Gnesta kommun Ink. 2013-05- 13 GNESTA KOMMUN 2013-05-10 Revisorerna För handläggning. Till Kommunfullmäktige i Gnesta kommun Org.nr. 212000-2965 Revisionsberättelse för år 2012 Revisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet och genom utsedda lekmannarevisorer verksamheterna i Gnesta Kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB. Granskningen har även omfattat hjälpmedelsnämnden och den gemensamma patientnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns en tillräcklig intern kontroll samt för återredovisningen till fullmäktige av hur de fullgjort uppdraget. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, redovisning, intern kontroll och pröva om verksamheten bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har såvitt avser kommunen utförts enligt kommunallag, god revisionssed i kommunal verksamhet och fastställt revisionsreglemente. Vår granskning har haft den omfattning och inriktning samt givit det resultat som redovisas i bilagan "Revisorernas redogörelse för 2012 års granskningar". Kommunens resultat 2012 uppgår till 7,3 mnkr (2011 uppgick resultatet till 8,8 mnkr) före balanskravsutredning och 4,1 mnkr (2011 6,2 mnkr) efter kommunens balanskravsutredning. I resultatet ingår extra satsningar på 1,2 mnkr och extra inlösen av pensionsåtagande med totalt 4,9 mnkr som beslut har fattats om efter den prognos som redovisades i oktober, ytterligare avsättning för återställande av deponi vid Korslöt med 3 mnkr samt ianspråktagande av medel från tidigare år med totalt 3,4 mnkr. Det budgeterade resultatet var 46 tkr. Vi instämmer i bedömningen att kommunen uppfyller det lagstadgade balanskravet. Miljö- och byggnämnden samt Kommungemensamt inklusive finansiella poster redovisar överskott, medan övriga nämnder redovisar underskott. Största anledningen till överskottet är att kommunen fick en återbetalning av premier från tidigare är för sjukförsäkring hos AFA med 7,7 mnkr. och reavinster från finansiella placeringar med 3,5 mnkr Barn- och utbildningsnämnden redovisar ett underskott med 3,1 mnkr främst avseende grundskolan pga interkommunala ersättningar, högre kostnader för lärarnas löneavtal än budgeterat och underskott för ytterskolorna. En del av underskottet täcks genom överskott för särskolan och gymnasieskolan. Kultur- och tekniknämnden redovisar underskott för den skattefinansierade verksamheten med 1,8 mnkr. 1 mnkr beror på extra satsning på den sk föreningsmiljonen och där har fullmäktige godkänt att nämnden redovisar underskott för detta. Enligt kommunallagens kapitel 9 9 a skall de förtroendevalda revisorerna bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mäl för den ekonomiska förvaltningen, ur ett verksamhetsmässigt såväl som finansiellt perspektiv, som fullmäktige beslutat om i årsbudgeten och flerårsplanen. Kommunen har fastställt finansiella mål. Det första målet anger att kommunens resultat ska uppgå till minst 0 % av skatter och statsbidrag. På sikt bör resultatet uppgå till minst 0
1,5 % av skatter och statsbidrag. Årets resultat uppgår till 1,4 % av skatter och statsbidrag. Målet för 2012 är uppfyllt, men kommunen kommenterar endast det långsiktiga målet på 1,5 %. Det andra målet anger att investeringarna ska vara självfinansierade till 100 %. Vi delar kommunens uppfattning om att detta mål är uppfyllt. Det tredje målet är att avkastningen på pensionsportföljen ska användas till att kapa topparna på de utbetalningar som överstiger ca 2 mnkr från och med 2010. Vi instämmer i kommunens bedömning att även detta mål är uppnått, då årets kostnader för utbetalningar av pensioner uppgick till 7,4 mnkr och 3,9 mnkr av årets avkastning på pensionsportföljningen har använts för att kapa toppen. Totalt sett bedömer vi måluppfyllelsen för de finansiella målen som god. Kommunen har fastställt mål för verksamheten och redovisar dessa samt redovisar vad som gjorts för att nå målen och en bedömning av i vilken grad de har uppnåtts. Ett antal mått och indikationer redovisas för målen. Enligt kommunens styrmodell är målen strävansmål för perioden 2011-2014 och redovisning lämnas över vad som gjorts för att nå målen, samt ett antal mått och indikatorer. Kommunen gör bedömningen att 25 % av målen har uppfyllts och övriga mål har uppfyllts delvis. Det finns ingen tydlig definition av vad som ska ha uppnåtts för att målen ska anses ha uppnåttslelt eller delvis, vilket innebär att revisorerna inte kan uttala sig om målen har uppnåtts. Vi bedömer måluppfyllelsen totalt sett som mycket svag och att arbete pågår för att samtliga mål ska uppnås. När det gäller socialnämnden har vi i vår granskning funnit att det finns brister inom hemtjänsten och i uppföljningen av den verksamhet som bedrivs av externa utförare. Till detta är vi kritiska. Nämnden saknar system och rutiner för att systematiskt och fortlöpande följa upp de externa utförarnas avtalsefterlevnad. Socialnämnden behöver även utveckla styrprinciperna och införa ett aktuellt och fastställt ledningssystem för att säkerställa kvaliteten inom hemtjänsten. Vi utgår från att nämnden vidtar erforderliga åtgärder under 2013. Ansvarsfrihet Revisionen för 2012 har inte föranlett någon anmärkning mot styrelsen och övriga nämnder. Efter en samlad bedömning tillstyrker vi att kommunstyrelsen, nämnderna, den gemensamma nämnden för tekniska hjälpmedel och den gemensamma patientnämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet. Vi tillstyrker också att kommunens årsredovisning godkänns. Gnesta den lo aj 2013 Åke Nilsson /et Jorn Svallfors
Granskningens inriktning och omfattning Revisionsarbetet har skett i enlighet med fastlagd revisionsplan och de av revisorerna fastställda granskningsuppdragen. Löpande granskning har gjorts av Kommunstyrelsens och övriga nämnders protokoll. Revisionsarbetet har även omfattat möten med representanter för kommunens styrelse samt nämnder och förvaltningsledningar. Fortlöpande och i olika frågor har även möten med kommunala företrädare inom olika sakområden genomförts. Revisionen har föranlett synpunkter och förslag av olika karaktär. Dessa har delgivits berörda nämnder och förvaltningar. Revisionsskrivelser har avgivits till kommunstyrelsen och berörda nämnder samt lämnats till kommunfullmäktige för kännedom. Granskningen av bokslut och årsredovisning 2012 grundar sig på material som fastställts av kommunstyrelsen. Revisorernas redogörelse för 2012 års granskningar Revisorerna har under år 2012 genomfört följande granskningar: Samgranskning inom länet avseende läkemedel för äldre. Granskning av ansvarsutövande inom kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt barn- och utbildningsnämnden. Granskning av beredskapen avseende EKO-frågor - etik, korruption och oegentligheter Delårsgranskning Uppföljning av externa utförare inom hemtjänstens följsamhet till gällande avtal Granskning av effektivitet och kvalitet inom kommunens hemtjänst Årsredovisningsgranskning I det följande redovisas en sammanfattning av syfte och resultat för respektive granskning. Delårsrapport Syfte: med granskningen är att bedöma om delårsrapporten uppfyller redovisningslagens krav och följer god redovisningssed. Kommunens revisorer har genomfört en översiktlig granskning av Gnesta kommuns delårsrapport per 2012-08-31. Granskningen är väsentligt begränsad och inriktad på analys och mindre på detaljgranskning. Resultat: Granskningen av kommunens delårsrapport visar att resultatet för perioden är 17,3 mnkr (16,8 mnkr) före balanskravsutredning, vilket är 0,8 mnkr högre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om 14,3 mnkr inklusive ianspråktagande av öroninärkta medel. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Vi revisorer bedömer att: Delårsrapporten är i allt väsentligt upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed. Att kommunen kommer att klara balanskravet.
Kommunfullmäktige har fastställt tre finansiella mäl för god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen bedömer att samtliga tre mål kommer att uppnås och vi instämmer i att det finns förutsättningar för att de ska nås. Kommunfullmäktige har fastställt 8 övergripande mål för verksamheten. Kommunstyrelsen har bedömt ett mål som uppnått och att övriga mål delvis kommer att kunna uppnås. Vi instämmer i bedömningen att målen delvis kommer att uppnås under året. Delårsrapporten innehåller nu separat resultat- och balansräkning för renhållningsverksamheten. Årsredovisning 2012 Syfte: att pröva om årsredovisningen för 2012 uppfyller den kommunala redovisningslagens krav och kraven på rättvisande räkenskaper och god redovisningssed. Resultat: årsredovisningen redogör i allt väsentligt för utfallet av verksamheten och uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper. Den ger en rättvisande bild av resultat och ställning samt är upprättad enligt god redovisningssed. Granskningen visar vidare att kommunens ekonomiska situation och utveckling är god. Kommunen lever upp till kommunallagens balanskrav. Kommunens resultat uppgår till 7,2 rankt: före balanskravsutredning och 4,1 mnicr efter kommunens balanskravsutredning Kommunens samtliga fastställda finansiella mål är under året uppfyllda för 2012. Det långsiktiga målet för resultatet är inte uppnått. Vi bedömer måluppfyllelsen som god. De mål för verksamheten som Kommunfullmäktige har fastställt är strävansmål för perioden 2011-2014. Kommunstyrelsens har bedömt att av de åtta mål som har fastställts har två uppfyllts helt och sex delvis. Det finns ingen tydlig definition av vad som ska ha uppnåtts för att målen ska anses ha uppnåtts helt eller delvis, vilket innebär att revisorerna inte kan uttala sig om målen har uppnåtts. Totalt sett bedömer vi måluppfyllelsen som mycket svag och arbete pågår för att samtliga mål ska uppnås Sarngranskning inom länet avseende läkemedel för äldre Syfte: Granskningen har omfattat samtliga kommuner i länet samt landstinget Sörmland och genomförts som en samgranskning. Revisionsfrågorna fokuserar på om kommunerna och landstinget har en effektiv läkemedelsförslcrivning/användning för de äldre. Resultat: Den generella bilden för både kommunerna och landstinget är att den kvalitativa uppföljningen behöver utvecklas, styrningen behöver utvecklas och till större utsträckning utgå från behov samt att informationsöverföringen i samband med läkemedel behöver förbättras. Sörmland ligger relativt bra till i förhållande till övriga län vad avser både antal läkemedel och riskfyllda kombinationer. Inom länet är dock variationen stor. Förutom den generella synpunkten kring styrning, uppföljning och informationsöverföring uppmärksammade revisorerna följande för Gnestas del: Vad avser andelen patienter med fler än tio läkemedel och riskfyllda eller olämpliga kombinationer ligger kommunen lägre än länet. Andelen med olämpliga läkemedel ligger dock högre än genomsnittet. Av de 23 läkemedelsgenomgångar som genomfördes under 2011, i enlighet med läkemedelskommitténs krav, genomfördes samtliga i särskilt boende och ingen i ordinärt boende. Gnesta har inte uppnått Läkemedelskommittens mål gällande antal läkemedelsgenomgångar. Den politiska nivån har inte angett en tydlig ambitionsnivå för läkemedel för äldre.
Lokala rutiner finns för läkemedelshantering och informationsöverföring. Det finns även en lokal överenskommelse om läkarmedverkan i kommunen. Gnesta har i den lokala överenskommelsen utökat läkarmedverkan jämfört med det länsövergripande avtalet. Det finns en stabil läkarsituation på Gnesta vårdcentral. Det har dock varit en viss omsättning gällande sjuksköterskor. Ansvarsutövande inom kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt barn- och utbildningsnämnden Syfte: Revisionsfrågan för granskningen var: Har styrelsen och nämnderna tillräckliga förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten? Enkätundersökningen som granskningen baserades på avsåg tre delområden: Mål och riktlinjer vilka mål finns, hur tas de fram. Ansvar och rapportering uppföljning av ekonomi och mål Arbetssätt och arbetsformer ansvarsfördelning, kontroll. Resultat: Den sammanfattande revisionella bedömning var att kommunstyrelsen har tillräckliga förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten, men olika synpunkter från ledamöter och tjänstemän inom ett antal olika områden gör att kommunstyrelsen bör analysera vad dessa beror på. Det gäller bl a olika syn på hur väl uppföljningen fungerar och i vilken utsträckning som tillräckliga beslutsunderlag finns. Inom barn- och utbildningsnämnden var den sammanfattande revisionella bedömning att barn- och utbildningsnämnden har goda förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten. Resultaten indikerar dock att ledamöterna vill ha större möjlighet att styra verksamheten genom att bli mer delaktiga i processen med att ta fram verksamhetsplan och målformuleringar. Ett annat förbättringsområde är återrapporteringen av ekonomin. En grundförutsättning för god styrning och uppföljning är en tillräcklig rapportering av ekonomin. Utifrån de svar som lämnats av ledamöterna finns det brister i detta. Vidare framkom att ledamöterna anser att rollfördelningen mellan nämndens ledamöter och förvaltningens tjänstemän behöver ses över. När det gäller miljö- och byggnämnden var den sammanfattande revisionella bedömning att miljö- och byggnämnden har mycket goda förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten. Vi har därför fa förslag på förbättringsområden, men det finns resultat som avviker något från den generella bilden och där tjänstemännen varit oeniga. Vi ser inom området Mål och riktlinjer att det finns viss förbättringspotential när det gäller nämndens styrning på lång sikt och de beslutsunderlag som denna styrning utgår ifrån. Tjänstemännen har olika uppfattningar om rapporteringen av arbetsmiljömål, miljömål och verkställandet av beslut och direktiv är tillräcklig under året. Av dessa finns den största förbättringspotentialen när det gäller arbetsmiljömål. När det gäller Arbetssätt och arbetsformer är ledamöter och tjänstemän mycket samstämmiga om att rollfördelning, delegationsordning och styrning och kontroll av verksamheten och ekonomin är väl fungerande. Totalt sett är de svar som lämnats mycket höga i jämförelse med motsvarande nämnder i andra kommuner. För både ledamöter och tjänstemän och för i stort sett varje enskild fråga noteras medelvärden som är högre än genomsnittet. Granskning av beredskapen avseende EKO-frågor - etik, korruption och oegentligheter Syfte: Granskningen skulle besvara två revisionsfrågor. Är kommunstyrelsens och kulturoch tekniknämndens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt? Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig?
Resultat: Den sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsen och kultur- och tekniknämnden i huvudsak arbetar ändamålsenligt med EKO-frågor och med tillräcklig intern kontroll. Detta baserar vi på att kommunstyrelsen uppmärksammat det förebyggande arbetet i och med riktlinjen för mutor och otillbörlig påverkan samt gjort detta till ett fokusområde som samtliga nämnder ska lyfta in i sina respektive internkontrollplaner. Som en följd av detta har nämnderna även fått i uppgift att analysera var i den egna verksamheten risken för mutor och otillbörlig påverkan är som störst. I granskningen noterades ett antal förbättringsområden och därför lämnades ett antal rekommendationer, bl a att kommunstyrelsen bör upprätta en intemkontrollplan för de verksamheter man ansvarar för. Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv bör dessa områden omfattas av samma kontroller som nämndernas verksamheter. Uppföljning av externa utförare inom hemtjänstens följsamhet till gällande avtal Syfte: Revisionsfrågan var följande: Finns inom nämndens ansvarsområde system och rutiner för att systematiskt och fortlöpande följa upp de externa utförarnas avtalsefterlevnad? Resultat: Vår samlade bedömning är att nämnden inte säkerställer att det finns system och rutiner för att systematiskt och fortlöpande följa upp de externa utförarna avtalsefterlevnad. Vår bedömning är att den privata utföraren följer Gnesta kommuns riktlinjer när det gäller att ta fram individuella genomförandeplaner för beslutade insatser. Ansvaret för att genomföra uppföljningar av att biståndsbeslutade insatser utförs i enlighet med beslut är tydligt definierat. Beställarenheten har ansvar för att genomföra uppföljningar. Uppföljning har genomförts inom området hälso- och sjukvård men inte i inom övriga delar. Vår bedömning är att kommunen bör vidareutveckla befintligt kvalitetsledningssystem. Rutiner och metoder för att systematiskt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten bör utvecklas för att uppfylla krav i aktuella föreskrifter. Varje år genomförs uppföljningar genom de Öppna jämförelser som Sveriges kommuner och landsting hanterar. Det finns ingen särredovisning av kundnöjdhet gällande privata utförare. För att kunna göra jämförelser vore det önskvärt att separera de privata utförarnas kunder från kommunens egna uppdrag. Granskning av effektivitet och kvalitet inom kommunens hemtjänst Syfte: Granskningen ska besvara revisionsfrågan huruvida socialnämnden bedriver verksamheten inom den kommunala hemtjänsten på ett effektivt och kvalitetsmässigt tillfredsställande sätt. Resultat: Vår övergripande revisionella bedömning är att socialnämnden i stort bedriver verksamheten inom den kommunala hemtjänsten på ett effektivt och kvalitetsmässigt sätt dock inte helt tillfredsställande. Vi ser enligt vår bedömning att arbetet med kvalitet och dess nivå behöver säkerställas genom: Utveckling av nämndens styrprinciper Att nämnden utvecklar en systematisk hantering av genomförda brukarundersökningar Ett aktuellt och fastställt ledningssystem för äldreomsorgens verksamhetsområde enligt SOSFS 2011:9 Att använda synpunkter och avvikelser i det ständiga utvecklingsarbetet
Hjälpmedelsverksamheten Vid granskningen av hjälpmedelsverksamheten har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor. Gemensam patientnämnd Vid granskningen av den gemensamma patientnämnden har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor.
Bilagor Till revisionsberättelsen hör bilagorna: Revisorernas redogörelse för 2012 års granskningar (i) Granslcningsrapport från lekmannarevisor i - Gnesta Kommunkoncern AB (2) - Gnestahem AB (3) Gnesta Förvaltnings AB (4) Gnesta Stadsnät AB (5) Gnesta Centrumfastigheter AB Hjälpmedelsverksamheten (7) Gemensam patientnämnd (8)