«Applicant_Name_Latin_characters» Att: «Applicant_Contact_firstname» «Applicant_Contact_lastname» «Applicant_address» «Applicant_postal_code» «Applicant_town» UNG OCH AKTIV I EUROPA BIDRAGSAVTAL Diarienr: «Internal_reference_number» Ref: «Project_reference_number» Ungdomsstyrelsen och Box 17801 118 94 Stockholm E-post: registrator@ungdomsstyrelsen.se «Applicant_Name_Latin_characters» «Applicant_address» «Applicant_postal_code» «Applicant_town» E-post: «Applicant_Contact_email» som i avtalet benämns bidragsmottagaren HAR ENATS OM FÖLJANDE Särskilda och allmänna villkor samt nedan förtecknade bilagor: Bilaga I: Specifikation av beviljad projektbudget Bilaga II: Slutrapportsformulär går att hitta under respektive bidrag på http://www.ungdomsstyrelsen.se/ungochaktiv Bilaga III: Bidragsregler Bilagorna utgör en integrerad del av detta avtal ( avtalet ). De allmänna villkoren publiceras på följande adress: http://www.ungdomsstyrelsen.se/sites/default/files/allmanna-villkor-2013-ung-oaktiv.pdf De särskilda villkoren ska ha företräde framför övriga delar av avtalet. De allmänna villkoren ska ha företräde framför bilagorna. 1
I SÄRSKILDA VILLKOR ARTIKEL I.1 AVTALSFÖREMÅL I.1.1 Ungdomsstyrelsen har fattat beslut om att stödja bidragsmottagaren i projekt nr «Project_Reference_Number» nedan kallat "projektet" under programmet Ung och Aktiv i Europa, i enlighet med de villkor som anges i de särskilda och allmänna villkoren samt i bilagorna till detta avtal. Projektet har titeln: «Project_Title» I.1.2 En utförlig beskrivning av projektet finns i den ansökan, inklusive kompletteringar, som bidragsmottagaren sänt in till Ungdomsstyrelsen. Ansökan förvaras på Ungdomsstyrelsen och är en del av detta avtal. Bidragsmottagaren accepterar bidraget och förbinder sig att på eget ansvar vidta alla steg som krävs för att genomföra projektet på det sätt som beskrivs i ansökan samt enligt bilaga I. ARTIKEL I.2 LÖPTID I.2.1 Avtalet träder i kraft den dag då den sista av parterna undertecknar det. I.2.2 Projektet och den bidragsberättigade perioden startar tidigast «Project_start_date» och slutar senast «Project_end_date». ARTIKEL I.3 FINANSIERING AV PROJEKTET I.3.1 I enlighet med den godkända beräknade budgeten i bilaga I ska Ungdomsstyrelsen bidra med maximalt!odefinierat bokmärke, BUDGET_GR EUR, inklusive: - finansiell motsvarighet till procentsatser av det totala beräknade beloppet för var och en av kategorierna av bidragsberättigade kostnader i paragraf 3(a) i. i denna artikel. Procentsatserna av varje kostnad finns specificerade i bilaga III; - finansiering i form av fasta standardbelopp och/eller schablonbelopp för kategorierna för bidragsberättigade kostnader framställda i paragraf 3(a) ii. och 3(a) iii. i denna artikel. Dessa belopp och/eller schablonbelopp finns specificerade i bilaga III. Det slutliga bidragsbeloppet ska fastställas enligt artikel II.17, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel II.19, i enlighet med reglerna i bilaga III. I.3.2 Bidraget från EU ska inte täcka alla kostnader för projektet. Ungdomsstyrelsen accepterar att den externa medfinansieringen utgörs av bidrag i natura, under förutsättning att villkoren i artikel II. 14.5 uppfylls. I.3.3 (a) Följande kategorier godkända direkta kostnader för projektet, enligt bilaga I, finansieras av Ungdomsstyrelsen på grundval av: i. procentsats ersättning, och/eller ii. fasta standardbelopp, och/eller iii. schablonbelopp enligt reglerna i bilaga III. (b) Endast för delprogram 1.3, delprogram 3.1 nätverksbyggande aktiviteter, 4.3 nätverksbyggande aktiviteter eller delprogram 5.1: De godkända indirekta kostnaderna för projektet ska bestämmas som en procentsats av de totala godkända direkta kostnaderna, i enlighet med villkoren i artikel II.14.3. De ska finansieras av Ungdomsstyrelsen på grundval av procentsatsen som fastställts i bilaga III. I.3.4 (b)endast för delprogram 1.3, delprogram 3.1 nätverksbyggande aktiviteter, 4.3 nätverksbyggande aktiviteter eller delprogram 5.1 : Det totala beloppet godkända kostnader är [ ] EUR, enligt den godkända beräknade budgeten i bilaga I. Den godkända beräknade budgeten ger en detaljerad uppdelning av 2
kostnaderna som är berättigade till EU-finansiering enligt villkoren i artikel II.14, av alla andra eventuella kostnader som projektet kan medföra och av alla inkomster, så att inkomster och kostnader balanseras. I.3.5 Genom inskränkning av artikel II.13 kan bidragsmottagaren vid genomförande av projektet justera den godkända beräknade budgeten genom överföringar mellan poster av bidragsberättigade kostnader förutsatt att denna kostnadsjustering inte påverkar genomförandet av projektet och att överföringen mellan poster inte i något av fallen överstiger 10 procent av de ursprungliga avdelade beloppen, och utan att överstiga de totala godkända kostnaderna i bilaga I. Bidragsmottagaren ska skriftligen informera Ungdomsstyrelsen om detta. Överföringar på mer än 10 procent måste anges i ett skriftligt tilläggsavtal. Överföringar är inte tillämpliga från eller till budgetposter som beräknas på grundval av fasta standardbelopp eller schablonbelopp. Överföringar mellan aktiviteter inom samma fleraktivitetsprojekt är inte tillåtna. ARTIKEL I.4 BETALNINGSVILLKOR I.4.1 Förfinansiering: Förutsatt att Ungdomsstyrelsens kassasituation för EU:s finansiering från kommissionen är positiv ska inom 30 dagar från den dag då den sista av parterna undertecknade avtalet en förfinansiering betalas ut med!odefinierat bokmärke, BUDGET_GR euro EUR till bidragsmottagaren, motsvarande 80 procent av det totala maximumbelopp som anges i artikel I.3.1. Vissa projekt får endast 40 procents förfinansiering, se vidare nedan i artikel I.4.2. I.4.2 Förfinansiering i flera delutbetalningar: Gäller om projektet är: - inskickat av informella ungdomsgrupper och begäran om bidrag överstiger 60 000 euro - ett europeiskt volontärtjänstprojekt (EVS) mellan 6 och 24 månader och begäran om bidrag överstiger 50 000 euro, endast i fall då aktivitetsavtal (inklusive identifiering av volontärerna) inte har skickats in i ansökningen Förfinansiering kan betalas i flera delutbetalningar. Om så sker får ingen ytterligare delutbetalning ske förrän minst 70 procent av den föregående utbetalningen har använts. Begäran om delutbetalning av förfinansiering ska åtföljas av de handlingar som anges i artikel II.15.2. Ungdomsstyrelsen ska, inom 30 dagar efter det att den mottagit ansökan om ytterligare förfinansiering samt de handlingar som bifogas enligt föregående stycke, verkställa den nya delutbetalningen till ett belopp av [ ] EUR till bidragsmottagaren, motsvarande 30 procent av det belopp som anges i artikel I.3.1. I.4.3 Delbetalning: Inte tillämpligt. I.4.4 Slutbetalning Begäran om slutbetalning ska åtföljas av en slutrapport innehållande en verksamhetsdel och en ekonomisk rapport enligt artikel II.15.4. Ungdomsstyrelsen ska inom 60 dagar (alla delprogram utom 1.3, 3.1 nätverksaktiviteter, 4.3 nätverksaktiviteter och 5.1) eller 90 dagar (delprogram 1.3, 3.1 nätverksaktiviteter, 4.3 nätverksaktiviteter och 5.1) godkänna eller avvisa verksamhetsrapporten och verkställa den slutliga utbetalningen enligt artikel II.15.4, eller begära ytterligare styrkande handlingar eller upplysningar enligt förfarandet i artikel II.15.4. Bidragsmottagaren har i förekommande fall 3
30 dagar på sig att lämna ytterligare upplysningar eller en ny rapport. Detta ytterligare dröjsmål till bidragsmottagaren räknas inte mot det förutsedda dröjsmålet för godkännandet av rapporten och slututbetalningen. Denna betalningsfrist kan upphävas av Ungdomsstyrelsen enligt förfarandet i artikel II.16.2. I.4.5 Särskilda bestämmelser om betalningar och fordringar. Genom inskränkning av artikel II.16.1 ska Ungdomsstyrelsen genomföra betalningar och fordringar i euro. ARTIKEL I.5 INLÄMNING AV RAPPORTER OCH ANDRA HANDLINGAR Hänvisning till bestämmelserna om inlämning av verksamhetsrapporter, ekonomiska rapporter och andra handlingar som hänvisas till i artikel I.4 görs i bilaga II. De verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter samt andra handlingar som avses i artikel I.4 ska framläggas inom följande tidsfrister: - för projekt med flera förfinansieringsutbetalningar: redovisning av faktiska kostnader: inom en månad från det datum då förbrukningen av förfinansieringen når nivån som angivits i artikel I.4.2 - slutrapport: inom två månader från det datum då projektet avslutas enligt artikel I.2.2. Alla belopp i slutrapporten ska redovisas i euro. I detta syfte ska bidragsmottagaren konvertera alla faktiska kostnader till euro: - till konverteringskursen som tillämpas av banken vid datum för överföring av förfinansieringen från Ungdomsstyrelsen till bidragsmottagaren ARTIKEL I.6 BANKKONTO Bidragsutbetalningar ska ske i Euro till bidragsmottagarens bankkonto enligt specifikationen nedan: Bankens namn: «Bank_Name» Kontoinnehavarens fullständiga namn: «Bank_Account_Holder» Fullständigt kontonummer (IBAN): «Bank_IBAN» BIC-kod: «Bank_Swift_Code» ARTIKEL I.7 ALLMÄNNA FÖRVALTNINGSBESTÄMMELSER Alla kontakter som avser avtalet ska ske skriftligen med angivande av avtalets nummer/diarienummer. All korrespondens ska ställas till de adresser som angivits på detta avtals första sida. ARTIKEL I.8 TILLÄMPLIG LAG OCH BEHÖRIG DOMSTOL Detta bidrag ska omfattas av bestämmelserna i avtalet, i den tillämpliga gemenskapslagstiftningen samt, subsidiärt, enligt tillämpliga bidragsbestämmelser i Sverige. Ungdomsstyrelsen och bidragsmottagaren kan vidta rättsliga åtgärder rörande beslut fattade av den andra parten i samband med tillämpningen av bestämmelserna i avtalet och genomförandet av det inför förvaltningsdomstol i Sverige. ARTIKEL I.9 PUBLICITET, ÄGANDERÄTT OCH ANSVAR Bidragsmottagaren ska nämna att Ung och Aktiv i Europa deltar i finansieringen av projektet i alla publikationer om projektet, oavsett form och medium, inbegripet internet, som producerats med hjälp av bidraget, och i alla eventuella uttalanden eller intervjuer, i enlighet med riktlinjerna för 4
visuell identitet från Europeiska kommissionen 1. Detta ska följas av en friskrivningsklausul som innebär att ansvaret för innehållet i publikationen endast kan tillskrivas de projektansvariga och att Europeiska kommissionen inte har något ansvar för användande av informationen. Äganderätten, inbegripet industriella och immateriella rättigheter, till projektresultat, rapporter och andra dokument som hänför sig till denna äganderätt ska tillfalla bidragsmottagaren. Bidragsmottagaren ger dock Ungdomsstyrelsen och Europeiska kommissionen rätt att fritt använda de direkta projektresultaten eller resultat som härleds från projektet på det sätt de anser lämpligt, i synnerhet i utvärderings- och spridningssyfte. Ungdomsstyrelsen, Europeiska kommissionen och deras respektive personal ska inte hållas ansvarig för skada från bidragsmottagaren eller någon tredje part angående projektet eller detta avtal. ARTIKEL I.10 ÖVERVAKNING, UTVÄRDERING OCH KONTROLL Bidragsmottagaren godtar att delta i och medverka till övervaknings- och utvärderingsaktiviteter som organiseras av Ungdomsstyrelsen och Europeiska kommissionen såväl som av personer och organisationer under deras förordande. Bidragsmottagaren godtar att Ungdomsstyrelsen, Europeiska kommissionen och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) och Europeiska gemenskapernas revisionsrätt och personer och organisationer under deras förordnande får fullständig tillgång till handlingar som rör genomförandet av projektet, dess resultat och användandet av bidraget i enlighet med villkoren i detta avtal. Tillgången ska beviljas i fem år efter datum för slutbetalning av bidraget eller dess återbetalning av det av bidragsmottagaren. ARTIKEL I.11 INFORMATIONSSKYDD I.11.1 All personlig information i detta avtal ska behandlas i enlighet med: - nationell lagstiftning av Ungdomsstyrelsen, i synnerhet Personuppgiftslagen, Offentlighet- och sekretesslagen samt Datauppgiftlagen; - i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001 av Europaparlamentet och Europarådet om skydd för enskilda då unionsinstitutionerna och unionsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. I.11.2 Sådan information ska enbart behandlas i anslutning till genomförandet och uppföljningen av avtalet av Ungdomsstyrelsen och kommissionen, utan hinder för möjligheten att överlåta informationen till de organ som är ansvariga för övervakning och revision i enlighet med Europeiska unionens lagstiftning i artikel 18. I.11.3 Bidragsmottagaren kan med en skriftlig begäran få tillgång till hans/hennes personliga information och korrigera all eventuell information som är felaktig eller ofullständig. Han/hon ska vända sig med alla frågor rörande hanteringen av hans/hennes personliga uppgifter till Ungdomsstyrelsen. Bidragsmottagaren kan lämna in klagomål mot hanteringen av hans/hennes personliga uppgifter hos Datainspektionen avseende användningen av dessa uppgifter av Ungdomsstyrelsen, eller till Europeiska datatillsynsmannen med avseende användningen av uppgifterna av kommissionen. ARTIKEL I.12 YOUTH PASS I.12.1 Bidragsmottagaren har skyldighet att informera deltagare i projektet om att de har rätt att få ett Youthpassintyg. I.12.2 Bidragsmottagaren är ansvarig för utvärderingen av icke-formell inlärning som deltagarna i projektet förvärvar och är skyldig att utfärda Youthpassintyg till alla deltagare som vill ha det i slutet av projektet. 1 Se riktlinjer på http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html. 5
ARTIKEL I.13 ÖVRIGA SÄRSKILDA VILLKOR Utöver artikel II.14.2 i de allmänna bestämmelserna är finansieringsreglerna inkluderade i programhandledningen (version giltig från och med 1 januari 2013) tillämpliga. Handledningen publiceras på följande adress: http://www.ungdomsstyrelsen.se/programhandledning Om projektet har flera förfinansieringsutbetalningar: Referens till det detaljerade utdraget av bidragsberättigade faktiska kostnaderna ska lämnas in för betalning av en ytterligare förfinansiering angiven i artikel II.15.2 i de allmänna bestämmelserna finns i bilaga II. Handlingarna som ska lämnas in för slutbetalning angivna i artikel II.15.4 i de allmänna bestämmelserna inkluderas i ett slutligt rapportformulär i bilaga II. Upprättat i två exemplar. På Ungdomsstyrelsen vägnar: På bidragsmottagarens vägnar: Datum: Datum:...... Eva Theisz «Applicant_Legal_firstname» «Applicant_Legal_lastname» Chef Enheten för internationellt samarbete Juridiskt ansvarig 6