ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Organ Datum 4/2018 Förbundsstyrelsen 28.03.2018 Sammanträdestid Onsdagen den 28.03.2018 kl. 15.30-17.25 Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. X Hambrudd, Annika vice ordf. X Andersson, Ulla X Landgärds, Viveka fr. 35 Lindman, Gun X Sundman, Roger X Schütten, Erik Lindfors, Nina Karlsson, Rolf Beijar, Christian Ekström-Andersen, Eva X Ulenius, Katarina Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande Sekreterare Övriga närvarande X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Onkinen, Siv sekreterare X Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige X Nordström-Tapio, Anette vik.kanslist X Silander, Anu personalchef 35, 36, 39 Paragrafer 28-43 Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 29.03.2018 Siv Onkinen Sekreterare Roger Sundman Sammanträdet är kungjort Mariehamn den 22.3.2018 Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den 03.04.2018 Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

ÄRENDE: 28 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet... 1 29 Protokolljustering... 1 30 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 31 Uppdatering av tjänstebeskrivningar för ekonomichef... 3 32 Anställandet av ekonomichef... 4 33 ÅDA Ab erbjuder gemensamt Dataskyddsombud; (DPO) tjänst...5 34 Lagförslag om reform av kommunstrukturen på Åland, tillfälle att ge synpunkter... 6 35 Betalning av handledararvode enl. AKTA kap. II 16 a, för studiepraktik då läroinrättning inte betalar praktikersättning... 7 36 Möjlighet till omvandling av semesterpenning till ledig tid... 8-9 37 Rättelseyrkande över förbundsstyrelsens beslut; tillsättande av personalchef... 10 38 Avskrivning av skuld, konfidentiellt ärende... 11 39 Presentation av personalbarometer via företagshälsovården... 12-13 40 Beslut om beviljade medel för samordning av kommunernas socialtjänst... 14-15 41 Ansökan om alterneringsledighet... 16 42 Hävning av tjänsteförhållande som omsorgsdirektör... 17 43 Nästa sammanträde... 18 Bilagor: 1.a. Tjänstebeskrivning, ekonomichef 1.b. Ny tjänstebeskrivning, ekonomichef 2. Sammanställning av sökande, ekonomichef 3.a. Åda, prissättning 3.b. Åda, avtal 4.a. Fst 19 4.b. Sammanställning av sökande, personalchef 5. ÅLR, Medel för samordning av kommunernas socialtjänst 6.a. Utkast för av LR beviljade KST-medel till ÅOF 6.b. Medgivande till samverkan i KST-projektuppdraget 7. PSO-åtgärder under våren 2018 8. Grunder till övervägande av hävning av tjänsteförhållande 9. Skrivelse från kanslipersonalen 10. Skrivelse från ledningsgruppen 0

SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 28 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. _ PROTOKOLLJUSTERING 29 Till protokolljusterare valdes Roger Sundman. Protokollet justeras torsdagen den 29 mars 2018 kl. 14.00 på omsorgskansliet. 1

GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 30 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan med komplettering av två paragrafer, 41 Ansökan om alterneringsledighet och 43 Nästa sammanträde. Bilaga 9 och bilaga 10 som anlänt den 27.03.2018 bifogas till paragraf 42. Förbundsstyrelsen beslöt ändra behandlingsordningen så att 35, 36 och 39 behandlas direkt efter 30. 2

UPPDATERING AV TJÄNSTEBESKRIVNINGAR FÖR TJÄNSTEN SOM EKONOMICHEF 31 I enlighet med förvaltningsstadgan 14 fastställer förbundsstyrelsen avdelningschefernas tjänstebeskrivningar. Tjänstebeskrivningen för ekonomichefen fastställdes senast 5.4.2017. Se Bilaga 1 a/fst 28.3.2018. Eftersom förbundet sedan november 2017 inte längre har någon egen fastighetsskötare, utan köper de tjänsterna externt, behöver tjänstebeskrivningen för ekonomichef uppdateras så att den stämmer överens med gällande upplägg för fastighetsskötseln. Bilaga 1 b/fst 28.3.2018. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att uppdatera tjänstebeskrivningen för ekonomichefen, sålunda att den tidigare uppgiften att fungera som arbetsledare för fastighetsskötaren utgår i enlighet med Bilaga 1 b/fst 28.3.2018. Enligt förslag. 3

TJÄNSTEN SOM EKONOMICHEF 32 I enlighet med styrelsens beslut den 28 februari 2018 har tjänsten som ekonomichef varit anslagen ledig att sökas senast den 9 mars 2018 kl. 15.00. Inom utsatt tid har sammanlagt personer inlämnat ansökan. Sammanställning över sökanden, se Bilaga 2/FST 28.3.2018. Rekryteringsgruppen har, på basen av utbildning och arbetserfarenhet, intervjuat fyra sökande. Förutom behörighet har erfarenhet av offentlig förvaltning, ledarskap, resultat av intervjuer, referenters uppgifter och övriga relevanta meriter beaktats. Förbundets rekryteringsguide har följts vid rekryteringen. Vid intervjuerna har omnämnts att förbundet tillämpar 6-månaders prövotid. Rekryteringsgruppen förordar att ekonomimagister Fredrik Laurén antas till tjänsten som ekonomichef, med tillträde snarast och en prövotid om 6-månader. I det fall att Fredrik Laurén inte tillträder tjänsten som ekonomichef förordas ekonom Josefin Häggblom till tjänsten som ekonomichef. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antar ekonomimagister Fredrik Laurén till tjänsten som ekonomichef, med tillträde snarast och en prövotid om 6-månader samt en uppgiftsrelaterad lön om 3 795,85. I det fall att Fredrik Laurén inte tillträder tjänsten som ekonomichef föreslås ekonom Josefin Häggblom till tjänsten som ekonomichef. Enligt förslag. 4

ÅDA AB ERBJUDER GEMENSAMT DATASKYDDSOMBUD (DPO) TJÄNST 33 Åda erbjuder 16.3.2018 gemensamt dataskyddsombud, som är baserat på ett tillsvidare avtal, vilket är bundet under de första 12 månaderna. Erbjudandet omfattar alla kommuner och kommunalförbund på Åland och är prissatt i förhållande till bl.a. befolkningsmängden och antalet register hos de olika huvudmännen. För Ålands omsorgsförbunds del skulle kostnaden på årsbasis uppgå till 2 520,-, med en beräknad insats om 3 h/mån, se Bilaga 3 a/fst 28.3.2018. Åda har uppgjort ett avtalsutkast för detta erbjudande, se Bilaga 3 b/fst 28.3.2018. Denna kostnad ryms inom förbundets budget för datasupport 2018. Svar på erbjudandet emotser Åda senast fredagen den 6 april. För egen del har Ålands omsorgsförbunds inte någon möjlighet att hitta ett mera förmånligt arrangemang för att ordna denna obligatoriska uppgift inför 25 maj 2018, då EU:s dataskyddsförordning träder i kraft. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att Ålands omsorgsförbunds del tacka ja och därmed anta erbjudandet från Åda om gemensamt dataskyddsombud som (DPO) tjänst via Åda, till en årskostnad om 2 520,-. Enligt förslag. 5

LAGFÖRSLAG OM REFORM AV KOMMUNSTRUKTUREN PÅ ÅLAND 34 Landskapsregeringen ger Ålands omsorgsförbund tillfälle att ge synpunkter på lagförslaget om reform av kommunstrukturen på Åland, se http://www.regeringen.ax/sites/www.regeringen.ax/files/attachments/page/kommunreformen_remissversion_280218.pdf Synpunkterna ska vara landskapsregeringen tillhanda senast 11.5.2018. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att bordlägga ärendet till nästa sammanträde, så att ledamöterna grundligt hinner sätta sig in i lagförslagets inverkan på Ålands omsorgsförbunds uppdrag; att erbjuda lagstadgade specialomsorger om utvecklingsstörda omfattande hela landskapet Åland. Enligt förslag. 6

BETALNING AV HANDLEDARARVODE ENL. AKTA KAP II 16 a, för studiepraktik då läroinrättning inte längre betalar praktikersättning 35 Nya lagen om yrkesutbildning (531/2017) 73, har i riket medfört att inte utbildningsersättning längre betalas av yrkesutbildningsanordnaren till arbetsgivare som tar emot studerande för lära i arbete, studiepraktik. Likväl ingår i studierna viss mängd behövlig praktik. På Ålands får yrkesutbildningsanordnaren fortsättningsvis betala utbildningsersättning till arbetsgivare som tar emot studerande för lära i arbete, studiepraktik. Emedan all utbildning som behövs för arbetet hos omsorgsförbundet inte finns tillgänglig på Åland söker personer som är studerande i riket praktik på Åland t.ex. vid socionom YH-studier. Dessa behöver kunna söka arbete hos omsorgsförbundet och då gynnas återväxten av medarbetare av att de nyexaminerade även haft möjlighet att göra praktik på Åland och av att de studerandes handledare under praktiken hos förbundet, ersätts på lika grunder i enlighet med AKTA kap. II 16 a. Ersättningen utgör 2,10 per handledningstimme. På årsbasis beräknas ca 5 studerande, som studerar till en utbildning som inte erbjuds på Åland, men som behövs bland medarbetarna hos omsorgsförbundet. Per handledare utgör handledararvodet ca 320,- per studerande, motavarnade totalt ca 1 600,- brutto per år. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att fortsätta att betala handledararvode till de hos omsorgsförbundet som handleder de som studerar till en utbildning som inte erbjuds på Åland, men som behövs bland medarbetarna hos omsorgsförbundet, i enlighet med AKTA kap. II 16 a. Viveka Landgärds anlände kl. 16.37. Enligt förslag. 7

MÖJLIGHET OMVANDLING AV SEMESTERPENNING TILL LEDIGHET 36 Förbundsstyrelsen beslöt 21.10.2009, 85 att utöka möjligheten till att omvandla semesterpenningen till ledig tid från dåvarande 4 eller 8 månader till även 12 månaders semesterpenning. Därtill kan omvandlingen beviljas både ordinarie och vikarie anställda som vid semesterkvalifikationsårets slut arbetat sammanhängande minst fyra månader. I och med att regelverket för semesterpenning ändrat sedan beslutet 21.10.2009, 85 är det anledning att fatta ett nytt beslut i ärendet gällande hur förbundets medarbetare har möjlighet att omvandla semesterpenning till ledig tid. Enligt KAD Cirkulär 5/2017 Bilaga 5 Tillämpningsanvisningar om minskningen av semesterpenningen i AKTA samt omvandling av semesterpenning i ledighet, är det numera maximal möjlighet att omvandla semesterpenningen till totalt 10 lediga dagar, vilka tidigare uppgick till maximal 15 dagar. De medarbetare som söker semesterpenning i ledighet, motiverar sitt val med att de bättre orkar med arbetet då de har tillräckligt med ledig tid för återhämtning i flera omgångar under året. Det är fortsättningsvis arbetsgivaren som beslutar om den praktiska tillämpningen av denna avtalsbestämmelse. Anhållan om omvandling av semesterpenning till ledig tid skall lämnas in i samband med anhållan om sommarsemester. Likaså bör arbetsgivaren och arbetstagaren avtala om att en del av semestern dagar tas ut som sparad ledighet under följande semesterperiod eller därefter. Arbetstagaren har rätt att spara den del av semestern som överstiger 65 %, om inte detta medför betydande olägenhet för produktions- eller serviceverksamheten på arbetsplatsen. Anhållan om sparande av semesterdagar skall lämnas in i samband med anhållan om sommarsemester. Av anhållan skall framgå när sparade semester dagar tas ut. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att bibehålla möjligheten till att omvandla semesterpenningen till ledig tid vid det maximala antalet, numera 10 dagar. Därtill ska anhållan om sparande av semesterdagar lämnas in i samband med anhållan om sommarsemester. Av anhållan skall framgå när de sparade semesterdagarna tas ut. 8

Enligt förslag. 9

RÄTTELSEYRKANDE ÖVER FÖRBUNDSSTYRELSENS BESLUT; TILLSÄTTANDE AV PERSONALCHEF 37 Förbundsstyrelsen har 28.2.2018, 19 beslutat att, bland 11 sökande, anställa Anu Silander som personalchef med en prövningstid om 6 månader. Bilaga 4 a/fst 28.3.2018. En av de medsökande, Evelyn Joelsson-Påvals, har 9.3.2018, inom utsatt tid, inlämnat rättelseyrkande över beslutet. Hon anför i sitt rättelsyrkande att beredningen av ärendet innehåller formella fel, eftersom ärendet inte omfattar ett förslag. Evelyn Joelsson-Påvals yrkar på rättelse så att styrelsen omprövar beslutet, som hon anser att inte tillkommit i riktig ordning. Enligt förbundets förvaltningsstadga 15 utser förbundsstyrelsen avdelningscheferna, av vilka personalchefen är en sådan. Enligt 50 fattas besluten vid förbundsstyrelsens sammanträden efter föredragning av omsorgsdirektören. Om föredragande är frånvarande eller jävig skall dennes ställföreträdare vara föredragande eller föredragande utses genom särskilt beslut av förbundsstyrelsen. Noteras att särskilt beslut om avvikelse gällande föredragande inte fattats. Däremot har styrelsen rätt att fatta ett avvikande beslut i förhållande till föredragandes förslag. Förbundets rekryteringsguide har följts vid rekryteringen. Förutom behörighet har erfarenhet av arbete inom personalförvaltning och ledarskap, resultat av intervjuer och övriga relevanta meriter beaktats. Förbundets rekryteringsguide har följts vid rekryteringen. Den helhetsmässigt mest meriterade av de sökande är psykiatrisjukskötare och YH-socionom, Anu Silander. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen konstaterar att ett formfel begåtts då den inte fattat separat beslut om avvikelse gällande föredragande. Förbundsstyrelsen beslutar att vidhålla sitt beslut att anställa den mest meriterade av de sökande, Anu Silander som personalchef med en prövningstid om 6 månader. Sammanställning över sökanden bifogas, se Bilaga 4 b/fst 28.3.2018. Enligt förslag. _ 10

AVSKRIVNING AV SKULD, KONFIDENTIELLT ÄRENDE 38 11

Förbundsstyrelsen 28.02.2018 21 2/2018 Förbundsstyrelsen 14.03.2018 26 3/2018 PRESENTATION AV PERSONALBAROMETER VIA FÖRETAGSHÄLSOVÅRDEN 21 Företagshälsovårdare Ann Forsbom-Greiff från företagshälsovården är inbjuden till dagens sammanträde för att presentera resultaten av en personalbarometerenkät för omsorgsförbundet, som utförts i början av året. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att ta del av resultaten av personalbarometerenkäten samt tar till sig en av företagshälsovården föreslagen åtgärdsplan för delområden som särskilt behöver uppmärksammas. Denna paragraf behandlades efter 22. Omsorgsdirektören avlägsnade sig från sammanträdesrummet. Företagshälsovårdare Ann Forsbom-Greiff från företagshälsovården presenterade PSOutredningen för förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen beslöt att fortsätta behandlingen av ärendet vid ett extra sammanträde den 14.03.2018 kl. 15.30. Roger Sundman avlägsnade sig kl. 18.35. Viveka Landgärds avlägsnade sig kl. 18.40. Ulla Andersson avlägsnade sig kl. 18.45. _ 26 Förbundsstyrelsen har erhållit den senaste PSO undersökningen. Denna diskuteras/analyseras och styrelsen tar ställning till eventuellt hörande eller andra åtgärder i samband med detta. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Omsorgsdirektören får i uppdrag att göra en åtgärdsplanering med förbättringsförslag och rekommendationer på olika nivåer. Förbättringsförslagen ska gälla omedelbara åtgärder samt rekommendation på längre sikt. Enligt förslag. 12

39 Alla medarbetare i organisationen har i april bjudits in till en genomgång av utfallet av senaste PSO-enkät inom organisationen vid tre parallella tillfällen tillsammans med företagshälsovården som har utfört enkäten. Dessa tillfällen är 12.4, 19.4 och 25.4.2018. För dessa tillfällen har reserverats tid även för diskussion, reflektioner och förslag till hur olika förbättringsåtgärder på bästa sätt kan implementeras i alla led i organisationen, med huvudansvaret för detta hos den högsta ledningen. Inledningsvis har omsorgsdirektören sammanställt en åtgärdsplanering med förbättringsförslag och rekommendationer på olika nivåer. Förbättringsförslagen omfattar inledningsvis omedelbara åtgärder våren 2018 samt rekommendationer på längre sikt. Se Bilaga 7/28.03.2018. OMSORGDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att ta del av förbättringsförslagen omfattar inledningsvis omedelbara åtgärder våren 2018 samt rekommendationer på längre sikt, vilka kompletteras på olika nivåer till början av maj 2018, efter att personalgenomgångarna av senaste PSO-enkät inom organisationen hållits inom april. Se Bilaga 7/28.03.2018. Enligt förslag. 13

Förbundsstyrelsen 14.03.2018 27 3/2018 BESLUT OM BEVILJANDE MEDEL FÖR SAMORDNING AV KOMMUNERNASOCIALTJÄNST 27 Styrelsen har den 14.3 erhållit beslut på anhållan om medel för samordning av kommunernas socialtjänst. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: En konkret plan för projektuppdrag och projektanställning för de insatser som de beviljade medlen skall användas till presenteras på nästa styrelsemöte. Enligt förslag. 40 I enlighet med landskapsregeringens beslut om att bevilja Ålands omsorgsförbund k.f., ansökta medel, maximalt 60 000 för projektet att planera inför kommunernas socialtjänst under perioden 1.1.2018 31.12.2018, beslut nr 58 S2, se Bilaga 5/FST 28.3.2018, ska Ålands omsorgsförbunds beslut om de insatser ansökan avser tillställas landskapsregeringen. En plan och tidtabell för hur medlen avses användas i avsnitt, som status rapporteras till landskapsregeringen, bifogas i Bilaga 6a/FST 28.3.2018. Förbundsstyrelsen behöver därtill utse en styrgrupp för uppdraget och en sakkunnig referensgrupp, bestående av fyra sakkunniga på KST-arbetsområdet, med regional spridning på Åland. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna den plan och tidtabell för hur medlen avses användas i avsnitt, som status rapporteras till landskapsregeringen, i enlighet med Bilaga 6a/FST 28.3.2018. Förbundsstyrelsen utser därtill en styrgrupp för uppdraget och en sakkunnig referensgrupp, bestående av fyra sakkunniga på KST-arbetsområdet, med regional spridning på Åland. Förbundsstyrelsen beslöt godkänna den plan och tidtabell för hur medlen avses användas i avsnitt, som status rapporteras till landskapsregeringen, i enlighet med Bilaga 6a/FST 28.3.2018. 14

Förbundsstyrelsen utser vid nästa sammanträde på förslag av KST-arbetsgruppen en styrgrupp för uppdraget och sakkunnig referensgrupp, bestående av fyra sakkunniga på KSTarbetsområdet, med regional spridning på Åland. Förbundsstyrelsen bifogade Bilaga 6b, Medgivande till samverkan i KST-projektuppdraget. 15

ANSÖKAN OM ALTERNERINGSLEDIGHET 41 Veronika Snellmans brev som inkommit den 23.3.2018, ansökan om alterneringsledighet under 180 dagar i enlighet med lag om alterneringsledighet. Ordförande Clas Öfverström föreslog att alterneringsledigheten inte beviljas. Erik Schütten understödde förslaget. Ulla Andersson föreslog att alterneringsledigheten beviljas. Katarina Ulenius understödde förslaget. Ordförande konstaterade att det finns två understödda förslag varför en omröstning genom handräckning bör genomföras. De som understöder Clas Öfverströms förslag röstar JA och de som understöder Ulla Anderssons förslag röstar NEJ. Vid omröstningen gavs 5 JA-röster (Öfverström, Hambrudd, Landgärds, Sundman, Schütten) och 2 NEJ-röster (Andersson, Ulenius). Ordförande konstaterade att förslaget till att inte bevilja alterneringsledighet vunnit. 16

HÄVNING AV TJÄNSTEFÖRHÅLLANDE SOM OMSORGSDIREKTÖR 42 STYRELSEORDFÖRANDE FÖRSLAG: På senaste styrelsemötet 14 mars 2018, 26 fick omsorgsdirektören i uppdrag att göra en åtgärdsplanering med förbättringsförslag och rekommendationer på olika nivåer. Förbättringsförslagen skall gälla omedelbara åtgärder samt rekommendationer på längre sikt. Styrelsen konstaterar att omsorgsdirektör Veronika Snellmans förmåga att leda förbundet är starkt ifrågasatt och att styrelsen därför överväger föreslå för förbundsfullmäktige att omsorgsdirektörens tjänsteförhållande skall hävas med omedelbar verkan. Grunderna till övervägandet framgår av bilaga 8/28.03.2018. Sammantaget anser styrelsen att omsorgsdirektören brustit i sitt ledarskap och i väsentlig grad åsidosatt sina förpliktelser enligt Förvaltningsstadga för Ålands omsorgsförbund k.f. 91 mom. 2. Det föreligger därför uppsägningsgrund enligt kommunallagens 58. Styrelsen beslutar med hänvisning till det ovan anförda ge omsorgsdirektören tillfälle att bli hörd, antingen muntligen eller skriftligen. Vid hörandet skall förbundet representeras av styrelsens och fullmäktiges ordförande samt styrelsens viceordförande och fullmäktigeledamoten Berit Hampf. Hörande kommer att ske den 13 april klockan 15.00 på förbundets kansli. Omsorgsdirektören kommer att erhålla kallelse till detta hörande och från och med start den 30 april skall innestående övertid tas ut. Förbundsstyrelsen har tagit del av bilaga 9, skrivelse av kanslipersonalen och bilaga 10, skrivelse av ledningsgruppen och de bifogas till protokollet. Förbundsstyrelsen beslöt enligt styrelseordförandes förslag. 17

NÄSTA SAMMANTRÄDE 43 Förbundsstyrelsen beslöt sammanträda nästa gång den 25 april 2018 kl. 15.30 på omsorgskansliet. 18