Inledning Vi är stolta över att ha arrangerat Ålands första och Finlands största swingdansläger, ett alkoholfritt och åldersintegrerat evenemang med kurser och fester i dagarna tre med över 450 unika deltagare från 19 nationer -utöver alla ålänningar! Windjammers Ball lockade ca 200 förstagångsbesökare till Åland från bland annat Australien, Belgien, Danmark, England, Frankrike, Italien, Kanada, Litauen, Schweiz, Spanien, Tyskland, Sverige, Ungern och USA. Bakgrund Sofia Enros och Daniel Johansson grundade den åländska swingdansscenen då de flyttade tillbaka till Åland sommaren 2010. Sedan dess har över 350 vuxna gått kurs i swingdans, fler än 700 barn har dansat med Sofia och Daniel i de åländska grundskolorna och regelbunden dans har arrangeras flera gånger i veckan. Då de under en sommarpromenad 2010 såg Badhuspaviljongen och Badhusparken kände de att de ville dela med sig av omgivningen med swingdansarna och de ville även att Åland skulle få uppleva swingen. Sofia och Daniel bildade en arbetsgrupp, tog kontakt med ABF-Åland, som gick med som huvudman för projektet och SKUNK - Intresseorganisationen för ungdomar i skärgården anslöt sig som samarbetspartner. I juni 2011 bildades Ålands swingdansförening Swingskeppet rf. Swingskeppet åtog sig uppdraget att samordna och ansvara för entrén under swingdanslägret.
Beskrivning av arbetet I arbetet med Windjammers Ball ingick bland annat att skriva ansökningar, skicka offertförfrågningar, sammanställa budget, boka och gå på möten, hitta bra samarbeten, boka lärare, musiker, djs och lokaler, skapa en informativ hemsida/en turistportal i miniformat, marknadsföra evenemanget och dansen lokalt, marknadsföra evenemanget och Åland på andra internationella dansläger i bland annat Sverige, Finland, Litauen, Slovenien och Italien, arrangera och genomföra gerillamarknadsföringen Street Jam på Torggatan i Mariehamn, promotionevenemanget Åland West Coast Jitterbugs i Göteborg, studiebesöket/event- marketingkampanjen seglats med den åländska galeasen Albanus till Herräng Dance Camp och promotionevenemangena Swingbönan med prova-på-kurser i Sjökvarteret, nätverka och få andra (t ex dansare, föreningar mm) att tro på och själva marknadsföra evenemanget, kalla till och hålla presskonferenser, skriva pressmeddelanden, ta hand om och bemöta deltagare, vårda kundkontakter, anhålla om tillstånd, ordna med mat och boende, samordna volontärer, göra scheman för deltagare, volontärer, djs och lärare, producera och beställa trycksaker, skriva och översätta texter till engelska, skapa scenografi/utsmycka Badhuspaviljongen, producera skyltar och annat informationsmaterial, inreda Doktorsvillan, regissera och genomföra skådespel/öppningsceremoni ombord på Pommern, samordna paraden och Swing Talks, skriva många mejl, ringa många telefonsamtal, administrera, betala fakturor, sammanställa, utvärdera, skriva rapporter, bokföra och redovisa. Detta har arbetsgruppen gjort med stöd av huvudmannen ABF-Åland. Veckorna innan och under swingdanslägret var många volontärer inblandade. Swingskeppet rf ansvarade för entrén under hela swingdanslägret. SKUNK - intresseorganisationen för skärgårdsungdomar gjorde en betydelsfull insats genom att under hel lägret servera VIF-Mat (Very Important Food), det vill säga mat och fika till lärare, artister och volontärer. Samarbetspartners Arbetsgruppen för Windjammers Ball 2011; Sofia Enros och Daniel Johansson ABF-Åland, arbetarnas bildningsförbund r.f. - juridisk huvudman, projektstöd SKUNK - Intresseorganisationen för ungdomar i skärgården r.f. - volontärsinsatser Swingskeppet r.f. - volontärsinsatser
Utvärdering mot målen Windjammers Ball 2011 hade som mål att - Swingdanskulturen ska få fäste på Åland Föreningen Swingskeppet har bildats, de arrangerar kurser i Lindy Hop och regelbunden socialdans. - Fler unga och gamla ska prova på pardans 45 personer deltog i Nybörjarkursen under Windjammers Ball 12-14 augusti 2011. Under våren och sommaren 2011 arrangerades prova på-kurser och nybörjarkurser i Lindy Hop inför danslägret, där deltog ca 120 personer. Sofia och Daniel undervisade även i Lindy Hop i många av de åländska grundskolorna, där fler än 700 barn och ungdomar deltog. - 200 personer ska gå kurs i Lindy Hop under Windjammers Ball 216 personer; barn, ungdomar och vuxna gick kurs i Lindy Hop under Windjammers Ball 12-14 augusti 2011. - Ytterligare 100 personer ska besöka festerna kvällstid eller på annat sätt ta del av evenemanget Windjammmers Ball Windjammers Ball skulle bli Ålands första swingdansläger men blev även Finlands största och ett av Nordens största swingdansläger med 450 unika deltagare. - Människor ska mötas under festliga former utan att alkohol och droger är inblandade Windjammers Ball var ett alkoholfritt och åldersintegrerat evenemang. - Få internationell uppmärksamhet med evenemanget Windjammers Ball Windjammers Ball 2011 hade deltagare från 19 länder. Se bilagan facebook-kommentarer och tack-mejl!
Evenemanget Kurs och bildningsdelen 16 lärare utbildade under tre dagar, sammanställning deltagare: Nybörjarkurs 7 lekt. 45 delt. (32k o 13m) Fortsättningskurs 5 lekt. 80 delt. (52k o 28k) Medelavancerad 6 lekt. 44 delt. (24k o 20m) Avancerad 6 lekt. 40 delt. (21k o 19m) Pröva på-kurs Autentisk Jazz, 2 lekt. 115 delt. (70k o 45m) Pröva på-kurs Musikalitet i dans, 2 lekt. 55 delt. (38k o 17m) Pröva på-kurs Balboa, 3 lekt. 55 delt (38k o 17m) Pröva på-kurs Stepp, 3 lekt. 60 delt. (35k o 25 m) Pröva på-kurs Charleston, 2 lekt. 105 delt. (65k o 50m) Pröva på-kurs Par-Charleston, 2 lekt. 100 delt. (65 k o 40m) Vintage Hairstyling, Honeysuckle Rose Hair Parlour, 5 tim 10 delt. (9k o 1m) Swing Talks, jam och samtal om att spela för dansande publik, 2 tim 75 delt. (25k o 50m) Swing Kids, 4 tim 9 delt (7k o 2m) Socialdans genomfördes vid tre tillfällen Fredag, Pommern och Badhuspaviljongen ca 400 personer Lördag, Badhuspaviljongen ca 450 personer Söndag, Badhuspaviljongen ca 400 personer Övrigt program I samband med Kulturnatten 12 augusti genomfördes en parad, Sailors on Parade, med ca 100 deltagare. Paraden gick från Badhusparken, genom centrala Mariehamn och tillbaka. Swing Talks samlade runt 75 personer och var ett samarrangemang med Träffpunkt ungdom rf. Swing Talks var ett öppet jam och samtal om att spela Swing för dansande publik med inviterade musiker från Rhythm Junkies, Handsome Fred & His Orchestra, Red Beans & Rice Jazz Band och Gentlemen & Gangsters. Även andra lokala musiker deltog i det öppna jammet, och dansare och lokalbefolkning deltog aktivt i samtalet. Workshopen Swing Kids samlade 9 personer. Deltagarna, som var mellan 7 och 10 år fick prova på att spela Swing och dansa Lindy Hop. På kvällen efter workshopen uppträdde några av kursdeltagarna med professionella musiker i ett uppskattat framträdande på Badhuspaviljongens scen.
Evenemanget i övrigt Viking Line, Eckerölinjen, Tallink/Silja erbjöd gratis resor till samtliga deltagare och medverkande i Windjammers Ball, Transmar sponsrade transport av bland annat piano och madrasser. Mariehamns parti och S Market bjöd kursdeltagarna på frukt, Mariehamns bokhandel gav rabatt på kontorsmaterial, Cityblommor lånade ut blommor som dekoration och Ungdomsorkestern lånade ut instrument till fredagens parad. Boende för deltagarna ordnades för alla på olika sätt genom att förslag på olika boendealternativ (hotell, vandrarhem, gästhem, camping, stugbyar, gästhamn, inneboende hos lokala värdar) angavs på hemsidan mildredsswingskola.ax/wb/accommodation.html Arbetsgruppen reserverade rum på Hotell Cikada, som hade lägsta pris per natt i Mariehamn och dessutom ligger i anslutning till Badhusparken. Deltagarna kunde sedan välja att boka rum på Cikada genom att ange en särskild kod eller ordna sitt boende på annat håll. Viking Line och Eckerölinjen gavs möjlighet att sälja boendepaket till deltagarna. Kontakter till privat boende/couch surfing hos åländska dansare förmedlades via arbetsgruppen. SKUNK - Intresseorganisationen för ungdomar i skärgården, ordnade boende för sina medlemmar. Information om att resa till Åland samt Windjammers Balls Google-karta fanns även på hemsidan http://mildredsswingskola.ax/wb/travel.html Samtliga deltagare fick gratis resor (färja + buss eller bilplats) till och från Åland med Eckerölinjen och/eller Viking Line. Arbetsgruppen fick person- och bilplatsbiljetter av färjebolagen för resor i syfte att marknadsföra Windjammers Ball och dansen på Åland. Utvecklingsmöjligheter/lärdomar/svårigheter Arbetsgruppen höll på att köra slut på sig. Det hade behövts en avlönad projektledare. Ett så här stort projekt kan inte samordnas ideellt. Vi hade behövt svaret på ansökan från Leader-Åland/Landskapsregeringen tidigare. Det hade underlättat mycket. Vi fick besked dagen innan evenemanget, vilket gjorde att vi fick lägga mycket energi på att ha reservplaner av olika slag för att klara av projektet ekonomiskt.
Marknadsföring Bra marknadsföring och en väl genomarbetad grafisk profil är jätteviktigt för ett lyckat projekt, särskilt då detta var första gången. Det är mycket viktigt med tydlig profilering, ett helhetskoncept och god marknadsföring. Det räcker inte med att ha en bra produkt, man måste även nå ut och berätta att den finns. En tydlig grafisk profil ger ett seriöst intryck och skapar igenkänning. Det är viktigt med ett starkt varumärke oavsett om det handlar om en kommersiell vara eller ett ideellt arrangerat swingdansläger. Vi använde oss av: Direkt marknadsföring, utdelning av flyers och presentation på dansläger och evenemang. Nätverkande är en mycket viktig del av marknadsföringen. Vi har genom att vara aktiva dansare och socialt utåtriktade byggt upp ett stort nätverk inom swingdanskulturen och en stor efterfrågan bland dansare som vill komma till Åland. Eventmarketing-kampanjer, bland annat: - Street Jam, improviserad dans/gerillamarknadsföring, 1 maj på Torggatan i Mariehamn - Promotionevenemanget Åland West Coast Jitterbugs, 7 maj i Göteborg. Arbetsgruppen arrangerade en danskväll med åländska delikatesser; svartbröd, Specialost och musik av Red Beans & Rice Jazz Band. - Frankie Manning s Shim Sham Birthday Celebration; Drop in-kurs för öppen ridå i jazzrutinen Shim Sham på torget i Mariehamn, 26 maj - Fotboll + Lindy Hop = Sant! Lindy Hop-jam i pausen under matchen mellan Åland United och PK-35, 29 maj - Swing på torget - Red Beans & Rice Jazz Band spelade och de åländska swingdansarna dansade, 16 juni - Seglatsen med Albanus till Herräng Dance Camp sommaren 2011 gav mycket lyckat resultat. Över 120 besökare under Öppen skuta och lokalpressen samt filmteam mötte upp. - Swingbönan Tedans i Sjökvarteret med prova-på-kurser 12 juni, 3 och 14 juli samt 28 augusti
Affischer, främst för marknadsföring på Åland, med lappar med webb-adress att riva av och ta med hem. Windjammers Ball-hemsidan var informativ, ständigt uppdaterad och representabel, fick beröm internationellt. Länkat via andra hemsidor: ABF-Åland www.abfaland.ax aland.com visitaland Mildreds swingskola www.mildredsswingskola.ax Finlands Lindy hop-kalender lindyhop.fi/calendar Multicultis danskalender multiculti.se/dans.html Helsinki Swing Society Ritz Lindy Hoppers (dansförening i Vasa) ritzlindyhoppers.com Swing Team (dansförening i Tammerfors) swingteam.fi West Coast Jitterbugs (dansförening i Göteborg) wcj.nu Swingkatten (Uppsala) swingkatten.se Bårdar Swing Club bardarswingclub.no Facebook: Windjammers Ball-evenemang Windjammers Ball-person Mildreds swingskola Worldwide Swing Event Calendar Synlighet - tygkassar med logo till tongivande profiler inom swingnätverket. Kassar till försäljning samt t-shirts kunde ha stärkt synligheten ytterligare. Mun till mun-metoden - genom att arbetsgruppen engagerat stora namn bland dansare och musiker höjdes attraktionsvärdet. Dessa har i sin tur marknadsfört Windjammers Ball när det varit ute och arbetat. Genom samarbeten med föreningar, studieförbund och organisationer ökar kontaktytorna. Föreningarna skickade ut info till sina medlemmar. Lokaltidningarna - Presskonferenser, pressmeddelanden, annonser, kalendarium med mera. Ett mycket fömånligt mediapartneravtal slöts med Nya Åland, vilket gav god synlighet för swingdanslägret.
Framtiden Trots att Windjammers Ball 2011 blev en stor succé kommer vi tyvärr inte arrangera Windjammers Ball 2012. Detta beror på att Badhuspaviljongen har varit bokad just den aktuella helgen; 10-12 augusti sedan mer än ett år tillbaka och att de som har bokningen inte vill byta helg, trots upprepade förfrågningar och förhandlingar. För Windjammers Ball är datumet strategiskt valt för att passa tidsmässigt med Herräng Dance Camps (HDC) avslutning. HDC är världens största swingdansläger, som arrangeras under 5 veckor i Roslagen varje sommar. Den bästa helgen för Windjammers Ball är veckoslutet efter att HDC är slut, det var en stor bidragande orsak till att så många långväga dansare hade möjlighet att komma till Åland sommaren 2011. Över 400 dansare och musiker från 19 länder, däribland Australien, Kanada, England, Italien och USA, de flesta förstagångsbesökare, kom till Åland med Windjammers Ball som specifik anledning. Hade arrangemanget istället lagt ännu en vecka senare hade alla Herrängbesökarna hunnit åka hem. Innan HDC, under midsommarhelgen är swingkalendern sedan många år tillbaka uppbokad av Swing Crash i Italien. Helhetskonceptet med mötet mellan den åländska segelfartygsepoken och jazzeran var mycket lyckat och gjorde Windjammers Ball till ett unikt evenemang i swingvärlden. Miljön spelade förstås stor roll, Badhuspaviljongen, Badhusparken, Doktorsvillan och Pommern var den perfekta inramningen för ett swingdansläger i slutet av sommaren! Närheten till lokaler för danskurserna dagtid var också viktig. Det är därför inte en möjlighet att flytta Windjammers Ball till ett annan plats och område. Varje vecka har arbetsgruppen fått mejl med förfrågningar, förhoppningar och fantastiska utvärderingar, hade Windjammers Ball blivit av 2012 hade vi kunnat räkna med det dubbla, kanske till och med det tredubbla i besökarantal, det vill säga 800-1200 personer, varvid en så stor lokal som Badhuspaviljongen varit ett måste, likaså fler närbelägna kurslokaler. Ska Windjammers Ball arrangeras igen ska målet vara att det ska bli ännu bättre, det finns stora förväntningar att leva upp till efter att ha förverkligat Ålands första, Finlands största och kanske världens bästa swingdansläger! Åland har genom Windjammers Ball funnit sin plats på den internationella swingdans- och jazzkartan och förhoppningar finns på en lösning inför augusti 2013. Arbetsgruppen och ABF-Åland satsar nu istället på Scandinavian Shuffle, ett turnerande nordiskt swingdansevenemang som Åland har fått äran att arrangera i Mariehamn februari 2013 efter att Köpenhamn, Helsingfors, Göteborg och Oslo tidigare stått för värdskapet. Det är en väg till att Mariehamn och Åland fortsätter vara en aktiv aktör inom swingnätverket, och att kontinuiteten bibehålls.
Sammanfattning Arrangemanget blev mycket lyckat och nådde ut längre än förväntat. Arbetsgruppen har fått fantastisk respons på Windjammers Ball 2011! Mängder av tackmejl och förfrågningar om en fortsättning från folk som vill komma till Windjammers Ball 2012. Varje gång Daniel och Sofia är ute på läger frågar tiotals dansare om när man kan anmäla sig till Windjammers Ball 2012 och berättar att de endera hört så mycket bra och vill komma nästa gång eller var där 2011 och vill ta med sig alla sina vänner nästa gång, så en efterfrågan finns. De bidrag vi fått har betytt mycket för projektets genomförande. Ålands kulturdelegation, Leader-Åland, Svenska kulturfonden, Mariehamns stad och de aktörer från näringslivet som varit med och bidragit. Badhusparken med paviljongen, Pommern, Doktorsvillan och Bastun var en perfekta inramningen för Windjammers Ball som sammanförde den ålänsdska segelfartygsepoken med jazzeran. Alla kringliggande gymnastikhallar var också en förutsättning för att alla kursdeltagare ska få plats.
Bilaga Framgångsfaktorer Helhetskoncept Intressant, unikt och väl genomarbetat Mötet mellan den åländska segelfartygsepoken och jazzeran, 1920-1940-tal Från lokalval till marknadsföring Marknadsföring Väl genomarbetad grafisk profil ger seriöst intryck Resor: prata, dansa, dela ut flyers, tygkassar med logo synligt Helhetskoncept även i marknadsföring och information Något som sticker ut Snygg, fungerande, informativ och uppdaterad hemsida Sociala medier jätteviktigt; bygg nätverk! Kvalité Bästa lärarna och musikerna kvalitétssäkrar för förstagångsbesökare. Lärare, musiker, djs, artister - alla gav allt Omtanke, omsorg och professionalitet Lättillgänglig information, svara direkt på mejl, hålla kontakten Vara trevlig, hjälpsam och tillmötesgående, serviceminded Bra mat; VIF, någon som ser till att det finns mat och att folk äter... Det man kan göra i morgon kan man lika gärna göra idag. En bra arbetsgivare/chef/organisation skapar trygghet och ger bästa förutsättningarna för lärare, musiker, artister att göra ett bra arbete. Alkoholfritt och åldersintegrerat, hälsohelg Samarbeten Bra interna samarbeten: Arbetsgruppen, ABF-Åland, Skunk, Swingskeppet Välvalda samarbetspartners, win-win istället för ren sponsring Bygga stort nätverk
Bilaga Indikatorer antal innovativa projekt: 1 antal engagagerde individer (fysiska personer): fler än 500 personer antal engagerade organisationer: 31 andel engagerade ungdomar (under 25 år): ca 20 personer antal kulturprojekt: 1 Bilaga Motivering till lärararvoden, med tanke på arbetets art och rimliga nivåer Danslärarna fick betalt mot faktura per undervisad timme, detta trots att de aktivt deltog i hela arrangemanget. Arrangören/projektet stod för resa, kost och logi. Traktamente betalades ej. Arvodet om 120 euro/lektion är lågt i jämförelse med arvoden för föreläsare inom andra områden. Kvällstid uppträdde lärarna i shower och uppvisningar, som projektet inte betalade något extra för, de deltog i paraden och SwingTalks samt bidrog med sitt aktiva deltagande som en viktig del av hela konceptet. En danslärare på ett dansläger är i sin yrkesroll större delen av dygnet, från kl. 09.00 till ca kl. 02.00. Även dj sen är aktiv i sin yrkesroll hela kvällen. Utöver de timmar de får betalt för att spela är de i lokalen och lyssna på vad andra dj s och musiker spelar för musik, så att de inte spelar samma låtar när det är deras tur. 326 euro/musiker/kväll är miniminivån för ersättning enligt Svenska musikerförbundet. De band som medverkade hade mellan 7 och 9 musiker vardera och ersättningen till respektive musiker blev betydligt lägre än miniminivån.