Ansökningsanvisning 2012 för deltagande i förberedande besök och kontaktseminarier inom Comeniusprogrammet Syftet med dessa anvisningar är att bistå de sökande vid ifyllandet av ansökningsblanketten för skolornas förberedande besök och kontaktsminarier i anslutning till samarbetsprojekten inom Comeniusprogrammet (skolornas samarbetsprojekt, Regio och individuell elevmobilitet). Anvisningarna gäller endast för förberedande besök i anknytning till Comeniusprogrammet. Förberedande besök Under de förberedande besöken är syftet att träffa blivande samarbetspartner och att med dem planera det nya Comeniusprojektet. Besöker ger bl.a. möjlighet att stifta bekantskap med samarbetsskolan (lokaliteter, teknisk utrustning osv.), partnernas utbildningssystem och kultur. Under besöket planerar parterna projektet (bl.a. arbetsplanen, skolornas inbördes roller och uppgifter, sättet för uprätthållandet av kontakterna, de använda språken, utbytena i anslutning till projektet och annan mobilitet) samt utarbetar den gemensamma ansökan. Det effektivaste besöket är ett besök, där alla parter träffar varandra. Målet är att besökets slutresultat är en preliminär (eller färdig) version av den gemensamma Comeniusprojektsansökan. Ett förbeedande besök kan vara maximalt 5 dagar, och det måste avläggas före utgången av ansökningsomgången 2013. Ansökningstiderna till förberedande besök Ansökningstiderna är tre år 2012: 15.5.2012 15.9.2012 15.11.2012 Ansökan kan lämnas in efter ansökningstiden, ifall det ännu finns oanvänt anslag för förberedande besök. Hör dig för om saken hos CIMO, om du planerar att sända in ansökan efter den sista ansökningstidens utgång. Ansökningar som lämnas in efter ett besök beaktas inte. Kontaktseminarier Kontaktseminarierna är seminarier som anordnas av de nationella kontoren och till vilka deltagarna kommer från flera olika länder. Seminariernas syfte är att hitta nya samarbetspartner och sätta igång samarbetsprojekt. Seminariernas tema och målgrupp kan variera rätt så avsevärt.. Till alla kontaktseminarier söks separat. Om seminarierna och ansökningstiderna till dem meddelas särskilt på CIMOs webbtjänst www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontaktseminarier samt på Comeniusprogrammets e-postlista. Ett kontaktseminarium varar i allmänhet 4-5 dagar. Bidragets storlek Bidragets storlek är beroende av besöksmålet och resans längd. Till förberedane besök och kontaktseminarium kan bidrag sökas och bidraget användas till täckandet av: Reskostnaderna (travel): tur-retur från hemorten till destinationsorten och tillbaka med begagnande av det förmånligaste resalternativet Uppehållskostnaderna (subsistence): inkvarterings- och levnadskostnaderna (jfr ersättningen för uppehållskostnaderna enligt land i bilaga 1 till ansökningsanvisningen) Kontaktseminarieavgiften (contact seminar fee), som i allmänhet täcker kostnaderna för inkvartering och måltider samt seminarieavgiften.
2(8) Beviljandet/betalningen av bidraget Förmånstagaren kan välja on stödet utbetalas i två rater enligt finansieringsavtalet (80% före resa+ 20% efter rapporteringen) eller i sin helhet efter att slutrapporten har godkänts. Stipendiet betalas in på utbildningsanordnarens (=kommunens) konto. Stipendiet beviljas högst till ansökt belopp och det går inte att höja i efterhand. Överföringar ur bidragssumman mellan olika utgiftsslag är inte möjliga i ett senare skede. Uppskatta reskostnaderna realistiskt i ansökan. Ansökningsblanketten Ansökningsblanketten och anvisningarna återfinns på adress: www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontakiseminarier Till sökande År 2012 används en elektroniskt ansökningsblankett. Ansökningsblanketten är engelskspråkig, men den kan fyllas i på svenska, finska eller engelska. Det finns ytterligare en särskild engelskspråkig (teknisk) anvisning (LLP Application eforms: Applicant s Guide), som återfinns på CIMOs webbtjänt med adress www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontaktseminarier/ Till sökande. Inlämning av ansökan Ansökningsblanketten till ett föreberedande besök ska sändas in både elektroniskt och per post i undertecknad pappersversion med tillhörande bilagor i två exemplar (original + kopia). 1. Då ansökan är färdig, godkänn den genom att klicka i rutan Validate. Validate kontrollerar, att alla obligatoriska fält har fyllts i. Obs! Blanketten ska först valideras för att den elektroniska sändningen ska lyckas. 2. Förvissa dig i detta skede om, att din maskin är uppkopplad till Internet. Sänd in blanketten genom att klicka i rutan Submit online. I punkten L.2. Submission summary kan du kontrollera att sändningen har lyckats. 3. Spara ansökan och skriv ut den Det går inte att foga bilagor till den elektroniska ansökningsblabketten, utan de bör sändas in per post tillsammmans med pappersversionen. Bilagor är: - det förberedande besökets preliminära program/tidtabell och - eventuell förteckning över skolans projekt med EU-finansiering. Den utskrivna och undertecknade ansökningsblanketten (1 original och 1 kopia) sänds in till: Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO Comenius / Förberedande besök PB 343 (Hagnäskajen 6) 00531 Helsingfors
3(8) Urvalsprocessen Ansökningarna bedöms på CIMO. Ansökan ska uppfylla de formella kriterierna för att gå till kvalitetsbedömningen. Förvissa dig om, att alla kriterier som ingår i punkten CHECKLIST i den elektroniska ansökningsblanketten har mötts. Besvara alla punkter som berör ditt ansökta besök i ansökningsblanketten. Observera att vissa punkter i blanketter endast gäller förberedande besök, medan andra gäller enbart kontaktseminarier. Var så exakt som möjligt i dina svar. Endast sådant som står i blanketten besaktas, varför du inte ska betrakta någon uppgift som självklar.. Vid urvalsprocessen är tonvikten lagd på följande saker: - Besökets innehåll och längd samt betydelse för den ansökande organisationen - En plan som möjliggör en så högklassig utveckling som möjligt av Comeniusprojektet - Den sökande hör till funktionens målgrupp - Det ansökta besöket uppfyller de krav som ställts: besökets längd är 1-5 dagar och destinationslandet är ett annat land som är med i LLP-programmet - Stipendium för förberedande besök beviljas i allmänhet endast till en (1) deltagare från samma organisation. I kontaktseminarium kan endast en person/läroanstalt delta. Företräde har sökande som saknar tidigare erfarenhet av europeiska projekt och som inte tidigare har erhållit EU-stöd. Om bedömningskriterierna och poängsättningen finns närmare uppgifter i blanketten för kvalitetsbedömning, som återfinns på sidan www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontaktseminarier. Storleken på de beviljade stipendierna till förberedande besök varierar från år till år beroende på de till buds stående anslagens storlek. Merinformation comenius-info@cimo.fi Tjänstenummer: 0295 338 652 www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontaktseminarier
4(8) BILAGA 1: STIPENDIETABELL/ Comenius förberedande besök /Finlands summor 2012 2012 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) DURATION IN DAYS 1 day 2 days 3 days 4 days 5 days AT Österrike 108 216 324 432 540 BE Belgien 102 204 306 408 510 BG Bulgarien 66 132 198 264 330 CH Schweiz 156 312 468 624 780 CY Cypern 90 180 270 360 450 CZ Tjeckien 90 180 270 360 450 DE Tyskland 96 192 288 384 480 DK Danmark 138 276 414 552 690 EE Estland 78 156 234 312 390 EL Grekland 96 192 288 384 480 ES Spanien 102 204 306 408 510 FR Frankrike 120 240 360 480 600 HR Kroatien 96 192 288 384 480 HU Ungern 84 168 252 336 420 IE Irland 114 228 342 456 570 IS Island 108 216 324 432 540 IT Italien 114 228 342 456 570 LI Liechtenstein 156 312 468 624 780 LT Lithauen 78 156 234 312 390 LU Luxemburg 102 204 306 408 510 LV Lettland 78 156 234 312 390 MT Malta 84 168 252 336 420 NL Nederländerna 108 216 324 432 540 NO Norge 156 312 468 624 780 PL Polen 78 156 234 312 390 PT Portugal 90 180 270 360 450 RO Rumänien 72 144 216 288 360 SE Sverige 126 252 378 504 630 SI Slovenien 96 192 288 384 480 SK Slovakien 84 168 252 336 420 TR Turkiet 84 168 252 336 420 UK Storbritannien 138 276 414 552 690
5(8) Anvisning om ifyllnad av ansökningsblanketten för förberedande besök Kommissionen har gjort upp en elektronisk ansökningsblankett, som är gemensam med Grundtvig- och Leonardo da Vinciprogrammen. Ansökningstiderna, förfaringssätten och kriterierna samt stipendiebeloppen varierar däremot beroende på program. Ansökningsblanketten jämte anvisningar återfinns på CIMOs webbtjänst med adress: www.cimo.fi/comenius Förberedande besök och kontaktseminarier Till sökande Allmänt Ansökningsblanketten är i pdf-form, vilket kräver för att fungera version 8.1 eller nyare av programmet Adobe Reader. Kontrollera att din maskin har en tillräckligt färsk version av Adobe Reader. Spara blanketten på din maskin innan du börjar fylla i den. Det lönar sig att stänga Internetbrowsern och öppna blanketten du sparat på din maskin. Ansökningsblanketten är engelskspråkig, men du kan fylla i den på svenska eller finska. I handledningen (LLP Application eforms: Applicant's guide) till den elektroniska blanketten ingår råd om tekniska saker. Sparandet av data och insändning av den elektroniska ansökan - Sparandet av data sker på normalt sätt: File/Save - Det är obligatoriskt att fylla i fälten med feta röda kanter. Om uppgift saknas, skrivs i så fall in N/A (not applicable) eller uppgift finns inte att tillgå i fältet. - Kontrollen av uppgifterna sker med hjälp av rutan Validate nere på sidan. Validate kontrollerar att alla obligatoriska fält har blivit ifyllda. - På ansökningsblankettens sista sida finns en ruta Submit, som du ska klicka, då du överför ansökan till databanken. Kontrollera i detta skede att din maskin är uppkopplad till Internet. Innan du klickar Submit ska blanketten först kontrolleras via Validate och eventuella brister rättas till. - Sedan du klickat i rutan Submit får du en bekräftelse i punkten L.2. Submission summary på att du lämnat in ansökan. Spara och skriv ut ansökningsblanketten. - Till ansökan som sänds in ska även fogas det förberedande besökets eller kontaktseminariets preliminära program, i vilket förutom namnen på de organisationer som besöks och besöksprogrammet även ingår den planerade restidtabellen. - Den undertecknande ansökan jämte bilagor sänds in per post i två exemplar (original och kopia). Anvisning om ifyllnad av den elektroniska ansökningsblanketten B. SUBMISSION (sida 1) B.1. CONTEXT - Sub-programme: Välj underprogram: COMENIUS - Type of visit: Välj typen av besök, antingen preparatory visit eller contact seminar. Ditt val här kommer att påverka raderna i budgettabellen (punkt H. Budget). - Target action: Välj typen av projekt du är i färd med att förbereda. Om du planerar ett skolsamarbetsprojekt välj antingen COMENIUS Multilateral school partnership,
6(8) COMENIUS bilateral school partnership eller COMENIUS pupil mobility sending school. - COMENIUS Regio Partnerships är en typ av projekt, där den sökande är en kommun, en samkommun, ett regionförvaltningsverk eller en ELY-central. B.3. NATIONAL AGENCY - National Agency / Name: välj FI1 LLP CIMO C. ACTORS IDENTIFICATION C.1. APPLICANT ORGANISATION - Full legal name: Använd här läroanstaltens svenkspråkiga/finskspråkiga namn och ange det engelskspråkiga namnet inom parentes. - Acronym: Läroanstaltens förkortade namn, om ett sådant används. - ERASMUS ID code/national ID: fältet lämnas oifyllt - Commercial orientation: Profit/Non-profit: vinstbringande/icke vinstbringande organisation - Scope: läroanstaltens influensområde - Legal status: Public/Private: Organisationen är offentlig, då över 50 % av finansieringen kommer från offentliga källor, såsom t.ex. från staten eller kommunerna. - Economic sector: Läroanstaltsnivåerna kommer till synes i neddragsmenyn med början i punkt P, - Contact person: Uppgifterna om den person som ska avlägga besöket. Is the contact person also the main participant (participant 1)? Om ditt svar är YES skrivs uppgifterna automatiskt in i punkten Participant 1. - Om två personer från läroanstalten ska resa ut, får du fram fälten för den andra personen genom att klicka i rutan add participant. Person authorized to sign the grant agreement avser läroanstaltens föreståndare, rektor eller annan motsvarande person, som fungerar som undertecknare av ansökan och eventuellt projektavtal. BACKGROUND/EXPERIENCE Mata här in din läroanstalts EU-finansierade (t.ex. Comenius, Grundtvig, Leonardo, ESR osv.) projekt, som varit i gång under de senaste fem åren. Om läroanstalten har många EU-projekt, ge här uppgifterna om de 4-5 viktigaste och foga en fullständigare projektförteckning som bilaga till den ansökan som sänds in per post. Fälten är begränsade till sitt omfång, varför skriv in endast de viktigaste uppgifterna, såsom projektens namn och nummer. C. 2. HOST ORGANISATION - Full legal name: Den mottagande läroanstaltens namn på engelska och/eller lokalspråket (I fråga om ett kontaktseminarium är den mottagande organisationen det nationella kontoret i det land där seminariet hålls.) C.3. PARTICIPANTS - Om deltagaren är densamma som contact person, kopieras uppgifterna automatiskt
7(8) - Om understöd söks till två personer, går det att lägga till informationen om den andra personen genom att klicka Add participant. - För besök beviljas understöd till två personer endast i undantagsfall. Till kontaktseminarium beviljas understöd till endast en person från samma organisation. BACKGROUND/EXPERIENCE OF PARTICIPANT NO 1. - I denna punkt ska ingå en kort beskrivning av besöksdeltagarnas arbetserfarenhet, bakgrund och nuvarande uppgifter. En av avsikterna med de förberedande besöken är att uppmuntra även nya aktörer att delta i programmet. Om din läroanstalt söker bidrag till två deltagare, är det viktigt att tala om i ansökan, vilken roll de kommer att spela och/eller vilken arbetsfördelningen är mellan dem på det förberedande besöket och/eller vid planeringen av projektet. D PROJECT DESCRIPTION Berätta om projektidén/det projekt som kommer att planeras under besöket och om hur projektet har anknytning till målen för den egna läroanstalten. Om ni så önskar, kan en närmare projektbeskrivning fogas till ansökan. Motivera varför ni valt just denna läroanstalt eller detta kontaktseminarium till mål och vem som kommer att delta i planeringsmötet. Beskriv besökets innehåll och mål. Foga besökets/seminariets program/tidtabell till ansökan. Redogör även för representanterna för läroanstalter från andra länder som deltar i besöket. Då ansökningarna bedöms, fästs särskilt avseende vid att besöket har klara mål och ett klart program samt att det har anknytning till planeringen och förberedelserna av nya projekt inom Comeniusprogrammet. H. BUDGET Den sökande kan anhålla om bidrag för de res- (travel) och uppehållskostnader (subsistence) som uppstår i anslutning till besöket. Med uppehållskostnader avses bl.a. inkvarterings- och levnadskostnader, kostnader för lokala resor under besöket samt kostnaderna för resförsäkring. Till personer i behov av särskilt stöd kan av motiverat skäl beviljas ett större stipendium än i genomsnitt. Travel (reskostnaderna): - Bedöm här de kostnader som uppstår för resan från hemmet/arbetsplatsen till inkvarteringsstället i destinationslandet och tillbaka. De lokala reskostnaderna under besöket är uppehållskostnader (subsistence). - Det belopp som beviljas för reskostnader bestäms enligt övervägande så att det belopp som ansökts utgör det maximala beloppet.
8(8) Travel-kostnaderna rapporteras på basis av de faktiska kostnaderna: evaluera därför reskostnaderna så realistiskt som möjligt i ansökan. Subsistence (uppehälle): - I Subsistence-kostnaderna ingår kostnaderna för inkvartering, måltider och försäkring samt för de lokala resorna i destinationslandet. > Klicka på Calculate i punkt Daily rate calculation > Klicka på Calculate i punkt Subsistence calculation - Om det är fråga om ett kontaktseminarium, i vars deltagaravgift ingår inkvartering och måltider, beviljas inget särskilt stöd för uppehället. I detta fall lämnas denna punkt oifylld. - Subsistence-utgifterna är en standardsumma (en s.k. lump sum), som rapporteras enligt de faktiska besöksdagarna direkt med begagnande av summorna i stipendietabellen. Över Subsistence-utgifterna behöver inga verifikat fogas till rapporten. Contact Seminar fee: - Om det är fråga om ett kontaktseminarium som anordnas av de nationella kontoren, kan stipendium sökas till seminarieavgiften. - Kontaktseminariets deltagaravgift innehåller i allmänhet inkvartering och måltider, i vilket fall inget särskilt stipendium beviljas för uppehållskostnaderna (subsistence). - Kontrollera i kallelsebrevet till seminariet eller i anmälningsblanketten seminarieavgiftens storlek och vad allt som ingår i den. - Kontaktseminarieavgiften beviljas till fullt belopp (100%). - Deltagaren betalar kontaktseminarieavgiften ur det beviljade stipendiet, såvida inte om annat har överenskommits. - Kontaktseminarieavgiften rapporteras på så sätt, att en kopia av verifikatet/ett bankverifikat över den erlagda deltagaravgiften samt ett deltagarintyg som utbetts/utfärdats av seminarieanordnaren fogas till slutrapporten. - Obs. Om du håller på med din ansökan om stipendium till ett kontaktseminarium och det inte finns någon rad för Contact seminar fee, får du fram raden genom att på blankettens första sida i punkten Type of visit byta om till Contact seminar. I. CHECKLIST: Ansökan ska uppfylla giltighetskriterierna (eligibility criteria) i checklistan för att kunna bedömas. K. DECLARATION OF HONOUR OCH M. SIGNATURE; - Här undertecknar personen med underteckningsrätt (t.ex. föreståndaren, rektor) vid den sökande läroanstalten ansökan. - Kontrollera att undertecknaren är samma person som den som nämns i punkten C.1.3. Person authorised to sign the grant agreement eller är personens officiella ställföreträdare. Om ställföreträdaren är undertecknaren, ska i sammanhanget nämnas att det är fråga om en ställföreträdare. - Observera att underskriften är ett av ansökans giltighetskrav (eligibility criteria)