Kriterier och prioriteringsgrunder vid bedömning av ansökningar 2015-2016 och 2015-2017. Linnaeus-Palme Swedish and English version

Kriterier och prioriteringsgrunder vid bedömning av ansökningar 2015-2016 och 2015-2017 Linnaeus-Palme Swedish and English version

Kriterier och prioriteringsgrunder vid bedömning av ansökningar inom Linnaeus-Palme 2015 2016 och 2015 2017 Prioriteringskriterier Universitets- och högskolerådet(uhr) prioriterar ansökningar efter följande kriterier: 1. Kvalité på ansökan, i detta ingår även huruvida den sökande beaktat återkoppling på tidigare ansökningar och rapporter inom Linnaeus-Palme. 2. Om projektet beviljats medel tidigare: historik, genomförandegrad och kvalité på rapporten 3. Spridning i programmet: geografisk och ämnesmässig. Ansökningar från länder/ämnen med få eller inga projekt prioriteras framför länder/ämnen med många projekt. 4. Ansökningar från lärosäten som ej är representerade i Linnaeus-Palme eller som har få pågående samarbeten prioriteras framför likvärdiga ansökningar från ett lärosäte med många pågående projekt. Det är framförallt kriterierna 1 och 2 som avgör om ett projekt beviljas medel eller inte. Kriterierna 3 och 4 används som utslagskriterier vid konkurrens mellan två i övrigt likvärdiga ansökningar. I bedömningen av ansökan om planeringsresor är kriterium 1 avgörande men kriterierna 3 och 4 väger tyngre än vid en fortsättningsansökan dvs. en ansökan från ett projekt som tidigare beviljats medel. Detta eftersom UHR eftersträvar spridning av programmet. Bedömning, allmänna råd Samtliga frågor som rör de aktiviteter som ingår i ansökan ska besvaras. Det går inte i ansökan att hänvisa till en tidigare ansökan eller rapport, exempelvis genom att besvara en fråga med se tidigare ansökan. Ett sådant svar gör att frågan anses obesvarad. Ansökan kan inte kompletteras efter den 15 november 2013 och UHR begär inte heller in komplettering till ofullständiga ansökningar inkomna innan den 15 november. Därför är det viktigt att säkerställa att alla frågor är besvarade, att yttrande och erforderliga underskrifter finns innan ansökan skickas iväg till UHR. Ansökan kan skrivas på svenska eller engelska. Det går bra att använda båda språken i en och samma ansökan, exempelvis om den svenska kontaktpersonen föredrar svenska men den utländska vill komplettera ett svar på engelska. Ett aktuellt yttrande från den utländska institutionen som stödjer ansökan ska bifogas. Yttrandet kan vara en utskrift av ett e-postmeddelande, kopia på fax eller kopia på ett samarbetsavtal. I yttrandet ska det tydligt framgå att den utländska institutionen stödjer den aktuella ansökan. Se exempel på yttrande (eget dokument). UHR ser positivt på ansökningar där det framgår att båda parterna deltagit i planeringen och i skrivandet av ansökan. Andra bilagor i form av kurskataloger, DVD-skivor eller övriga dokument ska inte bifogas ansökan. Ansökan bedöms efter svaren på de frågor som ställs, eventuella bilagor förutom yttrande från den utländska partnern vägs inte in i bedömningen. Universitets- och högskolerådets beslut Universitets- och högskolerådet kan besluta om att bevilja ansökan i sin helhet eller att bevilja men i reducerad omfattning. Beslut kan även fattas om att endast bevilja medel för aktiviteter avsedda att genomföras läsåret 2015- Sida 1 (3)

2016 även om ansökan avser läsåren 2015-2017. Vid avslag på hela ansökan ges återkoppling om vilka delar som måste förbättras i en eventuell framtida ansökan. Ansökan skrivstöd Här beskrivs vad en bra ansökan innehåller. Dokumentet är tänkt att användas som ett stöd i ansökan och ett komplement till programmets riktlinjer. Varje fråga gås inte igenom specifikt, snarare det som är centralt för varje del i ansökan. A. NAMN, ADRESSUPPGIFTER OCH BAKGRUNDSINFORMATION Förutom kontaktuppgifter anger projekt som tidigare fått medel det projektnummer de tidigare tilldelats, det är mycket viktigt att detta nummer är korrekt då information specifik för projektet hämtas utifrån det angivna projektnumret (till exempel LNU-007). Om samarbetet tidigare inte beviljats medel beskrivs de befintliga kontakterna här, exempelvis möten och andra kontakter som föregått ansökan. B. BESKRIVNING AV MÅL, PROJEKTPLAN OCH FÖRVÄNTAT RESULTAT Här beskrivs mål, förväntade resultat och hur de sökande avser nå de satta målen. Ledord i denna del är ömsesidighet, akademiskt syfte och långsiktighet. Projektet ska ha en långsiktig planering men utrymme finns för flexibilitet och riktningsförändringar som kan uppstå till följd av den kontinuerliga lärandeprocess som uppstår i ett projekt. Medel kan bara beviljas för ett eller två år i taget men en bra ansökan ska visa vilken tanke som finns för de kommande årens samarbete. Hur väl ansökan beskriver ett ömsesidigt samarbete är avgörande för ansökan. Båda parter ska ha nytta av samarbetet. Att båda parters vinst med samarbetet är tydligt definierade är viktigt i ansökan. Det ska här framgå varför just dessa två institutioner ska samarbeta. Linnaeus-Palme eftersträvar ett konkret akademiskt syfte i projekten. Projektets förmåga att genomföra de planerade aktiviteterna och nå sina mål är en väsentlig del i UHR:s bedömning. Relevanta risker som kan uppstå och hur de kommer hanteras är därför viktigt att beskriva i ansökan. Varje ansökan ska identifiera och förhålla sig till de etiska dilemman som kan uppstå i samarbetet genom att föra in en etisk reflektion i ansökan. Etiska dilemman kan till exempel uppstå utifrån sociala, ekonomiska, religiösa, kulturella, hierarkiska eller genderrelaterade aspekter. Om projektet tidigare haft låg genomförandegrad, hög andel återbetalningar eller andra svårigheter är det bra att här beskriva vad institutionen avser att förändra för att komma till rätta med svårigheterna. C. ETISK PRÖVNING I de fall där samarbetet innefattar humanförsök/-studier och/eller djurförsök måste en etisk prövning göras och ett yttrande från en etisk kommitté bifogas ansökan. D. BESKRIVNING AV TIDIGARE SAMARBETE Projekt som beviljades medel för 2014/2015 eller 2013/2015 beskriver aktiviteter som pågår eller planeras för denna kontraktsperiod. En bra beskrivning är konkret, kortfattad och visar hur aktiviteterna passar in i projektets mål. E. FRÅGOR ENDAST FÖR PROJEKT SOM HAR BEVILJATS FINANSIERING I MINST FEM ÅR. Här ska de resultat som projektet uppnått presenteras. En bra ansökan innehåller en diskussion mellan målformulering och resultat. Målen kan ha utvecklats eller ändrats genom åren, det är också en viktig aspekt att ta med här. En bra beskrivning nämner resultat hos båda parter. Här ska inte antalet studenter och lärare som gjort utbyten uppräknas, istället bör effekter på olika områden belysas. Dessutom är det intressant för UHR att veta spridningseffekter av ett projekt, både internt och externt. Diskussionen om fortsatt samarbete efter de åtta år som medel kan beviljas är viktig. F. PLANERINGSRESOR Här ska en översiktig planering presenteras. Vilka funktioner på respektive lärosäten som ska träffas, vilka kontakter som behöver knytas, vilka studiebesök som ska ingå och vilka frågor som planeringsresan förväntas besvara. Frågorna ska besvaras för både Linnaeus och Palme. Sida 2 (3)

G-H. LÄRARUTBYTE OCH SPRÅKKURS Denna del ska besvaras så konkret som möjligt. Om lärarna inte är namngivna ska det finnas en beskrivning av hur de ska utses. Om kursen inte kan namnges ska ändå innehållet presenteras. Medel söks lång tid i förväg och ibland är det svårt att på ett tidigt stadium konkretisera innehållet. Ändå ska UHR kunna utläsa vad lärarutbytet är tänkt att innehålla och på vilket sätt utbytet höjer kvaliteten på undervisningen vid respektive institution. Det är viktigt att det i ansökan framgår att lärarna är en integrerad del i institutionens undervisning. Om flera lärare förväntas undervisa i samma kurser under samma period bör det framgå tydligt vad respektive lärare förväntas bidra med specifikt i undervisningen. Lärarna får gärna vara namngivna. I en ansökan om språkkurs ska lärarna vara namngivna. Om det inte är möjligt att namnge Palmelärare kan ansökan istället beskriva den allmänna språkkompetensen på institutionen. Observera att de deltagande lärarna ska undervisa studenter i den reguljära undervisningen. När grundkriteriet om 10 h undervisning/vecka är uppfyllt kan lärarna delta i eller hålla i seminarier, bedriva forskning, planera för framtida utbyten etc. UHR ser positivt på sådana spridningseffekter, under förutsättning att grundkraven för Linnaeus-Palme är uppfyllda. Spridning på institutionen ska eftersträvas. UHR ser positivt på att deltagande lärare varierar. I. STUDENTUTBYTE Denna del ska besvaras så konkret som möjligt. UHR är restriktiv med att bevilja studentutbyten som inte är konkret planerade. Detta gäller för både Linnaeus och Palme. Det ska framgå vilka kurser som är möjliga för studenterna att läsa, hur studenterna integreras och tas om hand på mottagande lärosäte. Två viktiga delar är en kortfattad beskrivning av hur lärosätet organiserar mottagande av utbytesstudenter samt en försäkran att studierna kommer att tillgodoräknas i sin helhet på heminstitutionen. Studenterna kan men behöver inte namnges. En plan för tillvaratagande och spridning av studenternas erfarenheter på respektive institution ska beskrivas. J. UTVÄRDERINGSRESA Här ska behovet samt en översiktig planering presenteras. Beskriv vilka funktioner på respektive lärosäte som ska träffas, vilka frågeställningar som är centrala i utvärderingen och vilka delar i samarbetet som behöver utvecklas. Frågorna ska besvaras för både Linnaeus och Palme. K. EXTRAMEDEL FÖR ÖKADE RESKOSTNADER I SAMBAND MED VISUMANSÖKAN För Palme deltagarna går det att ansöka om extramedel för höga reskostnader i samband med deras anskaffande av visum. Motivera behovet av extramedel samt vilka kostnader det sökta beloppet ska täcka. L. BUDGET Beloppen för planeringsresa, utvärderingsresa, studentutbyte, uppehälle för lärarutbyte och uppehälle för språkkurs beräknas efter schabloner som fylls i automatiskt när datum för aktiviteterna fyllts i del F, G, H, I och J. Kostnad för resa i samband med lärarutbyte och språkutbildning skrivs in manuellt i del G och H. UHR bedömer om kostnaden är rimlig för resa och språkkurs. Tänk på att i de fall då ansökan avser två år måste samtliga aktiviter fyllas i för båda åren. I de fall endast år 1 är beskrivet kommer ansökan med automatik bedömmas som ett årigt projekt. Sida 3 (3)

Prioritisation criteria The Swedish Council for Higher Education prioritises applications based on the following criteria: 1. The quality of the application, which includes whether the applicant has taken feedback on previous applications and reports for Linnaeus-Palme into consideration when writing the application. 2. Whether the project has been granted funding in the past: history, to what degree the project has been implemented and the quality of the report. 3. Dissemination of the programme: geographically and subject-related. Applications from countries/subjects with few or no projects have priority over countries/subjects with many projects. 4. Applications from universities/educational centres not represented in Linnaeus- Palme or with few ongoing collaborations have priority in favour of equivalent applications from universities/educational centres with many ongoing projects. It is above all criteria 1 and 2 that determine whether a project receives funding or not. Criteria 3 and 4 are used as "decisive criteria" when two otherwise similar applications compete. When assessing an application about planning trips, criterion 1 is central but criteria 3 and 4 are of much greater importance compared to a continued application i.e. an application from a project that has previously received funding. This is because The Swedish Council for Higher Education aims for dissemination of the programme. Evaluation, general advice All questions relating to the activities that are included in the application must be answered. It is not possible in the application to refer to a previous application or report, for example by answering a question with "see previous application". Such a response means that the question can be considered unanswered. After 17 November 2014 additional information cannot be provided so it is important that all questions are answered before an application is sent to The Swedish Council for Higher Education. The application can be written in Swedish or English. Both languages can be used in the same application, for example if the Swedish contact person prefers Swedish, but the foreign contact person wants to provide additional information in English. An up-to-date statement from the foreign university that is supporting the current application must be attached. The statement can be a printout of an e-mail, a copy of a fax or a copy of a cooperation agreement. The statement must clearly indicate that the foreign university supports the current application in question. See examples of statements (own document). The Swedish Council for Higher Education welcomes applications where it is clear that both parties were involved in the planning and in the writing of the application. Page 1 (4)

Other attachments in the form of course catalogues, DVDs or other documents should not accompany the application. The application is evaluated based on the responses to the questions asked, any attachments other than the statements from the foreign partner will not be considered in the evaluation. The Swedish Council for Higher Education s decision The Swedish Council for Higher Education may decide to grant the application in its entirety or to grant it on a reduced scale. A decision may also be taken to grant funding for activities which are intended to be implemented in the academic years 2015-2016 even if the application is for the academic years 2015-2017. If the entire application is rejected, feedback will be given as to which parts need to be improved in any future application. Application support Here we describe what a good application should include. The document is intended to be used as support in your application. Each question is not dealt with specifically, instead we deal with what is central to each aspect of the application. A. NAME, ADDRESS INFORMATION AND BACKGROUND State the project number (i.e. HJ-001) if the department has received funds earlier from Linnaeus-Palme programme for this co-operation. It is important that the project number is correct, as the following questions in this application are based upon this information. If the cooperation has not previously received funding, the existing contacts are described here, for example meetings and other contacts preceding the application. B. DESCRIPTION OF OBJECTIVES AND EXPECTED RESULTS The objectives are described here, the overall purpose and the expected results. Key words in this section include reciprocity, academic purpose and sustainability. How well the application describes mutual cooperation is crucial for the application. Both parties must benefit from the cooperation. It is important in the application that the benefits that accrue to both parties from the cooperation are clearly defined. It must be made apparent here why these two universities will be cooperating. Linnaeus- Palme is seeking a specific academic purpose with projects. The project must involve long-term planning. Funds can only be granted for one year or two years at a time but a good application must be able to demonstrate the idea behind the next few years' cooperation. If the project has previously had a low implementation rate, a high percentage of refunds or other difficulties, it is useful to describe here what the university intends to change to overcome the difficulties. All projects must respond to and conduct an ethical reflection on the issues or dilemmas that may arise within the project and how to relate to them. C. ETHICHAL REVIEW Review by an ethical committee is mandatory for projects involving human trials/studies and/or animal trials. Certificates are to be attached to the application. Page 2 (4)

D. DESCRIPTION OF PREVIOUS COLLABORATION AND RESULTS Activities undertaken or planned for 2014/2015 or 2013/2015 are described here. A good description is concrete and concise. E. QUESTIONS ONLY FOR PROJECTS THAT HAVE BEEN GRANTED FUNDING FOR AT LEAST FIVE YEARS. The results the project has achieved must be presented here. A good application includes a discussion about the formulation of objectives and the results. The objectives may have evolved or changed over the years, this is also an important aspect to include here. A good description mentions the results that both parties have achieved. The number of students and teachers who have made exchanges is not relevant here, however it is of interest to The Swedish Council for Higher Education to be informed of the dissemination effects of a project, both internally and externally. A discussion about continued cooperation after the eight years that funds may be granted is important. F. PLANNING TRIPS A broad outline of the planning should be presented here. Which functions at each of the universities will meet, what sort of contacts need to be made, what sort of study visits should be included and what issues the planning trip is expected to answer. The questions must be answered for both Linnaeus and Palme. G-H. TEACHER EXCHANGE AND LANGUAGE COURSES This part should be answered as precisely as possible. If teachers are not named, there should be a description of how they will be appointed. If the course cannot be named, the content must still be presented. Funds must be sought well in advance and sometimes it is difficult at an early stage to provide a more specific description of the course content. The Swedish Council for Higher Education must still however be able to deduce what the teacher exchanges are supposed to involve. It is important that the application states that teachers are an integral part of the university's tuition. By all means provide the names of the teachers. In an application for a language course, teachers should be named. If it is not possible to specify the names of the Palme teachers, the application can describe the general language competence at the university instead. Note that the participating teachers must teach students who undergo regular education. When the basic criterion of 10 hours teaching/week is met, teachers can participate in or hold seminars, conduct research, plan for future exchanges, etc. The Swedish Council for Higher Education is in favour of such spillover effects, provided that the basic requirements for Linnaeus-Palme are satisfied. Dissemination at the department should be sought. The Swedish Council for Higher Education regards the variation of teachers as positive. I. STUDENT EXCHANGE This part should be answered as precisely as possible. The Swedish Council for Higher Education is restrictive in the granting of student exchanges that are not planned specifically. This applies to both Linnaeus and Palme. It should be clear which courses are possible for students to study, how the students are integrated and taken care of by the host university. Two important parts include a Page 3 (4)

brief description of how the university organizes the reception of exchange students and a guarantee that the studies will be credited in full at their home university. Students may, but need not be named. J. EVALUATION TRIP A broad outline of the planning should be presented here. Describe which functions that will meet at each university, what issues are central to the evaluation and which aspects of the cooperation need to be developed. The questions must be answered for both Linnaeus and Palme. K. ADDITIONAL FUNDS FOR PALME PARTICIPANTS EXTRA TRAVEL COSTS DUE TO VISA APPLICATIONS Motivating the need for extra funding for travel costs due to Palme participants visa applications. L. BUDGET The amounts for the planning trip, evaluation trip, student exchange, living expenses for teacher exchanges and for the language course are standardised and are filled in automatically when the dates for the activities have been completed in sections F,G, H, I and J. The cost of travel in connection with teacher exchanges and language training is entered manually in section G and H. The Swedish Council for Higher Education assesses whether the cost for travel and language courses is reasonable. This must be explained in part G and H in the text box. The same procedure applies if the participating teachers have high costs for domestic travel. Page 4 (4)