Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum 2018-10-24 1(13) Plats och tid Fsatighet- och serviceförvaltningen, kl. 08.30-16.00 Beslutande Lisbeth Andersson, ordförande Sven-Göte Bolmenius (M) ej närvarande Sara-Lena Bengtsdotter Bogren (S) Thomas Jonsson (S) Marina Josefsson (S) Kenth Johansson (C) Pierre Svanström (SD) Övriga deltagande Patrik Johansson, fastighet- och servicechef Selvije Blakqori, nämndsekreterare Ellen Klicar, Tf. IT-chef, servicechef, 75-81 Knut Venholen, fastighetschef Malin Kilén, projektledare, 77 Pelle Gullberg, avdelningschef, 81 Erwin Hun, ekonom Johanna Bondéus, ekonom Peter Söderström, förvaltare, 76 Utses justera Justeringens plats och tid Kenth Johansson (C) Fastighet- och serviceförvaltningen fredagen den 26 oktober kl. 12.00 Underskrifter Sekreterare. Selvije Blakqori Paragrafer 75-86 Ordförande Lisbeth Andersson Justerande... Kenth Johansson Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum 2018-10-24 Paragrafer 75-86 Datum för anslags uppsättande 2018-10-26 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighet- och serviceförvaltningen. Datum för anslags nedtagande 2018-11-21
2(13) Fa 75 Dnr: FA.2018.2 1.2.7 Information från fastighetsavdelningen Fastighetschef Knut Venholen informerar: Fastighetsavdelningen har fått i uppdrag utreda möjligheten för flera kontorsplatser i kommunhuset. Det är framför allt ventilation och brandskydd som är styrande faktorer för hur många personer som får vistas i varje rum. Förstudien om centralt placerad förskola i Gislaved påbörjades med studera området Gulsippan. Detaljplan är framtaget. Paviljonger på Gullvivan är i sin produktions fas och leverans av moduler pågår, anpassning av dessa är klar under vecka 48. Inflyttning när slutbesked från barn- och utbildningsförvaltningen erhålls. Den strategiska underhållsplaneringen fortsätter och arbetet drivs av förvaltarna i samarbete med drift och lokalvård. Fastighetsavdelningen deltar också i det arbetet som pågår med överflyttning från fritidsförvaltningen till fastighet- och serviceförvaltningen. Förstudie för en lightversion av Ekbackens kök är igång. Parallellt med de ovannämnda projekten pågår även många andra reinvesteringar Protokoll 2018-10-10 - Faau 49
3(13) Fa 76 Dnr: FA.2018.10 4.5.5 Hyresärenden 2018, lokalbehov för Mariagårdens förskola 2 och kontorsadministration i Smålandsstenar Förvaltare Peter Söderström redogör för ärendet lokalbehov för Mariagårdens förskola 2 och kontorsadministration i Smålandsstenar. Fastighet- och serviceförvaltningen har från barn- och utbildningsförvaltningen fått i uppdrag anpassa och iordningsställa lokalerna på Mariagården 2 i Smålandsstenar samt hyra in dessa under 3 år för täcka behovet av förskoleplatser. Beställning från barn- och utbildningsförvaltningen på Mariagårdens förskola 2 i Smålandsstenar.docx Lokalbehov för Mariagårdens förskola 2 och kontorsadministration i Smålandsstenar Protokoll 2018-10-10 - Faau 50 fastighet- och serviceförvaltningen anpassar och iordningsställer lokalerna på Mariagården 2 i Smålandsstenar, och godkänna hyreskostnaden och hyra in lokalerna under 3-årstid, samt extern hyreskontrakt tas fram och internt kontrakt med verksamheten upprättas som täcker förvaltningens kostnader Expedieras till: Barn- och utbildningsförvaltningen
4(13) Fa 77 Dnr: FA.2018.13 1.2.7 Rapport om prioriterade projekt Projektledare Malin Kilén rapporterar om de tre prioriterade projekten. Sporthallen i Smålandsstenar- rivning av simhallen och besiktning är utförd, därmed avslutas huvuddel ett. Invigningen av sporthallen är framskjuten till efter semestern på grund av omtag som gjorts, detta är förankrat hos skola och fritid. Kastanjens förskola- många lekredskap är på plats och miljöhuset är klart. Vidare arbetar nu en konstnär med konstnärlig utsmyckning på Kastanjen tillsammans med barnen på Mobäcks förskola. Projektet följer tidsplanen. Glashuset i Gislaved- projektet är i startfas och kostnadskalkyl inväntas från entreprenörer. Protokoll 2018-09-26 - Fa 67
5(13) Fa 78 Dnr: FA.2018.4 1.2.7 Information från IT-avdelningen Tf. IT-chef Ellen Klicar informerar: Måndagen den 1 oktober ändrades telefontiderna för IT-support. Den begränsade telefontiden för IT-supporten ger tidsutrymme för arbeta med inkomna supportärenden. Det har genomförts planeringsdagar nu i oktober och arbete med förvaltningsmodell IT fortlöper. Nu planeras faktureringen i ärendehanteringssystemet Nilex. Protokoll 2018-10-10 - Faau 51
6(13) Fa 79 Dnr: FA.2018.3 1.2.7 Information från serviceavdelningen Servicechef Ellen Klicar informerar: Att flera rekryteringar behövs inom lokalvården. Tjänsterna inom fastighetsskötsel har tillss internt. Uppdraget är utökat för transportenheten gällande matdistributionen till hemtjänsten. Det pågår flera investeringar nu bland annat rengöringsmaskiner, elcyklar och tvättmaskiner till Solängstvätten samt flera laddningsspunkter för elbilar. Protokoll 2018-10-10 - Faau 52
7(13) Fa 80 Dnr: FA.2018.7 1.4.1 Ekonomisk uppföljning 2018 Ekonom Johanna Bondéus presenterar investeringsuppföljningen 2018 för nämnden.
8(13) Fa 81 Dnr: FA.2018.26 Handlingsplan för klimat- och energiåtgärder 2019-2020 Enhetschef Pelle Gullberg redogör för handlingsplan gällande klimat- och energiåtgärder samt målområden inom miljöarbetet. Tjänsteskrivelse till nämnd Protokoll 2018-10-10 - Faau 53 Klimat och energiåtgärder 2019 2020.pdf anta klimat och- energiåtgärder för fastighet- och servicenämnden 2019-2020 enligt förslag Expedieras till: Avdelningschef Ellen Klicar Avdelningschef Knut Venholen Enhetschef Pelle Gullberg Kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningen, avdelning för hållbar utveckling
9(13) Fa 82 Dnr: FA.2015.11 Delegationsordning för fastighet- och servicenämnden, gallringsbeslut Fastighet- och servicechef Patrik Johansson föreslår följande tillägg i Delegationsordning för fastighet- och servicenämnden. I enlighet med punkt 1.16 i Delegationsordning för kommunstyrelsen föreslås "Fastställande av förvaltningens informationshanteringsplaner (innehåller gallringsbeslut)" vidaredelegeras till förvaltningschef. Kommentar/villkor: "I samråd med kommunarkivarie". Tjänsteskrivelse till nämnd, tillägg av gallringsbeslut i delegationsordningen Protokoll 2018-10-10 - Faau 56 fastighet- och servicenämnden godkänner tillägg i fastighet- och servicenämndens delegationsordning i enlighet med förvaltningens förslag
10(13) Fa 83 Dnr: FA.2018.1 1.2.7 Information från fastighet- och serviceförvaltningen Fastighet- och servicechef Patrik Johansson informerar följande: Rekrytering av ny IT-avdelningschef pågår. Forts dialog om övergång drift av fritidsanläggningar från fritidsförvaltningen till fastighet- och serviceförvaltningen. Vi har fått ett principbeslut om lokalvård (ej brukarnära) och plantvätt ska övergå till fastighet- och serviceförvaltningen. Protokoll 2018-09-26 - Fa 70
11(13) Fa 84 Dnr: FA.2018.25 1.4.1 Uppföljning 2018, U3 Fastighet- och servicechef Patrik Johansson redogör följande: Fastighet- och serviceförvaltningen gör ett positivt resultat på 8,8 miljoner kronor jämfört budget. En stor del av den lägre kostnadsbilden kan förklaras av vakanser, lägre konsultkostnad och ett stort fokus på investeringar vilket inneburit lägre kostnader på driften gällande underhåll. Vakansersättning är inräknad och innebär tillkommande intäkter. Vi kommer leverera investeringar i takt med den ursprungliga budgeten på knappt 105 miljoner kr. Förvaltningen är mitt uppe i en stor förändring vad gäller både arbetssätt, organisation, kultur och rekryteringar. Arbetet kommer fortgå under 2018-2020. För följa upp verksamheten på leverans, kundnöjdhet, samverkan, trivsel och engagemang kommer enkäter tas fram. Protokoll 2018-10-10 - Faau 55 Rapport, Uppföljning 3 godkänna delårsrapport, uppföljning 3 Expedieras till: Kommunstyrelsen
12(13) Fa 85 Dnr: FA.2018.5 1.2.7 Meddelanden Fastighet- och servicenämnden tar del av förljande meddelanden: Nämndernas inlämningstider 2019, planerings- och uppföljningsprocess under 2019 Sammanträdesplan 2019, Kommunstyrelsen 26 september 2018, Ks 282 Sammanträdesplan, sammanträdesdagar för 2019, Ks 282 Styrdokument-Gislaveds kommuns integritetspolicy, 27 september 2018, daterad den 10 juli 2018 kommunstyrelseförvaltningen Gislaveds kommuns integritetspolicy, 27 september 2018 -Kf 122 Antagande av Detaljplan för området Gisle i Gislaved, Kvarteret Boken och del av fastigheten Gislaved 1:27 m.fl. Kommunfullmäktiges protokoll 2018-09-27, Kf 128 Utlåtande från bygg- och miljöförvaltningen "Detaljplan för området Gisle i Gislaved, Kvarteret Boken och del av fastigheten Gislaved 1:27 m.fl.". Nämndernas inlämningstider 2019, planerings- och uppföljningsprocess under 2019 Sammanträdesplan 2019, Kommunstyrelsen 26 september 2018, Ks 282.pdf Gislaved kommuns integritetspolicy, 27 september 2018, daterad den 10 juli 2018 kommunstyrelseförvaltningen Gislaved kommuns integritetspolicy, 27 september 2018 -Kf 122 Antagande av Detaljplan för området Gisle i Gislaved, Kvarteret Boken och del av fastigheten Gislaved 1:27 m.fl. Kommunfullmäktiges protokoll 2018-09-27 Ks 282 - Sammanträdesplan, sammanträdsdagar för 2019 Utlåtande, Bygg- och miljöförvaltningen
13(13) Fa 86 Dnr: FA.2018.20 1.2.3 Delegationsbeslut 2018 Fastighet- och servicenämnden tar del av följande delagationsbeslut: Tilldelning av kontrakt.att anta Fordonskammaren AB 2018-10-01 Att anta Atea Sverige AB Att ansluta Gislaveds kommun till bli avropsberättigade i Kammarkollegiets ramavtal Klient Att ansluta sig till HBV-avtal Antaget anbud gällande datacentermiljö, FlexPod. Delegationsbeslut upphandlingsärende, tilldelning av kontrakt.att anta Fordonskammaren AB 2018-10-01 Att anta Atea Sverige AB, 2018-10-15.pdf Att ansluta Gislaveds kommun till bli avropsberättigade i Kammarkollegiets ramavtal Klient 2018-10-01.pdf Beslut om ansluta sig till HBV-avtal 2018-09-04.pdf