Botkyrka kommuns ärendehandbok
Vi ska handlägga och dokumentera ärenden på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Genom ett enhetligt arbetssätt med stöd av modern teknik utnyttjar vi kommunens resurser effektivt. Nämndhandlingar ska vara enkla att förstå, följa och ta del av för kommunens invånare, förtroendevalda, anställda och andra. De förtroendevalda behöver tydliga och väldisponerade beslutsunderlag för att kunna fatta beslut. En korrekt ärendeoch dokumenthantering är avgörande för rättssäkerheten och demokratin. Ett stöd i arbetet med nämndärenden Ärendehandboken innehåller övergripande regler och rutiner för hur vi bereder beslutsärenden till våra nämnder och utformar dokument i Botkyrka kommun. Ärendehandboken ska ligga till grund för det nämndadministrativa arbetet. Den behandlar beslutsunderlag, tjänsteskrivelser till nämnd, remissvar, kallelser, föredragningslistor och protokoll. Ärendehandboken ersätter tidigare rutinbeskrivningar på området. Varje ärende ingår i ett flöde eller en process som börjar med att en handling kommer in till eller upprättas inom någon av kommunens förvaltningar och avslutas med att ärendet arkiveras. Ärendehandboken beskriver hela flödet, men tonvikten ligger på ärendeberedning och nämndhantering. Handboken riktar sig till dig som använder den praktiskt i ditt arbete och till dig som av någon annan anledning behöver eller vill känna till våra riktlinjer och rutiner. Du kan vara registrator, handläggare, nämndsekreterare, chef eller förtroendevald. Ärendehandboken finns i en tryckt upplaga, i vår e-support och på vårt intranät. Där finns också skrivregler och rekommendationer för den språkliga formen. Genom att använda skrivreglerna och ärendehandboken kan vi nå en hög kvalitet i vår ärendeberedning. Vi har också utarbetat en Arkivhandbok. Läs den och använd den som stöd i det dagliga arbetet med uppgifter, information och handlingar. Ett levande dokument Kommunledningsförvaltningen har utarbetat handboken och ansvarar för att den är aktuell. Om du vill föreslå ändringar eller kompletteringar ska du mejla dina förslag till kommunledningsförvaltningens registratorsbrevlåda klf@botkyrka.se. Skriv Ärendehandbok i ämnesraden. Ansvar Förvaltningschefer och nämndordföranden ansvarar för att ärendehandboken följs. Nämndsekreterarna kan skicka tillbaka beslutsunderlag till handläggarna för åtgärd om underlagen inte följer handbokens regler, rutiner och dokumentmallar. Kommunstyrelsen fastställde ärendehandboken i juni 2009. 3
Innehåll Så här andvänder du handboken... 7 Definitioner och ordförklaringar... 8 1. Vad är ett ärende?... 10 2. Allmänna handlingar... 11 Postöppning och registrering... 11 3. Beredning... 14 Registrera ett ärende och alla relevanta dokument som hör till ärendet... 14 Gör en tidsplan och utred ärendet... 14 Beslutsunderlag... 15 Vad ska stå under de olika rubrikerna?... 17 Bilaga... 20 Handläggarens ansvar... 21 Vad gäller vid myndighetsutövning?... 21 4. Yttranden svar på remisser... 22 Allmänt om yttranden... 22 Vad ska stå under de olika rubrikerna?... 22 Så handlägger vi motioner... 24 Så handlägger vi medborgarförslag... 25 Så handlägger vi remisser... 27 5. Kallelser, föredragningslistor och protokoll... 29 Kallelser och föredragningslistor... 29 Protokoll... 31 Vad ska stå under de olika rubrikerna?... 32 Bilagor till protokollet... 36 Justering... 37 6. Anslå protokollet och expediera eller underrätta om besluten... 38 Expediera besluten... 38 Underrätta om beslut vid myndighetsutövning... 39 4
7. Delegeringsbeslut... 41 8. Avsluta, rensa och arkivera ärenden... 43 Avsluta ärenden... 43 Rensa akter... 43 Arkivera... 43 9. Elektronisk förvaltning... 44 Publicera dokument... 45 System och rutiner för beredning och administration av ärenden... 46 Vid frågor... 47 Lästips... 47 Bilagor med exempel... 49 5
6
Så här använder du handboken Först i handboken hittar du definitioner och ordförklaringar. Kapitel 1 definierar vad som är ett ärende. I kapitel 2 8 hittar du regler och rutiner för ärendehantering: Du får information om allmänna handlingar, postöppning, registrering, beredning, tjänsteskrivelser, interna och externa yttranden, motioner, medborgarförslag, protokoll, delegeringsbeslut, expediering och arkivering. I kapitel 9 får du kortfattad information om hur den elektroniska förvaltningen kan påverka ärendehanteringen: Vad gäller angående undertecknande av handlingar? Vilka dokument ska publiceras på webben? Vad ska vi tänka på i fråga om personuppgifter och sekretesskyddade uppgifter? Här informerar vi också kort om manualerna till kommunens dokumentoch ärendehanteringssystem LEX-system elektronisk förvaltning (LEX). Sist i handboken hittar du en förteckning över litteratur, lagar och andra lästips. Därefter kommer olika textexempel som bilagor. Grafiska markeringar I dessa rutor visar vi exempel på bra skrivsätt och formuleringar. I dessa rutor visar vi exempel på skrivsätt och formuleringar som du bör undvika. Den här symbolen använder vi ibland för att informera om vem som gör vad och när.! Den här symbolen uppmärksammar dig på något som är särskilt viktigt att tänka på i sammanhanget. 7
Definitioner och ordförklaringar Avslå Om den sista beslutande instansen inte tänker genomföra förslaget avslår instansen förslaget. Avstyrka Om en remissinstans avråder från att genomföra ett förslag avstyrker instansen förslaget. Beredning Arbete med ett ärende inför beslut; normalt utredning, granskning, analys och utarbetande av förslag. Beredningstvång Ett ärende i fullmäktige ska med vissa undantag vara berett av kommunstyrelsen och av den nämnd vars verksamhetsområde berörs av frågan. Besvärshänvisning Information till berörd part (enskild eller juridisk person) om hur man överklagar ett beslut. Bifalla Säga ja till. Delegationsärende Ärende där en tjänsteman eller politiker (delegat) har i uppdrag att fatta beslut i en nämnds namn. Beslutsrätten är alltså delegerad. Dokumentbeskrivning Dokumentbeskrivningen är dokumentets rubrik och ska kort och koncist beskriva dokumentets huvudsakliga innehåll. Beskrivningen får inte innehålla personuppgifter. Det finns riktlinjer för dokumentbeskrivningar. Enskild (som i uttrycket myndighetsutövning mot enskild ). Med enskild avses här privatperson eller företag (näringsidkare). Expediera Göra i ordning och skicka till exempel ett beslut till berörda parter, som en kommuninvånare, en annan nämnd (förvaltning) eller ett externt organ. Formkrav Förutsättningar som måste infrias för att rättsligt giltiga fordringar och förpliktelser ska kunna uppkomma. Det kan vara legala formkrav, det vill säga krav enligt lag eller avtalad skriftform, det vill säga krav som parterna i ett avtalsförhållande kommer överens om. Föredragningslista Lista över ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde (även dagordning). Förvaltningsremiss Remissförfarande där samtliga kommunens förvaltningar är remissinstanser. Handling Bärare av information, till exempel skrivelser, e-post, sms, kartor, dvd, bilder. Handläggare Tjänsteman som arbetar med ärenden, skriver tjänsteskrivelser och så vidare. Kallelse Uppmaning till förtroendevalda att komma till ett möte. Kontrasignera Underteckna vid sidan av en annan person för att styrka att innehållet i dokumentet är korrekt. Kungörelse Enligt kommunallagen är det obligatoriskt att kungöra (tillkännage eller informera om) kommunfullmäktiges sammanträden på ett visst sätt. Medborgarförslag Förslag från någon som är folkbokförd i kommunen. Motion Förslag från en ledamot i fullmäktige. Myndighet Varje nämnd är en självständig myndighet. Nämndremiss Remissförfarande där samtliga kommunens nämnder är remissinstanser. Nämndsekreterare Sekreterare som ansvarar för en nämnd. I kommunen har vi också utskotts-, berednings-, kommittéoch rådssekreterare. När vi talar om nämndsekreterare i handboken menar vi normalt samtliga sekreterare. Omröstningsordning Detsamma som voteringsproposition. Det vill säga nämndens eller fullmäktiges beslut om hur man ska rösta för att stödja ett visst förslag vid en votering. 8
Ordförandeberedning Förberedande möte där ordföranden tillsammans med förvaltningschef eller enhetschef och nämndsekreterare går igenom ärenden inför nämndbehandling. Propositionsordning Nämndens eller fullmäktiges beslut om i vilken ordning nämnden eller fullmäktige ska ta ställning till olika förslag. Remiss Ett sätt att få synpunkter i ett ärende. Kommunstyrelsen kan till exempel genom ett remissförfarande be en viss nämnd att lämna synpunkter (yttra sig) i en fråga. Vanliga remissorgan i kommunen, utöver berörda nämnder, är kommunens råd, ungdomsfullmäktige, kommunala bolag och föreningar. Departement och andra organ kan be kommunen att yttra sig i till exempel lagstiftningsärenden. Remissvar En nämnd svarar på remissen genom att yttra sig. Yttrandet är remissvaret. Remissinstans Ett organ som yttrar sig i en fråga, till exempel en förvaltning som yttrar sig till kommunstyrelsen eller kommunen som yttrar sig till ett departement. Ställa proposition Ordförandens fråga när beslut ska fattas, till exempel Beslutar nämnden i enlighet med ordförandens förslag? Tillstyrka Om en remissinstans tycker att ett förslag ska genomföras tillstyrker instansen förslaget. Tjänsteskrivelse till nämnd Förvaltningens sakkunniga uttalande som är underlag inför den politiska behandlingen i nämnden. Nämnden kan inte ändra i en tjänsteskrivelse. Yttrande Ett ställningstagande (remissvar) från någon annan än den som fattar beslutet. Verkställighet Det faktiska genomförandet av ett beslut. En fråga där det i princip inte finns någon självständig beslutanderätt eller utrymme för självständiga bedömningar. Återremiss Den beslutande instansen överlämnar ärendet för ytterligare beredning till den instans som lagt förslaget. Ärendemening Ärendemeningen är ärendets rubrik och ska kort och koncist beskriva ärendets huvudsakliga innehåll, det vill säga vad ärendet handlar om. Den får inte innehålla personuppgifter. Det finns riktlinjer för ärendemeningar. 9
1. Vad är ett ärende? I kommunen arbetar vi varje år med ett stort antal ärenden. Det handlar om ärenden som återkommer årligen som till exempel ettårsplanen, flerårsplanen, delårsrapporterna och årsredovisningen. Det handlar också om ärenden som väcks på olika sätt genom till exempel motioner, medborgarförslag och framställningar från nämnder. De flesta ärenden initieras genom att någon ansöker om någonting; till exempel bygglov, barnomsorg eller tillstånd av olika slag. Men många ärenden initieras också av kommunstyrelsen eller nämnderna eller genom framställningar från andra myndigheter. Ett ärende kan vara till exempel en utredning och ett beslut om att genomföra ett medborgarförslag om bättre belysning på kommunens gång- och cykelvägar. Det faktiska genomförandet av beslutet är inte ett ärende. Genomförandet innebär istället att beslutet verkställs. Att utarbeta ett förslag till informationssäkerhetspolicy är också ett ärende. Men själva tillämpningen av innehållet i informationssäkerhetspolicyn är inte ett ärende. Att någon kontaktar kommunen och beställer en nybyggnadskarta innebär inte att ett ärende väcks. Även om ett ärende ofta börjar med en skrivelse i någon form kan ärenden också börja med ett telefonsamtal i de fallen måste den handläggare som tar emot telefonsamtalet göra en tjänsteanteckning i vissa fall kan till och med den som kontaktar kommunen vara anonym, till exempel vid anmälan om olovlig ombyggnation. Ett ärende består i princip av tre faser: 1. beredning 2. beslut 3. verkställighet. Så här kan en mer detaljerad beskrivning av de olika faserna se ut: 1. En handling kommer in till kommunen 3. En handläggare bereder ärendet 5. Beslutet expedieras och verkställs 7. Registrator avslutar ärendet 2. Registratorn diarieför handlingen ett ärende 4. En nämnd eller en tjänsteman fattar beslut 6. Den som handlagt ärendet rensar akten När vi bereder ärenden måste vi ta hänsyn till en rad lagar. I kommunövergripande frågor handlar det i huvudsak om kommunallagen och förvaltningslagen. Inom mer specifika områden handlar det till exempel om skollagen, socialtjänstlagen och miljöbalken. För samtliga ärenden oavsett vad de handlar om måste vi ta hänsyn till tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingars offentlighet, offentlighets- och sekretesslagens regler med förbud om att lämna ut allmänna handlingar, personuppgiftslagens regler om skydd för människors personliga integritet och arkivlagens regler om arkivvård och gallring. För att säkerställa att lika ärenden behandlas lika finns det dessutom ofta riktlinjer och policys för hur olika ärenden ska behandlas. Allt detta måste vi beakta när vi bereder ärenden. 10
2. Allmänna handlingar En handling är allmän om den har kommit in till, upprättats av eller expedierats från en myndighet. Tryckfrihetsförordningen handlar om allmänna handlingar och medborgarnas rätt att ta del av sådana: Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. I offentlighets- och sekretesslagen finns bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. Enligt huvudregeln ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål: Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra fjärde styckena. Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Postöppning och registrering Allmänna handlingar ska hanteras skyndsamt. Om en allmän handling ska diarieföras måste det ske snarast, senast inom en dag från att handlingen kom behörig företrädare för kommunen tillhanda. All inkommande post (till exempel traditionell post, e-post, fax) ska därför öppnas och läsas utan dröjsmål. Det innebär normalt samma dag eller senast dagen efter att den kom in till myndigheten. Tjänstemän och förtroendevalda öppnar post som är direktadresserad till dem. Registratorn öppnar post som inte är direkt ställd till någon tjänsteman eller förtroendevald. Registratorn öppnar även post ställd till en tjänsteman eller en förtroendevald om de har lämnat fullmakt till registratorn att öppna sådan post. Tjänstemän och förtroendevalda ska överlämna post som ska registreras i ett nytt ärende till registratorn. Även post som hör till ett avslutat ärende ska lämnas över till registratorn. Fullmakt att öppna post Tjänstemän och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakter som innebär att registratorn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Anställda ska få information om frågan om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroendevalda i första hand ledamöter av presidier ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter. 11
Hantering av e-post vid frånvaro Om du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du dela ut din inkorg till en vidtalad kollega som ansvarar för att vid behov se till e-post som ska registreras också blir registrerad. Om du planerar frånvaro ska du dessutom alltid aktivera frånvarohanteraren i Outlook. Lämna besked om tidpunkten när du åter är i tjänst.! Det är inte tillräckligt att bara aktivera frånvaromeddelandet.! Du får inte lämna ut ditt lösenord till någon. Adressering handläggning Innehållet i inte adresseringen av handlingen avgör vilken instans som ska handlägga ärendet. Om en skrivelse till exempel är adresserad till nämnden men uppenbarligen rör en verkställighetsfråga, ska förvaltningen handlägga frågan. Lagring och gallring av handlingar Varje nämnd har en dokumenthanteringsplan. Av planen framgår vilka handlingar som ska gallras, när det ska ske och hur handlingarna ska lagras fram till gallringen. Vissa handlingar får gallras direkt när de kommer in till kommunen. Läs mer om gallring i Arkivhandboken. Syfte med registrering Syftet med registrering är att hålla ordning på handlingar och övrig information. Allmänna handlingar som är hemliga måste diarieföras enligt offentlighets- och sekretesslagen med undantag för handlingar inom hälso- och sjukvården (patientjournaler) samt handlingar i socialtjänstens personakter. När ska registrering ske? Allmänna handlingar ska registreras samma dag eller senast dagen efter att de upprättats, kommit in eller expedierats. Beslut av nämnd ska registreras snarast efter protokollets justering. Hur ska registrering ske? Om en handling ska registreras ska följande uppgifter finnas i diariet enligt offentlighetsoch sekretesslagen: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Uppgifterna i diariet är offentliga. Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess ska registreras på ett sådant sätt att dessa uppgifter inte avslöjas. Diariet och andra motsvarande register ska kunna användas för att söka ärenden och handlingar under lång tid framåt, i vissa fall så långt som under århundraden.! Var noggrann med hur du namnger ärenden och dokument vid registrering. Följ våra riktlinjer! Se bilaga 1. För riktlinjer om hur vi namnger ärenden, se Arkivhandboken. 12
Ärendemeningen är ärendets rubrik och ska täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska kort och koncist beskriva vad ärendet handlar om. Ärendemeningen följer ärendet och ser likadan ut i föredragningslistan, ordförandeförslaget och protokollet. Den kan ofta, men inte alltid, också fungera som rubrik på tjänsteskrivelser i ärendet. Gör en avvägning mellan ärendemeningens längd och innehåll. Registrera inte slentrianmässigt handlingens rubrik som ärendemening. Dokumentbeskrivningen är dokumentets rubrik. Den ska vara kort och koncis och täcka dokumentets huvudsakliga innehåll. Ärendemeningar och dokumentbeskrivningar får aldrig innehålla känsliga personuppgifter eller uppgifter som är skyddade av sekretess. De bör inte heller innehålla harmlösa personuppgifter. Vem registrerar? Vid varje nämnd och förvaltning finns en registrator som är huvudansvarig för diarieföringen och nämndens eller förvaltningens diarium. Även lokala enheter, som skolor, förskolor, servicehus, gruppboenden, fritidsanläggningar ska ha rutiner för registrering och dokumenthantering. De ska också ha en tjänsteman som ansvarar för att allmänna handlingar hålls ordnande. Huvudregeln är att registratorn registrerar nya ärenden och inkomna handlingar i pågående ärenden. Handläggare registrerar handlingar som de upprättar i sina ärenden och e-post som ska registreras i ärenden där de är handläggare. Registratorn ansvarar för att ärendemeningar följer riktlinjerna. Handläggaren ansvarar för att dokumentbeskrivningar följer riktlinjerna. Övrigt Läs mer om diarieföring, allmänna handlingar, offentlighetsprincipen med mera i Arkivhandboken. Kontakta registratorn på din förvaltning om du har frågor. 13
3. Beredning I det här kapitlet beskriver vi hur ärenden förbereds för beslut och hur tjänsteskrivelser ska utformas. Informationen riktar sig främst till handläggare av ärenden. Enligt kommunallagen ska ett ärende som ska behandlas i fullmäktige med vissa undantag vara berett av kommunstyrelsen och av den nämnd vars verksamhetsområde berörs av frågan. Kommunallagen saknar regler om beredningstvång för nämnder. Sådana regler kan däremot finnas i nämndernas reglementen och i speciallagstiftning. Kontrollera vad som gäller för din nämnd!! Ju bättre ett ärende är berett, desto bättre beslutsunderlag får nämnden. Registrera ett ärende och alla relevanta dokument som hör till ärendet Inled alltid med att be registratorn registrera ditt ärende. Samråd med registratorn eller nämndsekreteraren om lämplig ärendemening. Alla relevanta dokument ska registreras i ärendet efterhand som de kommer in eller upprättas. Spara arbetsmaterial i form av tjänsteskrivelser och utredningar i ärendet och registrera dokumenten när de är färdigställda. Om ett dokument aldrig övergår från att vara arbetsmaterial till att vara ett upprättat dokument eller om dokumentet saknar relevans för ärendets förståelse tar du bort dokumentet. Handläggaren registrerar handlingar som han/hon upprättar i ärendet som rapporter, tjänsteskrivelser, PM, tjänsteanteckningar. Handläggaren registrerar också handlingar av betydelse som kommer in till handläggarens e-postadress och handlingar som upprättats av till exempel en extern konsult på handläggarens uppdrag. Registratorn registrerar handlingar som kommer in till förvaltningen. Gör en tidsplan och utred ärendet Gör en tidsplan. Ta reda på vid vilket sammanträde nämnden ska behandla ärendet. Ärendet måste normalt vara klart tre till fyra veckor före sammanträdet. Hör med nämndsekreteraren vilka stoppdatum som gäller på din förvaltning och respektera dem. Du kanske måste kontakta andra förvaltningar, kollegor eller externa organ i ett remissförfarande. Genom att arbeta med framförhållning bidrar du till att säkerställa en hög kvalitet i ärendeberedningen. 14
Beslutsunderlag Tjänsteskrivelser till nämnd Förvaltningen utarbetar beslutsunderlag i ärenden till nämnden. Handläggaren analyserar och utreder frågorna, sammanställer uppgifter och presenterar ärendet med ett förslag till beslut. Beslutsunderlaget till nämnden består av en Tjänsteskrivelse till nämnden, med eventuella bilagor som rapporter, PM, förslag till avtal, reglementen, riktlinjer och eventuella underlag i form av ansökningar, framställningar och så vidare. Tänk på det här när du arbetar med en tjänsteskrivelse: Skriv tjänsteskrivelsen i mallen Tjänsteskrivelse till nämnd. Skriv klart och enkelt klarspråk. Utgå från de tio skrivråden i Botkyrka kommuns skrivregler. Tänk på läsaren begränsa och koncentrera informationen. Skriv förslaget till beslut i hela meningar, inte i att-satser, och numrera beslutsmeningarna om beslutet består av många led. Skriv förslaget till beslut som om nämnden redan hade fattat beslutet. Skriv en kort och koncis sammanfattning. Hänvisa aldrig till bilagor i sammanfattningen. Undvik om möjligt att skriva personnamn på privatpersoner i tjänsteskrivelsen. Ange till vem beslutet ska expedieras och om laga kraft ska begäras. Korrekturläs tjänsteskrivelsen och använd rättstavningsprogrammet i Word. Stäm av innehållet i tjänsteskrivelsen och eventuella bilagor med förvaltningschefen innan du anmäler tjänsteskrivelsen och övriga handlingar till sammanträdet. Skriv ditt namn under rubriken Referens och förvaltningschefens och ansvarig chefs namn och titel längst ner. Ansvarig chef kan till exempel vara din närmaste chef, en enhetschef eller du själv om du utarbetat en tjänsteskrivelse inom ditt ansvarsområde som processägare. Vi undertecknar inte våra tjänsteskrivelser. Som handläggare ansvarar du för att innehållet är avstämt och godkänt av berörda chefer. Registrera den slutliga versionen av tjänsteskrivelsen och eventuella bilagor när du är säker på att inga ytterligare ändringar ska göras. Diskutera gärna med nämndsekreteraren vilket underlag nämnden bör ha. Anmäl den registrerade tjänsteskrivelsen, eventuella bilagor och övrigt relevant underlag, före stoppdatum, till det sammanträde där ärendet ska behandlas. I bilaga 2 finns ett exempel på en tjänsteskrivelse. Samlad bedömning Om flera instanser har yttrat sig eller på annat sätt varit del i ett ärende, till exempel vid ett remissförfarande, ska ärendet beredas och sammanfattas inför behandlingen i nämnden. Den beslutande nämndens förvaltning redovisar ärendet och remissvaren i en sammanfattning där eventuella skillnader i remissinstansernas synpunkter framgår tydligt. Därmed behöver inte de enskilda remissvaren bifogas till nämnden. Sammanfattningen är en bilaga till tjänsteskrivelsen. Tjänsteskrivelsen ska innehålla en samlad bedömning och förslag till beslut. 15
Exempel på disposition av en tjänsteskrivelse Börja alltid med att be registratorn om ett ärendenummer. När du sedan skapar dokument i ärendet får dina dokument alltid rätt diarienummer. TJÄNSTESKRIVELSE 1 [3] Kommunledningsförvaltningen 2009-10-15 Dnr KS/2007:214 Referens Ulrika Gunnarsson Mottagare Kommunstyrelsen Mottagare är alltid den nämnd som beslutar i ärendet. Information om ditt namn, din förvaltning och dokumenttyp skapas automatiskt när du använder mallen tjänsteskrivelse till nämnd. Detsamma gäller all kontaktinformation i sidfoten. Rubrik som talar om vad dokumentet handlar om Följ våra riktlinjer när du namnger dokumentet. Förslag till beslut Utforma förslaget till beslut som om nämnden redan hade fattat beslutet. Skriv fullständiga meningar och inte så kallade att-satser. Om beslutet består av flera delbeslut numrerar du dem. Gå rakt på sak! 1. Kultur- och fritidsnämnden bifaller ansökan. Sammanfattning Skriv alltid en kort sammanfattning som lyfter fram textens viktigaste budskap. Ärendet Under den här rubriken redogör du vid behov för bakgrunden till ärendet, vad som hittills har hänt, vad förvaltningen har kommit fram till och varför. Använd underrubriker om inte texten är mycket kort. Underrubrik Botk Rubrik 1 Botk Rubrik 2 Botk normal Botk Rubrik 3 NN Förvaltningschefen NN Ansvarig chef Bilagor Om det finns bilagor till tjänsteskrivelsen ska det framgå under den här rubriken. Expedieras till Här noterar du vilka som ska ha del av det beslutet, om vi ska begära bevis om laga kraft eller om beslutet måste kungöras på något särskilt sätt. Botkyrka sidfot KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Telefon vxl 08-530 610 00 Direkt 08-530 614 64 Mobil 0734-21 87 26 E-post ulrika.gunnarsson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax 08-530 614 30 Webb www.botkyrka.se 16
Vad ska stå under de olika rubrikerna? Tjänsteskrivelsens rubricering Ge alltid dokumentet en rubrik som kort och koncist beskriver vad ärendet och beslutet handlar om. Rubriken ska vara rättvisande och innehålla bra sökord. Gör en avvägning mellan rubrikens längd och innehåll. Exempel: Yttrande över motion: Inför skriftliga omdömen från årskurs 1 Svar på medborgarförslag: 30 km/h på Katrinebergsvägen i Tullinge Förvärv av förskolan Hjorten: begäran om tilläggsanslag Svar på revisionsrapport om mål- och kvalitetssystem Undvik rubriker av det här slaget: Ärende avseende/rörande/angående och så vidare Förslag till beslut avseende/rörande/angående och så vidare Förslag till beslut Tjänsteskrivelsen hör alltid till ett ärende och innehåller ett förslag till beslut. Utforma förslaget till beslut som om nämnden redan hade fattat beslutet, det vill säga ge texten samma språkliga form som i ett protokoll. Skriv fullständiga meningar och inte så kallade att-satser. Fullständiga meningar är lättare att läsa. Undvik att hänvisa till bilagor eller tjänsteskrivelser. Formulera beslutet så att det går att förstå utan att det måste läsas tillsammans med beslutsunderlaget. 1. Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att upprätta ett samrådsförslag till detaljplaneprogram för Fittja. 2. 800 000 kronor tas i anspråk ur medel till kommunstyrelsens förfogande. Om ett beslut innehåller många olika överväganden eller förslag är det i undantagsfall nödvändigt att hänvisa till en tjänsteskrivelse. Så här kan du skriva då: 1. Under år 2009 öppnas sju nya avdelningar inom förskolan. 2. Utbyggnaden ska ske på det sätt som barn- och ungdomsförvaltningen beskriver i sin tjänsteskrivelse den 12 december 2008. Genom att dels redogöra för beslutet, dels hänvisa till en viss angiven tjänsteskrivelse kan den som är intresserad fördjupa sig i detaljerna kring genomförandet genom att läsa tjänsteskrivelsen.! Tjänsteskrivelsen biläggs inte protokollet. 17
Om beslutet består av flera delbeslut numrerar du dem. Det kan till exempel se ut så här: Miljö- och hälsoskyddsnämnden förelägger A. Anderssons mekaniska verkstad följande: 1. Kemikalier ska förvaras på ett sådant sätt att det inte finns risk för att mark och vattendrag förorenas. 2. Företaget ska fortlöpande arbeta för att byta ut hälso- och miljöfarliga kemikalier mot produkter med mindre miljöpåverkan. Om beslutet bara består av en del kan det se ut så här: Föreningen Våga verka får ett bidrag på 125 000 kronor till utomhusteater sommaren 2009. I bilaga 3 finns fler exempel på beslutsmeningar som du kan använda som förebilder. Sammanfattning Skriv alltid en sammanfattning under rubriken Sammanfattning. Sammanfattningar ska generellt placeras tidigt i ett dokument. I Botkyrka kommer sammanfattningen efter beslutsförslaget eller beslutet. Tänk på det här när du skriver en sammanfattning: Skriv sammanfattningen sist, när du är klar med tjänsteskrivelsen i övrigt. Det är först då du kan göra en bra sammanfattning. Sammanfattningen ska vara kort stryk bakgrund och detaljer. Låt sammanfattningen lyfta fram textens viktigaste budskap (inte vara ett sammandrag av hela texten). Börja, som alltid, med det viktigaste först resultatet eller förslaget. Genom sammanfattningen ska läsaren snabbt kunna förstå vad ärendet handlar om. Sammanfattningen ska normalt kunna återges utan ändringar i ordförandeförslaget och protokollet. I bilagorna 2, 5, 8, 9 och 12 finns exempel på hur du kan skriva en sammanfattning. Övrig rubrik Du kan behöva lämna ytterligare information i ett ärende. Det kan handla om bakgrund eller en beskrivning av ärendet. Välj en lämplig rubrik som informerar om textens innehåll. Ärendet Om du använder rubriken Ärendet kan du här redogöra för bakgrunden till ärendet, vad som hittills har hänt, vad förvaltningen har kommit fram till och varför. Använd underrubriker om texten är lång då blir dokumentet mer lättläst. 18
Skäl för det föreslagna beslutet Du måste skriva skälen för beslutet om ärendet gäller myndighetsutövning mot en enskild. Det kan till exempel vara beslut som fattas av miljö- och hälsoskyddsnämnden eller socialnämnden. Om beslutet inte går någon part emot behöver du inte skriva några skäl. Ofta hänvisar du till en lag som grund för ett beslut som gäller myndighetsutövning mot enskilda personer. I så fall ska du förklara lagtexten och tydligt skriva varför lagen är tillämplig. Andra skäl för beslutet kan vara bindande avtal eller tidigare beslut.! Särskilda krav gäller för myndighetsutövning mot enskilda. Ärendehandboken behandlar inte de kraven uttömmande. Använd gärna rubriken Skäl för det föreslagna beslutet även i andra ärenden än myndighetsutövning. Så här kommunicerar du förslaget till beslut Under den här rubriken skriver du hur ärendet har kommunicerats med sökanden, klaganden eller annan part. I bilaga 4 finns ett exempel på hur det kan se ut. Förvaltningslagen beskriver hur ärenden ska kommuniceras. Ärenden som gäller myndighetsutövning mot någon enskild får i princip inte avgöras utan att den enskilde har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet av någon annan. Den enskilde måste också ha fått tillfälle att yttra sig om uppgiften. Du kan utesluta kommuniceringen i vissa fall, till exempel om beslutet inte går parten emot eller om uppgiften saknar betydelse. 19
Bilaga Om det finns bilagor till tjänsteskrivelsen ska det framgå under rubriken Bilaga. Bilaga 1. Protokoll från extra bolagsstämma den 20 december 2008. 2. Förslag till uppdragsavtal den 6 december 2008. Namn och underskrifter Namnen på berörd handläggare, chef och förvaltningschef ska framgå på tjänsteskrivelsen. Men för att underlätta den elektroniska hanteringen undertecknar vi inte tjänsteskrivelser till nämnd eller yttranden. Handläggaren ansvarar för att förvaltningschefen godkänt tjänsteskrivelsen innan handläggaren anmäler den till sammanträdet. Expediera beslut Sist i tjänsteskrivelsen under rubriken Expedieras till noterar handläggaren till vem beslutet ska expedieras. Överväg noga till vem beslutet ska expedieras. Ange inte slentrianmässigt instanser eller personer som inte måste få del av beslutet. Kommunens resurser ska användas effektivt och vi ska inte ägna tid åt att expediera i onödan eller för säkerhets skull. Begäran om bevis om laga kraft Ett beslut får normalt verkställas när protokollet har justerats och i de flesta fall är det inte nödvändigt att begära bevis om laga kraft eller invänta att ett beslut vunnit laga kraft. Men ibland är det lämpligt eller till och med nödvändigt att vänta med att verkställa ett beslut till dess att man är säker på att det vunnit laga kraft. Det kan till exempel gälla beslut om förvärv av fast egendom. Under rubriken Expedieras till noterar handläggaren om laga kraft ska begäras. Skriv i så fall: laga kraft. Nämndens sekreterare begär därefter bevis om laga kraft i samband med att han/hon expedierar protokollet. I vissa ärenden begär handläggaren själv bevis om laga kraft. Om det är så kan du skriva under Expedieras till: Handläggare NN för bevis om laga kraft. Kontrollera vad som gäller på din förvaltning och för dina ärenden. Bokmärken Rubrikerna Förslag till beslut och Sammanfattning innehåller bokmärken. Genom att använda rätt mall bidrar du till en effektiv nämndadministration. 20
Handläggarens ansvar Utöver vad som framgår i detta avsnitt under rubrikerna Beslutsunderlag och Tjänsteskrivelse till nämnd så ansvarar handläggaren för att tjänsteskrivelsens förslag till beslut och sammanfattning är av sådan kvalitet textmässigt att texten utan redigering kan användas i ordförandeförslag och protokoll. Handläggaren har mest kunskap om sitt ärende och vet vilka handlingar som nämnden behöver för att kunna fatta ett bra beslut. Handläggaren ska koncentrera informationen i ärendet och begränsa mängden handlingar så att nämnden får ett bra beslutsunderlag med relevant material. Pappersakten finns hos handläggaren under handläggningstiden. Handläggaren ska kontinuerligt registrera handlingar som han/hon upprättar och dessutom skriva ut ett exemplar av varje handling och lägga i akten. Handlingar ska alltså finnas både digitalt och i pappersform. Dokumenten ska hålla länge, ibland i flera hundra år. Tänk på att aldrig häfta ihop dokument som upprättats i ärendet. Undvik också gem (de kan rosta).! Tjänsteskrivelser till nämnd skapar du alltid och registrerar direkt i systemet. Övriga dokument skapar handläggare som huvudregel direkt i systemet. I undantagsfall importerar handläggaren dokument till systemet, till exempel Excelfiler och kartor.! Om ett ärende ska behandlas dels av en beredning eller ett utskott, dels av nämnden anmäler handläggaren beslutsunderlaget, det vill säga dokumenten till det första organet, det vill säga beredningen eller utskottet. Övrigt Berednings- eller utskottssekreteraren ska snarast efter att protokollet är justerat anmäla tjänsteskrivelser, protokollsutdrag och eventuella ytterligare handlingar till nämndsammanträdet. Berednings- och utskottssekreterarna måste ta hänsyn till nämndens stopptid när justeringstidpunkten bestäms. Vad gäller vid myndighetsutövning? Vid myndighetsutövning gäller särskilda regler som inte behandlas uttömmande i ärendehandboken.! Varje förvaltning måste fastställa rutiner för en korrekt hantering av ärenden som är specifika för den förvaltningen och nämnden. 21
4. Yttranden svar på remisser Det här kapitlet handlar om hur du svarar på remisser, det vill säga lämnar yttranden. Du får veta hur du skriver yttranden efter en remiss från kommunstyrelsen och yttranden till externa organ. Flera av kommunens interna remisser handlar om motioner och medborgarförslag. I kapitlet beskriver vi därför också närmare hur motioner och medborgarförslag handläggs. Allmänt om yttranden Det är i regel kommunstyrelsen eller någon annan nämnd som lämnar yttranden, men ibland lämnar även kommunfullmäktige yttranden. Det förekommer också att en förvaltning yttrar sig till en annan förvaltning. Yttranden förekommer till exempel när kommunen har fått ett lagförslag på remiss eller när kommunfullmäktige har remitterat en motion till en nämnd. Mottagaren är ofta en extern myndighet, kommunstyrelsen eller kommunledningsförvaltningen. Ibland är det självklart vilken nämnd som ska yttra sig, men ibland är det svårare att göra bedömningen. Nämndernas reglementen ger god vägledning men om inte det räcker ska förvaltningarna föra en dialog inför remitteringen. Kommunledningsförvaltningen ska också överväga om till exempel de kommunala råden, ungdomsfullmäktige, kommunala bolag med flera ska yttra sig. Om kommunstyrelsen bedömer att flera nämnder ska yttra sig gemensamt utser kommunledningsförvaltningen en nämnd som huvudansvarig. Syftet är att om nämnderna kan samarbeta i ett yttrande så förenklar och påskyndar det handläggningen. Syftet är inte att nämnderna måste vara eniga. Om nämnderna har olika uppfattning är det självklart viktigt att det kommer fram. Varje nämnd är specialist inom sitt område och nämndernas olika synvinklar är relevanta för ett bra beslutsunderlag. Vad ska stå under de olika rubrikerna? Tjänsteskrivelsens rubrik Rubriken ska kort och koncist beskriva vad yttrandet handlar om. Yttrande över motion Minska antalet barn i fritidsgrupperna Yttrande över remiss Ett uppföljningssystem till barnpolitiken (Ds 2007:9) Förslag till beslut Formulera förslaget till beslut så att det framgår om remissinstansen det vill säga nämnden, förvaltningen, kommunen och så vidare tillstyrker eller avstyrker förslaget helt eller delvis. 22
Sammanfattning Använd alltid rubriken Sammanfattning. Sammanfattningen ska vara kort och koncis och lyfta fram det viktigaste i yttrandet. Sammanfattningen ska inte vara en förkortad version av hela texten. Den ska inte heller sammanfatta den handling som yttrandet gäller. Om du till exempel yttrar dig över en motion ska du alltså inte sammanfatta motionen. I bilaga 2 finns exempel på hur du kan sammanfatta en tjänsteskrivelse. Du kan också läsa mer om hur du skriver en sammanfattning i Avsnitt 3 om Beredning under rubrikerna Vad ska stå under de olika rubrikerna? Sammanfattning. Synpunkter på förslaget Ibland är det lämpligt att redogöra för allmänna synpunkter först och därefter skriva mer specifika synpunkter. Skriv i så fall de specifika synpunkterna under särskilda rubriker. Ofta är det lämpligt att följa rubrikerna i den handling som du yttrar dig över. Du kan också formulera rubrikerna så att ställningstagandet framgår av själva rubriken: Lämpligt med förändrad markanvändning i Loviseberg Inled texten under varje rubrik med att tydligt uttrycka själva ställningstagandet. Skälen, det vill säga dina argument, anger du därefter. Så här kan det till exempel se ut: Lämpligt med förändrad markanvändning i Loviseberg Det är lämpligt att förändra markanvändningen i Loviseberg. Skälen till förslaget är [ ] Svara till rätt instans Vid ett remissförfarande inom kommunen gäller allmänt att en nämnd remitterar till en annan nämnd och inte till en förvaltning, och att en förvaltning remitterar till en annan förvaltning och inte till en nämnd. Med andra ord: Nämnd svarar nämnd och förvaltning svarar förvaltning. Yttranden inom kommunen förekommer till exempel när kommunstyrelsen begär att en nämnd ska yttra sig över en motion. Yttrande på delegation Yttranden på delegation utformas på samma sätt som andra yttranden. Däremot är det en annan ärendegång eftersom delegaten har befogenhet att själv besluta om innehållet i yttrandet. I avsnitt 7 kan du läsa mer om delegation. 23
Så handlägger vi motioner Så här ser ärendets gång ut vid beredning av motioner. En ledamot av kommunfullmäktige väcker en motion. Kommunfullmäktige överlämnar motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen remitterar i sin tur motionen till de organ som berörs av förslaget i motionen. Så här kan det gå till: En handläggare på den berörda förvaltningen skriver en tjänsteskrivelse med förvaltningens förslag till yttrande. Nämnden behandlar ärendet och förvaltningens förslag. Nämndsekreteraren ansvarar för att beslutet expedieras till kommunstyrelsen. Kommunledningsförvaltningen bereder ärendet inför kommunstyrelsens behandling. Kommunstyrelsen behandlar ärendet. Kommunfullmäktige är sista beslutande instans. Så skriver du yttranden över motioner Yttranden över motioner ska i princip utformas som andra tjänsteskrivelser med beslutsförslag till nämnd. Det ska framgå av tjänsteskrivelsen om förvaltningen tillstyrker eller avstyrker motionen, det vill säga om förvaltningen vill att fullmäktige bifaller eller avslår motionen.! En nämnd kan inte bifalla eller avslå en motion. Det kan bara fullmäktige. Utforma tjänsteskrivelsens förslag till beslut så här: Barn- och ungdomsnämnden tillstyrker motionen. Eller så här: Barn- och ungdomsnämnden avstyrker motionen. Undvik att skriva så här: Barn- och ungdomsnämnden lämnar förvaltningens yttrande som sitt eget.! Endast om motionärens förslag redan är genomförda eller under utredning bör beslutet vara att motionen förklaras besvarad med hänvisning till vad förvaltningen har anfört i sin tjänsteskrivelse den datum/månad/år. Yttrande över en motion Flytta kulturskolan Beslut Kultur- och fritidsnämnden avstyrker motionen. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens huvudsakliga invändningar mot motionen är /.../. I bilaga 5 finns ett exempel på ett yttrande över en motion.! Bilägg motionen i handlingarna till nämndens sammanträde. Bilägg inte motionen när du expedierar nämndens yttrande till kommunstyrelsen den finns redan i kommunstyrelsens diarium. 24
Svara först utred sedan Enligt kommunallagen bör motioner behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om motionären föreslår en utredning av något slag ska du inte genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara tillstyrkande eller avstyrkande på förslaget till utredning. Utred alltså inte i sak något innan kommunfullmäktige har bifallit motionens förslag om en utredning och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden. Övrigt Undvik att slentrianmässigt anse motioner besvarade. Anse besvarad bör i huvudsak användas om motionärens förslag redan är genomförda, är under utredning eller om nämnden instämmer i förslagets intention men förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Om en motion innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa förslag avslås. I sådant fall kan också den nämnd som yttrar sig delvis tillstyrka och delvis avstyrka. Då är det viktigt att nämnden är tydlig med vilken del av förslaget nämnden tillstyrker. Nämnden ska inte tillstyrka eller avstyrka motionens motivering utan nämndens ställningstagande handlar om de så kallade att-satserna. Om förslagen i att-satserna inte kan verkställas självständigt är det i princip inte möjligt att tillstyrka delvis och avstyrka delvis. Så handlägger vi medborgarförslag Så här ser ärendets gång ut vid beredning av medborgarförslag. Någon som är folkbokförd i kommunen väcker ett medborgarförslag i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutar vem som ska besvara förslaget slutligt. Ibland är det kommunfullmäktige som besvarar förslaget slutligt, ibland är det en nämnd. Om kommunfullmäktige ska besvara förslaget slutligt kan en nämnd, precis som vid beredningen av motioner och andra ärenden, få förslaget för yttrande. Kommunstyrelsen besvarar enligt praxis aldrig medborgarförslag slutligt.! Var uppmärksam på om nämnden har fått medborgarförslaget för besvarande eller för yttrande. 25
Medborgarförslag för besvarande Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska besvara medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige bjuda in förslagsställaren till det sammanträde då nämnden behandlar ärendet slutligt besluta i sakfrågan expediera beslutet och skriva ett kort och informativt brev till förslagsställaren anmäla beslutet till kommunfullmäktige verkställa beslutet om nämnden bifallit förslaget. Så här kan beslutet formuleras om nämnden bifaller förslaget: 1. Medborgarförslaget ska genomföras. 2. Ordföranden informerar förslagsställaren om beslutet. 3. Beslutet anmäls till kommunfullmäktige. I bilaga 6 finns ett exempel på hur protokoll kan se ut när vi svarar slutligt på ett medborgarförslag. Bilaga 7 innehåller ett exempel på ordförandens brev till förslagsställaren. I bilaga 8 finns exempel på tjänsteskrivelser med förslag till slutliga beslut på medborgarförslag. Medborgarförslag för yttrande Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska yttra sig över medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige yttra sig över förslaget expediera beslutet, tjänsteskrivelsen och eventuella bilagor till kommunledningsförvaltningen.! Bilägg medborgarförslaget i handlingarna till nämndens sammanträde. Bilägg inte medborgarförslaget när du expedierar nämndens yttrande till kommunstyrelsen det finns redan i kommunstyrelsens diarium. Formulera beslutet så här om nämnden inte tycker att förslaget ska genomföras: Eller så här: Medborgarförslaget avstyrks. Nämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget. I bilaga 9 finns ett exempel på en tjänsteskrivelse med ett yttrande över ett medborgarförslag. Bilaga 10 visar hur nämndens beslut kan se ut när nämnden yttrar sig över ett medborgarförslag. 26
Så handlägger vi remisser Kommunen yttrar sig ofta över remisser från externa organ, till exempel betänkanden med lagförslag. Många remisser besvaras av en nämnd på uppdrag av kommunstyrelsen. Ibland har vi ett internt remissförfarande i kommunen innan vi lämnar kommunens yttrande. Om kommunstyrelsen bedömer att flera nämnder ska yttra sig gemensamt utser kommunledningsförvaltningen en nämnd som huvudansvarig. Den huvudansvariga förvaltningen leder arbetet med att utarbeta ett gemensamt yttrande till nämnderna och kommunstyrelsen. Syftet är att om nämnderna kan samarbeta i ett yttrande så förenklar och påskyndar det handläggningen. Syftet är inte att nämnderna måste vara eniga. Om nämnderna har olika uppfattning är det självklart viktigt att det kommer fram. Varje nämnd är specialist inom sitt område och nämndernas olika synvinklar är relevanta för ett bra beslutsunderlag.! Kommunen yttrar sig alltid endast en gång till det externa organet. När registrator diarieför ärendet ska han/hon också registrera den sammanfattning som inleder betänkandet som en egen bilaga i ärendet. Det är sedan enkelt att bilägga sammanfattningen i beslutsunderlaget till nämnden och publicera den tillsammans med övriga handlingar. Handläggaren ska inte på egen hand sammanfatta betänkandet i tjänsteskrivelsen eller yttrandet. Den instans som begärt in yttrandet vet vad betänkandet handlar om.! Skriv remissvaret i ett särskilt dokument som du rubricerar yttrande. Följ anvisningarna i Statsrådsberedningens skrift Svara på remiss hur och varför: Inled dokumentet med en kort sammanfattning där det framgår om kommunen instämmer i remissens förslag helt, delvis eller inte alls. De viktigaste synpunkterna på remissen ska finnas med. Följ remissens disposition genom att i yttrandet använda rubriker som hänvisar till de avsnitt i remissen som kommunen vill kommentera. Återge inte remissens förslag i onödan. Skilj referat ur remissen från egna synpunkter. Formulera kommunens ställningstaganden tydligt och ange därefter skälen. Skriv kort, rakt på sak och konkret. Undvik fackuttryck och onödiga förkortningar. Skriv en tjänsteskrivelse till nämnden som ska behandla yttrandet. Själva yttrandet blir en bilaga till tjänsteskrivelsen. I Bilaga 11 finns exempel på en tjänsteskrivelse vid externa remisser. Bilaga 12 innehåller ett exempel på yttrande och bilaga 13 ett exempel på hur protokollet över beslutet kan se ut. Bilägg remissens sammanfattning till nämnden. Bilägg inte remissens sammanfattning till det organ som remissvaret skickas till. Om remissen kommer från staten (till exempel en SOU, Statens offentliga utredningar eller Ds, Departementsserien) länkar du som publicerar nämndhandlingar till utredningen på riksdagens webbplats. På så sätt kan den som läser yttrandet på kommunens webbplats enkelt ta del av hela remissunderlaget. 27
När protokollet över beslutet om yttrande är justerat expedierar förvaltningen yttrandet och nämndens beslut till remissorganet. Läs alltid remissorganets missivbrev angående hur expediering ska ske.! Departementen vill normalt att vi expedierar både per e-post och per vanlig post. När vi expedierar yttrandet bilägger vi inte yrkanden och yttranden som olika partier lämnat i samband med att ärendet behandlats av nämnd eller kommunstyrelsen. Övrigt Ovan framgår att kommunen endast ska lämna ett yttrande som svar på en remiss. Även om det är huvudregeln så finns det undantag. Exempel: Ibland yttrar sig kommunen över till exempel ansökningar enligt miljöbalken. Då förekommer det i undantagsfall att länsstyrelsen vill att både miljö- och hälsoskyddsnämnden och kommunstyrelsen yttrar sig. Kommunstyrelsen yttrar sig i de fallen med hänsyn till den önskvärda utvecklingen i kommunen i ett långsiktigt perspektiv. Miljöoch hälsoskyddsnämnden yttrar sig i egenskap av myndighet med expertkunskaper i fråga om vad som är juridiskt lämpligt eller tillåtet. 28
5. Kallelser, föredragningslistor och protokoll Det här kapitlet handlar om kallelser och föredragningslistor, kungörelser och sammanträdesprotokoll: det vill säga de dokument som annonserar och dokumenterar kommunfullmäktiges, nämndernas, utskottens och beredningarnas sammanträden. Informationen riktar sig främst till nämndsekreterare som praktiskt hanterar dokumenten. Men alla som arbetar med ärendeberedning måste ha översiktlig kännedom om dessa frågor. Kallelser och föredragningslistor Inlämningstider Varje förvaltning gör ett schema med en tidsplan för när handlingar ska anmälas till respektive sammanträde. Respektera tidsplanen! Den är avgörande för en effektiv ärendehantering och goda arbetsförhållanden.! Registratorer, handläggare, förvaltningschefer, ordföranden, nämndsekreterare, assistenter och kontorsservice har alla en roll i flödet, det vill säga från det att ärendet registreras till dess att det distribueras till nämndens förtroendevalda inför sammanträdet. Genom god planering och framförhållning får alla en möjlighet att bidra till en hög kvalitet i processen. Ansvar och rutiner Ordföranden ansvarar för kallelsen. Varje nämnd och förvaltning beslutar om rutiner för förberedelse och fastställande av föredragningslistan (till exempel ordförandeberedning och kommunstyrelsens beredning). Inriktningen bör vara att handläggarna muntligen eller skriftligen föredrar ärendet på en ordförandeberedning. Handläggaren anmäler ärendet till sammanträdet snarast efter att ärendet är klart och senast dagen för stoppdatum. Kallelsens och föredragningslistans innehåll och utseende Kallelser och föredragningslistor till nämndsammanträden och kungörelser till kommunfullmäktige ska ha ett enhetligt utseende. Använd dokumentmallen Kallelse/föredragningslista när du gör kallelsen till nämndsammanträden. Av kallelsen och föredragningslistan ska framgå vilket organ kallelsen gäller, tid och plats för sammanträdet och vilka ärenden som ska behandlas. Det ska framgå på kallelsen vem som är ordförande respektive sekreterare. Vi undertecknar inte kallelser. Sekreteraren ansvarar för att kallelsen är avstämd med ordföranden. I bilaga 14 finns ett exempel på en kallelse och föredragningslista. Gruppera ärendena under tydliga rubriker som visar vilka ärenden som behandlas slutligt av den egna nämnden eller beredningen och vilka som ska behandlas slutligt av ett annat kommunalt organ. Formulera rubrikerna så här: Ärenden till kommunstyrelsen (det vill säga ärenden som expedieras till kommunstyrelsen efter justering). Övriga ärenden (det vill säga ärenden som behandlas slutligt av nämnden). 29