KF Ärende 32 Internkontroll 2018 kommunövergripande
Christian Westas, ekonomichef Tjänsteskrivelse 1 (5) 2018-10-19 KS 2018-00045 Kommunfullmäktige Internkontrollplan kommunövergripande för Karlskoga kommun 2019 Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att tillämpliga lagar och föreskrifter följs. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att kommunen har en god internkontroll. Kommunstyrelsens ledningskontor beskriver i denna skrivelse sitt förslag till kommunövergripande internkontrollplan för Karlskoga kommun för 2019. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 19 oktober 2019 med bilaga Internkontrollplan för Karlskoga kommun 2019. Bakgrund Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas, rutiner skapas för internkontroll samt att tillse att dessa utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Kommunfullmäktige antog 28 februari 2017 en revidering av reglementet för internkontroll (KF 37/2017). Kommunstyrelsen brukar peka ut tre övergripande internkontrollområden. För år 2019 föreslås två områden då ett av de föreslagna områdena är omfattande. Beskrivning av förslag Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till kommunövergripande internkontrollområden för 2019 har valts ut utifrån följande motiv: För- och efterkalkyler på gymnasieprogram Internkontrollområdet ska genomföra för- och efterkalkyler för samtliga gymnasieprogram som erbjuds i den gemensamma gymnasienämnden som Karlskoga kommun och Degerfors kommun har. Enligt avtalet om samverkan mellan kommunerna från 2013 ska en kostnadseffektiv organisation skapas genom att utnyttja lokala förutsättningar och resurser. Vidare ska verksamhet förläggas i båda tätorterna vilket innebär ett utbud om minst tre nationella gymnasieprogram per
Christian Westas, ekonomichef Tjänsteskrivelse 2 (5) 2018-10-19 KS 2018-00045 tätort om elevunderlag och sökbild så medger. Det finns idag inget lagkrav att kommuner ska redovisa utfall per gymnasieprogram efter bokslut men kommunstyrelsens ledningskontor anser att årlig avstämning mellan budget-utfall i alla verksamheter är grundförutsättning till att kunna bedriva en kostnadseffektiv verksamhet. Studie av administrativa flöden i större verksamheter för möjlig digitalisering/effektivisering Bakgrund: Karlskoga kommun står, som alla Sveriges kommuner, inför en enorm utmaning. Om inga förändringar görs behöver antalet anställda i välfärdstjänsterna öka med knappt 200 000 personer fram till 2026 enligt Sveriges Kommuner och Landsting. Antalet i arbetsför ålder ökar betydligt mindre än antalet barn och äldre. Förslag: 1) Ny teknik kan användas för att möta rekryteringsutmaningen genom att vissa arbetsuppgifter kan automatiseras, robotiseras eller digitaliseras och därmed minska rekryteringsbehovet. Det finns också behov av smarta stöd för medarbetare så att de kan fokusera på det värdeskapande inom sitt uppdrag. 2) Att reflektera över sina administrativa arbetsprocesser borde vara ett löpande arbete i kommunen. Det finns stora vinster att hämta. Det finns dock inga administrativa revolutioner, varje kommun måste utgå från sina unika förutsättningar. Första linjens chefer är särskilt utsatta, det finns många krav och mycket administration. Det är nödvändigt att göra en ordentlig kartläggning/undersökning av vilken administration som anses krånglig och onödig. Nedan en beskrivning av enhetschefens perspektiv: Kartläggning Analys Förbättringsarbete Tidsåtgång och resurser: Omfattningen av detta internkontrollområde kan bli stort. De personella resurserna för genomförande är ekonomicontroller som huvudansvarig och ytterligare resurser periodvis genom redovisningschefen, en ekonom samt kvalitetsenheten. En rimlig bedömning är att två år behövs för att kunna genomföra uppdraget. Förslagsvis ges en delrapport till kommunstyrelsen i slutet av 2019. Slutrapporten bör vara klar till december 2020.
Christian Westas, ekonomichef Tjänsteskrivelse 3 (5) 2018-10-19 KS 2018-00045 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa följande kommunövergripande internkontrollområden för Karlskoga kommun för 2019: För- och efterkalkyler på gymnasieprogram Studie av administrativa flöden i större verksamheter för möjlig digitalisering/effektivisering Christian Westas Ekonomichef Bilagor Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2019 Riskanalys övergripande internkontrollområden för 2019 Beslutet expedieras till: samtliga nämnder kvalitetsstrateg ekonomichef ekonomicontroller
Christian Westas, ekonomichef Tjänsteskrivelse KS 2018-00045 4 (5) 2018-10-19 Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2019 Process/rutin För- och efterkalkyler på gymnasieprogram Dokumentation finns Ja Nej X Kontroll Genomför för- och efterkalkyler på nuvarande gymnasieprogram. Vid eventuella negativa efterkalkyler av större karaktär redovisa förslag på förbättringsåtgärder inklusive resultatpåverkan vid nedläggning av program. Ansvarig för kontrollen Ekonom skolförvaltningen (gymnasienämnden) Kontrollmetod Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Ekonomisk datainsamling från ekonomisystemet Mätningen berör direkta kostnader per gymnasieprogram Resultat rapporteras till Kommunstyrelsen Tidpunkt för rapportering december 2019 Vid eventuella positiva efterkalkyler av större karaktär redovisa förslag på resultatmaximering, exempelvis genom utökning av program. Nyckeltalsanalys
Christian Westas, ekonomichef Tjänsteskrivelse KS 2018-00045 5 (5) 2018-10-19 Studie av administrativa flöden i större verksamheter för möjlig digitalisering/effektivi sering X Avgränsa studien i tidigt skede pga. tidsbrist Kartläggning av olika administrativa flöden i större verksamheter Analysunderlag kan exempelvis vara tidmätning, intervjuer med chefer samt workshops Förbättringsförslag presenteras genom handlingsplaner Ekonomicontroller Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Skriftliga intervjufrågor till chefer ute på verksamheterna. Intervjuer med chefer ute på verksamheterna. Tidmätning Datainsamling via IT verktyg Kommunstyrelsen Slutrapport december 2020 Delrapport december 2019 Omvärldsanalys
Bilaga Mall för risk- och väsentlighetsanalys 2018-10-24 Risk- och väsentlighetsanalys kommunövergripande internkontroll 2019 En risk- och väsentlighetsanalys identifierar och kartlägger vilka risker som utgör hot mot verksamheten. Med hot avses sådana händelser som medför att verksamheten bedrivs på ett sådant sätt att den inte uppnår sina mål och önskvärda resultat inom beslutade ekonomiska ramar. Arbetsgång 1. Identifiera de händelser som utgör hot mot att verksamheten inte uppnår sina mål eller inte är kostnadseffektiv, till exempel ineffektiva processer. Var så konkret som möjligt. 2. Bedöm sannolikheten för att de identifierade riskerna kan inträffa. Värdera på skalan 1-5. 1 = låg sannolikhet, 5 = hög/stor sannolikhet. 3. Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten om den inträffar? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg konsekvens, 5 = stor/allvarlig konsekvens. 4. Räkna fram riskvärdet genom att multipliceras sannolikhetsvärdet med konsekvensvärdet. Välj ut de händelser som får högst riskvärde. Exempel Händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Nyckelpersoner på avdelningen 2 3 2x3=6 slutar Beslut om fattas inte i tid 3 3 3x3=9 Platserna inom räcker inte till 5 4 5x4=20 Välj ut de händelser som får högt/högst riskvärde. Besluta om åtgärder för dessa händelser. Åtgärder kan delas in på olika sätt. Vi föreslår fyra olika kategorier eliminera, begränsa, överföra och acceptera/ignorera risken. Eliminera risken man vidtar åtgärder/ändrar strategi som medför att risken försvinner. Åtgärder som innebär att uppdraget inte utförs får inte förekomma. Begränsa risken - åtgärder vidtas som innebär att sannolikheten och/eller konsekvensen av att en händelse inträffar minskar. Risken finns fortfarande kvar, men är inte längre lika sannolik och/eller konsekvenserna mildras om händelsen inträffar.
Bilaga Mall för risk- och väsentlighetsanalys 2018-10-24 Överföra risken - åtgärder vidtas som innebär att om risken inträffar flyttas effekterna effekten till någon annan. Acceptera/ignorera risken innebär att man inte vidtar några åtgärder, t.ex. om man bedömer att påverkan på verksamheten är minimal eller att kostnaderna vida överstiger nyttan för åtgärderna. Det kan även vara så att man bedömer att risken inte kan åtgärdas då den helt påverkas av yttre omständigheter som nämnden/verksamheten inte rår över.
Risk- och väsentlighetsanalys Bilaga till internkontrollplan 2018-10-24 Berörd nämnd, år: Kommunövergripande internkontrollområden 2019 Refnr Risker 2019 Identifiera vilka händelser som utgör hot mot att verksamheterna uppnår fastställda mål och önskade resultat. Var så konkret som möjligt och byt infallsvinkel. 1 Risk att gymnasieprograms efterkalkyler avviker negativt mot förkalkyler? 2 Risk att gymnasieverksamhet icke bedrivs kostnadseffektivt? 3 Risk att Karlskoga kommun har onödiga admninistrativa flöden? 4 Risk att Karlskoga kommun drabbas av rekryteringsproblem inom några år? 5 6 7 Sannolikhet (1-5) Hur sannolikt är det att händelsen inträffar? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg sannolikhet 5 = hög/stor sannolikhet Konsekvens (1-5) Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg konsekvens 5 = stor/allvarlig konsekvens Riskvärde (S x K) Multiplicera värdet för sannolikheten med värdet för konsekvensen. Riskvärdet ligger i intervallet 1-25. Åtgärder 4 3 12 Begränsa risken 3 5 15 Begränsa risken 5 3 15 Begränsa risken 5 5 25 Begränsa risken Välj ut de händelser som har högst riskvärde. Besluta om åtgärder för dessa händelser. Kategorisera gärna åtgärderna enligt följande: - eliminera - begränsa - överföra - acceptera/ignorera 8 Nya rader läggs till genom att ställa markören i denna ruta och klicka på Tab-tangenten