UPPFÖRANDEKOD. Copyright 2014 Scandic Hotels AB. scandichotels.se

UPPFÖRANDEKOD Copyright 2014 Scandic Hotels AB scandichotels.se

INNEHÅLL Sida 1. Inledning 3 2. Social hänsyn 6 3. Miljöhänsyn 9 4. Ekonomisk och finansiell hänsyn 11 5. Efterlevnad, dialog och konsekvenser 14 6. Rapportera avvikelser från uppförandekoden 15 7. Grunden för Scandics uppförandekod FN:s Global Compact 16 2 Uppförandekod Juni 2014

1 INLEDNING Scandic är en av de ledande hotellkedjorna i norra Europa. I dag har vi cirka 230 hotell i drift eller under utveckling i åtta länder Belgien, Danmark, Finland, Nederländerna, Norge, Polen, Sverige, Tyskland. För oss är det grundläggande att alla Scandic hotell drivs på ett etiskt sätt. Oavsett om de drivs genom hyresavtal, franchiseverksamhet eller egen hotelldrift. Att vi bidrar till ett hållbart samhälle är centralt för vår verksamhet och ses som en hävstång för företagets framgångar. Scandics vision To become one of the most loved and respected consumer brands in the Nordics. Social och miljömässig hållbarhet på Scandic innebär att: Vi ska leverera produkter och tjänster som är bra val, både miljömässigt och socialt. Vi går längre än att bara uppfylla kraven i lagstiftningen. Vår marknadsföring och information ska vara pålitlig och transparent, och den ska bygga på relevanta och tillförlitliga fakta. Produkterna/tjänsterna ska vara lika miljövänliga som, eller mer miljövänliga än, motsvarande produkter tjänster på marknaden. Produkterna/tjänsterna måste produceras och levereras under bra arbets och tillverkningsförhållanden. Produkterna ska bidra till, eller i alla fall inte motverka, en mer hållbar utveckling när det gäller klimatet, miljön, hälsa och levnadsvillkor. Produkterna/tjänsterna ska uppfylla eller överskrida kvalitetsförväntningarna. Scandics kompass för en hållbar verksamhet Scandics principer kan delas in i tre olika dimensioner vi kallar det här för vår kompass för hållbara affärer. Det ekonomiska resultatet visar hur bra vi lyckas med att skapa ekonomiskt värde. Det miljömässiga resultatet visar i vilken utsträckning vi lyckats minska Scandics miljöpåverkan. Det etiska resultatet visar hur mycket vi bidrar till samhället vi verkar i. ENVIRONMENT ECONOMY ETHICS Det här dokumentet är grunden för Scandics affärsetik. 3 Uppförandekod Juni 2014

Omfattning, efterlevnad och ansvar Det är viktigt att tjänster och varor som vi tillhandahåller produceras på ett etiskt sätt. Det betyder att uppförandekodens bestämmelser ska respekteras även innan varorna/tjänsterna når våra hotell. Därför gäller den här uppförandekoden även för leverantörer, underleverantörer och producenter av varor och tjänster som levereras till Scandic. Uppförandekoden gäller också för Scandics externa samarbetspartner, till exempel affärspartner, agenter och distributörer. Scandic ska tillämpa uppförandekoden likadant för alla medarbetare. Det spelar ingen roll om de är permanent eller tillfälligt anställda. Vi ska efterfråga motsvarande regelverk hos alla våra affärspartners, inklusive våra leverantörer. Ansvariga för uppförandekoden Scandics chefer ansvarar för att deras grupper får ta del av, förstår och agerar utifrån både innehållet och andemeningen i den här uppförandekoden. Cheferna ansvarar för att hålla sina medarbetare ajour med och distribuera andra lämpliga dokumenterade rutiner för den dagliga verksamheten. De ska också uppmuntra medarbetare att rapportera händelser som kan avvika från bestämmelserna. Vi accepterar inte att medarbetare uttryckligt eller underförstått godkänner tvivelaktiga handlingar. Scandics koncernchef och vd har det yttersta ansvaret för att uppförandekoden införs och respekteras. Internationell lagstiftning grunden för Scandics uppförandekod Scandic ska följa lagstiftningen i alla länder som vi är verksamma i. Vi ska vidta alla skäliga försiktighetsåtgärder för att se till att vi inte direkt eller indirekt bryter mot de mänskliga rättigheterna, arbetsrätt, miljölagar, konkurrenslagstiftning och korruptionslagstiftning. Uppförandekoden bygger på internationellt överenskomna regler, främst de tio principerna i FN:s Global Compact (i bilaga till det här dokumentet). Enligt de tio principerna i Global Compact ska alla företag upprätthålla ett antal grundläggande värderingar som avser mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljön och korruption inom den sfär de kan påverka. Nationell lagstiftning Scandic ska följa den nationella lagstiftningen i varje land där vi är verksamma. Bestämmelserna i den här uppförandekoden är minimikrav. Om bestämmelser i lokala, nationella eller internationella lagar, förordningar, föreskrifter eller regler är strängare inom de områden som behandlas i den här uppförandekoden, ska de bestämmelserna följas. 4 Uppförandekod Juni 2014

Scandics viktiga intressentgrupper Det är viktigt för oss att ha en regelbunden dialog med våra viktigaste intressentgrupper. Vi ska sträva efter att samarbeta med våra intressentgrupper när vi inför uppförandekoden och dess principer. Uppförandekoden ska fungera som en kompass både för oss och för våra intressenter. Även om vi inser att vi inte kan ställa krav på vissa av våra intressenter, vill vi kommunicera vår uppförandekod till dem. MEDIA GÄSTER KUNDER ÄGARE AGENTER & ÅTERFÖRSÄLJARE KONKURRENTER SCANDIC LEVERANTÖRER MED- ARBETARE SAMHÄLLET PARTNERS POLITIKER & MYNDIGHETER Medarbetares utbildning och kunskaper Medarbetare ska ha den information, de färdigheter och de verktyg som krävs för att kunna driva den dagliga verksamheten enligt uppförandekoden. De ska ha grundläggande kunskaper om hållbarhet så att de förstår hur de ska fatta beslut och vilka följder besluten får. Vi kommer alltid uppmuntra medarbetare och andra intressenter att komma med nya idéer om hur vi kan minska Scandics miljöpåverkan och skapa social hållbarhet. 5 Uppförandekod Juni 2014

2 SOCIAL HÄNSYN Att våra gäster, medarbetare och andra intressenter agerar och behandlas på ett etiskt sätt är grundläggande för Scandic. Diskriminering och likabehandling Ingen får aktivt eller genom passivt stöd diskriminera någon på grund av etnisk tillhörighet, ursprung, funktionshinder, kön, sexuell läggning, medlemskap i fackförening, politisk tillhörighet, föräldraskap eller ålder. Scandic ska behandla alla medarbetare med respekt och värdighet. Ingen ska utsättas för eller hotas med fysiska, religiösa, sexuella, psykologiska eller verbala trakasserier eller övergrepp. Övergrepp Ingen medarbetare ska utsättas för fysisk bestraffning, fysiska, sexuella, psykologiska eller verbala trakasserier eller övergrepp. Rättvisa arbetsvillkor Grundläggande mänskliga rättigheter ska vara kända, respekteras och tillämpas lika för alla medarbetare. Det spelar ingen roll om medarbetarna är permanent eller tillfälligt anställda. Tvångsarbete Vi ska inte använda tvångsarbete, slavarbete eller annat ofrivilligt arbete. Ingen ska behöva lämna deposition eller identitetshandlingar i original vid till exempel anställningsstart. Barnarbete Vi ska inte använda barn eller omyndiga under minimiåldern för arbete enligt nationell lagstiftning eller femton (15) år, beroende på vilket som är högst, som arbetskraft. Medarbetare under arton (18) års ålder ska inte delta i riskfyllt eller tungt arbete eller arbeta kvällsskift. 6 Uppförandekod Juni 2014

Löner och förmåner Vi ska betala våra medarbetare minst minimilönen enligt nationell lagstiftning. Detta gäller löner, ersättningar och förmåner. Alla ska ha rätt till lika lön för lika arbete och regelbunden, betald semester. Föreningsfrihet Rätten till föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar ska erkännas och respekteras enligt lagarna i landet där medarbetaren är anställd. Hälsa och säkerhet Scandic ska tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för sina medarbetare. Vi ska alltid sträva efter att förhindra olyckor och skador som sker i arbetet eller som ett resultat av hotelldriften. Vi ska vidta adekvata åtgärder för att förhindra olyckor, skador eller attacker på våra medarbetare eller våra gäster. Det gör vi genom att minimera orsakerna till olyckor i arbetsmiljön och genom att tillhandahålla lämpliga säkerhetsföreskrifter. Vi ska erbjuda regelbunden och dokumenterad hälso- och säkerhetsutbildning. Utbildningen ska upprepas för nya och omplacerade medarbetare. Arbetstider och avtal Ingen ska tvingas arbeta mer än vad som anges som övre gräns för ordinarie arbetstid och övertidsarbete i nationell lagstiftning i landet där medarbetaren är anställd. Medarbetare ska kompenseras för övertid enligt gällande lagstiftning. Alla medarbetare ska ha avtal som anger deras anställningsvillkor. Rätt till privatliv och personlig integritet Scandic ska alltid skydda rätten till privatliv och personlig integritet för personer som bor eller arbetar på våra hotell. När Scandic får tillgång till personuppgifter som lagras ska vi ta hänsyn till gästers och medarbetares rätt till privatliv och personlig integritet. Scandic följer tillämpliga lagar och föreskrifter om förvaring av personuppgifter, och vi strävar efter att förhindra all obehörig åtkomst till personuppgifterna. Scandic behandlar inte personuppgifter på annat sätt än vad som tillåts i tillämplig lagstiftning. Transparent kommunikation Scandic ska alltid kommunicera öppet, ärligt och seriöst och utan onödiga fördröjningar. Det här gäller i alla situationer. 7 Uppförandekod Juni 2014

Säkerhetsarrangemang Scandic inser att säkerheten för våra medarbetare, gäster, tillgångar och i vår närmiljö är avgörande för att vi ska kunna skapa en långsiktigt hållbar verksamhet. Vi tillämpar rutiner för att se till att riskerna i möjligaste mån undviks. Medarbetare utbildas i att hantera situationer där säkerheten äventyras. Gästers, medarbetares och andra intressenters säkerhet måste alltid vara vår högsta prioritet. Brott och polisiära ärenden Scandic har nolltolerans mot brott på hotellen. Vi samarbetar med de lokala polismyndigheterna i kampen mot brottslighet. Vi ser människohandel (trafficking) som ett särskilt allvarligt brott, och vi kommer aldrig att acceptera prostitution på våra hotell. Krishantering Krisgrupper på hotellen, nationell nivå och koncernnivå ansvarar för att hantera kriser. Krisgrupperna samarbetar med relevanta myndigheter. Syftet är att skydda gäster, medarbetare och andra intressenter liksom våra och intressenternas tillgångar och goodwill. Krisgruppen ska alltid garanteras de resurser som behövs. Krisgruppen avgör vad som är en kris. Scandic i Samhället Vi inser att vår utveckling hänger nära samman med utvecklingen i de lokalsamhällen vi verkar i. Vi vill ta vårt ansvar och har därför tagit fram programmet Scandic i Samhället. Målet är att Scandic ska vara ett bra företag i ett bra samhälle. Alla hotell är engagerade i både lokala och kedjegemensamma aktiviteter. Vi uppmuntrar alla medarbetare att komma med idéer om aktiviteter och/eller utföra aktiviteterna. Tillgänglighet Scandic strävar efter att göra våra hotell så tillgängliga som möjligt för gäster och medarbetare, oavsett vilka behov de har. Vi har därför tagit fram en checklista som vi kallar för Scandics tillgänglighetsstandard. Mångfald Scandic ska uppmuntra varje medarbetares färdigheter, och vi ska sträva efter att skapa en arbetsplats med mångfald. Det är vår övertygelse att medarbetare med olika bakgrunder, intressen och personligheter bidrar till en mer effektiv och hållbar verksamhet. Mångfald ökar verksamhetens värde. 8 Uppförandekod Juni 2014

3 MILJÖHÄNSYN Scandic har under många år arbetat aktivt med miljöfrågor. Vi följer miljölag stiftningen som gäller för den lokala miljön och den relevanta affärssektorn. Vårt arbete bygger på de fyra systemvillkoren som tagits fram av Det Naturliga Steget. Våra mål och resultat fi nns på scandichotels.com. Alla våra hotell ska varje år göra en intern granskning utifrån Scandics miljöstandarder. Scandic ska alltid sträva efter att minska den negativa miljöpåverkan från hotell driften. Det gör vi genom att göra medvetna val inom alla verksamhetsområden. Miljömärkning är viktig för oss. Externa granskningar används för en hållbar hotelldrift, till exempel den nordiska miljömärkningen Svanen och EU Eco label. De hotell som har miljömärkts fi nns på webbplatserna för miljömärkning i respektive land. De bästa miljölösningarna, försiktighetsmetoden Vi ska uppmuntra metoder som minimerar miljöpåverkan. Vi ska iaktta försiktighet med alla substanser och processer som kan vara skadliga för miljön. Scandic ska främja en hållbar utveckling och kostnadseffektivitet genom att minska resursförbrukningen och därigenom miljöpåverkan. Vi ska alltid leta efter de bästa miljölösningarna när vi tar fram våra koncept, program och produkter. Energi Vi ska göra medvetna val när vi upphandlar energi och prioritera energi från förnyelsebara källor. Vi ska hela tiden arbeta med att minska vår energikonsumtion. Vattenkonsumtion Vi ska alltid sträva efter att minimera vår vattenkonsumtion. Det gör vi genom att registrera vattenmängden som används och analysera vad vi kan göra för att minska konsumtionen till exempel i våra kök och vid städning. Transporter och resor När vi väljer transportmedel och färdsätt ska vi alltid försöka använda det alternativ som påverkar miljön minst. När vi beställer tjänster som medför transporter ska vi väga in alla aspekter av miljöpåverkan. 9 Uppförandekod Juni 2014

Utsläpp av växthusgaser Det är viktigt att vi hela tiden minskar våra utsläpp av växthusgaser, bland annat fossil koldioxid. Det här gör vi genom att systematiskt mäta våra utsläpp och sätta upp strikta mål som sänker utsläppsnivåerna. Avfallshantering När man driver hotell produceras mycket avfall. Vi måste hela tiden mäta mängden avfall vi producerar och analysera hur vi kan minimera avfallsmängden. Därför ska vi sträva efter att begränsa användningen av förpackningar och onödigt material på hotellen. Dessutom ska vi återvinna och återanvända så stor del av våra produkter och vårt material som möjligt. Det avfall som vi producerar ska så långt som möjligt skickas till återvinning eller till moderna avfallsanläggningar, och det ska påverka miljön så lite som möjligt. Material Vi använder många olika produkter på våra hotell. Vi ska se till att materialen i produkterna är så hållbara som möjligt. När vi utvärderar produkterna ska vi ta hänsyn till hela livscykeln. Det innebär att produkter ska vara tillverkade av förnyelsebara råvaror eller av material som håller länge och att de inte använder mer material eller produktionsenergi än nödvändigt. De ska också vara lätta att sköta och reparera samt återvinningsbara. Hotade arter Produkter som vi köper får aldrig bestå av hotade arter eller material vars produktion påverkar hotade arter. Med hotade arter menar vi både djur och växter. Kemikalier och farliga ämnen Scandic ska använda minimalt med farliga kemikalier och ämnen i verksamheten. När vi använder farliga kemikalier och ämnen måste vi hantera dem på ett säkert och korrekt sätt så att miljö och människor skyddas. Miljörapporter och miljöavtryck Det är viktigt för oss att vara öppna med våra resultat. Därför publicerar vi vårt miljöavtryck offentligt. Vi publicerar även våra mål och resultat. Nyckeltal (energi, vatten, osorterade sopor och fossilt koldioxidutsläpp per gästnatt) finns på scandichotels.com/betterworld/report. 10 Uppförandekod Juni 2014

4 EKONOMISK OCH FINANSIELL HÄNSYN Scandic ska skapa hållbart ekonomiskt värde genom att driva verksamheten på ett sunt sätt. Därför är det oerhört viktigt att vi agerar på ett etiskt sätt när det gäller ekonomin i vår dagliga verksamhet. Bolagsstyrning Scandic tror starkt på en transparent och konsekvent bolagsstyrning. Vi följer alla tillämpliga regler och förordningar på de geografi ska marknader vi är verksamma. Det här skyddar Scandics aktieägares och intressenters berättigade intressen. Finansiell rapportering Scandic är inte börsnoterat och behöver därför inte följa börsregler för fi nansiell rapportering, men vi har ändå beslutat att publicera våra resultat i årsrapporter och halvårsrapporter på scandichotels.se. Scandic är skyldigt att och lägger stor vikt vid att följa strikta redovisningsprinciper och normer. Vi ska rapportera fi nansiell information på ett korrekt och fullständigt sätt. Vi är skyldiga och anser det av största vikt att ha interna kontrollfunktioner och processer för att säkerställa att bokföringen följer lagstiftningen. Våra medarbetare måste göra allt de kan för att hjälpa Scandic i det här arbetet. Att Scandics bokföring är oklanderlig är avgörande för företagets verksamhet. Det är också en mycket viktig faktor när det gäller intressenternas förtroende för oss. Vi måste se till att alla transaktioner registreras, klassifi ceras och sammanfattas på rätt sätt enligt Scandics redovisningsprinciper. Anställda får inte skriva in eller ta bort information i företagets räkenskaper som uppsåtligen döljer eller förvanskar en fi nansiell eller icke fi nansiell transaktions, eller ett resultats, sanna natur. Korruptionsfrågor, mutor och gåvor Scandics medarbetare får inte för personlig vinning, kräva eller ta mot otillbörlig förmån och inte heller erbjuda eller ge någon en otillbörlig förmån, om det inte accepteras av internationell och nationell lagstiftning och vedertagen, gängse affärspraxis. Tvekar en medarbetare om en gåva eller en förmån, ska denne vända sig till sin överordnade för ett utlåtande. 11 Uppförandekod Juni 2014

Rättvis konkurrens Scandic stödjer rättvis konkurrens och en öppen marknad. Rättvis konkurrens är grunden för all affärsutveckling och innovation. Vi är fast övertygade om att fri och rättvis konkurrens är till vår fördel och gör att vi kan bedriva en sund och bra verksamhet. Scandics styrka är vår egen kompetens. Alla Scandics medarbetare ska se till att företaget konkurrerar så kraftfullt och konstruktivt som möjligt och samtidigt alltid följa internationell och nationell konkurrenslagstiftning samt Scandics interna konkurrensriktlinjer. Intressekonflikter Affärsbeslut ska alltid fattas utifrån företagets bästa. Medarbetare får aldrig använda sin position eller sitt inflytande för några andra syften än att främja Scandics intressen. Personliga relationer och överväganden får aldrig påverka beslutsfattandet. Det här gäller potentiella fördelar för medarbetare, men även de fördelar som kan tillfalla släktingar och vänner. För att undvika intressekonflikter, ska tillsvidareanställda medarbetare med heltid inte utföra arbete utanför Scandic i någon form (t ex i annan anställning, på konsultbasis eller i form av styrelsearbete) utan att underrätta företaget om detta. Föreligger minsta risk för intressekonflikter ska medarbetaren omgående informera sin chef om detta. Politiska aktiviteter Scandic förhåller sig neutralt till alla politiska partier och politiska företrädare. Vi följer internationella fördrag och nationell lagstiftning när det gäller lobbyverksamhet. Koncerninterna affärer och beskattning Scandic följer OECD:s riktlinjer för internprissättning och alla nationella juridiska och administrativa krav när det gäller skatteregler, inklusive koncerninterna affärer och transaktioner. Försäkringsskydd Vi är skyldiga och lägger stor vikt vid att se till att alla våra hotell har korrekta och fullständiga försäkringar som täcker vår verksamhet, våra gäster och våra medarbetare. 12 Uppförandekod Juni 2014

Bedrägeri, utpressning, pengatvätt och andra närliggande brott Scandic följer alla nationella och internationella regler som syftar till att förhindra, identifiera och åtgärda ekonomisk brottslighet. Det här gäller särskilt bedrägeri, utpressning, pengatvätt och andra närliggande brott. Scandics medarbetare ska avhålla sig från såväl handling som underlåtenhet i samband med den här typen av kriminella aktiviteter. Medarbetarna ska även aktivt samarbeta med alla utredningar av denna typ av brott. Kvalitetssäkring Scandic strävar efter att leverera tjänster och produkter av likvärdig kvalitet på alla hotell. Riktlinjerna för kvalitetssäkringen bygger på våra principer och normer. Scandic genomför regelbundet gästenkäter för att säkerställa att kvaliteten uppfyller gästernas förväntningar. Hotellen följer upp detta med interna granskningar. 13 Uppförandekod Juni 2014

5 EFTERLEVNAD, DIALOG OCH KONSEKVENSER Så länge vi kan se att det fi nns en vilja att följa principerna i vår uppförande kod, eller i liknande koder uppställda av våra intressenter, kommer vi inte att vidta några åtgärder mot en felande part. Detta gäller under förutsättning att Scandic inte lider någon väsentlig ekonomisk eller annan skada. Skulle vi se en brist på vilja att respektera principerna i uppförandekoden, kommer vi att utfärda en varning eller avsluta avtalet med parten. Vi uppmanar alla intressenter att kontakta Scandic om och när de har frågor och funderingar gällande uppförandekoden. 14 Uppförandekod Juni 2014

6 RAPPORTERA AVVIKELSER FRÅN UPPFÖRANDEKODEN Om du upptäcker en avvikelse från uppförandekoden på ett av våra hotell, kontor eller hos någon av våra partner, leverantörer, agenter eller distributörer, ska detta genast rapporteras till ansvarig för hållbarhetsfrågor, ansvarig för personalfrågor eller ekonomiansvarig på huvudkontoret eller supportkontoret. Du kan rapportera skriftligen eller via ett telefonsamtal. På Scandics intranät hittar du kontaktuppgifter och även ett formulär där du kan välja att vara anonym. Du kan även rapportera överträdelsen till en chef på hotellet. Chefen är skyldig att vidare befordra rapporten till någon av personerna ovan. Om du misstänker ett brott mot uppförandekoden i leverantörskedjan ska du rapportera det på samma sätt. 15 Uppförandekod Juni 2014

7 GRUNDEN FÖR SCANDICS UPPFÖRANDEKOD FN:S GLOBAL COMPACT FN:s Global Compact ber företag att anta, stödja och genomdriva tio principer kring mänskliga rättigheter, arbetsrättsliga frågor, miljön och korruption inom den sfär de kan påverka.* Mänskliga rättigheter Princip 1: Företagen ska stödja och respektera skydd för internationella mänskliga rättigheter inom den sfär som de kan påverka; och Princip 2: försäkra sig om att deras eget företag inte är delaktigt i brott mot mänskliga rättigheter. Arbetsvillkor Princip 3: Företagen ska upprätthålla föreningsfrihet och erkänna rätten till kollektiva förhandlingar; Princip 4: avskaffa alla former av tvångsarbete; Princip 5: avskaffa barnarbete; och Princip 6: inte diskriminera vid anställning och yrkesutövning. Miljö Princip 7: Företag ska stödja förebyggande åtgärder för att motverka miljöproblem; Princip 8: ta initiativ för att främja större miljömässigt ansvarstagande; och Princip 9: uppmuntra utveckling och spridning av miljövänlig teknik. Korruption Princip 10: Arbeta mot alla former av korruption, inklusive utpressning, muta och bestickning. * Principerna i FN:s Global Compact har universell konsensus och bygger på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, Rio deklarationen om miljö och hållbar utveckling, samt FN:s konvention mot korruption. 16 Uppförandekod Juni 2014