Kallelse Föredragningslista Demokratiberedning 1(1) 2018-03-21 Sammanträde Demokratiberedning Plats och tid Stadshuset, Kajutan, vån 4 kl. 09:00 fredagen den 06 april 2018 Ordförande Sekreterare Alf Gillberg Annica Åberg Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerare Dnr KS 275075 2. Information om kontaktcenter Dnr KS 290740 Lars Hultberg 3. Avstämning nya ungdomsfullmäktige Dnr KS 283727 4. Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Dnr KS 2017/00479 5. SKL nätverk medborgardialog kring verksamhetsresultat 2018-2019 Dnr KS 2018/00160 6. Återkoppling deltagande av förtroendevalda på bo och levamässan 2018 Dnr KS 2018/00146 7. Meddelanden och rapporter Dnr KS 279429 Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.
Kommunledningskontoret 1(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Handläggare Utredare Nina Bergman Telefon 0522-69 79 48 nina.bergman@uddevalla.se Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. För att värna om en bred förankring har förslaget skickats på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Svar har inkommit från samtliga remissinstanser utom ungdomsfullmäktige. Förslaget har delvis omarbetats efter remissförfarandet utifrån inkomna synpunkter. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-03-13 Reviderat förslag av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Barn och utbildningsnämndens protokollsutdrag 2017-12-14 150 Barn och utbildnings tjänsteskrivelse 2017-11-20 Samhällsbyggnadsnämndens protokollsutdrag 2018-02-22 55 Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse 2018-01-17 Socialnämndens protokollsutdrag 2018-01-17 6 Socialtjänstens tjänsteskrivelse 2017-12-13 Kultur och fritidsnämndens protokollsutdrag 2018-01-18 5 Kultur och fritids tjänsteskrivelse 2013-12-27 Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättnings protokollsutdrag 2017-11-30 34 Kommunala rådet för äldres protokollsutdrag 2017-11-30 32 Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2017-10-25 263
Kommunledningskontoret 2(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Ärendebeskrivning Uddevalla kommun har arbetat med medborgardialog på ett systematiserat sätt sedan 2014, dessförinnan skedde medborgardialogarbetet främst inom projektform. I april 2014 fastställde kommunfullmäktige ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Arbetssättet grundade sig på de erfarenheter och lärdomar som kommunen fått genom att under sex år arbeta med medborgardialog i projektform. Projekten har syftat till att stärka medborgarnas möjlighet att påverka genom att utveckla metoder för medborgarinflytande som prövats mot olika målgrupper och i olika steg i beslutsprocessen. Efter att ha arbetat systematiskt med medborgardialog sedan 2014 har ytterligare lärdomar och erfarenheter nåtts, och förbättringsområden i det systematiska arbetssättet har identifierats. Kommunledningskontoret fick, i samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler, i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. Uppdraget innefattade att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att förtydliga syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. För att värna om en bred förankring har förslaget på nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog skickats på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Svar har inkommit från samtliga remissinstanser utom ungdomsfullmäktige. Förslaget har omarbetats efter remissförfarandet utifrån inkomna synpunkter.
Kommunledningskontoret 3(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Förslag på revidering av det systematiska arbetssättet med medborgardialog Inklusive syfte och mål med medborgardialog samt syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kommunövergripande påverkanskanal Förändringarna i det reviderade förslaget på systematiskt arbetssätt med medborgardialog består främst av: - Tydliggörande av vad som omfattas i begreppet medborgardialog. - Mindre ändringar i syftet med medborgardialog, större fokus på att främja delaktighet och stärka känsla av ansvar och samhörighet. - Stärkt fokus på den demokratiska jämlikheten och strävan efter att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd. - Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avväganden för genomförande av medborgardialog. - Jämställdhetsperspektivet som tydligt pekats ut i arbetssättet har breddats till att omfatta ett jämlikhetsperspektiv utifrån samtliga diskrimineringsgrunder. - Styrning mot att utvärdering är obligatoriskt att genomföra tillsammans med de som deltagit. - Styrning mot att återkoppling alltid ska ske till deltagarna och till allmänheten på kommunens hemsida. - Övriga redaktionella ändringar Förslag till systematiskt arbetssätt med medborgardialog i Uddevalla kommun Vad är medborgardialog Med medborgardialog menas att involvera och föra samtal med människor i frågor och förändringar som berör dem i rollen som invånare i Uddevalla kommun. Medborgardialog kan även genomföras med andra intressenter så som exempelvis företagare eller personer som arbetar eller studerar inom kommunen men bor på annan ort. Syfte Genom att arbeta med medborgardialog främjas delaktighet bland våra kommuninvånare, vilket kan bidra till en gemensam känsla av ansvar och samhörighet. Förtroendevalda och tjänstemän får ett bredare underlag att basera sina beslut på. Detta kan öka möjligheterna att balansera olika intressen och ta ansvar för helheten. Arbetet med medborgardialog strävar mot att stärka den representativa demokratin. Grundläggande förhållningssätt Medborgardialoger i Uddevalla ska sträva efter att stärka den demokratiska jämlikheten och grupper som har svårt att göra sin röst hörd ska särskilt prioriteras att nå.
Kommunledningskontoret 4(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Det är inte alla frågor som lämpar sig att föra dialog kring. Att genomföra medborgardialog kan vara resurskrävande i både tid och pengar, varför det är viktigt att alltid värdera nyttan med dialogen med kostnaden. Att genomföra medborgardialog kan också vara ett sätt att hushålla med resurser långsiktigt, då förutsättningarna att beslut är välförankrade och att resurser läggs på rätt saker stärks. Frågor som inte är påverkbara är aldrig aktuella för dialog. Gränsdragningen för vilka frågor där dialog är lämpligt görs i samråd mellan förvaltning och nämnd. När kommunen bjuder in till dialog ska det alltid vara tydligt vilken grad av inflytande deltagarna kan förvänta sig. När graden av inflytande definieras ska delaktighetstrappans fyra steg utgås ifrån; veta, tycka, göra, bestämma. Vid planering, genomförande och utvärdering av medborgardialogprocesser ska jämlikhetsperspektivet beaktas för att säkerställa att alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder får likvärdiga förutsättningar att delta och komma till tals. Genomförande och uppföljning Samtliga nämnder ska årligen i arbetet med budgetdialog samt verksamhetsplan och budget utse lämpliga objekt alternativt områden för arbete med medborgardialog. Vid genomförande av medborgardialoger är handboken för medborgardialog vägledande. Handboken kommer att omarbetas och förtydligas utifrån revideringen av det systematiska arbetssättet med medborgardialog. Medborgardialoger i Uddevalla kommun ska utvärderas av dem som deltagit. Resultatet från medborgardialogerna ska alltid återkopplas till deltagarna och på kommunens hemsida. Samtliga nämnder ansvarar för att följa upp arbetet med medborgardilog. Uppföljningen ska ske genom nämndernas ordinarie uppföljningsrutiner i styrkorten. Syfte, mål och indikatorer Utifrån syftet med medborgardialog som beskrivs i det systematiska arbetssättet har ett antal mål med medborgardialogarbetet formulerats tillsammans med ett antal indikatorer. Demokratiberedningen arbetar med att systematisera utvärdering av medborgardialoger, så att genomförda medborgardialoger ligger till grund för måluppfyllelsen. Indikatorerna som redovisas i tabellen nedan ska ses som exempel på indikatorer för att mäta framgång inom de olika målområdena.
Kommunledningskontoret 5(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Syfte Mål Indikatorer Främja delaktighet vilket kan leda till en gemensam känsla av ansvar och samhörighet Förtroendevald a och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket främjar bra och väl underbyggda beslut Stärka den representativa demokratin Medborgarna i Uddevalla upplever sig ha möjlighet att vara delaktiga och utöva inflytande Medborgarna känner förtroende för kommunens tjänstepersoner och förtroendevalda Förtroendevalda och tjänstepersoner upplever att de genom medborgardialog fått bättre underlag för att fatta beslut Ökad förståelse för de demokratiska processerna Representativa demokratin stärks genom ökat valdeltagande och engagemang i politiska partier Medborgarnas upplevelse av inflytande (SCB-vartannat år, LUPPvart tredje år) Deltagarna upplever sig att genom att ha deltagit vid medborgardialog fått ökad möjlighet till delaktighet och inflytande (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog) Deltagarna upplever att de blivit lyssnade på (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog) Medborgarnas förtroende för de som bestämmer (SCB-vartannat år, LUPP-var tredje år) Deltagarna i medborgardialoger upplever att de genom att ha deltagit fått ett stärkt förtroende för kommunens förtroendevalda och tjänstepersoner (Skattning av nivå av förtroende före och efter en medborgardialog till deltagarna avser endast de medborgardialoger där deltagare samlas för en strukturerad dialog och inte förslagsinsamling eller liknande) Förtroendevalda upplever sig genom medborgardialog fått bättre underlag att basera sina beslut på (enkätutvärdering, en gång per år i varje nämnd/kf därefter dialog med nämndernas/fullmäktiges presidium utifrån resultatet). Tjänstepersoner upplever sig genom medborgardialog fått bättre underlag att basera sina beslut på (enkätutvärdering till de tjänstepersoner som ansvarat för medborgardialog, en gång/år i resp. förvaltning) Ökad kunskap för hur kommunen fungerar och hur man som kommuninvånare kan vara med och påverka (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog) Ökad kunskap kring hur man som medborgare kan påverka (LUPPvar tredje år) Valdeltagande (mäts efter varje val) Jämlikt deltagande (mäts efter varje val utifrån skillnader mellan valdistrikt, kön och ålder)
Kommunledningskontoret 6(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Kommunövergripande påverkanskanaler, syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal Syftet med, och vilken grad av inflytande kommuninvånarna kan förvänta sig från, de kommunövergripande påverkanskanalerna har i samband med revideringen av det systematiska arbetssättet med medborgardialog tydliggjorts. Underlaget är baserat på befintliga rutiner, arbetsordningar, riktlinjer samt diskussion på workshop med demokratiberedningen, nämndernas presidium och SKL. Inga remissvar som föranleder förändring av kommunens befintliga påverkanskanaler har inkommit. Medborgarförslag Medborgarförslag är en kanal för personer som är folkbokförda i Uddevalla att lämna förslag och idéer om utveckling inom kommunens ansvarsområde. Syftet med medborgarförslag är att kommunen som organisation ska kunna ta del av kommuninvånarnas idéer men det finns inga garantier för att förslag faktiskt genomförs. När man lämnar ett medborgarförslag kan man förvänta sig att få en återkoppling inom ett år. Påverkansgrad: TYCKA Synpunktshantering Synpunktshanteringen är ett forum för medborgare och brukare i Uddevalla att lämna synpunkter på kommunens verksamhet. Syftet med synpunktshanteringen är att skapa underlag för verksamhetsutveckling inom kommunens verksamheter och möjlighet för medborgarna att vara delaktiga. När man lämnar en synpunkt kan man förvänta sig att få en återkoppling från berörd verksamhet, under förutsättning att man lämnat sina kontaktuppgifter, som beskriver om och i så fall på vilket sätt synpunkten tagits omhand inom verksamheten. Påverkansgrad: TYCKA Samrådsorgan Kommunens samrådsorgan är ett forum för kommunen som organisation att använda för att förankra och möjliggöra delaktighet kring frågor som berör målgrupperna, vilket ökar förutsättningarna för bra och underbyggda beslut. Rådet för äldre Syfte: Kommunala rådet för äldre är avsett att vara referensorgan för samråd och ömsesidig information mellan organisationerna för äldre och kommunen. Rådet kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. PÅVERKANSGRAD: VETA/TYCKA Rådet för personer med funktionsnedsättning Syfte: Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning är avsett att vara referensorgan för samråd och ömsesidig information mellan organisationerna för personer med funktionsnedsättning och kommunen. Rådet kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. Påverkansgrad: VETA/TYCKA
Kommunledningskontoret 7(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Ungdomsfullmäktige Syftet med ungdomsfullmäktige är att öka ungdomars verkliga inflytande i frågor som på olika sätt berör dem. Genom att delta i ungdomsfullmäktige får dessutom ungdomar direkt kunskap om hur den demokratiska processen i en kommun fungerar. PÅVERKANSGRAD: VETA/TYCKA/GÖRA/BESTÄMMA Inkomna synpunkter under remissförfarandet Förslaget på revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog inkl. tydliggörande av påverkanskanaler har skickats på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning och kommunala rådet för äldre. Svar har inkommit från samtliga remissinstanser utom ungdomsfullmäktige. Nedan redogörs för huvuddragen i inkomna remissvar. Samhällsbyggnadsnämnden ställer sig bakom förslaget om revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Socialnämnden ser ett behov av att tydliggöra när och hur medborgar- resp. brukardialog ska användas. Då rollerna som brukare och medborgare ofta sammanfaller har kommunledningskontoret efter att ha tagit del av inkomna remissvar valt att inte särskilja brukar- och medborgardialog. Socialnämnden pekar på svårigheter att avgöra vilka frågor som är lämpliga för dialog. Kommunledningskontoret bedömer att det är varje nämnd och förvaltning som bäst kan avgöra inom vilka områden som medborgardialog är lämpligt. Kommunledningskontoret finns dock tillhands för stöd. Socialnämnden betonar vikten av tydlighet kring hur information samlas in, sammanställs och analyseras samt i förlängningen vilken slutsats som dras och vad förslag till beslut baseras på. Synpunkten inkluderas i förslaget till revidering genom skrivelsen att arbetet med medborgardialog ska präglas av tydlighet och transparens. Kultur- och fritidsnämnden lyfter behovet att föra dialog kring komplexa frågor, exempelvis social hållbarhet, förebyggande av ungdomsbrottslighet och ett levande centrum. Denna typ av frågeställningar kräver samverkan och ingen enskild nämnd äger dessa frågor fullt ut. I det fall kommunen har ett arbetssätt som utgår från varje enskild nämnds ansvarsområden ser kultur- och fritidsnämnden en risk att medborgardialogen enbart omfattar mindre och avgränsade frågor. Kommunledningskontorets bedömning är att denna problematik bör kunna lösas genom samverkan mellan nämnderna. Även kommunstyrelen är berörd av det systematiska arbetet med medborgardialog, vilket kan leda till en tydligare helhetsbild kring frågor som berör fler nämnder.
Kommunledningskontoret 8(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Kultur- och fritidsnämnden betonar vikten av att de ev. resultat, förslag och insatser som följer av medborgardialog bör beslutas av den politiska församlingen för att inte riskera att undergräva den representativa demokratin. Kommunledningskontoret bedömer denna risk som begränsad då beslutet att genomföra medborgardialog inom ett visst område alltid är politiskt fattat samt att dialogens syfte och vilken grad av inflytande som deltagarna kan förvänta sig ska alltid vara tydligt. Även beslut om ev. åtgärder med anledning av medborgardialogens resultat fattas politiskt. Barn- och utbildningsnämnden anser att det redan finns väl etablerade kanaler för dialog med brukare, föräldrar och elever inom nämndens verksamheter. Mot denna bakgrund ser nämnden inget behov av att för egen del avsätta resurser för ytterligare former av medborgardialog. Frågan anses särskilt viktig mot bakgrund av de effektiviseringskrav som åligger nämnden. Rollerna som brukare och medborgare sammanfaller ofta och kommunledningskontoret har efter att ha tagit del av inkomna remisser valt att i inte särskilja brukar- och medborgardialog. Exempel på värdefull medborgardialog inom barn- och utbildningsnämndens område kan till exempel vara att inhämta barn och ungas synpunkter vid planeringen av en ny skola. Nämnden anser vidare att roll- och ansvarsfördelningen behöver förtydligas mellan tjänstemän och förtroendevalda och ifrågasätter att tjänstemän inkluderas i syfte, målformulering och indikatorer. Med anledning av att tjänstemän har en viktig roll som demokratiaktörer gör kommunledningskontoret avvägningen att även inkludera tjänstemän i syfte, målformulering och indikatorer. Barn- och utbildningsförvaltningen anser att kommunens organisering kring verkställandet av systematiskt arbetssätt med medborgardialog behöver förtydligas. Kommunledningskontoret föreslår att varje nämnd har ansvar att årligen utse lämpliga objekt/områden för medborgardialog samt att utföra dialoger inom dessa. I arbetet är handboken för medborgardialog vägledande, vilken kommer att omarbetas och förtydligas utifrån revideringen av det systematiska arbetssättet för medborgardialog. Kommunledningskontoret kan genom demokratiutvecklaren bistå med exempelvis utbildning, metodstöd, processtöd fram till dialogens genomförande, samordning/nätverk, verktyg och mallar och sammanställning av samtliga medborgardialoger som återrapporterats till demokratiberedningen. Demokratiberedningen har enligt arbetsordningen en styrande roll. Övriga inkomna synpunkter: Begreppet tjänsteperson bör ersättas med ordet tjänsteman, vilket skett efter remisstiden. Remissen kan upplevas som svår att förstå.
Kommunledningskontoret 9(9) 2018-03-13 Dnr KS 2017/00479 Peter Larsson Kommundirektör Nina Bergman Utredare Expediera till
Barn och utbildning 1(4) 2017-11-20 Dnr BUN 2017/00901 Handläggare Utredare Anna Hurtig Telefon 0522-69 70 11 anna.hurtig@uddevalla.se Kommunstyrelsens remiss - Revidering av systematiskt arbetsätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Kommunstyrelsen har beslutat att skicka kommunledningskontorets förslag till nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Senast svarsdag är den 30 januari 2018. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad 2017-11-20. Kommunstyrelsens protokoll 2017-10-250 263 Kommunledningskontoret tjänsteskrivelse daterad 2017-09-19, dnr KS 2017/00479 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog, med förslag på förändringar 2017-09-22 Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att översända till kommunstyrelsen de synpunkter som framgår i Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad 2017-11-20 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Kommunstyrelsen har beslutat att skicka kommunledningskontorets förslag till nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till samtliga nämnder,
Barn och utbildning 2(4) 2017-11-20 Dnr BUN 2017/00901 ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Senast svarsdag är den 30 januari 2018. Förändringarna i det reviderade förslaget på systematiskt arbetssätt med medborgardialog består främst av: - Särskiljning på medborgardialog och brukardialog, med tydliggörande om vad som omfattas av begreppet medborgardialog. - Mindre ändringar i syftet med medborgardialog, större fokus på att främja delaktighet och stärka känsla av ansvar och samhörighet. - Stärkt fokus på den demokratiska jämlikheten och strävan efter att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd. - Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avväganden för genomförande av medborgardialog. - Jämställdhetsperspektivet som tydligt pekats ut i arbetssättet har breddats till att omfatta ett jämlikhetsperspektiv utifrån samtliga diskrimineringsgrunder. - Styrning mot att utvärdering är obligatoriskt att genomföra tillsammans med de som deltagit. - Styrning mot att återkoppling alltid ska ske till deltagarna och till allmänheten på kommunens hemsida. - Övriga redaktionella ändringar. Förslaget innehåller också syfte och mål med medborgardialog samt syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kommunövergripande påverkanskanal. I remissen önskas att följande frågeställningar att tas i beaktande: - Är förslaget på reviderat arbetssätt med medborgardialog genomförbart och hanterbart inom nämndernas ansvarsområde? - Mäter de angivna indikatorerna framgång inom respektive målområde? Finns det ytterligare indikatorer som önskas läggas till/tas bort? - Stämmer syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig av respektive påverkanskanal överens med förvaltningens/nämndens arbete med, och synen på, påverkanskanalerna? - Övriga synpunkter? Nedan redogörs för Barn och utbildningsnämndens svar: Förtydligande om roller och ansvar mellan förtroendevalda och tjänstemän Barn och utbildning anser att roll- och ansvarsfördelning behöver förtydligas mellan förtroendevalda och tjänstemän i de olika processerna som ingår i medborgardialogen, från planering, genomförande, utvärdering och återrapportering. Barn och utbildning noterar att samtidigt som brukardialog inte längre omfattas i begreppet medborgardialog i det nya förslag som presenteras, har tjänstepersoner lagts till i syftet med
Barn och utbildning 3(4) 2017-11-20 Dnr BUN 2017/00901 medborgardialogen: Förtroendevalda och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket leder till att de i större utsträckning kan kunna balansera olika intressen och ta ansvar för helheten. Arbetet med medborgardialog strävar mot att stärka den representativa demokratin. Även i målformulering och indikatorer har tjänstepersoner inkluderats. Barn och utbildning anser att då det är nämnden som ska fatta beslut om att medborgardialog ska genomföras i en specifik fråga bör beslut om denna fråga efter genomförd medborgardialog följaktligen fattas av nämnd. De förtroendevalda bär ansvaret för att använda de resultat som framkommer vid medborgardialogen genom att beakta det som en del av underlaget inför beslut, som ett komplement till tjänstemannens förslag till beslut. Ska tjänstemannen använda deltagarnas värderingar som uttryckts i dialogen i sitt förslag till beslut så finns en uppenbar risk att den representativa demokratin snarare försvagas än förstärks. Varför gå via partipolitiken om man kan påverka tjänstemannen direkt i politiska frågor? Det ökar sannolikt inte heller medborgarnas förståelse för den demokratiska processen, vilket är en av de målsättningar som satts. Medborgardialog handlar om dialog mellan medborgare och förtroendevalda och måste få fortsätta så. Förtydligande av ansvar mellan kommunledningskontoret, övriga förvaltningar och den politiska organisationen Barn och utbildning anser ett det behövs ett förtydligande vad avser det sätt som kommunen valt att forma sin organisation för att kunna verkställa det politiska beslutet om systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Vilka resurser och kompetenser krävs inom respektive förvaltning för att systematiskt kunna genomföra medborgardialoger? Ska det finnas en huvudansvarig inom respektive förvaltning? Vilket stöd bistår kommunledningskontoret förvaltningarna med vad gäller exempelvis utbildning, metodstöd, processtöd vid genomförandet, samordning/nätverk, verktyg och mallar, sammanställningar av utvärderingar av genomförda medborgardialoger osv? Vilket ansvar har den politiska organisationen, t.ex. olika beredningar/styrgrupper och vilket stöd har de av särskilda tjänstemän? Övriga synpunkter SKL:s erfarenheter visar att det krävs ett omfattande och noggrant arbete av tjänstemän och förtroendevalda såväl före, under och efter genomförandet. Det får inte blir ett sidouppdrag utan måste ingå som en del i tjänsten/uppdraget. 1 Barn och utbildning lägger redan mycket resurser på genomförande av brukardialoger och är något som vi ständigt fokuserar på att utveckla och förbättra. Barn och utbildning ställer sig frågan om vilken ytterligare effekt medborgardialog kan ge? Frågan är särskilt viktig med hänsyn till de effektiviseringskrav som åligger nämnden. 1 Medborgardialog som en del av styrprocessen, SKL 2013
Barn och utbildning 4(4) 2017-11-20 Dnr BUN 2017/00901 Barn och utbildning anser det vara svårt att finna ett lämpligt objekt/område att föra medborgardialog kring som inte är tillika brukardialog, då de frågor som barn och utbildningsnämnden beslutar om berör våra barn, elever och föräldrar, dvs. brukarna. Vi ser ett behov av en översyn av vilka organisatoriska, ekonomiska och personella förutsättningar som krävs, samt en tydligare beskrivning av ansvarsfördelning mellan den politiska och tjänstemannaorganisationen och mellan olika nivåer i organisationen. Barn och utbildning har i nuläget inga övriga synpunkter på förslaget. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Anna Hurtig Utredare Expediera till Kommunstyrelsen
Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden 2017-12-14 150 Dnr BUN 2017/00901 Kommunstyrelsens remiss - Revidering av systematiskt arbetsätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Kommunstyrelsen har beslutat att skicka kommunledningskontorets förslag till nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Senast svarsdag är den 30 januari 2018. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad 2017-11-20. Kommunstyrelsens protokoll 2017-10-250 263 Yrkanden Kjell Grönlund (MP): tilläggsyrkande: att utifrån att det redan finns väl etablerade kanaler för dialog med våra brukare, föräldrar och elever, inom nämndens verksamheter ser nämnden inget behov av att för egen del avsätta resurser för ytterligare former av medborgardialog. Sony Persson (S), Majvor Abdon (UP), Magnus Jacobsson (KD), Claes Dahlgren (L) och Camilla Olsson (C): bifall till Kjell Grönlunds (MP) tilläggsyrkande. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på Kjell Grönlunds (MP) tilläggsyrkande och finner barn och utbildningsnämnden besluta i enlighet med yrkandet. Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att översända till kommunstyrelsen de synpunkter som framgår i Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad 2017-11-20 samt att utifrån att det redan finns väl etablerade kanaler för dialog med våra brukare, föräldrar och elever, inom nämndens verksamheter ser nämnden inget behov av att för egen del avsätta resurser för ytterligare former av medborgardialog. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden 2017-12-14 Forts. 150 Vid protokollet Pernilla Gustafsson Justerat 2017-12-18 Cecilia Sandberg (S), Sonny Persson (S) Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2017-12-18 intygar Pernilla Gustafsson Expedierat 2017-12-19 Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden 2018-01-18 5 Dnr KFN 2017/00127 Remiss revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 2017-10-25 att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till bland annat nämnderna. Sista svarsdag är den 30 januari. Kultur och fritidsförvaltningen har lämnat synpunkter kring förslaget utifrån ställda remissfrågor. Beslutsunderlag Kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse 2017-12-27 Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2017-10-25 263 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborardialog, rev förslag Beslut Kultur och fritidsnämnden sänder kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse som svar på remissen angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Vid protokollet Anna-Helena Wiechel Justerat 2018-01-22 Annelie Högberg, Monica Bang Lindberg Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2018-01-22 intygar Anna-Helena Wiechel Expedierat 2018-01-22 kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Kultur och fritid 1(4) 2017-12-27 Dnr KFN 2017/00127 Handläggare Utvecklare Sofie Ludvigsson Telefon 0522-69 60 00 sofie.ludvigsson@uddevalla.se Remiss revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 2017-10-25 att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till bland annat nämnderna. Sista svarsdag är den 30 januari. Kultur och fritidsförvaltningen har lämnat synpunkter kring förslaget utifrån ställda remissfrågor. Beslutsunderlag Kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse 2017-12-27 Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2017-10-25 263 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborardialog, rev förslag Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden sänder kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse som svar på remissen angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har fattat beslut att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog till bland annat nämnderna. I förslaget står det att revideringen av det systematiska arbetssättet med medborgardialog främst består av: - Särskiljning på medborgardialog och brukardialog, med tydliggörande om vad som omfattas av begreppet medborgardialog. - Mindre ändringar i syftet med medborgardialog, större fokus på att främja delaktighet och stärka känsla av ansvar och samhörighet. -Stärkt fokus på den demokratiska jämlikheten och strävan efter att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd. - Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avväganden för genomförande av medborgardialog. - Jämställdhetsperspektivet som tydligt pekats ut i arbetssättet har breddats till att omfatta ett jämlikhetsperspektiv utifrån samtliga diskrimineringsgrunder. - Styrning mot att utvärdering är obligatoriskt att genomföra tillsammans med de som deltagit. - Styrning mot att återkoppling alltid ska ske till deltagarna och till allmänheten på kommunens hemsida. - Övriga redaktionella ändringar I remissvaren önskades reflektioner och synpunkter på ett antal frågor som följer nedan.
Kultur och fritid 2(4) 2017-12-27 Dnr KFN 2017/00127 Är förslaget på reviderat arbetssätt med medborgardialog genomförbart och hanterbart inom nämndernas ansvarsområde? Inledande kommentarer angående begreppsanvändningen I förslaget till reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog används en del olika begrepp, så som skattebetalare, kommuninvånare, medborgare och brukare. Medborgardialogen ska i första hand rikta sig mot kommuninvånare, som definieras som skattebetalare enligt förslaget. Att tillhöra gruppen kommuninvånare behöver emellertid inte per definition betyda att man är skattebetalare i kommunen. Det finns en relativt stor grupp av människor som är kommuninvånare och har rätt till viss kommunal service, men som inte betalar skatt av olika anledningar. Ett exempel på detta är alla de barn och ungdomar som bor och lever i Uddevalla. Det är i grunden positivt att förtydliga skillnader och gränsdragningar mellan medborgardialog och brukardialog och hur kommunorganisationen kan arbeta med dessa olika dialogformer. Ett förtydligande kring när de olika formerna för dialog lämpar sig och riktlinjer för de olika arbetssätten är bra, eftersom det kan tydliggöra kommunens delade roll som både demokrati/samhällsaktör och serviceaktör. I förslaget görs denna gränsdragning mellan att föra dialog med människor antingen i egenskap av att de är kommuninvånare (medborgardialog) eller brukare (brukardialog). I många medborgardialoger så kan dock frågan ha en sådan karaktär att intressenterna även rimligtvis bör vara befintliga brukare eller framtida brukare. Att enbart skapa en särskiljning mellan olika dialogformer utifrån kategorierna icke-användare eller användare av kommunens tjänster och verksamheter, blir en alltför stor förenkling av verkligheten. Det är själva frågan i sig som bör styra avvägningen om vilka som kan tänkas vara intressenter, och vilka arbetssätt man därmed kan använda sig av för att säkerställa att grupper som har svårt att göra sin röst hörd kan delta på jämlika villkor i olika former för dialog. Hanterbarhet och genomförbarhet Enligt förslaget till reviderat arbetssätt med medborgardialog är att det upp till varje nämnd att i samråd med förvaltning identifiera aktuella frågor för medborgardialog, och genomföra dessa under förutsättning att frågan är påverkbar i någon betydande mån. Kultur och fritidsförvaltningens uppfattning är att det finns relativt få frågor som lämpar sig för medborgardialog inom det verksamhetsområde som nämnden själv har fullt mandat att besluta och agera kring. De flesta frågor som har beröring på kultur och fritidslivet i Uddevalla, och som kan tänkas vara viktiga att föra medborgardialog kring, kräver fler nämnders involvering, framförallt i hanteringen och genomförandet av eventuella insatser efter medborgardialogens resultat. Om syftet med medborgardialog är att stärka kommuninvånarnas delaktighet och känsla av förtroende för den representativa demokratin, behöver kommunorganisationen också ha ett arbetssätt som möjliggör att det går att föra dialog om de komplexa och stundtals svåra frågorna. Exempel på detta kan vara; vad som krävs för att få en socialt hållbar utveckling i
Kultur och fritid 3(4) 2017-12-27 Dnr KFN 2017/00127 en viss stadsdel, hur man kan förebygga brottslighet hos ungdomar, eller hur kommunen kan stödja utvecklingen mot ett levande centrum. Eftersom dessa frågor kräver ett helhetsperspektiv kan ingen nämnd, på ett konstruktivt sätt, genomföra medborgardialoger på egen hand. Svårigheter uppstår speciellt vid genomförandet av eventuella åtgärder eller satsningar. Har kommunen ett arbetssätt med medborgardialog som utgår från respektive nämnds ansvarsområde och därmed möjlighet till agerande, så finns risken att dialogen enbart kretsar kring relativt små frågor eller att medborgardialog enbart genomförs som en mycket avgränsad del i nybyggnationer eller satsningar inom fysisk miljö. Om kommunen ska kunna arbeta med medborgardialoger på ett förtjänstfullt sätt, och dessutom särskilja dessa från brukardialoger, så behöver man alltså tydliggöra vilka dialoger som kan genomföras på olika nivåer i organisationen. Ska medborgardialog genomföras så bör alltid politiker med ett kommunövergripande ansvar medverka, annars kan inte medborgardialogen ses som en kommunövergripande påverkanskanal i reell mening. När det kommer till genomförande av brukardialoger kan det vara fullgott att tjänstepersoner från en enskild förvaltning deltar, eftersom frågan är mer avgränsad och därmed utgångspunkterna för samtalet, samt dess eventuella resultat. Mäter de angivna indikatorerna framgång inom respektive målområde? Finns det ytterligare indikatorer som önskas läggas till/tas bort? Utifrån redan lämnade synpunkter och resonemang går det inte att i nuläget kommentera indikatorerna inom respektive målområde. Kultur och fritidsförvaltningen vill dock framhålla att det är positivt att utvärdera genomförda medborgardialoger utifrån både deltagarnas perspektiv, såväl som förtroendevaldas och tjänstepersoners perspektiv. Stämmer syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig av respektive påverkanskanal överens med förvaltningens/nämndens arbete med, och synen på, påverkanskanalerna? Kultur och fritidsförvaltningen har ingen synpunkt att framföra kring de övriga påverkanskanalerna. Övriga synpunkter? Kommunen har tagit fram en handbok som ska fungera vägledande vid genomförandet av medborgardialog. Det är olyckligt att handboken inte ingår som underlag till ärendet. I ärendet står det att inflytandet ska definieras enligt delaktighetstrappans fyra steg: veta, tycka, göra, bestämma, innan en medborgardialog genomförs. I steg fyra (bestämma) anges det i handboken att kommunen kan använda sig av medborgarbudgetar som dialogens deltagare får besluta över. SKL menar att det kan finns risker med denna typ medborgarbudgetar, speciellt när frågans karaktär är komplex eller potentiellt konfliktfylld, eftersom effekten kan bli att man faktiskt undergräver den representativa demokratin genom att förflytta beslutsmandatet till en
Kultur och fritid 4(4) 2017-12-27 Dnr KFN 2017/00127 dialoggrupp. SKL rekommenderar istället att resultatet av en medborgardialog, och de eventuella förslagen till åtgärder och insatser ska beslutas av den politiska församlingen just för att stödja den representativa demokratin. Däremot kan man eventuellt tänka sig att vid brukardialog diskutera och besluta hur en bestämd summa pengar ska användas för att förbättra verksamheten eller lokalerna i linje med brukarnas intressen och behov. Katarina Hansson Kultur och fritidschef Sofie Ludvigsson Utvecklare Expediera till Kommunstyrelsen
Socialtjänsten 1(3) 2017-12-13 Dnr SN 2017/00233 Handläggare Utvecklare Åsa Jarhag Håkansson Telefon 0522-69 70 31 asa.jarhaghakansson@uddevalla.se Remiss från kommunstyrelsen - Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunstyrelsen har fattat beslut att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till bland andra nämnderna. Socialtjänsten har lämnat synpunkter kring revideringen av det systematiska arbetssättet med medboragardialog utifrån ställda remissfrågor. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse 2017-12-13 Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2017-10-25 263 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog med förslag på ändringar 2017-09-22 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att till kommunstyrelsen sända socialtjänstens tjänsteskrivelse som remiss angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har fattat beslut att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till bland andra nämnderna. Sista svarsdag är den 30 januari. Förändringarna i det reviderade förslaget på systematiskt arbetssätt med medborgardialog består främst av: Tydligare särskiljning på medborgardialog och brukardialog. Mindre ändringar i syftet med medborgardialog, större fokus på att främja delaktighet och stärka känsla av ansvar och samhörighet. Stärkt fokus på den demokratiska jämlikheten och strävan efter att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd. Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avväganden för genomförande av medborgardialog. Jämställdhetsperspektivet som tydligt pekats ut i arbetssättet har breddats till att omfatta ett jämlikhetsperspektiv utifrån samtliga diskrimeringsgrunder.
Socialtjänsten 2(3) 2017-12-13 Dnr SN 2017/00233 Styrning mot att utvärdering är obligatoriskt att genomföra tillsammans med de som deltagit. Styrning mot att återkoppling alltid ska ske till deltagarna och till allmänheten på kommunens hemsida. Övriga redaktionella ändringar. Socialtjänstens synpunkter utgår från frågorna som är ställda i remissen. - Är förslaget på reviderat arbetssätt med medborgardialog genomförbart och hanterbart inom nämndernas ansvarsområde? En förändring i förslaget är särskiljandet mellan medborgardialog och brukardialog. De flesta dialoger inom socialtjänsten är av typen brukardialog. För att arbetssättet ska få genomslagskraft är det av vikt att definiera de båda begreppen, när de olika typerna av dialoger förväntas användas samt inom vilka områden. Även syftet med de olika typerna av dialogerna bör tydliggöras om arbetssättet ska leda till skillnad och vara hanterbart inom nämndens ansvarsområde. Ett av syftena med medborgardialoger är att få ett bredare underlag att basera beslut på. I socialtjänstens kvalitetsarbete sätts brukaren i centrum. Viktiga faktorer i kvalitetsarbetet är också allas delaktighet och att beslut baseras på fakta. Att använda medborgardialogen som metod kräver en tydlighet kring hur information samlas in, sammanställs och analyseras samt i förlängningen vilken slutsats som dras och vad förslag till beslut baseras på. Detta för att medborgardialogen inte ska skapa felaktiga förväntningar för de involverade. - Mäter de angivna indikatorerna framgång inom respektive målområde? Finns det ytterligare indikatorer som önskas lägga till/tas bort? Förvaltningen har inga synpunkter på angivna indikatorer. - Stämmer syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig av respektive påverkanskanal överens med förvaltningens/nämndens arbete med, och synen på, påverkanskanalerna? Synpunktshantering beskrivs omfatta medborgare och brukare i Uddevalla. Socialtjänstens synpunktshantering är en del av det systematiska kvalitetsarbetet som föreskrivs av Socialstyrelsen. Socialtjänstens synpunktshantering omfattar synpunkter från fler än medborgare och brukare, ex från tillsynsmyndigheter och intresseorganisationer. Den samlade synpunktshanteringen inom socialtjänsten är omfattande och har interna rutiner. Påverkanskanalen Synpunktshantering är en del av socialtjänstens samlade externa synpunktshantering men överensstämmer med förvaltningens syn. - Övriga synpunkter?
Socialtjänsten 3(3) 2017-12-13 Dnr SN 2017/00233 Många av socialtjänstens brukare/kunder är människor i utsatta situationer som får stöd, hjälp eller omsorg av socialtjänsten. Många av dessa har också svårt att göra sina röster hörda. Enligt förslaget ska grupper som har svårt att göra sin röst hörd prioriteras samtidigt som nyttan med dialogen ska värderas mot kostnaden. Att avgöra vilka frågor som då är lämpliga att föra dialog kring är mycket svårt och lämnas helt till samrådet mellan förvaltning och nämnd. För att få en tydligare vägledning i arbetssättet skulle exempelvis förslag till viktiga områden/verksamheter/brukargrupper lyftas fram, som stöd i samrådssituationen som ett stöd till varje nämnds och förvaltnings arbete. Malin Krantz Socialchef Åsa Jarhag Håkansson Utvecklare Expediera till Kommunstyrelsen Socialtjänstens ledningsgrupp Funktionsansvariga
Protokollsutdrag Socialnämnden 2018-01-17 6 Dnr SN 2017/00233 Remiss från kommunstyrelsen - Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunstyrelsen har fattat beslut att skicka förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog på remiss till bland andra nämnderna. Socialtjänsten har lämnat synpunkter kring revideringen av det systematiska arbetssättet med medboragardialog utifrån ställda remissfrågor. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse 2017-12-13. Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2017-10-25 263. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19. Systematiskt arbetssätt med medborgardialog med förslag på ändringar 2017-09-22. Beslut Socialnämnden beslutar att till kommunstyrelsen sända socialtjänstens tjänsteskrivelse som remissvar angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Vid protokollet Charlotte Larsson Justerat 2018-01-25 Stefan Skoglund, Per-Erik Holmberg Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2018-01-25 intygar Charlotte Larsson Expedierat 2018-01-25 Kommunstyrelsen Socialtjänstens ledningsgrupp Funktionsansvariga Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokoll Kommunala rådet för äldre 2017-11-30 32 Dnr KS 2017/00479 Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. Remissen diskuterades, den upplevs som stelbent och svår läst. Ordet tjänsteperson ifrågasätts. Har kommunen beslutat att det ska heta tjänsteperson istället för tjänsteman? Denna fråga skickas till kommundirektör Peter Larsson för besvarande då det framförs synpunkter på att det behövs enhetlig titulatur. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog, med förslag på ändringar 2017-09-22 Beslut Kommunala rådet för äldre lämnar de åsikter som diskuterades. Justerat av Stefan Skoglund och Barbro Remmert Protokollet anmäls till kommunfullmäktige 2018-01-10 Expedieras till akten, Peter Larsson Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning 2017-11-30 34 Dnr KS 2017/00479 Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. En framgångsfaktor med medborgardialogarbetet i Uddevalla kommun har varit den breda och blocköverskridande förankringen. För att värna om detta föreslås förslaget på nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog sändas på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog, med förslag på ändringar 2017-09-22 Beslut Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning beslutar att lämna följande synpunkter på remissen om reviderat systematiskt arbetsätt med medborgardialog: remissen är svår att förstå, gör den enklare och använd inte enbart förkortningar utan skriv ut hela namnet. Vid protokollet Elisabeth Johansson Justerat Bo Simonsson Exp Kommunledningskontoret Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
UaFS Blad 1 RIKTLINJER FÖR STYRNING OCH LEDNING Antagna av kommunfullmäktige den 12 april 2006, 89 med ändring och tillägg den 13 december 2006, 351 och 352, 13 februari 2008, 34, 18 juni 2008, 215, 10 september 2008, 239, 13 juni 2009, 130, 9 december 2009, 278, 10 juni 2010, 167, 8 september 2010, 176, 13 oktober 2010, 229, 8 december 2010, 321, 323, 331, 10 november 2010, 282 och 290, 26 januari 2011, 24, 13 april 2011, 91, 11 maj 2011, 117, 13 juni 2012, 134 och 135, revide- rad av kommunfullmäktige 13 november 2013, 194, reviderad av kommun- fullmäktige 12 februari 2014, 28, reviderad av kommunfullmäktige 9 april 2014, 64, reviderad av kommunfullmäktige 11 mars 2015, 48 5 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog Vad är medborgardialog? Medborgardialog är en viktig del i utvecklingen av Uddevalla kommun. I det systematiska arbetssättet med medborgarialog likställs medborgardialog med brukarialog. Med medborgadialog menas att involvera och föra samtal med människor i frågor och förändringar som berör dem i rollen som invånare eller kunder/brukare och medborgare i Uddevalla kommun. I det systematiska arbetssättet med medborgarialog likställs medborgardialog med brukarialog. Medborgardialog kan även genomföras med andra intressenter, exempelvis företagare eller personer som arbetar inom kommunen men bor på annan ort. Den enskildes delatagande i medborgardialog styrs av intresse. Syfte Genom att arbeta med medborgardialog främjas delaktighet bland våra kommuninvånare vilket kan leda till en gemensam känsla av ansvar och tillhörighet.ett systematiskt arbete med medborgardialog skapas en större förståelse för de demokratiska processena, förtroende engagemang och ansvarskänsla hos medborgarna i Uddevalla kommun. Förtroendevalda och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket leder till att de i större utsträckning kan kunna balansera olika intressen och ta ansvar för helheten. Arbetet med medborgardialog strävar mot att stärka den representativa demokratin. Grundläggande förhållningssätt Medborgardialoger i Uddevalla kommun ska sträva efter att stärka den demokratiska jämlikheten. Kommunen ska priorietera att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd.
UaFS Blad 2 Det är inte alla frågor som lämpar sig att föra dialog kring. Att genomföra medborgardialog kan vara resurskrävande i både tid och pengar, varför det är viktigt att alltid värdera nyttan med dialogen med kostnaden. Att genomföra medborgardialog kan också vara ett sätt att hushålla med resurser långsiktigt, då förutsättningarna att beslut är välförankrade och att resurser läggs på rätt saker stärks. Frågor som inte är påverkbara är aldrig aktuella för dialog. Gränsdragningen för vilka frågor där dialog är lämpligt förs i samråd mellan förvaltning och nämnd. Vid förändringar som berör människor i rollen som medborgare i Uddevalla kommun ska kommunen informera och ha en vilja att lyssna på medborgarnas synpunkter. Vid dessa informationsinsatser ska kommunen vara uppmärksam på när det finns behov av att komplettera informationen med dialog. Kommunen ska medvetet välja att ta steget från att informera till att föra dialog. När kommunen bjuder in till dialog ska det alltid vara tydligt vilken grad av inflytande deltagarna kan förvänta sig. När graden av inflytande definieras ska deltaktighetstrappans fyra steg utgås ifrån; veta, tycka, göra, bestämma. Kommunens arbete med medborgardialog ska präglas av tydlighet och transparens. Vid planering, genomförande och utvärdering av medborgardialogprocesser ska jämlikhetsperspektivet beaktas för att säkerställa att alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder får likvärdiga förutsättningar att delta och komma till tals. Samtliga nämnder ska årligen i arbetet med planeringsdialog, internbudget och verksamhetsplan utse lämpliga objekt alternativt områden för arbete med medborgardialog. Utifrån delaktighetstrappan anges graden av inflytande som tilldelas medborgarna. Delaktighetstrappan består av fyra steg: information, tycka, göra, bestämma. Vid planering, genomförande och utvärdering av medborgardialogprocesser ska jämställdhetsperspektivet beaktas för att säkerställa att män-kvinnor och flickor-pojkar, får likvärdiga förutsättningar att delta och komma till tals. Genomförande och uppföljning Samtliga nämnder ska årligen i arbetet med budgetdialog samt verksamhetsplan och budget utse lämpliga objekt alternativt områden för arbete med medborgardialog. Vid genomförande av medborgardialoger är handboken för medborgardialog vägledande. Medborgardialoger i Uddevalla kommun ska utvärderas tillsammans med dem som deltagit. Resultatet från medborgardialogerna ska alltid återkopplas till deltagarna och på kommunens hemsida.
UaFS Blad 3 Samtliga nämnder ansvarar för att följa upp arbetet med medborgardilog. Uppföljningen ska ske genom nämndernas ordinarie uppföljningsrutiner i styrkorten.
Protokollsunderlag Samhällsbyggnadsnämnden 2018-02-22 55 Dnr SBN 2017/00633 Remiss från kommunstyrelsen angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har på remiss från kommunstyrelsen fått frågan om sin syn på revideringen av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Nedan följer förvaltningens svar på remissen och förslaget är att detta också blir samhällsbyggnadsnämndens svar. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2018-01-17 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2017-09-19 Utdrag ur kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning och ledning 5 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog (med ändringar). Kommunstyrelsens protokoll, daterat 2017-10-25 Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att ställa sig bakom förslaget till remissvar angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Vid protokollet Sebastian Johansson Justerat 2018-02-27 Gunilla Magnusson Stig Olsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2018-02-27 intygar Sebastian Johansson Expedierat 2018-02-28 Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Samhällsbyggnad 1(3) 2018-01-17 Dnr SBN 2017/00633 Handläggare Utredare Stefan Björling Telefon 0522-69 61 32 stefan.bjorling@uddevalla.se Remiss från kommunstyrelsen angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har på remiss från kommunstyrelsen fått frågan om sin syn på revideringen av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Nedan följer förvaltningens svar på remissen och förslaget är att detta också blir samhällsbyggnadsnämndens svar. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2018-01-17 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2017-09-19 Utdrag ur kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning och ledning 5 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog (med ändringar). Kommunstyrelsens protokoll, daterat 2017-10-25 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att ställa sig bakom förslaget till remissvar angående revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Ärendebeskrivning Kommunens demokratiberedning har via kommunstyrelsen sänt ut ett förslag på revideringar av det av kommunfullmäktige beslutade (april 2014) systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Förslaget till nya riktlinjer har gått på remiss till samtliga nämnder och övriga intressenter. I grova drag innebär förändringarna att: Man tydliggör vad som skiljer en brukardialog från en medborgardialog Mindre ändringar i beskrivningen av syftet med medborgardialog Större fokus på grupper som idag har svårt att göra sin röst hörd Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avvägningar inför genomförandet Tydligare jämlikhetsperspektiv där samtliga diskrimineringsgrunder ingår, inte bara det könsmässiga
Samhällsbyggnad 2(3) 2018-01-17 Dnr SBN 2017/00633 Obligatorisk utvärdering tillsammans med deltagarna av genomförda medborgardialoger Tydliggörande av ansvaret för återkoppling av resultaten med medborgardialogen. För förvaltningen och nämndens del innebär förslaget inga stora förändringar. Det blir tydligare riktlinjer, tydligare fokus och ansvar för utvärdering och återkoppling, vilket är den kanske enskilt viktigaste förändringen. Liksom tidigare åligger det nämnden att årligen föreslå insatser som kan vara lämpliga som föremål för medborgardialog. Dessa ska följas upp i nämndens styrkort. Några frågor följer remissen: 1. Är förslaget genomförbart inom nämndens ansvarsområde? Samhällsbyggnadsnämnden anser att det är ett genomförbart förslag. Dock ska sägas att de erfarenheter vi har också pekar på vikten att noggrant välja rätt objekt för medborgardialog. Det är viktigt att deltagarna känner ett engagemang för frågan och ibland kan det upplevas som detta engagemang och deltagande kan bli väl snävt i relation till framför allt jämlikhetsaspekten. Ovanpå detta kan sägas att kunskapen om medborgardialoger är relativt låg och att insatser för att medvetandegöra fler tjänstepersoner i frågan bör vara en prioriterad uppgift för kommunledningskontoret. 2. Är de föreslagna indikatorerna rätt för att mäta framgångarna inom respektive målområde? Samhällsbyggnadsnämnden anser att de tillräckligt väl motsvarar målområdena. Dessa frågor är mycket långsiktiga och trögröliga och indikatorer som t ex medborgarnas upplevelse av inflytande är mångfacetterat och svårpåverkat. Vi mäter i förvaltningen också helt andra värden, som t ex nöjdhet med gator och vägar som är mer verksamhetsspecifika och viktiga för våra egna utvärderingar (brukarundersökningar). Dessa är i regel mer lättgenomförda, påverkansbara och också enklare att utvärdera. 3. Stämmer syftet med vad kommuninvånarna kan förvänta sig av sin påverkan via respektive påverkanskanal (t ex via medborgarförslag, äldreråd osv) med vår syn? Uddevalla kommun har flera påverkanskanaler och i remissen har kommunledningskontoret specificerat vilka de är och inom vilken nivå av möjligt inflytande de har. Dessa nivåer har sin grund i den inflytandetrappa som Sveriges Kommuner och Landsting utarbetat (veta, tycka, göra och bestämma). Samhällsbyggnadsnämnden menar att remissmaterialets strukturering av dessa
Samhällsbyggnad 3(3) 2018-01-17 Dnr SBN 2017/00633 påverkanskanaler stämmer väl överens på vår syn på respektive ingång för påverkan. Däremot är vi inte övertygade om att medborgaren har förståelse för hur de bäst används. 4. Övriga synpunkter Det är bra att skillnaden mellan brukardialog och medborgardialog klargörs. Ytterligare utbildning av tjänstepersoner i medborgardialoger kan vara på sin plats. Implementeringen av metoden är troligvis för svag om man vill påverka indikatorerna. Slutsats Samhällsbyggnadsnämnden ser ingen anledning att föreslå några justeringar i föreliggande förslag och föreslås lämna ett positivt remissvar på frågan. Carina Johansson Förvaltningschef Stefan Björling Utredare Expediera till Kommunstyrelsen
Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2017-10-25 263 Dnr KS 2017/00479 Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. En framgångsfaktor med medborgardialogarbetet i Uddevalla kommun har varit den breda och blocköverskridande förankringen. För att värna om detta föreslås förslaget på nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog sändas på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Beslutsunderlag Demokratiberedningens protokoll 2017-10-06 30. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19. Systematiskt arbetssätt med medborgardialog, med förslag på ändringar 2017-09-22. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att sända förslag på reviderat systematiskt arbetsätt med medborgardialog på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala råder för personer med funktionsnedsättning, med sista svarsdag 30 januari 2018. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2017-10-25 Vid protokollet Annica Åberg Justerat 2017-10-27 Ingemar Samuelsson, Rolf Jonsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2017-10-27 intygar Annica Åberg Expedierat 2017-10-27 Samtliga nämnder Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre Kommunala rådet för personer med funktionshinder Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Kommunledningskontoret 1(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 Handläggare Utvecklare Cornelia Kirpensteijn Telefon 0522-69 61 52 cornelia.kirpensteijn@uddevalla.se Revidering av systematiskt arbetssätt med medborgardialog Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde i april 2014 ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. I samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler fick kommunledningskontoret i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog. I uppdraget ingår även att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. En framgångsfaktor med medborgardialogarbetet i Uddevalla kommun har varit den breda och blocköverskridande förankringen. För att värna om detta föreslås förslaget på nytt systematiskt arbetssätt med medborgardialog sändas på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-09-19 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog, med förslag på ändringar 2017-09-22 Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att sända förslag på reviderat systematiskt arbetsätt med medborgardialog på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala råder för personer med funktionsnedsättning, med sista svarsdag 30 januari 2018
Kommunledningskontoret 2(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 Ärendebeskrivning Bakgrund Uddevalla kommun har arbetat med medborgardialog på ett systematiserat sätt sedan 2014, dessförinnan skedde medborgardialogarbetet främst inom projektform. I april 2014 fastställde kommunfullmäktige ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog. Arbetssättet grundade sig på de erfarenheter och lärdomar som kommunen fått genom att under sex år arbeta med medborgardialog i projektform. Projekten har syftat till att stärka medborgarnas möjlighet att påverka genom att utveckla metoder för medborgarinflytande som prövats mot olika målgrupper och i olika steg i beslutsprocessen. Efter att ha arbetat systematiskt med medborgardialog sedan 2014 har ytterligare lärdomar och erfarenheter nåtts, och förbättringsområden i det systematiska arbetssättet har identifierats. Kommunledningskontoret fick, i samband med översynen av kommunens övergripande påverkanskanaler, i uppdrag att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog, att tydliggöra syfte och mål med dialogen samt att tydliggöra syfte med de olika kommunövergripande påverkanskanalerna och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal. Processen med att revidera det systematiska arbetssättet med medborgardialog har bestått av enkätutvärdering som skickats till samtliga förvaltningar samt en workshop som Sveriges kommuner och landsting (SKL) genomförde med demokratiberedningen och nämndernas presidium i maj 2017. Förslag på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog inklusive syfte och mål med dialog är baserat på resultatet från workshopen och de inkomna svaren på enkätutvärderingen. En framgångsfaktor med medborgardialogarbetet i Uddevalla kommun har varit den breda och blocköverskridande förankringen. För att värna om detta föreslås förslaget på reviderat systematiskt arbetssätt med medborgardialog sändas på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre samt kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning. Förslag på revidering av det systematiska arbetssättet med medborgardialog Inklusive syfte och mål med medborgardialog samt syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kommunövergripande påverkanskanal Förändringarna i det reviderade förslaget på systematiskt arbetssätt med medborgardialog består främst av: - Särskiljning på medborgardialog och brukardialog, med tydliggörande om vad som omfattas av begreppet medborgardialog. - Mindre ändringar i syftet med medborgardialog, större fokus på att främja delaktighet och stärka känsla av ansvar och samhörighet.
Kommunledningskontoret 3(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 - Stärkt fokus på den demokratiska jämlikheten och strävan efter att nå grupper som har svårt att göra sin röst hörd. - Tydliggörande kring när dialog lämpar sig och avväganden för genomförande av medborgardialog. - Jämställdhetsperspektivet som tydligt pekats ut i arbetssättet har breddats till att omfatta ett jämlikhetsperspektiv utifrån samtliga diskrimineringsgrunder. - Styrning mot att utvärdering är obligatoriskt att genomföra tillsammans med de som deltagit. - Styrning mot att återkoppling alltid ska ske till deltagarna och till allmänheten på kommunens hemsida. - Övriga redaktionella ändringar Förslag till systematiskt arbetssätt med medborgardialog i Uddevalla kommun Vad är medborgardialog Med medborgardialog menas att involvera och föra samtal med människor i frågor och förändringar som berör dem i rollen som kommuninvånare 1 i Uddevalla kommun. Rollen som kommuninvånare definieras som att man är en del i ett kollektiv. Kommuninvånare är skattebetalare och deltagandet vid medborgardialoger styrs av intresse. Brukare däremot är individer som är berörda utifrån rollen som kund och medfinansiär av tjänsterna de nyttjar. Syfte Genom att arbeta med medborgardialog främjas delaktighet bland våra kommuninvånare vilket kan leda till en gemensam känsla av ansvar och samhörighet. Förtroendevalda och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket leder till att de i större utsträckning kan balansera olika intressen och ta ansvar för helheten. Arbetet med medborgardialog strävar mot att stärka den representativa demokratin. Grundläggande förhållningssätt Medborgardialoger i Uddevalla ska sträva efter att stärka den demokratiska jämlikheten och grupper som har svårt att göra sin röst hörd ska särskilt prioriteras att nå. Det är inte alla frågor som lämpar sig att föra dialog kring. Att genomföra medborgardialog kan vara resurskrävande i både tid och pengar, varför det är viktigt att alltid värdera nyttan med dialogen med kostnaden. Att genomföra medborgardialog kan också vara ett sätt att hushålla med resurser långsiktigt, då förutsättningarna att beslut är välförankrade och att resurser läggs på rätt saker stärks. Frågor som inte är påverkbara är aldrig aktuella för dialog. Gränsdragningen för vilka frågor där dialog är lämpligt görs i samråd mellan förvaltning och nämnd. 1 Medborgardialog kan även genomföras med andra intressenter, så som exempelvis företagare eller personer som arbetar inom kommunen men bor på annan ort.
Kommunledningskontoret 4(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 När kommunen bjuder in till dialog ska det alltid vara tydligt vilken grad av inflytande deltagarna kan förvänta sig. När graden av inflytande definieras ska delaktighetstrappans fyra steg utgås ifrån; veta, tycka, göra, bestämma. Vid planering, genomförande och utvärdering av medborgardialogprocesser ska jämlikhetsperspektivet beaktas för att säkerställa att alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder får likvärdiga förutsättningar att delta och komma till tals. Genomförande och uppföljning Samtliga nämnder ska årligen i arbetet med budgetdialog samt verksamhetsplan och budget utse lämpliga objekt alternativt områden för arbete med medborgardialog. Vid genomförande av medborgardialoger är handboken för medborgardialog vägledande. Medborgardialoger i Uddevalla kommun ska utvärderas av de som deltagit. Resultatet från medborgardialogerna ska alltid återkopplas till deltagarna och på kommunens hemsida. Samtliga nämnder ansvarar för att följa upp arbetet med medborgardilog. Uppföljningen ska ske genom nämndernas ordinarie uppföljningsrutiner i styrkorten. Syfte, mål och indikatorer Utifrån syftet med medborgardialog som beskrivs i det systematiska arbetssättet har ett antal mål med medborgardialogarbetet formulerats tillsammans med ett antal indikatorer. Demokratiberedningen arbetar med att systematisera utvärdering av medborgardialoger, så att genomförda medborgardialoger ligger till grund för måluppfyllelsen. Indikatorerna som redogörs för i tabellen nedan ska ses som exempel på indikatorer för att mäta framgång inom de olika målområdena. Syfte Mål Indikatorer Främja delaktighet vilket kan leda till en gemensam känsla av ansvar och samhörighet Medborgarna i Uddevalla upplever sig ha möjlighet att vara delaktiga och utöva inflytande Medborgarnas upplevelse av inflytande (SCB-vartannat år, LUPP-var tredje år) Deltagarna upplever sig att genom att ha deltagit vid medborgardialog fått ökad möjlighet till delaktighet och inflytande (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog) Deltagarna upplever att de blivit lyssnade på (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog)
Kommunledningskontoret 5(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 Förtroendevalda och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket främjar bra och väl underbyggda beslut Stärka den representativa demokratin Medborgarna känner förtroende för kommunens tjänstepersoner och förtroendevalda Förtroendevalda och tjänstepersoner upplever att de genom medborgardialog fått bättre underlag för att fatta beslut Ökad förståelse för de demokratiska processerna Medborgarnas förtroende för de som bestämmer (SCBvartannat år, LUPP-var tredje år) Deltagarna i medborgardialoger upplever att de genom att ha deltagit fått ett stärkt förtroende för kommunens förtroendevalda och tjänstepersoner (Skattning av nivå av förtroende före och efter en medborgardialog till deltagarna avser endast de medborgardialoger där deltagare samlas för en strukturerad dialog och inte förslagsinsamling eller liknande) Förtroendevalda upplever sig genom medborgardialog fått bättre underlag att basera sina beslut på (enkätutvärdering, en gång per år i varje nämnd/kf därefter dialog med nämndernas/fullmäktiges presidium utifrån resultatet). Tjänstepersoner upplever sig genom medborgardialog fått bättre underlag att basera sina beslut på (enkätutvärdering till de tjänstepersoner som ansvarat för medborgardialog, en gång/år i resp. förvaltning) Ökad kunskap för hur kommunen fungerar och hur man som kommuninvånare kan vara med och påverka (enkätutvärdering, efter varje genomförd medborgardialog) Ökad kunskap kring hur man som medborgare kan påverka (LUPP-var tredje år) Den representativa demokratin stärks i form av ökat valdeltagande och engagemang i politiska partier Valdeltagande (mäts efter varje val) Jämlikt deltagande (mäts efter varje val utifrån skillnader mellan valdistrikt, kön och ålder) Partimedlemskap Kommunövergripande påverkanskanalser, syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig från respektive kanal Syftet med, och vilken grad av inflytande kommuninvånarna kan förvänta sig från, de kommunövergripande påverkanskanalerna har i samband med revideringen av det systematiska arbetssättet med medborgardialog tydliggjorts. Underlaget är baserat på
Kommunledningskontoret 6(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 befintliga rutiner, arbetsordningar, riktlinjer samt diskussion på workshop med demokratiberedningen, nämndernas presidium och SKL. Medborgarförslag Medborgarförlag är en kanal för personer som är folkbokförda i Uddevalla att lämna förslag och idéer om utveckling inom kommunens ansvarsområde. Syftet med medborgarförslag är att kommunen som organisation ska få kunna ta del av kommuninvånarnas idéer men det finns inga garantier för att förslag faktiskt genomförs. När man lämnar ett medborgarförslag kan man förvänta sig att få en återkoppling inom ett år. Påverkansgrad: TYCKA Synpunktshantering Synpunktshanteringen är ett forum för medborgare och brukare i Uddevalla att lämna synpunkter på kommunens verksamhet. Syftet med synpunktshanteringen är att skapa underlag för verksamhetsutveckling inom kommunens verksamheter och möjlighet för medborgarna att vara delaktiga. När man lämnar en synpunkt kan man förvänta sig att få en återkoppling från berörd verksamhet, under förutsättning att man lämnat sina kontaktuppgifter, som beskriver om och i så fall på vilket sätt synpunkten tagits omhand inom verksamheten. Påverkansgrad: TYCKA Samrådsorgan Kommunens samrådsorgan är ett forum för kommunen som organisation att använda för att förankra och möjliggöra delaktighet kring frågor som berör målgrupperna, vilket ökar förutsättningarna för bra och underbyggda beslut. Rådet för äldre Syfte: Kommunala rådet för äldre är avsett att vara referensorgan för samråd och ömsesidig information mellan organisationerna för äldre och kommunen. Rådet kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. PÅVERKANSGRAD: VETA/TYCKA Rådet för personer med funktionsnedsättning Syfte: Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning är avsett att vara referensorgan för samråd och ömsesidig information mellan organisationerna för personer med funktionsnedsättning och kommunen. Rådet kan även utgöra remissorgan vid frågor som berör äldre och personer med funktionsnedsättning. Påverkansgrad: VETA/TYCKA Ungdomsfullmäktige Syftet med ungdomsfullmäktige är att öka ungdomars verkliga inflytande i frågor som på olika sätt berör dem. Genom att delta i ungdomsfullmäktige får dessutom ungdomar direkt kunskap om hur den demokratiska processen i en kommun fungerar. PÅVERKANSGRAD: VETA/TYCKA/GÖRA/BESTÄMMA
Kommunledningskontoret 7(7) 2017-09-19 Dnr KS 2017/00479 Remissfrågor I remissvaren önskas att följande frågeställningar att tas i beaktande: - Är förslaget på reviderat arbetssätt med medborgardialog genomförbart och hanterbart inom nämndernas ansvarsområde? - Mäter de angivna indikatorerna framgång inom respektive målområde? Finns det ytterligare indikatorer som önskas läggas till/tas bort? - Stämmer syfte och vad kommuninvånarna kan förvänta sig av respektive påverkanskanal överens med förvaltningens/nämndens arbete med, och synen på, påverkanskanalerna? - Övriga synpunkter? Peter Larsson Kommundirektör Cornelia Kirpensteijn Utvecklare Expediera till
RIKTLINJER FÖR STYRNING OCH LEDNING Antagna av kommunfullmäktige den 12 april 2006, 89 med ändring och tillägg den 13 december 2006, 351 och 352, 13 februari 2008, 34, 18 juni 2008, 215, 10 september 2008, 239, 13 juni 2009, 130, 9 december 2009, 278, 10 juni 2010, 167, 8 september 2010, 176, 13 oktober 2010, 229, 8 december 2010, 321, 323, 331, 10 november 2010, 282 och 290, 26 januari 2011, 24, 13 april 2011, 91, 11 maj 2011, 117, 13 juni 2012, 134 och 135, reviderad av kommunfullmäktige 13 november 2013, 194, reviderad av kommunfullmäktige 12 februari 2014, 28, reviderad av kommunfullmäktige 9 april 2014, 64, reviderad av kommunfullmäktige 11 mars 2015, 48 5 Systematiskt arbetssätt med medborgardialog Vad är medborgardialog? Med medborgardialog menas att involvera och föra samtal med människor i frågor och förändringar som berör dem i rollen som kommuninvånare i Uddevalla kommun 1. Rollen som kommuninvånare definieras som att man är en del av ett kollektiv. Kommuninvånare är skattebetalare i och deltagandet vid medborgardialoger styrs av intresse. Brukare däremot är individer som är berörda utifrån rollen som kund och medfinansiär av tjänstena de nyttjar. Syfte Genom att arbeta med medborgardialog främjas delaktighet bland våra kommuninvånare vilket kan leda till en gemensam känsla av ansvar och tillhörighet. Förtroendevalda och tjänstepersoner får ett bredare underlag att basera sina beslut på vilket leder till att de i större utsträckning kan balansera olika intressen och ta ansvar för helheten. Arbetet med medborgardialog strävar mot att stärka den representativa demokratin. Grundläggande förhållningssätt Medborgardiaoger i Uddevalla kommun ska sträva efter att stärka den demokratiska jämlikheten och grupper som har svårt att göra sin röst hörd ska särskilt prioriteras att nå. Det är inte alla frågor som lämpar sig att föra dialog kring. Att genomföra medborgardialog kan vara resurskrävande i både tid och pengar, varför det är viktigt att alltid värdera nyttan med dialogen med kostnaden. Att genomföra medborgardialog kan också vara ett sätt att hushålla med resurser långsiktigt, då förutsättningarna att beslut är välförankrade och att resurser läggs på rätt saker stärks. Frågor som inte är påverkbara är aldrig aktuella för dialog. Gränsdragningen för vilka frågor där dialog är lämpligt förs i samråd mellan förvaltning och nämnd. När kommunen bjuder in till dialog ska det alltid vara tydligt vilken grad av inflytande deltagarna kan förvänta sig. När graden av inflytande definieras ska deltaktighetstrappans fyra steg utgås ifrån; veta, tycka, göra, bestämma. Vid planering, genomförande och utvärdering av medborgardialogprocesser ska jämlikhetsperspektivet beaktas för att säkerställa att alla oavsett kön, 1 Medborgardialog kan även genomföras med andra intressenter, så som exempelvis företagare eller personer som arbetar inom kommunen men bor på annan ort.
könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder får likvärdiga förutsättningar att delta och komma till tals. Genomförande och uppföljning Samtliga nämnder ska årligen i arbetet med budgetdialog samt verksamhetsplan och budget utse lämpliga objekt alternativt områden för arbete med medborgardialog. Vid genomförande av medborgardialoger är handboken för medborgardialog vägledande. Medborgardialoger i Uddevalla kommun ska utvärderas av de som deltagit. Resultatet från medborgardialogerna ska alltid återkopplas till deltagarna och på kommunens hemsida. Samtliga nämnder ansvarar för att följa upp arbetet med medborgardilog. Uppföljningen ska ske genom nämndernas ordinarie uppföljningsrutiner i styrkorten.
Kommunledningskontoret 1(3) 2018-03-07 Dnr KS 2018/00160 Handläggare Utredare Nina Bergman Telefon 0522-69 79 48 nina.bergman@uddevalla.se SKL nätverk medborgardialog kring verksamhetsresultat 2018-2019 Sammanfattning Sveriges kommuner och landsting (SKL) har bjudit in Uddevalla kommun till att delta i ett nätverk kring medborgardialog om verksamhetsresultat. I nätverket kommer 8-10 utvalda kommuner att medverka och projektet sträcker sig fr.o.m. april 2018 t.o.m. april 2019. Syftet med nätverket är att utveckla medborgardialogen kring verksamhetsresultat samt att tydliggöra vilka mått/resultat som är särskilt intressanta för medborgarna att ta del av. Avsikten är att öka delaktigheten och förtroendet hos medborgarna. Erfarenheter och goda exempel från nätverket kommer att spridas till andra kommuner. Uddevalla kommun har sedan flera år bedrivit ett aktivt arbete kring medborgardialog och 2014 antogs riktlinjer för ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog i styrningen. Kommunen har tidigare deltagit i flera olika nätverk kring medborgardialog. Deltagande i nätverket är avgiftsfritt men innefattar ett antal resor till nätverksmöten. Mellan nätverksträffarna åtar sig kommunen att driva eget utvecklingsarbete på hemmaplan, vilket förutsätter att tjänstemän och förtroendevalda deltar i processen. Projektet bedöms till stor del kunna integreras med kommunens befintliga systematiska arbetssätt för medborgardialog. Demokratiberedningen föreslås utgöra styrgrupp för projektet. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-03-07 Inbjudan till medborgardialog kring verksamhetsresultat från SKL Förslag till beslut Demokratiberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att Uddevalla kommun deltar i SKLs nätverk om medborgardialog kring verksamhetsresultat att demokratiberedningen utgör styrgrupp att kostnader förknippade med deltagande i nätverket ryms inom befintlig budget.
Kommunledningskontoret 2(3) 2018-03-07 Dnr KS 2018/00160 Ärendebeskrivning Sveriges kommuner och landsting (SKL) har bjudit in Uddevalla kommun att delta i ett nätverk om medborgardialog kring verksamhetsresultat. Antalet deltagande kommuner är begränsat till mellan 8-10 st. Bakgrunden till nätverket är att det blir allt viktigare för Sveriges kommuner att engagera medborgarna, öka tilliten gentemot offentlig verksamhet samt att skapa former för lokal dialog och delaktighet. Många medborgare är intresserade av att delta i samhällsdebatten utifrån sina egna förutsättningar och behov. Mot denna bakgrund är det viktigt att kommunens tjänstemän och förtroendevalda får kunskap om hur dialogen med medborgarna kan utvecklas för att därigenom stärka demokratin och möjliggöra en effektiv och transparent verksamhet utifrån det som av medborgarna uppfattas som värdeskapande. Nätverket pågår under perioden april 2018-april 2019 och samtliga deltagande kommuner kommer att utifrån sina förutsättningar arbeta med medborgardialog kring verksamhetsresultat. Syftet är att få en tydligare bild av vilka mått/resultat som är särskilt intressanta för medborgarna att ta del av samt att utveckla arbetet med medborgardialog kring verksamhetsresultat. Erfarenheter och goda exempel från nätverket kommer att spridas till andra intresserade kommuner. Uddevalla kommun har under flera år bedrivit ett aktivt arbete kring medborgardialog och 2014 antogs riktlinjer för ett systematiskt arbetssätt med medborgardialog i styrningen. För närvarande genomförs en revidering av dessa riktlinjer med syfte att ytterligare tydliggöra och utveckla arbetet med medborgardialog. Implementeringen av revideringen bedöms med fördel kunna sammanlänkas med deltagande i nätverket. Kommunen har tidigare deltagit i nätverk kring medborgardialog och har positiva erfarenheter av detta. Deltagande i projektet är avgiftsfritt men innebär ca 7 nätverksträffar i Stockholm. Varje kommun bekostar resor och ev. boende i samband med nätverksträffarna. Mellan nätverksträffarna genomförs eget utvecklingsarbete på hemmaplan av respektive kommun. Deltagande kommuner behöver avsätta egna personella resurser för att delta i projektet. Demokratiberedningen förselås utgöra styrgrupp. Projektet inleds på en strategisk nivå. Under projekttiden kommer en kommunal verksamhet att utses för att delta i arbetet. Detta bedöms dock till stor del kunna rymmas inom kommunens befintliga systematiska arbetssätt med medborgardialog i vilket samtliga nämnder har ansvar att årligen utse lämpliga områden/objekt för medborgardialog. Peter Larsson Kommundirektör Nina Bergman Utredare
Kommunledningskontoret 3(3) 2018-03-07 Dnr KS 2018/00160 Expediera till
INBJUDAN TILL NÄTVERK Medborgardialog kring verksamhetsresultat Under de senaste åren har diskussionen om fakta blivit allt mer central och falsk fakta eller förvrängd fakta används allt mer för att sprida ett politiskt budskap. Att engagera medborgarna, öka tilliten gentemot offentlig verksamhet och skapa former för delaktighet och dialog för det lokala samhället blir en allt viktigare fråga för kommuner och landsting. Medborgare är intresserade att delta i samhällsdebatten, men utifrån sina förutsättningar och behov. Samtidigt ser förtroendevalda i kommuner och landsting ett allt större behov av att få kunskap om hur dialogen med medborgarnas kan utvecklas för att stärka ett demokratiskt hållbart samhälle och uppnå en effektiv och transparent verksamhet utifrån vad medborgarna uppfattar skapar värde. Offentlig verksamhet har här ett stort ansvar att tillgängliggöra och skapa transparens kring resultat för att återuppbygga tillit och värna vårt demokratiska system. Då räcker inte med att enbart publicera resultat och fakta utan det måste ske på ett sätt som blir begripligt och intressant för mottagaren. SKL bjuder nu in till ett nätverksarbete där deltagande kommuner kommer att få arbeta med medborgardialog kring verksamhetsresultat. Syfte och mål Ambitionen för deltagande kommuner ska vara: att få en tydligare bild av vilka mått/resultat som är särskilt intressanta för medborgare att ta del av att pröva medborgardialoger kring mått och resultat Erfarenheterna från nätverket ska kunna spridas till andra kommuner som goda exempel på medborgardialog kring resultat och presentation av dessa. Tillvägagångssätt Projektet startar på strategisk nivå och men under arbetets gång ska deltagande kommuner involvera en av sina verksamheter. Vi förutsätter att den eller de deltagare som representerar kommunen på nätverksträffarna och driver arbetet på hemmaplan, både har erfarenheter från controllerfunktion (eller motsvarande) samt erfarenheter kring medborgardialog. Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se