Uppförandekod. för Sjätte AP-fonden

Transkript

1 Uppförandekod för Sjätte AP-fonden

2 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 Grundläggande för Sjätte AP fondens syn på avkastning och ansvarsfulla investeringar... 3 Krav på affärspartners företag och fonder... 3 Sjätte AP fondens viktiga intressentgrupper... 4 Medarbetares och intressenters utbildning och kunskaper Affärsprinciper/Ekonomisk och finansiell hänsyn... 5 Bolagsstyrning... 5 Redovisning och finansiell rapportering... 5 Antikorruption, mutor och gåvor... 5 Bedrägeri, utpressning och penningtvätt... 6 Intressekonflikter... 6 Insiderhandel Mänskliga rättigheter och social rättvisa/social hänsyn... 6 Mänskliga rättigheter... 6 Diskriminering, övergrepp och likabehandling... 6 Jämställdhet... 6 Arbetsmiljö och rättvisa arbetsvillkor... 7 Tvångs och barnarbete... 7 Löner, förmåner och arbetstider... 7 Föreningsfrihet... 7 Kommunikation Miljöprinciper/Miljöhänsyn Investeringsverksamheten Miljöprinciper/Miljöhänsyn Sjätte AP fondens organisation... 7 Transporter, resor och utsläpp av växthusgaser... 7 Energi och vattenkonsumtion, avfallshantering... 7 Miljörapporter Efterlevnad, dialog och konsekvenser/kontroll... 8 Ansvar för efterlevnad... 8 Avvikelser... 8 Periodisk granskning... 8 Rapportera brott mot uppförandekoden... 8 Uppförandekod 2 / 8

3 Uppförandekod 1 Inledning Sjätte AP fonden, som är en del av pensionssystemet, fick sitt uppdrag 1996 och erhöll då 10,4 miljarder kronor. Strategin utgår från det av riksdagen beslutade uppdraget som formulerats i Lagen (2000:193) om Sjätte AP fonden. Detta innebär att de medel som Sjätte AP fonden förvaltar ska placeras i onoterade företag, det vill säga inte i företag som finns på börsen. Kravet är att de investeringar som görs ska ge långsiktigt hög avkastning, samtidigt som detta sker med en tillfredsställande riskspridning. Sjätte AP fonden investerar på två sätt. Dels direkt i företag där Sjätte AP fonden då får en ägarandel i företaget och ofta erhåller plats i styrelsen, dels indirekt genom fonder. Detta sker genom att pengar investeras i en fond som förvaltas av ett fondbolag. Denna fond investerar i sin tur i ett antal olika företag. Grundläggande för Sjätte AP fondens syn på avkastning och ansvarsfulla investeringar Sjätte AP fonden har valt att ansluta sig till FN:s regelverk för ansvarsfulla investeringar och har därmed förbundit sig att agera i enlighet med dessa. Fonden har också skrivit under FN:s Global Compact. Detta innebär att Sjätte AP fonden ska skapa avkastning åt pensionärerna genom att investera på ett hållbart och ansvarsfullt sätt. Vi anser inte att hög avkastning och ett hållbart företagande står i konflikt med varandra. Tvärtom är vår grundsyn att ett långsiktigt framgångsrikt företagande, och därmed hög avkastning, förutsätter ett etiskt och hållbart förhållningssätt till hur man bedriver verksamheten. Sjätte AP fonden får aldrig agera på ett sätt som riskerar att skada allmänhetens förtroende för hanterandet av pensionsmedlen. Som förvaltare av allmänna pensionsmedel, och som statlig myndighet, ska Fonden vara föregångare vad gäller etik och hållbarhet och aktivt verka för att dess samarbetspartners och innehav arbetar aktivt med dessa frågeställningar. Krav på affärspartners företag och fonder Sjätte AP fonden är aktiv inom den så kallade Private Equity marknaden, det vill säga investeringar i onoterade företag. Private Equity är en ägarform som ofta karaktäriseras av ett koncentrerat ägande (ett fåtal stora ägare som tillsammans kontrollerar innehavet), en hög grad av transparens mellan företaget, styrelsen och ägarna samt ett mycket aktivt ägararbete genom exempelvis företagets styrelse. Detta skapar mycket goda förutsättningar för en aktiv ägarstyrning och möjligheten att som ägare påverka företagets agerande. Sjätte AP fondens syn är att etik och hållbarhet ska vara en integrerad del av denna ägarstyrning, samt att ambitionsnivån i det arbetet ska vara hög. Det är viktigt att de företag och fonder som Sjätte AP fonden investerar i, liksom övriga samarbetspartners, förstår och känner till Sjätte AP fondens syn på ansvarsfulla investeringar. Denna uppfattning finns redovisad i denna uppförandekod och ska delges/distribueras till de företag och fonder som Sjätte AP fonden investerar i, samt övriga samarbetspartners. Generellt gäller att de riktlinjer och värderingar som Sjätte AP fonden har att följa i den egna verksamheten även ska ha genomslag i våra innehav. Dock är förutsättningarna för Sjätte AP fondens förmåga att påverka innehavens beslut och beteende olika beroende på ägarrollen och ägarandelen i Uppförandekod 3 / 8

4 respektive innehav. I de innehav där Fonden är majoritetsägare, och därmed har mycket starkt inflytande, ska vi använda denna position för att säkerställa att innehavet följer de riktlinjer och värderingar som Fonden står för. I de innehav där Fonden innehar en minoritetsposition, ska vi likväl verka för att värderingar och riktlinjer får genomslag, genom ett tydligt och aktivt arbete tillsammans med övriga ägare och innehavet. Sjätte AP fonden ställer krav på att det ska finnas en uppförandekod i varje innehav. Denna ska återspegla de värderingar som kommer till uttryck i Sjätte AP fondens uppförandekod. Sjätte AP fondens viktiga intressentgrupper Det är angeläget för Sjätte AP fonden att ha en regelbunden dialog med de viktigaste intressentgrupperna. Vi vill samarbeta med våra intressentgrupper när vi agerar utifrån vår uppförandekod. Detta samarbete sker i olika former och utifrån respektive intressentgrupps förutsättningar. Uppförandekoden ska fungera som en kompass både för Sjätte AP fonden och dess intressentgrupper. Företag Allmänhet Media Politiker Myndigheter Medarbetare Finansdepartement Samarbetspartners Banker Advokatbyråer Pensionärer Fonder Sjätte APfonden Riskkapitalmarknaden Medarbetares och intressenters utbildning och kunskaper Medarbetare ska ha den information, de färdigheter och de verktyg som krävs för att kunna driva den dagliga verksamheten enligt Sjätte AP fondens uppförandekod. De ska ha grundläggande kunskaper om ansvarsfulla investeringar och ett hållbart företagande, så att de förstår hur de ska fatta beslut och vilka följder besluten får. Sjätte AP fonden kommer alltid att uppmuntra medarbetare och intressenter att komma med nya idéer om hur arbetet kan utvecklas och förbättras med ansvarsfulla investeringar och hållbarhet. Uppförandekod 4 / 8

5 2 Affärsprinciper/Ekonomisk och finansiell hänsyn Sjätte AP fondens medarbetare följer de lagar, avtal och bestämmelser som gäller för affärsrelationer och uppträder alltid på ett etiskt korrekt sätt. Sjätte AP fonden kräver också att portföljföretag, leverantörer och andra affärspartners agerar på samma sätt. Det är vår uppfattning att högt ställda etiska krav är grunden för det förtroendekapital och den trovärdighet som ska ställas på Sjätte AP fonden i dess egenskap av förvaltare av allmänna pensionsmedel. Bolagsstyrning Sjätte AP fonden ska aktivt arbeta med ägarstyrning, i syfte att påverka sina investeringar, vilka sker via fonder eller direkt i företag. Detta arbete ska bedrivas systematiskt, dokumenteras väl för respektive innehav samt inkludera etik och hållbarhetsaspekter i linje med denna uppförandekod. Sjätte AP fondens arbetssätt med ägarstyrning är en kritisk komponent i verksamheten och finns därför dokumenterad i en separat policy. Även denna policy och tillhörande arbetsrutiner ska göras tydlig för innehaven samt andra ägare i dessa. Redovisning och finansiell rapportering Sjätte AP fonden avger varje år en årsredovisning som lämnas till finansdepartementet. Här ingår en fondstyrningsrapport som baseras på den svenska koden för bolagsstyrning som primärt riktar in sig på svenska börsnoterade företag. Utöver den interna kontrollen, som görs med stöd av COSO vilket är ett internationellt accepterat ramverk, finns även utskott och kommittéer. Från ägaren sker den övergripande kontrollen genom att regeringen utser revisorer som granskar Sjätte AP fondens verksamhet. Till detta kommer finansdepartementets årliga utvärdering av Sjätte AP fondens verksamhet. Antikorruption, mutor och gåvor Sjätte AP fondens medarbetare får inte ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner. Medarbetare får inte heller erbjuda eller ge otillbörliga gåvor till någon. En medarbetare ska inte ens kunna Uppförandekod 5 / 8

6 misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete. Sjätte APfonden ska inte delta i eller acceptera någon form av bedrägligt förfarande. Sjätte AP fonden får aldrig agera på ett sätt som riskerar att skada allmänhetens förtroende för hanterandet av pensionsmedlen. Bedrägeri, utpressning och penningtvätt Sjätte AP fonden följer alla nationella och internationella regler som syftar till att förhindra, identifiera och åtgärda ekonomisk brottslighet, såsom bedrägeri, utpressning, pengatvätt och andra närliggande brott. Sjätte AP fondens medarbetare ska avhålla sig från såväl handling som underlåtenhet i samband med den här typen av kriminella aktiviteter. Medarbetarna ska även aktivt samarbeta med alla utredningar av den här typen av brott. Intressekonflikter Affärsbeslut ska alltid fattas utifrån Sjätte AP fondens bästa. Medarbetare får aldrig använda sin position eller sitt inflytande för några andra syften än att främja Sjätte AP fondens intressen. Personliga relationer och överväganden får aldrig påverka beslutsfattandet. Det här gäller potentiella fördelar för medarbetare, men även de fördelar som kan tillfalla släktingar och vänner. För att undvika intressekonflikter ska medarbetare inte utföra arbete utanför Sjätte AP fonden i någon form (till exempel i annan anställning, på konsultbasis eller i form av styrelsearbete) utan att underrätta och få godkännande från Sjätte AP fondens vd avseende detta. Även sådant som den anställde inte tjänar pengar på kan vara olämpligt. Föreligger minsta risk för intressekonflikt ska medarbetare omgående informera sin chef om detta. Insiderhandel Sjätte AP fondens medarbetare, som har tillgång till konfidentiell information som kan påverka börsnoterade företags aktiekurs, får inte köpa eller sälja dessa aktier. Man får inte heller bedriva handel med andra finansiella instrument som kan hänföras till dessa företag, såsom terminskontrakt eller optioner. Dessutom får medarbetare inte, genom tips eller på annat sätt, få någon annan att bedriva sådan handel. 3 Mänskliga rättigheter och social rättvisa/social hänsyn Mänskliga rättigheter Sjätte AP fonden ska stödja och respektera skyddet av internationellt hävdade mänskliga rättigheter och aktivt verka för att de företag och fonder som man investerar i inte medverkar till brott mot mänskliga rättigheter. Diskriminering, övergrepp och likabehandling Ingen får aktivt eller genom passivt stöd diskriminera någon på grund av etnisk tillhörighet, ursprung, funktionshinder, kön, sexuell läggning, medlemskap i fackförening, politisk tillhörighet, föräldraskap eller ålder. Sjätte AP fonden ska behandla alla medarbetare med respekt och värdighet. Ingen ska utsättas för eller hotas med fysiska, religiösa, sexuella, psykologiska eller verbala trakasserier eller övergrepp. Jämställdhet Sjätte AP fonden ska verka för en jämn könsfördelning i den egna organisationen samt i styrelser och bland ledande befattningshavare i sina innehav. Uppförandekod 6 / 8

7 Arbetsmiljö och rättvisa arbetsvillkor Nödvändiga förutsättningar för en säker och sund arbetsmiljö ska tillhandahållas alla medarbetare på Sjätte AP fonden. Grundläggande mänskliga rättigheter ska vara kända, respekteras och tillämpas lika för alla medarbetare. Det spelar ingen roll om medarbetarna är permanent eller tillfälligt anställda. Tvångs och barnarbete Sjätte AP fonden ska inte i någon form stödja eller acceptera tvångsarbete, livegenskap eller slaveri. Arbetsgivare ska inte heller kräva någon form av deposition av anställda eller beslagta deras IDhandlingar. Alla anställda är fria att lämna sin anställning efter uppsägning enligt gällande lag och avtal. Barnarbete tolereras inte. Minimiålder för anställning är den ålder man uppnått då den obligatoriska skolgången avslutats, men aldrig lägre än 15 år. Löner, förmåner och arbetstider Styrelsen för Sjätte AP fonden har beslutat om riktlinjer för ledande befattningshavare och anställda. Den sammanlagda ersättningen ska vara rimlig, måttfull, konkurrenskraftig men inte löneledande samt följa tillämpliga lagar och avtal. Sjätte AP fonden ska även verka för att dessa riktlinjer tillämpas i möjligaste mån i de företag där Fonden har innehav. Här ska även tas hänsyn till de krav som ställs vad gäller kompetens, erfarenhet och affärsmässighet. Föreningsfrihet Sjätte AP fonden respekterar alla medarbetares rättighet att vara medlem i en fackförening för att tillvarata sina intressen som anställd, organisera sig och löneförhandla kollektivt eller individuellt. Kommunikation Sjätte AP fondens interna och externa kommunikation bygger på trovärdighet, öppenhet, respekt och en aktiv dialog med medarbetare, media och andra intressentgrupper. Då verksamheten utgörs av att man förvaltar pensionsmedel, finns ett särskilt ansvar vad gäller tillgänglighet och transparens. 4 Miljöprinciper/Miljöhänsyn Investeringsverksamheten Sjätte AP fonden arbetar tillsammans med de företag och fonder som man investerat i, för att uppfylla de målsättningar och krav som ställs genom FN:s Global Compact och Principles for Responsible Investments. Arbetet sker genom aktivt kravställande, löpande dialog och kontinuerlig uppföljning och utvärdering. 5 Miljöprinciper/Miljöhänsyn Sjätte AP fondens organisation Transporter, resor och utsläpp av växthusgaser Sjätte AP fondens medarbetare ska vid valet av transportmedel och färdsätt alltid försöka använda det alternativ som påverkar miljön minst utifrån de faktiska omständigheterna. Genom att erbjuda videokonferenser vid möten med företag, fonder och samarbetspartners kan resandet och därmed utsläpp av växthusgaser minskas. Energi och vattenkonsumtion, avfallshantering Sjätte AP fonden ska göra medvetna val vid förhandlingar om lokaler och likaså i förhandlingar med hyresvärd/fastighetsägare prioritera energi från förnyelsebara källor. Samma sak gäller att påverka Uppförandekod 7 / 8

8 valet av tekniska lösningar som minskar konsumtionen av vatten. Det övergripande målet ska vara att arbeta för att minska verksamhetens energi och vattenkonsumtion. Det avfall som Sjätte APfonden producerar rör i huvudsak förbrukningsmateriel relaterat till kontorsverksamhet. Målet är att minimera avfallet och därför sorteras detta så att det kan användas för återvinning. Miljörapporter Det är viktigt för Sjätte AP fonden att vara öppen med det hållbarhetsarbete som bedrivs, såväl vad gäller den egna organisationen som investeringsverksamheten. Därför redovisas resultatet av hållbarhetsarbete på hemsidan och i årsredovisningen. Sjätte AP fonden rapporterar enligt GRI (Global Reporting Index). 6 Efterlevnad, dialog och konsekvenser/kontroll Ansvar för efterlevnad Sjätte AP fondens ledning ansvarar för implementeringen av uppförandekoden samt de policys som finns antagna. Sjätte AP fondens investeringsansvariga ansvarar för att tydliggöra innehållet och andemeningen i uppförandekoden för de företag och fonder som Sjätte AP fonden investerar i, utifrån den modell för ägarstyrning som Fonden arbetar efter. Sjätte AP fondens medarbetare ansvarar för att följa uppförandekoden och policys som är antagna av styrelsen för Fonden. Uttryckligt eller underförstått godkännande av tvivelaktiga handlingar som strider mot uppförandekoden tolereras inte. Sjätte AP fonden kommer tillse att disciplinära åtgärder vidtas mot den som bryter mot denna uppförandekod. Detta kan innebära en varning, rapportering till berörda myndigheter av förhållanden som är i strid med tillämpliga lagar och regler, eller i extremfallet, uppsägning. Avvikelser Avvikelser från denna uppförandekod får endast godkännas av Sjätte AP fondens styrelse. Periodisk granskning Utgivaren ansvarar för att detta dokument granskas en gång per år. Rapportera brott mot uppförandekoden Alla medarbetare inom Sjätte AP fonden (och inom de företag och fonder där Sjätte AP fonden har investerat) uppmanas att rapportera misstänkta brott mot uppförandekoden till sin chef eller till sin chefs chef. Om medarbetares rapportering inte skulle tas på allvar, eller om medarbetaren inte känner sig bekväm med att rapportera det misstänkta brottet till sin chef, ska medarbetaren följa Sjätte AP fondens whistleblower rutin. Uppförandekod 8 / 8