Granskning av den interna kontrollen 2013

Relevanta dokument
Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Granskning intern kontroll

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Granskning av intern kontroll

Granskning av intern kontroll

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Granskning av Intern kontroll

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Granskning av intern kontroll

Intern kontroll i kommunen och dess företag. Sollefteå kommun

Reglemente för internkontroll

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige , x.

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

I policyn fastställs ansvaret för den interna kontrollen samt på vilket sätt uppföljningen av den interna kontrollen ska ske.

Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll. Smedjebackens kommun

Granskning av stadens arbete med åtgärder och uppföljning avseende intern styrning och kontroll

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet

Reglemente för internkontroll i Malung-Sälens kommun

Kommunstyrelsen och nämnder har ett särskilt ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen (kap 6:1, 6:7).

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Uppföljning av intern kontroll

Svedala Kommuns 4:18 Författningssamling 1(6)

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr B 17:1

Landstingsstyrelsens uppsikt över följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

/6-~c~Æ ~v{; _e/ Elisabeth Friberg, vice ordförrupe. .lile fj ~ C'" Till Kommunstyrelsen

Landstingsstyrelsens uppsikt över följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar

Reglemente för intern kontroll

REGLEMENTE INTERN KONTROLL HAGFORS KOMMUN

Reglemente för intern kontroll för Älmhults kommun Antaget av kommunfullmäktige , 119.

RIKTLINJE. Riktlinjer för internkontroll

Reglemente för intern kontroll

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning Dnr KS 2005/156 Hid

Kontroller Interna kontrollen kan indelas i redovisnings- och administrativa kontroller.

Granskning av nämndernas arbete med internkontroll

Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Smedjebackens kommun

Laholms kommuns författningssamling 6.24

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Granskning av Intern kontroll. Katrineholms kommun. Datum Författare. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson

Intern kontroll, reglemente och tillämpningsanvisningar,

Intern kontroll - Stadsbacken. Bilaga 1, Maud Viklander Controller, koncernstaben

REGLEMENTE FÖR. Intern kontroll. Antaget Tillsvidare, dock längst fyra år från antagande

Antaget av kommunfullmäktige , 28 att gälla fr o m

Författningssamling. Arbetsordning för fullmäktige samt reglementen och arbetsformer för styrelser, nämnder, kommittéer med flera

[1:711-1(1//101i. 009:

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Regler. Fö r intern köntröll. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

REGLER FÖR INTERN KONTROLL

Granskning av intern kontroll

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Reglemente för intern kontroll

Hallstahammars kommun

Kommunens beredskap avseende risker för korruption och oegentligheter Skellefteå kommun

System för intern kontroll Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Reglemente för internkontroll

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Granskning av Intern kontroll

Reglemente Innehåll Fastställt av: Fastställt datum: Dokumentet gäller till och med: Dokumentet gäller för: Dokumentansvarig: Diarienummer:

Reglemente för intern kontroll

Intern styrning och kontroll

Granskning av rutiner för intern kontroll år Nynäshamns kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun

Kommunstyrelsen har en särställning bland de kommunala nämnderna och skall ha en uppsikt över övriga nämnders verksamhet ( kommunallagen 6:1 ).

Granskning av intern kontroll. Lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB

Intern kontroll och attester

Tillämpningsanvisningar för intern kontroll, teknik- och servicenämnden

Allmänt om intern kontroll

Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden

HÖRBY KOMMUN Författningssamling Beslut: Dnr: 2002/119

Övergripande granskning av intern kontroll

Riktlinjer för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll

Riktlinjer för internkontroll och internkontrollplan

Riktlinje för Intern kontroll

Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll

Riktlinjer för intern kontroll

Idrottsnämndens system för internkontroll

Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Rapport avseende granskning av internkontrollarbetet. Timrå kommun

Kommunstyrelsen KS/2018: KS/2016: Alla nämnder och förvaltningen

LIDINGÖ STADS FÖRFATTNINGSSAMLING F 20 / 2017 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I LIDINGÖ STAD

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Intern kontroll. Riktlinjer av Kommunstyrelsen 70. Kommunövergripande. Tills vidare. Kommunchefen

Policy för intern kontroll

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Transkript:

Falköpings kömmuns-revisorer- 2014-02-27 UN M -02-2 8 Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Kommunfullmäktige Granskning av den interna kontrollen 2013 Vi granskat den interna kontrollen inom styrelsen och nämnderna. har biträtt oss i arbetet. Med granskningen vill vi veta Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. Vi har noterat följande behov av utvecklingsinsatser: Enligt 1 reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi bedömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndnivå. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. I de årliga rapporterna över intern kontroll bör samtliga nämnder redovisa vidtagna åtgärder samt vid behov ytterligare åtgärdsförslag. Den kommunövergripande internkontrollgruppen bör bestå av representanter för samtliga nämnder. Vi överlämnar härmed vårt granskningsresultat för yttrande. Kommunstyrelsen och nämndernas skriftliga svar ska vara revisionen tillhanda senast under juni 2014. p 1 7 o IIt " r r r-* lrrv*v<»v»iiv\fi St ordförande vice ordförande Bilaga: :s revisionsrapport " Granskning av internkontroll, Febr 2014".

www.pwc.se FALKÖPINGS! /,;Uf KommiMisty r, i 2UH -02-28 Diarienr Planbet. Revisionsrapport Elisabeth Björk Cert. kommunal revisor Sofia Blixtberg Granskning intern ko pwc

Innehållsförteckning Sammanfattning i 1. Inledning 2 1.1. Revisionsfrågor och revisionskriterier 2 1.2. Metod 2 1.2.1. Avgränsning 3 2. Granskningsiakttagelser 4 2.1. Styrdokument 4 Reglemente för intern kontroll 4 Riskbedömningar 5 TABELL 1. Genomförda och dokumenterade riskanalyser 2012-2014 6 Internkontrollplaner 6 TABELL 2. Internkontrollplaner 2012-2014 7 Rapporter över intern kontroll 8 TABELL 3. Rapport över intern kontroll 2012-2013 9 2.1.1. Analys och bedömning 9 2.2. Åtgärder 11 TABELL 4. Åtgärder i rapport över intern kontroll 2013 11 2.2.1. Analys och bedömning 11 2.3. Erfarenhetsutbyten 12 2.3.1. Analys och bedömning 12 3. Svar på revisionsfrågan 13

Sammanfattning har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i att granska intern kontroll. Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. Vi har noterat följande behov av utvecklingsinsatser: Enligt i reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi b edömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndsnivå. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. I de årliga rapporterna över intern kontroll bör samtliga nämnder redovisa vidtagna åtgärder samt vid behov ytterligare åtgärdsförslag. Den kommunövergripande internkontrollgruppen bör bestå av representanter för samtliga nämnder. 1 av 14

i. Inledning Utifrån den riskbedömning som revisorerna har gjort har man kommit fram till att en granskning ska genomföras av styrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Ett systematiserat arbete med intern kontroll som bygger på väl genomförda riskbedömningar är en förutsättning för nämndernas ansvar när det gäller intern kontroll. Brister i den interna kontrollen kan få förödande effekter, både ekonomiska och förtroendemässiga. Att ha ett ändamålsenligt arbetssätt med intern kontroll är därför väsentligt. Arbetet med intern kontroll består av flera olika steg och inleds med en systematisk kartläggning av de risker som finns i verksamheten. Efter att ha valt de områden som ska kontrolleras beslutas vilka kontrollaktiviteter som ska finnas. Kontrollerna genomförs och ska sedan återrapporteras samt åtgärdas. Det är först efter det att åtgärder gjorts och kommunicerats som kedjan är fullbordad. För några år sedan infördes ett systematiskt internkontrollarbete och nämnder samt styrelsen har därefter tagit fram och årligen rapporterat internkontrollplaner. Syftet med granskningen är att säkerställa att de eventuella brister som framkommer i internkontrollrapporterna åtgärdas samt att se vilket utbyte som finns mellan de olika nämnderna och styrelsen. 1.1. Revisionsfrågor och revisionskriterier Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Granskningen tar sin utgångspunkt i tre revisionskriterier: Kommunallagen D Reglemente för intern kontroll (antaget av kommunfullmäktige 2005-12-19) Respektive nämnds/styrelsens internkontrollplan. 1.2. Metod Genomgång samt granskning av policydokument, rutinbeskrivningar och protokoll. Intervjuer med ansvariga tjänstemän. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de intervjuade. 2 av 14

1.2.1. Avgränsning De kommunala bolagen ingår inte i granskningen. 3 av 14

2. Granskningsiakttagelser Kommunen har sedan några år tillbaka arbetat systematiskt med intern kontroll och styrelsen samt flertalet nämnder har tagit fram och årligen rapporterat internkontrollplaner. 2.1. Styrdokument Reglemente för intern kontroll har ett reglemente för intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige den 19 december 2005. I reglementets 1 stadgas: Intern kontroll består av organisation och rutiner som gör att redovisningen blir riktig och fullständig resurser används på rätt sätt Syftet med den interna kontrollen är att säkra effektivitet och att undgå allvarliga fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa metoder och rutiner som syftar till att: öka effektiviteten inom förvaltningen förhindra att kommunen drabbas av förluster tillföljd av fel eller brott och andra oegentlig heter säkra kommunens tillgångar säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagiia beslut säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning skydda politiker och personal mot oberättigade misstankar om oegentlig heter En grundläggande princip är att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. En förutsättning är spridning mellan personerna d.v.s. att kontroll inte till sin helhet utförs av samma person. Den som kontrollerar bör helst vara överordnad den som kontrollen avser för att inte hamna i beroendeställning. Den bör också vara väl insatt i den verksamhet som skall kontrolleras. I reglementet återfinns även paragrafer som reglerar ansvar och organisation när det gäller kommunens internkontrollarbete. 4 av 14

Kommunstyrelsens övergripande ansvar understryks i reglementet. I 2 anges följande: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll (Kommunallagen 6 kap. 7 ). I detta ligger ett ansvar för intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Riskbedömningar En riskbedömning syftar till att identifiera var verksamhetens risker finns. Analysen bör ta hänsyn till både externa och interna risker. Ny lagstiftning eller organisations- och personalförändringar kan exempelvis medföra att verksamhetens risker förändras från ett år till ett annat. I reglementets 7 anges: Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnderna skall som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar (årsanalys) för sin verksamhet. Den kommunövergripande internkontrollgruppen, som består av representanter från de olika förvaltningarna, har samtalat kring den riskanalys som ligger till grund för de gemensamma kontrollmomenten i kommunstyrelsens och nämndernas internkontrollplaner. Samtalen har inte dokumenterats. Kommunstyrelsen genomförde en dokumenterad riskanalys och riskbedömning under hösten 2011. Riskbedömningen från 2011 har sedan legat till grund för arbetet med intern kontroll under perioden 2012-2013. Bedömningen har under perioden 2012-2013 kompletterats med risker som identifierats i det dagliga arbetet. Flertalet nämnder har inte genomfört årliga och dokumenterade riskbedömningar under perioden 2012-2013, se tabell 1 nedan. De intervjuade anger i några fall att en dokumenterad riskbedömning legat till grund för internkontrollarbetet under två eller flera år. Andra nämnder har inte genomfört några dokumenterade riskbedömningar alls under perioden. Enligt intervjusvaren bygger riskbedömningarna främst på diskussioner och kännedom om den egna verksamheten. Dokumenterade underlag till analyserna/bedömningarna används inte i någon större utsträckning. Några av de intervjuade anförde att aktuella fall där oegentligheter upptäcks i andra kommuner har diskuterats. Samtalen har kretsat kring om en liknande händelse skulle kunna Falköpinqs kommun 5 av 14

inträffa i och vilka förebyggande insatser som återfinns i den egna organisationen. TABELL i. Genomförda och dokumenterade riskanalyser 2012-2014 NÄMND RISKANALYS RISKANALYS RISKANALYS 2012 2013 2014 Kommunstyrelsen NEJ 1 NEJ NEJ Barn- och ARBETE PÅGÅR utbildningsnämnden Byggnadsnämnden NEJ NEJ NEJ Kompetens- och NEJ 2 NEJ3 arbetslivsnämnden Kultur- och UTKAST fritidsnämnden Räddningsnämnden NEJ NEJ ARBETE PÅGÅR Socialnämnden NEJ Tekniska nämnden 4 UTKAST Internkontrollplaner Ett sätt att motverka och minimera de risker som identifierats i riskbedömningen är att utforma kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna sammanställs i en internkontrollplan. I reglementets 8 anges: Intern kontrollplan Nämnderna skall varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Kommunstyrelsen samt nästan alla nämnder har utformat dokumenterade internkontrollplaner under perioden 2012-2013, se tabell 2 nedan. Några av nämnderna är ännu inte färdiga med internkontrollplanerna för 2014. Några av nämnderna har förtydligat internkontrollplanernas kontrollmoment genom att utarbeta kontrollinstruktioner som mer ingående beskriver hur den aktuella rutinen ska granskas. Nämndernas internkontrollplaner innefattar dels gemensamma och kommunövergripande kontrollåtgärder dels förvaltningsspecifika kontrollåtgärder. Internkontrollplanerna anger vilken rutin som ska granskas, kontrollmoment, kontrollernas frekvens och metod. Av internkontrollplanerna framgår även till vem och hur informationen ska rapporteras. Nämndernas internkontrollplaner riktar främst fokus mot ekonomi, personal och administrativa rutiner. 1 Kommunstyrelsen genomförde en riskanalys hösten 2011. 2 Riskanalysen genomfördes i april. 3 Utgick från riskanalysen 2012. 4 Revidering av riskanalys 2012. 6 av 14

En del av kontrollåtgärderna/kontrollmomenten återkommer i nämndernas interkontrollplaner under flera år. Enligt intervjusvaren har kontrollåtgärderna fått vara kvar om risken kvarstår eller om en ytterligare uppföljning bör genomföras för att se att vidtagna åtgärder fått önskad effekt. Uppföljningen av kontrollmomenten har, enligt intervjusvaren, exempelvis resulterat i nya policydokument, förändrade rutiner och riktade utbildningsinsatser. Enligt i reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Inom kompetens- och arbetslivsförvaltningen utses en internkontrollgrupp med ansvar för att genomföra de kontrollmoment som återfinns i internkontrollplanen. Fyra personer var vid granskningstillfället med i förvaltningens interna kontrollgrupp. Varje år byts två personer i gruppen ut mot nya representanter. Enligt intervjusvaren presenteras ett förslag till årets internkontrollplan för nämnden i början av året. Vanligtvis presenteras även riskbedömningen vid samma tillfälle. TABELL 2. Internkontrollplaner 2012-2014 NÄMND INTERN INTERN INTERN KONTROLLPLAN KONTROLLPLAN KONTROLLPLAN 2012 2013 2014 Kommunstyrelsen Barn- och KLAR I MARS utbildningsnämnden Byggnadsnämnden NEJ UTKAST Kompetens- och 5 arbetslivsnämnden Kultur- och UTKAST fritidsnämnden Räddningsnämnden KLAR I FEBRUARI Socialnämnden NEJ INTE KLAR Tekniska nämnden UTKAST 5 Två internkontrollplaner under året. Uppdatering efter genomförd riskanalys i april. 7 av 14

Rapporter över intern kontroll De genomförda kontrollerna ska följas upp och rapporteras till nämnden, kommunstyrelsen och de förtroendevalda revisorerna. Enligt 3 i reglementet ska nämnden i samband med upprättandet av årsredovisningen, rapportera under året konstaterade fel och brister vid uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Av 10 framgår att rapportering samtidigt ska ske till kommunens revisorer. Enligt 11 ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs se till att sådana kommer till stånd. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder utom byggnadsnämnden har upprättat uppföljningsrapporter över intern kontroll 2012, se tabell 3 nedan. Alla nämnder utom byggnadsnämnden och räddningsnämnden var vid granskningstidpunkten även klara med rapporterna över intern kontroll 2013. 6 Kommunstyrelsen författar årligen en helhetsutvärdering för internkontrollen. Helhetsutvärderingen för 2013 var ännu inte färdigställd vid granskningstidpunkten. I u tvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll 2012 konstateras att har ett ändamålsenligt system för intern kontroll. Kommunens revisorer har under perioden 2012-2013 inte fått del av samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. 6 Vi har tagit del av räddningsnämndens rapport över intern kontroll 2013 i en utkastversion. 8 av 14

TABELL 3. Rapport över intern kontroll 2012-2013. KLAR FEBRUARI 8 UTKAST 2.1.1. Analys och bedömning Enligt 1 reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Enligt vår bedömning skulle ansvarfördelningen, organiseringen och dokumentationen av internkontrollarbetet tydligöras om kommunstyrelsen upprättande förvaltningsövergripande anvisningar och regler. I kommunstyrelsens förvaltningsövergripande anvisningar kan det exempelvis tydligöras hur, när och med vilket intervall rapporteringen till nämnden bör ske. I dokumentet kan det förslagsvis även finnas en vägledning kring det praktiska arbetet med att genomföra kontrollerna, hur rapporteringen ska ske till revisorerna, samt mallar för riskbedömning, internkontrollplan och uppföljningsrapport. För att vidareutveckla arbetet med riskbedömningarna och kontrollmoment kan anvisningarna även inkludera metodtips. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi bedömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndsnivå. I nuläget adresserar riskbedömningarna främst risker relaterade till ekonomi, personal och 7 Enligt sammanträdesprotokoll 2013-06-19 113 har byggnadsnämnden genomfört löpande internkontroll under året. Arbetet med den interna kontrollen samt uppföljning har förmedlats till nämnden, dock har ingen fullständig rapport över intern kontroll upprättats. 8 Delrapportering har skett under 2013 men rapporten över intern kontroll 2013 är inte färdigställd. 9 av 14

administration. En möjlighet är att förfina riskbedömningarnas mångsidighet genom att använda olika typer av underlag till riskbedömningarna. Samtliga nämnder upprättade interkontrollplaner under 2013. En utvecklingsmöjlighet är att i större utsträckning även innefatta kontrollmoment som inte riktar fokus mot ekonomi, personal eller administrativa rutiner. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Enligt 11 ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs se till att sådana kommer till stånd. Kommunstyrelsens helhetsutvärdering för 2012 är kortfattad och innefattar inte en komplett sammanställning över de brister som identifieras i kommunstyrelsens samt nämndernas rapporter över intern kontroll 2012. Helhetsutvärderingen skulle bli tydligare om en sammanställd åtgärdslista inkluderas i framställningen. En sammanställd åtgärdslista torde även underlätta kommunstyrelsens kontroll av att de redovisade åtgärdsförslagen faktiskt kommer till stånd. Samtliga nämnder utom byggnadsnämnden har upprättat uppföljningsrapporter över intern kontroll 2012. Alla nämnderna är ännu inte klara med uppföljningsrapporten över intern kontroll 2013. Granskningsiakttagelserna visar att uppföljningsrapporterna inte är enhetligt utformade. Kom mun styr els en bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. 10 av 14

2.2. Åtgärder I nämndernas uppföljningsrapporter över intern kontroll 2013 återfinns det i s tor utsträckning beskrivningar av planerade uppföljningar, förändringar samt åtgärder. Förekomsten av åtgärdsförslag och beskrivningar av vidtagna åtgärder varierar dock mellan de olika nämnderna, se tabell 4 nedan. Kontrollmoment där brister identifierades 2012 återkommer i många fall även i nämndernas internkontrollplaner 2013. Enligt intervjusvaren har kontrollåtgärderna fått vara kvar om risken kvarstår eller om en ytterligare uppföljning bör genomföras för att se att vidtagna åtgärder fått önskad effekt. Ett exempel på ett kontrollmoment som återkommit är representation. TABELL 4. Åtgärder i rapport över intern kontroll 2013. NÄMND UPPFÖLJNING 2013 Kommunstyrelsen Barn- och DELVIS? utbildningsnä mnden Byggnadsnämnden RAPPORTEN KLAR I FEBRUARI Kompetens- och arbetslivsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Räddningsnämnden DELVIS 10 Socialnämnden DELVIS 11 Tekniska nämnden 2.2.1. Analys och bedömning Flertalet nämnder redovisar åtgärdsförslag i rapporten över intern kontroll 2013 för de kontrollmoment där brister identifierats. Kommunstyrelsen bör dock säkerställa att samtliga nämnder tydligt redovisar genomförda åtgärder/åtgärdsförslag i rapporterna. Att genomförda åtgärder/åtgärdersförslag tydligt ska framgå av uppföljningsrapporterna kan förslagsvis regleras i kommunstyrelsens förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Eventuellt kan tillämpningen av en enhetlig mall för uppföljningsrapporterna underlätta och effektivisera arbetet. 9 Åtgärdsförslag saknas under några granskningsområden där brister identifierats. 10 Redovisningen av genomförda kontroller är mycket kortfattad. Åtgärdsförslag nämnd under några granskningsområden där brister har identifierats. 11 Åtgärdsförslag nämns under några granskningsområden men saknas i stor utsträckning. 11 av 14

2.3. Erfarenhetsutbyten För att möjliggöra erfarenhetsutbyten har en kommunövergripande internkontrollgrupp formerats. Enligt utvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll har gruppen haft fyra sammanträden under 2012. Under 2012 arbetade gruppen med de gemensamma kontrollerna avseende e-post, diarieföring och kunskap om personuppgiftslagen. Enligt framställningen kommer arbetet att vidareutvecklas under 2013. Tanken är att den kommunövergripande internkontrollgruppen ska bestå av representanter från samtliga förvaltningar. Enligt intervjusvaren finns det förvaltningar vars representanter inte deltar regelbundet i den kommunövergripande internkontrollgruppen. Under 2012-2013 har stadsbyggnadskontoret/byggnadsnämnden inte haft någon representant i den kommunövergripande internkontrollgruppen eftersom stadsbyggnadskontoret/ byggnadsnämnden inte fått någon kallelse. Slutsatserna från kommunstyrelsens helhetsutvärdering förmedlas till den kommunövergripande internkontrollgruppen. Informationen förmedlas därefter vidare till nämnderna samt verksamheterna. De intervjuade som ingår i den kommunövergripande internkontrollgruppen framhåller att gruppens möten bidrar till en positiv utveckling av kommunens internkontrollarbete. Den kommunövergripande internkontrollgruppen har enligt de intervjuade resulterat i erfarenhets- och kunskapsutbyten som fått spridning även till andra nätverk och kommuner. Vidare framkommer i intervjuerna att det även i andra sammanhang diskuteras internkontrollfrågor som exempelvis e-faktureringsgruppen samt i nätverket för ekonomer inom skola/utbildning i Skaraborg. 2.3.1. Analys och bedömning Att en kommunövergripande internkontrollgrupp formerats skapar goda förutsättningar för erfarenhetsutbyten mellan kommunstyrelsen, nämnderna och förvaltningarna. Gruppen bör dock även bestå av en representant för byggnadsnämnden. 12 av 14

3. Svar på revisionsfrågan Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. 13 av 14

Falköping 27 februari 2014 Elisabeth Björk Projektledare Hans Axelsson Uppdragsledare 14 av 14