på remiss Motion från John Omoomian (S) om ny rutin med begäran om belastningsutdrag vid anställning inom socialförvaltningens omsorgsområden KS 2018/291 13. Svar på Remiss av motion från Christina Pettersson (C) om yngre demenssjuka KS 2018/292 14. Svar på remiss av motion från Agneta Nilsdotter (MP) och Marita Haraldson (MP) KS 2018/299 15. Delegationsärenden 16. Meddelanden

Tjänsteskrivelse 2018-12-21 Kommunledningskontoret Malin Sjöberg 0581-811 15 Malin.m.sjoberg@lindesberg.se ÄRENDE 1 Dnr 2011/26 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förslag till Styrmodell för ledning och styrning Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta: Förslag till Styrmodell för ledning och styrning daterad 21 december 2018 antas. Styrmodellen införs successivt enligt handlingsplan för år 2019 och gäller fullt ut från och med år 2020. Kommunledningskontoret får i uppdrag att utvärdera styrmodellen efter att den använts i tre år, det vill säga efter år 2023. Dokumentet Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen uppdaterad den 29 september 2017 KF 79 upphör i och med detta beslut att gälla. Ärendebeskrivning Nuvarande styrmodell för Lindesbergs kommun beskrivs i dokumentet Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen som antogs i kommunfullmäktige i november 2014 och en uppdatering antogs i september 2017. Vid en utvärdering av styrmodellen som genomfördes 2017 gav kommundirektörens ledningsgrupp den kommunövergripande kvalitetsgruppen i uppdrag att undersöka om det skulle vara aktuellt att se över styrmodellen, dels för att förenkla den och dels för att få in mer värdebaserade aspekter som komplement till den mer formella styrningen. Kommunstyrelsen beslutade om att anta projektdirektiv för Projekt förenklad styrmodell i september 2017, där planen var att projektet ska leda till en reviderad styrmodell som antas av kommunfullmäktige senast i februari 2019. Arbetet med att ta fram en ny styrmodell beskrivs i en slutrapport för projektet (se bilaga 2). Under tiden arbetet pågått har delar av förvaltningschefsgruppen och kvalitetsgruppen deltagit i Sveriges Kommuners och Landstings nätverk Förenklat och effektivt styrsystem. I nätverket har de deltagande kommunerna arbetat enligt en gemensam metod och fått kunskapsstöd under tiden arbetet pågått på hemmaplan. Förslaget till ny styrmodell beskrivs i dokumentet Styrmodell för ledning och styrning (se bilaga 1). Postadress Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Besöksadress Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg Telefon/fax 0581-810 00 vxl 0581-131 29 fax E-post/www kommun@lindesberg.se http://www.lindesberg.se Giro Bankgiro 821-3134 Organisationsnr: 212000-2015

2 (4) Handlingsplan för år 2019 För att hinna få alla delar på plats föreslås att styrmodellen införs successivt under år 2019 för att vara helt implementerad år 2020. Under 2019 föreslås följande handlingsplan: Aktivitet Information kring nya styrmodellen Bland det viktigaste i ett förändringsarbete är information kring förändringen. Därför blir förankring och förståelse om styrmodellen hos de som ska bära den, det vill säga alla chefer och politiker, en mycket viktig del under år 2019. Ett gemensamt informationsunderlag tas fram som presenteras för samtliga chefer och politiker under året. Tidplan Ta fram informationsunderlag i januari 2019. Information i alla chefsgrupper och politiska nämnder under året. Ansvarig Kommunstrategen tar fram informationsunderlaget. Ansvarig för att information ges i alla chefsgrupper är Kommundirektör (KD)/Förvaltningschefsgrupp (FC). Grunduppdrag Varje verksamhet ska ta fram sitt grunduppdrag. Vilka grunduppdrag som identifieras behöver först fastställas av styrgruppen. Påbörjat december 2018, klart november 2019. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Nämndmål och fullmäktigemål Lindesbergs kommuns utvecklingsstrategi sträcker sig till och med 2019. Arbetet med att ta fram nya fullmäktigemål, samt nya nämndmål, behöver ske under år 2019 för att gälla från 2020. Klart för antagande i fullmäktige och nämnder senast december 2019. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Bygga om i planeringsoch uppföljningssystemet Planerings- och uppföljningssystemet Stratsys behöver byggas om för att anpassas till den nya styrmodellen. Påbörjas i januari 2019, klart oktober. Controller tillsammans med kvalitetsgrupp Resultatsamtal och analysverkstäder Genomföra resultatsamtal/analysverkstäder som uppföljningsmetod i samband med lägesrapporten i april och delårsredovisningen i augusti. I april och augusti. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Gemensamt förhållningssätt Ett gemensamt förhållningssätt ses som en Ta ställning till om det ska påbörjas i KD/FC

3 (4) viktig kugge i den nya styrmodellen. Det är ett stort arbete som bör hanteras som ett eget projekt och kan eventuellt startas i slutet av 2019 eller början av 2020. årsskiftet 2019/2020. Ärendets beredning Arbetet med projektet har varit en lärandeprocess, där kvalitetsgruppen varit arbetsgrupp som drivit arbetet framåt med kontinuerliga inspel och delaktighet från kommundirektörens förvaltningschefsgrupp och den politiska referensgruppen. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutet Det övergripande syftet med styrmodellen är att visa en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen ska främja att tid och kraft läggs på det som får positiv effekt på verksamhetsutvecklingen som leder till en förbättring för medborgarna. Styrmodellen omfattar hela kommunens organisation och ska främja att mervärde för medborgarna skapas. Det är genom en helhetssyn kring medborgaren där det finns en balans mellan formell styrning och kultur, förhållningssätt, ledarskap och delaktighet som detta kan uppnås. Konsekvenser Det kan bli ekonomiska konsekvenser för ombyggnation i planeringsoch uppföljningssystemet i form av en engångskostnad under år 2019. Det bedöms dock kunna hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Det kommer att krävas ett förändrat arbetssätt kring planering och uppföljning och det är därför viktigt att det är tydligt från ledningen att det är momenten i handlingsplanen som ska prioriteras samtidigt som de arbetssätt som inte leder till någon positiv effekt för verksamheten tas bort. Henrik Arenvang Kommundirektör Malin Sjöberg Handläggare

4 (4) Meddelas för åtgärd: Samtliga nämnder och förvaltningar Kommunstrategen Bilagor: Bilaga 1: Styrmodell för ledning och styrning, Förslag 2018-12-21 Bilaga 2: Projektrapport Förenklad styrmodell daterat 2018-12-21

Styrmodell för ledning och styrning Förslag 2018-12-21 Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2019-xx-xx För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder och kommunala uppdrag Dokumentet gäller till och med: 2024 2

Innehåll 1. Inledning och syfte... 4 Syfte... 4 Utgångspunkter... 4 2. Övergripande beskrivning av styrmodellen... 5 Grunduppdrag... 5 Stödfunktioner... 5 Förhållningssätt... 6 Helhetsperspektiv hållbarhet... 6 Ledarskap/medarbetarskap... 6 Samverkan arenor... 6 3. Styrning... 8 Kvalitetsstyrning säkerställande av grunduppdrag... 8 Målstyrning utvecklingsmål och prioriteringar... 8 Ekonomistyrning... 9 4. Planering och uppföljning... 10 Analys av förutsättningar... 11 Planera... 11 Följa upp... 12 Kommunstyrelsens roll... 12 Internkontroll... 12 Organisation för arbetet med planering och uppföljning... 13 Ansvar och roller... 13 Kommunikation och dialog som styrmedel... 14 Projekt, uppdrag och processer... 14 Styrdokument... 14 3

1. Inledning och syfte Syfte Det övergripande syftet med styrmodellen är att visa en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen ska främja att tid och kraft läggs på det som får positiv effekt på verksamhetsutvecklingen som leder till en förbättring för medborgarna. Styrmodellen omfattar hela kommunens organisation och ska främja att mervärde för medborgarna skapas. Det är genom en helhetssyn kring medborgaren där det finns en balans mellan formell styrning och kultur, förhållningssätt, ledarskap och delaktighet som detta kan uppnås. Utgångspunkter 4 Styrmodellen ska omfatta alla delar av styrningen. Styrmodellen ska kunna hantera alla typer av styrning som berör kommunens verksamheter. Styrmodellen är både en struktur och ett arbetssätt för planering och uppföljning. Styrningen utgår från verksamheternas grunduppdrag. Ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ska ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Styrmodellen är politiskt neutral och ska fungera oavsett politikens innehåll och över tid. De politiska viljeinriktningarna framkommer i det som man fyller styrmodellen med. Styrning och ledning ska baseras på tillit och inte leda till ökade krav på för detaljerad planering och uppföljning av verksamheterna. Planering och uppföljning av mer operativ karaktär ska hanteras inom verksamheten utan krav på dokumentation.

2. Övergripande beskrivning av styrmodellen Figur 1. Övergripande beskrivning av styrmodellen Styrmodellens utgångspunkt är verksamheternas grunduppdrag som utgår från kommunala och statliga styrdokument. Sedan finns det ett antal andra faktorer som kuggar i och påverkar, kompletterar och stödjer grunduppdraget. Grunduppdrag Verksamheterna ska definiera sitt grunduppdrag utifrån vad verksamheten styrs av från kommunalt och statligt håll. Det ska beskriva varför verksamheten finns till, vad den ska göra och för vem. Beskrivning av grunduppdraget ska föregås av en nulägesanalys och omvärldsanalys. Grunduppdraget är utgångspunkt för arbetet med personalpolitiska mål, finansiella mål, resursfördelning och utveckling. Beskrivningen av grunduppdraget ska omfatta: Vem verksamheten finns till för Vilken uppgift/syfte verksamheten har Vad verksamheten styrs av och inriktningen av verksamheten Vilka risker som finns som gör att grunduppdraget och inriktningen inte uppnås Nämnd/styrelse fastställer verksamheternas grunduppdrag på nämnds- respektive styrelsenivå i samband med det årliga mål- och resursfördelningsbeslutet. Stödfunktioner Lindesbergs kommuns centrala stödfunktioner ska möjliggöra och underlätta verksamheternas grunduppdrag och har också en viktig roll i att stärka och stödja ledarskapet. Stödfunktionerna ska ge ett samordnat stöd som bidrar till en helhetssyn av 5

verksamhet, personal och ekonomi utifrån det tredelade chefskapet så att det finns en balans mellan dessa tre delar. Förhållningssätt Ett gemensamt förhållningssätt är viktigt för att binda ihop våra olika verksamheter och bidra till ett gemensamt sammanhang där medborgaren är i fokus snarare än organisationen. Processen med att ta fram ett gemensamt förhållningssätt är minst lika viktig som det nedtecknade resultatet. Helhetsperspektiv hållbarhet Varje medarbetare är en viktig del i en större helhet. Det innebär att fokus måste flyttas från optimering av varje enskild del till relationerna mellan delarna och kommunens gemensamma resultat. Varje verksamhet ska bidra till kommunens långsiktiga sociala, ekologiska och ekonomiska hållbara utveckling. Här behöver verksamheterna alltid ta hänsyn till de horisontella principerna som exempelvis jämlikhet och tillgänglighet. Styrningen ska stödja ett helhetsperspektiv så att arbetet tar sin utgångspunkt i verksamhetens syfte och medborgarens behov. För att skapa en gemensam bild av verksamhetens syfte och medborgarens behov är det viktigt med öppenhet och ett inkluderande, kommunikativt ledarskap. Ledarskap/medarbetarskap Ledare i Lindesbergs kommun ska skapa förutsättningar för engagemang och delaktighet bland medarbetarna så att medarbetarna kan omsätta engagemanget i bra verksamhet. En ledare ska kunna skapa förståelse och inspirera, att sätta in medarbetarna i det arbete och den verksamhet som bedrivs, de värderingar som gäller och de mål som finns uppsatta. Ledare och medarbetare ska tillsammans skapa en känsla av sammanhang genom dialog om verksamheten och uppdragen. Att medarbetarna är väl insatta i verksamhetens helhet, väl införstådda i vad som förväntas av dem och har bra förutsättningar att utföra sitt jobb, möjliggör för arbetsgivaren att delegera och låta medarbetarna få ett stort egenansvar i sitt arbete. Att arbeta med ständiga förbättringar innebär att ta tillvara på medarbetarnas förbättringsidéer och förslag. Engagerade medarbetare tror på verksamheten och pratar gott om den, arbetar för att förbättra och är beredd att göra det lilla extra samt förstår organisationens mål och helhet. Medarbetarna förväntas använda sin potential på bästa sätt och ta ansvar för att bidra till den gemensamma arbetsmiljön. Samverkan arenor I Lindebergs kommuns samverkansavtal som beskriver samverkan mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och medarbetare framgår att syftet med samverkanssystemet är att underlätta samverkan mellan parterna och öka varje medarbetares möjlighet till delaktighet, inflytande och dialog. Det ska stödja en fortlöpande utveckling av verksamheten så att den uppfyller kommuninvånarnas krav på effektivitet, service och kvalitet. Det syftar också till en integration mellan hälsa, medbestämmande-, arbetsmiljö-, och verksamhetsfrågor. Grunden för samverkan är dialog. 6

Fokus måste flyttas från optimering av varje enskild del till relationerna mellan delarna och kommunens gemensamma resultat. Ett sätt att undvika stuprör inom och utanför den egna organisationen, är att skapa arenor för att mötas. För att underlätta samverkan över verksamhetsgränser kan en samverkansarena bildas för att bidra till att lösa ett problem eller utmaning som finns i organisationen. En samverkansarena är tillfällig och kan bestå av medarbetare från olika verksamheter inom kommunen, men också från exempelvis näringslivet, polisen, eller andra myndigheter och föreningar. Syftet är att vi ska kunna leverera bättre service till medborgarna. Alla medarbetare i Lindesbergs kommun ska signalera om det finns problem som behöver lösas. 7

3. Styrning Styrningen av kommunens verksamheter består av kvalitetsstyrning, målstyrning och ekonomistyrning. Styrningens syfte är att kvalitetssäkra verksamheten genom att arbeta med att säkerställa verksamhetens grunduppdrag för att uppnå ständiga förbättringar, samt att utveckla verksamheten. Figur 2. Beskrivning av styrning av kommunens verksamheter Kvalitetsstyrning säkerställande av grunduppdrag Med utgångspunkt i verksamheternas grunduppdrag ska faktorer som är extra viktiga för kvaliteten identifieras och definieras. Faktorerna ska vara kännetecken för god kvalitet och effektivitet. I syfte att kvalitetssäkra faktorerna ska en eller flera indikatorer utvecklas för varje kvalitetsfaktor. En indikator är ett mått på uppnådd kvalitet/effektivitet. Kvalitetsindikatorerna ska regelbundet mätas och följas upp för att säkerställa att grunduppdraget håller en bra kvalitet. Kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer tas fram av tjänstepersoner för respektive verksamhetsområde. Kommunfullmäktige/nämnd/styrelse fattar beslut om kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer på fullmäktige-/nämnds- respektive styrelsenivå i samband med det årliga mål- och resursfördelningsbeslutet. Målstyrning utvecklingsmål och prioriteringar Med utgångspunkt i verksamheternas grunduppdrag genomförs nulägesanalys och omvärldsanalys som syftar till att identifiera prioriterade utvecklingsområden. Detta görs på fullmäktige-, nämnds- och verksamhetsnivå utifrån det uppdrag och de förutsättningar respektive verksamhet och nivå har. Ett mål är ett önskvärt resultat, eller en önskvärd effekt. Målen ska fokusera på de resultat som behöver prioriteras i ett utvecklingsarbete ur ett medborgarperspektiv snarare än ett verksamhetsperspektiv. Det innebär att mål bör sättas för att beskriva en 8

förflyttning på ett antal prioriterade områden snarare än att sätta mål för grunduppdraget. Att utgå från och utvärderas utifrån livskvalitet för medborgaren snarare än servicekvalitet hos verksamheten. Målen ska vara relevanta för den organisatoriska nivå de formuleras för. Det vill säga kommunövergripande frågor för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, nämndspecifika för nämnden utifrån nämndens uppdrag/reglemente, samt verksamhetsspecifika för verksamheterna. Målen ska stödja och ge förutsättningar för att verksamheterna ska klara sitt grunduppdrag. Antalet mål ska vara få, max fem stycken per varje organisatorisk nivå. Uppföljning och utvärdering bör alltid ske med utgångspunkt i vilket värde som skapas för medborgaren. Ekonomistyrning Ekonomistyrningen handlar om att utifrån tillgängliga resurser och god ekonomisk hushållning sätta finansiella mål och fördela resurser mellan kommunens nämnder och verksamheter. God ekonomisk hushållning innebär att kommunens finansiella och verksamhetsmässiga mål uppnås, samt att verksamheten bedrivs långsiktigt, ändamålsenligt och effektivt. För att uppnå en god ekonomisk hushållning ska det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. 9

4. Planering och uppföljning Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska utföras av samtliga organisatoriska nivåer. Det innebär att varje politisk nivå och varje chefsnivå ska göra sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar, dvs. Figur 3. Beskrivning av styrmodellens organisatoriska nivåer För de förvaltningar som saknar verksamhetsnivå, är det förvaltningens ledningsgrupp som säkerställer verksamhetens grunduppdrag på strategisk nivå. Kommunstyrelsen antar ett årshjul som beskriver hur arbetet kring planering och uppföljning läggs upp under året. Resultatet av kommunens planeringsprocess sammanfattas i mål och resursfördelningen. Uppföljning görs i form av olika uppföljningsrapporter. 10

Figur 4. Beskrivning av de rapporter som tas fram per organisatorisk nivå i planering och uppföljningsprocessen. Analys av förutsättningar Som ett underlag för planering ska en analys av verksamhetens planeringsförutsättningar göras på varje organisatorisk nivå. På kommunövergripande nivå tar kommunstyrelsen fram en omvärldsanalys som ger den politiska ledningen en bild av vad som påverkar kommunen framåt. Analysen har som syfte att identifiera de trender som kan vara av stor vikt för Lindesbergs kommun som geografisk plats och som organisation. Den kommunövergripande analysen bygger delvis på de omvärldsanalyser som gjorts på lägre organisatoriska nivåer. Tillsammans med nulägesanalysen bildar det planeringsförutsättningar. Analysen ska omfatta: Beskrivning av verksamheten utifrån grunduppdraget. Omvärldsanalys av trender och faktorer som påverkar verksamheten. Nulägesanalys av kvalitet, effektivitet och måluppfyllelse. Riskanalys utifrån god internkontroll. Hur förutsättningarna ser ut utifrån befolkning, demografi och ekonomi. Planera Utifrån planeringsförutsättningarna ska planering genomföras på varje organisatorisk nivå. Planeringen ska omfatta: Utifrån kvalitetsstyrning: Planering av faktorer och indikatorer som säkerställer kvalitet i grunduppdraget. Utifrån målstyrning: Planering och prioritering av mål och uppdrag 11

Utifrån ekonomistyrning: Ekonomisk planering och prioritering (resursfördelning) Resultatet av kommunens övergripande planeringsprocess sammanfattas i mål och resursfördelning som överlämnas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. För nämnderna sammanfattas planeringsprocessen i mål- och kvalitetsrapporten. Följa upp Uppföljning ska göras på varje organisatorisk nivå av verksamhetens kvalitet, effektivitet och måluppfyllelse. Uppföljningen ska omfatta: Mätning av indikatorer och uppföljning av kvalitetsfaktorer och mål. Sjukfrånvaro/arbetsmiljö. Ekonomisk prognos. Analys av samtliga data och resultat. Rapportering till uppdragsgivaren (ansvarig chef/nämnd/kommunfullmäktige) med resultatdialog. Uppföljningen kan även vara i form av andra kvalitetsrapporter i syfte att säkerställa grunduppdraget i enlighet med förvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Uppföljningen används på respektive organisatoriska nivå för att kvalitetssäkra arbetet. Uppföljningsrapport på förvaltningsövergripande nivå med tillhörande analys presenteras för nämnden. Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen ska enligt Kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas, kommunalförbunds och kommunala bolags verksamhet. Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommundirektören har uppgiften att operativt leda och samordna arbetet på kommunstyrelsens uppdrag. Kommundirektörens ledningsgrupp är ett viktigt forum för det arbetet för att säkerställa helhetssyn och delaktighet från kommunens verksamheter. Leda och samordna arbetet görs genom att definiera och analysera nuläge och förutsättningar för samverkan utifrån kommunfullmäktiges mål och uppdrag, att arbeta fram en plan för det och säkerställa att den genomförs. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utförs inom ramen för styrmodellen och är ingen sidoordnad eller separat uppgift. Uppsikten utövas genom analys av förutsättningar och omvärld, samt uppföljning av mål, finansiella mål, resursfördelning, indikatorer och intern kontroll. För att kommunstyrelsen ska kunna uppfylla sin uppsiktsplikt och följa verksamheternas arbete och den ekonomiska utvecklingen under året finns en tidplan för kommungemensamma uppföljningar. Kommunstyrelsen antar varje år ett årshjul för kommande års planeringsoch uppföljningsprocess. Internkontroll Internkontrollen är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Det är också ett sätt för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. Organisationen för 12

internkontrollen framgår av Reglemente för intern kontroll. Syftet med reglementet är ytterst att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunens samlade verksamheter samt att se till att denna utvecklas utifrån kontrollbehov. Kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas och de kommunala bolagens återrapportering, utvärdera kommunens samlade interna kontroll och bedöma om det behöver beslutas om åtgärder. Nämnder och bolagsstyrelser ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Planen ska tillsammans med en risk- och väsentlighetsanalys överlämnas till kommunstyrelsen tillsammans med nämndernas verksamhetsplanering för det kommande året. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnd eller styrelse i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Rapporteringen ska även innehålla vidtagna och föreslagna åtgärder med anledning av konstaterade brister. Organisation för arbetet med planering och uppföljning Ansvaret för allt arbete med planering och uppföljning enligt styrmodellen ligger hos varje organisatorisk nivå, det vill säga kommunfullmäktige, nämnderna och respektive chef på verksamhets- och enhetsnivå. Det övergripande ansvaret för att äga, driva och utveckla styrmodellen ligger hos kommundirektören. Den kommunövergripande kvalitetsgruppen arbetar med att förvalta, utveckla och driva styrmodellen. Ansvar och roller Den politiska styrningen sker genom beslutsfattande i fullmäktige, styrelser och nämnder. Grundläggande ansvarsfördelning mellan olika organ framgår av Kommunallagen och Aktiebolagslagen. Uppdrag och ansvarsfördelning för de politiska organen i Lindesbergs kommun framgår av kommunens reglementen och grunduppdrag. Bolagen styrs av ägardirektiv och bolagsordningar. Politiker och tjänstepersoner har olika roller i styrningen. Det är viktigt att alla är medvetna om sin roll för att styrningen ska bli ändamålsenlig och effektiv. Politikerna ansvarar för att sätta mål för verksamheterna och fördela resurser (VAD-frågor). Tjänstepersonernas uppgift är att säkerställa grunduppdraget och att omsätta målen i aktiviteter och ansvara för genomförandet (HUR-frågor), det vill säga att omsätta resurser till resultat. Tjänstepersonernas uppdrag är också att ansvara för beredning och verkställighet av politiska beslut. Hur detta ska ske regleras bland annat i delegationsordningar och kommunens styrdokument. 13

Kommunikation och dialog som styrmedel För att åstadkomma bra välfärdstjänster räcker det inte att bara fokusera på den formella styrningen. Kultur, förhållningssätt, ledarskap och delaktighet behöver få en framskjutande roll samtidigt som styrningen via ekonomi och mål- och resultatstyrning bör bli mindre detaljerad och därmed mer möjliggörande. Det är genom att diskutera och reflektera över verksamhetens kvalitet, brister och utvecklingsbehov tillsammans med chefer, medarbetare, stödfunktioner, politiker och medborgare i olika konstellationer som en bättre förståelse för verksamheten skapas. Projekt, uppdrag och processer Som en del i styrmodellen ingår att styra och genomföra olika uppdrag och uppgifter på bästa sätt utifrån frågans art och komplexitet. Utöver att lägga en uppgift i linjeorganisationen kan förändringar genomföras i projekt, uppdrag eller process. Ett projekt eller uppdrag är en förändringssatsning som behöver drivas i en struktur. Gränsdragningen mellan projekt och uppdrag kan förklaras genom skillnad i dokumentationskrav, samordningsbehov, tidsåtgång, komplexitet och resursåtgång. Processkartläggning är en metod för att systematiskt identifiera ett nuläge. Den kan göras för att få en bild av hur processen ser ut idag eller för att förändra och utveckla processen. Styrdokument Förutom att kommunen styrs av lagar och förordningar styrs den kommunala verksamheten av dokument som kommunen själv tar fram. Kommunfullmäktige har fastställt Riktlinjer för styrdokument som bland annat visar vilken struktur som finns för de styrdokument som kommunen själv beslutar om. Framtagandet av egna styrdokument som anger hur kommunen ska agera för att uppnå ett visst resultat och som innehåller mål och/eller indikatorer, bör vara restriktivt för att motverka detaljstyrning och skapandet av en parallell styrning. 14

Slutrapport Projekt förenklad styrmodell LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 1

Innehåll Projekt förenklad styrmodell... 1 1. 2. 3. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte enligt projektdirektivet... 4 1.3. Projektmål enligt projektdirektivet... 4 1.4. Effektmål enligt projektdirektivet... 4 1.5. Uppföljning enligt projektdirektivet... 4 1.6. Avgränsningar enligt projektdirektivet... 4 1.7. Tid- och aktivitetsplan enligt projektdirektivet... 5 1.8. Projektorganisation... 5 Tillvägagångssätt och genomförande... 5 2.1. Nätverk Förenklat och effektivare styrsystem... 5 2.2. Framgångsfaktorer och svårigheter... 11 Så går vi vidare med arbetet... 11 3.1. Handlingsplan för år 2019... 11 4. Litteraturförteckning... 13 5. Bilagor... 13 LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2

1. Inledning Nuvarande styrmodell för Lindesbergs kommun beskrivs i dokumentet Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen som antogs i kommunfullmäktige i november 2014 och en uppdatering antogs i september 2017. Vid en utvärdering av styrmodellen som genomfördes 2017 gav kommundirektörens ledningsgrupp den kommunövergripande kvalitetsgruppen i uppdrag att undersöka om det skulle vara aktuellt att se över styrmodellen, dels för att förenkla den och dels för att få in mer värdebaserade aspekter som komplement till den mer formella styrningen. Ett förslag till projektdirektiv för Projekt förenklad styrmodell togs fram som kommunstyrelsen beslutade om att anta i september 2017 (se bilaga 1). 1.1. Bakgrund En styrmodell beskriver hur verksamheten leds och styrs. Den ska visa på vilket sätt kommunen arbetar med att förverkliga den politiska visionen, målen, samt i enlighet med lagstiftning skapa mervärde för medborgarna. I projektdirektivet redogjordes för följande skäl till att se över styrmodellen: Styrningen av de tvärgående processerna kopplade till mänskliga rättigheter, diskrimineringslagstiftningen och social hållbarhet är samlade i olika separata styrdokument. Dessa processer finns i parallella spår som inte på ett tydligt sätt är kopplade till den ordinarie styrningen, vilket gör att helhetsgreppet försvinner och styrkraften blir sämre. Det gör också att den mer resultatfokuserade målstyrningen kompletteras med en detaljstyrning från de olika styrdokumenten och som dessutom leder till många och inte alltid sammanhängande mål/aktiviteter för nämnderna och förvaltningarna. I Lindesbergs kommun saknas en viktig del som komplement till den mer formella styrningen en gemensam kultur eller värdegrund, där samtliga medarbetare förmedlar en gemensam bild över vilka värden som kommunen arbetar utifrån. En studie som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har genomfört visar på tre huvudsakliga skäl till varför kommuner valt att arbeta med sin gemensamma värdegrund: Bättre styrbarhet, Ökad effektivitet, samt Stärkt identitet och legitimitet. Utvecklingen i kommunsverige under de senaste åren, där SKL håller ihop och i viss mån driver utvecklingen, går mot att förenkla och skala av styrsystem och styrmodeller för att få större genomslagskraft i organisationerna och samtidigt en effektivare styrning. Många kommuner arbetar också med att utveckla kulturen i organisationen, genom någon slags medarbetar- och ledarplattform, som vilar på en gemensam värdegrund. Regeringen tillsatte i juni 2016 en statlig utredning Tillitsdelegationen som ska bedriva försöksverksamheter och så småningom föreslå nya styrmodeller för offentlig sektor. Målet är att styrningen av den offentliga förvaltningen i högre utsträckning ska baseras på tillit och i mindre utsträckning på detaljstyrning. Medarbetarnas kunskap och erfarenhet ska bättre tas tillvara så att välfärdstjänsterna genererar större nytta och kvalitet för medborgarna. LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 3

1.2. Syfte enligt projektdirektivet Syftet med en förenklad styrmodell är att knyta ihop lagstyrning, målstyrning och innehållet i olika styrdokument som, tillsammans med en gemensam värdegrund, i slutändan ska leda till en tydligare och mer sammanhållen styrning av kommunen. Syftet är också att få mer genomslagskraft i organisationen för de tvärgående processerna som är kopplade till social hållbarhet och mänskliga rättigheter såsom jämställhet och folkhälsa, samt för olika grupper såsom barn och unga, äldre, personer med funktionsnedsättning och personer med annat ursprung. 1.3. Projektmål enligt projektdirektivet Projektet ska leda till en reviderad styrmodell som antas av kommunfullmäktige senast i februari 2019. 1.4. Effektmål enligt projektdirektivet Följande effektmål eftersträvas: Mål 1: En enklare och tydligare styrmodell som följs av de som har verksamhetsansvar. Indikator: Kunskap om nya styrmodellen mäts genom enkät som ställs till kommunens chefer. Indikator: Om styrmodellen följs mäts genom resultatet i HME-enkätens alla tre delar motivation, ledarskap och styrning. Värdet för alla tre delar ska vara högre än år 2017. Mål 2: Införande av en kommunövergripande värdegrund. Indikator: En kommunövergripande värdegrund är framtagen och implementerad. Indikator: Kunskap om den kommunövergripande värdegrunden mäts genom samma enkät som kunskap om styrmodellen. Mål 3: På sikt ska styrmodellen visa en effekt på de verksamhetsresultat som ger en förbättring för medborgarna. Indikator: Verksamhetsresultaten följs upp kontinuerligt under året i nämnder samt i delår- och helårsredovisningar i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Det kommer dock vara svårt att analysera orsaken till en eventuell förbättring av verksamhetsresultaten, eftersom det kan bero på många olika saker. 1.5. Uppföljning enligt projektdirektivet Uppföljning av effektmålen ska ske efter att styrmodellen använts i tre år. Resultatet ska sammanställas av kommunledningskontoret och presenteras för kommunstyrelsen. 1.6. Avgränsningar enligt projektdirektivet Ansvar för planering, uppföljning och resultatanalys kommer inte att flyttas från verksamheterna. Projektet ska fokusera på själva ramen för styrmodellen och inte primärt på innehållet i den. LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 4

1.7. Tid- och aktivitetsplan enligt projektdirektivet Planeringsfas: 1 september 2017-31 december 2017. Genomförandefas: 1 januari 2018-31 december 2018. Avslutningsfas: Beslut om ny styrmodell i kommunfullmäktige i februari 2019 Utvärdering: Efter att ha använts i tre år, det vill säga 2022. I projektdirektivet framgår att delar av förvaltningschefsgruppen och den kommunövergripande kvalitetsgruppen kommer att tillsammans med ytterligare 9 kommuner delta i SKL:s nätverk Förenklat och effektivare styrsystem som påbörjas i september 2017 och förväntas pågå till slutet av 2018. I planeringsfasen ska en analys kring kommunens utmaningar i styrnings- och ledningsarbetet identifieras för att ligga till grund för förändringsarbetet. 1.8. Projektorganisation Projektledare: Kommunstrateg Malin Sjöberg. Styrgrupp: Kommundirektörens ledningsgrupp I SKL:s nätverk kommer följande ur förvaltningschefsgruppen och kvalitetsgruppen ingå: Kommundirektör Christer Lenke (har blivit ersatt av kommundirektör Henrik Arenvang under hösten 2018) Förvaltningschef Ola Westin (avslutade sin anställning i juli 2018) Förvaltningschef Madde Gustavsson Utvecklingsstrateg Björn Österby Utvecklingsstrateg Malin Spiik Utvecklingsstrateg Anna Spalin (har blivit ersatt av utvecklingsstrateg Helena Randefeldt under hösten 2018) Controller Anette Persson Referensgrupp: Kommunstyrelsens ordförande Irja Gustavsson (S) Kommunstyrelsens vice ordförande Jonas Kleber (C) Kommunalråd Susanne Karlsson (C) Kommunalråd Linda Svahn (S) Kommunfullmäktiges ordförande Bengt Storbacka (S) Oppositionsråd Pär-Ove Lindqvist (M) 2. Tillvägagångssätt och genomförande 2.1. Nätverk Förenklat och effektivare styrsystem Bakgrundsbeskrivningen till Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) nätverk Förenklat och effektivare styrsystem är: Vi befinner oss i en tid då nya förhållningssätt och arbetssätt ska implementeras, till exempel en profession som tillåts ta ett större ansvar och ges större friheter, medborgare och brukare involveras i utveckling och förbättring av service och tjänster. Hur påverkar detta vårt sätt att styra och våra styrmodeller? Vad behöver förändras? Hur säkerställer vi att vi uppnår allra bästa tänkbara lösning? Behöver vi se över hur vi organiserar oss? Hur vi styr? Eller hur vi leder? LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 5

Från början deltog 10 kommuner i nätverket, men efter att några kommuner hoppat av består nätverket idag av Borås, Eksjö, Hammarö, Karlshamn, Lindesberg och Sundsvall. Slutseminarium för nätverket kommer att äga rum i Stockholm den 17 januari 2019. Ambitionen med nätverket har varit att genom analys skapa förståelse för bakomliggande orsaker och utmaningar med nuvarande styrsystem, samt att genomföra ett förbättringsarbete som stödjer kommunen kring nytt fokus, förenkling av styrningen eller nya arbetssätt. Samtliga kommuner har arbetat med olika delar i sin styrning, men under arbetets gång har gemensamma utmaningar och lösningar identifierats. Arbetet har utgått från en gemensam metod, där tanken är att gå ifrån den traditionella utredningsmetoden att arbeta fram en modell som fungerar i teorin som sedan ska implementeras. Istället börjar man med att lägga mycket fokus på att formulera problemet och målet och få en förståelse för problemet innan man tar fram tänkbara lösningar och idéer som sedan testas i mindre skala. Först därefter tas förslag fram. Metoden kan beskrivas med följande modell: Här följer en beskrivning av hur vi har arbetat med de olika stegen i projektet: Steg 1: Problem och mål Det första steget blev projektets planeringsfas. Vi stannade länge i detta steg för att hitta vad som egentligen är problemet och inte bara symptom på problemet. Annars är det lätt att snabbt börja leta efter lösningar. Här började vi med att arbeta med följande frågor: Vilket är problemet som ska lösas? För vilka är det ett problem? Vad vet vi, vad tror vi oss veta, vad behöver vi ta reda på? Målbild? Efter att ha ställt ett antal frågor i de högsta ledningsgrupperna i varje förvaltning sammanfattade vi problemen med nuvarande styrmodell med följande delar: För många styrsignaler som inte alltid känns relevanta för verksamheten med följdeffekt att styrningen blir godtycklig och det blir för mycket och för svårt att analysera. Bidrar till stuprörstänk, styrmodellen främjar inte förvaltningsövergripande arbete svårt med mål som fler förvaltningar måste samverka kring. LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 6

Gemensam värdegrund/förhållningssätt saknas (och därmed även gemensam syn på ledarskap och medarbetarskap). Det fanns dock många punkter kvar under vad tror vi oss veta och vad behöver vi ta reda på. För att komma vidare med problemformuleringen beslutade vi att göra en intern analys genom att intervjua en kedja inom varje förvaltning, det vill säga från nämndordförande genom chefsleden till medarbetare. Tanken var att samtliga intervjuer skulle ske i grupp på respektive nivå, det vill säga nämndordförande i en grupp, förvaltningschefer i en grupp osv. Dock blev det svårt att få ihop alla grupper vid ett tillfälle, så vissa intervjuer blev i mindre grupper och vissa blev enskilda. (Intervjufrågorna finns i bilaga 2). Resultatet av intervjuerna visade på följande problem: Helårs- och delårsuppföljning används inte i någon större utsträckning av politiker eller chefer i verksamhetsutveckling, utan ses endast som en redovisning. Kommunala mål är ofta otydliga, vilket gör att de tolkas (ibland felaktigt) av verksamheten. Kommunala mål har inte alltid relevans för verksamheterna, vilket gör att de struntas i eftersom kärnverksamheten anses viktigare. Det är för kortsiktigt i planeringen, vilket inte ger politiker eller verksamheterna förutsättningar för långsiktighet eller helhet. För mycket kring hur man arbetar med planering och uppföljning är personberoende och ledarskapsberoende. Politiker ger beslut och uppdrag under året som inte alltid är fokuserade på den effekt som eftersträvas, utan mer fokuserade på lösningar eller detaljer. Summan av besluten och uppdragen främjar inte långsiktighet och helhetstänk och är tidskrävande. Det är ofta svårt att samverka på tvären, det finns många inbyggda hinder i styrningen, men oftast begränsar ekonomi och kommunikation. Det finns ingen relevans för kommunala mål i verksamheter som är tydligt statligt styrda. Ekonomistyrningen är stark, vilket gör att fokus blir att klara budget istället för kvalitet i verksamheterna. Det finns tillit i tjänsteorganisationen, men det kan ibland brista i tillit mellan politik och tjänsteorganisationen och i synnerhet avståndet mellan politik och medarbetare är långt. Problemen sammanfattades med att helhetssyn, gemensam framtidsbild och gemensamt förhållningssätt saknas (allas verksamhet är viktigast), samt att relevans saknas. Projektet med ny styrmodell ska därför leda till rätt styrning på rätt ställe, ökad förståelse och kommunikation, samt gemensamma förhållningssätt och mål. Målet med förändringen är: Förenkla planeringsoch uppföljningsprocessen så att tid och kraft läggs på rätt saker. Rätt saker är det som får positiv effekt på verksamhetsutvecklingen som leder till en förbättring för medborgarna. LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 7

Steg 2: Utforska Detta steg handlar om att utforska och samla in kunskap. Intervjuerna var en del i utforskandet. Vi har också tagit del av goda exempel om hur andra kommuner arbetar med ledning och styrning. De kommuner vi främst inspirerats av i olika delar är Gislaved, Lysekil, Varberg, Eskilstuna, Ängelholm, Ulricehamn, Örebro, Helsingborg, Göteborg, Falkenberg samt övriga deltagare i SKL:s nätverk. Vi har tagit del av forskning och studier om ledning, styrning och kvalitet (se litteraturförteckningen). Vi har särskilt följt Tillitsdelegationens arbete och huvudbetänkande. Vi har också tagit del av hur arbetet kring styrning utvecklats i danska kommuner genom föreläsning och material från Morten Hyllegaard från Beta udviklingsbureauet. Genom SKL:s nätverk har externa föreläsare bjudits in som pratat om tjänstedesign, förändringsledning, Tillitsdelegationens arbete, samt kommunexempel från Varbergs kommun. Steg 3: Förståelse Detta steg handlar om att skapa insikter och förståelse för vad som ligger bakom utmaningarna och problemen. Nuvarande styrmodell för mål- och resultatstyrning innebär att kommunfullmäktige har antagit en vision och totalt 10 inriktningsmål som är fördelade till nämnderna och den kommunala bolagskoncernen. Målen bryts därefter ner till nämndmål/bolagsmål av nämnderna/bolagen. Verksamheterna inom nämndens förvaltning bryter sedan vid behov ner nämndernas mål till verksamhetsmål. Till verksamhetsmålen kopplas aktiviteter. Indikatorer kopplade till målen finns på olika nivåer. Tanken med en sådan styrmodell är att varje del ska bli en del av en större helhet, men det vi ser utifrån problembeskrivningen är att det snarare leder till att både planering och uppföljning sker i stuprör. Det främjar inte en helhetssyn, utan gör att nämnderna eller i värsta fall verksamheter arbetar för sig, vilket kan leda till suboptimeringar. Det blir också mycket skrivuppföljning i de egna stuprören som inte främjar verksamhetsutveckling. Under åren har vi utvecklat vår mål- och resultatstyrning, men behållit samma ekonomistyrning. Det leder till att vi varje år till slut tappar fokus på mål och resultat och hamnar i att klara budget för nästkommande år. Vi har också haft svårt att få ihop den statliga styrningen och den kommunala styrningen. Förståelsen kan sammanfattas med att nuvarande styrmodell: Styr inte dit vi vill Främjar inte dialog och samverkan Främjar inte långsiktighet och helhetssyn i planeringen Steg 4: Lösningar och idéer Detta steg handlar om att utifrån de tre första stegen komma fram till tänkbara lösningar och idéer. Utifrån problembilden är det vi ska göra för att uppnå målbilden: Förändring av styrmodell vem styr var? Mer dialog- och analysbaserad styrning. LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 8

Långsiktighet och helhetssyn i planeringen I det vidare arbetet kom vi fram till att vi ska göra det genom att: Bygga på styrkorna som finns i nuvarande planeringsoch uppföljningsarbete. Titta på det vi gör bra både på kommunövergripande nivå och i förvaltningarna och utveckla det. Skilja på utvecklingsuppdrag och grunduppdrag. Hur kvalitetssäkrar vi grunduppdraget som utgår från nämndernas reglementen och vad behöver vi utveckla så att det finns förutsättningar för att klara av grunduppdraget. Det är viktigt att inte ha parallella system. Vem styr var? Gå ifrån målnedbrytning och aggregering och istället styra per nivå. Ta bort dubbla styrningar i form av statliga och kommunala mål, samt mål i separata styrdokument. Uppföljning ska ske av det som är vettigt och ger önskad effekt. Att inte tro att man styr på nyckeltal som inte ger önskad effekt, ta nyckeltal i brist på annat, utan utgå från statistik men ge det värde genom dialog och kommunikation. Bygga in dialog och kommunikation. Skala bort all onödig skrivrapportering som inte ger något mervärde och istället lägga tid på återkommande resultatdialoger på samtliga nivåer. Bygga in horisontella principer. Komma bort från att ha separata styrdokument kopplade till horisontella principer som blir ett parallellt spår. De horisontella principerna är de som är kopplade till hållbarhet och diskrimineringslagen, som till exempel likabehandling, jämställdhet, jämlikhet, tillgänglighet, folkhälsa, barnkonventionen och inkludering. Få in all styrning i styrmodellen. Steg 5: Testa Detta steg handlar om att testa olika lösningar, idéer och metoder i liten skala för att kunna göra förbättringar innan det implementeras i större skala. Under år 2018 har vi bland annat testat: Analysdag: vi utvecklade upplägget av analysdagen från att vara en dag för att presentera årsredovisningen och nämndernas verksamhetsberättelser till att fokusera på långsiktighet. Politikerna fick i tvärgrupper arbeta fram vad de tyckte var viktigt ur ett långsiktigt perspektiv som sedan förvaltnings- och stabscheferna fick resonera kring. Temat var Att äga framtiden och utgångspunkten var vilken välfärd vi vill ge med de förutsättningar som finns framöver då färre ska försörja fler. Det var början på en perspektivförändring i mål- och budgetprocessen för att komma bort från kortsiktighet och för stort fokus på ekonomi. Planen är att seminariedagarna kopplat till mål- och budgetprocessen ska utvecklas ytterligare under år 2019. Analysverkstäder: Vi har testat en variant av Ulricehamns arbete med analysverkstäder. Det innebär att stödfunktionerna ekonomi, personal och verksamhet tar fram aktuella resultat för en verksamhet och har med som underlag i en ledningsgrupp. Vi testade i ledningsgruppen för funktionsstöd och vård och omsorg. Tanken är att ledningsgruppen ska få en samlad bild av hur verksamheten i stort ligger till när det gäller ekonomi, olika personalnyckeltal och verksamhetsresultat och utifrån ledningsgruppens kunskap om verksamheten analysera varför det ser ut som det gör och på vilket sätt man kan arbeta framöver för LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 9

att säkra grunduppdraget. Här finns stödfunktionerna med som kunskapsstöd för sina respektive områden. Utifrån testen har vi arbetat fram en metod som kan användas vid uppföljningar under år 2019. Samverkansarena: Vi ska testa en variant av Ängelholms arbete med agila arenor. Det är ett sätt att undvika stuprör inom och utanför den egna organisationen genom att skapa arenor för att mötas. För att underlätta samverkan över verksamhetsgränser kan en samverkansarena bildas för att bidra till att lösa ett problem eller utmaning som finns i organisationen. En samverkansarena är tillfällig och kan bestå av medarbetare från olika verksamheter inom kommunen, men också från exempelvis näringslivet, polisen, eller andra myndigheter och föreningar. Syftet är att vi ska kunna leverera bättre service till medborgarna. Alla medarbetare i Lindesbergs kommun ska signalera om det finns problem som behöver lösas. Tanken är att främja samverkan och helhetssyn, att flytta fokus från optimering av varje enskild del till relationerna mellan delarna och kommunens gemensamma resultat. Ledarskap målbild för politik och tjänstepersoner: Ledare och medarbetare är de som ska se till att vi uppfyller våra olika grunduppdrag och levererar bra välfärd till medborgarna. Det är också ledarna som är bärare av hela styrmodellen. För att ge förutsättningar för det behöver vi klargöra vad vi förväntar oss av våra ledare och medarbetare och även vad de kan förvänta sig för stöd. Vi har genomfört en workshop med förvaltningscheferna och en med den politiska referensgruppen med frågan Vad utmärker en bra ledare? Resultatet kan sammanfattas med att en målbild för ledarskapet bör innehålla följande delar: Att organisationen drar åt samma håll, att vi förstår vårt uppdrag (service till medborgare), att ledare är del i ett sammanhang del i en helhet, samt att det är jämställt. Detta behöver arbetas vidare med för att utveckla ledarskapet och därefter medarbetarskapet. Grunduppdrag: Den viktigaste byggstenen i den nya styrmodellen är verksamheternas grunduppdrag. Verksamheterna ska definiera sitt grunduppdrag utifrån vad verksamheten styrs av från kommunalt och statligt håll. Det ska beskriva varför verksamheten finns till, vad den ska göra och för vem. Beskrivning av grunduppdraget ska föregås av en nulägesanalys och omvärldsanalys. Grunduppdraget är utgångspunkt för arbetet med personalpolitiska mål, finansiella mål, resursfördelning och utveckling. Beskrivningen av grunduppdraget ska omfatta: Vem verksamheten finns till för Vilken uppgift/syfte verksamheten har Vad verksamheten styrs av och inriktningen av verksamheten Vilka risker som finns som gör att grunduppdraget och inriktningen inte uppnås Vi har testat att ta fram grunduppdraget för funktionsstöd. Det genomfördes som en workshop efter en framtagen metod. Vi har efter testet ändrat lite i metoden och tanken är att samtliga verksamheter ska ta fram sina grunduppdrag under 2019. Det är utifrån den beskrivningen och en analys av förutsättningar som kvalitetssäkringen av grunduppdraget ska göras. Steg 6: Förslag till förbättring Det är utifrån de fem första stegen som förslag till ny styrmodell tagits fram. Det övergripande syftet med styrmodellen är att visa en gemensam struktur och gemensamma LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 10

arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen ska främja att tid och kraft läggs på det som får positiv effekt på verksamhetsutvecklingen som leder till en förbättring för medborgarna. Styrmodellen omfattar hela kommunens organisation och ska främja att summan sammantaget blir större än de enskilda delarna. Det är genom en helhetssyn kring medborgaren där det finns en balans mellan formell styrning och kultur, förhållningssätt, ledarskap och delaktighet som detta kan uppnås. 2.2. Framgångsfaktorer och svårigheter Under arbetets gång har en rad framgångsfaktorer och svårigheter identifierats: Metoden: Att inte tänka fram en perfekt styrmodell och sedan implementera har varit en framgångsfaktor. Det har varit betydelsefullt att stanna i problemfasen länge för att komma fram till vad problemen verkligen är och inte hoppa på lösningar direkt. Processen: Det har också varit en framgångsfaktor att komma fram till problem och lösningar själva och inte haft utomstående konsulthjälp. Arbetet med projektet har varit en lärandeprocess, där kvalitetsgruppen varit arbetsgrupp som drivit arbetet framåt med kontinuerliga inspel och delaktighet från kommundirektörens förvaltningschefsgrupp och den politiska referensgruppen. Helhet: Det har varit svårt att ta en bit i taget när allt är komplext och hänger ihop. Det är svårt att inte ha den ekonomiska styrningen i fas. Helhetstänket med arbetsmiljö, kompetensförsörjning och kvalitet i verksamhet brister ibland för att man börjar i det ekonomiska. Svårigheten är att ta en sak i taget samtidigt som man inte får tappa helhetstänket. Tillsammans: I alla stora förändringar är kommunikation och förändringsledning oerhört viktigt, så att alla vet syftet och målet med förändringen och jobbar åt samma håll. Det är inte en person som kan driva en förändring, utan både den politiska ledningen och tjänsteorganisationsledningen måste tillsammans leda förändringen och tro på den för att det ska lyckas. 3. Så går vi vidare med arbetet Kommunfullmäktiges utvecklingsstrategi med sina 10 inriktningsmål gäller till och med år 2019. Nuvarande styrmodell utgår från dessa mål, där nämnderna bryter ner de inriktningsmål de blivit tilldelade i mer konkreta nämndmål. Detta gör att den nya styrmodellen inte kan användas fullt ut år 2019, eftersom den tänkta målstrukturen ser annorlunda ut och förutsätter att kommunfullmäktige och nämnderna antar nya mål. Nya styrmodellen förutsätter också att varje verksamhet arbetar med att ta fram verksamhetens grunduppdrag, vilket blir en av de viktigaste hörnstenarna i den nya styrmodellen. Därför föreslås att den nya styrmodellen antas att gälla fullt ut från 2020 med bifogad handlingsplan kring det som behöver genomföras under år 2019. Årshjulet för 2019 som kommunstyrelsen antog i november 2018 är delvis anpassat till den nya styrmodellen och gör att en del nya metoder kring planering och uppföljning kommer att testas under året. 3.1. Handlingsplan för år 2019 Styrmodellen införs successivt under år 2019 för att vara helt implementerad år 2020. Under 2019 föreslås följande handlingsplan: LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 11

Aktivitet Information kring nya styrmodellen Bland det viktigaste i ett förändringsarbete är information kring förändringen. Därför blir förankring och förståelse om styrmodellen hos de som ska bära den, det vill säga alla chefer och politiker, en mycket viktig del under år 2019. Ett gemensamt informationsunderlag tas fram som presenteras för samtliga chefer och politiker under året. Tidplan Ta fram informationsunderlag i januari 2019. Information i alla chefsgrupper och politiska nämnder under året. Ansvarig Kommunstrategen tar fram informationsunderlaget. Ansvarig för att information ges i alla chefsgrupper är Kommundirektör (KD)/Förvaltningschefsgrupp (FC). Grunduppdrag Varje verksamhet ska ta fram sitt grunduppdrag. Vilka grunduppdrag som identifieras behöver först fastställas av styrgruppen. Påbörjat december 2018, klart november 2019. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Nämndmål och fullmäktigemål Lindesbergs kommuns utvecklingsstrategi sträcker sig till och med 2019. Arbetet med att ta fram nya fullmäktigemål, samt nya nämndmål, behöver ske under år 2019 för att gälla från 2020. Klart för antagande i fullmäktige och nämnder senast december 2019. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Bygga om i planeringsoch uppföljningssystemet Planerings- och uppföljningssystemet Stratsys behöver byggas om för att anpassas till den nya styrmodellen. Påbörjas i januari 2019, klart oktober. Controller tillsammans med kvalitetsgrupp Resultatsamtal och analysverkstäder Genomföra resultatsamtal/analysverkstäder som uppföljningsmetod i samband med lägesrapporten i april och delårsredovisningen i augusti. I april och augusti. KD/FC tillsammans med kvalitetsgrupp. Gemensamt förhållningssätt Ett gemensamt förhållningssätt ses som en viktig kugge i den nya styrmodellen. Det är ett stort arbete som bör hanteras som ett eget projekt och kan eventuellt startas i slutet av 2019 eller början av 2020. Ta ställning till om det ska påbörjas i årsskiftet 2019/2020. KD/FC LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 12

4. Litteraturförteckning Brodin, Catrin. 2017. Att leda förändringar, så funkar det. En inspirationsbok om att leda förändringar. Way Group. Syssner, Josefina, Häggroth, Sören och Ramberg, Ulf red. 2017. Att äga framtiden perspektiv på kommunal utveckling. Linköping University Press. Rapporter: Ekonomistyrningsverket. 2014. Att få rätt saker att hända verksamhetsstyrning i statliga myndigheter. SOU 2018:47. Med tillit växer handlingsutrymmet tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn. Sveriges Kommuner och Landsting. 2016. Bra arbetsgivare skapar bra verksamhet medarbetarengagemang för bättre välfärd. Sveriges Kommuner och Landsting. 2017. Debatt pågår! Styrning och professionellt inflytande i offentliga organisationer. Sveriges Kommuner och Landsting. 2017. Mänskliga rättigheter i styrning och ledning en inspirationsskrift. Sveriges Kommuner och Landsting. 2017. Mänskliga rättigheter på lokal och regional nivå en plattform för policy- och verksamhetsutveckling Sveriges Kommuner och Landsting. 2008. Öka styrbarheten med en gemensam värdegrund! Resultat från en studie i några kommuner och landsting. Artiklar: Åkesson, Johan och Siverbo, Sven, Handelshögskolan i Göteborg. Forskare varnar för överdos av styrning. IDG.se 2009-06-18. https://cio.idg.se/2.1782/1.236392/forskare-varnar-foroverdos-av-styrning 5. Bilagor Bilaga 1: Projektdirektiv förenklad styrmodell, 2017-09-08. Antaget av KS 145, 2017-09-19 Bilaga 2: Intervjufrågor problembild styrmodell LINDESBERGS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 13

Bilaga 1 Förenklad styrmodell Christer Lenke Projektdirektiv Datum 2017-09-08 Version 1(12) Dnr 2017/335 Projektnamn Förenklad styrmodell. Projektägare Kommunchef Christer Lenke. Ansvarar också för planeringsfasen. 1. Bakgrund, syfte, strategier och mål 1.1. Idé och bakgrund En styrmodell beskriver hur verksamheten leds och styrs. Den ska visa på vilket sätt kommunen arbetar med att förverkliga den politiska visionen, målen, samt i enlighet med lagstiftning skapa mervärde för medborgarna. Styrmodellen ska bidra till att skapa en helhetsbild och en röd tråd från den övergripande visionen och målen till det dagliga arbetet i verksamheterna. Dokumentet Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen antogs i kommunfullmäktige i november 2014. Dokumentet beskriver Lindesbergs kommuns övergripande styrning och uppföljning. När det antogs beslutades även att dokumentet skulle utvärderas efter två år, det vill säga år 2017. En utvärdering av effektmålen visar att tre av fem effektmål är helt uppfyllda och två är delvis uppfyllda (se bilaga). I dagsläget är styrningen av de tvärgående processerna kopplade till mänskliga rättigheter, diskrimineringslagstiftningen och social hållbarhet samlade i olika separata styrdokument. Dessa processer finns i parallella spår som inte på ett tydligt sätt är kopplade till den ordinarie styrningen, vilket gör att helhetsgreppet försvinner och styrkraften blir sämre. Det gör också att den mer resultatfokuserade målstyrningen kompletteras med en detaljstyrning från de olika styrdokumenten och som dessutom leder till många och inte alltid sammanhängande mål/aktiviteter för nämnderna och förvaltningarna. Kommunen har övergripande styrdokument som är kopplade till olika diskrimineringsgrunder, som till exempel Funktionsnedsättning inget hinder, Integrationsprogram, Ungdomspolitisk strategi, Verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde, samt Jämställdhetsplan. I Lindesbergs kommun saknas en viktig del som komplement till den mer formella styrningen en gemensam kultur eller värdegrund, där samtliga medarbetare förmedlar en gemensam bild över vilka värden som kommunen arbetar utifrån. En studie som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har genomfört visar på tre huvudsakliga skäl till varför kommuner valt att arbeta med sin gemensamma värdegrund: Bättre styrbarhet, Ökad effektivitet, samt Stärkt identitet och legitimitet. Utvecklingen i kommunsverige under de senaste åren, där SKL håller ihop och i viss mån driver utvecklingen, går mot att förenkla och skala av styrsystem och styrmodeller för att få större genomslagskraft i organisationerna och samtidigt en effektivare styrning. Många kommuner arbetar också med att utveckla kulturen i organisationen, genom någon slags medarbetar- och ledarplattform, som vilar på en gemensam värdegrund. Regeringen tillsatte i juni 2016 en statlig utredning Tillitsdelegationen som ska bedriva försöksverksamheter och så småningom

Förenklad styrmodell Christer Lenke Projektdirektiv Datum 2017-09-08 Version 2(12) Dnr 2017/335 föreslå nya styrmodeller för offentlig sektor. Målet är att styrningen av den offentliga förvaltningen i högre utsträckning ska baseras på tillit och i mindre utsträckning på detaljstyrning. Medarbetarnas kunskap och erfarenhet ska bättre tas tillvara så att välfärdstjänsterna genererar större nytta och kvalitet för medborgarna. Tillsammans bidrar dessa delar till att nuvarande styrmodell bör förändras och förenklas. 1.2. Syfte Syftet med en förenklad styrmodell är att knyta ihop lagstyrning, målstyrning och innehållet i olika styrdokument som, tillsammans med en gemensam värdegrund, i slutändan ska leda till en tydligare och mer sammanhållen styrning av kommunen. Syftet är också att få mer genomslagskraft i organisationen för de tvärgående processerna som är kopplade till social hållbarhet och mänskliga rättigheter såsom jämställhet och folkhälsa, samt för olika grupper såsom barn och unga, äldre, personer med funktionsnedsättning och personer med annat ursprung. 1.3. Strategier Projektets resultat syftar till att säkerställa kommunens grunduppdrag enligt de lagar som finns och de politiska målen i kommunfullmäktige och nämnder, samtidigt som de tvärgående processerna kopplade till mänskliga rättigheter och diskrimineringsgrunderna integreras i styrningen. Det är i linje med Utvecklingsstrategi 2017-2019, där två olika tvärperspektiv beskrivs som genomsyrar flera av inriktningsmålen och indikatorerna hållbar utveckling (social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet) och folkhälsa. Att få de tvärgående processerna som en integrerad del i den kommunala styrningen är också i linje med FN:s globala mål för hållbar utveckling och Agenda 2030 som syftar till att utrota fattigdom och hunger, förverkliga de mänskliga rättigheterna för alla, uppnå jämställdhet och egenmakt för alla kvinnor och flickor samt säkerställa ett varaktigt skydd för planeten och dess naturresurser. De globala målen är integrerade och odelbara och balanserar de tre dimensionerna av hållbar utveckling: den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga. 1.4. Projektmål Projektet ska leda till en reviderad styrmodell som antas av kommunfullmäktige senast i februari 2019. 1.5. Förväntat resultat av planeringsfasen Delar av förvaltningschefsgruppen och den kommunövergripande kvalitetsgruppen kommer att tillsammans med ytterligare 10 kommuner delta i SKL:s nätverk Förenklat och effektivare styrsystem som påbörjas i september 2017 och förväntas pågå till slutet av 2018. I detta nätverk bedöms planeringsfasen pågå till slutet av 2017 för att därefter övergå i förändringsarbete. I planeringsfasen ska en analys kring kommunens utmaningar kring kommunens styrnings- och ledningsarbete identifieras för att ligga till grund för förändringsarbetet.

Förenklad styrmodell Christer Lenke Projektdirektiv Datum 2017-09-08 Version 3(12) Dnr 2017/335 1.6. Effektmål och nyttoanalys Följande effektmål eftersträvas: Mål 1: En enklare och tydligare styrmodell som följs av de som har verksamhetsansvar. Indikator: Kunskap om nya styrmodellen mäts genom enkät som ställs till kommunens chefer. Indikator: Om styrmodellen följs mäts genom resultatet i HME-enkätens alla tre delar motivation, ledarskap och styrning. Värdet för alla tre delar ska vara högre än år 2017. Mål 2: Införande av en kommunövergripande värdegrund. Indikator: En kommunövergripande värdegrund är framtagen och implementerad. Indikator: Kunskap om den kommunövergripande värdegrunden mäts genom samma enkät som kunskap om styrmodellen. Mål 3: På sikt ska styrmodellen visa en effekt på de verksamhetsresultat som ger en förbättring för medborgarna. Indikator: Verksamhetsresultaten följs upp kontinuerligt under året i nämnder samt i delår- och helårsredovisningar i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Det kommer dock vara svårt att analysera orsaken till en eventuell förbättring av verksamhetsresultaten, eftersom det kan bero på många olika saker. 1.7. Uppföljning Uppföljning av effektmålen ska ske efter att styrmodellen använts i tre år. Resultatet ska sammanställas av kommunledningskontoret och presenteras för kommunstyrelsen. 1.8. Avgränsningar Ansvar för planering, uppföljning och resultatanalys kommer inte att flyttas från verksamheterna. Projektet ska fokusera på själva ramen för styrmodellen och inte primärt på innehållet i den. 1.9. Målgrupper Politiker och chefer i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder, förvaltningar och kommunala bolag. 2. Leverans och utvärdering Projektet ska leverera ett förslag till reviderad styrmodell som ska antas av kommunfullmäktige. Under projektets gång ska avrapporteringar göras till styrgruppen och referensgruppen. Styrmodellen ska utvärderas efter att ha använts i tre år genom att effektmålen följs upp. Utvärderingen ska presenteras för kommunstyrelsen.

Förenklad styrmodell Christer Lenke Projektdirektiv Datum 2017-09-08 Version 4(12) Dnr 2017/335 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar En styrmodell är fullt påverkbar av kommunen. Det som läggs in i styrmodellen, det vill säga det som styr kommunen utifrån lagar och politiska mål, är inte alltid påverkbara eftersom de kan beslutas på riksnivå eller EU-nivå. 4. Projektorganisation 4.1. Projektledare Kommunstrateg Malin Sjöberg. 4.2. Styrgrupp Kommunchefens ledningsgrupp är styrgrupp i projektet. I SKL:s nätverk kommer följande ur förvaltningschefsgruppen och kvalitetsgruppen ingå: Kommunchef Christer Lenke Förvaltningschef Ola Westin Förvaltningschef Madde Gustavsson Utvecklingsstrateg Björn Österby Utvecklingsstrateg Malin Spiik Utvecklingsstrateg Anna Spalin Controller Anette Persson 4.3. Referensgrupp Kommunstyrelsens ordförande Irja Gustavsson (S) Kommunstyrelsens vice ordförande Jonas Kleber (C) Kommunalråd Susanne Karlsson (C) Kommunalråd Linda Svahn (S) Kommunfullmäktiges ordförande Bengt Storbacka (S) Oppositionsråd Pär-Ove Lindqvist (M) 5. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Projektet berör alla av kommunens verksamheter. Det berör både politisk nivå och förvaltningsnivå. Det kommer att påverka hur kommunens chefer och stödfunktionerna arbetar med planering och uppföljning under året. 6. Tid- och aktivitetsplan Planeringsfas: 1 september 2017-31 december 2017. Genomförandefas: 1 januari 2018-31 december 2018. Avslutningsfas: Beslut om ny styrmodell i kommunfullmäktige i februari 2019

Förenklad styrmodell Christer Lenke Projektdirektiv Datum 2017-09-08 Version 5(12) Dnr 2017/335 Utvärdering: Efter att ha använts i tre år, det vill säga 2022. 7. Budget 7.1. Projektkostnader Deltagandet i SKL:s nätverk kostar 25 000 kronor. Kostnader för resa till SKL för projektledaren vid 10 tillfällen och för hela arbetsgruppen vid tre tillfällen. Arbetstid för styrgruppen och projektledaren. 7.2. Projektfinansiering Deltagandet i SKL:s nätverk tas ur kommunchefens anslag för kommunutvecklande insatser. Hälften betalas i slutet av 2017 och hälften i början av 2018. Övriga kostnader ryms inom befintlig budget. 8. Riskanalys En risk är förvirring i organisationen att vi ändrar i en styrmodell som har funnits i tre år. En risk är att politiken inte känner sig trygg med de förändringar som görs, vilket även kan påverkas av att nya politiker tillkommer efter valet 2018. 9. Referenser Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen KF 194 2014-11-18. Utvärdering av nuvarande styrmodell och system för ledning och styrning 2017-09-07 (även som bilaga) Öka styrbarheten med en gemensam värdegrund Resultat från en studie i några kommuner och landsting, Sveriges Kommuner och Landsting 2008

Utvärdering nuvarande styrmodell och system för styrning och ledning Dokumentet Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen antogs i kommunfullmäktige i november 2014. Dokumentet beskriver Lindesbergs kommuns övergripande styrning, planering och uppföljning. När det antogs beslutades även att dokumentet skulle utvärderas efter två år, det vill säga år 2017. De effektmål som sattes upp i projektet var: 1. Höja kompetensen inom organisationen. 2. Reviderat reglemente för intern kontroll. 3. Införa internkontroll i Stratsys. 4. Samtliga chefer som gör verksamhetsplanering och uppföljning ska arbeta direkt i Stratsys. 5. Förslag till ny organisation för övergripande kvalitetsarbete med representanter från olika verksamheter. Den sammantagna bedömningen är att effektmålen antingen är helt eller delvis uppnådda, tre är helt uppnådda och två delvis uppnådda. Utvärdering av effektmålen: 1. Höja kompetensen inom organisationen Målet är delvis uppnått. Efter att styrmodellen antogs blev samtliga kommunala chefer kallade till en utbildning i styrmodellen och hur den speglas i Stratsys. Rektorer och förskolechefer inom barn- och utbildningsförvaltningen undantogs. Därefter har kommunstrategen och controllern haft utbildningar för nya chefer en eller två gånger per år. Strategerna som ingår i den kommunövergripande kvalitetsgruppen deltar och är ett stöd i förvaltningarnas arbete med planering och uppföljning enligt styrmodellen. För att ta reda på om kompetensen höjts inom organisationen har en enkät med frågor kopplade till nuvarande styrmodell genomförts i juni-augusti 2017 genom att strategerna har ställt frågor kopplade till styrkor och svagheter i nuvarande styrmodell i förvaltningarnas ledningsgrupper (se bilaga). Resultatet av enkäten visar att styrmodellen i stort är känd, men för flera behövdes det en definition av styrmodellen för att kunna beskriva den. Det framkom många svagheter och styrkor som kommer att användas i det kommande förbättringsarbetet. 2. Reviderat reglemente för intern kontroll Målet är uppnått. Nytt reglemente för intern kontroll antogs av kommunfullmäktige den 17 juni 2014. I reglementet tydliggörs ansvarsroller samt planering och uppföljning, vilket är en del i det kommunövergripande årshjulet. 3. Införa internkontroll i Stratsys Målet är uppnått. Internkontroll infördes i Stratsys 2015. I och med att planeringen och uppföljningen görs i Stratsys, gör alla nämnder en risk- och konsekvensanalys av verksamheternas risker utifrån perspektiven personal, ekonomi och verksamhet innan kontrollmoment upprättas. Det gör att alla nämnder får planering och uppföljning av internkontroll presenterat på samma sätt och samtliga nämnder redovisar planering och uppföljning till kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret.

4. Samtliga chefer som gör verksamhetsplanering och uppföljning ska arbeta direkt i Stratsys Målet är delvis uppnått. Barn- och utbildningsförvaltningens rektorer, förskolechefer och verksamhetschefer arbetar inte i Stratsys, men däremot förvaltningschefen. Chefer på alla nivåer inom socialförvaltningen, tillväxtförvaltningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen, samt kommunledningskontoret arbetar i Stratsys. I och med att planering och uppföljning görs i Stratsys, följer alla nämnder samma rubriker och mall och alla nämnder får planering och uppföljning presenterat på samma sätt. 5. Förslag till ny organisation för övergripande kvalitetsarbete med representanter från olika verksamheter. Målet är uppnått. En analysgrupp bildades år 2015 med kommunstrategen (sammankallande) och utvecklingsstrateger från barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen, tillväxtförvaltningen, samt controllern. Gruppen bytte namn till kvalitetsgruppen år 2017 och uppdraget förtydligades genom att en uppdragsbeskrivning antogs av förvaltningschefsgruppen. Dessutom knöts kompetenser från Samhällsbyggnadsförvaltningen och personalenheten till gruppen. Den kommunövergripande kvalitetsgruppen arbetar för att få en kommunövergripande samsyn med arbetet kring planering, verksamhetsutveckling, uppföljning, internkontroll samt kvalitetsarbete. Gruppen stödjer verksamheterna i arbetet med analys så att uppföljning utgör grund för planering som i sin tur leder till ständiga förbättringar.

Utvärderingsformulär Kommunchefens ledningsgrupp har givit kvalitetsgruppen i uppdrag att se över nuvarande styrmodell. Kommunen har också blivit antagen att delta i SKL:s nätverk Förenklat och effektivare styrsystem som kommunchefen, några förvaltningschefer, samt kvalitetsgruppen kommer att delta i. Syftet med översynen och deltagandet i nätverket är att förenkla och effektivisera styrningen i kommunen. Inför deltagandet i nätverket görs en utvärdering av nuvarande styrmodell genom att ställa ett antal frågor till kommunernas ledningsgrupper. 1. Kan du beskriva kommunens nuvarande styrmodell? (Om styrmodellen inte är känd, gå kort igenom den, se bilaga) 2. Är styrmodellen relevant för din verksamhet? Varför/varför inte? 3. Vad saknar du i nuvarande styrmodell? 4. Vad är svårt med nuvarande styrmodell? 5. Har de kommunövergripande styrdokumenten Jämställdhetsplanen, Ungdomspolitiskt program, Funktionsnedsättning inget hinder, verksamhetsplanen för Finskt förvaltningsområde, samt Integrationsprogram varit styrande för er verksamhet? Varför/varför inte? 6. Hur tycker du att implementeringen av styrmodellen har varit? Vad kunde ha gjorts bättre?

Bilaga: Beskrivning av nuvarande styrmodell och system för styrning och ledning Den nuvarande styrmodellen beskrivs i sin helhet i styrdokumentet Styrning- och ledningssystem för kommunkoncernen som antogs av kommunfullmäktige i slutet av 2014: Lindesbergs kommuns modell för mål- och resultatstyrning innebär att kommunfullmäktige har antagit en vision med totalt 10 inriktningsmål som är fördelade till nämnderna och den kommunala bolagskoncernen. Målen bryts därefter ner till nämndmål/bolagsmål av nämnderna/bolagen. Verksamheterna inom nämndens förvaltning bryter sedan vid behov ner nämndernas mål till verksamhetsmål. Till verksamhetsmålen kopplas aktiviteter. Indikatorer kopplade till målen finns på olika nivåer. Processen kan illustreras med följande modell: Styrmodellen ska se till att det finns en tydlig koppling mellan de politiskt fastställda målen och de aktiviteter som genomförs i verksamheterna. Det ska finnas en tydlig röd tråd från vision till enhetsnivå som visar på hur all verksamhet arbetar för att uppnå visionen. Nämnder och verksamheter/enheter ska varje år planera för hur de ska bidra till att uppfylla fullmäktiges inriktningsmål genom att årligen fastställa en verksamhetsplan. De kommunala bolagen fastställer en affärsplan. I styrnings- och ledningssystemet finns även följande delar med: Hur mål planeras och följs upp på de olika nivåerna och vilket ansvar som ligger på de olika nivåerna. Internkontroll. Analysmodell Ansvar och roller Övriga styrdokument

Bilaga 2 Intervjufrågor problembild styrmodell Politiker 1. Vilken styrning dominerar idag utifrån lagstyrning, ekonomistyrning, målstyrning och värdestyrning? 2. Hur upplever du att de statliga lagarna och reglerna är styrande för nämndens verksamhet? 3. På vilket sätt förhåller du dig till den statliga styrningen i nämndens styrning? 4. Hur hänger nämndens mål ihop med kommunfullmäktiges mål? 5. På vilket sätt anser du att kommunfullmäktige och nämnden ska styra verksamheten? 6. I vilken utsträckning använder du månads-, delår- och helårsuppföljningarna för att kunna planera framåt? 7. På vilket sätt skulle du vilja arbeta med uppföljning och styrning för att få en långsiktig hållbar framtid? 8. I vilken utsträckning får du idag det underlag du behöver för att kunna styra? Vilka underlag behöver du för att kunna styra? 9. Upplever du att det är naturligt att samverka med andra nämnder i kommunen, då du ser att det skulle underlätta för den enskilde/medborgaren? 10. Upplever du tillit till chefer och medarbetare? Upplever du att chefer och medarbetare har tillit till dig?

Chefer 1. Vilken styrning dominerar idag utifrån lagstyrning, ekonomistyrning, målstyrning och värdestyrning? 2. Hur upplever du att de statliga lagarna och reglerna styr din verksamhet? 3. På vilket sätt förhåller du dig till den statliga styrningen och nämndens styrning i styrningen av din verksamhet? 4. Hur hänger din verksamhets mål och aktiviteter ihop med nämndens och kommunfullmäktiges mål? 5. På vilket sätt anser du att nämnden ska styra verksamheten? 6. Upplever du att de styrsignaler du får är tydligt kopplade till verksamhetens syfte och den enskildes behov? 7. Upplever du att den rapportering du gör är relevant för verksamhetsutvecklingen? 8. I vilken utsträckning använder du månads-, delår- och helårsuppföljningarna för att kunna utveckla din verksamhet? 9. Hur upplever du stödet från funktionerna ekonomi, personal, kansli, IT? Hur kan stödet förbättras? 10. I vilken utsträckning får du idag det underlag du behöver för att kunna analysera och utveckla din verksamhet? Vilka underlag skulle du behöva? 11. Vem gör planering och uppföljning av verksamheten? Görs det tillsammans med medarbetarna? Hur ofta? 12. Upplever du att din verksamhet har utrymme att driva verksamheten utifrån medarbetarnas kompetenser? 13. Upplever du att det är naturligt att samverka med andra förvaltningar i kommunen, då du ser att det skulle underlätta för den enskilde/medborgaren? 14. Upplever du tillit till högre chefer och politiker? Upplever du att högre chefer och politiker har tillit till dig?

Medarbetarare 1. Känner du till hur din verksamhet styrs? 2. Känner du till de statliga lagarna och reglerna som styr din verksamhet? 3. Känner du till nämndmålen som styr din verksamhet? Är båda lika viktiga? 4. Hur hänger din verksamhets mål och aktiviteter ihop med nämndens och kommunfullmäktiges mål? 5. Hur hänger ditt dagliga arbete ihop med din verksamhets mål och aktiviteter? 6. Är du och dina kollegor med och gör planering och uppföljning av verksamheten? På vilket sätt? 7. På vilket sätt skulle du vilja vara med i planering och uppföljning av er verksamhet? 8. På vilket sätt tycker du att din kunskap och erfarenhet tas tillvara? 9. Upplever du att det är naturligt att samverka med andra förvaltningar i kommunen, då du ser att det skulle underlätta för den enskilde/medborgaren? 10. Upplever du tillit till högre chefer och politiker? Upplever du att högre chefer och politiker har tillit till dig?

ÄRENDE 2 2019-01-18 KS 2019/2 Val av 1 ledamot och 1 ersättare i Rådet för skola, utbildning och kompetensförsörjning Ledamöter Ersättare 1. Linda Svahn (S) Magnus Eriksson (C) Val av 1 ledamot och 1 ersättare i Rådet för infrastruktur och trafik Ledamöter Ersättare 1. Irja Gustavsson (S) Jonas Kleber (C) Val av 1 ledamot och 1 ersättare i Specifika samverkansrådet för kultur Ledamöter Ersättare 1. Jonas Kleber (C) Irja Gustavsson (S) Val av 1 ledamot och 1 ersättare i Rådet för folkhälsa, social välfärd och vård Ledamöter Ersättare 1. Susanne Karlsson (C) John Omoomian (S)

LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2015-04-28 KS 96 Dnr. 2015/226 Val av ledamöter till specifika samverkansråd - Region Örebro län Beslut Kommunstyrelsen utser: Rådet för skola, utbildning och kompetensförsörjning Linda Svahn (S) ersättare Anders Persson (C) Rådet för infrastruktur och trafik Irja Gustavsson (S) ersättare Jonas Kleber (C) Rådet för kultur Jonas Kleber (C) ersättare Irja Gustavsson (S) Rådet för folkhälsa, social välfärd och vård Susanne Karlsson (C) ersättare John Omoomian (S) Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun ska utse en ledamot till de olika specifika samverkansråden som Region Örebro län har beslutat om: Skola, utbildning och kompetensförsörjning Infrastruktur och trafik Kultur Folkhälsa, social välfärd och vård Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår att kommunstyrelsen ska utse: Rådet för skola, utbildning och kompetensförsörjning Linda Svahn (S) ersättare Anders Persson (C) Rådet för infrastruktur och trafik Irja Gustavsson (S) ersättare Jonas Kleber (C) Rådet för kultur Jonas Kleber (C) ersättare Irja Gustavsson (S) Rådet för folkhälsa, social välfärd och vård Susanne Karlsson (C) ersättare John Omoomian (S) Justerande Utdragsbestyrkande 1

LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2015-04-28 Meddelas för åtgärd: Kanslienheten Meddelas för kännedom: Region Örebro län Justerande Utdragsbestyrkande 2

ÄRENDE 3 2018-12-20 KS 2018/440 1 ledamot med 1 ersättare från varje parti i Tolkningsgrupp arvodesbestämmelser. Ledamöter Ersättare 1. Irja Gustavsson (S) Linda Svahn (S) 2. Jonas Kleber (C) Susanne Karlsson (C) 3. Inger Söderberg (V) Eva Persson (V) 4. Göran Gustavsson (M) 5. Markus Lundin (KD) Sven-Göran Holm (KD) 6. Karl-Henrik Ling (L) 7. Mats Seijboldt (SD) 8. MP 9. LPO Fredrik Rosenbecker (SD)

LINDESBERGS KOMMUN Linde Stadshus AB Org nr 556814-5345 ÄRENDE 4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 Sammanträdesdatum 2018-12-13 STADSHUS 32 Ägardirektiv Besök Linde AB (BELAB) - biograf Beslut Styrelsen för Linde Stadshus AB godkänner förslag till reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB avseende inriktning av bolagets verksamhet och överlämnar det till kommunstyrelsen som föreslår kommunfullmäktige fastställa förslaget. Det reviderade ägardirektivet ska sedan fastställas även på årsstämma med Linde Stadshus AB. Ärende Vid tillväxtutskottets sammanträde den 6 november 2018 153 fick förvaltningschef tillsammans med kommundirektör i uppdrag att lämna förslag till Linde Stadshus på reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB, där även ansvar för biografverksamhet ingår. Under förutsättning att reviderat ägardirektiv antas får Besök Linde AB i sin tur uppdrag att ta hand om upphandling av biografverksamhet i Lindesbergs tätort. Under samma förutsättning föreslås underlag för upphandling användas av Besök Linde AB. Kommundirektör inkom den 5 december med förslag till reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB avseende avsnitt 2 Inriktning av bolagets verksamhet där punkten Bolaget ska ansvara för drift av biografverksamhet har lagts till. Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsen Tillväxtförvaltningen Besök Linde AB Justerande Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-15 Tillväxtutskottet TU 3/19 Dnr: KS 2018/496 Ägardirektiv Besök Linde AB - äga biograf Beslut Tillväxtutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB. Det reviderade ägardirektivet ska sedan fastställas även på årsstämma med Linde Stadshus AB. Ärendebeskrivning Vid tillväxtutskottets sammanträde den 6 november 2018 153 fick förvaltningschef tillsammans med kommundirektör i uppdrag att lämna förslag till Linde Stadshus på reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB, där även ansvar för biografverksamhet ingår. Under förutsättning att reviderat ägardirektiv antas får Besök Linde AB i sin tur uppdrag att ta hand om upphandling av biografverksamhet i Lindesbergs tätort. Under samma förutsättning föreslås underlag för upphandling användas av Besök Linde AB. Kommundirektör inkom den 5 december med förslag till reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB avseende avsnitt 2 Inriktning av bolagets verksamhet där punkten Bolaget ska ansvara för drift av biografverksamhet har lagts till. Linde Stadshus AB beslutade den 13 december 2018 32 att godkänna förslag till reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB avseende inriktning av bolagets verksamhet och överlämnar det till kommunstyrelsen som föreslår kommunfullmäktige fastställa förslaget. Det reviderade ägardirektivet ska sedan fastställas även på årsstämma med Linde Stadshus AB. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår att tillväxtutskottet ska föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB. Det reviderade ägardirektivet ska sedan fastställas även på årsstämma med Linde Stadshus AB Jonas Kleber (C) yrkar bifall till Irja Gustavsson (S) förslag. För kännedom Linde Stadshus AB Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6 (8)

KS 2018/496-2 Ägardirektiv för Besök Linde AB 1

Fastställt av: Linde Stadshus AB Datum: 2017-03-27 / 2018-12-13 För revidering ansvarar: Kommunledningskontoret För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunledningskontoret Dokumentet gäller för: Besök Linde AB Dokumentet gäller till och med: TV 2

Ägardirektiv för Besök Linde AB 1. Allmänt Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet, i följande prioritetsordning, av: Bolagsordning Ägardirektiv Riktlinjer för ägarstyrning av kommunens bolag av kommunfullmäktige antagna riktlinjer utgör generella ägardirektiv 2. Inriktning av bolagets verksamhet Utöver vad som framgår av bolagsordningen ska bolagets verksamhet ha följande inriktning: Bolaget ska vara ett aktivt instrument i utvecklingen av kommunen som en attraktiv och efterfrågad bostads-, verksamhets- och besöksort. Bolagets verksamhet ska vila på en affärsmässig och långsiktigt hållbar grund. Bolaget ska ansvara för drift och utveckling av i bolagskoncernen ingående besöksanläggningar. Bolaget ska ansvara för drift av biografverksamhet. Bolaget ska genom nära samarbete med fastighetsägaren och en anpassning av sin verksamhet med ett utvecklat skadeförebyggande säkerhetsarbete bidra till säkerställande av fastigheternas långsiktiga värde. 3. Ägarens mål Bolaget ska aktivt bidra till att, av Linde Stadshus AB, tilldelade inriktningsmål enligt kommunens vision och utvecklingsstrategi uppnås. 4. Ekonomi Avkastningskrav och övriga finansiella mål Av Linde Stadshus AB fastställd budget för bolaget ska hållas. Nettokostnaden ska minska med 1 mnkr totalt under perioden 2016 2020. Finansiering Bolagets lånebehov tillgodoses efter samråd med Linde Stadshus AB. 5. Kapitalförvaltning Linde Stadshus AB finansstrategi ska utgöra grund för bolagets finanspolicy. Bolaget ska vara med i kommunens koncernkonto. 6. Underställningsskyldighet Bolaget ska se till att Linde Stadshus AB får ta ställning innan beslut inom verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Dessa ärenden ska före verkställighet fastställas av kommunfullmäktige i Lindesberg. 1. Ärenden enligt KL 3 kap. 16-18 att: - besluta om att viss verksamhet ska bedrivas i bolagsform - fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten - välja styrelse och minst en lekmannarevisor - säkerställa att fullmäktige får yttra sig i principiella frågor eller annat som är av 3

2. 3. 4. 5. - större vikt innan bolaget fattar beslut Godkänna bolagsordning och stadgar Beslut om kommunal borgen Nyemission samt kapitaltillskott, förlusttäckning eller driftbidrag Ansvarsfrihet om revisor ej tillstyrkt sådan 4

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-11-06 Tillväxtutskottet TU 153/18 17 (21) Dnr: KS 2018/397 Upphandling av biografverksamhet i Lindesberg Beslut Tillväxtutskottet uppdrar till förvaltningschef att tillsammans med kommundirektör lämna förslag till Linde Stadshus AB på reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB, där även ansvar för biografverksamhet ingår. Under förutsättning att reviderat ägardirektiv antas får Besök Linde AB i sin tur uppdrag att ta hand om upphandling av biografverksamhet i Lindesbergs tätort. Under samma förutsättning föreslås underlag för upphandling användas av Besök Linde AB. Tillväxtutskottet antar underlag för upphandling av biografverksamhet där följande skall krav ska finnas med. o För att bredda utbudet av filmer i Lindesberg ska minst 10% av de öppna visningarna på biografen utgöras av filmer som inte kommer från USA, Sverige, Australien, Storbritannien och Nya Zeeland. o Vidare så ska kommunen ha tillgång till biografen 20 dagar årligen för att kunna tillvarata olika kulturella intressen. Ärendebeskrivning Biografverksamheten i Lindesbergs tätort är attraktiv och uppskattad men saknar tillfredställande organisation och ekonomi. Tillväxtutskottet uppdrog därför åt vd för Besök Linde AB samt kulturchef att utreda tänkbara framtida organisationsformer. Den utredning som blev resultatet förordade att uppdraget att driva biografen lämnas till en extern entreprenör vilket också tillväxtutskottet beslutade. En viktig fråga blir underlag för upphandling och därmed följande avtal med framtida intressent. Tillväxtutskottet beslutade därför att Förvaltningen tar fram underlag för att offentligt utlysa uppdraget att driva biografverksamhet i Lindesbergs kommun. Förvaltningen får i uppdrag att undersöka hur ett kulturpolitiskt uppdrag kan läggas då det gäller övrig verksamhet i kommunen. Underlaget presenteras för tillväxtutskottet i november 2018. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-11-06 Tillväxtutskottet 18 (21) Med denna tjänsteskrivelse följer bilaga med underlag för att offentligt utlysa uppdraget att driva biografverksamheten. I underlaget ingår också förslag på hur ett kulturpolitiskt uppdrag kan läggas. Detta uppdrag finansieras med den budget för biografverksamhet som finns i tillväxtförvaltningen. Under tjänstepersonsberedande av upphandlingsunderlaget har framkommit ytterligare frågeställningar kring det långsiktiga perspektivet. Därför läggs nu ett modifierat förslag till beslut. Förvaltningens förslag till beslut Tillväxtutskottet uppdrar till förvaltningschef att tillsammans med kommundirektör lämna förslag till Linde Stadshus AB på reviderat ägardirektiv för Besök Linde AB, där även ansvar för biografverksamhet ingår. Under förutsättning att reviderat ägardirektiv antas får Besök Linde AB i sin tur uppdrag att ta hand om upphandling av biografverksamhet i Lindesbergs tätort. Under samma förutsättning föreslås underlag för upphandling användas av Besök Linde AB. Tillväxtutskottet antar underlag för upphandling av biografverksamhet. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår följande ändring av punkt 3 Tillväxtutskottet antar underlag för upphandling av biografverksamhet där följande skall krav ska finnas med. För att bredda utbudet av filmer i Lindesberg ska minst 10% av de öppna visningarna på biografen utgöras av filmer som inte kommer från USA, Sverige, Australien, Storbritannien och Nya Zeeland. Vidare så ska kommunen ha tillgång till biografen 20 dagar årligen för att kunna tillvarata olika kulturella intressen. Beslutsgång Ordförande frågar om tillväxtutskottet kan besluta enligt förvaltningens förslag till beslut med Irja Gustavsson (S) ändringsförslag av punkt tre och finner att förslaget godkänns. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-11-06 Tillväxtutskottet Meddelas för åtgärd: Kommundirektören VD Besök Linde AB För kännedom: Kulturchefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 19 (21)

1 Tjänsteskrivelse ÄRENDE 5 Tillväxtförvaltningen Gunnar Jaxell 0581-812 03 gunnar.jaxell@lindesberg.se 2018-12-21 AKK2016/86-32 Kommunstyrelsen Ombyggnad vändplan Guldsmedshyttan återta tidigare ansökan om bidrag från Länstransportplanemedel Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta: återta den beviljade ansökan för bidrag att bygga om vändplanen i Guldsmedshyttan, TRV 2013/78386, uppdra åt Samhällsbyggnadsförbundet att projektera och kostnadsberäkna den nya utformningen av vändplan och bussangöringar i Guldsmedshyttan, samt lämna in en ny ansökan senast den 15 februari 2019, för att kunna genomföra ombyggnationen 2020. Ärendebeskrivning Vändplan i Guldsmedshyttan har varit föremål för åtgärder sedan mer än fem år sedan. Redan år 2013 beviljades Lindesbergs kommun bidrag med 50% av de beräknade kostnaderna för att åtgärda den röriga situation som rådde och fortfarande råder runt vändplanen. Det gäller privatbilister, långtradare, regionbussar såväl som skolskjutsar, bilister som önskar tanka och butiksbesökare. Arbetsmiljöverket lämnade påpekanden att situationen var ohållbar och medgav några års dispens för att genomföra åtgärder som skulle reducera olycksfallsriskerna. En interimistisk åtgärd var att spärrmåla i anslutning till bussangöringarna. I takt med att kommunen arbetade fram lösningar och presenterade dem för berörda politiker och allmänheten i närområdet justerades eller refuserades dessa helt eller delvis. Vissa ändringar krävde justeringar av de gällande detaljplanerna, vilket i sig fördröjde genomförandet. För lite drygt ett år sedan fanns koncensus om ett förslag som kräver detaljplaneförändringar som kommer att genomföras, om tid finns, under år 2019. En åtgärd, en hållplats för södergående busstrafik, har anlagts utefter Rv 50, i övrigt har inget genomförts. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

2 Ärendets beredning Trafikverket beviljade år 2013 (TRV 2013/78386 bidrag till projektet med 50% av den beräknade kostnaden på drygt 5 mkr. Det projekt som man sökte medel för finns inte längre. I det förslag som nu ligger och som det finns acceptans för är helt nytt. Både av den anledningen, att projektet är helt förändrat, och att investeringskostnaden sannolikt inte är densamma som den som beräknades för mer än 5 år sedan innebär att projektet är svårbedömt från både kommunens och Trafikverkets sidor. Dessutom är det Region Örebro län som tillstyrker/avslår projekt av den här kollektivtrafikrelaterade sorten. Kommunen har inte kunnat genomföra detta projekt under de 5 år som gått sedan medel beviljades. Den nu gällande regeln är väldigt tydlig att om kommunen söker medel för ett projekt så ska det genomföras det år man erhåller beslut om medel för. Vidare säger man att om kommunen inte genomför ett projekt inom den stadgade tidsramen så kommer man att vara återhållsam i att bevilja andra nya projekt kommande år. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutet Projektet i Guldsmedshyttan har i princip inte genomförts ännu trots att det är 5 år sedan medel beviljades. Om kommunen fortsätter att skjuta på genomförandet, av en eller annan anledning, kommer sannolikt inga andra projekt att beviljas kommande år. Av den anledningen föreslås att kommunen tar tillbaka ansökan för ombyggnation av vändplanen i Guldsmedshyttan, och i stället gör en ny ansökan under början av nästa år. Den nya ansökan bör innehålla relevanta kostnadsberäkningar för genomförande av det nu aktuella förslaget, förslagsvis efter att Samhällsbyggnadsförbundet, fått i uppdrag att projektera och kostnadsberäkna det. Från Region Örebro läns sida har man påpekat att ombyggnationen av vändplanen i Guldsmedshyttan var ett prioriterat objekt 2013 och är så fortfarande. Man ser nuvarande utformning som allt för riskfyllt. Magnus Sjöberg Förvaltningschef Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg Gunnar Jaxell Handläggare kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

3 Meddelas för åtgärd Samhällsbyggnadsförbundet Bergslagen För kännedom Ekonomienheten Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

1 Tjänsteskrivelse ÄRENDE 6 Kommunledningskontoret Kerstin Rogemyr/Anette Persson 0581 81120 kerstin.rogemyr@lindesberg.se 2018-12-20 KS 2018/148-34 Kommunstyrelsen Omdisponering av budget 2019 och VP 2020 2021 Förslag till beslut Ramarna för Tillväxtförvaltningen och Samhällsbyggnadsförbundet Bergslagen ändras. Tillväxtförvaltningens ram ökar med 538 Tkr och Samhällsbyggnadsförbundet Bergslagens ram minskar med 683 Tkr. Ärendebeskrivning Efter att kommunfullmäktige beslutade om budget 2019 och VP 2020 2021 har vissa organisatoriska förändringar genomförts som påverkar budget för Tillväxtförvaltningen och Samhällsbyggnadsförbundet Bergslagen. Tidigare beslutade och genomförda investeringar ger även ökade driftkostnader. Tjänsten som handlägger infrastrukturella frågor kommer att ligga kvar på Tillväxtförvaltningen. Skogsgruppen flyttas inte över till Samhällsbyggnadsförbundet, personalen kommer att ingå i serviceteamet. Samhällsbyggnadsförbundet Bergslagen kompenseras för ökade driftkostnader på grund av beslutade investeringar. Ramarna ändras enligt följande: KF budget Nytt förslag Ramjustering Tillväxt Tjänst infrastruktur -350 Tkr 188 Tkr 538 Tkr SamhällsbyggnadsFörbundet Bergslagen Tjänst infrastruktur Skogsgruppen Ökade driftkostnader 350 Tkr 400 Tkr 0 Tkr -188 Tkr 0 Tkr 255 Tkr -683 Tkr Förslag till omdisponering ger sammantaget en minskad kostnad med 145 Tkr. Gunilla Sandgren Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg Kerstin Rogemyr/Anette Persson. kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Louise Auer 0581-810 21 louise.auer@lindesberg.se 2018-11-18 ÄRENDE 7 Dnr KS 2018/471-1 Prisjustering På grund av ökade livsmedel-, personal- och övriga kostnader föreslås en höjning av priset på dagens lunch, matlådor och kuponghäften på de öppna restaurangerna Tallen, Grönboda, Ekgården, Vedevågsskolan och för Café Milan. Prisjusteringen planeras gälla från och med årsskiftet 2018/2019. Louise Auer Kostchef Postadress Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Besöksadress Stentäppsgatan 5 Telefon/fax 0581-810 00 vxl 0581-131 29 fax E-post/webbplats kommun@lindesberg.se www.lindesberg.se Bankgiro Bankgiro 821-3134 Organisationsnr 212000-2015

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-12-03 Utskottet för stöd och strategi USS 50/18 Dnr: KS 2018/471 Avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger Beslut Utskottet för stöd och strategi föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta om prisjusteringar för avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger enligt kostchefens förslag daterat den 28 november 2018. Ärendebeskrivning På grund av ökade livsmedel-, personal- och övriga kostnader föreslås en höjning av priset på dagens lunch, matlådor och kuponghäften på de öppna restaurangerna Tallen, Grönboda, Ekgården, Vedevågsskolan och för Café Milan. Prisjusteringen planeras gälla från och med årsskiftet 2018/2019. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta om prisjusteringar för avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger enligt kostchefens förslag daterat den 28 november 2018. Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsen / Kommunfullmäktige För kännedom: Måltidsenheten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5 (13)

Matpriser - Måltidsenheten 2018-11-28 KS 2018/471-2 Måltidsenheten Pris Nytt pris Dagens lunch (Smör, bröd, sallad och dryck ingår) 65 kr 70 kr Dagens lunch (pensionär) (Smör, bröd, sallad och dryck ingår) 60 kr 65 kr Kuponghäfte, 10 kuponger 600 kr 650 kr Kuponghäfte, 10 kuponger (Pensionär) 550 kr 600 kr Kuponghäfte, 10 kuponger (Skola) 550 kr 600 kr Matlåda, lunch inkl sallad 65 kr 70 kr Matlåda, lunch inkl sallad (pensionär) 60 kr 65 kr Café Milan Dagens lunch Kuponghäfte, 10 kuponger Pris nytt pris 65 kr 600 kr 70 kr 650 kr

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-12-03 Utskottet för stöd och strategi USS 50/18 Dnr: KS 2018/471 Avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger Beslut Utskottet för stöd och strategi föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta om prisjusteringar för avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger enligt kostchefens förslag daterat den 28 november 2018. Ärendebeskrivning På grund av ökade livsmedel-, personal- och övriga kostnader föreslås en höjning av priset på dagens lunch, matlådor och kuponghäften på de öppna restaurangerna Tallen, Grönboda, Ekgården, Vedevågsskolan och för Café Milan. Prisjusteringen planeras gälla från och med årsskiftet 2018/2019. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta om prisjusteringar för avgifter för kostnader vid måltidsenhetens öppna restauranger enligt kostchefens förslag daterat den 28 november 2018. Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsen / Kommunfullmäktige För kännedom: Måltidsenheten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5 (13)

1 Begäran 2018-11-21 Kommunledningskontoret Anna Ljungsten 0581-810 25 Anna.ljungsten@lindesberg.se KS 2018/464-1 ÄRENDE 8 Till kommunstyrelsen Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen gäller som lag i Sverige. Samtidigt upphörde den svenska personuppgiftslagen att gälla. Dataskyddsförordningen innebär ett ökat skydd för fysiska personers rättigheter och friheter. För personuppgiftsansvarig innebär den en del nya förpliktelser. I kommunkoncernen är vardera nämnd eller styrelse personuppgiftsansvarig myndighet. Varje personuppgiftsansvarig myndighet inom kommunkoncernen ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska bl.a. informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga och de anställda samt att övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen. Jag har valt att inleda granskningen som dataskyddsombudet ska göra med myndighetens registerförteckning samt om det finns en riktlinje för konsekvensbedömning. Registerförteckningen är det register som ska finnas över alla behandlingar av personuppgifter som utförs under myndighetens ansvar. Idag finns registerförteckningen i en Excel-fil. Registerförteckningen ska innehålla följande uppgifter (artikel 30 dataskyddsförordningen) Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation. Om möjligt, de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. Om möjligt, en allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Om en behandling av personuppgifter sannolikt leder till en hög risk för de registrerades fri- och rättigheter så ansvarar personuppgiftsansvarig för att en konsekvensbedömning görs. En behandling som sannolikt leder till en hög risk kan vara t.ex. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

2 behandling av känsliga personuppgifter (hälsa, religiös tro, etniskt ursprung m.m.). Konsekvensbedömningen ger organisationen förståelse för vilka konsekvenser och risker en behandling kan medföra och kan vara till hjälp för att välja vilka åtgärder som ska genomföras för att minska riskerna. Den hjälper även till att se till att kraven i dataskyddsförordningen uppfylls och visar att myndigheten följer förordningen. Följande frågor överlämnas till er i egenskap av personuppgiftsansvarig myndighet för besvarande. Svar önskas senast den 31 januari 2019. 1. Bedömer ni att alla behandlingar av personuppgifter finns upptagna i myndighetens registerförteckning? 2. Om nej, till vilket datum kommer samtliga behandlingar (som utförs för närvarande) finnas upptagna i registerförteckningen? 3. Bedömer ni att registerförteckningen uppfyller samtliga krav i artikel 30 dataskyddsförordningen eller finns det ett behov av en översyn över hela eller delar av registerförteckningen? 4. Om det finns behov av en översyn över hela eller delar av registret för att uppfylla kraven i artikel 30 dataskyddsförordningen, till vilket datum kommer översynen vara klar? 5. Kommunen har köpt in ett digitalt registerförteckningssystem, GDPR Hero (www.gdprhero.se), till vilket datum kommer registerförteckningen vara inlagd i detta system? 6. Finns en riktlinje för konsekvensbedömning? 7. Om nej, finns planer på en sådan riktlinje och i sådant fall till vilket datum? Om eventuella uppdateringar sker i Excel-filen innan samtliga behandlingar läggs in i GDPR Hero, önskar jag en kopia av Excel-filen efter att den är uppdaterad. I egenskap av ert dataskyddsombud vill jag gärna komma och träffa er för att informera om dataskyddsförordningen och det ansvar myndigheten har. Mitt förslag är att detta sker efter att samtliga politiker genomgått utbildningen den 24 25 januari 2019. Återkom gärna med vilket datum som passar er, hur lång tid jag har till förfogande samt om det är något speciellt ni vill ha information om. Anna Ljungsten Dataskyddsombud Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-12-11 Kommunstyrelsen (beslutande) KS 198/18 Dnr: KS 2018/464 Granskning av registerförteckning och riktlinje för konsekvensbedömning i kommunstyrelsen Beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen gäller som lag i Sverige. Samtidigt upphörde den svenska personuppgiftslagen att gälla. Dataskyddsförordningen innebär ett ökat skydd för fysiska personers rättigheter och friheter. För personuppgiftsansvarig innebär den en del nya förpliktelser. I kommunkoncernen är vardera nämnd eller styrelse personuppgiftsansvarig myndighet. Varje personuppgiftsansvarig myndighet inom kommunkoncernen ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska bl.a. informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga och de anställda samt att övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen. Jag har valt att inleda granskningen som dataskyddsombudet ska göra med myndighetens registerförteckning samt om det finns en riktlinje för konsekvensbedömning. Registerförteckningen är det register som ska finnas över alla behandlingar av personuppgifter som utförs under myndighetens ansvar. Idag finns registerförteckningen i en Excel-fil. Registerförteckningen ska innehålla följande uppgifter (artikel 30 dataskyddsförordningen) Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation. Om möjligt, de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9 (18)

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-12-11 Kommunstyrelsen (beslutande) 10 (18) Om möjligt, en allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Om en behandling av personuppgifter sannolikt leder till en hög risk för de registrerades fri- och rättigheter så ansvarar personuppgiftsansvarig för att en konsekvensbedömning görs. En behandling som sannolikt leder till en hög risk kan vara t.ex. behandling av känsliga personuppgifter (hälsa, religiös tro, etniskt ursprung m.m.). Konsekvensbedömningen ger organisationen förståelse för vilka konsekvenser och risker en behandling kan medföra och kan vara till hjälp för att välja vilka åtgärder som ska genomföras för att minska riskerna. Den hjälper även till att se till att kraven i dataskyddsförordningen uppfylls och visar att myndigheten följer förordningen. Följande frågor överlämnas till er i egenskap av personuppgiftsansvarig myndighet för besvarande. Svar önskas senast den 31 januari 2019. 1. Bedömer ni att alla behandlingar av personuppgifter finns upptagna i myndighetens registerförteckning? 2. Om nej, till vilket datum kommer samtliga behandlingar (som utförs för närvarande) finnas upptagna i registerförteckningen? 3. Bedömer ni att registerförteckningen uppfyller samtliga krav i artikel 30 dataskyddsförordningen eller finns det ett behov av en översyn över hela eller delar av registerförteckningen? 4. Om det finns behov av en översyn över hela eller delar av registret för att uppfylla kraven i artikel 30 dataskyddsförordningen, till vilket datum kommer översynen vara klar? 5. Kommunen har köpt in ett digitalt registerförteckningssystem, GDPR Hero (www.gdprhero.se), till vilket datum kommer registerförteckningen vara inlagd i detta system? 6. Finns en riktlinje för konsekvensbedömning? 7. Om nej, finns planer på en sådan riktlinje och i sådant fall till vilket datum? Om eventuella uppdateringar sker i Excel-filen innan samtliga behandlingar läggs in i GDPR Hero, önskar jag en kopia av Excelfilen efter att den är uppdaterad. I egenskap av ert dataskyddsombud vill jag gärna komma och träffa er för att informera om dataskyddsförordningen och det ansvar Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2018-12-11 Kommunstyrelsen (beslutande) myndigheten har. Mitt förslag är att detta sker efter att samtliga politiker genomgått utbildningen den 24 25 januari 2019. Återkom gärna med vilket datum som passar er, hur lång tid jag har till förfogande samt om det är något speciellt ni vill ha information om. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår att kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. För kännedom Dataskyddsombudet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 11 (18)

Begäran Kommunledningskontoret Anna Ljungsten 0581-810 25 Anna.ljungsten@lindesberg.se ÄRENDE 9 2018-11-27 Projekt 18-13 1 KS 2018/476-1 Till Revisorerna Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen gäller som lag i Sverige. Samtidigt upphörde den svenska personuppgiftslagen att gälla. Dataskyddsförordningen innebär ett ökat skydd för fysiska personers rättigheter och friheter. För personuppgiftsansvarig innebär den en del nya förpliktelser. Varje personuppgiftsansvarig myndighet inom kommunkoncernen ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska bl.a. informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga och de anställda samt att övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen. I egenskap av ert dataskyddsombud har jag valt att inleda granskningen enligt dataskyddsförordningen med myndighetens registerförteckning. Registerförteckningen är det register som ska finnas över alla behandlingar av personuppgifter som utförs under personuppgiftsansvarig myndighetens ansvar. Registerförteckningen ska innehålla följande uppgifter (artikel 30 dataskyddsförordningen) Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation. Om möjligt, de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. Om möjligt, en allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se ORG NR 212000-2015 TEL 0581-810 00 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

Följande frågor överlämnas till er i egenskap av personuppgiftsansvarig myndighet för besvarande. Svar önskas senast den 31 januari 2019. 2 1. Har ni en registerförteckning? Om svaret är nej 2. Till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i er registerförteckning samt att registret uppfyller kraven i artikel 30 i dataskyddsförordningen? Om svaret är ja 3. Bedömer ni att alla behandlingar av personuppgifter finns upptagna i er myndighets registerförteckning? 4. Om nej, till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i registerförteckningen? 5. Bedömer ni att registerförteckningen uppfyller samtliga krav i artikel 30 dataskyddsförordningen eller finns det ett behov av en översyn över hela eller delar av registerförteckningen? 6. Om det finns behov av en översyn över hela eller delar av registret för att uppfylla kraven i artikel 30 dataskyddsförordningen, till vilket datum kommer översynen vara klar? Efter att eventuella uppdateringar av registerförteckningen är klara så önskar jag ta del av registerförteckningen. I egenskap av ert dataskyddsombud vill jag gärna komma och träffa er för att informera om dataskyddsförordningen och det ansvar myndigheten har. Mitt förslag är att detta sker efter att samtliga politiker genomgått utbildningen den 24 25 januari 2019. Återkom gärna efter utbildningen med vilket datum som passar er, hur lång tid jag har till förfogande samt om det är något speciellt ni vill ha information om rörande dataskyddsförordningen. Anna Ljungsten Dataskyddsombud Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se ORG NR 212000-2015 TEL 0581-810 00 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen KS 16/19 26 (34) Dnr: KS 2018/476 Granskning av registerförteckning för personuppgifter i kommunala revisionen Beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen gäller som lag i Sverige. Samtidigt upphörde den svenska personuppgiftslagen att gälla. Dataskyddsförordningen innebär ett ökat skydd för fysiska personers rättigheter och friheter. För personuppgiftsansvarig innebär den en del nya förpliktelser. Varje personuppgiftsansvarig myndighet inom kommunkoncernen ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska bl.a. informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga och de anställda samt att övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen. I egenskap av ert dataskyddsombud har jag valt att inleda granskningen enligt dataskyddsförordningen med myndighetens registerförteckning. Registerförteckningen är det register som ska finnas över alla behandlingar av personuppgifter som utförs under personuppgiftsansvarig myndighetens ansvar. Registerförteckningen ska innehålla följande uppgifter (artikel 30 dataskyddsförordningen): Justerandes signatur Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation. Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen Om möjligt, de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. Om möjligt, en allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. 27 (34) Följande frågor överlämnas till er i egenskap av personuppgiftsansvarig myndighet för besvarande. Svar önskas senast den 31 januari 2019. 1. Har ni en registerförteckning? Om svaret är nej 2. Till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i er registerförteckning samt att registret uppfyller kraven i artikel 30 i dataskyddsförordningen? Om svaret är ja 3. Bedömer ni att alla behandlingar av personuppgifter finns upptagna i er myndighets registerförteckning? 4. Om nej, till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i registerförteckningen? 5. Bedömer ni att registerförteckningen uppfyller samtliga krav i artikel 30 dataskyddsförordningen eller finns det ett behov av en översyn över hela eller delar av registerförteckningen? 6. Om det finns behov av en översyn över hela eller delar av registret för att uppfylla kraven i artikel 30 dataskyddsförordningen, till vilket datum kommer översynen vara klar? Efter att eventuella uppdateringar av registerförteckningen är klara så önskar jag ta del av registerförteckningen. I egenskap av ert dataskyddsombud vill jag gärna komma och träffa er för att informera om dataskyddsförordningen och det ansvar myndigheten har. Mitt förslag är att detta sker efter att samtliga politiker genomgått utbildningen den 24 25 januari 2019. Återkom gärna efter utbildningen med vilket datum som passar er, hur lång tid jag har till förfogande samt om det är något speciellt ni vill ha information om rörande dataskyddsförordningen. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. Meddelas för åtgärd Kommundirektören För kännedom Revisionen Dataskyddsombudet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28 (34)

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen KS 16/19 26 (34) Dnr: KS 2018/476 Granskning av registerförteckning för personuppgifter i kommunala revisionen Beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft. Förordningen gäller som lag i Sverige. Samtidigt upphörde den svenska personuppgiftslagen att gälla. Dataskyddsförordningen innebär ett ökat skydd för fysiska personers rättigheter och friheter. För personuppgiftsansvarig innebär den en del nya förpliktelser. Varje personuppgiftsansvarig myndighet inom kommunkoncernen ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska bl.a. informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga och de anställda samt att övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen. I egenskap av ert dataskyddsombud har jag valt att inleda granskningen enligt dataskyddsförordningen med myndighetens registerförteckning. Registerförteckningen är det register som ska finnas över alla behandlingar av personuppgifter som utförs under personuppgiftsansvarig myndighetens ansvar. Registerförteckningen ska innehålla följande uppgifter (artikel 30 dataskyddsförordningen): Justerandes signatur Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation. Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen Om möjligt, de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. Om möjligt, en allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. 27 (34) Följande frågor överlämnas till er i egenskap av personuppgiftsansvarig myndighet för besvarande. Svar önskas senast den 31 januari 2019. 1. Har ni en registerförteckning? Om svaret är nej 2. Till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i er registerförteckning samt att registret uppfyller kraven i artikel 30 i dataskyddsförordningen? Om svaret är ja 3. Bedömer ni att alla behandlingar av personuppgifter finns upptagna i er myndighets registerförteckning? 4. Om nej, till vilket datum kommer samtliga behandlingar av personuppgifter (som utförs för närvarande) finnas upptagna i registerförteckningen? 5. Bedömer ni att registerförteckningen uppfyller samtliga krav i artikel 30 dataskyddsförordningen eller finns det ett behov av en översyn över hela eller delar av registerförteckningen? 6. Om det finns behov av en översyn över hela eller delar av registret för att uppfylla kraven i artikel 30 dataskyddsförordningen, till vilket datum kommer översynen vara klar? Efter att eventuella uppdateringar av registerförteckningen är klara så önskar jag ta del av registerförteckningen. I egenskap av ert dataskyddsombud vill jag gärna komma och träffa er för att informera om dataskyddsförordningen och det ansvar myndigheten har. Mitt förslag är att detta sker efter att samtliga politiker genomgått utbildningen den 24 25 januari 2019. Återkom gärna efter utbildningen med vilket datum som passar er, hur lång tid jag har till förfogande samt om det är något speciellt ni vill ha information om rörande dataskyddsförordningen. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Kommunstyrelsen Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att svara på begäran från dataskyddsombudet. Meddelas för åtgärd Kommundirektören För kännedom Revisionen Dataskyddsombudet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28 (34)

ÄRENDE 10 KS 2018/248-4

Dnr SN 2018/176-4 2018-12-13 rev 2018-12-10 Socialförvaltningen Madde Gustavsson 0581-810 00 Madde.gustavsson@lindesberg.se Till: Kommunfullmäktige Svar på motion från Agneta Nilsdotter (MP) om ensamkommande ungdomar Socialnämnden har fått i uppdrag att besvara motion från Agneta Nilsdotter (MP) om ensamkommande ungdomar. Milöpartiet föreslår: Att ensamkommande ungdomar ska få stanna i Lindesbergs kommun efter att de fyllt 18 år. Vi vill att detta även gäller de som blivit uppskrivna till 18 år, så att de kan avsluta sina gymnasiestudier i väntan på uppehållstillstånd. Den 1 juli 2018 trädde en tillfällig ändring i gymnasielagen i kraft, den så kallade nya gymnasielagen. Ändringen i gymnasielagen ger möjlighet till personer som fått avslag på sina asylansökan att få uppehållstillstånd för gymnasiestudier. Ungdomen kan om hen uppfyller kraven, det vill säga uppvisa att denne avvisning- eller utvisningsbeslut har inhiberas ansöka om bistånd hos oss enligt LMA iform av dagersättning och särskilt bidrag. Det är Socialnämnden i Lindesberg som beslutar om att betala ut eventuellt ekonomiskt bistånd enligt LMA. Tillståndssökande har varken rätt till logi enligt Migrationsverket eller kommunen med stöd enligt 4 kap 1 SoL. I inkommen motion framkommer att Nora kommun ger boende till ensamkommande ungdomar som tillhör gruppen med tillfälligt uppehållstillsånd. I kontakt med Ljusnarsberg och Nora framkommer att de inte ger bostad till ensamkommande ungdomar med tillfälligt uppehållstillstånd utan de hänvisar den sökande till samma kriterier som övriga medborgare i kommun, det vill säga att man kan söka ersättning vid uppvisat hyreskontrakt samt hyresavi. Socialnämnden har inte för avsikt att ändra riktlinjerna. Därmed anses motionen vara besvarad. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

2 Madde Gustavsson Förvaltningschef Inger Österberg Verksamhetschef Bilagor: Motion från Agneta Nilsdotter (MP) om ensamkommande ungdomar

ÄRENDE 11 KS 2018/458-3

Dnr SN 2018/206-3 2018-12-13 2018-12-10 Socialförvaltningen Madde Gustavsson 0581-810 00 Madde.gustavsson@lindesberg.se Till: Kommunfullmäktige Svar på motion från Tuula Marjeta och Christina Pettersson om att ge pensionärer 80+ hemtjänst åtta timmar per månad utan krav på biståndsbedömning. Socialnämnden har fått in en motion om att ge pensionärer 80+ hemtjänst åtta timmar per månad utan krav på biståndsbedömning. 1 juli 2018 kom nytt lagförslag inom Socialtjänstlagen kring möjligheterna att ta bort biståndsbeslut gällande servicetjänster inom Vård och Omsorg. Varje kommun fattar själv beslut om det ska vara biståndsbeslut eller inte gällande servicetjänster. Socialförvaltningen har sedan tidigare ett utredningsuppdrag kring frågan. Därmed anses motionen vara besvarad. Madde Gustavsson Förvaltningschef Bilagor: Motion från Tuula Marjeta och Christina Pettersson om att ge våra pensionärer 80+ hemtjänst åtta timmar per månad utan krav på biståndsbedömning. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se TEL 0581-810 00 ORG NR 212000-2015 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

ÄRENDE 12 KS 2018/291-4

2018-12-10 Socialförvaltningen M Gustavsson 0581-816 26 Madde.gustavsson@lindesberg.se Till: Kommunfullmäktige Svar på motion från John Omoomian (S) om ny rutin med begäran om belastningsutdrag vid anställning inom socialförvaltningens omsorgsområden. Socialnämnden har fått en motion från J.O om ny rutin med begäran om belastningsutdrag vid anställning inom socialförvaltningens omsorgsområden. Att Lindesbergs kommun ska begära utdrag ur belastningsregistret vid alla anställningar av personal inom Socialnämndens alla områden Socialförvaltningen begär redan idag utdrag från belastningsregistret vid nyanställningar inom individ- och familjeomsorgens när det gäller verksamheter inom barn- och unga och inom samtliga verksamheter inom funktionsstöd vid nyanställningar. Socialförvaltningen anser att frågeställningen behöver utredas ytterligare innan ställning kan tas gällande begäran om belastningsutdrag för samtliga anställda inom Socialförvaltningen. Därför föreslår förvaltningen att frågan lyfts på Socialnämnden gällande nytt utredningsuppdrag vilket förvaltningen är positiva till. Förslag till beslut: Att Socialnämnden får i uppdrag att se över möjligheterna kring begäran om belastningsutdrag för samtliga anställda inom Socialförvaltningen. Återrapportering till Socialnämnden i maj månad år 2019. Därmed anses motionen vara besvarad. Lindesbergs kommun 711 80 Lindesberg Stentäppsgatan 5 711 35 Lindesberg kommun@lindesberg.se ORG NR 212000-2015 TEL 0581-810 00 BANKGIRO 821-3134 WEBB lindesberg.se

2 Madde Gustavsson Förvaltningschef Bilagor: Motion om ny rutin om belastningsutdrag vid nyanställning inom kommunens omsorgsområden.

KS2018/291-1 Motion om ny rutin med begäran om belastningsutdragvid anställning inom kommunensomsorgsområden Trygghetenför vårainvånareinom kommunensalla omsorgsområden är en väldigt viktig frågaför osssocialdemokrater. Det Lindesbergskommunsom arbetsgivarekan göraför våra enskildavårdtagareär att förhindraoch förebygga. En förebygganderutin är därför begäranom belastningsutdrag för demsom skaanställas. Redannu finns en sådanrutin inom Barn och utbildningsnämnden i vår kommun,men jag anseratt det är dagsför ossatt gå vidare och begäradettainom Socialnämndens område också. Därför föreslårjag att kommunfullmäktigebeslutar: Att Lindesbergskommunskabegärautdragur belastningsregistret vid alla anställningarav personalinom Socialnämndens alla områden. JohnOmoomian(S) Kommunfullmäktigeledamotför Socialdemokraterna i Lindesbergskommun

ÄRENDE 13

ÄRENDE 14