Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 DIREKTIONEN FÖR SVENSKA ARBETARINSTITUTET FÖREDRAGNINGSLISTA 4-2014 KALLELSE TILL SAMMANTRÄDE Tid klo 17:00 Plats Dagmarsgatan 3 Ärenden Enligt denna föredragningslista
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 Ärende Sid REKTOR 1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare 1 2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde 2 3 Beviljande av avsked för biträdande rektor 3 4 Utnämnande av biträdande rektor för Helsingfors stads svenska arbetarinstitut 4 EKONOMICHEF 1 Budgetutfallet 31.8.2014 6 REKTOR 5 Rapport om terminsstarten 8
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 1 (8) Rektor/1 1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare beslutar konstatera att sammanträdet är lagligt och beslutfört och välja ledamöterna Liisa Niekka (Marja-Leena Itälehto-Supponen) och Pekka Tiusanen (Pirjo Työrinoja) att justera protokollet från detta sammanträde. rektor Gunborg Gayer
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 2 (8) Rektor/2 2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde beslutar att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare beslutas separat. rektor Gunborg Gayer
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 3 (8) Rektor/3 3 Beviljande av avsked för biträdande rektor HEL 2014-010468 T 01 01 04 00 ns motiveringar beviljar biträdande rektor Moa Thors avsked från sin tjänst från 1.11.2014. Biträdande rektor Moa Thors har lämnat in sin avskedsansökan 8.8.2014 och anhåller om avsked från 1.11.2014. Upplysningar rektor Gunborg Gayer Gunborg Gayer, rektor, telefon: 0931049476 gunborg.gayer(a)arbis.hel.fi Bilagor 1 avskedsansökan.pdf
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 4 (8) Rektor/4 4 Utnämnande av biträdande rektor för Helsingfors stads svenska arbetarinstitut HEL 2014-010460 T 01 01 01 01 ns motiveringar Under förutsättning att biträdande rektor Moa Thors av direktionen 9.9.2014 beviljas avsked från sin tjänst från 1.11.2014, väljer direktionen fil.mag. ********** till biträdande rektor för Helsingfors arbis från 1.11.2014. Biträdande rektor Moa Thors har av Helsingfors stadsfullmäktige 21.5.2014 valts till rektor för Helsingfors arbis från 1.11.2014 då institutets nuvarande rektor Gunborg Gayer går i pension. Moa Thors har 8.8.2014 lämnat in en avskedsansökan från sitt biträdande rektorskap till direktionen för institutet och ärendet behandlas i direktionen 9.9.2014. På grund av den ansträngda tidtabellen har tjänsten ledigförklarats innan direktionen har beviljat Moa Thors avsked. Tjänsten ledigförklarades 10.8.2014 och ansökningstiden gick ut 25.8.2014 kl. 16.00. När ansökningstiden gick ut, hade fjorton personer sökt tjänsten. Av dessa fjorton var tio behöriga. Fem av de behöriga, nämligen ********** kallades 28.8.2014 till intervju i närvaro av direktionens ordförande Nils Torvalds, direktionens vice ordförande Christel von Martens, rektor Gunborg Gayer och biträdande rektor Moa Thors. Efter intervjuerna framgick det, att fil.mag. ********** meriter är på den nivån, att intervjuarna för direktionen beslutade att för direktionen föra fram henne som den enda kandidaten för tjänsten. Hon har förutom sin lärarutbildning också utbildning inom journalistik och ett synnerligen brett nätverk. ********** inbjuds till direktionens möte 9.9.2014 för intervju och presentation. Upplysningar rektor Gunborg Gayer Gunborg Gayer, rektor, telefon: 0931049490 gunborg.gayer(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 5 (8) Rektor/4 Bilagor 1 Sammanställning av de sökande.pdf
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 6 (8) Ec/1 1 Budgetutfallet 31.8.2014 ns motiveringar beslutar anteckna budgetutfallet för kännedom. Efter åtta månaders verksamhet år 2014 har 282 600 euro av intäkterna influtit. Det är 55 % av det budgeterade beloppet. Kostnaderna uppgick till 1,9 miljoner euro, vilket utgör 60,3 % av budgeten. En jämn förbrukning under året skulle för åtta månader vara 66,7 %. Det enda bindande målet som stadsfullmäktige har ställt är 22 500 hållna lektioner. Under vårterminen hölls 11 603 undervisningstimmar. För hösten 2014 har 11 636 timmar planerats. Om alla planerade timmar förverkligades skulle totala antalet lektioner uppgå till 23 239. Praktiken har visat att ca 700 timmarna dras in. Det här skulle år 2014 innebära att 22 540 lektioner kommer att förverkligas. De influtna kursavgifterna uppgår i slutet av augusti till 253 489 euro, vilket är 55,7 % av budgeten. Det nya kurshanteringsprogrammet, som tagits i bruk i augusti, har inte ännu fungerat fullständigt. På grund av de tekniska problem som förekommit ligger anmälningarna till höstens kurser under med ca 15 % jämfört med hösten 2013. Man har inte i augusti heller kunnat fakturera höstens kurser. Det här betyder att det influtit 39 000 euro mindre i kursavgifter jämfört med augusti 2013. Hyror har influtit till 64,8 % och försäljnings- och övriga intäkter har influtit 22 000 euro vilket är 44,1 % av budgeten. Av de totala kostnaderna utgör personalkostnaderna ca 73 %. Utfallet av personalkostnaderna är 60,2 % av de budgeterade. Semesterersättningar och -pengar har betalts för år 2014. Under höstterminen hålls uppenbarligen färre undervisningstimmar än under våren. Det här innebär att anslagen för personalkostnaderna bör räcka år 2014. Utfallet för köp av tjänster och materialanskaffningar uppgår till 54,2 respektive 48,3 % av de budgeterade anslagen. En del extra utgifter för institutets 100-årsjubileum kommer att betalas från de här kostnadsposterna i slutet av året. Det mesta av verksamheten runt jubileet ingår dock i den normala kursverksamheten. Externa bidrag för
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 7 (8) Ec/1 jubileumsfesten har inte erhållits. Strävan är dock att festen ryms inom den givna budgeten. Man kan konstatera att det i slutet av april 2014 inte har framkommit något som skulle sätta speciell press på årets budget. Det nya kurshanteringsprogrammet KURSOR har, trots att det haft brister som inneburit svårigheter för kursdeltagare att anmäla sig, redan gett bl.a. olika statistikuppgifter vilka behövs i olika sammanhang. Tidigare har mycket sådant arbete gjorts manuellt. Målet är att det bindande målet på 22 500 lektioner uppfylls inom ramen för budgeten. Det är därför inte under rådande omständigheter nödvändigt att göra ändringar i verksamhetsplanen för år 2014. Investeringarna förverkligas enligt budgeten. En tabell för budgetens utfall per 31.8.2014 och prognosen 31.12.2014 är bilaga. Lena Elander Bilagor 1 Budgetutfall 31082014 dir.pdf
Helsingfors stad Föredragningslista 7/2014 8 (8) Rektor/5 5 Rapport om terminsstarten Sammandrag beslutar anteckna rapporten om terminsstarten för kännedom. Helsingfors arbis tog på våren 2014 i bruk kurshanteringssystemet Kursor som har utvecklats av firman Grynos i samarbete med Helsingin työväenopisto, Esbo arbetarinstitut och Vanda vuxenutbildningsinstitut. Firman Grynos erbjöd sig också att gratis ersätta det av CGI (tidigare Logica) beställda nätanmälningssystemet Ilmonet, med en ny version av Ilmonet ( ilmonet 3.0 ). Kursor ersatte det vid det här laget väldigt föråldrade systemet Kuha, vars leverantör Timmi slutade ge service för systemet redan för ett par år sedan. För Arbis del ersatte Ilmonet ett nätanmälningssystem som beställdes av firman Opido i början av 2000-talet och tjänade väl i flera år, tills dess kapacitet inte längre räckte för mängden användare och dess it-säkerhet inte längre levde upp till dagens krav. Kursor lider ännu av en del barnsjukdomar men har fungerat någorlunda bra på de olika instituten. Firman Grynos har visat sig vara väldigt hörsam för institutens behov och problem med systemet och reagerar snabbt på dem, om än deras personalresurser är något små, vilket ibland kan leda till att det tar en tid innan förbättringarna eller reparationerna utförs. Ilmonet 3.0 kraschade i ett par timmar under de två första anmälningsdagarna i augusti 2014 p.g.a. användarbelastningen, vilket naturligtvis ledde till stort missnöje hos publiken och en del nyhetsrubriker. Grynos fick dock problemet åtgärdat till följande anmälningsdag och efter det klarade Ilmonet belastningen. Många användare hade problem med att använda det nya systemet, antagligen för att många studerande vid Arbis är ovana datoranvändare. Andelen anmälningar via nätet sjönk drastiskt från ca 70 % ifjol till 45 % i år. Hittills har Arbis mottagit ungefär 1000 anmälningar färre än vid motsvarande tid ifjol, vilket utgör ungefär 15 % av fjolårets anmälningar vid samma tid. Mängden anmälningar 3.9.2014 var 6856. rektor Gunborg Gayer