2012-04-11 Handbok för kassörer Tips och råd för föreningskassörer inom Sveriges Pensionärsförbund Rune Nilsson
1. Kassörens roll i styrelsen 2 Det är hela styrelsens ansvar att driva föreningen, ansvara för ekonomin och sköta interna och externa kontakter. Styrelsen ska inom sig fördela de olika uppdragen och gärna engagera fler medlemmar i arbetet. Styrelsen väljs på årsmötet för ett år i taget om inte årsmötet har beslutat annorlunda. För att behålla kontinuitet inom styrelsen är det bra om mandatperioden är två år. Då förnyas halva styrelsen varje år. Tre viktiga funktionärer I de flesta styrelser är det tre funktionärer som har de viktigaste uppdragen: Ordförande, sekreterare och kassör. Enligt normalstadgarna är det endast ordförande som väljs på årsmötet medan styrelsen utser övriga vid sitt konstituerande möte. Detta kan fungera om valberedningen har sett till att det finns lämpliga kandidater. Ett bättre alternativ kan vara att årsmötet väljer. En stadgeändring ska fastställas av distriktsstyrelsen. Ordförande och vice ordförande Den viktigaste uppgiften är att vara lagledaren som får alla i styrelsen att dra åt samma håll. Hon har många andra uppgifter också. Ordföranden har ansvar både mot medlemmarna och mot samhället. I samhället blir en förening ofta bedömd efter sina företrädare. Folk i allmänhet vet rätt lite om vad föreningen gör. De dömer föreningen efter hur ordföranden är. Dessa uppgifter kan en ordförande ha: Representera föreningen. Leda styrelse- och föreningsmöten. Se till att fattade beslut blir genomförda. Teckna, oftast tillsammans med kassören, föreningens firma. Tillsammans med styrelsen planera för framtiden. Vice ordförande är ersättare men bör också ha egna arbetsuppgifter. Kassör Dessa uppgifter kan en kassör ha: Förvalta föreningens ekonomiska tillgångar. Göra in- och utbetalningar. Sköta föreningens bokföring. Lämna regelbundna rapporter till styrelse och revisorer. Kontrollera att medlemsavgifterna betalas samt sköta medlemsregistret, ofta tillsammans med en medlemssekreterare. Upprätta förslag till budget. I god tid före årsmötet göra bokslut med resultat- och balansräkningar. Deklarera, lämna inkomstuppgifter, betala skatter och avgifter. Svara för arkivering av föreningens handlingar. Teckna föreningens firma. Det är bra att utse en vice kassör som vid behov kan hjälpa kassören. 1. Saknar ni någon uppgift? 2. Tycker ni att någon uppgift är viktigare än de andra?
Medlemssekreterare Om föreningen har en medlemssekreterare kan denna ha dessa uppgifter: Föra medlems- och e-postregister. Lämna rapport om medlemsantalet vid styrelsens möten. Informera förbundet om förändringar. Hjälpa medlemmar som flyttar att få kontakt med en ny förening. Hjälpa kassören att få in medlemsavgifterna. Hålla reda på medlemmarnas bemärkelsedagar som 75, 80, 85, 90 osv. 3 I större föreningar kan anställd personal sköta en del av dessa uppgifter. Sekreterare Sekreteraren svarar för protokollet. Det är en gammal regel. Ofta har han/hon hand om arkivet och ansvarar för att föreningen syns utåt. Dessa uppgifter kan en sekreterare ha: Skriva protokoll. Lämna uppgifter som distriktet och förbundet behöver. Sköta föreningens korrespondens. Skriva verksamhetsberättelse och arbetsplan. Skriva kallelser och föredragningslistor tillsammans med ordförande. Ibland väljs vice sekreterare som är ersättare men bör också ha egna uppgifter. Studie- och utbildningsansvarig Med studier ökar medlemmarna sina förutsättningar att arbeta aktivt i föreningen och i samhället. Kurser i föreningsteknik gör att fler kan bli intresserade av styrelseuppdrag. Det finns ett stort utbud av kurser och cirklar. Samverka med Studieförbundet Vuxenskolan så får ni råd och hjälp. De kan också hjälpa till med kulturprogram och föreläsningar för föreningen. Använd studieförbundet för utbetalning av arvode vid kulturprogram. Dessa uppgifter kan en studieledare ha: Ta reda på medlemmarnas önskemål. Erbjuda kurser och studiecirklar. Hålla kontakt med studieförbundet. Göra en utbildningsplan och -budget för föreningen. Gemensamt ansvar En SPF-förening är en juridisk person och ansvarig för sin förvaltning. Styrelseledamöterna har ett s k sysslomanna-ansvar. De ska ta tillvara medlemmarnas intressen och bevaka att inget går snett. Den enskilda ledamoten är ansvarig inför styrelsen. Hela styrelsen är ansvarig inför medlemmarna och för att föreningen följer lagar och bestämmelser. Alla i styrelsen bör vara intresserade av hur kassören sköter sina uppgifter. Det är bra med internkontroll. Förvalta föreningens ekonomiska tillgångar Vissa SPF-föreningar har ett kapital. Eftersom detta i de flesta fall är avsett för verksamhet bör det vara lättillgängligt. Det betyder ett räntebärande bankkonto. Räntan varierar mellan olika kreditinstitut. Har föreningen bankgiro eller annat avtal med en bank kan ni alltid förhandla. Banken kan vara angelägen om att inte tappa en kund. 3 Vilka tillgångar har ni (balansräkningen)? 4 Hur förvaltar ni dem?
2. Kassörens uppgifter 4 Kassören har det direkta ansvaret för pengar som betalas in till föreningen liksom betalningar ut från föreningen. Försök undvika kontantbetalningar. Minimera kontantkassan. Styr istället pengarna till plus- och/eller bankgiro. Har föreningen konto i en internetbank torde det vara det smidigaste. Om banken kräver ersättning för att ta emot kontantinsättningar kan ni kanske samarbeta med en spel- eller livsmedelbutik. För varje post (intäkt eller kostnad) ska det finnas en verifikation. Dessa numreras löpande och förvaras i en pärm. Detta ska finnas på varje verifikation: Vad den avser t ex bullar till månadsmötet. Vem som är motpart t ex bageriet. När affären gjordes (datum). Beloppet. I förekommande fall vad som legat till grund t ex styrelsebeslut. Före utbetalning ska verifikationen attesteras och konteras. Verifikationer ska skrivas med varaktig skrift, alltså inte blyertspenna. Vissa kassaapparater skriver ut kvitton som inte är ljuståliga. Skriften försvinner efterhand. Sådana kvitton bör kopieras. Alla ekonomiska handlingar ska sparas i minst sju år. Innan utbetalning bör verifikationen attesteras. Sköta föreningens bokföring Hur omfattande kontoplan bör en förening ha? Använder du ett dataprogram finns kontoplanen redan i programmet. Bokför du för hand kan du välja. Tipset är att använda så få konton du kan under förutsättning att styrelsen får överblick. Läs mer under rubriken Bokföring. Kontrollera att medlemsavgifterna betalas samt sköta medlemsregistret Alla föreningar är uppkopplade mot förbundets medlemsregister. Förslagsvis i slutet av varje år sänder kassören, t ex tillsammans med vårens program och annan föreningsinformation, ett inbetalningskort till medlemmarna som senast den 1 mars ska betala den avgift som beslutades föregående år. Ny medlem betalar sin avgift i samband med inträdesanmälan. Föreningssupport har tagit fram några olika paketerbjudanden som förenklar hanteringen av medlemsavgifter och utskick för föreningar. www.foreningssupport.se, 0270-722 90. Varje distrikt fakturerar sina föreningar senast den 15 mars. Förbundet fakturerar i sin tur distrikten den 1 april. Alla medlemmar är försäkrade genom förbundets kollektiva olycksfallsförsäkring och har rätt att anmäla sig till SPFs frivilliga grupplivs- och olycksfallsförsäkringar i Skandia. En ny medlem ska betala i samband med inträdesanmälan. SPFs Mötesförsäkringar Mötesförsäkringen är en kollektiv olycksfallsförsäkring som gäller möten, aktiviteter, resor, brevduveverksamhet med mera som är anordnade av någon SPF-förening, SPF-distrikt eller förbundet. Försäkringen gäller även under resor till och från sådan verksamhet. Fullständiga försäkringsvillkor kan beställas från Skandia.
5 Organisationsförsäkring Länsförsäkringar SPFs kombinerade företagsförsäkring gäller för SPF-ägd egendom upp till 25 000 kr. I försäkringspaketet ingår grundskydd samt rättsskyddsförsäkring, förmögenhetsbrottsförsäkring samt en konsultansvarsförsäkring. Fullständiga försäkringsvillkor kan beställas från Länsförsäkringar. Upprätta förslag till budget En budget är en plan över förväntade intäkter och kostnader. Den bör ligga i linje med föreningens verksamhetsplan och ska diskuteras och beslutas av hela styrelsen. Budgeten behöver inte vara särskilt märkvärdig. Den tar upp intäkter i form av avgifter, räntor, bidrag, lotterier m m och kostnader för den planerade verksamheten. Årsmötet fastställer budgeten. Göra bokslut med resultat- och balansräkningar Alla SPF-föreningar är bokföringsskyldiga. Räkenskapsåret omfattar kalenderåret och årsmötet ska hållas före februari månads utgång. Styrelsen ska senast tre veckor före årsmötet överlämna de handlingar som revisorerna behöver. Dessa ska senast två veckor före årsmötet lämna sin revisionsberättelse. Läs mer under rubriken Bokslut. Teckna föreningens firma Så snart som möjligt efter årsmötet ska styrelsen konstituera sig vilket betyder att fördela de olika funktionerna som vice ordförande, sekreterare, kassör om inte årsmötet redan valt dessa. Övriga funktioner ska också fördelas. Dessutom måste styrelsen besluta vilka som ska teckna föreningens firma dvs ha rätt att skriva under för föreningens räkning. Firmateckningen kan vara enskild eller kollektiv. Enskild betyder att en eller flera personer var för sig kan skriva under. Kollektiv betyder att hela styrelsen eller minst två personer skriver under. Tänk på att det är en person och inte en funktion som blir firmatecknare. Det är alltså inte kassören utan 400513-6139 Bo Björk (om han nu heter så) som väljs. Det är viktigt att personnumret är med. Det är vanligt att omedelbart justera denna paragraf så att styrelsen kan informera (med protokollsutdrag) plusgirot, banken m fl om vem/vilka som har rätt att företräda föreningen. Lämna regelbundna rapporter till styrelse och revisorer Det är viktigt att kassören fortlöpande rapporterar till styrelsen och revisorerna om den ekonomiska ställningen. Det kan vara en stående punkt på föredragningslistan. Redogör för likviditeten men rapportera också om kostnader och intäkter i relation till verksamheten. Man kan t ex varje kvartal eller månad lämna en rapport som jämför med budget. Lämna inkomstuppgifter, betala skatter och avgifter, deklarera Ordnar föreningen en kulturaktivitet, t ex på ett månadsmöte, är det en fördel att samverka med den lokala studieavdelningen som kan ta hand om utbetalning av arvode. Om föreningen själv tillfälligt hyr in t ex en föreläsare kan det hända att föreningen blir arbetsgivare. Om den inhyrde åberopar sin F-skattsedel ska hans faktura betalas. När det gäller FAskatt måste F-skattesedeln åberopas skriftligt för att föreningen ska slippa att göra skatteavdrag och redovisa arbetsgivaravgifter. Läs vidare under rubriken Att vara arbetsgivare. Alla föreningar måste deklarera även om de är skattebefriade. Lokala skattemyndigheten kan ge deklarationsbefrielse för viss tid. Kassören ska se till att föreningen deklarerar i tid.
3. Att vara arbetsgivare 6 Skatteplikt gäller för betalning för utfört arbete oavsett vad man kallar ersättningen. Det betyder att föreningen ska göra skatteavdrag för preliminärskatt och betala arbetsgivaravgift. Blir detta aktuellt ska föreningen: Registrera sig som arbetsgivare. Dra skatt samt deklarera arbetsgivaravgifter och den avdragna skatten på en skattedeklaration månaden efter utbetalningen. Betala in summan på skattekontot. Lämna kontrolluppgift senast den 31 januari året efter. De beloppsgränser som gäller (2012) för att slippa göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter är 999 kr och för att lämna kontrolluppgift 99 kr. Får styrelseledamöterna eller andra med uppdrag i föreningen ett arvode behandlas det på samma sätt. Styrelseposter anses vara personliga. En ledamot, som har ett företag, kan inte låta företaget fakturera. Om en föreläsare är en fysisk person (enskild firma eller privatperson) som saknar F- skattsedel ska föreningen betala ut ersättning för arbete. Ett månadsmöte kan göras som en kulturaktivitet och då kan Vuxenskolan svara för allt praktiskt runt anställningen av medverkande. Ni slipper löneutbetalning, skatt m m och får en faktura från Vuxenskolan. Kostnadsersättning Det är nog ovanligt att en pensionärsförening betalar arvoden till sina styrelseledamöter. Däremot förekommer olika slag av kostnadsersättningar. Om mottagaren inte kan redovisa kostnader som motsvarar det utbetalda beloppet så är resten skattepliktig inkomst. Beloppet ska täcka telefonsamtal, porto, kontorsmaterial och andra mindre utgifter som en styrelseledamot har under ett år. Skatteverket brukar, när det gäller ideella föreningar, godta sådana ospecificerade utgifter. Beloppet bör dock knappast överstiga några hundra kr per ledamot. När det gäller styrelseuppdrag utan arvode är hemmet arbetsplats. Det betyder att resor till och från sammanträden och andra uppdrag kan ersättas med verklig kostnad. För resor med egen bil är den skattefria ersättningen (2012) 18,50 per mil. Föreningen kan också betala vissa arbetsredskap som dator, bredband eller mobiltelefon med kontantkort. Dessa blir då föreningens egendom. Ett sätt att visa uppskattning är att ge gåvor. En julgåva (får ej vara kontanter) är skattefri upp till 450 kr per person. Styrelsen bör inte besluta att ge sig själva gåvor. Detta är en fråga för årsmötet. 5 Hur hanterar ni ersättningar till styrelsen? Återbetalning av särskild löneskatt Föreningar som åren 2004 2007 betalat särskild löneskatt på förvärvsinkomster för uppdragstagare t ex styrelseledamöter eller andra som fyllt 65 år har rätt att få löneskatten återbetald. För att få återbetalning måste föreningen begära att skatteverket omprövar tidigare skattedeklarationer. Begär en sådan omprövning skriftligt till det skattekontor där föreningen är registrerad. Ange mottagarens namn, personnummer, funktion eller arbetsuppgifter och belopp specificerat på utbetalningsmånad eller år. Hänvisa till regeringsrättens dom 23 juni 2009, mål nr 2652-06. För 2006 måste ansökan komma in under 2012. Enklast är att söka för båda åren 2006 och 2007 vid ett tillfälle.
4. Bokföring 7 Troligen har föreningen redan ett redovisningssystem. Om inte bör styrelsen ta fram ett. Det underlättar kassörens arbete. Systemet ska säkerställa att: Alla transaktioner bokförs på rätt sätt och i rätt tid. Inga transaktioner bokförs mer än en gång. Redovisningen (bokföringen) dokumenteras och sparas på ett ordnat sätt. Allt räkenskapsmaterial arkiveras enligt gällande regler. Alla SPF-föreningar är skyldiga att bokföra. Det kan ske för hand i en grundbok eller i dator med ett bokföringsprogram. Om du gör bokföringen manuellt har du separata kolumner för de mest använda kontona. Längst till höger i grundboken har du en debet- och kreditkolumn där du lägger de konton du använder mer sällan. Om du databokför har du en kontoplan i programmet, förmodligen BAS plus ett årtal Bas omfattar 10 kontoklasser numrerade 0-9. Varje konto består av fyra siffror. Använd inte fler konton än du behöver för att få en bra överblick. Dubbel bokföring Det vanligaste sättet att bokföra är dubbel bokföring. Beloppen registreras på minst två olika konton så att debet och kredit blir lika stora. På en och samma gång kan du se hur en affärshändelse (det heter så även i ideella föreningar) påverkar både resultatet och den ekonomiska ställningen. Manuell bokföring Bokför dina verifikationer i kronologisk ordning på varaktigt sätt t ex med bläck. Om du skriver fel, rättar du genom att stryka ett streck över det felaktiga beloppet (som inte får bli oläsligt), skriver in det rätta beloppet, datum och din signatur. När du fyllt en sida/ett uppslag i grundboken kan du kolla att du fyllt i rätta siffror och att debet och kredit är lika stora. Räkna ner alla kolumnerna och skriv in summorna med blyerts tills du gjort tvärkontrollen. Den går till så att du summerar alla debet för sig och alla kredit för sig. När du är färdig ska summorna vara lika stora. Om inte måste du hitta felet. När siffrorna är OK skriver du in dem med bläck. Upptäcker du vid senare tillfälle att du gjort fel rättar du med hjälp av en bokföringsorder. Det finns färdiga blanketter för detta men du kan lika gärna använda ett A4-blad. Bokföringsordern ska innehålla dessa uppgifter: Datum för rättelsen. Vilken verifikation som är rättad. Förklaring till rättelsen. Din signatur. Verifikationsnummer. På den rättade verifikationen bör du ange: Rättad med verifikation X och din signatur. Notera också vad som är rättat. 6 Vilken bokföringsmodell har ni? Manuell eller data? För/nackdelar? Databokföring Ett bokföringsprogram kostar runt 1000 1500 kr. Det förenklar mycket i arbetet under förutsättning att man lär sig programmet och kan förstå och tolka siffrorna. Ska föreningen
köpa in ett program så tänk igenom vad ni behöver så ni inte köper många funktioner ni inte har användning av. Ställ er t ex dessa frågor: 8 Är programmet enkelt att använda? Finns det en enkel handledning? Finns support om du behöver hjälp? Hur ofta sker uppdateringar och ingår de? Finns det utbildningar? Föreningssupport arbetar med att komplettera medlemsregistret med ett enkelt bokföringsprogram. Det torde vara klart 2013. Vid databokföring är det viktigt att Säkerhetskopiera regelbundet och ofta. Säkerhetskopiorna inte förvaras på samma ställe som datorn eller dokumenten. Balans- och resultatrapporter skrivs ut åtminstone till varje styrelsemöte. Undvik att bokföra i Excel. Det är alltför lätt att gå in och ändra efteråt. Däremot kan du göra resultat- och balansräkningar i det programmet (se exempel längre fram). Men alla papperskopior ska då signeras. Har du registrerat fel vid databokföring beror rättelsen på vilken program du använder. Har du låst månaden rättar du med en bokföringsorder på samma sätt som vid manuell bokföring. Arkivering Allt räkenskapsmaterial ska arkiveras i minst sju år. För en förening betyder det t ex: Verifikationer. Bokföringsmedier som lösblad, hårddiskar, USB-minnen. Kontoplaner, dataprogram. Även avtal och andra handlingar som är viktiga för att visa föreningens ekonomiska förhållanden ska arkiveras. Grundprincipen är att utomstående granskare (t ex revisor, skatterevisor) ska kunna läsa materialet utan att den bokföringsansvarige behöver vara med. Därför ska det vara läsbart. Det kan lagras på papper vilket är att rekommendera. Andra möjligheter är mikrofilm, cdromskivor, USB-minnen, disketter eller hårddiskar. Ett problem med alla datamedier är att tekniken utvecklas så snabbt att man inte med säkerhet kan veta hur läsbara de är om ett antal år. Det är föreningen, dvs styrelsen i sin helhet, som är ansvarig för att arkiveringen sköts på rätt sätt. Materialet ska bevaras så att det inte försvinner, brinner upp eller förstörs på annat sätt. Finns det t ex ett Föreningsarkiv i er kommun kan det vara bra att kolla om och hur de kan hjälpa till. Protokoll ska arkiveras i evighet. Många föreningar vill också spara bokföringen. Det kan man göra med viss regelbundenhet t ex vart tionde år. Budget, resultat- och balansräkningar finns som bilagor till årsmötesprotokollen och blir på det sättet sparade för alltid. 7 Vem är arkivansvarig i föreningen? Var arkiverar ni?
5. Bokslut Räkenskapsåret kan avslutas med ett förenklat årsbokslut, årsbokslut eller årsredovisning. Vilket som gäller beror av verksamhetens omfattning. Årsredovisning gäller för en förening som under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppfyller minst två av följande: Fler än 50 anställda. Större balansomslutning än 25 miljoner kr. Större nettoomsättning än 50 miljoner kr. Årsbokslut gäller för en förening vars årliga nettoomslutning normalt uppgår till högst tre miljoner kr. Förenklat årsbokslut gäller för alla andra föreningar. 9 Bilden är hämtad från www.bfn.se IDEELLA FÖRENINGAR M. FL. Bokföringsskyldighet och hur den löpande bokföringen ska avslutas. Förenklat årsbokslut exempel 1 I den lilla föreningen med manuell bokföring kan man också göra resultat- och balansräkningarna för hand. För detta finns tomma blanketter längst bak i detta material. De får kopieras inom SPF.
10 Förenklat årsbokslut exempel 2 Nedanstående exempel kan gälla en SPF-förening med fler än 300 medlemmar. På en sida finns både resultat- och balansräkningar och budget vilket gör ekonomin lättöverskådlig. Resultat- och Balansräkning 2012 Resultaträkning Inkomster Utfall 2011 Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Medlemsavgifter 79 610,00 84 950,00 89 310,00 109 350,00 Bidrag 17 550,00 18 300,00 18 300,00 20 800,00 Månadsmöten 11 740,00 11 000,00 15 482,00 16 000,00 Räntor 1 974,42 1 800,00 2 699,33 2 300,00 Övrigt 0,00 300,00 105,50 300,00 Summa inkomster 110 874,42 116 350,00 125 896,83 148 750,00 Utgifter Månadsmöten 12 649,90 13 500,00 16 373,80 18 500,00 Aktiviteter, kurser, seminarier 2 286,00 4 000,00 3 324,00 4 000,00 Löner, arvoden 3 404,00 3 800,00 4 158,00 5 000,00 Kostnadsersättningar 5 952,00 6 000,00 5 487,00 6 000,00 Administration, kopiering 18 609,00 20 000,00 17 238,00 21 000,00 Lokalhyra 17 364,00 18 000,00 17 364,00 18 000,00 Övriga kostnader 1 769,00 2 500,00 7 408,90 5 000,00 Avgifter förbund/distrikt 52 500,00 54 900,00 54 900,00 62 400,00 Summa utgifter 114 524,90 122 700,00 126 253,70 139 900,00 Årets resultat -3 650,48-6 350,00-356,87 8 850,00 Balansräkning per 31 dec Tillgångar Utfall 2011 Utfall 2012 Kassa 368,30 225,20 Plusgiro 13 229,57 19 342,17 Bank 70 991,90 80 691,23 84 589,77 100 258,60 Skulder och kapital Skulder 23 750,00 39 776,00 ** Eget kapital 64 490,25 60 839,47 Årets resultat -3 650,48-356,87 84 589,77 100 258,60 ** Medl.avg. 2013: 36 009,00, Aktiviteter 2013: 870,00 Ej bet. räkning: 2 897,00 8. Tycker ni att resultat- och balansräkningarna är realistiska? 9. Kan ni använda de tre blanketterna?
6. Revisorerna 11 Revisorerna är ombud för de andra medlemmarna. Medlemmarna väljer revisorer på årsmötet. De som väljs till revisorer får inte vara försatta i konkurs eller vara nära släkt med någon i styrelsen. En styrelseledamot som avgår vid årsmötet kan inte väljas till revisor vid samma årsmöte. En SPF-förening har årsmöte senast under februari månad vilket innebär att hon i egenskap av revisor skulle vara tvungen att granska sin egen förvaltning under den tiden hon satt i styrelsen. Revisorernas uppgift är att kolla att styrelsen handlar rätt. De ska granska dels räkenskaperna och dels föreningens förvaltning. Om revisorerna hittar något som är fel ska de påpeka detta. Revisorerna bör vara aktiva under hela året. Exempel på uppgifter: Läsa protokollen och kassörens ekonomiska redovisningar. Kolla att besluten inte strider mot stadgarna. Kolla att besluten blivit verkställda. Granska räkenskaper, verifikationer och bokföring. Analysera balans- och resultaträkningarna. Skriva en revisionsberättelse. Internkontroll Internkontroll används i många föreningar. Revisorerna kollar att föreningen har en riktig redovisning så att pengar eller varor inte försvinner. Några exempel: Finns det rutiner för attest och utanordning? Är alla fakturor attesterade av den/de som gjort beställningen? Finns regler för hur mycket en person eller grupp får köpa utan att fråga styrelsen? Är skatt och arbetsgivaravgifter betalda i tid? Hur håller man koll på eventuella kontantkassor? Stämmer fakturorna med de varor föreningen fått? Finns det en lista över vilka som har nycklar till föreningslokalen? Är föreningens egendom försäkrad? Har medlemmarna betalat sina medlemsavgifter? Har alla lotterier redovisats? Det är tyvärr inte ovanligt att några få personer (ibland bara en) i en förening får så mycket att göra att det blir fel. Anledningen kan vara trötthet, glömska eller slarv. En internkontroll är bra för alla. Det är styrelsen som ansvarar för att föreningen har en bra internkontroll och det är en lämplig uppgift för revisorerna att göra den. Revisionsberättelsen Till årsmötet ska revisorerna lämna en skriven revisionsberättelse. Den avslutas med att rekommendera (eller avråda) att styrelsen får ansvarsfrihet. Revisorerna kan inte bevilja ansvarsfrihet. Det kan bara medlemmarna göra på årsmötet. Om styrelsen får ansvarsfrihet (vilket är det normala) betyder det att föreningen som helhet tagit över ansvaret för den avslutade verksamheten. Om revisorerna vill påpeka saker till styrelsen kan de göra detta i en särskild skrivelse utan att detta nämns i revisionsberättelsen.
Så här kan en revisionsberättelse se ut: 12 Revisionsberättelse Till årsmötet i X-köpings SPF-förening, organisationsnummer Vi har granskat årsredovisning och bokföring samt styrelsens förvaltning för räkenskapsåret 20XX. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Revisionen har inte lett till någon anmärkning. Vi tillstyrker att årets underskott 356,57 överförs i ny räkning att balansräkningen för 20XX fastställes samt att årsmötet beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för år 20XX. X-köping den xx xxx 20xx Ludvig Kula Laura Snäll Blankett för den lilla föreningen Längst bak finns en blankett för revisionsberättelse. Vad är god revisionssed? Modern revision ska vara positiv, förebyggande, ge hjälp och råd. Den ska utgå från att varje förtroendevald försöker göra sitt bästa. Revisorerna ska så långt möjligt stödja kassören och styrelsen med råd och synpunkter. Kassören kan be revisorerna om hjälp i det löpande arbetet med redovisningen för föreningen. Men inom rimliga gränser. Det kan ibland vara svårt för revisorerna att ge råd när de i samma roll ska granska verksamheten. Några exempel på vad revisorerna inom ramen för god revisionssed kan hjälpa en kassör med: Råd om lämpliga konton för vissa kostnader. När budgeten ska upprättas. Om föreningen planerar en förändring som har ekonomisk betydelse som att hyra en ny lokal eller byta bank. En kassör måste vara beredd att när som helst redovisa allt för revisorerna. Ingenting får hindra dem om de vid något tillfälle vill se bokföringen eller kolla att alla handlingar är i sin ordning. 10. Vad gör era revisorer? 11. Hur borde de arbeta tycker ni? 12. Vad anser ni om Intern kontroll? Har ni varit med om det? 13. Har ni varit om med att styrelsen inte fått ansvarsfrihet? Vad hade hänt?