Åleryds vårdboende, Attendo Sverige AB, ställningstagande till avtalsvite (sanktionsavgift)

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (8) 2014-08-19 Kvalitets- och utvärderingskontoret Dnr Än 2014-130 Mattias Bly Malin Robertsson Äldrenämnden Åleryds vårdboende, Attendo Sverige AB, ställningstagande till avtalsvite (sanktionsavgift) KVALITETS- OCH UTVÄRDERINGSKONTORETS FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Attendo Sverige AB ska betala avtalsvite med 20 kronor per gång och drabbad brukare för uteblivna promenader. Avtalsvitet utgår för perioden 2014-01-01 till 2014-02-18. Den totala summan uppgår till 32 960 kronor. 2. Attendo Sverige AB ska betala avtalsvite med 20 kronor per gång och drabbad brukare för utebliven egen tid. Avtalsvitet utgår för perioden 2014-01-01 till 2014-02-18. Den totala summan uppgår till 9 520 kronor. 3. Attendo Sverige AB ska omedelbart rätta till bristerna gällande avtalskriterierna egen tid och lex Sarah. Om bristerna inte är åtgärdade vid uppföljning under hösten 2014 kommer ytterligare avtalsviten att avkrävas och Äldrenämnden kan överväga att säga upp avtalet. SAMMANFATTNING Vid äldrenämndens sammanträde 2014-06-19 presenterades en uppföljning av verksamheten vid Åleryds vårdboende som genomförts under våren. Uppföljningen visade på brister gällande avtalskriterierna promenader, egen tid samt personalbemanning 07-21. Vid sammanträdet beslutade äldrenämnden att återremitera ärendet till kvalitets- och utvärderingskontoret för eventuell komplettering med anledning av de synpunkter som Attendo kan komma att lämna. Vidare beslutades att ett extra sammanträde ska hållas den 27 augusti. Attendo Sverige AB inkom med svar på genomförd uppföljning 2014-07-02. Under sommaren har kvalitets- och utvärderingskontoret genomfört kompletterande uppföljningar dels gällande personalbemanning dagtid samt dels gällande huruvida bristerna gällande promenader och egen tid åtgärdats. Vid det senaste uppföljningsbesöket i verksamheten, 2014-08-07, framkommer att avtalskriteriet för promenader har uppfyllts under sommaren. Dock kvarstår bristerna gällande avtalskriterierna egen tid. Vid uppföljning av personalbemanning framkommer att Attendo och Kvalitéts- och utvärderingskontorets uppgifter inte överensstämmer. Ytterligare redovisning från Attendo Sverige AB, som inkom 2014-08-18, anges att bemanningen under perioden

2 (8) april till och med juli uppfyller avtalets krav. Då detta material är svårt att kontrollera krävs ytterligare dialog med företaget. Därför föreslås ingen åtgärd på denna punkt i dagsläget. När det gäller bemanning nattetid har Attendo Sverige AB bytt larmsystem samt arbetssätt sedan uppföljningen genomfördes. Vidare har Inspektionen för vård och omsorg (IVO) inlett ett tillsynsärende i frågan. Med anledning av detta anser kvalitets- och utvärderingskontoret att frågan bör följas under en längre tid för att se vilken förändring genomförda åtgärder medför. Samt att IVO:s utredning bör avvaktas för att kunna ta del av tillsynsmyndighetens tolkning av ärendet. I frågan rörande lex Sarah följer Attendo Sverige AB kommunens rutin så till vida att ett av de påtalade missförhållandena nu utreds och rapport ska skickas till kommunen. När det gäller det andra missförhållandet, bestående av brand på en av Åleryds vårdboendes avdelningar, menar Attendo Sverige AB att det inte är frågan om något missförhållande och därför finns heller inget att rapportera utöver den information om händelsen som redan tidigare delgivits kommunen. Kvalitets- och utvärderingskontoret delar inte denna tolkning, men då detta är ett förhållningssätt som inte är kopplat till Åleryds vårdboende utan Attendo Sverige AB:s ledningssystem behöver en mer övergripande diskussion med företaget ske för att komma till rätta med problematiken. Samråd har skett med omsorgskontoret och kommunjurist vilka inte har något att invända mot förslagen.

3 (8) BAKGRUND Vid äldrenämndens sammanträde 2014-06-19 presenterades en uppföljning av verksamheten vid Åleryds vårdboende som genomförts under våren. Uppföljningen visade på brister gällande avtalskriterierna promenader, egen tid samt personalbemanning 07-21. Vid sammanträdet beslutade äldrenämnden att återremitera ärendet till kvalitets- och utvärderingskontoret för eventuell komplettering med anledning av de synpunkter som Attendo kan komma att lämna. Vidare beslutades att ett extra sammanträde ska hållas den 27 augusti. Attendo Sverige AB inkom med svar på genomförd uppföljning 2014-07-02. Under sommaren har kvalitets- och utvärderingskontoret genomfört kompletterande uppföljningar dels gällande personalbemanning dagtid samt dels gällande huruvida bristerna gällande promenader och egen tid åtgärdats. Uppföljningarna har genomförts genom oanmälda besök i verksamheten. Efter uppföljningarna har Attendo Sverige AB inkommit med ytterligare svar 2014-07-28 och ärendet har även diskuterats med ansvariga chefer vid möte på Åleryds vårdboende 2014-08-13. Ytterligare redovisning gällande personalbemanning dagtid inkom 2014-08-18. ÅTGÄRDSFÖRSLAG Promenader Gällande avtal anger att: Utföraren ska aktivt arbeta med återkommande motivationsarbete gentemot brukaren i samband med att promenader erbjuds. Utföraren ska därutöver erbjuda de boende möjlighet till dagliga promenader måndag fredag. Vid uppföljningsbesök i verksamheten och av inhämtade checklistor framkommer att promenader inte har erbjudits i den omfattning som avtalet anger. Få promenader har utförts under januari och februari 2014. Vid samtal med brukare framkommer att flera vill gå ut oftare men att de inte blir erbjudna. Personalen på flera avdelningar bekräftar att promenader inte erbjuds i avtalad omfattning, tidsbrist anges som största skäl till att kravet inte efterlevs. Från inhämtade checklistor går det utläsa att promenader eller erbjudande om promenad inte skett vid 851 tillfällen under januari samt 797 tillfällen under februari. Då gällande avtal anger att sanktionsavgift ska utgå med 20 kronor per gång och drabbad brukare medför uteblivna promenader eller erbjudande om promenad under januari och februari ett avtalsvite på 32 960 kronor (1 648 uteblivna promenader/erbjudanden gånger 20 kronor). I svar från Attendo Sverige AB instämmer företaget till viss del i kvalitets- och utvärderingskontorets bedömning. Dock anges att en del av de avvikelser från avtalet som presenterats inte handlar om uteblivna promenader utan i brister avseende dokumentation.

4 (8) Vid uppföljningsbesök i verksamheten 2014-08-07 framkom att det under juli månad utförts promenader eller erbjudande om promenader i den omfattning som avtalet anger. Då det även framkommer att en stor del av de boende tackat ja till mer eller mindre dagliga promenader har Attendo Sverige AB även lyckats med motivationsarbetet. En stor del av promenaderna har genomförts av feriearbetare från Linköpings kommun. Egen tid Gällande avtal anger att: Var och en som bor på boendet erbjuds egen tid för aktiviteter/samvaro som ej utgör personlig omvårdnad eller hjälp med bostaden med minst 1 timme per vecka. Aktiviteten genomförs av kontaktmannen. Vid uppföljningsbesök i verksamheten och av inhämtade checklistor framkommer det att egen tid inte utförts i enlighet med gällande avtalskriterium. Vid uppföljning framkom det att 276 tillfällen av egen tid under januari och 200 tillfällen under februari har uteblivet. Dokumentationen kring egen tiden är dessutom bristfällig då det ofta är oklart om det är enskild aktivitet eller aktivitet i grupp som utförts samt att uppgifter som ingår i omvårdnaden såsom nagelvård med mera anges som egen tid. Då de boende tillfrågats om egen tid är de oklara över vad begreppet innebär och därmed också huruvida det utförts eller inte. Personalen på flera avdelningar bekräftar att egen tid inte utförts. Tidsbrist samt ovilja att lämna kollega ensam med samtliga brukare på avdelningen uppges som skäl till att avtalskriteriet inte uppfyllts. Gällande avtal anger att sanktionsavgift ska utgå med 20 kronor per gång och drabbad brukare medför utebliven egen tid under januari och februari ett avtalsvite på 9 520 kronor (476 tillfällen av utebliven egen tid gånger 20 kronor). Av Attendo Sverige AB:S svar på uppföljningen anges att det även på detta område i första hand rör sig om bristande dokumentation samt vidare att Attendo Åleryd inte heller har lyckats fullt ut i sitt motivationsarbete. Företaget ska på ett tydligare sätt informera brukare, anhöriga, närstående samt personal om vad egen tid innebär. Vid uppföljningsbesök i verksamheten 2014-08-07 framkom att bristen gällande egen tid kvarstår. Vid besöket kontrollerades checklistor för tre slumpvis utvalda brukare per avdelning och det var endast på enstaka avdelningar som egentiden utförts enligt avtal. Personalen uppgav att detta till viss del berodde på utebliven dokumentation men även på att egen tid inte hade utförts. Skälen till att uppgiften inte utförts anges fortfarande som tidsbrist och svårigheter att genomföra uppgiften eftersom kollegan då blir ensam på avdelningen. Då bristen kvarstår finns möjligheten att kräva ytterligare avtalsvite. Kvalitets- och utvärderingskontoret har dock inte ett komplett underlag för att beräkna storleken på ett eventuellt avtalsvite och då det rör sig om mindre belopp anser kontoret att det inte är meningsfullt att begära in ytterligare material. Fokus bör istället vara på att åtgärda bristen så att samtliga boende får den egen tid som avtalet anger. Om Attendo Sverige AB inte åtgärdat bristen vid uppföljning i september 2014 kommer

5 (8) ytterligare avtalsviten att avkrävas och Äldrenämnden kan överväga att säga upp avtalet. Personalbemanning dagtid Av gällande avtal framkommer : I vårdbostad ska personal finnas i den boendes närhet under hela dygnet. Personal ska utan dröjsmål kunna ingripa vid larm samt ha den regelbundna tillsyn som krävs utifrån de boendes psykiska och fysiska tillstånd. (Detta krav framgår av avtalsmallen.) Den bifogade bemanningsplanen fylls i för hela dygnet, bilaga 10. Med bemanning avses vård- och omsorgspersonal som har en löneanställning i verksamheten. Praktikanter, elever, personer i daglig verksamhet, personer i arbetsträning under sjukskrivning etc. ska ej räknas in i personalbemanningen. Personal med lönebidragsanställning kan räknas med motsvarande den procentsats som utgör grunden för bedömning av arbetsförmågan. Chefer, sjuksköterskor och den tid som ev. samordnare arbetar med administration och/eller samordningsuppgifter ska ej redovisas. Bemanning som redovisas ska avse den lägsta nivå som kan finnas på boendet. Behov utöver grundbemanning ska alltid kunna tillgodoses t.ex. vid vård i livets slutskede. Ange genomsnittligt antal tillgängliga timmar för vård- och omsorgsarbete per vecka och vårdboende (ej dagverksamhet) under tiden 07:00 21:00. Antal tillgängiga timmar delas därefter med 37 för att få fram ett mått på antal årsarbetare Antal genomsnittligt antal timmar (07-21) enligt ovan per vecka Antal årsarbetare, exklusive natt (antal timmar/37) Antalet årsarbetare på boendet delas med antalet boendeplatser, Antalet årsarbetare per plats skall anges med två decimaler. 3684 99,56 0,76 T ex det finns 18,2 årsarbetare som arbetar mellan 7-21. Boendet har 20 platser. 18,2/20= 0,91 årsarbetare per plats, vilket ger 13,5 poäng i utvärderingen. ***Poäng för personalbemanning Antal årsarbetare per plats Poäng 0,50 åa 0 0,51-0,55 åa 1,5 0,56-0,60 åa 3,0 0,61-0,65 åa 4,5 0,66-0,70 åa 6,0 0,71-0,75 åa 7,5 0,76-0,80 åa 9,0 0,81-0,85 åa 10,5 0,86-0,90 åa 12, 0 0,91-0,95 åa 13,5 >= 0,96 åa 15

6 (8) Antal timmar och därmed bemanningsnivå som anges är det antal som Attendo Sverige AB uppgav i sitt anbud vid upphandlingstillfället. Av de uppföljningsbesök samt lönelistor som granskades under våren framkom tveksamheter kring huruvida Attendo Sverige AB levde upp till gällande avtalskriterium. Då det sätt som kvalitets- och utvärderingskontoret beräknade bemanningen inte överensstämde med hur personalbemanningen beräknats vid anbudsutvärderingen genomfördes ytterligare uppföljningsbesök. Vid dessa fotograferades samtliga avdelningars löpande scheman. Vidare tillfrågades personalen på samtliga avdelningar om det fanns ytterligare personal, förutom de som angavs på scheman. Då samtlig tillfrågad personal uppgett att det inte finns annan personal har kvalitets- och utvärderingskontoret beräknat bemanningen efter inhämtade scheman. Under uppföljningens gång har det diskuterats huruvida bemanningen ska beräknas utifrån belagda platser eller boendeplatser. Då Attendo Sverige AB och omsorgskontoret tidigare varit överens om att bemanningen ska räknas på belagda platser har personalbemanningen även i uppföljningen utgått från detta. Utifrån inhämtade scheman blir bemanningen då 0,72 per boende. I sitt svar på genomförd uppföljning anger Attendo Sverige AB att det förutom personalen som går på schema finns ytterligare personal i verksamheten. Företaget har dock inte presenterat en redogörelse för i vilken omfattning, eller antal timmar som övrig personal arbetat och vid uppföljningsbesök i verksamheten 2014-08-07 anger personal att det endast är för vak dagtid som extra personal sätts in. Attendo Sverige AB inkom 2014-08-18 med ytterligare redovisning av personalbemanningen. I detta material anges att bemanningen under april varit 0,76 (92,68 årsarbetare fördelat på 122,6 belagda platser), under maj 0,76 (94,31 årsarbetare fördelat på 124,6 belagda platser), under juni 0,76 (93,7 årsarbetare fördelat på 123,5 belagda platser), samt under juli 0,75 (92,06 årsarbetare fördelat på 123,2 belagda platser). I dessa uppgifter har nattpersonal, verksamhetschefer, kurator, del av samordnartid samt lönebidragstagare räknats bort. För att styrka dessa uppgifter har avpersonifierade lönelistor för all personal på Åleryds vårdboende skickats in. Utifrån inlämnat material är det mycket svårt att kontrollera de uträkningar som Attendo Sverige AB presenterat. För att kunna bedöma materialet har kvalitets- och utvärderingskontoret efterfrågat schema/arbetat tid för personal utöver de som finns på grundschema samt ett förtydligande av inlämnade lönelistor för att kunna räkna bort den personal som inte arbetar med omvårdnadsarbete. Då det fortfarande finns oklarheter gällande hur bemanningen ska beräknas krävs ytterligare dialog med Attendo Sverige AB. Personalbemanning natt Vid uppföljningen framkom att arbetssituationen för personalen på natten var ansträngd samt att bemanningen skulle minska med en person, från sju till sex

7 (8) personer. Vid kontroll av larmlistor framkom även att antalet larm var mycket högt vilket medförde lång svarstid. I svar från Attendo Sverige AB uppger företaget att ett nytt larmsystem har införskaffats för att få bättre kontroll på larmen och därmed korta ner svarstiden. Vidare har ett nytt arbetssätt med så kallade körschema införts. Utöver detta påtalas att neddragningen inte handlade om en person per natt utan endast fyra timmar då omfördelning skett av personalresurs från avdelning 7P, för vilken särskilt avtal finns. Attendo Sverige AB påpekar även att i det anbud, som låg till grund för det tecknade avtalet, angavs att bemanningen skulle vara fyra personer. Då Attendo Sverige AB har genomfört förändringar som ännu inte går att utläsa resultatet av är det idag svårt att ta ställning till om bemanningen nattetid är tillräcklig eller ej. Dessutom har IVO öppnat ett tillsynsärende gällande personalbemanning nattetid på Åleryds vårdboende. Då IVO är tillsynsmyndighet inom socialtjänstens område är det viktigt att avvakta myndighetens utredning för att på så sätt få vägledning kring hur kraven i socialtjänstlagen ska tolkas. Kvalitets- och utvärderingskontoret kommer följa ärendet framöver och vid behov återkomma till Äldrenämnden. Lex Sarah Då det framkommit tre missförhållanden som inträffat i verksamheter som drivs av Attendo Sverige AB, varav två på Åleryds vårdboende, inte har utretts enligt regelverket för lex Sarah har kvalitets- och utvärderingskontoret vid både möten och i skriftlig konversation diskuterat frågan med företaget. Missförhållandena på Åleryds vårdboende består av en brand samt en brukare som vid upprepade tillfällen slagit medboende. För att driva kvalitetsarbetet framåt är det viktigt att uppkomna missförhållanden utreds för att på så sätt kunna arbeta förebyggande och undvika liknande händelser i framtiden. Linköpings kommun har en rutin för hur enskilda utförare ska rapportera uppkomna missförhållande för att på detta vis möjliggöra en spridning av erfarenheter till övriga utförare. I svar till kommunen 2014-07-03 anger Attendo Sverige AB att de har hanterat de aktuella missförhållandena som en händelse och inte ett missförhållande samt att kommunen har informerats om det inträffade. Vidare uppges att Attendo Sverige AB endast har en skyldighet att informera den Socialnämnd som beslutat om insatserna. Detsamma gäller för det ställningstagande avseende anmälan till IVO som företaget gör efter avslutad utredning. Avslutningsvis anges Ställningstagande kommer Attendo som förut att delge kommunen i en sammanfattning av utredningar som genomförts i våra verksamheter eftersom det inte finns någon riktlinje hos kommunen eller i vårt avtal som omtalar annat sätt för information. Attendo Sverige AB:s förhållningssätt är inte förenligt med gällande lagstiftning då det i förarbetet till denna anges att det är viktigt att samtliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden utreds. Vid oklarheter huruvida en incident utgör ett missförhållande ska utredningen komma fram till om så var fallet eller inte. Att

8 (8) företaget dessutom inte anser att kommunens rutin ska efterlevas är anmärkningsvärt. Vid möte med representanter från Attendo Sverige AB uppges att händelserna utreds enligt de kriterier som framkommer i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sara (SOSFS 2011:5) De handlingar som inkommit till kommunen kan dock inte anses uppfylla de krav som ställs. Problemet med Attendo Sverige AB:s bristande rapportering gällande lex Sarah är en fråga som berör hela företaget och inte begränsas till Åleryds vårdboende. När det gäller de missförhållanden som inträffat på Åleryds vårdboende har Attendo Sverige AB till viss del ändrat förhållningssätt då utredning i ett av ärendena inlämnats till kommunen. Då problemet med företagets förhållningssätt till lex Sarah lagstiftningen inte kan åtgärdas av de verksamhetsansvariga cheferna på Åleryds vårdboende krävs en mer övergripande diskussion med Attendo Sverige AB. Om samförstånd inte kan uppnås kan det framöver åter bli aktuellt att lyfta frågan till Äldrenämnden. SAMRÅD Samråd har skett med omsorgskontoret och kommunjurist vilka inte har något att invända mot förslagen. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Kvalitets- och utvärderingskontoret kommer följa huruvida Attendo Sverige AB genomför nödvändiga förändringar och vid behov återkomma till Äldrenämnden. KVALITETS- OCH UTVÄRDERINGSKONTORET Mattias Bly Malin Robertsson OMSORG OCH ÄLDREFÖRVALTNINGEN Peder Ellison BILAGOR Följande bilagor medföljer ärendet: Åleryd uppföljningsrapport 2014-05-30 Tjänsteskrivelse 2014-06-09 Protokollsutdrag från ÄN 2014-06-19 Kompletterade uppföljningsrapport 2014-06-25 Svar från Attendo 2014-07-03 Återkoppling till Attendo gällande åtgärder på Åleryd 2014-07-16 Svar på kompletterande uppföljning 2014-07-28 Uppföljningsrapport Åleryd 2014-08-07 Svar till Kvalitets- och utvärderingskontorets bedömning av Attendos svar 2014-07-29 Redovisning personalbemanning Attendo 2014-08-18 Avtal Åleryds Vårdboende Beslutet skickas till: Attendo Sverige AB