Det här är Kungsbacka kommuns styrmodell
innehåll Kapitel 1 Visionen pekar ut riktningen 4 Så här styrs Kungsbacka 6 Kapitel 2 Politikerna i KF styr på olika sätt 8 Kapitel 3 Så styr politikerna i nämnderna 12 Barnen lär sig läsa och skriva med hjälp av datorn 16 Kapitel 4 Förvaltningarna ska förverkliga politikernas beslut 18 Bättre kontinuitet ger mer trygghet 22 Så här arbetar vi fram kommunbudgeten 24 Egna lyan en riktig höjdare 26 Kapitel 5 Årsredovisningen och underlag till kommunbudget 28 Ny företagare sätter färg på Kungsbacka 30 Kapitel 6 Uppföljningen gör oss bättre 32 Detta händer under året 38 Ordlista 40 Visionen visar vart vi vill 42 Kungsbacka 2011 Ansvarig utgivare: Lasse Järvsén Projektgruppen: Lillemor Berglund, Camilla Rehnman, Mariann Andersson, Rolf Klintestam, Ing-Britt Blomberg, Mariann Gustavsson, Tomas Staxäng, Andreas Mårtensson, Anneli Skoglund, Barbro Ericson Text: Johanna Starkenberg-Fröjd Kompletterande text: Erik Sjöberg Foto: Sofia Sabel (förutom på sidorna 12 Adam Folcker, 17, 35, 36, 37 Anna Rehnberg, 22, 42 Per Aronsson) Grafisk form: Sandstens Tryckeri AB Tryck: Sandstens Tryckeri AB 2
Därför håller du denna bok i din hand Den här handboken vänder sig till dig som har en ledarroll i Kungsbacka kommun. Oavsett vilket jobb du har är det viktigt att du känner till hur en kommun fungerar och hur politikernas beslut och ditt arbete samverkar. Extra viktigt är att veta hur vi i Kungsbacka valt att arbeta för att få en så bra styrning och uppföljning som möjligt på våra verksamheter. I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål och en gemensam värdegrund. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. Att vara en attraktiv arbetsplats och ha en god balans i ekonomin tycker vi är en självklar förutsättning för att kunna bedriva vår verksamhet. För att vi ska kunna erbjuda en bra verksamhet är det viktigt att du förstår hur din och dina medarbetares dagliga arbetsinsats påverkar kommunen som helhet. Du behöver veta hur kommunen styrs, vilka mål vi har, hur politikernas beslut påverkar ditt arbete och hur du faktiskt också kan påverka de beslut som politikerna fattar. Du och dina medarbetare bidrar hela tiden till att vår verksamhet utvecklas och blir bättre. Det är dessa sammanhang som denna handbok försöker förklara på ett enkelt sätt. Lillemor Berglund Verksamhetschef på kommunstyrelsens förvaltning 3
KAPITELETT Vi har en vision om hur vi vill att det ska vara att bo och verka i Kungsbacka i framtiden. Den är inte bara vackra ord utan markerar tydligt åt vilket håll utvecklingen ska gå. Visionen har tagits fram av politiker i kommunfullmäktige och av tjänstemän. Den beskriver ett önskat framtida tillstånd. Man kan säga att den visar färdriktningen för allt vårt arbete och den påverkar det dagliga livet i hela kommunen. Du som har en ledarroll har ett speciellt ansvar. Du ska se till att din verksamhet bidrar till att vår gemensamma vision blir verklighet. För det är våra gemensamma ansträngningar som avgör om vi kommer dit. SÅ HÄR JOBBAR VI I KUNGSBACKA Vi anpassar oss efter nya och ändrade förutsättningar och förväntningar i omvärlden Vi har en tydlig vision som är levande i hela organisationen Visionen pekar ut riktningen Vi står för gott och tydligt ledarskap Vi agerar gemensamt med ett stort lokalt ansvarstagande Vi styr med vision, värderingar och mål Att ha en god ekonomisk balans är en självklarhet Vi sätter alltid kunden i centrum Vi skapar resultat som har värde för invånarna Enligt Svenska Akademins Ordlista står vision för syn, uppenbarelse och framtidssyn. I nätbaserade Wikipedia står vision för något man vill, det uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå. Det är precis så vi valt att tolka ordet vision i Kungsbacka. Visionen klubbades i kommunfullmäktige den 13 oktober 2005 och gäller tills vidare. Den är långsiktig och vägledande i allt vårt arbete. Det sätt vi utvecklas på blir därmed små steg i den riktning som politikerna pekat ut åt oss. Visionen handlar om allt från bostäder till hur Kungsbacka ska utvecklas för att bli en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun. Helt enkelt vad som är viktigt för att kommuninvånarna ska trivas här. Visionen består av ett antal formuleringar uttryckta i nutid. Varje formulering kan förverkligas genom att vi uppfyller ett eller flera av kommunfullmäktiges prioriterade mål. Alla 4
DET HÄR KAN DU GÖRA Gör visionen känd för dina medarbetare genom att till exempel prata om den på en arbetsplatsträff. Fundera på vad din enhet kan göra för att vi ska närma oss visionen. FEM FRÅGOR till kommunalråd PER ÖDMAN (M) 1 Vad betyder visionen för dig? Visionen betyder att vi har fått en ledstjärna för allt fortsatt arbete. Det innebär att vi har riktningen klar för oss och att det därmed förhoppningsvis inte blir några ad hoc lösningar. 2 Hur känns det när några formuleringar får så stor betydelse för människors vardag? Det känns jättebra. När visionen får betydelse innebär det att vi tänkt rätt. Jag upplever att tjänstemännen tagit den till sig snabbt och vi började tidigt se resultat i formuleringar och handling. Ett bra exempel på detta är hur Björkris tar form med olika typer av bostäder, olika höjder och utformning. 3 Hur ser du på din roll jämfört med tjänstemännens roll? Vi politiker ska sätta ramarna och målen för verksamheterna som utgår från visionen. Vi bestämmer över VAD-frågorna. Det är mycket lättare nu när vi har vår vision. Tjänstemännen bestämmer över HUR-frågorna utifrån målen och de givna ramarna. som jobbar i kommunen kan hitta något i visionen som berör deras verksamhet. Du som har en arbetsledande roll ska varje år, tillsammans med dina medarbetare, fundera över vad din verksamhet kan bidra med för att vi ska nå vår vision. Du hittar visionen på sidan 42 och på Insidan. 4 Varför ville du bli politiker? För att jag ville engagera mig. Först började jag engagera mig i vissa sakfrågor men upptäckte snart att allt hänger ihop. Jag kände då att det finns ett större ansvar att ta. Jobbet är till viss del otacksamt, eftersom vi inte kan göra allt, utan måste prioritera och ta beslut som blir obekväma för vissa. Men det är tacksamt när man ser att de beslut vi tar är till nytta för Kungsbackas invånare. 5 Blir resultaten som du tänkt dig? Historiskt sett har vi ett bra utfall, vi utför det som vi sagt att vi ska göra. Men självklart finns det också yttre faktorer som påverkar att det inte alltid går lika fort som man önskar. 5
Så här styrs Kungsbacka Så styrs Ku VISION KOMMUNFULLMÄKTIGES PRIORITERADE MÅL KOMMUNFULLMÄKTIGES INRIKTNING NÄMNDERNAS RESULTATMÅL NÄMNDERNAS INRIKTNING FÖRVALTNINGARNAS OCH VERKSAMHETERNAS GENOMFÖRANDEPLANER OCH ÖVERENSKOMMELSER 6
Utifrån vision och uppföljning formulerar kommunfullmäktige och nämnder inriktning, mål och direktiv. Förvaltningarna bestämmer i sina genomförandeplaner ngsbacka hur arbetet ska utföras. I slutändan är uppföljningen viktig för att göra oss bättre och för att se att vi följer det som är beslutat och lagstiftat om. KOMMUNFULLMÄKTIGES DIREKTIV UPPFÖLJNING analys av verksamheten analys av hur omvärlden påverkat oss förslag förändringsområden NÄMNDERNAS DIREKTIV UPPFÖLJNING analys av verksamheten analys av hur omvärlden påverkat oss förslag förändringsområden UPPFÖLJNING analys av verksamheten analys av hur omvärlden påverkat oss förslag förändringsområden 7
Politikerna i KF styr på olika sätt KAPITELTVÅ Politikerna representerar alla som bor i Kungsbacka kommun. Deras beslut styr ytterst all kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige, KF, fattar beslut om kommunbudgeten, som innehåller prioriterade mål, inriktning, direktiv och ekonomiska ramar. De kan också styra med policys, strategier samt planer och program. KF reglerar också nämndernas verksamhet genom ett dokument som kallas reglemente. Här berättar vi mer om hur politikerna i kommunfullmäktige styr. Kommunfullmäktige styr med prioriterade mål Varje år beslutar kommunfullmäktige om vad våra verksamheter ska uppnå. Dessa mål kallas för kommunfullmäktiges prioriterade mål. När målen formuleras utgår politikerna från visionen och uppföljning från föregående år. Men till skillnad från visionen är målen inte bara en beskrivning av en önskad verklighet, utan mer konkreta. Målen är formulerade som den effekt vi vill uppnå, utifrån det behov vi antar att kommuninvånarna har. För att se om vi uppnår den effekt vi vill måste målen vara mätbara och möjliga att följa upp. Annars är det svårt att veta om det arbete vi lägger ned verkligen ger resultat. Kanske når vi inte målet på en gång, men genom att mäta resultatet blir det möjligt att se om vi är på rätt väg. Varje år kan politikerna i kommunfullmäktige besluta att målen ska justeras, att nya mål ska läggas till eller gamla tas bort. Nämnderna medverkar till detta genom att de lämnar underlag till kommunbudgeten. De prioriterade målen består i realiteten av ett antal formuleringar. De kan gälla alla nämnder eller bara en eller några nämnder. På Insidan kan du läsa mer om kommunfullmäktiges prioriterade mål. Kommunfullmäktige styr med inriktning Kommunfullmäktige beslutar också om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar 8
allt vårt arbete ska utgå från. Den värdegrund som kommunfullmäktige beslutat om kallar vi för Bitt. Bokstäv erna står för Bemötande, Inflytande och Tillgänglighet som tillsammans skapar värdet i den sista bokstaven, Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för, kommuninvånarna. Du som har en arbetsledande roll har ansvar för att på olika sätt hålla diskussionen kring Bitt levande bland dina medarbetare. Kommunfullmäktige styr med direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direkt iven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydlig göra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar alltid om särskilda frågor som lyfts upp och som måste vara genomförda till ett visst datum. Tjänste männen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genom fört direktivet. Kommunfullmäktige beslutar om ekonomiska ramar De ekonomiska ramar som kommunfullmäktige beslutar om beskriver hur skattepengar ska fördelas mellan nämnderna. I januari varje år får kommunfullmäktige förslag på vad nämnderna FEM FRÅGOR till kommundirektör LASSE JÄRVSÉN 1 Varför vi har en styrmodell? Den är ett sätt att tydligt bryta ner de övergripande målen till mål för den egna enheten och den enskilde medarbetaren. Den pekar ut färdriktningen och klargör prioriteringar så att vi åstadkommer bra resultat tillsammans på de områden som våra förtroendevalda pekar ut. 2 Finns det någon bakomliggande orsak till att vi tagit fram den? Ja. Det finns väldigt många olika instanser som vill styra oss, alltifrån lagstiftning till partiprogram och statliga myndigheter. Det finns också policys, enhetens bedömningar och inte minst den enskildes bedömningar för det egna arbetet. Om alla gör sina egna bedömningar om vart vi ska och vad som är viktigt så får vår organisation inte styrfart. För att undvika att vi drar åt olika håll har vi tagit fram en styrmodell. 3 Varför det är viktigt att känna till styrmodellen? Därför att den ska påverka allas arbete. Om man inte känner till styrmodellen har den helt enkelt ingen effekt. 4 Vad är den största utmaningen i ditt jobb? Att få kommunen att samverka och fungera på ett riktigt bra sätt så att vi åstadkommer resultat som har betydelse för kommuninvånarna. 5 Kan du ge ett exempel på vad du gör? Alltifrån att se till att vi har ett väl fungerande IT-stöd till att vi har en vision och en bra styrmodell. En av mina viktigaste arbetsuppgifter är att rekrytera bra förvaltningschefer, med rätt kunskap och bra värderingar som vill se kommunen som en helhet och som inte bara värnar den egna förvaltningen och den egna verksamheten. STYRMODELL.9 9
Mer om kommunfullmäktige Politikerna i kommunfullmäktige väljs av alla som röstar genom de valsedlar med namn som vi vart fjärde år lägger i valurnorna. Mandatfördelningen följer valresultatet. Det finns 61 ledamöter i kommunfull mäktige som träffas en gång i månaden. Kommunfullmäktige har det högsta ansvaret för alla kommunens verksamheter och beslutar bland annat om hur pengarna ska fördelas mellan olika nämnder. Politikerna i kommunfullmäktige är fritidspolitiker förutom våra heltidsanställda kommunalråd. Det är kommunfullmäktige som utser ledamöterna i kommunstyrelse och nämnder. Kommunfullmäktige, KF, kan fatta beslut om prioriterade mål, inriktning, direktiv och ekonomiska ramar beroende på vad de vill åstadkomma. Kommunstyrelsen har 15 ledamöter och samma politiska sammansättning som kommunfullmäktige. Det är kommunstyrelsen som planerar, leder och samordnar kommunens verksamhet och ekonomi. Till sin hjälp har kommunstyrelsen de politiska nämnderna och tjänstemännen på förvaltningarna. vill genomföra de kommande åren. Materialet lämnas sedan till en budget beredning som utses av kommunstyrelsen och de bereder alla förslag och lämnar det sedan tillbaka till kommunstyrelsen i april. I maj varje år fattar sedan kommunfullmäktige beslut om kommunbudgeten som behandlar både mål, direktiv, inriktning och ekonomiska ramar. Beredningen arbetar alltså minst lika mycket med mål, inriktning och direktiv som med ekonomi. Kommunbudgeten skrivs varje år, men gäller för tre år. Det innebär i praktiken att vissa mål, direktiv, inriktningar eller ekonomiska ramar justeras, andra tas bort eller läggs till. Du kan läsa mer om hur vi arbetar fram kommunbudgeten på sidorna 24-25. Kommunfullmäktige styr med styrdokument I Kungsbacka har vi ett antal styrande dokument som du som har en chefsbefattning förväntas känna till och arbeta utifrån. Du hittar dokumenten på Insidan. 10
FEM FRÅGOR till förvaltningschef ULRIKA NILSSON 1 Vad betyder det för din verksamhet att politikerna styr med en inriktning, den som vi kallar Bitt? Med Bitt finns det en tydlighet och ett gemensamt synsätt kring de här frågorna. Medarbetarna hos oss har mycket kundkontakter så ett gott bemötande är oerhört viktigt. Mervärdet är också att vi pratar om det som Bitt står för och har en dialog kring frågorna inom förvaltningen. 2 Är ni bra på bemötande idag? Vi har gjort mätningar för att veta hur vi ligger till. Vi ligger bra till jämfört med andra miljökontor, men vi kan givetvis bli bättre. De styrande dokumenten är kommungemensamma och behandlar särskilt viktiga frågor. Det rör sig om policys, planer och program. Policys tar upp förhållningssätt i principiellt viktiga frågor som gäller långsiktigt. Vi har till exempel en policy för kommunikation, en för ledar skap och medarbetarskap och en för telefoni. Planer och program är dokument som till exempel handlar om den långsiktiga fysiska planeringen. Det kan till exempel vara en översiktsplan. 3 Kan du ge ett exempel på något konkret ni gjort på grund av Bitt? Snart inför vi en företagslots i kommunen. Där kommer vi vara med för att hjälpa kommuninvånare och företagare på olika sätt. Genom en företagslots vill vi förenkla den byråkratiska processen för dem som kommer i kontakt med oss. 4 Är det bra att politikerna styr med en inriktning? Ja, det är bra att ha en gemensam syn på de frågor som tas upp i Bitt. Framöver är det också viktigt att vi håller liv i dem. 5 Har du några tips på hur man kan diskutera Bitt? Vi har så kallade StåUpp-möten tre gånger i veckan. Då träffas alla som är inne på förvaltningen i tio minuter och vi informerar varandra om det som är på gång så att alla har koll på läget. Där pratar vi också om sådant som berör Bitt, vi kan till exempel ge varandra tips på hur man kan agera i olika situationer. Mötet innebär både att vi ventilerar frågor och får in fler perspektiv. 11
Så styr politikerna i nämnderna KAPITELTRE I maj till september jobbar nämnderna med att anpassa kommunfullmäktiges mål, inriktning, direktiv och ekonomiska ramar till sin egen verksamhet. Detta bildar nämndbudgeten och är ett sätt för politikerna i nämnden att styra sin egen verksamhet. Här berättar vi mer om hur politikerna i nämnderna styr. Nämnden styr med RESULTATMÅL I nämndernas resultatmål har politikerna översatt kommunfullmäktiges prioriterade mål till sin verksamhet. Nämnderna konkretiserar helt enkelt de prioriterade målen genom att bryta ned dem så att de blir tydligare för den egna verksamheten. Nämnderna kan också ta egna initiativ och form ulera egna mål utöver de som kommun fullmäktige har angett. Både de mål som brutits ner och de mål som nämnden själv skriver kallas för nämndens resultatmål. Resultat målen ska alltid kunna mätas och följas upp. Du som är chef ska givetvis känna till kommunfullmäktiges prioriterade mål. Men eftersom nämndens resultat mål är anpassade till din verksamhet är det dessa du tillsammans med dina medarbetare i första hand ska förverkliga. Nämndernas resultatmål beslutas i september varje år och gäller för kommande år. En nämnd kan få ett samordningsansvar En nämnd kan tilldelas ett samordningsansvar av kommunfullmäktige för ett av de prioriterade målen. Det innebär att nämnden ska samordna arbetet och sammanställa vad andra nämnder som fått målet riktat till sig gör. Nämnden ansvarar för att följa upp arbetet och göra en samlad analys. Samarbetet syftar till att man arbetar över funktions- och verksamhets gränserna. Genom att formulera gemensamma strategier och aktiviteter tror vi nämligen att det blir så bra som möjligt för kommun invånarna. Nämnden styr med inriktning Vår gemensamma värdegrund, Bitt, gäller för alla förvaltningar och ska vägleda oss i alla möten med våra kommuninvånare och våra kollegor. 12
13
Den tar upp de mjuka frågorna som förhållningssätt och attityd och behöver inte vara mätbar. Men inriktningen påverkar våra resultat ändå eftersom det är de små förändringarna i ett förhållningssätt som kan göra stor skillnad i hur kommunen som helhet upplevs. Varje nämnd har en möjlighet att utveckla formuleringarna i Bitt och översätta dem till sin egen verksamhet. Nämnden kan betona det som anses vara viktigast för den egna verksamheten eller göra inriktningen mer konkret för den egna verksamheten. Nämnden kan också bestämma egna inriktningar för verksamheten. Du som är chef har ett särskilt ansvar. Tillsammans med dina medarbetare ska du varje år ge förslag på åtgärder som ligger i linje med inriktningen. Du ska tala om hur vi ska bli bättre på bemötande, hur vi ger kommun invånarna mer inflytande, hur vi blir mer tillgängliga och på vilket sätt vi kan öka tryggheten för dem vi är till för, våra kommuninvånare. Nämnden styr med direktiv Nämnden kan liksom kommunfullmäktige styra med direktiv. Det är det mest tydliga sättet att styra på. Ett direktiv är ett antal konkreta uppgifter som ska lösas under året. Oftast formulerar en nämnd bara ett fåtal direktiv per år. Direktiven lämnas till förvaltningschefen som har ett speciellt ansvar att se till att det tas fram åtgärder så att direktivet kan genomföras. Nämnden ansvarar också för att kommunfullmäktiges direktiv verkställs av den egna förvaltningen. Nämnden beslutar om ekonomiska ramar I november varje år får nämnder och förvaltningar så kallade anvisningar inför bokslutsarbetet. Därefter följer två intensiva månader, december och januari. Det är då årsredovisningen med det siffermässiga bokslutet ska skrivas. Samtidigt görs nämndens underlag till kommunbudget för de kommande tre åren. I maj månad tar kommunfullmäktige sedan beslut om kommunens gemensamma årsredovisning och kommunbudgeten för de tre kommande åren. I kommunbudgeten framgår KAPITELTRE Vår värdegrund BITT 14 Vi k B
tydligt de ekonomiska ramarna för nämnden inför kommande år, helt enkelt hur mycket pengar varje nämnd har att röra sig med. Ramarna baseras på föregående års ramar, men de justeras något för varje år utifrån till exempel prisökningar, skatteunderlag, löneutveckling eller förändringar i statsbidrag eller befolkningsutveckling. När de ekonomiska ramarna fördelas visar politikerna vad vi ska satsa på genom att ge större ekonomiska ramar till vissa områden. Politikerna kan också besluta om att ett område får mindre pengar. Det blir då ett sätt för politikerna att tvinga fram att vi börjar jobba på ett annat sätt inom just det området. Mellan maj och september arbetar varje nämnd vidare med kommunfullmäktiges mål, inriktning och direktiv, det som klubbades i kommunbudgeten. I september beslutar nämnden sedan om sin nämndbudget för nästa år. Nämndbudgeten blir därmed en slags nedbrytning av kommunfullmäktiges mål, inriktning och direktiv. Nämndbudgeten innehåller också nämndens egna resultatmål och direktiv samt en fördelning av den ekonomiska ram en. Nämnden ger därefter i uppdrag till förvaltningen att göra en förvaltningsbudget, som innehåller förvaltningens genom förandeplan, den som anger vilka aktiviteter som ska genomföras för att uppnå de mål, som politikerna har satt, samt en detaljerad budget. Mer om nämnderna I Kungsbacka har vi 14 politiska nämnder med ansvar för olika verksamhetsområden. Kommunfullmäktige utser ledamöterna i nämnderna efter förslag från de politiska partierna. Det är mellan fem och elva ledamöter i nämnderna, beroende på hur stor verksamheten är. Platserna i en nämnd fördelas mellan de olika partierna på samma sätt som i kommunfullmäktige. Politikerna i nämnderna är fritidspolitiker vilket innebär att de har ett vanligt jobb och sköter sitt politiska uppdrag på fritiden. Det är nämndpolitikerna som är ytterst ansvariga för den verksamhet som sedan genomförs av tjänstemännen på förvaltningarna. I många frågor är det nämnden som fattar de avgörande besluten. allar den ITT ka kommuns värdegrund 15
Hur lär man sig att läsa och skriva? Många minns säkert de tidiga skolårens kämpande för att fylla de tomma raderna i skrivboken med fina bokstäver. Idag ser det annorlunda ut. På Toråsskolan skippar man pennan helt under det första skolåret. Barnen lär sig läsa och skriva med hjälp av datorn REPORTAGE J A G K A N Barnen i de tre F-2-klasserna i Gula huset på Toråsskolan trycker på tangentbordet, ser bokstäverna skrivas på skärmen och hör hur de låter i sina hörlurar. Här använder man datorn istället för pennan för att lära sig läsa. Det stora hindret för att börja skriva tidigt är motoriken. Många kan helt enkelt inte forma bokstäverna med en penna. Med datorn slipper man det motoriska hindret, berättar speciallärare Gertie Ekdahl Axelsson. Projektet Vi skriver och lär oss läsa vid datorn startade för ett par år sedan efter att hon varit på en dyslexi konferens och lyssnat till erfarenheter från ett liknande projekt. När jag kom hem så började vi i arbetslaget att arbeta lite smått med det. Vi fick tag i gamla datorer som skulle slängas och satte igång med små barngrupper, säger Gertie Ekdahl Axelsson. Tidig start ger måluppfyllelse Projektet satte ordentlig fart året efter då man på initiativ av utvecklingsledaren Lars Clemensson sökte och fick pengar genom den statliga Läsa-skriva-räkna-satsningen. Datorer och utrustning köptes in och nya program installerades. Många tror säkert att man kan köpa in datorer och så är det klart. Men det viktigaste är det samtal pedagogen för med eleven, om vad som skrivits och hur eleven tänkt. Allt detta kräver tid och kompetens. Datorn är ett verktyg, precis som en penna, säger Gertie Ekdahl Axelsson. För att nå politikernas mål om att en större andel av 16
David Campos Andersson, Engla Jansson och Ella Abrahamsson lär sig vid datorn med stöd av speciallärare Gertie Ekdahl Axelsson. eleverna som slutar grundskolan ska nå målen i alla ämnen, gäller det att börja tidigt. För skolorna i Kungsbacka innebär det bland annat att personalen själva ska ta initiativ kring IT och lärande och att eleverna ska använda sig av IT på ett naturligt sätt. Det är viktigt att arbeta utifrån läroplanen och även utifrån kommunens visioner och mål. Det är väldigt grundläggande för oss att arbeta målstyrt, säger Gertie Ekdahl Axelsson. En fördel med att använda datorer på det här sättet är att det blir naturligt för barn med läs- och skrivsvårigheter att använda hjälpmedel för att kompensera för sina svårigheter. Men det här projektet gynnar alla elever, eftersom man fokuserar mer på vad och hur man skriver än på att forma bokstäver. Våra skolor skall vara bland de bästa i landet vad gäller studieresultat, funktionalitet, modernitet och miljö. Ett av våra mål 2012: Våra skolor ska vara bland de bästa i landet. Mäts bland annat genom andelen elever i skolår 9 som når målen i alla ämnen. 17
Förvaltningarna ska förverkliga politikernas beslut KAPITELFYRA Politikerna styr våra verksamheter genom att sätta mål och vägleda oss med den gemensamma visionen. Förvaltningarna bestämmer i genomförandeplanen och detaljbudgeten hur arbetet ska gå till. Vi som arbetar i Kungsbacka kommun ansvarar för att våra kunskaper utvecklas och att vi har metoder och arbetssätt som gör att vi kan leva upp till politikernas mål och vision. Detta kapitel handlar om alla oss som jobbar i kommunen. Politikerna är ytterst ansvariga för att de skattepengar som kommer in till kommunen fördelas och används på ett bra sätt. Man brukar säga att politikerna ansvarar för VAD vi vill uppnå. Vi som jobbar i kommunen ansvarar sedan för HUR det ska genomföras. På hösten varje år planerar alla förvaltningar, verksamheter och enheter hur man ska arbeta för att närma sig visionen och de prioriterade målen. Alla ska reflektera och analysera hur verksamheten varit det gångna året och vad man kan förbättra inför kommande år. Alla ska också fundera på vad som hänt i omvärlden som kan påverka den egna verksamheten framöver. Förvaltningschefen beslutar om hur pengarna fördelas Förvaltningsbudgeten beslutas av förvaltningschefen i december och består av två delar. Dels innehåller den en detaljplanering av hur pengarna ska fördelas inom förvaltningen. I den blir det tydligt hur mycket pengar varje enhet får men också hur mycket pengar förvaltningen vill satsa på till exempel konferenser, lokaler eller att köpa konsulttjänster. I förvaltningsbudgeten finns också genom förandeplanen med som talar om hur man ska förverkliga de politiska målen och vilka förbättringsarbeten som förvaltningen vill genom föra. Där står också vilka kostnader som beräknas för projekt och andra satsningar som förvaltningschefen beslutar ska genomföras för att förvaltningen ska uppnå målen. De aktiviteter som redovisas i genom förandeplanen finns alltså med 18
i detaljbudgeten. Detta för att försäkra sig om att det finns pengar till de planerade aktiviteterna. FEM FRÅGOR Genomförandeplaner visar vårt arbetssätt I Kungsbacka har vi valt att arbeta med genomförandeplaner. Dessa talar om på vilket sätt vi tänker uppnå poli tikernas mål och övriga strateg iska utvecklingsinsatser, det kan till exempel handla om hur vi tänker arbeta med barnkonventionen, arbets miljön eller jämställdhet. Det finns en mall på Insidan för hur genomförandeplanerna kan se ut. Den ska ge svar på frågorna vad som ska genomföras, hur, när och vem som ansvarar för genomförandet samt hur en uppföljning ska ske. Det heter även genomförandeplan när en enhetschef redovisar vilka aktiviteter som är tänkta att genomföras på enheten. På samma sätt som för förvaltningen tar enhetschefen upp de satsningar som gäller den egna enheten. Överenskommelse mellan chef och medarbetare Genomförandeplanen bryts ner i tydliga aktiviteter som ska genomföras under året. Aktiviteterna skrivs sedan in i de överenskommelser som görs mellan medarbetaren och närmaste chef. Överenskommelsen är ett viktigt styrinstrument för dig som chef. Där står det klart och tydligt vilket ansvar medarbetaren har för att vi ska uppnå politikernas mål. På detta sätt får vi en röd tråd från kommunfullmäktige till medarbetare. till verksamhetschef ANNIKA ÅKERLUND 1 Hur jobbar du med genomförandeplaner? Jag utgår från politikernas mål och försöker hitta aktiviteter som strävar mot målen. Jag försöker vara så konkret som möjligt med vad vi ska göra. Sedan är det viktigt att följa upp hur långt man har kommit under året. Och där kan man alltid bli bättre. 2 Vad är bra med genomförandeplaner? Det är ju ett verktyg för att uppfylla ledningens mål. Det är en hjälp för att kunna strukturera arbetet och göra det vi ska istället för att alla gör på sitt eget sätt. Det hjälper mig att veta vad som är viktigt och vad som är mindre viktigt för att kunna styra verksamheten åt rätt håll. 3 Hur involverar du medarbetarna i arbetet? Framför allt jobbar jag med mina enhetschefer för att nå ut med genomförandeplanen. På så sätt förs ansvaret ut till där det hör hemma, och det tror jag är viktigt. De aktiviteter som finns i genomförandeplanen ska vara kopplade till det dagliga arbetet. 4 Men känner alla till genomförandeplanen? Det tror jag. För att förankra genomförandeplanen är det viktigt att återkomma till den kontinuerligt under året och följa upp vad som finns kvar att göra för att nå målen. 5 Har du några tips till andra? Det är viktigt att göra medarbetarna delaktiga, så att det inte bara blir en administrativ produkt. Och då måste det vara så konkret som möjligt. Hellre färre och tydliga punkter som medarbetarna kan relatera till i sin vardag än många och abstrakta punkter. 19
FEM FRÅGOR till habiliteringsassistent LISBETH LINDSTRÖM 1 Vad har du för överenskommelse med din chef? Den består av två delar. Först är det sådant som gäller alla, att vi ska stödja våra brukare, följa upp de mål som vi satt upp tillsammans med brukarna och utveckla våra arbetssätt. Vi ska ta vara på varandras kompetens och våra resurser. Sedan är det delar som är personliga. För mig är det att jag ska vara kontaktperson åt en av våra brukare och även vara ombud för e-handeln hos oss. 2 Hur gick det till när ni gjorde er överenskommelse? Jag och min chef gick igenom den på ett medarbetarsamtal. Jag hade läst igenom allt innan och jag kunde ge mina synpunkter på det. 3 Är det viktigt att överenskommelsen är personlig? Det tycker jag. Det känns verkligen att det här är mitt åtagande och mitt ansvar att sköta. Uppföljning sker ju någon gång om året så det gäller att ha gjort det man ska. 4 På vilket sätt påverkar överenskommelsen dig i vardagen? Den finns med i bakhuvudet, men jag kanske inte tänker på den varje minut. Det blir tydligt vad som förväntas, man kan ju alltid gå tillbaka till överenskommelsen och titta. Men i slutändan handlar det ju om att göra sitt jobb. 5 Kunde du påverka innehållet i överenskommelsen? Ja, det kunde jag. Just den här gången hade jag inte så mycket synpunkter, men i så fall hade vi fått ta en diskussion om det. KAPITELFYRA Att vara anställd i Kungsbacka kommun Det är politikerna som är våra arbetsgivare. I Kungsbacka har de valt att vi ska arbeta med ett kundperspektiv. Det innebär att det är viktigt att våra kunder är så nöjda som möjligt med den service vi erbjuder. När du och dina medarbetare utvecklas i arbetet är syftet därför alltid att det i förlängningen ska bli bättre för våra kunder, det vill säga våra kommuninvånare. Friheten i jobbet handlar om att utveckla metoderna, det vill säga hur vi gör. Men målet är alltid bestämt av politikerna. Våra medarbetare har ett stort ansvar att följa den riktning som politikerna pekar ut. Politikerna i sin tur har ett stort ansvar gentemot kommuninvånarna. De ska kunna förklara för kommuninvånarna att skattepengarn används på rätt sätt. Alla som arbetar i kommunen har anställts för att de har en kompetens och ett förhållningssätt som är en förutsättning för att vi ska kunna uppnå de mål som politikerna fastställt. Men börjar alla följa sina egna åsikter går vi inte åt samma håll. Alla som jobbar i Kungsbacka kommun ska vara lojala med de beslut som politikerna fattar, även om man inte alltid håller med. I kontakten med kommuninvånarna måste de egna åsikterna därför ställas åt sidan. Du som är chef har ett särskilt ansvar att leva upp till detta. 20
FEM FRÅGOR DET HÄR KAN DU GÖRA Överenskommelsen ska vara skriven för varje medarbetare i januari. Den ska innehålla tydliga aktiviteter som den enskilde medarbetaren förväntas genomföra. Aktiviteterna ska utgå från de målsättningar som politiker och förvaltningsledning har beslutat om. Medarbetaren påverkar innehållet i överenskommelsen genom att delta i diskussionerna när genomförandeplanerna för enheten tas fram. Låt medarbetaren påverka innehållet i dialog med dig. I ett långt perspektiv kan medarbetaren påverka de politiska besluten genom att bidra till den analys och de strategiska frågor som lämnas som underlag till nämnden. till enhetschef STEFAN LÖFMARK 1 Hur arbetar du för att nå politikernas mål? Jag tittar på det politikerna vill och så diskuterar vi på enheten vad det innebär för oss och hur vi ska arbeta för att nå dit. I slutändan är överenskommelser med medarbetarna viktiga. Där ger jag direktiv om vad som ska uppnås och sedan får medarbetaren i stor utsträckning själv bestämma hur det ska göras. Överenskommelser är en förutsättning, annars har man ingen möjlighet att följa upp vad som görs. 2 Vilka är fördelarna med det här arbetssättet? Största fördelen är definitivt att man får fram så många nya vinklar, idéer och metoder i diskussionerna kring hur man ska nå målen. 3 Men tar inte arbetet med målen en massa tid? Det är klart att det tar mycket tid, men det är det värt. Själva arbetet för mig är att arbeta med målen och att nå dem. 4 Vad är roligast och svårast i ditt arbete? Rent krasst är det roligt att styra och ställa, att få forma någonting. Det svåra är att vara ledare, att få mandat ifrån medarbetarna att genomföra det man tror på. 5 Har du några tips till andra? Jobba inte själv! Det är viktigt att nätverka mycket, både inom och utom kommunen. Själv har jag ett nätverk med andra fritidsgårdschefer i landet som jag har mycket kontakt med. Det är också viktigt att inte ha så mycket av en kontrollfunktion, utan snarare en handledarfunktion. Medarbetarna måste få göra sina vägval på egen hand för att känna sig delaktiga. 21
I tre år satte äldreomsorgen fokus på att brukarna skulle få mer kontinuitet inom hemtjänsten. Ett ändrat förhållningssätt och nya rutiner ledde till att det nu syns i siffrorna. Därmed har man uppnått målet med mer trygghet för de äldre. Det visar att engagemang och medvetenhet ger ett gott resultat. Målet har också varit tydligt och känt för medarbetarna, säger Anna Lifjorden, utvecklingsledare inom äldreomsorgen. Bättre kontinuitet ger mer trygghet REPORTAGE För några år sedan bestämde sig Kungsbacka kommun för att delta i SKL:s jämförelser mellan olika kommuner som bland annat görs genom att medeltal tas fram. Vid den första jämförelsen 2007 visade sig att Kungsbacka låg sämre till än riksgenomsnittet i att ge kontinuitet till de äldre inom hemtjänsten. Efter tidningsskriverier om det dåliga resultatet lovade politikerna i nämnden bot och bättring. Och så blev det. Nämndens för Äldreomsorg bröt ned kommunfullmäktiges prioriterade mål om trygghet till ett resultatmål för den egna verksamheten. Målet var att medeltalet på tre år skulle minska från 22 till 13, vilket är snittet för hela riket. Vi på förvaltningen fick i uppdrag att komma med förslag på hur vi skulle jobba, berättar Anna Lifjorden. Kom med egna förslag Frågan lämnades till enheterna som skulle komma med idéer på hur man skulle kunna jobba. Gullregnsgruppen ägnade en planeringsdag för att diskutera på vilket sätt de inom hemtjänsten kunde bidra. Att det krävdes förändringar i schemat var alla överens om och tre personer fick i uppdrag att komma med ett konkret förslag. Vi började använda Excel vilket gav oss en betydligt bättre överblick. Vi la också schemat för de äldre efter det kontaktmannaskap som vi använder oss av inom äldreomsorgen, berättar samordnare Eva Stridh. Förslaget accepterades av de andra i gruppen och det nya schemat började användas under 2010. Många faktorer samverkar Parallellt har annat arbete också utförts vilket även bidragit till det goda resultatet. Alla inom hemtjänsten har till exempel fått egen mobiltelefon vilket ökat känslan av trygghet när det varit lätt för de äldre och deras anhöriga att nå kontaktpersonen. Likaså har hemtjänsten i Kungsbacka enhetliga arbetskläder vilket tydligt signalerar 22
Annika Ståhl jobbar inom hemtjänsten och kommer kontinuerligt hem till Elsie Engdahl. varifrån personen som knackar på dörren kommer ifrån. Och givetvis har inriktningen på Bitt löpt som en röd tråd genom allt arbete. Bland annat har man via Bitt ökat medvetenheten kring vad begreppet trygghet innebär för den som är gammal och i behov av hjälp.anna Lifjorden valde att sätta blåslampa på arbetet genom att genomföra fler mätningar än vanligt. Det gav oss också mer underlag att förhålla oss till, säger hon. Den senaste mätningen visade ett medelvärde på 13 vilket också var det politiska målet. För att säkerställa att man ligger kvar där har en kvalitetsdeklaration tagits fram där äldreomsorgen nu lovar att fortsätta jobba på samma sätt med kontinuitet. Nu kan vi som jobbar inom hemtjänsten lättare fånga upp signaler hos de äldre om hur de mår. Det gör att vi fått betydligt gladare och tryggare äldre, säger Eva Stridh. Tryggheten i det sociala välfärdssystemen ska fungera och finnas till hands när vi behöver den. Ett av våra mål 2012: Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka. 23
Så här arbetar vi fram kommunbudgeten VISION UPPFÖLJNING OMVÄRLDSANALYS Det här leder sammantaget fram till ett antal strategiska frågor som nämnderna vill arbeta särskilt med de närmaste åren. De strategiska frågor som nämnden anser kräver ett kommun- FÖRÄNDRINGS- OMRÅDEN Kommunbudgeten i Kungsbacka är mer än bara siffror. Den handlar även om hur vi ska arbeta de närmaste åren, vilka strategiska frågor vi har och vilka våra mål är. Arbetet med att ta fram kommande års kommunbudget börjar egentligen med nämndernas uppföljningsarbete. Utifrån uppföljningen identifierar nämnderna förändringsområden, genomför en omvärldsanalys och tittar på visionen, det vill säga vart vi vill. 24
KF:S INRIKTNING MÅL OCH DIREKTIV STRATEGISKA FRÅGOR KOMMUNBUDGET EKONOMI övergripande grepp lämnas som underlag till kommunbudgeten och ligger sedan till grund för eventuella förändringar i exempelvis kommunfullmäktiges prioriterade mål. Tillsammans med de ekonomiska delarna, som till exempel förändrade ramar, leder det fram till kommunbudgeten. I slutändan är det politikerna som beslutar om hur budgeten ska se ut, det vill säga vad vi ska jobba med de närmaste åren och inom vilka ekonomiska ramar arbetet ska ske. Först när kommunbudgeten är klar och beslutad sätter nämnderna och därefter förvaltningarna igång med sitt budgetarbete. 25
Efter fyra år i bostadskö blev drömmen om ett eget boende verklighet. Emanuel Forsell och Johanna Rosberg har nu flyttat in i sin första egna hyreslägenhet i Björkris. Det är resultatet av tio års intensivt arbete bland politiker och tjänstemän. Egna lyan en riktig höjdare REPORTAGE Det luktar fortfarande målarfärg i tvåan på fjärde våningen i höghuset i Björkris. Emanuel och Johanna visar stolt utsikten från balkongen där det snart kommer att byggas en förskola. Än så länge är det mest en bygg-arbetsplats med lyftkranar och lastbilar. Det betyder mycket att vi kunnat flytta från våra föräldrahem. Det känns som om man kommer in i vuxen livet när vi kunnat flytta ihop i en egen lägenhet. Nu får vi bevisa för oss själva att vi klarar av det, säger Emanuel. De är båda nöjda med läget: Här har vi nära till allt det viktiga, men vi bor ändå inte mitt i smeten, säger Johanna. Många delaktiga i färdig stadsdel Redan för tio år sedan började de första trevande planerna på att bygga vid Björkris att ta form. Men vad som skulle byggas var inte alls klart från början. Vägvalet gjordes när politikerna satte ned foten och beslutade att man skulle satsa på bostäder istället för verksamheter. Det har alltid varit prioriterat i Kungsbacka att bygga bostäder. Vi är en expansiv kommun med en våldsam efterfrågan på bostäder, säger Hasse Andersson, planeringschef. I kommunfullmäktiges prioriterade mål för 2010-2015 står det att kommunen ska planera för 500 bostäder per år. I Björkris rör det sig om både bostadsrätter, hyresrätter och radhus. 26
Emanuel Forsell och Johanna Rosberg stortrivs i sin första egna lägenhet i Björkris. Att gå utanför stadsgränsen med en helt ny stadsdel var inte alls självklart i början. När beslutet var taget tog det mellan tre och fyra år att utveckla Björkris till den moderna stadsdel med blandad bebyggelse som växer fram idag, säger Hasse Andersson. Det är många förvaltningar som varit delaktiga i planeringen. Det byggs förskolor och gruppbostäder, det planeras för vägar, parker och fritidsaktiviteter. Hasse Andersson beskriver arbetet som ett lagarbete mellan förvaltningarna och politikerna. Men det är politikerna som hela tiden håller i taktpinnen, säger han. Vi ska bygga tätare, mer stadslikt och högre än tidigare. Utvecklingen ska präglas av variation, valfrihet och verksamhet. Ett av våra mål 2012: Kommunen har som mål att planera för ett bostadsbyggande om 500 bostäder per år. 27
Årsredovisningen och underlag till kommunbudget KAPITELFEM Genom att lära oss av det arbete vi utför kan vi också bli bättre på det vi gör. Det gynnar alltid kommuninvånaren som då erbjuds en bättre verksamhet. För att kunna lära av det som är både bra och mindre bra måste all vår verksamhet följas upp på olika sätt, det görs kontinuerligt och redovisas i årsredovisningen och delårsrapporterna, Här kan du läsa mer om årsredovisningen och underlag till kommunbudgeten. Varje år ska nämnderna beskriva vad de har åstadkommit. Förvaltningen tar fram ett underlag till nämndens årsredovisning. Nämnden redovisar sedan till kommunstyrelsen som ansvarar för att ta fram kommunens årsredovisning till kommunfullmäktige. Årsredovisningen och underlag till kommunbudget ska vara klar i mitten av februari varje år och presenteras för politiker och kommunledning i mars på en så kallad hearing. Årsredovisningen klubbas i kommunfullmäktige i maj. I årsredovisningen talar vi om hur verksamheten utvecklats och vad vi uppnått i förhållande till kommunfullmäktiges prioriterade mål och tilldelade ekonomiska ramar. Vi talar helt enkelt om hur vi skött vårt uppdrag gentemot kommuninvånarna. Den speglar också vad vi skapat i verksamheten utöver politikernas mål, inriktning och direktiv. Mycket uppföljning sker löpande under året i form av olika enkäter och rapporter. De summeras i årsredovisningen. I årsredovisningen blickar vi även framåt inför nästa år. Det här ingår i Årsredovisningen Viktiga händelser under året Faktorer i omvärlden som påverkat oss under året Uppföljning av kommunfull- 28
mäktiges prioriterade mål, direktiv och inriktning Kvalitetsredovisning Verksamhetsredovisning Personalredovisning Analys Förvaltningsberättelse och bokslut Nämndresultat Det här ingår i underlag till kommunbudget Nämndens omvärldsanalys Strategiska frågor Förslag till revidering av prioriterade mål Kompetensförsörjningsplan Lokalresursplan Om det blir plus eller minus i den egna kassan Ibland har enheten eller verksamheten gjort det man skulle men för en billigare peng än vad man räknat med. Ibland presterar en enhet eller verksamhet mer än planerat. I bägge fallen kan det bli plus i kassan. Överskottet kan då flyttas till en resultatfond som kan upprättas för varje enhet. Dessa pengar kan sedan användas för att utveckla verksamheten på olika sätt. Om det istället visar sig att enheten får ett negativt resultat kan resultatfonden användas tillfälligt för att jämna ut underskottet. Det krävs också att den person som är ansvarig för resultatenheten, en enhetschef eller verksamhetschef, tar fram en åtgärdsplan. I den ska det tydligt stå vilka åtgärder man planerar för att komma i balans. Planen gäller för följande år. Du kan läsa mer om årsredovisningen och styrdokumenten på Insidan. 29
Tjänstemännen har hjälpt mig väldigt mycket. Så beskriver färghandlaren Mikael Borslöv sina kontakter med Kungsbacka kommun. Snart öppnar han en ny färgbutik i stan. Att ge en god service till företagen är en av vägarna Kungsbacka valt för att uppnå politikernas mål om gott företagsklimat som ska bli ännu bättre. Ny företagare sätter färg på Kungsbacka REPORTAGE Handel har alltid varit en viktig del i Kungsbackas näringsliv. Och det finns en ambition att stärka handeln ytterligare. Området vid Borgås är ett av de områden Michael Fransson, näringslivschef på kommunstyrelsens förvaltning, arbetar för att utveckla. Färghandlaren Mikael Borslöv från Halmstad är en av de företagare som nyligen bestämt sig för att etablera sig i Kungsbacka. Och det har gått fort. På två år har han gått från idé till det första spadtaget på parkeringen vid Freeport där hans tredje färgaffär Inspiratören snart blir verklighet. För mig har det känts som att jag har arbetat i medvind. Alla jag haft kontakt med i kommunen har varit väldigt trevliga och professionella, säger han. Vill jobba brett I kommunfullmäktiges mål står det att nöjdkundindex ska öka med några pinnhål för varje år. Michael Fransson menar att man måste jobba på bred front för att nå dit. Den formuleringen inleder han med i förvaltningens Genomförandeplanen för 2010-2011. Det är flera insatser från flera olika förvaltningar som gör att vi rör oss i rätt riktning. Oavsett vilken förvaltning medarbetaren kommer ifrån, så ser företagaren honom eller henne som en representant för Kungsbacka kommun, säger han. En insats han själv tycker är viktig är att ge bra service till företagen. Det sker bland annat med relevant information på kungsbacka.se. Ett annat är att lyssna in vad företagarna efterfrågar. Jag för en nära dialog med företagarna genom att träffa dem i deras vardag. På så sätt kan jag lyssna till deras önske-mål och behov. När vi försöker tillmötesgå behoven får vi också nöjdare kunder, säger han. 30
Färghandlaren Mikael Borslöv tycker det gick fort att kunna etablera sig i Kungsbacka. Bra attityd ger fler företag Andra frågor som påverkar målet med ett gott företagsklimat är att han som näringslivschef jobbar med etableringsfrågor. Det handlar både om nyetableringar och omlokaliseringar. Michael Fransson tycker att det arbetet är grundläggande i näringslivsarbetet. Han jobbar även med regional samverkan och initierar olika samarbeten mellan skola och näringsliv. Ett gott företagsklimat innebär att det är enkelt att starta, driva och utveckla företag i vår kommun. Det handlar om vilken attityd vi har till företagandet och dess betydelse för samhällsutvecklingen. Här i Kungsbacka finns en förståelse för värdet av att ha ett framgångsrikt och expansivt näringsliv. Kungsbacka ska bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Göteborgsregionen. Ett av våra mål 2012: Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun 31
Uppföljningen gör oss bättre KAPITELSEX En stor del av uppföljningen som redovisas i årsredovisningen handlar om sådant som går att mäta. Det är framförallt tre stora områden som vi mäter och följer upp. Här berättar vi mer om på vilka sätt vi följer upp kvalitet, personal och ekonomi. I Kungsbacka har vi valt att se på utveckling utifrån det så kallade PDSA hjulet som också ofta benämns förbättringshjulet. Förbättrings hjulet beskriver översiktligt och enkelt en process för utvecklingsarbete som används av flera kända företag. Modellen är enkel att förstå och lätt att kopiera men det som kännetecknar framgångsrika organisationer är att de lyckas få hela organisationen att tillämpa modellen i sitt utvecklingsarbete. P står för planera. I denna fas tar man ställning till vem verksamheten är till för och vad målgruppen har för önskemål och behov. Utifrån de svaren designas egenskaperna i de tjänster vi erbjuder. D står för engelskans do, eller svenskans genomföra. I den här fasen genomför vi tjänsterna på det sätt som vi planerat. Det som är lite speciellt när det gäller tjänsteproduktion är att kunden är medproducent och inte alltid agerar som vi planerat. Det är därför viktigt att vi vågar vara flexibla för att lyckas tillfredställa de behov och önskemål som målgruppen har. S står för study eller svenskans följa upp. I den här fasen följer vi upp om vi gjorde som vi planerat och om vi nått de resultat som vi ville. Ofta försöker vi mäta i vilken grad vi tillfredsställde önskemålen och behoven hos dem vi är till för, vi strävar efter att använda så kallade effektmått. A står för engelskans act, eller svenskans förbättra. Här handlar det om att analysera om utfallet var önskvärt. 32
Blev något bättre, eller kanske sämre, än vi tänkt oss? De erfarenheter vi gör i den sista fasen tar vi sedan med oss till nästa planeringsfas för att på så sätt skapa ständiga förbättringar. Delårsrapport I delårsrapporten följer vi upp både ekonomi och kvalitetsarbete. Nämnderna har ett ansvar att göra en delårsrapport varje tertial som redovisas till kommunstyrelsen. Nämnderna rapporterar i maj för årets fyra första månader. Delårsrapport två som omfattar januari till augusti ska granskas av kommunens revisorer och godkännas av kommunfullmäktige. Delårsrapport två innehåller En sammanfattning Prognos för måluppfyllelse Uppföljning av mått Kvalitetsuppföljning Förvaltningsberättelse, bokslut och prognos för helåret Mått ANVÄNDS FÖR ATT JÄMFÖRA För att följa kommunens utveckling i förhållande till visionen och kommunfullmäktiges prioriterade mål finns det mått som nämnderna tagit fram. Måtten ger kommunfull mäktige, nämnder och förvaltningsledningar möjlighet att följa upp effekter och resultat av tillsatta resurser, samt att jämföra resultaten med andra kommuner eller med oss själva över tid. Måtten är indelade i tre kategorier, resursmått, prestationsmått och effektmått. Resursmått: Mått som speglar de resurser och förutsättningar vi har, till exempel kopplat till ekonomiskt FEM FRÅGOR till kvalitetsstrateg TOMAS STAXÄNG 1 Vad innebär egentligen kvalitet för dig? Att lyckas prioritera att göra rätt saker som också ska utföras på rätt sätt. 2 Hur då? Att göra rätt sak bygger på att prioritera de viktigaste processerna, att välja rätt strategier. Utgångspunkten är alltid utifrån behov och önskemål hos dem vi är till för. Att göra det på rätt sätt handlar mycket om att jobba med ständiga förbättringar. 3 Kan du ge ett exempel på vad som är rätt sak och rätt sätt? I våra mål prioriterar politikerna vad som är viktigast, deras uppdrag är att välja rätt saker. När målen är framtagna genomför vi medarbetare detta på rätt sätt så att vi får ut mesta möjliga värde för invånarna med de resurser vi har. Detta är egentligen samma sak som att säga att politikerna bestämmer vad-frågor och förvaltningarna hur-frågor. 4 Varför är det viktigt att vi följer upp vår verksamhet? Det blir ett sätt att se om vi är på rätt väg. Men det räcker inte med att bara konstatera vad vi gjort, vi måste också se om vi uppnått det vi ville, det vill säga om vi tillfredsställt kundernas önskemål och behov. När vi ser sambandet mellan dessa kan vi ställa oss frågan om vi kan göra det på ett ännu bättre sätt nästa gång. 5 Vad är den största utmaningen i ditt jobb? Att alla medarbetare förstår att de är viktiga för att vi ska skapa riktigt stora värden för våra kunder. När vi lyckas designa våra tjänster så att vi uppfyller både kundernas önskemål och behov lyckas vi också leverera kvalitet. 33
utfall, kostnad/tjänst eller andra resurser /förutsättning. Svarar på hur det ÄR. Prestationsmått: Mått som beskriver processer och prestationer, till exempel volymer, vad som producerats, organisationens egenskaper. Svarar på hur och vad vi GÖR. Effektmått: Mått som beskriver effekten av det vi gör, vilken skillnad vi skapar för den vi är till för. Svarar på hur det BLIR. Varje mått är definierat och kvalitetssäkrat utifrån en framtagen mall. Så följer vi upp kvaliteten En del av årsredovisningen kalllas för kvalitetsredovisningen. Den har fokus på kommuninvånarna. Kvalitets redovisningen består av flera delar. Vi följer upp vår värdegrund Bitt, vår synpunktshantering Kommentaren, våra kvalitetsdeklarationer samt analyserar resultat från jämförelser med oss själva över tid och med andra kommuner. Uppföljning av vår värdegrund, Bitt Vi följer upp hur nämnderna arbetar med Bitt och vilka effekter detta får för invånarna. Då Bitt till stor del handlar om upplevelser hos invånarna så försöker vi fråga dem vi är till för hur de uppfattar vår verk samhet utifrån kärnvärdena Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Kvalitetsdeklarationerna följs upp I kvalitetsdeklarationerna talar vi om vad våra kunder, brukare och andra intressenter har rätt att förvänta sig av de tjänster som kommunen ansvarar för att utföra. Förvaltningen och nämnden har här ett ansvar att redovisa om de uppfyllt det som lovats i kvalitetsdeklarationerna. Kommentaren följs upp Vårt kommungemensamma synpunktshanteringssystem, följs upp. Kommentaren är ett sätt för kommuninvånarna att ha direktkontakt med oss som jobbar i kommunen. Synpunkterna kan handla om allt från hur bra vi är på snö röjning till hur vi handlägger ärenden. I kvalitetsredovisningen beskriver vi vilka typer av synpunkter som vi fått och vilka åtgärder vi vidtagit eller om vi ändrat våra arbetssätt med hjälp av inkomna Kommentarer. Så följer vi upp ekonomin En tredjedel av våra kommuninvånares inkomster går till skatt. Ungefär två tredjedelar av dessa pengar kommer in till kommunen som skattemedel. Sammanlagt är det runt tre miljarder kronor som varje år fördelas mellan våra nämnder. Drygt hälften av pengarna brukar gå till utbildning för barn och unga. I kommunbudgeten, som klubbas tillsammans med årsredovisningen i kommunfullmäktige i maj varje år, står det mer detaljerat hur pengarna ska fördelas mellan olika nämnder. För att politikerna ska veta att vi tjänstemän använt pengarna på rätt sätt, till det som politikerna vill, måste vi följa upp och redovisa hur pengarna används. Ekonomiportalen har dagsfärska uppgifter Ekonomiportalen är ett datasystem som är online. Där matar våra ekonomer och assistenter varje dag in siffror för kostnader, intäkter, tillgångar och skulder. Vill du som chef veta hur du ligger till ekonomiskt kan du gå in i Ekonomiportalen och få dagsfärska uppgifter. Du kan få en uppfattning om hur din verksamhet ligger till i förhållande till budgeten. Uppföljningssystemet I vårt uppföljningssystem rapporterar vi in siffror från Ekonomiportalen Men här finns också kommentarer och analyser. Det går att få ut väldigt specifik information ur systemet, till exempel ekonomisk statistik för 34
en viss nämnd under en viss period. Varje nämnd får själv avgöra hur man ska rapportera statistiken inom den egna förvaltningen. Varje tertial, det vill säga i april, augusti och januari, görs en gemensam ekonomisk uppföljning utifrån Ekonomiportalen. Uppföljningen omfattar utfall jämfört med utfall samma period förra året samt en prognos som jämförs med årsbudget. Dessutom lämnas kommentarer till utfall och avvikelser. Man kan säga att bokslutet är kommunens ekonomi för en viss period uttryckt med siffror. Bokslutet är en del i årsredovisningen som klubbas i kommunfullmäktige i maj tillsammans med kommunbudgeten för nästkommande år. I samband med beslutet beviljas också ansvariga nämnder ansvarsfrihet. Nämnden styr med intern kontroll Nämnden ansvarar också för och följer upp att verksamheten har en fungerande intern kontroll. Den interna kontrollen ska se till att lagar, riktlinjer och policys efterlevs. Den ska också se till att vi har en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. Den interna kontrollen ska även se till att den ekonomiska rapporteringen samt informationen om verksamheten följer dokumenterade system och rutiner. Med den interna kontrollen vill vi upptäcka allvarliga fel i tid. I samband med nämndbudgeten ska nämnden ange fyra riskområden i den egna verksamheten. Två av riskerna ska avse ekonomin och två 35
VARFÖR GÖR VI MÄTNINGAR? Vårt syfte med mätningar är inte att bara uppnå ett visst resultat i själva mätningen. Vi mäter för att kunna få en uppfattning om vi når en viss kvalitet i det vi gör. Mätningarna gör vi för att hålla koll på om vi är på väg åt rätt håll, om den kvalitet vi vill uppnå minskar eller ökar. Vi vill även följa vilka effekter vi får för våra insatta resurser. Att mäta en verksamhet ska inte ses som en exakt vetenskap, men måttet vi får är en bra indikation på var vi befinner oss. Ibland mäter vi hur vi utvecklas över tiden och då har vi ofta satt ett mål att nå en viss nivå. Andra gånger så gör vi mätningar där vi jämför oss med andra. En fördel när vi jämför oss med andra är att det är lättare att analysera i vilken grad utfallet beror på våra insatser eller i huvudsak påverkas av faktorer i omvärlden. själva verksamheten. Nämnden ska också ge förslag på åtgärder som kan minska risken att den oönskade situationen uppstår. Så följer vi upp medarbetarfrågor Kompetensen och motivationen hos medarbetarna är vår allra viktigaste tillgång. Därför är det också viktigt att vi följer upp hur medarbetarna upplever att det är att jobba i Kungsbacka kommun. Vi vill vara en bra arbetsgivare som kan rekrytera, utveckla och behålla duktiga medarbetare. Med engagerade och motiverade medarbetare gör vi ett bra jobb och då ger vi också en bra service till våra brukare/kunder. Medarbetarenkäten och uppföljningssamtalen är två av metoderna vi har för att följa upp medarbetarfrågor. Vi följer också upp olika mått som till exempel sjukfrånvaro. Medarbetarenkäten Medarbetarenkäten är ett sätt för oss som arbetsgivare att ta temperaturen på vår organisation. Detta har vi gjort sedan år 2003. Enkäten görs alltid på hösten och ger en ögonblicksbild av hur medarbetarna uppfattar att det är att arbeta i kommunen. Med arbetaren värderar sin arbetssituation inom olika områden. Sammanlagt ställs omkring 60 frågor som har sin utgångspunkt i våra gemensamma policys. De handlar till exempel om medarbet arskap, ledar 36
skap, kompetensutveckling, arbetsmiljö och motivation. De flesta frågorna är kommungemensamma. Svaren på några av frågorna kan jämföras nationellt. Det finns också möjlighet för förvaltningarna att ställa förvaltningsspecifika frågor. Svaren sammanställs centralt och sedan följs resultaten upp både för hela kommunen och per förvaltning, verksamhet och enhet. Varje chef får resultatet för sin enhet. Det visar om det man jobbat med som förbättringsområden under året har lett tillönskat resultatet. Det ger också ett underlag för att kunna ha en diskussion om vad ni på enheten behöver jobba mer med framöver. För att kunna ha en bra dialog med medarbetarna kring enkäten finns det ett chefsstöd i form av frågeställningar och exempel på hur ni kan jobba. Det är viktigt att ni tillsammans kommer fram till de områden som ni behöver arbetar mer med. Resultatet av enkäten redovisas också för politikerna. Uppföljningssamtal Alla chefer i kommunen har i uppdrag att genomföra uppföljnings samtal med sina medarbetare minst en gång om året. Uppföljningssamtalet är ett möte där chef och medarbetare tillsammans och på ett strukturerat sätt reflekterar över medarbetarens arbetsuppgifter och arbetssituation. En del av samtalet är tillbakablickande. Har medarbetaren genomfört det man kommit överens om i överenskommelsen? Har du som chef gett medarbetaren de förutsättningar som behövs? Samtalet blickar också framåt. Hur kan medarbetaren bäst förbereda sig för de krav som politikerna ställer på er verksamhet? Hur kan du som chef ge medarbetaren goda förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag? Om det behövs kompetensutveckling ska detta skrivas in i kompetensutvecklingsplanen. Lönesamtal ska också genomföras en gång per år. Då ska du som chef bland annat motivera den nya lönen och tala om vilka lönekriterierna är. 37