Mötesbok: Tekniska nämnden (2019-01-24) Tekniska nämnden Datum: 2019-01-24 Plats:
Dagordning Kallelse Kallelse Tekniska nämnden 2019-01-24 3 Upprop Protokollsjustering Godkänna dagordning Ekonomi information nformationsärende Beslutsärenden 17 Val av ersättare till arbetsutskottet 6 18 Val av ledamot i tillgänglighetsrådet 7 19 Val av representant i ÖAS, Övre Almaåns Samfällighetsförening 9 20 Fastställande av delegationsregler 11 21 Beslutattestanter tekniska förvaltningen 13 22 ntern kontroll, tekniska förvaltningen 2019 17 23 nternbudget, tekniska förvaltningen 2019 24 24 Bokslut och verksamhetsberättelse tekniska förvaltningen 2018 28 25 Verksamhetsplan 2019 30 26 Godkännande av överenskommelse om fastighetsreglering gällande Alen 5 och del av Hässleholm 88:1 36 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsprotokoll December 2018 Övriga anmälningar 48
1 (3) Kallelse till Tekniska nämnden Torsdagen den 24 januari 2019, kl. 13:30 tur att justera: Tid och plats för justering: Benny Petersson Bestäms på mötet Föredragningslista Ärenden Upprop Protokollsjustering 1. Godkänna dagordning 2. Ekonomi information 3. nformationsärende Beslutsärenden 4. Val av ersättare till arbetsutskottet Handlingar Protokollsutdrag från Tekniska nämndens sammanträde den 8 januari 2019 - Val av ersättare till arbetsutskottet 5. Val av ledamot i tillgänglighetsrådet Handlingar Val av ledamot i tillgänglighetsrådet 6. Val av representant i ÖAS, Övre Almaåns Samfällighetsförening Handlingar Val av representant i ÖAS, Övre Almaåns Samfällighetsförening Till
2 (3) 7. Fastställande av delegationsregler Handlingar Fastställande av delegationsregler 8. Beslutattestanter tekniska förvaltningen Handlingar Beslutattestanter tekniska förvaltningen Attestantförteckning Teknisk förvaltning 2019.xlsx 9. ntern kontroll, tekniska förvaltningen 2019 Handlingar ntern kontroll, tekniska förvaltningen 2019 ntern kontrollplan 2019.xls TN Risk- och väsentlighetsanalys 2019.doc 10. nternbudget, tekniska förvaltningen 2019 Handlingar nternbudget, tekniska förvaltningen 2019 Budget 2019.xlsx 11. Bokslut och verksamhetsberättelse tekniska förvaltningen 2018 Handlingar Bokslut och verksamhetsberättelse tekniska förvaltningen 2018 12. Verksamhetsplan 2019 Handlingar Verksamhetsplan 2019 2019 förslag till verksamhetsplan.doc 13. Godkännande av överenskommelse om fastighetsreglering gällande Alen 5 och del av Hässleholm 88:1 Handlingar Godkännande av överenskommelse om Tekniska nämnden
3 (3) fastighetsreglering gällande Alen 5 och del av Hässleholm 88:1 bilaga 1.pdf bilaga 2.pdf bilaga 3.pdf bilaga 4.pdf bilaga 5.pdf 14. Anmälan av delegationsbeslut 15. Övriga anmälningar Tekniska nämnden Torsten Nilsson (M) Ordförande Tekniska nämnden Annika Johansson Sekreterare
TJÄNSTESKRVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2018-12-17 TF 2018/1950 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Val av ersättare till arbetsutskottet Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar följande: För perioden 2019-01-24 till och med det tillfälle då tekniska nämnden väljer arbetsutskott nästa gång, utses en ersättare för socialdemokraterna i tekniska nämndens arbetsutskott. Beskrivning av ärendet Tekniska nämndens arbetsutskott består av tre ledamöter och tre ersättare och ska ha en ordförande och en vice ordförande. Tekniska nämnden beslutade 2019-01-08 att utse för perioden 2019-01 -01-2022-12-31 Roger Wirödal (KD) som ersättare för moderaterna. Ernst Herslow (FV) är ersättare för Sverigedemokraterna (endast under 2019). Sändlista: Personalavdelningen Mats Svensson Förvaltningschef Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
1(1) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2018-12-17 TF 2018/1951 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Val av ledamot i tillgänglighetsrådet Sändlista: Tekniska nämnden Mats Svensson Förvaltningschef Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Tekniska nämnden Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 10 Val av ledamot i tillgänglighetsrådet Dnr: TF 2018/1951 Beslut Tekniska nämnden beslutar att bordlägga ärendet till nämndens sammanträde den 24 januari 2019. Sänt till: Tekniska nämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13 (16)
1(1) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2018-12-18 TF 2018/1955 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Val av representant i ÖAS, Övre Almaåns Samfällighetsförening Sändlista: Tekniska nämnden Mats Svensson Förvaltningschef Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Tekniska nämnden Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 8 Val av representant i ÖAS, Övre Almaåns Samfällighetsförening Dnr: TF 2018/1955 Beslut Tekniska nämnden beslutar att bordlägga ärendet till nämndens sammanträde den 24 januari 2019. Sänt till: Tekniska nämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9 (16)
1(1) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2018-12-18 TF 2018/1956 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Fastställande av delegationsregler Förslag till beslut Föreslå tekniska nämnden godkänna att nuvarande delegationsregler gäller fram tills revidering är genomförd. Beskrivning av ärendet antar delegationsregler för sin verksamhet inför varje mandatperiod. På grund av politiskt beslut taget under 2018 gällande förändringar i kommunens organisation kommer nya delegationsregler tas fram snarast. Nytt beslut kommer att tas i tekniska nämnden när dem är färdigställda. Sändlista: Tekniska nämnden Mats Svensson Förvaltningschef Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Tekniska nämnden Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 7 Fastställande av delegationsregler Dnr: TF 2018/1956 Beslut Tekniska nämnden beslutar att bordlägga ärendet till nämndens sammanträde den 24 januari 2019. Sänt till: Tekniska nämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9 (16)
1(1) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2018-12-18 TF 2018/1957 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Beslutattestanter tekniska förvaltningen Förslag till beslut Att föreslå tekniska nämnden fastställa tekniska förvaltningens förslag till beslutsattestanter. Beskrivning av ärendet Tekniska nämnden fastställer årligen beslutsattestanter för sina ansvarsområden. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till beslutsattestanter och då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Bilaga: Attestantförteckning 2019 Sändlista: Tekniska nämnden Mats Svensson Förvaltningschef Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Tekniska nämnden Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 11 Fastställande av beslutattestanter för tekniska förvaltningen Dnr: TF 2018/1957 Beslut Tekniska nämnden beslutar att bordlägga ärendet till nämndens sammanträde den 24 januari 2019. Sänt till: Tekniska nämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13 (16)
NÄMND / FÖRVALTNNG: ANSVAR 20X 2019 Rev: 2019-01-11 BESLUTSATTESTANT Befattning Namn Förvaltningschef Mats Svensson ERSÄTTARE Maxbelopp (tkr) Befattning Namn 15 000 Chef Mark/Exploatering Jakob Ruter 15 000 Chef Administration Camilla Johnsson Visma 20x Chef Gata/Trafik Stefan Alvedal 1 000 Förvaltningschef Mats Svensson 20031 Parkförvaltare Christer Söderling 300 Chef Gata/Trafik Stefan Alvedal 20032 2003x Naturförvaltare Gunnar Swärdh 300 Chef Gata/Trafik Stefan Alvedal Tobias Oscarsson 5 000 Bertil Lucchesi 2004x Chef Fastighet/Hyror 20041 vht 0571, 0572, 0573 Fastighetsförvaltare Paul Tuvesson 300 Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 20042 vht 0571, 0572, 0573 Fastighetsförvaltare Mathias Bjäreborn 300 Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 20043 vht 0571, 0572, 0573 Fastighetsförvaltare Henrik Nilsson 300 Projektledare Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 20044 vht 0571, 0572, 3401, 310, 320, 337 Driftansvarig Darko Simic 5 000 Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 20045 vht 0571, 0572 Hyresansvarig Gunilla Nilsson 3 000 Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 20046 vht 0571, 0572 Projektledare Bertil Lucchesi 1 000 Chef Fastighet/Hyror Tobias Oscarsson 2005x Chef Projekt Mats Olsson 11 000 Förvaltningschef Mats Svensson 2007x Chef Drift Vakant 500 Förvaltningschef Mats Svensson 200711/200713, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, Centrum Event och Österås Martin Brostedt 50 Bitr arbetsledare Vakant 200712, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, Centrum leverans Bo Magnusson 50 Bitr arbetsledare Lennart Ehnberg Darko Vuleta 200714//200718, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, Hästveda, Bjärnum/vittsjö Anders Trodesson 50 Bitr arbetsledare Mikael Johansson 200715, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, Tyringe Martin Brostedt 50 Bitr arbetsledare Vakant Ny beslutsattest 200716//200717, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, Vinslöv, Sösdala. Bo Magnusson 50 Bitr arbetsledare Lennart Ehnberg Darko Vuleta Lennart Ehnberg Darko Vuleta nya beslut 200719, vht 0571, 0572, 08301 Arbetsledare Fastighet drift, service grp. Krister Svensson 50 Bitr arbetsledare Lennart Lundh 200723//200724 vht 088 Arbetsledare Gata/mark drift, Gatuavdelning Torbjörn Olsson 50 Chef Drift Åsa Eriksson 200725, vht 088 Arbetsledare Gata/mark, Parkavdelning Åsa Eriksson 50 Chef Drift Torbjörn Olsson 20073*, vht 05101 Chef lokalvård drift Ann-Louise Luttrén 100 Förvaltningschef Mats Svensson Ny beslutsattest Ny beslutsattesst
NÄMND / FÖRVALTNNG: ANSVAR 20X 2019 Rev: 2019-01-11 BESLUTSATTESTANT Befattning Namn ERSÄTTARE Maxbelopp (tkr) Befattning Namn Chef Mark/Exploatering Jakob Ruter Personec P Personal Förvaltningschef Mats Svensson Chef Kommunchef Bengt-Arne Persson Camilla Johnsson Förvaltningschef Mats Svensson Chef Gata/Trafik Stefan Alvedal Förvaltningschef Mats Svensson Chef Fastighet/Hyror Chef Administration Tobias Oscarsson Förvaltningschef Mats Svensson Förvaltningschef Mats Svensson Chef Projekt Mats Olsson Chef Mark/Exploatering Jakob Ruter Arbetsledare Fastighet drift, Centrum Event Arbetsledare Fastighet drift, Centrum leverans Arbetsledare Fastighet drift, Hästveda, Bjärnum/vittsjö Arbetsledare Fastighet drift, Tyringe Arbetsledare Fastighet drift, Vinslöv, Sösdala, Service grp. Arbetsledare Fastighet drift, Service grupp Arbetsledare Gata/mark drift, Gatuavdelning Arbetsledare Gata/mark, Parkavdelning Martin Brostedt Bitr arbetsledare Vakant Bo Magnusson Bitr arbetsledare Lennart Ehnberg Darko Vuleta Anders Trodesson Bitr arbetsledare Mikael Johansson Martin Brostedt Bitr arbetsledare Vakant Bo Magnusson Bitr arbetsledare Lennart Ehnberg Darko Vuleta Enhetschef Drift - lokalvård Arbetsledare lokalvård drift Krister Svensson Förvaltningschef Bitr arbetsledare Mats Svensson Lennart Lundh Torbjörn Olsson Chef Gata/mark drift Åsa Eriksson Åsa Eriksson Chef Gata/mark drift Torbjörn Olsson Ann-Louise Luttrén Förvaltningschef Mats Svensson ngrid Streulli Chef lokalvård drift Ny ersättning Ann-Louise Luttrén Ny ersättare Arbetsledare lokalvård drift Barbro Linderoth Chef lokalvård drift Ann-Louise Luttrén Ny ersättare Arbetsledare lokalvård drift Camilla Söderling Chef lokalvård drift Ann-Louise Luttrén Ny ersättare
1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2019-01-14 TF 2019/20 Handläggare Avdelningschef administration Camilla Johnsson Camilla.Johnsson@hassleholm.se ntern kontroll, tekniska förvaltningen 2019 Förslag till beslut Att föreslå tekniska nämnden godkänna ntern kontroll 2018 och Risk- och väsentlighetsanalys 2018. Sammanfattning En risk-och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Beslutade kontrollområden i kontrollplanen är diarie/arkiv- och dokumenthantering, budgetarbete, allmän servicenivå och planerat underhåll. Metoder för att genomföra den interna kontrollen är bland annat egenkontroller, stickprov men även regelbundna samtal med budgetansvariga. Resultatet visar med anledning av interna utbildningar samt en bra introduktion vid nyanställning har fler ärenden diarieförts. Varje handläggare tar dessutom ansvar för sina egna ärenden från första början. Upplevelsen är att med anledning av mindre barnsjukdomar i det relativa nya diariesystemet blir fler ärenden hanterade snabbare. Budgetarbetet sker med regelbunden uppföljning och trots tuffa besparingar under de senaste åren har verksamhetsansvariga på förvaltningen utfört ett bra arbete med att efterleva god ekonomi. Den allmänna servicenivån på förvaltningen upplevs hög. Tillgängligheten på information på nätet behöver dock utvecklas och förbättras. Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Beskrivning av ärendet har gjort en Risk- och väsentlighetsanalys samt efter denna upprättat en intern kontrollplan för år 2018. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare nte aktuellt i ärendet. Barnperspektivet nte aktuellt i ärendet. Miljökonsekvenser nte aktuellt i ärendet. Facklig samverkan nte aktuellt i ärendet. Ekonomiska konsekvenser nte aktuellt i ärendet. Bilagor ntern kontrollplan 2019 och Risk- och väsentlighetsanalys 2019 Sändlista: Tekniska nämnden Camilla Johnsson Avdelningschef administration JAV
ÅR: 2019 Sammanfattning av nämndens interna kontrollarbete: ( När mallen används till den interna kontrollplanen dölj rad 2-12, kolumn Metod 2, kolumn Resultat/avvikelser och kolumn Åtgärder och tidplan. När mallen används till granskningsrapporten ska denna ruta användas (rad 2-12), ändra rubriken till Granskningsrapport och dölj istället kolumn Metod 1, Frekvens, Ansvar, Rapportering, Risk och Väsentlighet.) Rutin/policy/system Kontrollmoment Frekvens Ansvar vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen? vad ska granskas? hur ofta kommer granskningen att göras? vem är ansvarig vem ska utförd för att granskning granskningen rapporteras till? blir gjord? Att alla inkomna eller upprättade handlingar blir diarieförda eller systematiskt förvarade i enlighet med gällande regler och avdelningarnas dokumenthanteringsplaner. Kontroll av diarielistor och upprättade dokument Löpande Utses av avd.chef Kontrollområde Dokumenthantering/Diarieföring Budgetarbetet Säkerställa att god ekonomi efterlevs. Med hjälp av regelbunden ekonomisk uppföjning bevaka att tilldelad budget hålls. Allmän servicenivå Servicemätning ntervju/samtal med verksamhetsansvariga 1 gång per år Löpande nventering och underhållsplaner Risk Väsentlighet hur stor är risken att fel ska uppstå? hur blir konsekvensen om fel uppstår? Förvaltningschef 1 g/mån Planerat underhåll Rapportering Redovisa underhållsbehovet i samband med budgetberedning Avdelningschef Adm Förvaltningschef Avdelningschef Avd chefer Adm Avdelningschef Fastighet Förvaltningschef 3 3 3 3 3 3 3 4
Risk- och väsentlighetsanalys 2019 Förvaltning: En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomiavdelningen samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 3 2 1 Allvarlig - Kännbar - Lindrig - Försumbar 4 3 2 1 1 Osannolik 8 6 4 2 2 Mindre sannolik 12 9 6 3 3 - Möjlig 16 12 8 4 4 - Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: 4-8: 9-12: 13-16: nget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.
Arbetsmoment Budgetarbetet Kontroll av Budgetarbetet Risk: Mindre sannolikhet Väsentlighet: Kännbar Totalt: 6 poäng Motivering: Regelbunden ekonomisk uppföljning bidrar till att tillse att tilldelad budget hålls. Med hjälp av två ekonomer, varav en arbetar mestadels med driftredovisning och en andra med investeringsredovisning, får verksamhetsansvariga och projektansvariga stöd att se till att hålla budget samt underlag till att ta rätt beslut i verksamheten. Arbetsmoment Upphandling av entreprenader & tjänster Kontroll av upphandling av entreprenader och tjänster, LOU och Ramavtal Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 6 poäng Motivering: dag har TF har egen upphandlingskompetens vilket säkrar processen Arbetsmoment nvesteringsprojekt Vilka är de huvudsakliga riskerna? a) Överprövning av anbudsutvärderingar i samband med upphandlingar Vilka åtgärder finns för att hantera dessa risker? a) En bättre bemannad och samlad projektorganisation finns idag inom TF för att möta riskerna Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Kännbar Totalt: 6 poäng Motivering: Fortlöpande utbildning av personal sker bl.a. inom entreprenadjuridik- och LOU-området. Med anledning av detta anses det inte vara nödvändigt att lyfta in arbetsmomentet i den interna kontrollplanen. Vilka är de huvudsakliga riskerna? a) Att hålla investeringsbudgetar och projekttider. Vilka åtgärder finns för att hantera dessa risker? b) Genom erfarenhetsåterföring från de tidiga utredningsskedena till färdiga byggnationer ökas träffsäkerheten att redan i utredningsskedena kunna bedöma såväl projektkostnader som projekttider.
Arbetsmoment dokumenthantering Kontroll av rutiner för intern dokumenthantering Risk: 3 Väsentlighet: 3 Totalt: 9 poäng Motivering: P360 har inneburit ett nytt arbetssätt vilket kräver kontroll av att de interna rutinerna och att detta dokumenteras och följer systemet på ett betryggande sätt Arbetsmoment Datalagring Vilka är de huvudsakliga riskerna? Från och med 2019 kommer dokumenten lagras i Office 365 detta innebär ett nytt arbetssätt vilket kräver kontroll av att de interna rutinerna då befintliga katalogstrukturer tas bort. Vilka åtgärder finns för att hantera dessa risker? Löpande uppföljning med T-avdelningen så inte dokument försvinner Risk: 2 Väsentlighet: 3 Totalt: 6 poäng Motivering: Under 2019 kommer katalogstrukturen ligga kvar så risken är försumbar under året
Arbetsmoment Allmän servicenivå Kontroll av att det finns god servicenivå. Risk: 3 Väsentlighet: 3 Totalt: 9 poäng Motivering: har kontakt med många aktörer såsom kommuninvånare, entreprenörer, media mm vilket innebär moment följ upp och god servicenivå bibehålls inom kompetens och bemötande. Vilka är de huvudsakliga riskerna? a) Att inte kunna leva upp till medborgarnas förväntade återkoppling. Vilka åtgärder finns för att hantera dessa risker? b) Att inom förvaltningen och kommunen hitta plattformar för att förmedla information på nya sätt. Arbetsmoment Planerat Underhåll Kontroll av planerat underhåll. Risk: 4 Väsentlighet: 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Enligt kommunallagen skall kommunen tillse att värdebevara fastighetsbeståndet utefter tilldelad budget vilket gör att detta är svårt att uppnå. Vilka är de huvudsakliga riskerna? c) Att allvarliga brister uppstår inom fastighetsbeståndet. Vilka åtgärder finns för att hantera dessa risker? d) Framtagande av långsiktiga underhållsplaner under 2019 samt inventera beståndet.
1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2019-01-15 TF 2019/21 Handläggare Avdelningschef administration Camilla Johnsson Camilla.Johnsson@hassleholm.se nternbudget, tekniska förvaltningen 2019 Förslag till beslut Att föreslå tekniska nämnden att fastställa fördelad nettobudget per verksamhet gällande 2019 års internbudget. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutar varje år om en budget, beslut i kommunfullmäktige den 6 december 2018 gällande 2019 års budget. Utifrån denna budget fattar respektive nämnd beslut om sin internbudget. nternbudgeten är nämndens planeringsverktyg för det kommande verksamhetsåret. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare nte aktuellt i ärendet Barnperspektivet nte aktuellt i ärendet Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Miljökonsekvenser nte aktuellt i ärendet Facklig samverkan nte aktuellt i ärendet Ekonomiska konsekvenser Bilagor nternbudget 2019 Sändlista: Tekniska nämnden Camilla Johnsson Avdelningschef administration JAV
KF-budget 2018 KF-budget 2019 TEKNSKA NÄMNDEN OFÖRUTSEDDA UTGFTER TA KOLLEKTVTRAFK Totalt 860 2 882 0 3 742 798 2 882 0 3 680 TEKN ADM PLANERNGEN ENSKLDA VÄGAR Totalt 3 947 56 2 445 6 448 1 112 53 2 445 3 611 KOMMUNALA GATOR O VÄGAR PARKERNG GATUBELYSNNG SÄRSKLDA ANORDN DAGVATTEN SDOORDNAD VHT ÅTERSTÄLLNNG Totalt 11 362-32 10 583 1 458 0 23 370 11 482-23 9 658 1 458 0 22 575 TOMTER VAKTMÄSTER SÄRSKLDA ANORDN PARKSEKTON SDOORDNAD VHT GS PARKER OCH PLANTERNGAR GRÖNA YTOR LEKPLATSER SKOGEN TOMTER STRAND- OCH VATTENVÅRD Totalt 3 870 461 0 2 838 362 351-598 144 3 298 10 726 3 870 461 0 2 892 362 351-590 144 3 307 10 797 LOKALVÅRD FASTGHETSPROJEKT BOSTADSANPASSNNGSBDR Totalt 1 266 0 2 988 4 254 233 22 3 017 3 272 0570 FASTGHET ADM 0571 VERKSAMHETSFASTGHETER 0572 ÖVRGA FASTGHETER 0573 SÄRSKLDA ÅTG. FASTGHET 0570-0573 Totalt 0 0 8 611-8 330 281 0 0 7 677-4 646 3 030 PROJEKT 1 104 1 036 MARKRESERV ALLMÄN REGL- SANERNGSFGH OBEBYG Totalt 3 399 422 3 821 3 834 422 4 256 DRFT ADM FASTGHET DRFT Totalt 0 1 002 1 002 0 1 002 1 002 GATA/PARK DRFT SÄRSKLDA ANORDN NDUSTRSPÅR Totalt 17 556 427 17 983 17 858 427 18 285 Kod Ans Vht 2001 052 056 368 Ans Vht 2002 054 055 330 Ans Vht 20030 310 320 337 3401 392 Ans Vht 20031 087 3402 393 411 412 413 415 417 826 Ans Vht 2004 051 053 284 Ans Vht 2005 215 Ans Vht 2006 210 213 Ans Vht 20071 081 08301 Ans Vht 20072 088 3403 Ans 20073
Vht 05101 084 08401 086 LOKALVÅRD DRFT TEXTLTVÄTT 0 600-327 702 KONFERENSSERVCE Totalt 0 600 0 375 73 332 71 919 Totalt Återstående budgetförändringar Personalreducering Minskade Kapitalkostnader Anstyp.1 Totalt -2 000-419 73 332 69 500
1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2019-01-15 TF 2019/22 Handläggare Avdelningschef administration Camilla Johnsson Camilla.Johnsson@hassleholm.se Bokslut och verksamhetsberättelse tekniska förvaltningen 2018 Förslag till beslut Att föreslå tekniska nämnden godkänna verksamhetsberättelse samt bokslutsbilagor gällande drift och investering för 2018. Sammanfattning Verksamhetsberättelsen beskriver tekniska nämndens mål, bedömd måluppfyllelse och hur förvaltningen har arbetat för att bidra till målen och i förlängningen då även till fullmäktigemålen. Året som gått, årets resultat samt utveckling på sikt beskrivs också i verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen lämnas till ekonomiavdelningen och ses som ett förslag på text till slutprodukten och förändringar kan behöva göras i materialet beroende på omfattning, språkbruk, analys och tydlighet. Beskrivning av ärendet Beslut om årsredovisningen i sin helhet kommer att tar i kommunstyrelsen den 27 mars 2019 och sedan i kommunfullmäktige den 29 april 2019. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare nte aktuellt i ärendet. Barnperspektivet nte aktuellt i ärendet. Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Miljökonsekvenser nte aktuellt i ärendet. Facklig samverkan nte aktuellt i ärendet. Ekonomiska konsekvenser nte aktuellt i ärendet. Bilagor Verksamhetsberättelse 2018 Driftsredovisning 2018 nvesteringsredovisning 2018 Bilagorna är under arbete fram till den 24/1 då arbetet med bokslutet avslutas. Slutliga bilagor redovisas på sammanträdet. Sändlista: Tekniska nämnden, ekonomiavdelningen Camilla Johnsson Avdelningschef administration JAV
1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2019-01-15 TF 2019/23 Handläggare Förvaltningschef Mats Svensson Mats.Svensson@hassleholm.se Verksamhetsplan 2019 Förslag till beslut Att föreslå tekniska nämnden godkänna verksamhetsplan 2019. Sammanfattning Syftet med verksamhetsplanen är att konkretisera aktiviteter och prioriteringar för hur verksamheten, utifrån kommunfullmäktiges Strategisk plan 2018-2021 med Budget 2018 och flerårsplan 2019-2021 för Hässleholm kommun. Tekniska nämnden har upprättat en verksamhetsplan i enlighet med kommunens styrprinciper. Verksamhetsplanen är framtagen för mandatperioden, men kommer att behöva revideras årligen inför nytt verksamhetsår. Beskrivning av ärendet Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare nte aktuellt i ärendet Barnperspektivet nte aktuellt i ärendet Miljökonsekvenser nte aktuellt i ärendet Facklig samverkan nte aktuellt i ärendet Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Ekonomiska konsekvenser nte aktuellt i ärendet Bilagor Förslag till verksamhetsplan 2019 Sändlista: Tekniska nämnden, kommunstyrelsen Mats Svensson Förvaltningschef JAV
2017-02-21 1(4) Verksamhetsplan 2019
2(4) arbetar efter strategisk plan 20192021 med Budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 beslutad av kommunfullmäktige 2018-12-06 161 Förvaltningen är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och ansvarar för exploateringsverksamhet, försäljning av tomtmark samt den lokala trafikförordningen. Förvaltningschef är Mats Svensson och förvaltningen består av ca 300 anställda uppdelade på sex avdelningar- mark/exploatering, gata/trafik, projekt, fastighet, administration samt serviceavdelning. Förvaltningens ledningsgrupp består av: förvaltningschef Mats Svensson, verksamhetsutvecklare Tobias Oscarsson, avdelningscheferna Jakob Ruter, Stefan Alvedal, Mats Olsson, avdelningschef fastighet (vakant), Camilla Johnsson samt Ann-Louise Luttrén. Förvaltningens huvudsakliga ansvarsområden är: drift/förvaltning av: lokalvård, gator, vägar, gatubelysning, parker och övriga allmänna platser, industrispåret, det kommunala fastighetsbeståndet (till största delen bestående av skolor och förskolor), det kommunala skogsinnehavet. projektledning av olika typer av infrastrukturs- och exploateringsprojekt, ny/ombyggnadsprojekt av byggnader, olika typer av energibesparingsprojekt. trafik och trafiksäkerhetsfrågor, parkeringsövervakning, olika typer av tillstånd, bidrag till enskilda vägar, upplåtelse av allmän platsmark, bostadsanpassning, arrendeavtal, strand- och vattenvård, olika typer av exploateringsärenden såsom markförvärv, försäljning av mark och tomtmark Utmaningar under året att inom given budgetram utföra uppdraget gällande drift och planerat underhåll på kommunens byggnader och markinnehav att försälja alternativt riva fastigheter så att ålagd driftbesparing uppnås att implementera och följa upp den planerade organisationen att erbjuda mark för industri- och bostäder i Hässleholms stad att genomföra fordonshanteringen för kommunens fordonsflotta att arbeta med nya digitala plattformar samt utnyttja dem på bästa sätt
3(4) Attraktiv arbetsgivare Aktivt uppmana att personalen utnyttjar friskvårdsbidrag Att aktivt jobba med att behålla personal. Förvaltningens medarbetare ska vara kompetenta och serviceinriktade. Att i möjligaste mån tillgodose önskad sysselsättningsgrad Arbeta för att förvaltningen upplevs som en attraktiv och trivsam arbetsplats med goda kompetensutvecklingsmöjligheter Hållbar produktion och konsumtion Energieffektivisera kommunens fastigheter och gatubelysningsnät genom bland annat bygga om, justera befintliga anläggningar och installera energisnålare komponenter Öka andelen förnybara drivmedel i våra fordon Hållbar tillväxtmotor Utveckla trafiksäkerhetsarbetet inom kommunen genom att arbeta för att öka säkerheten för de oskyddade trafikanterna, genomföra trafiksäkerhetskampanjer t.ex. Kör inte för fort, ökat användande av reflexer och cykelhjälm. Bidra till att höja statusen på vattenkvaliteten i Finjasjön. Utveckla den tätortsnära skogen för naturvärden och rekreation enligt godkända miljöcertifieringar Samhällsservice av hög kvalitet Arbeta för att bedriva en professionell exploateringsverksamhet genom att bland annat etablera/fördjupa interna och externa kontaktnät. God ekonomi Med hjälp av omvärldsbevakning och lyhördhet för förändringar inom förvaltningens olika verksamhetsområden skall verksamheterna bedrivas på ett så verksamhetsmässigt och kostnadseffektivt sätt som möjligt inom givna budgetramar. Förvaltningens arbete ska vara professionell, strukturerad, effektiv och lyhörd i samarbete med övriga förvaltningar, kommunala bolag, medborgare och målmedvetet och effektivt arbeta för att uppfylla uppsatta kommunala mål. Hög servicegrad och öppen dialog och ömsesidig respekt är ledorden. Regelbunden ekonomisk och verksamhetskontroll ska genomföras.
4(4) Att bevaka och aktivt ansöka om diverse bidrag. Att utveckla förvaltningens nyckeltal. Att fortsätta med arbetet att upprätta långsiktiga underhållsplaner. Verksamhetsplanen är framtagen gemensamt av s ledningsgrupp
1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum Diarienummer 2018-12-19 TF 2018/1854 Handläggare Exploateringsingenjör Karl Lahtela 0451-26 82 56 karl.lahtela@hassleholm.se Godkännande av överenskommelse om fastighetsreglering gällande Alen 5 och del av Hässleholm 88:1 Förslag till beslut - att godkänna upprättad överenskommelse om fastighetsreglering mellan Hässleholms kommun(markminskning) och Hässlehem AB(markökning) gällande Alen 5 m.fl. - att uppdra åt tekniska nämndens ordförande att underteckna överenskommelsen. - att uppdra åt exploateringsingenjör Karl Lahtela att underteckna kvittens och där till övriga erforderliga handlingar. Beskrivning av ärendet Hässlehem har genom åren förvärvat mark inom kvarteren Alen och Skyskrapan och äger idag största delen av båda kvarteren, se bilaga 1. Hässlehems ägande markeras i blått och kommunens i gult. Hässlehem önskar gå vidare med markförvärv inom kvarteren och med anledningen härav har en överenskommelse om fastighetsreglering upprättats, se bilaga 2. Överenskommelsen har undertecknats av Hässlehem. Områdena som ska överföras från kommunens fastigheter framgår i bilaga 3. Områdenas yta är sammanlagt ca. 2895 kvm och ersättningen för områdena är 1500 kr/kvm. Detta motsvarar en total ersättning om 4 342 500 kronor. dag är områdena inom befintlig detaljplan med småindustriändamål upprättad 1982. Genomförandetiden är slut och ny detaljplan för bostadsändamål kan sökas av markägare i området. Områdena Alen och Skyskrapan ligger inom stadsdelen Norden, se bilaga 4 för översiktskarta. Norden är enligt den fördjupade översiktsplanen ett av Hässleholms viktigaste omvandlings- och utvecklingsområden med hänsyn till dess närhet till Hässleholms kommun / 506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Hantverkaregatan 10 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) centrum och järnvägsstationen. Norden kommer att byggas om från dagens verksamhetstunga område till en helt ny stadsdel med blandad stadsbebyggelse omfattande bland annat nya bostäder, park, lokaler, handel och service. och med denna överenskommelse kommer Hässlehem äga största delen av kvarteren Alen och Skyskrapan och vinner stora synergieffekter på regleringen samtidigt som kommunen erhåller intäkter enligt den ersättning som erläggs för markregleringen. Endast två mindre fastigheter inom Alen ägs privat efter denna överenskommelse, se bilaga 5 för ägarförhållanden efter reglering (Hässleholms ägande markeras i blått). Överenskommelsen skapar därmed stora möjligheter för Hässlehem att bygga fler bostäder i Hässleholm med ett bra läge i stadsdelen Norden. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Befintliga hyresgäster i parkeringsgarage på Alen 5 har sagts upp i samband med överenskommelsen. Barnperspektivet Ej aktuellt Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Ej aktuellt Ekonomiska konsekvenser ntäkter för kommunen i samband med överenskommelsen. Bilagor Bilaga 1: Ägarförhållanden på fastigheterna Alen och Skyskrapan Bilaga 2: Överenskommelse om fastighetsreglering Bilaga 3: Områden aktuella för fastighetsreglering Bilaga 4: Översiktskarta Bilaga 5: Ägarförhållanden efter reglering Karl Lahtela Exploateringsingenjör JAV
5 6 KAKELUGNSMAKMBN Stadsbyggnadskontoret 40 m
Datum 2018-10-31 Hissl holms kommun Överenskommelse om fastighetsreglering 1. Parter Mellan Hässleholms kommun Stadshuset 281 80 Hässleholm ägare av Hässleholm Alen 5 & Hässleholm Hässleholm 88:l nedan kallad "Kommunen" (org.nr. 212000-0985) och Hässlehem AB Box 184 281 22 Hässleholm ägare av Hässleholm Alen 10 & Hässleholm Skyskrapan 6 nedan kallad "Bolaget" (org.nr. 556134-4747) gemensamt kallade "Parterna" har följande överenskommelse träffats: 2. Markreglering Hässleholm Alen 5 överförs i sin helhet, 988 m2 till Hässleholm Alen 10, nedan kallat "Område 1", enligt Bilaga 1. Från Hässleholm Hässleholm 88:l överförs c:a 1513 m2 till Hässleholm Alen 10, nedan kallat "Område 2", enligt Bilaga 1. Från Hässleholm Hässleholm 88:l överförs c:a 119 m2 till Hässleholm Alen 10, nedan kallat "Område 3", enligt Bilaga 1. Från Hässleholm Hässleholm 88: l överförs c:a 275 m2 till Hässleholm Skyskrapan 6, nedan kallat "Område 4", enligt Bilaga 1. Gemensamt kallat "Områdena". fä1 1(3) '
9. Undertecknande Denna överenskommelse har upprättats i tre likalydande exemplar varav Parterna och Lantmäteriet tagit var sitt. Parterna har genom sina signaturer på tillhörande bilagor, tagit del av och godkänt innehållet. Hässleholm 2018F ör Hässleholm Alen 5, Hässleholm 88:1 Roger Wirödal Tekniska nämndens ordförande Jakob Ruter Mark- och exploateringschef Kommunens underskrift bevittnas: Bilagor Bilaga 1: Områdena 3(3)
Stadsbyggnadskontoret ~ J -_ ~ -... ~ ~ J ', r \ -;,\ \ \ '..L.... \. \ \' ----. / / 1a 1. : \ \,,, _.: ) SmedfegatanF;, -_-_-_-_-_- - - - - - - - - - - j=,!.:_-:: _~.: -:: :?,1 _,, -.-._. _. r - - - - - - _ Smedjegatan lui --------------, - T - - - - - -!~ ----- - - -.. \) "Em - ~ z... l U>,, 0 '\ ~ ':: 1 :1 l / / ;..:: - - - - -:..::;.>' ~Q'Q.'. -..... '- '- ~/'$.,. - '- '- '- ----~<$)te$)/) '- ;/... ' ' - '... '.jl' - /~t.agatan - - _.... / - 40 m.=! ---- -- -~ - - """;-...;::::._ - -- -..... - - - ~-- - - - ~... _ - -... - --- ---+. -... - - --./ -- - 1 U1 + ~... 0 ------ -..: -:::-,-._ - - --... --- ~... _ - ------~----- ------ - ----... :.~ -~ --=-- _... - /---,. " ---~ - Götagatan
Stadsbyggnadskontoret 400 m
5.................... / /... /... -...;:; 0 (J Es... 17 /,< \ - _,,,,,,,. 11 1,,/ '1,.... <tj Tj KAKELUGNSMAKVBfil 7 Stadsbyggnadskontoret / / 40 m,11
Tekniska nämndens arbetsutskott Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 10 Godännande av överenskommelse om fastighetsreglering gällande Alen 5 och del av Hässleholm 88:1 Dnr: TF 2018/1854 Beslut Tekniska nämndens arbetsutskott beslutar att bordlägga ärendet till nästa arbetsutskott 2019-01-24. Beskrivning av ärendet Hässlehem har genom åren förvärvat mark inom kvarteren Alen och Skyskrapan och äger idag största delen av båda kvarteren, se bilaga 1. Hässlehems ägande markeras i blått och kommunens i gult. Hässlehem önskar gå vidare med markförvärv inom kvarteren och med anledningen härav har en överenskommelse om fastighetsreglering upprättats, se bilaga 2. Överenskommelsen har undertecknats av Hässlehem. Områdena som ska överföras från kommunens fastigheter framgår i bilaga 3. Områdenas yta är sammanlagt ca. 2895 kvm och ersättningen för områdena är 1500 kr/kvm. Detta motsvarar en total ersättning om 4 342 500 kronor. dag är områdena inom befintlig detaljplan med småindustriändamål upprättad 1982. Genomförandetiden är slut och ny detaljplan för bostadsändamål kan sökas av markägare i området. Områdena Alen och Skyskrapan ligger inom stadsdelen Norden, se bilaga 4 för översiktskarta. Norden är enligt den fördjupade översiktsplanen ett av Hässleholms viktigaste omvandlings- och utvecklingsområden med hänsyn till dess närhet till centrum och järnvägsstationen. Norden kommer att byggas om från dagens verksamhetstunga område till en helt ny stadsdel med blandad stadsbebyggelse omfattande bland annat nya bostäder, park, lokaler, handel och service. och med denna överenskommelse kommer Hässlehem äga största delen av kvarteren Alen och Skyskrapan och vinner stora synergieffekter på regleringen samtidigt som kommunen erhåller intäkter enligt den ersättning som erläggs för markregleringen. Endast två mindre fastigheter inom Alen ägs privat efter denna överenskommelse, se bilaga 5 för ägarförhållanden efter reglering (Hässleholms ägande markeras i blått). Överenskommelsen skapar därmed stora möjligheter för Hässlehem att bygga fler bostäder i Hässleholm med ett bra läge i stadsdelen Norden. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 17 (19)
Tekniska nämndens arbetsutskott Protokoll Sammanträdesdatum: 2019-01-08 Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Befintliga hyresgäster i parkeringsgarage på Alen 5 har sagts upp i samband med överenskommelsen. Barnperspektivet Ej aktuellt Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Ej aktuellt Ekonomiska konsekvenser ntäkter för kommunen i samband med överenskommelsen. Sänt till: tekniska nämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18 (19)
Tekni 1(2) TJÄNSTESKRVELSE Datum 2018-12-31 Diarienummer TF 2019/10 Tekniska nämnden Handläggare bostadsanpassningsbidrag Anna Mette Börebäck Fastighetsavdelningen Delegationsprotokoll avseende bostadsanpassningsbidrag enligt delegationsregler för TF antagna av TN 2015-01-22 6 H 14 6.6.1 DARENUMMER BDRAGSBELOPP TF 2018/1778 51 780 kr TF 2018/1482 23 650 kr TF 2018/1938 27 507 kr TF 2018/1599 0 kr avskrivet TF 2018/1532 0 kr avskrivet TF 2018/1129 0 kr avskrivet TF 2018/1884 15 763 kr TF 2018/1742 0 kr avskrivet TF 2018/1921 0 kr avskrivet TF 2018/1798 15 625 kr TF 2018/1945 3 476 kr TF 2018/1818 1 790 kr TF 2018/1720 7 000 kr TF 2018/1923 238 463 kr TF 2018/1821 24 900 kr TF 2018/1909 66 875 kr TF 2018/1965 1 800 kr / Fastighetsavdelningen Postadress: Hässleholms kommun,, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Bokebergsgatan 5 Telefon: 0451-26 70 00 E-post: tekniskanamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(2) TF 2018/1600 69 883 kr Anna Mette Börebäck Handläggare bostadsanpassningsbidrag