Verksamhetsplan -2020 Fastighetsnämnden
Innehåll Styrkort... 3 Vision... 3 Verksamhetsidé... 3 Utvecklingsområden... 4 Uppdrag... 9 Budget... 10 Drift... 10 Serviceförklaringar... 13 Kommungemensamma... 13
Styrkort Vision År 2025 har Bodens kommun genomfört en omställning till en långsiktigt hållbar tillväxt ur socialt, ekologiskt och ekonomiskt hänseende. Boden har mer än 30 000 invånare och är en växande kommun med utveckling, trygghet och livskvalitet som främsta kännetecken. Kommunen lägger stor vikt vid dialog, insyn och jämställdhet och vill att medborgarna upplever att den kommunala organisationen finns till för dem, inte tvärtom. Medborgarna behandlas med respekt och känner trygghet i alla skeden av livet. Kommunen upplevs som attraktiv att komma till och att stanna kvar i. Sysselsättningen ökar, med goda arbetsplatser och framgångsrika företag. Nya bostäder har byggts för att möta ett ökat behov. Många av de nya invånarna är nya svenskar som valt att stanna i Bodens kommun, för att där skapa sin framtid och bidra till samhällets utveckling. Samverkan är ett ledord i Bodens kommun. Samverkan inom kommunen, mellan myndigheter, med företag, med föreningar och med enskilda. Föreningar, kommun och näringsliv möts på gemensamma arenor och samverkar för att tillsammans skapa förutsättningar att genomföra nya aktiviteter som är givande för bodensarna och som väcker omvärldens intresse för Boden. Detta har skapat en kreativ och utvecklingsvänlig atmosfär med ett vitalt kultur- och nöjesliv, med en levande centrumkärna, en blomstrande landsbygd och spännande idrottsevenemang. För att förverkliga kommunens utvecklingsvision sker en kraftsamling inom följande fyra områden: Människa och miljö Utbildning och kunskap Näringsliv och arbetsliv Välfärd och hälsa För närmare beskrivning av dessa områden hänvisas till utvecklingsplanen. I denna plan skiljs på långsiktig ambition och kortsiktigt mätbart mål. Den långsiktiga ambitionen kan vara att nå 100 % genomförande, medan de kortsiktiga målen ligger på andra nivåer. Detta står inte i motsats till vartannat, utan visar på behovet av en långsiktig ansats. en ska efterhand närma sig ambitionen. Verksamhetsidé Fastighetsförvaltningens huvudsakliga uppgift är att på Fastighetsnämnden uppdrag tillhandahålla kostnads- och drifteffektiva lokaler för den kommunala verksamheten. Förvaltningen ska ge den kommunala verksamheten service i fastighetsfrågor och samordna kommunens lokalplanering. Förvaltningen ska även om det är nödvändigt hyra lokaler externt för kommunens verksamhet. Genom god planering ska kommunens anläggningskapital, bestående av fastigheter, förvaltas och underhållas så att kapitalet vidmakthålls. Förvaltningen ska inom de riktlinjer som fullmäktige har fastställt arrendera ut, hyra ut eller annars upplåta fastigheter som tillhör kommunen.
Utvecklingsområden Fastighetsnämnden En trivsam växande småstad Bodens näringsliv har en positiv inställning och framtidstro. Fastighetsnämnden ska utveckla sin kommunikation med det lokala näringslivet. En god relation ger tillfälle till informationsutbyte och därmed en ökad förståelse mellan parterna. Fastighetsnämnden eftersträvar en ökad kunskap för vilka regler och vilken lagstiftning som styr förvaltningens verksamhet samtidigt som förvaltningen får information om det lokala näringslivets villkor. Förnybar och miljövänlig energi ska främjas, liksom energieffektiviseringar. Fastighetsnämnden ska fortsätta arbetet med energieffektiviseringsprojekt i fastighetsbeståndet. Fastighetsnämnden ska arbeta för att skapa ett forum där förvaltningen kan diskutera energifrågor med andra fastighetsägare och hyresgäster. Fastighetsnämnden ska utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete och rutiner så att fastighetsbeståndet och tomter upplevs som välvårdade. Under planperioden införs kvalitetskontroller och avvikelserapportering. En del i kommunens värdegrund är kundfokus, under planeringsperioden ska fastighetsförvaltningen genomföra Nöjd kundundersökning på externa lokalhyresgäster. indikator Utfall 26 27 Medverkan vid möten med 0 2 2 företag/fastighetsägare, antal Kvalitetskontroll per fastighet och år, antal 2 2 2 Kvalitetskontroll, andel avvikelser 9 50 25 Nöjd-Kund-Index, externa lokalhyresgäster 0 7 nöjdhetsgrad (skala 1-10) Elförbrukning i fastigheter, kwh/kvm 60,0 59,0 58,0 Fjärrvärmeförbrukning i fastigheter, kwh/kvm 114,0 115,0 110,0 Ansvarig Startdatum Slutdatum Status Delta i nätverksträffar Conny Bergwall -- -12- Kvalitetskontroller 2 ggr per år Roger Jäderström -- -12- Uppföljning tillsyn och skötsel Conny Bergwall -- -12- Mätning av nöjd-kundindex externa hyresgäster -- -12- Upprätta en metod för energiledningssystem Roger Jäderström -- -12- Uppföljning av energiförbrukning Roger Jäderström -- -12- Projektering Högvalla ny förskola -- -03- Garage Städet -- -05-
Ombyggnation Gammeläng Gruppbostad 1 Byggstart Högvalla Utbyggnad Träffpunkten -- -- -- -- -07- -09- -11- -10- Barnvänliga Boden Fastighetsnämnden ska tillsammans med utbildningsnämnden upprätta en standard för utemiljön på skolor och förskola som ska bidra till att göra innemiljö och utemiljön mer attraktiv. indikator Handlingsplan för utemiljön, andel skolor Utfall 26 27 57 80 100 Boden en plats för företagsamma För att ta emot mer än 2 000 nya medborgare krävs en ökning av antalet arbetstillfällen. Fastighetsnämnden ska fortsätta arbetet med en stärkt lokal upphandling inom ramen för LOU. Genom att marknadsföra lediga lokaler bidrar fastighetsnämnden till att skapa en kreativ och utvecklingsvänlig atmosfär. indikator Utfall 26 27 Köptrohet mot ramavtal och upphandlade 93 85 90 varor och tjänster, andel Lediga lokaler marknadsförs på webb, andel 0 100 100 Ansvarig Startdatum Slutdatum Status Nya ramavtal -- -12- Integration som tillgång Möjligheten att snabbt komma in på arbetsmarknaden och lära sig språket är av stor betydelse för en framgångsrik integration. Ett jobb ger en social roll och språket är av stor betydelse för delaktigheten i samhället. indikator Utfall 26 27 Praktikplatser, antal 3 3 4
Fastighetsnämnden Ansvarig Startdatum Slutdatum Status Integrations- och sysselsättningsprojekt Roger Jäderström -- -12- Här talar vi med medborgarna, inte till dem Kommunens medborgarundersökning visar bristande betyg vad gäller förtroende och möjlighet till påverkan. Fastighetsförvaltningens kontakter som sker med medborgarna ska ske affärsmässigt och i enlighet med kommunens värdegrund, respekt, tolerans, kunden i fokus och effektivt resursutnyttjande. indikator Kommunens värdegrund, andel utbildade medarbetare Utfall 26 27 90 100 100 Ansvarig Startdatum Slutdatum Status Genomföra Conny -- -12- förvaltningsdag Bergwall Alla är värdefulla i Boden Bodens kommuns egna fastigheter anpassas successivt för ökad tillgänglighet för alla medborgare. Förslag till åtgärder/utveckling som rör tillgänglighet tas fram i samverkan med berörda organisationer. Genom ledvägar med taktil markering samt markeringar vid lutande och vertikala förändringar i gångstråk minskas risken för fallolyckor i byggnader. indikator Utfall 26 27 Fastigheter i tillgänglighetsdatabas för 0 60 100 kommunala lokaler, andel Jämställdhetsintegrerade verksamheter, andel 60 Ansvarig Startdatum Slutdatum Status Handlingsplan jämställdhetsintegrering upprättas Conny Bergwall -- -07- Kontinuerlig verksamhetsutveckling Under planeringsperioden kommer förvaltningen att utbilda personalen i ledningsfilosofin som finns i Bodenraketen. Syftet är att öka kunskaperna
hur man resurssnålt kan förbättra arbetsflöden och få igång ett "ständiga förbättringar" arbete. Förvaltningen skall arbeta enligt LEAN Bodenraketen. Utbildning i Bodenraketen för att öka kunskaperna om arbetsflöden kommer vara ett viktigt verktyg till att skapa bra rutiner och identifiera processer. Vi arbetar tillsammans Förvaltningen ska arbeta för att utveckla sin kommunikation inom kommunen. En god och ömsesidig kunskapsspridning ger en ökad förståelse för vilka regler och lagstiftning som styr kommunens verksamhet, samtidigt som fastighetsförvaltningen får ökad kunskap om hyresgästernas villkor. Fastighetsförvaltningen ska genomföra regelbundna lokalplaneringsmöten med berörda förvaltningar/hyresgäster. Medverkan i träffar med det lokala näringslivet där främst förvaltningschef och berörda avdelningschefer deltar. Ambitionen är att under planeringsperioden bredda kontakterna med det lokala näringslivet. indikator Utfall 26 27 Lokalplaneringsmöten per verksamhet och 4 2 2 år, antal Medverkan vid mötesplatser, antal 5 5 5 Utbildningsförvaltningen Kultur- fritidsungdomsförvaltningen Kommunledningsförvaltning en Tekniska förvaltningen Räddning- och -- -- Arbetsmarknadsförvaltningen -- -- -- -- Ansvarig Startdatu m Planering för deltagande i Lena -- näringslivsträffar Nilsson a -- Socialförvaltningen Slutdatu m -12- -12- -02- -02- -02- -02- -02- -02- Status
säkerhetsförvaltningen Utbildningsförvaltningen -- -02- Bodens kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare Medarbetare utvecklas i sina yrkesroller, trivs och är stolta över sitt bidrag till verksamhetens resultat är ambassadörer. Ambassadörer sprider en positiv bild av verksamheten. Fastighetsnämndens verksamhet är under ständig utveckling, insatser för att bibehålla och öka kompetensen ingår som en viktig del i medarbetarnas personliga kompetensutvecklingsplan. Fastighetsnämnden ska arbeta aktivt med kommunens värdegrund, "respekt & tolerans, kunden i fokus, effektivt resursutnyttjande. Fastighetsnämnden ska prioritera yrkesgruppen drifttekniker vid lönesättning. En god arbetsmiljö är en miljö där vi kan känna arbetsglädje och där samtliga medarbetares resurser tas tillvara och utvecklas. Alla medarbetare ska få vara medskapande, känna delaktighet och arbeta mot de mål som är bestämda. Under planeringsperioden kommer utökade satsningar att göras på det förebyggande arbetsmiljöarbetet d v s förebygga ohälsa innan den uppstår. Hälsofrämjande arbete och friskvårdsarbete är en naturlig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Friskvårdsinsatser ger förutsättningar för medarbetare att ta ansvar för sin egen hälsa. Förvaltningen ska arbeta med tidig uppföljning och insatser, ambitionen är att sätta in dessa redan efter den åttonde dagen (när läkarintyg krävs). indikator Utfall 26 27 Sjukfrånvaron är högst, % 4,9 5,0 5,0 Medarbetarnas betyg för arbetsuppgifter och 6,7 7,2 arbetstillfredsställelse (skala 1-8) Medverkan vid rekryteringsmässor, antal 0 1 1 Ansvarig Startdatu m Sjukfrånvaron följs upp på Conny -- förvaltningsskyddskommitté Bergwall Genomföra skyddsronder Roger -- inom all verksamhet Jäderström Upprätta handlingsplan efter Conny -- genomförd medarbetarenkät Bergwall Arbetsplatsträffar genomförs Conny -- 10 ggr per år och enhet Bergwall Delta i LARV- mässan vid Conny -- LTU. Bergwall Slutdatu m -12- -12- -12- -12- -02- Status
En kommun med långsiktigt stabil ekonomi Fastighetsnämnden ska uppdatera och strukturera administrationen och processen kring det interna hyressystemet. Fastighetsnämnden ska arbeta aktivt med att minska de externt förhyrda lokalerna samt arbeta med att planera och effektivise-ra lokalanvändningen i kommunens eget bestånd. Lokalbankens kostnadsutveckling följs upp på interna ekonomimöten men också vid delårsrapporter och verksamhetsberättelser. I samband med det tas förslag om åtgärder fram för att reducera kostnaderna. Förebyggande underhåll är en nyckelaktivitet för infrastrukturen inom fastighet. Under planeringsperioden kommer 3 åriga underhållsplaner att upprättas för både interna och externt inhyrda lokaler. En effektiv klottersanering med tidiga insatser har visat sig verksamt för att hålla nere saneringskostnaderna. Installation av inbrottslarm har visat sig vara ett effektivt medel mot både tillgrepp och skadegörelse vid inbrott. indikator Utfall 26 27 Kostnad för skadegörelse och klotter på 279 300 250 kommunal egendom är högst, tkr Kostnad för lokalbanken är högst, mkr 3,5 3,0 2,7 Planerat fastighetsunderhåll, kr/m2 per år 67 66 Budgetavvikelse nämnder är minst, % 27,7 0,0 0,0 Ansvarig Startdatu m Upprätta rutin för Roger -- polisanmälan av klotter och Jäderström skadegörelse Upprätta plan för att minska -- externt inhyrda lokaler Upprätta 5-åriga underhållsplaner för förskolor Tid och resursplan investeringar Analys av inkommande felanmälningar per fastighet Roger Jäderström -12- -12- -- Slutdatu m -12- -- -- -12- -12- Status Uppdrag Nya uppdrag i strategisk plan Handlingsplan för jämställdhetsintegrering Samtliga förvaltningar får i uppdrag att ta fram en handlingsplan för att säkerställa att alla verksamheter är jämställdhetsintegrerade år 2020 i enlighet med riktlinje för ett jämställt Boden. Handlingsplanen redovisas i delårsbokslutet efter augusti.
Budget Drift Bokslut Prognos Budget/plan 26 27 29 2020 Intäkter 151 073 195 111 205 421 213 557 221 667 Kostnader 157 273 179 959 210 568 218 7 226 899 Nettokostnader 6 200-15 152 5 147 5 174 5 232 Tilldelad ram 8 580-13 152 5 147 5 174 5 232 Resultat 2 380 2 000 0 0 0 Specifikation av nettokostnader Nämndsverksamhet 277 345 345 357 368 Fysisk och teknisk planering 217 59 0 0 0 Arbetsområden och lokaler -2 939-2 540-2 858-2 883-2 894 Bostadsverksamhet -236-26,0-122 -108-92 Overheadkostnader 6 843 11 070,0 10 134 10 473 10 808 Förvaltningslokaler 2 038-24 060,0-2 353-2 666-2 958 Summa (tkr) 6 200-15 152 5 147 5 174 5 232 varav tillfälligt flyktingstöd 0 0 Planerade förändringar Budget/plan 29 2020 Verksamhetsförändring 1 Verksamhetsförändring 2 Verksamehtsförändring 3 Summa (tkr) 0 0 0 Bodens kommun har anslutit sig till Borgmästaravtalet. En utsläppsinventering med riskbedömning pågår centralt för kommunen. När detta är klart men inom två år ska en åtgärdsplan för hållbar energi och hållbart klimat upprättas där de planerade huvudåtgärderna beskrivs. I nuläget finns inte några riktlinjer klara och Fastighetsnämnden har därför svårt att bedöma vilka kostnader som kan uppstå med anledning av detta. Kostnaden för ett energiuppföljningsprogram tas inom ram. De lokala miljömålen innebär för Fastighetsförvaltningen att kontrollera och följa upp energiförbrukningen och energins sammansättning i våra kommunala fastigheter. Ett nytt energiuppföljningsprogram kommer att implementeras. Programmet tillsammans med LEK3-projektet syftar till att införa ett energiledningssystem som skapar en arbetsmetod för
energioptimering. Energimixen måste diskuteras i samarbete med leverantören Bodens Energi. Projektkostnaden tas inom ram. Lokalvårdsentreprenad har upphandlats och kommer att starta -03-. Förändringar av lokalvårdskostnader för respektive förvaltning kommer att tas upp i särskilt ärende.
Investeringar Bokslut Prognos Budget/plan 26 27 29 2020 Inkomster Utgifter 30 548 70 547 66 000 60 000 50 000 Nettoinvesteringar 30 548 70 547 66 000 60 000 50 000 Specifikation per område Kommungemensam verksamhet 30 548 68 947 66 000 60 000 50 000 Bostadsverksamhet 0,0 1 600 0 0 0 Summa (tkr)* 30 548 70 547 66 000 60 000 50 000 varav nyinvesteringar 0 2 678 *Budget/plan -2020 innehåller inga nyinvesteringar Planerade förändringar Inga planerade förändringar finns för Fastighetsnämndens egna reinvesteringar. En ansökan om nybyggnation av garage under uppgående till 6 Mkr är inlämnad till kommunstyrelsen. Tilläggsbudget kommer att sökas för investeringar åt andra förvaltningar som pågår över årsskiftet 27/. Dessa är; Carport Sandenskolan, Ny gruppbostad, Björkdungens förskola samt Stadshuset publika ytor.
Serviceförklaringar Kommungemensamma Kommunmedborgare samt kunder och brukare av kommunal service kan av kommunen förvänta sig: ett trevligt och serviceinriktat bemötande. en snabb och korrekt handläggning. vid telefonkontakt eller besök få kontakt med någon på den enhet som söks alternativt få lämna meddelande. telefonsvar av medborgarservice inom fyra signaler. begärd enstaka offentlig handling erhålls samma arbetsdag som begäran framställs. att den information som lämnas skriftligt eller på kommunens webbplats är enkel och lätt att förstå.