PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN

PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN (4.1.1) Serviceproducent Privat serviceproducent Namn: Folkhälsan Välfärd Ab Serviceproducentens FO-nummer: 1801682-2 Kommun Kommunens namn: Samkommun Samkommunens namn: Samarbetsområde eller social- och hälsovårdsområde Områdets namn: Verksamhetsenhetens namn Villa Rosa Verksamhetsenhetens förläggningskommun och kontaktuppgifter Raseborg Serviceform; klientgrupp för vilken service produceras; antal klientplatser Seniorer som behöver vård och service dygnet runt / 21 platser Verksamhetsenhetens gatuadress Gamla vägen 21 Postnummer 10350 Verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare Susanne Lindgren Postort Mjölbolsta Telefon 0447886041 E-post susanne.lindgren@folkhalsan.fi Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Tidpunkt för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som tillhandahåller verksamhet dygnet runt) 21.11.2002 (17.12.2011 beviljande av ändringstillstånd) Service för vilken tillstånd beviljats Resurserat serviceboende med personal dygnet runt Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Kommunens beslut om mottagande av anmälan Tidpunkt för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Service som anskaffats som underleverans samt producenter VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER (4.1.2) Verksamhetsidé kirjaamo@valvira.fi PB 210, 00531 Helsingfors Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors Fax 0295 209 700 Telefon 0295 209 111 Koskenranta 3, 96100 Rovaniemi Fax 0295 209 704 www.valvira.fi

Vår verksamhet på Villa Rosa producerar kvalitativa tjänster som baserar sig på ett salutogent tänkande. Värderingar och principer. Folkhälsan har en gemensam värdegrund Kompetens, Engagemang och omsorg som vårdpersonalen på Villa Rosa också följer. Vi vill erbjuda individen en god vardag och daglig sysselsättning utgående från individens behov. Vi satsar på att upprätthålla- och om möjligt stärka de resurser som finns hos var och en. Detta gör vi genom att uppmuntra invånarna att vara delaktiga i dagliga göromål. Vi strävar till att göra utevistelsen till en del av vardagen. Invånarna bor på hemmet ända tills livets slut. Som grund för vården har vi livsberättelsen, vårdplanen samt dagsplan som utarbetas av egenvårdaren tillsammans med pensionären och om så önskas hennes/hans anhöriga. Som ett konkret redskap för kvalitativ vård använder vi handboken som utarbetats för äldreomsorgen. RISKHANTERING (4.1.3) System och förfaranden för riskhantering Arbetsfördelning vid riskhantering Det är ledningens uppgift att se till att egenkontrollen ordnas och instruktioner ges om den samt att de anställda har tillräckligt med kunskap om säkerhetsfrågor. Ledningen svarar för att tillräckliga resurser har anvisats till att en säker verksamhet kan garanteras. Ledningen bär också huvudansvaret för att skapa en positiv attityd gentemot säkerhetsfrågor. Riskhanteringen kräver aktiva åtgärder också av den övriga personalen. De anställda deltar i bedömningen av säkerhetsnivån och -riskerna, uppgörandet av planen för egenkontroll och genomförandet av åtgärder som förbättrar säkerheten. Det hör till riskhanteringens karaktär att arbetet aldrig blir färdigt. Av hela enhetens personal krävs engagemang, förmåga att lära av sina misstag och att leva i en förändring för att säkra och högklassiga tjänster ska kunna erbjudas. Olika yrkesgruppers sakkunskap kan utnyttjas genom att hela personalen tas med i att planera, genomföra och utveckla egenkontrollen. Identifiering av risker Folkhälsan har utarbetat en riskhanteringspolicy. Äldreomsorgen har i enlighet med den kartlagt de kritiska riskerna inom sektorn och beskrivit följande riskområden enhetsvis: Risk för att klienter dör, Risk för klienter skadas, rymmer eller försvinner, Risk för att klienter utnyttjas sexuellt, Risk med felmedicinering, Matförgiftning, Våld mot personal, Olämplig personal, Processer är ineffektiva, Risker för att IT-säkerheten är för låg, Risk att egna IT-servrar skadas, Risk för brand, Risk för stöld, Risk att alarm inte fungerar. Utgående från kartläggningen har enheten gjort upp handlingsplaner för befintliga risker. Se riskhanteringsbilaga, för mera utförlig handlingsbeskrivning. Hantering av avvikelser Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Tillbudet rapporteras till enhetsansvarig som ansvarar för att behövliga åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. Enhetsansvarig arkiverar blanketten och rapporterar allvarliga avvikelser omedelbart till ledningsgruppsmedlemmen. Alla avvikelser rapporteras med tre månaders intervall till ledningsgruppen. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Hantering av risker De anställda ansvarar för att informationen förmedlas till ledningens kännedom. I behandlingen av negativa händelser ingår även att de diskuteras med de anställda, klienten och vid behov med anhöriga. Efter en allvarlig negativ händelse, som orsakat ersättningsbara skador, informeras klienten eller de anhöriga om hur ersättning kan ansökas. 2

Korrigerande åtgärder. Personal, invånare eller anhörig har möjlighet att vända sig till egenvårdare eller enhetsansvarig. På anslagstavlan synlig för alla finns även kontaktuppgifter till kommunens socialskyddsombudsmän. De uppdagade kvalitetsavvikelserna eller negativa händelserna tas tilltals med ledning av enhetsansvarig antingen enskilt med de berörda parterna och/eller med arbetsteamet om detta bedöms mera ändamålsenligt. Händelsen samt den lösning man under mötet kommit fram till dokumenteras skriftligt. Även en uppföljning på att det överenskomna har följts görs inom överenskommen tid. Information om förändringar Personalen informeras vid skiftbyte och med skriftliga direktiv. Vid följande personalmöte behandlas de korrigerande åtgärderna. För information till samarbetspartners ansvarar alltid ansvarig ledningsgruppsmedlem. UPPGÖRANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (3) Person/-er som ansvarar för planeringen av egenkontrollen Enhetsansvarig och enhetens personal har deltagit i planeringen. Chefen för boendet och socialservice har godkänt planen. Kontaktuppgifterna till den som ansvarar för planeringen och uppföljningen av egenkontrollen: Susanne Lindgren / susanne.lindgren@folkhalsan.fi / 0447886041 Uppföljning av planen för egenkontroll (punkt 5 i föreskriften) Enhetsansvariga ansvarar årligen för uppdatering eller då det skett förändringar i verksamheten. Offentlighet av planen för egenkontroll En uppdaterad plan för egenkontroll ska hållas framlagd vid verksamhetsenheten så att invånarna, deras anhöriga och alla som är intresserade av enhetens egenkontroll kan läsa den utan att separat behöva begära detta. Egenkontrollplanen finns till påseende för alla i gemensamt samlingsrum för invånare, anhöriga och personal. KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) Bedömningen sker med RAI-instrumentet och en personlig vårdplan görs upp där de individuella styrkorna, önskemålen och behoven lyfts fram. RAI-bedömningen gör två gånger per år eller om hälsotillståndet väsentligt förändras. Vårdplanen är grunden för den dagliga uppföljningen. På kommunens begäran görs även RAVA bedömning. Vid behov utförs MMSE-test. Vård-, service- eller rehabiliteringsplan Vård- och servicebehovet inskrivs i en individuell plan i RAI om klientens dagliga vård, service eller rehabilitering. Målet för planen är att hjälpa klienten att uppnå de mål som ställts upp för en god vardag och förbättrad funktionsförmåga. Planen för daglig vård och service är ett dokument som kompletterar den individuella serviceplanen och som hela personalen informeras om de förändringar som inträffar i klientens servicebehov. Vid ankomsten görs upp en vård-och serviceplan utgående från RAI bedömningen tillsammans med invånaren, anhörig och utvald personlig kontaktperson. I dagligdokumentation, som bör ske minst en 3

gång per arbetsskift, dokumenteras alla händelser som har betydelse för invånaren och som kan knytas till de mål som fastställts i vårdplan. Genom dokumentationen fås relevant information och uppföljning av helhetsvården. Med högst sex månaders mellanrum görs en uppföljning av RAI-bedömning samt alltid då en väsentlig förändring i invånarens tillstånd sker. Planen finns dokumenterad i var och ens eget RAI-dokumentationsprogram. Personalen förmedlar den vidare genom muntlig och skriftlig rapportering. Bemötandet av klienten Stärkande av självbestämmanderätten Självbestämmanderätten beaktas enligt de grundläggande principerna i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Invånarnas rätt att besluta själv betraktas i alla situationer. Självbestämmanderätten för personer med minnessjukdom eller nedsatt funktionsförmåga och vid behov konsulteras expertis, t.ex. sakkunniga inom demensvård. I fråga om invånare med minnessjukdom får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Eftersom frågorna om självbestämmanderätt i dessa fall kan vara mycket svåra och komplicerade fäster personalen speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan klientens självbestämmanderätt och kraven på god vård. Ifall den äldre och de anhöriga har olika önskemål och åsikter om vården respekteras i första hand kundens önskemål. Principer för begränsning av självbestämmanderätten Med begränsande vårdåtgärder avses åtgärder som vidtas av säkerhetsskäl, som begränsar klientens rörelse- eller handlingsfrihet och som kan uppfattas som tvång. Användningen av dessa åtgärder minimeras genom en kultur där människan som en unik person alltid är i centrum. Frågor kring begränsande handlingar behandlas återkommande på personalmöten, utbildningar och vid diskussioner om värdegrunden för verksamheten. Genom att handlingarna bör grunda sig på en utvärdering, lov av läkare, information till klient och de anhöriga samt en plan för vilken handling vidtas, hur den utvärderas och vilken är tidsdimensionen strävas till att säkerställa att handlingen är genomtänkt och grundar sig på invånarens behov. I vissa situationer kan det med tanke på invånarens hälsa, risk för olycksfall eller av andra motsvarande skäl vara nödvändigt att vidta dessa åtgärder. Inom Folkhälsans äldreomsorg vidtas dessa åtgärder endast efter allvarligt övervägande om det är absolut nödvändigt med tanke på vården och om alla andra alternativa möjligheter utretts. Ifall begränsande vårdhandlingar används sker det efter att läkare konsulterats och hen givit tillstånd till detta. Om möjligt begärs äldres samtycke i annat fall vidtalas anhöriga eller intressebevakare. Begränsande vårdhandlingar är alltid tidsbundna varefter en ny bedömning bör ske. Blanketten vilken utarbetats för ändamålet bör fyllas i och arkiveras i kundens journalhandlingar. I Handbok för äldreomsorg definieras processen för begränsande vårdhandlingar och blankett för plan för begränsande handling. Bemötandet av klienten Varje vårdare är skyldig att ingripa vid misstanke om osakligt eller kränkande bemötande. Enhetsansvarig samtalar med personalen ifråga och kommer överens om hur garantera att liknande situationer inte uppkommer i fortsättningen. En varning utfärdas om förutsättningarna för en sådan uppfylls. Är personalens beteende återkommande övervägs ifall arbetsförhållandet kan fortsätta. Enhetsansvarig ansvarar för att invånaren får den hjälp och omhändertagande som han behöver för att bearbeta situationen. 48 Personalens anmälningsskyldighet 4

Personer som ingår i socialvårdens personal eller arbetar med motsvarande uppgifter i ett uppdragsförhållande eller som självständiga yrkesutövare ska agera så att den socialservice som ges till klienten är högklassig. En person som avses ovan i 1 mom. ska utan dröjsmål meddela den person som ansvarar för verksamheten om han eller hon vid skötseln av sina uppgifter lägger märke till eller får kännedom om ett missförhållande eller en uppenbar risk för ett missförhållande vid tillhandahållandet av socialvård för klienten. Den person som tar emot anmälan ska anmäla ärendet till den ledande tjänsteinnehavaren inom kommunens socialvård. Anmälan kan göras trots sekretessbestämmelserna. 48 tillämpas fr.o.m. 1.1.2016. På Villa Rosa förverkligar vi processen enligt följande; 1. Den i personalen som observerar ett missförhållande gör en skriftlig rapport åt förmannen. 2. Förmannen kallar de berörda parterna till samtal. 3. En skriftlig överenskommelse görs över hur man kommit överens om att missförhållandet rättas till. 4. En uppföljning av att man följt överenskommelsen görs inom överenskommen tid. Klientens delaktighet Klienternas och de anhörigas deltagande i utvecklandet av kvaliteten och egenkontrollen vid enheten Insamling av respons Hela personalen är lyhörd för, och reagerar på, den spontana respons som ges i form av kommentarer, kritik, beröm och förslag från både invånare och anhöriga under daglig kontakt med personal. På hemmet ordnas regelbundet möten där invånare tillsammans med anhöriga har möjlighet att träffa personalen. Även möten där invånarna enskilt kan diskutera önskade ärenden ordnas enligt önskemål av antingen invånare, anhörig eller personal. Anonym skriftlig respons kan ges via s.k. ris o ros-låda samt TAK-responsinsamling som riktar sig till både invånare och anhörig och utförs en gång om året. Resultatet på TAK redogörs för invånarna och deras anhöriga samt tas upp på personalens veckomöte. Tillsammans görs förändringar utgående från de resultat som kräver det. Behandling och användning av respons i utvecklingen av verksamheten Responsen omfattar spontan- och riktad respons (enkäter). Spontan respons, muntlig eller skriftlig dokumenteras och behandlas inom tre dygn. Om responsen är positiv noteras i månatlig uppföljning. Negativ respons leder alltid till åtgärd. All respons samlas upp och rapporteras vidare var tredje månad. Ur rapporten framgår om responsen varit positiv eller negativ samt hur den negativa responsen åtgärdats. Vid negativ respons inbjuds alltid responsgivaren till diskussion. Vår strävan är alltid att komma fram till konstruktiva lösningar som alla parter kan vara nöjda med. Riktad respons, samlas in regelbundet som stöd för att utveckla äldreomsorgen. Enkäten, som innehåller gemensamma frågor för äldreomsorgen skickas en gång om året ut till äldreomsorgens kunder och deras anhöriga. Uppgifter om responshanteringen hittas på intranätet. Klientens rättsskydd a) Mottagare av anmärkningar Enhetsansvarig Susanne Lindgren tfn 044 788 6041 Kommunens kontaktuppgifter Raseborg: Jeanette Pajunen tfn 019 289 2214, e-post: förnamn.efternamn@raseborg.fi Esbo: Mona Hägglund tfn 09 816 47416, e-post: förnamn.efternamn@espoo.fi Kyrkslätt: Sari Suurjoki-Niemi tfn 040 512 8150, förnamn.efternamn@kyrkslatt.fi 5

b) Socialombudsmannens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Kommunens socialombudsmans uppgifter Raseborg: Johanna Söderlund, tfn växel 019 289 2000, johanna.soderlund@raseborg.fi Esbo: Eva Peltola, tfn: 09 816 51032 eller 09 816 21 (växel), e-post: förnamn.efternamn@espoo.fi Kyrkslätt: Johanna Söderlund, tfn växel 019 289 2000, johanna.soderlund@raseborg.fi c) Konsumentombudsmannens namn, kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Konsumentrådgivningen har övergått från kommunerna till en nationell service, som sköts centraliserad av www.konsumentradgivning.fi. Servicen styrs av Konsumentverket och verksamhetsställen för konsumentrådgivningen finns hos magistraterna. Konsumentrådgivarna nås på telefon 029 553 6902. Information om regler för konsumentköp, råd kring förfaringssätt, klagomålsmallar, aktuella meddelanden och närmare information om rådgivningsservicen finns på webbplatsen på www.konsumentradgivning.fi. Den landsomfattande konsumentrådgivningens telefonnummer vardagar mellan kl. 9-15: på svenska 029 553 6902 (suomeksi 029 7553 6901). Responsen behandlas enligt Folkhälsans allmänna handlingsplan för respons: med berörda personer, på enheten i sam band med personalmöten. Allvarlig negativ respons rapporteras omedelbart till ansvarig ledningsgruppsmedlem. Hela personalen är uppmärksam på respons och ansvarar för att den åtgärdas på lämpligt sätt. Speciellt egenvårdarens och förmannens ansvar betonas. Obligatoriska mätare för verksamhetens kvalitet är: 1.RAI-benchmarkingens 27 kvalitetsindikatorer. För det första en uppföljning två gånger per år hur många av enhetens indikatorer är bättre, lika med eller sämre en medeltalet för hela landets deltagare i RAI-benchmarking. För det andra en jämförelse av hur många indikatorer av 27 för enhetens del har uppnått det högre internationella gränsvärdet. Rapportering två gånger per år till bolagets ledning. 2.Antalet spontan skriftlig positiv och negativ respons samt antalet åtgärder i förhållande till negativ respons. Enheten förväntas åtgärda all negativ respons vilket innebär minst en personlig kontakt till givaren av responsen samt en analys av möjligheter till åtgärder. Rapportering månatligen till bolagets ledning. 3.Riktad respons. Enheterna utför årligen en enkät till kunder och anhöriga för att mäta kundtillfredsställelsen. Rapportering årligen till bolagets ledning. 4.Antal avvikelser. Uppföljning av avvikelser från god praxis. Månatlig rapportering till bolagets ledning. 5.Antalet läkemedelsavvikelser. Månatlig rapportering till bolagets ledning. Enhetsansvariga ansvarar för att en person som gett respons och gett sina kontaktuppgifter får muntligt eller skriftligt svar omgående men senast inom 3 dagar. Årliga enkäter (TAK) riktade till klienter, anhöriga och personal ingår i responssystemet. Resultatet av TAK enkäten presenteras för klienter och anhöriga. EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) Verksamhet som främjar välbefinnande, rehabilitering och tillväxt Folkhälsans gemensamma värdegrund Kompetens, Engagemang och Omsorg ligger till grund för äldreomsorgens verksamhetsprinciper. Folkhälsan erbjuder en äldreomsorg där människan lever i ett meningsfullt sammanhang i enlighet med sin livsstil. Verksamheten konkretiseras i de individuella vårdplanerna där friskhetsfaktorerna är byggstenarna för att göra vardagen meningsfull även på ett grupphem. 6

Kunderna erbjuds service, vård och omsorg som utgår från deras unika resurser, livsstil och behov. Varje pensionär har möjlighet att berätta och skriva ner sin livshistoria i form av livsberättelse vid ankomsten till enheten tillsammans med anhöriga, om så önskas, samt den egna vårdaren. Servicen grundar sig på ett hälsofrämjande arbetssätt vilket innebär att vi all vår verksamhet utgår från de individuella resurserna och arbetar för att de äldre skall känna att de hanterar sin vardag, är delaktiga i sitt eget liv och upplever att livet är meningsfullt. Handboken för äldreomsorgen är vårt konkreta redskap för ett kvalitativt arbete Då invånaren flyttar in görs en skild träningsplan i samband med vårdplanen. De planerade aktiviteterna syns i individens dagsplan som följs upp dagligen i samband med den skriftliga och muntlig rapporteringen. I RAI-bedömning som gör minst 2 gånger i året med sex månaders mellanrum, samt om stora avvikelser i invånarens tillstånd sker. För att följa upp att invånarna bjudits möjlighet till olika dagliga aktiviteter förs en aktivitetsdagbok på hemmet. Näring I handboken för äldreomsorgen beskrivs vikten av trevliga gemensamma måltidsstunder med en rätt sammansatt kost. Personalen har en god kunskap om vikten av gott näringstillstånd som en grundförutsättning för upprätthållandet av funktionsförmågan samt för undvikande av komplikationer i hälsan. Varje invånare vägs minst var tredje månad och samband med detta uppmärksammas viktminskning och ökning. Då individens hälsotillstånd blir sådant att risk för uttorkning eller vätskeansamling föreligger påbörjas uppföljning av vätskeintag med stöd av en sk. vätskelista. För identifiering av de äldre som löper risk för undernäring används MNA-mätning. Vid behov används kosttillskott för att täcka behovet av energi och näring. I den individuella vårdplanen dokumenteras munhälsa och munvård samt tidigare tandvårdsvanor. Även annat som kan inverka på aptit o munhälsa dokumenteras (medicinering, funktionsstörningar mm) Hygienpraxis Varje invånare ska ha möjlighet att antingen själv eller med personalens handledning, stöd och hjälp dagligen kunna utföra bashygien ss tandborstning, ansikts- och nedredelshygien mm. Minst en gång i veckan har alla invånare möjlighet att duscha eller bada bastu. Om någon vill eller behöver duscha oftare går det också att förverkliga enligt invånarens önskemål. Som bilaga till egenkontrollplanen finns handhygiendirektiv samt direktiv för hur förebygga och handla vid sjukhusinfektioner. Hälso- och sjukvård Tandhygienisten besöker alla invånare en gång per år. Tandläkarbesök för invånare reserveras enligt behov. Läkaren rondar vid hemmet regelbundet en gång i månaden. Vid brådskande sjukvård tillkallas ambulans till plats, ambulanspersonalen gör sedan en bedömning på behov av vidare vårdåtgärder. Invånaren kan remitteras till specialiserad sjukvård av läkare. Personalen ansvarar för att klienten har möjlighet att besöka den specialiserade sjukvården och agerar följeslagare om inte anhöriga har möjlighet att göra det Vid oväntat dödsfall kontaktas alltid vår läkare samt polismyndigheterna samt anhörig. En utarbetad handlingsplan för hur personalen går tillväga då någon av invånarna på hemmet dör finns tillhanda. 7

Som bilaga till egenkontrollplanen finns på hemmet en utredning över de vanligaste orsakerna till olycksfall i hemmen samt hur undvika dessa. I räddningsplanen finns beskrivning över tillvägagångssätt vid olycksfall. Samtliga vårdare bär ansvar över att uppfölja och förverkliga de av läkare ordinerade vård åtgärderna. Huvudansvaret bärs av den enhetsansvarige sjukskötaren, Susanne Lindgren, tfn 0447886041, förnamn.efternamn@folkhalsan.fi Läkemedelsbehandling Enheten har uppgjort läkemedelsplan enligt social- och hälsovårdsministeriets direktiv Turvallinen lääkehoito (2015:14). Enhetsansvarig är ansvarig för att läkemedelsplanen uppdateras årligen eller oftare om det skett väsentliga förändringar. Enhetens ansvariga sjukskötare, ansvarar för adekvat läkemedelshantering enligt den uppgjorda planen. Vem ansvarar för läkemedelsbehandlingen vid enheten? Susanne Lindgren, e-post förnamn.efternamn@folkhalsan.fi Samarbete med andra servicegivare Samarbetskommunerna gör auditeringsbesök på hemmet en gång om året. Andra kontakter sköts via e-post, brev och per telefon. Tjänster som produceras av underleverantörer (punkt 4.1.1 i föreskriften) Vi har inga underleverantörer. KLIENTSÄKERHET (4.4) Samarbete med säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer För klientsäkerheten på enheten ansvarar den enhetsansvariga. Miljön i Villa Rosa är specialplanerad för att vara trygg och anpassad till verksamheten på enheten. Golvmaterialet är valt med tanke på att undvika fallolyckor och utrymmena är anpassade för att personer skall kunna röra sig med hjälpmedel. På enheten finns sprinklers, brandvarnare utplacerade enligt gällande rekommendationer. Brandsläckare och brandfiltar är utplacerade på utmärkta ställen på enheterna. De tre modulerna är avskilda med brandsektionerade dörrar, vilka stängs vid brandalarm, men låses upp automatiskt efter 5 sekunder. Brandalarmsystemet kontrolleras 1 gång/månad. Uppdatering av säkerhetsmappen ansvarar sjukskötare som är skyddschef för. Ny personal introduceras i klientsäkerhetsfrågor i samband med introduktionen Årlig genomgång på personalmöte av förebyggande av fallolyckor, säkerhetsplanen Årlig utbildning i säkerhetsfrågor Årlig släcknings- och räddningsövning Personal Antalet anställda i vård och omsorg, personalstruktur och principer för anlitande av vikarier Personaltätheten är 0,55 vilket innebär 11,5 personarbetsår Vårdpersonalen består av: 0,5 Enhetsansvarig i administrativa uppgifter 2,1 Sjukskötare 10,28 Närvårdare Övrig personal 1 Vårdbiträde och / eller städpersonal Matservice från Folkhälsans kosthåll 8

Fastighetsservice Plan för vikarieanvändning För akuta situationer har alla enheter en förteckning över vikarier och den person som är i ansvarstur kallar in vikarier. Vid anställning av vikarier är strävan att personen i fråga har utbildning inom vårdbranschen alternativt är i slutskedet av sina studier d.v.s. två sista terminerna. Är vikarien studerande finns en handledare av samma yrkesgrupp tillgänglig för handledning. Vikarier anställs för kortare frånvaro så att personaltätheten uppfylls. Om ingen i den, på enheten befintliga förteckningen över vikarier, kan ta turen som det fattas personal i gör någon från ordinariepersonalen en dubbeltur eller byter tur så att vikarien som kontaktats tar den tur som passar för henne. Principer för rekrytering av personal Folkhälsan prioriterar tillsvidareanställningar. Vid rekrytering av vårdpersonal förutsätts utbildning inom branschen. Enhetsansvariga ansvarar för kontroll av originalbetyg och för kontroll av att sjukskötare är upptagna i Valviras register. Alla anställningar föregås av personlig intervju. Har sökande en arbetshistoria ansvarar enhetsansvariga för att kontrollera referenser från tidigare arbetsgivare. Vid anställning beaktas personens specialkunnande i jämförelse med enhetens verksamhetsprofil och kompetensbehov samt lämplighet och intresse att arbeta i enlighet med Folkhälsans äldreomsorgs värdegrund och vision. Fr.o.m 1.1.2016 informeras även fastanställda personer med examen inom den sociala sektorn om det lagstadgade kravet att registrera sig i Valviras register. Förmannen kontrollerar senast den 31.5.2016 att samtliga personal registrerat sig. En beskrivning av inskolningen av personalen samt fortbildning Introduktion för ny personal och studerande på enheten beskrivs i Handboken för äldreomsorg enligt följande: Allmän introduktion om Folkhälsan som arbetsplats ges i personalguiden och av närmaste förmannen. I introduktionsplanen anges vad introduktionen omfattar, hur och av vem den ges (personligen, i form av skriftligt material etc), vem som ansvarar för den och för varje punkt tidtabell när introduktionen skall ges (genast, inom en vecka etc.). Introduktionen skall omfatta åtminstone följande: Äldreomsorgens handbok, enhetens verksamhetsplan, enhetens processer, mötesrutiner, vård- och serviceplaner, plan för egenkontroll, journaler och dokumentering, utvärderingsinstrument (t.ex. RAI, RAVA), arbetsfördelning, arbetskamrater, samarbete, teamarbete, specialområden, medicinhanteringen, användning av apparatur (vårdinstrument, datorer), förfarande vid olika akuta situationer och vid dödsfall, säkerhetsplan, riskhantering. Folkhälsan Välfärd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Genom utvecklingsarbete och utbildning önskar Folkhälsan stödja de anställdas kompetens. Vår förväntning på den anställda är att hon/han också själv tar ansvar för sin kompetensutveckling. Folkhälsan ordnar regelbundet olika former av kompletterande utbildningar och fortbildning. Förmannen gör i samråd med personalen årligen upp en plan för personalens utbildning i samband med planerande av verksamhetsplan och budget. Planen görs utgående från de aktuella utbildningsbehov som uppdagats i samband med tex medarbetarsamtalen. Målet är att alla anställda deltar i någon form av utbildning i en omfattning på minst tre dagar per år. Lokaler Alla 21 klienter har ett eget rum på enheterna som är min. 20 m 2 med eget kombinerat WC och badrum. Rummet är möblerat med säng, madrass, nattduksbord, gardiner och klädskåp. Invånarna är välkomna att möblera rummet med egna möbler. 9

De gemensamma utrymmena består av 3 stycken matsal/sällskapsrum samt ett stort gemensamt utrymme för samvaro, vinterträdgård samt bastu. Utevistelse befrämjas av att Villa Rosa är beläget i en miljö där det är nära till naturen. Villa Rosa är omgiven av en ingärdad trädgård med blomrabatter och buskar och utemöbler. I den närmaste omgivningen finns belagda gångbanor Möjlighet ordnas för gemensamma måltider. Dagligen ordnas det aktivitet som oftast sker i den egna modulens sällskapsrum men ibland ordnas det i det stora gemensamma utrymmet där man då träffar även klienterna från de andra modulerna. Cirka två gånger om året ordnas det samvaro där även de anhöriga är välkomna Anhöriga och vänner har, om de så önskar, möjlighet att övernatta på hemmet. Övernattningen sker så att en extrabädd lyfts in i invånarens rum. Om en invånare av någon anledning är utskriven för en tid får han/hon ha kvar sitt rum utan att någon annan använder det under invånarens frånvaro. Städning: En städdimensionering över underhållsstädningen har gjorts på alla enheter och de uppdateras kontinuerligt. Varje enhet har dessutom en städplan, ur vilken framgår utrymmen, städfrekvenser och arbetsmoment. Grundstädningar och fönstertvätt utförs en gång per år eller efter behov. Dessa utför antingen städenhetens egen personal eller ett städföretag. Städenhetens personal är utbildad och kunnig och består av lokalvårdare, anstaltsvårdare samt ledare inom städningsarbete. De flesta har lång erfarenhet från branschen. Städpersonalen som arbetar på vårdenheter har dessutom hygienpass och kunskaper i första hjälp. Tre av förmännen är utbildade Clean Card kvalitets-coacher. Städmetoder, redskap och medel som används är miljövänliga. Städmaskiner används regelbundet så att ytorna hålls fina och den fysiska belastningen för städpersonalen blir mindre. Städpersonalen deltar vid behov i enhetens tvätt hanterings rutiner. Varje enhet och fastighet har direktiv för avfallshanteringen och städpersonalen följer dessa. Tvätt hantering: På enheten finns ett rum ämnat för klädvård där klientens alla personliga kläder och sängkläder tvättas, torkas och vid behov även strykes eller manglas. Avfallshantering: enligt Bilaga Tekniska lösningar Varje modul har en egen Everonansvarig som regelbundet kontrollerar att alarmfunktionerna fungerar felfritt. En gång per år, samt vb., görs av Everon-operatör ett servicebesök till hemmet. Anskaffning av produkter och utrustning för hälso- och sjukvård, handledning i användningen och service Då en säng, lyftanordning eller annan medicinsk utrustning anskaffas sker det i relation till klienternas funktionsförmåga och behov. Varje vårdare ansvarar för att kontrollera att lokaler, produkter och utrustning är funktionsdugliga. Brister rapporteras i Ryhti-programmet. Brister som hotar klientsäkerheten rapporteras omedelbart till förman och kolleger. Samtidigt vidtas åtgärder så att klientsäkerheten säkerställs och reparation beställs. Samtliga sängar på enheten är hydrauliska vårdsängar. På enheten finns en lyftanordning. Till medicinsk apparatur på enheten kan räknas följande: Blodtrycks- och blodsockermätare samt febertermometer. Enhetsansvariga ansvarar för att dessa är funktionsdugliga. Kundernas personliga hjälpmedel ansvarar kommunernas hjälpmedelscentraler för dock så att enhetens personal ansvarar för att bristfälliga hjälpmedel repareras av kommunen eller ersätts med nya. På hemmet finns ett register över sängar, liftar samt annan befintlig apparatur. Hemmet har en serviceplan för dessa. Servicen utförs en gång om året samt vb. Namn och kontaktuppgifter på den person som ansvarar för produkter och utrustning inom hälso- och sjukvård Som Everon ansvarig fungerar; Maarit Heikkilä, maarit.heikkila@folkhalsan.fi Christian Leiden, christian.leiden@folkhalsan.fi 10

Behandling av klient- och patientuppgifter Dokumentationen på enheten sker i journaler i pappersformat samt i det elektroniska dokumenteringssystemet RAI-soft. Uppgifter relaterade till hälso- och sjukvård dokumenteras på särskild för ändamålet avsedd blankett för att särskiljas från den dokumentation som hänför sig till socialvårdslagstiftningen. Skriftliga, godkända av äldreomsorgens högsta ledning, anvisningar finns i Folkhälsans Handbok för äldreomsorgen. När Folkhälsan ingår avtal om serviceproduktion med en kommun följs kommunens regler för dokumentering och arkivering. Då en klient byter vårdenhet överlåts samtliga socialvårdshandlingar till den nya vårdenheten. Hälso- och sjukvårds dokumentation arkiveras vid Folkhälsan men för den fortsatta vården nödvändiga dokument kopieras och överlåts med klientens eller intressebevakarens tillstånd. Syftet med dokumentationen är att skapa förutsättningar för kontinuitet i vården och servicen och för att arbetet skall löpa smidigt samt att trygga tillgången på information som behövs för vård och service samt säkerställa att vårdarbetet utförs och uppföljs. Dokumentationen skall ge en klar bild av den äldres totala vårdbehov, av målsättningarna, med vilka metoder de uppnås och vilka resultat som uppnåtts. Med dokumentation av vården avses registrering av alla uppgifter som är av betydelse för vårdarbetet som helhet. I dokumentationen ingår vårdplan, uppföljning funktionsförmåga och hälsotillstånd, anteckningar om hur vård- och servicearbetet utförs och annat som är av väsentlig betydelse för vården och servicen. Med journalhandlingar avses sådana dokument, i pappersform eller elektroniskform, som används, uppgörs eller emottas i samband med vården och servicen, och som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd, vård och livssituation och andra personliga uppgifter. De uppgifter som insamlas och antecknas i journalhandlingarna skall vara riktiga, behövliga och nödvändiga för bedömningen och planeringen av vården och servicen. Rättelser i anteckningarna (då anteckningar ändras, avlägsnas och kompletteras) görs så att den ursprungliga och den rättade anteckningen är synliga. Den som gör rättelsen antecknar namn, tjänsteställning, datum och grunden för rättelsen. Alla uppgifter i journalhandlingarna är sekretessbelagda och skall hanteras konfidentiellt. Journalhandlingarna hanteras av personal med yrkesutbildning inom hälsovården. Den yrkeskunniga personalen har ansvar för de anteckningar som görs och de uppgifter som skrivs in i journalhandlingarna. Anteckningar kan också göras på yrkespersonalens direktiv av annan personal som deltar i eller utför sådant arbete som ansluter sig till vården av klienten. Inom ramen för sina praktiska studier eller inlärning i arbete kan hälsovårdsstuderande under handledning av hälsovårdsutbildad personal göra anteckningar i journalhandlingarna. Handledaren skall med sin underskrift godkänna studerandens anteckningar. (Handbok för äldreomsorgen) Klienterna har rätt att ta del av de journalhandlingar som berör deras person. Anhöriga får ta del av journalhandlingar med klientens medgivande eller i egenskap av intressebevakare. Folkhälsan Välfärd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Dataskyddsbeskrivningen finns som bilaga till egenkontrollplanen. Invånaren samt anhöriga informeras i samband med första vårdplansmötet vid inflyttning till hemmet om hur dessa uppgifter behandlas. På enheten finns till allmänt påseende registerbeskrivningar för RAI och Vivago d) Den dataskyddsansvariga personens namn och kontaktuppgifter Johan Huldén, tfn 0503657418, johan.hulden@folkhalsan.fi 11

SAMMANDRAG AV UTVECKLINGSPLANEN Verksamhetsenheter har en uppdaterad säkerhetsplan vilken innehåller direktiv för brand, räddning, utrymning, rymningar, våld och olycksfall. Samtliga i personalen bekantar sig med planerna vilket verifieras genom namnteckning. Årliga skolningstillfällen ordnas i förfarande vid brand och utrymning samt I:a hjälp. För förebyggandet av fallolyckor har Folkhälsan utarbetat en handbok Bilaga 2. Arbetarskyddet utför riskkartläggning på samtliga enheter samtidigt med personalens hälsogranskningar minst vart tredje år. GODKÄNNANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Ort och datum Raseborg 28.02.2016 Uppdaterad 10.3.2017 Uppdaterad 2.11.2018 Av enhetsansvarig Susanne Lindgren 12