Inriktning och strategi för Informationsteknologi (IT)

STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Inriktning och strategi för Informationsteknologi (IT) Antaget av Kommunfullmäktige 1995-01-26 55

IT - strategi för koncernen Strömstads kommun Fastställd av kommunstyrelsen1995-01- 10 IT-Strategi för koncernen Strömstads kommun. INLEDNING Förord IT (InformationsTeknologi) handlar om att med tekniska hjälpmedel handskas med information. Detta dokument anger strategier för IT-användning inom koncernen Strömstads kommun. Strategin uppfyller av kommunfullmäktige beslutad IT-inriktning. Strategin skall uppdateras om den av kummunfullmäktige beslutade IT-inriktningen förändras. Fastställandet av en IT-strategi ingår som en del i förnyelsearbetet för Strömstads kommun. Underlag för IT-inriktning och IT-strategi En översiktlig inventering av kommunens informationsflöden, arbetsrutiner och tekniska hjälpmedel har gjorts. Intervjuer av personal och samarbete med bl a kommunens ledningsgrupp, samhällsutvecklingsgrupp och IT-grupp har skett. Krav, synpunkter, önskemål och idéer har vägts samman. Regeringens IT-kommisions rapport "Vingar åt människans förmåga" innehåller förslag till åtgärder gällande IT-användning inom bl a den offentliga förvaltningen, för att främja en bred IT-användning i samhället. Dess rekommendationer har noga beaktats. Av kommunfullmäktige fastställd IT-inriktning Koncernen Strömstads kommun skall vara en förebild och verka som en katalysator genom sitt sätt att använda InformationsTeknik som effektiva verktyg inom verksamheten och i kontakter med samhället. Tekniken är därvid inget självändamål utan endast hjälpmedel för att infria de politiskt satta målen. Användning av IT-system skall inom koncernen ske så att effektiviteten i koncernen ökas och ekonomin förbättras så att samverkan underlättas inom koncernen och mellan koncernen - omvärlden så att information enkelt och bra kan bearbetas, förädlas, presenteras, lagras och transporteras så att medborgare och företag får god service och effektiv handläggning av

så att ett utvecklingsvänligt företagsklimat främjas genom förbättrad informationsförsörjning så att förutsättningar skapas för en levande demokrati med ökad möjlighet till inflytande så att personalutveckling och en god miljö främjas så att allmänna krav på rättssäkerhet, IT-säkerhet och skydd för den enskildes integritet uppfylls IT-strategi Av kommunfullmäktige fastställd IT-inriktning skall följas, genom att tillämpa denna ITstrategi. Strategin består av 5 moment som skall verka tillsammans. Moment 1 (helhetssyn) är överordnad de andra momenten, medan moment 2-5 kompletterar varandra. Ställda krav och erforderliga resurser anges för respektive moment. Moment 1 - helhetssyn Allmänt För att gynna en utveckling enligt fastställd IT-inriktning krävs nytänkande, kreativitet och helhetssyn hos såväl IT-ansvariga som IT-användare. Samverkan skall underlättas mellan användare såväl internt som externt. Samtliga punkter i denna strategi och i bilaga 1 skall beaktas och tillämpas. Följande nyckelord skall användas som en extra checklista inför alla förändringar inom ITområdet, såsom upphandling/införande av ny teknik, utveckling av nya rutiner, utbildning. Uppföljning och utvärdering skall ske av varje åtgärd, för att se om avsedd effekt uppnåtts. Nyckelorden har ingen inbördes rangordning, men samtliga skall noga beaktas. IT-resurser Inventering skall ske av IT-resurser, behov, krav, problem, idéer och önskemål, för att ge bra underlag för planering / beslut. Förteckning skall föras över koncernens samtliga IT-resurser. Dessa skall inom varje verksamhet fördelas/placeras för optimalt resultat.

Koncernstandard En koncernstandard skall utarbetas som ansluter till omvärldens standarder för IT-system och informationshantering. Koncernens samtliga IT-system skall anpassas till denna standard. Manualer för koncernens IT-system Lättfattliga manualer/instruktioner för hårdvara och mjukvara skall finnas tillgängliga för användare. Användare inom koncernen Alla användare skall ha tillräcklig kunskap för att effektivt och säkert kunna utnyttja sin del av IT-systemen. De skall ha allmän kännedom om IT-systemens totala möjligheter, för att främja utveckling av bättre arbetsrutiner. De skall veta vilka åtgärder de skall vidta, då fel uppstår i systemen. Inom varje verksamhetsområde skall minst en av användarna ha tillräcklig kunskap om verksamhetens IT-system för att avhjälpa smärre fel och för att verka för förbättringar inom den egna verksamheten. Utbildning Informations- och utbildningsinsatser av koncernens användare, lärare och ansvariga skall ske i samband med att nya system tas i bruk. Därefter fortsatta insatser för att hålla en tillräckligt hög kunskapsnivå. Samordning En IT-samordnare skall finnas för koncernens IT-samordning. Samordning inkluderar inventering, planering, uppföljning, analyser och rapportering. Samordning skall ske av ITresurser samt vid upphandling av IT-resurser såsom tekniska system, utbildning och service etc. Se bilaga 1. IT-support En IT-supportgrupp bestående av minst tre personer skall finnas. Gruppen skall ha tillräcklig samlad kompetens, tid och tekniska resurser för att för att kunna sköta drift och normal service av koncer-nens IT-system samt för att snabbt kunna åtgärda driftstörningar. Gruppen skall även kunna ge ett gott användarstöd. IT-support skall vara tillgänglig vardagar under ordinarie arbetstid inkl flextid. Driftstörningar Driftstörningar i koncernens IT-systemen skall om möjligt åtgärdas omgående, om det inte innebär ytterligare allvarliga störningar. Bedömningar skall göras från fall till fall. Ingrepp som innebär inskränkningar i användares möjlighet att utnyttja systemen, får endast i undantagsfall ske under ordinarie arbetstid. Koncernens användare skall om möjligt underrättas i god tid före sådana ingrepp görs.

Effektmål för IT Varje år skall effektmål sättas, som spänner över 3 kalenderår och som konkretiserar ITinriktning och IT-strategi till direkta åtgärder gällande koncernens IT-resurser. IT-plan IT-planer skall, utifrån IT-inriktning och för verksamheten tillämpliga delar av IT-strategin, upprättas inom respektive verksamhetsområde. Dessa planer skall genomföras, så att effektmålen nås. Utvärdering skall ske varje år. Planerna skall visa vad som skall genomföras, hur det skall ske, tid för genomförandet och förväntade effekter. IT-planerna skall sträcka sig över tre kalenderår och justeras varje år för att stämma överens med effektmålen. Moment 2 - informationsservice Allmänt Omfattningen av informationsservice anges av politiska mål och ekonomiska ramar, datalagen samt av regler för sekretess och offentlighet. Elektronisk informations - och ärendehantering skall främjas. Exempel på intern information: Protokoll, diarier, statistik, avtal/lagar, meddelanden, bokningar etc Underlag för planering, beslut, uppföljning, upphandling o d Exempel på extern information: Allmän kommuninformation såsom ärendelistor, protokoll, taxor, normer, föreskrifter, tomter, båtplatser, miljö, service etc Företagsspecifik information som kan underlätta etablering och drift inom kommunen Information skall vara tillgänglig vid behov lätt och snabbt kunna inhämtas och bearbetas lätt kunna tas emot och ges såväl internt mellan arbetsenheter som externt i kontakt med medborgare, företag, institutioner, skolor, forskare, förtroendevalda, andra kommuner/myndigheter etc för mottagaren vara lätt att förstå, korrekt och i lagom mängd

Koncernens IT-system IT-systemen skall ha tillräcklig kapacitet för växlande informationsflöden samt medge snabb sökning och bearbetning. Begränsande "flaskhalsar" skall byggas bort. De skall vara driftsäkra för att garantera åtkomst till information. Olika delar av systemen skall kunna samverka för att förenkla tillgänglighet till information. Systemen skall vara flexibla för att medge såväl utveckling som anpassning till nya krav. De skall ansluta till omvärldens standarder för informationshantering. För utbildningsändamål på högre nivå är det speciellt viktigt att modern teknik finns tillgänglig. Demokrati / inflytande Medborgares kontakter med myndigheter och annan offentlig verksamhet skall vara enkla och öppna, så att förutsättningar skapas för en levande demokrati med bra möjligheter till inflytande. Insyn i förvaltningen skall underlättas. Medborgare skall ges möjlighet att själva söka den information som önskas. Medborgare skall ges möjlighet att genast eller via tidbokning inom rimlig tid få tala med rätt politiker, tjänsteman etc för sitt ärende. Medborgare skall informeras om IT-systemens möjligheter. Infrastruktur Kommunen skall verka för att förenkla tillgången av data- och telekommunikation i samhället genom att investera i den grundläggande infrastrukturen. Moment 3 - ekonomi Allmänt IT-system kan vara bra hjälpmedel för att skapa effektivitet och en god ekonomi för koncernen Strömstads kommun, men kan även vara bra hjälpmedel för att skapa en god ekonomi för samhället Strömstads kommun. Koncernnytta och samhällsnytta bör gå hand i hand. Kostnader för inköp och drift av: koncerngemensamma IT-system skall belasta centralt konto för koncernen verksamhetsspecifika IT-system skall belasta konto för respektive verksamhet samhällsutvecklande IT-system skall belasta konto med därför avsatta projektmedel God ekonomi för koncernen Strömstads kommun

För att förbättra ekonomin för koncernen måste kostnaderna minska eller intäkterna öka. Effektiviteten i koncernen kan ökas genom att effektivare utnyttja av de totala resurserna, d v s information, kunskaper, personal, lokaler, inventarier, förbrukningsmaterial, energi etc. Samtliga resurser bör utnyttjas på ett sätt som ger optimal effektivitet/utdelning i förhållande till dess kostnader. För detta erfordras god planering/styrning, korta beslutsvägar, snabba system för informationshantering, bra rutiner, kunnig personal samt en god arbetsmiljö. En effektivare koncern ger förutsättningar för att samhällsservicen kan förbättras och/eller att skatter/avgifter kan sänkas. Uppföljning och utvärdering är viktigt för att organisationen skall utvecklas till att bli effektivare. Koncernens IT-system Tekniska system för informationshantering skall anskaffas, om de kan ge vinster för koncernen genom minskade kostnader eller ökade intäkter. Den totala kostnaden för inköp, installation, utbildning, drift och service tillsammans med övriga kringkostnader skall ställas mot därav uppkomna kostnadsminskningar/intäktsökningar tillsammans med värdet av nytta och förväntad effektivitetsökning av verksamheten. Av likvärdiga system, skall det system som ger störst nettovinst väljas. IT-system skall ge möjlighet till effektiv informationshantering samt vara goda hjälpmedel vid planering, styrning och uppföljning av verksamheter. De skall underlätta en för verksamheten gynnsam upphandling av varor och tjänster. Samverkan skall kunna ske mellan olika användare för att effektivt kunna utnyttja såväl system som data. Lagrad data skall kunna återanvändas till olika ändamål för att undvika onödigt dubbelarbete. Systemen skall ha tillräcklig kapacitet för ändamålet och för förväntade krav på kapacitetsökningar inom dess ekonomiska livslängd. De skall vara flexibla, för att kunna anpassas till nya produkter och rutiner. De skall ansluta eller enkelt kunna anslutas till omvärldens standarder för informationshantering. De tekniska systemen skall vara driftsäkra för att medge effektivt arbete utan störande avbrott. De skall vara byggda/anpassade så att driftkostnad och kostnad för service/serviceavtal kan hållas på en låg nivå. De skall vara användarvänliga med enhetliga användargränssnitt för att underlätta ett effektivt arbete och minska behovet av utbildning vid byte av hårdvara/mjukvara eller vid byte av personal. De skall bidra till ökad arbetsglädje för att därigenom effektivisera arbetet. Icke lönsamma system skall förändras så att de blir lönsamma eller avyttras. Anpassning av koncernens system, lokaler och arbetsrutiner System, skall anpassas för ökad effektivitet och för att minska risken för kostbara förluster av data och teknisk utrustning. Informationsvägarna skall förkortas tidsmässigt. Kunskapsbank inom koncernen En kunskapsbank skall byggas och underhållas. Bankens värde består i kunniga användare och lagrad information. Hög åtkomlighet skall prioriteras. En lärande organisation skall gynnas. God ekonomi för samhället Strömstads kommun

Genom att satsa resurser på effektiva kommunikationssystem, god samhällsplanering, bra service och en god miljö skapas förutsättningar för en positiv samhällsutveckling. Strömstad blir mer attraktivt för inflyttning och nyetablering. Sysselsättningen och skatteunderlaget ökar då, vilket gör att ytterligare resurser kan satsas på utveckling. Hela samhället Strömstads kommun gynnas. De geografiska avståndens betydelse kan minskas eller elimineras genom IT-användning. Handläggningstider kan förkortas. Effektiv informationsservice gentemot medborgare och företag kan skapas. Telependling kan i många fall ersätta fysiska transporter vilket kan medföra betydande kostnadsminskning för såväl företag som enskilda personer. Omfattningen av IT-satsningar för att öka de positiva samhällseffekterna anges av politiska mål och ekonomiska ramar. IT-system Tekniska system skall anskaffas då kostnader för inköp och drift är lägre än samhällsnyttan och förväntade positiva ekonomiska samhällseffekter av investeringen. IT-system skall ge möjlighet till en effektiv informationshantering/kommunikation. Systemen skall ha tillräcklig kapacitet för ändamålet och för förväntade krav på kapacitetsökningar inom dess ekonomiska livslängd. Systemen skall vara flexibla, för att kunna anpassas till nya krav. De skall ansluta till omvärldens standarder för informationshantering. Systemen skall vara driftsäkra. De skall vara kostnadseffektiva. De skall om möjligt förkorta handläggningstider av ärenden. De skall gynna ett utvecklingsvänligt företagsklimat genom effektiv informationsförsörjning. InformationsTeknologiska tjänster InformationsTeknologiska tjänster skall göras tillgängliga för alla till en rimlig kostnad. Moment 4 - miljö Begreppet "miljö" avser både arbetsmiljö och den yttre miljön. Arbetsmiljö Med arbetsmiljö avses i första hand situationen för koncernens IT-användare på en arbetsplats i koncernens lokaler, men kan även innebära möjligheten till arbete i en annan miljö, t ex i hemmet. De mänskliga aspekterna skall noga beaktas vid val av IT-system och arbetsrutiner. Koncernens IT-system

IT-systemen skall vara driftsäkra, snabba och användarvänliga för att undvika stress och för att ge trivsel i arbetet. De skall ge möjlighet till arbete i en bra miljö och variation i arbetet. Ergonomi, ljudnivå, styrkan av elektriska/magnetiska fält etc skall noga beaktas för att skapa en god arbetsmiljö. Systemen skall ge möjlighet åt användaren att utvecklas i sitt arbete. Koncernens IT-användare Användare skall ha möjlighet att påverka val av tekniska hjälpmedel och rutiner för sitt arbete. Användare skall ha tillräcklig kunskap om att använda systemen, så att de upplevs som bra hjälpmedel för att kunna göra ett gott arbete. Användare bör ges möjlighet till såväl arbetsgemenskap som att kunna arbeta i avskildhet. Yttre miljö Med yttre miljö avses såväl vår lokala boendemiljö som biosfären. Möjlighet att kartlägga och komma till rätta med miljöproblem i samhället skall förbättras. Möjlighet att underlätta övrig samhällsplanering för en totalt bättre miljö skall förbättras. Möjlighet till informationsutbyte via telenätet skall ökas så att behovet av fysiska transporter kan minska, vilket resulterar i minskade luftföroreningar och minskad olycksrisk. Tekniska hjälpmedel innebär i sig en belastning av miljön, men genom val av hjälpmedel och sättet att bruka dem skall belastningen minimeras. Koncernens IT-system Anskaffning och användning av IT-system skall ske så att en för miljön negativ miljöpåverkan minimeras. IT-system skall användas, när nyttan för den yttre miljön är större än systemens direkta negativa miljöpåverkan. När nya IT-system införs, skall de uppfylla följande krav: System skall väljas som totalt, direkt eller indirekt, ger upphov till mindre belastning av den yttre miljön än befintliga system och arbetsrutiner. Vid val av hårdvara skall av funktionsmässigt likvärdig hårdvara väljas den som ger totalt minst negativ miljöpåverkan, sammantaget vid tillverkning och användning samt som restprodukt. Moment 5 - säkerhet Begreppet "datasäkerhet" innebär: - säkerhet mot dataförlust - tillgänglighet av tillförlitlig data - sekretess och offentlighet Att skapa en god datasäkerhet inom koncernen Strömstads kommun

En god datasäkerhet skall skapas dels genom åtgärder såsom anpassning av koncernens ITsystem, lokaler och rutiner samt dels genom erforderlig information/utbildning av koncernens IT-användare. Sårbarhetsanalyser skall göras före och efter varje förändring av ITsystem/rutiner samt minst en gång per år. Koncernens IT-ansvariga på olika nivåer skall ha tillräcklig kunskap om gällande IT-inriktning, IT-strategi, IT-plan, datalagen, lagar och föreskrifter om sekretess/offentlighet. Säkerhet mot dataförlust skall ske genom att vidta lämpliga förebyggande åtgärder. Höga krav på informationssäkerhet och rättssäkerhet skall uppfyllas. Den personliga integriteten skall värnas. Koncernens lokaler Lokaler/förvaringsutrymme för viktiga IT-system och lagring av datamedia skall medge tillräcklig säkerhet mot brand, stöld, sabotage eller övrig yttre påverkan. Koncernens säkerhetsrutiner och media för informationslagring Bra rutiner inom koncernen för säkerhetskopiering och förvaring av data skall finnas och följas. Lagringsmedia skall medge säker lagring under fastställd tid. Dokumentation Aktuell förteckning/dokumentation skall finnas över koncernens IT-användare, behörigheter, rutiner, programversioner, säkerhetskopior. koncernens IT-systemen inklusive samtliga förändringar i systemen. Behörigheter inom koncernen Bra struktur för behörigheter till olika delar av koncernens IT-system skall finnas, liksom säkra lösenordsrutiner för att skapa en god datasäkerhet. Virusskydd inom koncernen Effektivt skydd mot datavirus och liknande program skall finnas och användas. Servicepersonal Problem i koncernens tekniska systemen skall avhjälpas snabbt. Normal service får ej utföras under ordinarie arbetstid, om det medför störningar eller minskad åtkomlighet av systemen för koncernens användare. Inskränkningar i användares möjlighet att arbeta i systemen skall ställas i relation mellan effekterna av dessa avbrott och effekterna av att utföra service vid ett senare tillfälle.

IT-system IT-system skall vara uppbyggda så att användare lätt kan erhålla erforderlig information. Systemen skall kunna förmedla/presentera data på ett sätt som är lätt att tolka för mottagaren. Koncernens tekniska systemen skall vara uppbyggda så att driftstörningar undviks. Sekretess - offentlighet Medborgares rättighet att få ta del av offentlig handling skall garanteras. Sekretesshandlingar skall vara säkert skyddade. Koncernens användare skall ha kunskap om vad som är offentlig handling och vad som är sekretess samt ha grundläggande kunskap om datalagen. Dessa kunskaper skall praktiskt tillämpas.